Thẩm định E-HSMT là bước rà soát độc lập trước khi phê duyệt hồ sơ mời thầu, giúp phát hiện sớm các nội dung không phù hợp quy định hoặc có nguy cơ hạn chế cạnh tranh. Tuy nhiên, nhiều người nhầm rằng thẩm định là bắt buộc với mọi gói thầu, hoặc tìm kiếm một “thời hạn” và “mức chi phí” cố định cho việc thẩm định hồ sơ mời thầu. Bài viết này làm rõ khi nào cần thẩm định, ai thực hiện, hồ sơ trình gồm gì, nội dung thẩm định ra sao và checklist kiểm soát, theo Điều 27 và Điều 135 Nghị định số 214/2025/NĐ-CP.
Việc lập E-HSMT — đầu vào của thẩm định — được trình bày trong bài hướng dẫn lập E-HSMT trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia; đặc thù từng loại gói xem bài E-HSMT xây lắp và E-HSMT mua sắm hàng hóa. Tổng quan quy trình xem bài đấu thầu qua mạng là gì.
Thẩm định E-HSMT có bắt buộc không?
Đây là điểm cần khẳng định rõ: theo khoản 1 Điều 27 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, chủ đầu tư không bắt buộc phải thẩm định hồ sơ mời thầu. Trường hợp có yêu cầu thẩm định thì thực hiện theo Điều 135 trước khi phê duyệt. Việc phê duyệt hồ sơ mời thầu căn cứ vào tờ trình phê duyệt và báo cáo thẩm định (nếu có) theo khoản 2 Điều 27. Nói cách khác, thẩm định là một bước kiểm soát chất lượng do chủ đầu tư quyết định áp dụng, không phải thủ tục bắt buộc cho mọi gói thầu.
Bài viết này không nêu một “thời hạn” hay “mức chi phí” cố định cho việc thẩm định hồ sơ mời thầu, vì các văn bản hiện hành không quy định con số riêng cho riêng bước này; chi phí thẩm định (nếu phát sinh) thuộc chi phí trong lựa chọn nhà thầu và thực hiện theo quy định về quản lý, sử dụng các chi phí trong lựa chọn nhà thầu trên Hệ thống. Khi cần con số cụ thể, phải đối chiếu trực tiếp văn bản về chi phí đang có hiệu lực, không suy đoán.
Chủ thể thực hiện thẩm định
Thẩm định do đơn vị hoặc bộ phận được giao thẩm định thực hiện, độc lập với tổ chuyên gia lập hồ sơ mời thầu, nhằm bảo đảm tính khách quan. Kết quả thẩm định là căn cứ để chủ đầu tư (hoặc người có thẩm quyền theo phân cấp) phê duyệt hồ sơ mời thầu. Trước khi ký báo cáo thẩm định, đơn vị thẩm định có thể tổ chức họp giữa các bên để giải quyết các vấn đề còn tồn tại nếu thấy cần thiết (khoản 4 Điều 135).
Hồ sơ trình thẩm định, phê duyệt
Theo khoản 1 Điều 135, hồ sơ trình thẩm định, phê duyệt gồm:
- Tờ trình đề nghị phê duyệt hồ sơ mời thầu của tổ chuyên gia.
- Dự thảo hồ sơ mời thầu.
- Quyết định phê duyệt dự án (nếu có), quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
- Tài liệu khác có liên quan.
Nội dung thẩm định E-HSMT
Theo khoản 2 Điều 135, nội dung thẩm định gồm:
- Kiểm tra các tài liệu là căn cứ để lập hồ sơ mời thầu (kế hoạch lựa chọn nhà thầu, thiết kế, dự toán, yêu cầu kỹ thuật…).
- Kiểm tra sự phù hợp về nội dung của hồ sơ mời thầu so với quy mô, mục tiêu, phạm vi công việc, thời gian thực hiện, dự toán, gói thầu; so với hồ sơ thiết kế, dự toán; so với yêu cầu về đặc tính, thông số kỹ thuật của hàng hóa (nếu có); so với quy định của pháp luật về đấu thầu và pháp luật liên quan.
- Xem xét những ý kiến khác nhau (nếu có) giữa các tổ chức, cá nhân tham gia lập hồ sơ mời thầu.
- Các nội dung liên quan khác.
Trong thực tế, đây là nơi phát hiện các rủi ro quan trọng: tiêu chí năng lực, kinh nghiệm không phù hợp quy mô; tiêu chuẩn kỹ thuật mang tính chỉ định; nhãn hiệu, xuất xứ nêu cụ thể không kèm “hoặc tương đương”; yêu cầu giấy phép bán hàng không đúng trường hợp; hoặc hồ sơ mời thầu lệch với kế hoạch lựa chọn nhà thầu, hồ sơ thiết kế.
