Gói mua sắm hàng hóa có logic khác hẳn gói xây lắp: trọng tâm không phải biện pháp thi công mà là đặc tính, thông số kỹ thuật của hàng hóa, xuất xứ, chất lượng, bảo hành và dịch vụ sau bán hàng. Chính vì xoay quanh sản phẩm cụ thể nên gói hàng hóa dễ vướng lỗi hạn chế cạnh tranh qua yêu cầu nhãn hiệu, xuất xứ hoặc giấy phép bán hàng. Bài viết này hướng dẫn cách lập E-HSMT gói mua sắm hàng hóa theo khoản 4 Điều 26 Nghị định số 214/2025/NĐ-CP và chỉ ra các lỗi thường gặp.
Quy trình lập E-HSMT chung xem bài hướng dẫn lập E-HSMT trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia; đặc thù gói xây lắp xem bài E-HSMT xây lắp qua mạng. Bài này chỉ tập trung vào gói mua sắm hàng hóa. Tổng quan đấu thầu qua mạng xem bài đấu thầu qua mạng là gì.
Danh mục, số lượng và đặc tính, thông số kỹ thuật
Phần cốt lõi của E-HSMT hàng hóa là mô tả hàng hóa cần mua: danh mục, số lượng và các đặc tính, thông số kỹ thuật, yêu cầu công nghệ, chất lượng. Theo khoản 1 Điều 26, yêu cầu kỹ thuật gồm đặc tính, thông số kỹ thuật, yêu cầu công nghệ, chất lượng, yêu cầu kiểm tra, thử nghiệm, nghiệm thu. Mô tả phải đủ để nhà thầu chào đúng hàng hóa và để đánh giá minh bạch, nhưng không được “may đo” theo một sản phẩm cụ thể.
Xuất xứ, nhãn hiệu — điểm dễ vi phạm nhất
Đây là nội dung dễ dẫn tới hạn chế cạnh tranh. Theo khoản 9 Điều 26 Nghị định 214/2025/NĐ-CP:
- Trừ các trường hợp luật cho phép, hồ sơ mời thầu không được nêu yêu cầu về nhãn hiệu, xuất xứ cụ thể của hàng hóa.
- Trường hợp có quy định về xuất xứ theo nhóm nước, vùng lãnh thổ mà không bao gồm Việt Nam thì hàng hóa xuất xứ Việt Nam vẫn được xem xét, đánh giá.
- Được nêu nhãn hiệu, catalô của một sản phẩm cụ thể để tham khảo, minh họa cho yêu cầu kỹ thuật nhưng phải ghi kèm cụm từ “hoặc tương đương” và quy định rõ nội hàm tương đương về đặc tính kỹ thuật, tính năng sử dụng, thiết kế công nghệ, tiêu chuẩn công nghệ.
Nêu nhãn hiệu mà không kèm “hoặc tương đương”, hoặc mô tả thông số “khớp” đúng một sản phẩm duy nhất, đều là dấu hiệu hạn chế cạnh tranh và có thể bị kiến nghị.
Giấy phép bán hàng và tài liệu chứng minh
Theo khoản 12 Điều 26, hồ sơ mời thầu không được yêu cầu cung cấp giấy phép bán hàng, giấy ủy quyền bán hàng của nhà sản xuất hoặc đại lý (hoặc tài liệu tương đương), trừ trường hợp hàng hóa đặc thù, phức tạp cần gắn với trách nhiệm của nhà sản xuất trong cung cấp dịch vụ sau bán hàng như bảo hành, bảo trì, cung cấp phụ tùng, vật tư thay thế. Tài liệu chứng minh (chứng chỉ chất lượng, kết quả thử nghiệm, catalô…) chỉ nên yêu cầu ở mức cần thiết để đánh giá, không biến thành rào cản.
Tiêu chuẩn đánh giá năng lực, kinh nghiệm và kỹ thuật
Theo điểm a khoản 4 Điều 26, tiêu chuẩn năng lực và kinh nghiệm gói hàng hóa (dùng đạt/không đạt) gồm: kinh nghiệm thực hiện các hợp đồng cung cấp hàng hóa tương tự (nếu có); năng lực sản xuất hàng hóa (nếu có); năng lực tài chính (giá trị tài sản ròng, doanh thu, nghĩa vụ thuế); cơ sở vật chất kỹ thuật, trình độ cán bộ thực hiện các dịch vụ liên quan (nếu có yêu cầu). Nhà thầu là hộ kinh doanh không phải nộp báo cáo tài chính, không phải đáp ứng yêu cầu về giá trị tài sản ròng.