Báo cáo thẩm định
Theo khoản 3 Điều 135, báo cáo thẩm định gồm:
- Khái quát nội dung chính của dự án, dự toán mua sắm, gói thầu và cơ sở pháp lý để lập hồ sơ mời thầu.
- Nhận xét và ý kiến của đơn vị thẩm định về cơ sở pháp lý, việc tuân thủ quy định pháp luật về đấu thầu và pháp luật liên quan; ý kiến thống nhất hoặc không thống nhất về nội dung dự thảo hồ sơ mời thầu.
- Đề xuất và kiến nghị về việc phê duyệt hồ sơ mời thầu; biện pháp xử lý khi phát hiện hồ sơ mời thầu không tuân thủ quy định; biện pháp giải quyết với trường hợp chưa đủ cơ sở phê duyệt.
- Các ý kiến khác (nếu có).
Báo cáo thẩm định là căn cứ để chủ đầu tư quyết định: phê duyệt hồ sơ mời thầu, hoặc yêu cầu chỉnh sửa rồi mới phê duyệt.
Phân biệt thẩm định E-HSMT với các bước thẩm định khác
Trong một gói thầu có thể có nhiều bước thẩm định, cần phân biệt: thẩm định hồ sơ mời thầu (Điều 135) diễn ra trước khi phát hành; thẩm định danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu kỹ thuật (đối với gói hai túi hồ sơ) và thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu (Điều 136) diễn ra ở giai đoạn đánh giá và trước khi phê duyệt kết quả. Thẩm định và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu được trình bày trong bài thẩm định và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Không nhầm lẫn các bước này với nhau.
Bảng nội dung thẩm định — đối chiếu nhanh
| Nội dung thẩm định | Đối chiếu với | Căn cứ |
|---|---|---|
| Căn cứ lập HSMT | KHLCNT, thiết kế, dự toán, yêu cầu kỹ thuật | điểm a khoản 2 Điều 135; khoản 1 Điều 26 |
| Sự phù hợp nội dung HSMT | Quy mô, mục tiêu, phạm vi, thời gian, thiết kế, thông số kỹ thuật | điểm b khoản 2 Điều 135 |
| Tuân thủ pháp luật đấu thầu | Không hạn chế cạnh tranh; nhãn hiệu/xuất xứ; giấy phép bán hàng | Điều 26; khoản 3 Điều 44 Luật |
| Ý kiến khác nhau khi lập | Giữa các thành viên tổ lập HSMT | điểm c khoản 2 Điều 135 |
| Kết luận, kiến nghị | Phê duyệt / chỉnh sửa / chưa đủ cơ sở | khoản 3 Điều 135; khoản 2 Điều 27 |
Lỗi thường gặp và checklist kiểm soát thẩm định
Các lỗi hay bị bỏ sót khi thẩm định E-HSMT: không đối chiếu kỹ tiêu chí năng lực, kinh nghiệm với quy mô gói thầu; bỏ qua dấu hiệu chỉ định qua nhãn hiệu, xuất xứ hoặc thông số “may đo”; không kiểm tra tính nhất quán giữa hồ sơ mời thầu và kế hoạch lựa chọn nhà thầu, hồ sơ thiết kế; không rà soát điều kiện hợp đồng và phương pháp đánh giá tài chính.
Checklist kiểm soát thẩm định E-HSMT:
- Đủ hồ sơ trình thẩm định theo khoản 1 Điều 135.
- Căn cứ lập hồ sơ mời thầu đầy đủ, hợp lệ.
- Nội dung hồ sơ mời thầu phù hợp quy mô, mục tiêu, phạm vi, thời gian, thiết kế, dự toán.
- Tiêu chuẩn năng lực, kinh nghiệm phù hợp; tiêu chuẩn kỹ thuật rõ ràng, không chỉ định.
- Không có nội dung hạn chế cạnh tranh (nhãn hiệu, xuất xứ, giấy phép bán hàng, năng lực quá cao).
- Điều kiện hợp đồng và phương pháp đánh giá tài chính nhất quán với kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
- Báo cáo thẩm định đủ nội dung theo khoản 3 Điều 135; kết luận rõ ràng.
Bên mời thầu cần tư vấn rà soát và thẩm định E-HSMT có thể liên hệ để được hỗ trợ kiểm soát rủi ro trước khi phê duyệt.