Theo điểm b khoản 4 Điều 26, tiêu chuẩn kỹ thuật dùng đạt/không đạt hoặc chấm điểm (điểm tối thiểu ≥70%, gói yêu cầu kỹ thuật cao 80–90%), xây dựng trên các yếu tố: đặc tính, thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn sản xuất, chế tạo, công nghệ; tính hợp lý, hiệu quả của giải pháp kỹ thuật, biện pháp cung cấp, lắp đặt; mức độ đáp ứng yêu cầu bảo hành, bảo trì; cung cấp vật tư, thiết bị thay thế; khả năng thích ứng địa lý, môi trường; tác động môi trường; điều kiện thương mại, thời gian giao hàng, đào tạo chuyển giao công nghệ, dịch vụ sau bán hàng; tiến độ cung cấp; yếu tố thân thiện môi trường.
Tiến độ, địa điểm giao hàng, lắp đặt, chạy thử, đào tạo
Với nhiều gói hàng hóa, việc cung cấp không dừng ở giao hàng mà còn bao gồm lắp đặt, chạy thử và đào tạo. E-HSMT cần quy định rõ tiến độ cung cấp, địa điểm giao hàng, phạm vi lắp đặt, chạy thử, đào tạo (nếu có) và điều kiện nghiệm thu. Các yếu tố này cũng có thể được quy về giá đánh giá: theo điểm d khoản 4 Điều 26, ΔG trong công thức giá đánh giá gồm thời gian giao hàng, tiến độ thanh toán, chi phí phụ tùng thay thế thời gian đầu, khả năng cung cấp vật tư và dịch vụ sau bán hàng, chi phí vòng đời, hiệu suất và công suất thiết bị.
Bảo hành, dịch vụ sau bán hàng và hàng mẫu
Bảo hành và dịch vụ sau bán hàng là một tiêu chí quan trọng của gói hàng hóa, đặc biệt với thiết bị. E-HSMT quy định yêu cầu về thời hạn, phạm vi bảo hành, cung cấp phụ tùng, vật tư thay thế và hỗ trợ kỹ thuật phù hợp với tính chất hàng hóa. Về hàng mẫu, việc yêu cầu hàng mẫu chỉ áp dụng khi có căn cứ và thực hiện theo quy định về nội dung hàng mẫu tại Thông tư 79/2025/TT-BTC; không lạm dụng yêu cầu hàng mẫu để gây khó hoặc hạn chế nhà thầu.
Bảng tiêu chí đặc thù gói hàng hóa
| Nhóm | Nội dung chính | Lưu ý hạn chế cạnh tranh |
|---|---|---|
| Năng lực, kinh nghiệm | Hợp đồng cung cấp tương tự, năng lực sản xuất, tài chính | Hộ kinh doanh không cần báo cáo tài chính, tài sản ròng |
| Đặc tính, thông số kỹ thuật | Tiêu chuẩn sản xuất, chế tạo, công nghệ | Không mô tả khớp đúng một sản phẩm |
| Nhãn hiệu, xuất xứ | Chỉ minh họa, kèm “hoặc tương đương” | Không nêu nhãn hiệu/xuất xứ cụ thể (khoản 9) |
| Giấy phép bán hàng | Chỉ khi hàng hóa đặc thù, phức tạp | Không yêu cầu tràn lan (khoản 12) |
| Bảo hành, sau bán hàng, hàng mẫu | Phù hợp tính chất hàng hóa | Không lạm dụng hàng mẫu |
Lỗi thường gặp khi lập E-HSMT hàng hóa
- Nêu nhãn hiệu, xuất xứ cụ thể mà không kèm “hoặc tương đương”.
- Mô tả thông số kỹ thuật khớp đúng một sản phẩm duy nhất trên thị trường.
- Yêu cầu giấy phép bán hàng khi hàng hóa không thuộc diện đặc thù.
- Đặt yêu cầu bảo hành, hàng mẫu vượt mức cần thiết để loại bớt nhà thầu.
- Tiêu chuẩn năng lực, kinh nghiệm không phù hợp quy mô gói thầu.
Checklist rà soát E-HSMT hàng hóa
- Danh mục, số lượng, đặc tính, thông số kỹ thuật rõ ràng, không “may đo”.
- Không nêu nhãn hiệu, xuất xứ cụ thể; nếu minh họa phải kèm “hoặc tương đương”.
- Không yêu cầu giấy phép bán hàng trừ hàng hóa đặc thù.
- Tiêu chuẩn năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật phù hợp quy mô; điểm KT tối thiểu ≥70%.
- Quy định rõ tiến độ, giao hàng, lắp đặt, chạy thử, đào tạo (nếu có).
- Yêu cầu bảo hành, dịch vụ sau bán hàng, hàng mẫu ở mức hợp lý.
- Không có nội dung hạn chế cạnh tranh.
Việc thẩm định E-HSMT trước khi phê duyệt (nếu có) xem bài thẩm định E-HSMT: nội dung, trách nhiệm và checklist kiểm soát. Bên mời thầu cần tư vấn rà soát E-HSMT hàng hóa có thể liên hệ để kiểm tra rủi ro hạn chế cạnh tranh.
Giá đánh giá và chi phí vòng đời với gói hàng hóa
Một trong những điểm khiến gói hàng hóa khác gói xây lắp là khả năng đưa nhiều yếu tố vòng đời vào so sánh giá. Với phương pháp giá đánh giá, ngoài giá dự thầu, các yếu tố như thời gian giao hàng, tiến độ thanh toán, chi phí phụ tùng thay thế trong thời gian đầu, khả năng sẵn sàng cung cấp vật tư và dịch vụ sau bán hàng, chi phí vòng đời sử dụng, hiệu suất và công suất của thiết bị đều có thể được quy về một mặt bằng để so sánh. Cách tiếp cận này giúp chọn được hàng hóa có tổng chi phí sở hữu hợp lý chứ không chỉ rẻ nhất ở giá mua ban đầu — đặc biệt phù hợp với thiết bị có chi phí vận hành và bảo trì lớn. Tuy nhiên, các yếu tố đưa vào ΔG phải định lượng được và được nêu minh bạch trong E-HSMT để nhà thầu tính toán phương án chào thầu.
Việc chọn phương pháp giá thấp nhất hay giá đánh giá phải nhất quán với phương thức lựa chọn nhà thầu ghi trong kế hoạch. Với gói hàng hóa thông dụng, tiêu chuẩn hóa cao, phương pháp giá thấp nhất thường phù hợp; với thiết bị phức tạp, chi phí vòng đời khác biệt lớn giữa các sản phẩm, phương pháp giá đánh giá giúp phản ánh đúng hiệu quả kinh tế.
Phân biệt gói mua sắm hàng hóa với gói dịch vụ phi tư vấn và gói hỗn hợp
Trong thực tế, ranh giới giữa gói hàng hóa và gói dịch vụ phi tư vấn hoặc gói hỗn hợp đôi khi mờ. Một gói cung cấp thiết bị kèm lắp đặt, chạy thử, đào tạo vẫn có thể là gói mua sắm hàng hóa nếu phần hàng hóa là chủ đạo; nhưng nếu phần dịch vụ hoặc xây lắp chiếm tỷ trọng đáng kể thì có thể là gói hỗn hợp. Theo khoản 6 Điều 26 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, đối với gói dịch vụ phi tư vấn và gói hỗn hợp, căn cứ quy mô, tính chất gói thầu và các quy định về gói hàng hóa, xây lắp để xác định tiêu chuẩn đánh giá cho phù hợp. Xác định đúng loại gói thầu ngay từ kế hoạch lựa chọn nhà thầu là điều kiện để chọn đúng bộ tiêu chuẩn khi lập E-HSMT.
Tình huống minh họa: chỉnh yêu cầu kỹ thuật một gói mua thiết bị
Một đơn vị lập E-HSMT mua thiết bị và ban đầu mô tả thông số kỹ thuật rất chi tiết, vô tình chỉ đúng một model của một hãng đáp ứng được toàn bộ. Khi rà soát theo khoản 9 Điều 26, bộ phận nghiệp vụ nhận ra đây là dấu hiệu hạn chế cạnh tranh. Cách xử lý là xác định các thông số nào là yêu cầu thực sự cần thiết cho công năng, nới các thông số không cốt yếu về khoảng phù hợp, và nếu buộc phải tham chiếu một sản phẩm để minh họa thì ghi kèm “hoặc tương đương” cùng nội hàm tương đương rõ ràng.
Đồng thời, đơn vị bỏ yêu cầu giấy phép bán hàng vì thiết bị không thuộc diện đặc thù, phức tạp theo khoản 12 Điều 26; giữ lại yêu cầu bảo hành và cung cấp phụ tùng ở mức hợp lý. Sau khi chỉnh, E-HSMT mở rộng được số nhà thầu đủ điều kiện, đồng thời vẫn bảo đảm thiết bị đáp ứng công năng và có dịch vụ sau bán hàng. Tình huống này cho thấy nguyên tắc cốt lõi khi lập E-HSMT hàng hóa: mô tả theo yêu cầu công năng và đặc tính cần đạt, chứ không theo một sản phẩm cụ thể.
Văn bản sử dụng trong bài
- Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (sửa đổi, bổ sung theo Luật số 57/2024/QH15 và Luật số 90/2025/QH15): khoản 3 Điều 44.
- Nghị định số 214/2025/NĐ-CP: khoản 4 Điều 26 (tiêu chuẩn đánh giá gói mua sắm hàng hóa); khoản 9 (nhãn hiệu, xuất xứ); khoản 12 (giấy phép bán hàng).
- Thông tư số 79/2025/TT-BTC: nội dung về hàng mẫu; biểu mẫu E-HSMT.
Nội dung mang tính hướng dẫn tham khảo; việc áp dụng cần đối chiếu văn bản hiện hành và đặc thù từng gói thầu. Hotline hỗ trợ nghiệp vụ: 0904.889.859 (Ms. Hoa).