Vì sao nên thẩm định dù không bắt buộc?
Việc thẩm định hồ sơ mời thầu không bắt buộc theo khoản 1 Điều 27, nhưng với các gói thầu có quy mô lớn, kỹ thuật phức tạp hoặc nhạy cảm về cạnh tranh, thẩm định là “lớp bảo hiểm” đáng giá. Chi phí và thời gian bỏ ra cho thẩm định thường nhỏ so với hậu quả của một hồ sơ mời thầu phải sửa đổi sau khi phát hành, bị kiến nghị, hoặc dẫn tới hủy thầu. Một hồ sơ mời thầu có nội dung hạn chế cạnh tranh không những làm giảm số nhà thầu tham dự mà còn tiềm ẩn rủi ro pháp lý cho chủ đầu tư và tổ chuyên gia.
Ngược lại, với các gói thầu quy mô nhỏ, tính chất đơn giản, đã có mẫu chuẩn hóa, chủ đầu tư có thể cân nhắc không thẩm định để rút ngắn thời gian, nhưng vẫn phải tự rà soát kỹ theo checklist trước khi phê duyệt. Quyết định có thẩm định hay không nên dựa trên mức độ rủi ro của gói thầu, chứ không nên bỏ qua một cách hình thức.
Thẩm định nằm ở đâu trong quy trình lập và phát hành E-HSMT
Trình tự tổng quát: tổ chuyên gia lập dự thảo hồ sơ mời thầu (theo Điều 26) → trình thẩm định (nếu có yêu cầu, theo Điều 135) → chủ đầu tư phê duyệt căn cứ tờ trình và báo cáo thẩm định (theo khoản 2 Điều 27) → phát hành hồ sơ mời thầu đồng thời với thông báo mời thầu (theo Điều 28). Như vậy, thẩm định là bước “chốt chặn” cuối cùng trước khi phê duyệt và phát hành; mọi chỉnh sửa nội dung nên được thực hiện ở giai đoạn này, thay vì để đến khi hồ sơ mời thầu đã công khai rồi mới phải sửa đổi — vốn phải bảo đảm thời gian tối thiểu trước thời điểm đóng thầu và có thể phải gia hạn.
Tình huống minh họa: thẩm định phát hiện tiêu chí chỉ định
Một đơn vị trình thẩm định dự thảo hồ sơ mời thầu gói mua sắm thiết bị. Khi kiểm tra sự phù hợp nội dung theo điểm b khoản 2 Điều 135 và đối chiếu quy định về nhãn hiệu, xuất xứ tại khoản 9 Điều 26, đơn vị thẩm định phát hiện phần yêu cầu kỹ thuật mô tả trùng khớp đúng một model của một hãng và có yêu cầu giấy phép bán hàng dù thiết bị không thuộc diện đặc thù. Báo cáo thẩm định nêu rõ hai nội dung này có nguy cơ hạn chế cạnh tranh và kiến nghị chỉnh sửa: nới các thông số không cốt yếu, bổ sung cụm “hoặc tương đương” khi tham chiếu sản phẩm minh họa, và bỏ yêu cầu giấy phép bán hàng.
Chủ đầu tư căn cứ báo cáo thẩm định yêu cầu tổ chuyên gia chỉnh sửa dự thảo, sau đó mới phê duyệt và phát hành. Nhờ bước thẩm định, hồ sơ mời thầu được “lọc” các tiêu chí rủi ro ngay trước khi công khai, tránh phải sửa đổi sau phát hành và giảm nguy cơ kiến nghị. Đây chính là giá trị thực tế của thẩm định E-HSMT: phát hiện và xử lý rủi ro ở thời điểm còn dễ chỉnh sửa nhất.
Văn bản sử dụng trong bài
- Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (sửa đổi, bổ sung theo Luật số 57/2024/QH15 và Luật số 90/2025/QH15): khoản 3 Điều 44.
- Nghị định số 214/2025/NĐ-CP: Điều 27 (thẩm định và phê duyệt hồ sơ mời thầu); Điều 135 (thẩm định hồ sơ mời thầu); Điều 136 (thẩm định kết quả).
Nội dung mang tính hướng dẫn tham khảo. Bài viết không nêu thời hạn hay mức chi phí cố định cho việc thẩm định hồ sơ mời thầu; khi cần con số cụ thể phải đối chiếu văn bản về chi phí trong lựa chọn nhà thầu đang có hiệu lực. Hotline hỗ trợ nghiệp vụ: 0904.889.859 (Ms. Hoa).
