Lập hồ sơ mời thầu điện tử (E-HSMT) là công việc quyết định chất lượng của cả gói thầu: E-HSMT tốt thu hút nhiều nhà thầu đủ năng lực và giúp đánh giá minh bạch; E-HSMT sai sót hoặc mang tính hạn chế cạnh tranh dẫn tới ít nhà thầu tham dự, phát sinh kiến nghị, thậm chí phải hủy thầu. Bài viết này hướng dẫn quy trình lập E-HSMT trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo Nghị định số 214/2025/NĐ-CP, tập trung vào trình tự công việc, nội dung hồ sơ và cách xây dựng tiêu chuẩn đánh giá.
Bài viết này là bài trung tâm về thao tác lập E-HSMT. Nếu bạn cần nắm khái niệm và cấu trúc chung của hồ sơ mời thầu, xem bài hồ sơ mời thầu gồm những nội dung nào; nguyên tắc để lập hồ sơ hạn chế sai sót xem bài nguyên tắc lập hồ sơ mời thầu hạn chế sai sót. Ở đây chúng tôi đi vào quy trình lập và các điểm kiểm soát trên Hệ thống. Bức tranh tổng thể đấu thầu qua mạng xem bài đấu thầu qua mạng là gì.
Lưu ý về giao diện: tên menu, nút bấm và biểu mẫu webform trên Hệ thống có thể thay đổi theo phiên bản. Bài viết mô tả trình tự và nội dung theo quy định pháp lý và biểu mẫu tại Thông tư 79/2025/TT-BTC; khi thao tác, đối chiếu hướng dẫn sử dụng hiện hành trên Hệ thống.
E-HSMT là gì và khác gì với HSMT ngoài hệ thống
E-HSMT là hồ sơ mời thầu được lập, phê duyệt và phát hành dưới dạng điện tử trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, sử dụng các biểu mẫu webform theo Thông tư 79/2025/TT-BTC. Khác biệt lớn nhất so với hồ sơ mời thầu bằng văn bản giấy ngoài hệ thống là: phần lớn dữ liệu được kế thừa và ràng buộc theo kế hoạch lựa chọn nhà thầu và thông tin gói thầu; toàn bộ quá trình phát hành, sửa đổi, làm rõ, tiếp nhận hồ sơ dự thầu, mở thầu đều thực hiện trên Hệ thống; và tính công khai, minh bạch được bảo đảm bằng dữ liệu điện tử. Vì vậy, khi lập E-HSMT, tính nhất quán giữa E-HSMT, kế hoạch lựa chọn nhà thầu và E-TBMT là yêu cầu bắt buộc.
Điều kiện và dữ liệu cần chuẩn bị trước khi lập
Theo khoản 1 Điều 26 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, căn cứ lập hồ sơ mời thầu gồm: kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu (nếu có); kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt; tài liệu thiết kế, bản vẽ, thuyết minh về gói thầu (nếu có); các yêu cầu kỹ thuật của gói thầu; quy định pháp luật về đấu thầu và pháp luật liên quan; quy định về thuế, phí, ưu đãi. Do đó, trước khi lập E-HSMT cần chuẩn bị:
- Kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được phê duyệt, có gói thầu cần mời thầu.
- Hồ sơ thiết kế, dự toán, yêu cầu kỹ thuật của gói thầu.
- Xác định đúng loại gói thầu (xây lắp, mua sắm hàng hóa, dịch vụ tư vấn, phi tư vấn, hỗn hợp), hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu.
- Tài khoản, phân quyền nghiệp vụ và chứng thư số để thao tác trên Hệ thống.
Dự thảo hồ sơ mời thầu có thể được lập trong quá trình lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, nhưng phải bảo đảm được phê duyệt sau khi kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt (khoản 1 Điều 26).
Nội dung của E-HSMT
Theo khoản 2 Điều 26 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, hồ sơ mời thầu phải bao gồm đầy đủ nội dung để nhà thầu lập hồ sơ dự thầu và không được nêu điều kiện dẫn tới hạn chế cạnh tranh hoặc tạo lợi thế cho một số nhà thầu (khoản 3 Điều 44 Luật Đấu thầu). Nội dung E-HSMT gồm:
- Chỉ dẫn nhà thầu, tùy chọn mua thêm (nếu có).
- Bảng dữ liệu đấu thầu.
- Tiêu chuẩn đánh giá: tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu; năng lực, kinh nghiệm (nếu có); kỹ thuật; tài chính, thương mại.
- Biểu mẫu mời thầu và dự thầu.
- Phạm vi cung cấp, yêu cầu về kỹ thuật.
- Điều kiện và biểu mẫu hợp đồng.
- Các hồ sơ, bản vẽ và nội dung khác (nếu có).
Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá — phần khó và quan trọng nhất
Tiêu chuẩn đánh giá là “trái tim” của E-HSMT vì nó quyết định nhà thầu nào đạt, nhà thầu nào bị loại. Cấu trúc chung gồm ba nhóm:
Đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu
Theo khoản 3 Điều 26, E-HSMT phải quy định nội dung đánh giá tính hợp lệ: có bản gốc hồ sơ dự thầu; đơn dự thầu được đại diện hợp pháp ký (thời gian ký sau thời điểm phát hành hồ sơ mời thầu); hiệu lực hồ sơ dự thầu; bảo đảm dự thầu hợp lệ; thỏa thuận liên danh (nếu có); tư cách hợp lệ của nhà thầu theo Điều 5 Luật Đấu thầu; không có tên trong hai hoặc nhiều hồ sơ dự thầu.
Đánh giá năng lực, kinh nghiệm
Sử dụng tiêu chí đạt/không đạt, quy định mức yêu cầu tối thiểu cho từng nội dung (kinh nghiệm hợp đồng tương tự, năng lực kỹ thuật, năng lực tài chính). Mức yêu cầu phải phù hợp với quy mô, tính chất gói thầu; đặt quá cao là hạn chế cạnh tranh, đặt quá thấp thì không chọn được nhà thầu đủ năng lực.
Đánh giá kỹ thuật
Sử dụng tiêu chí đạt/không đạt hoặc phương pháp chấm điểm. Khi dùng chấm điểm, mức điểm yêu cầu tối thiểu về kỹ thuật không thấp hơn 70% tổng số điểm tối đa; gói thầu có yêu cầu kỹ thuật cao từ 80% đến 90%. Nội dung tiêu chuẩn kỹ thuật khác nhau theo loại gói thầu — chi tiết cho gói xây lắp và gói mua sắm hàng hóa được trình bày trong các bài E-HSMT xây lắp qua mạng: cấu trúc, tiêu chí và checklist và E-HSMT mua sắm hàng hóa qua mạng: cách lập và lỗi thường gặp.
Yêu cầu kỹ thuật, phạm vi công việc và điều kiện hợp đồng
Phần phạm vi cung cấp và yêu cầu kỹ thuật phải cụ thể, rõ ràng, không lồng ghép các yêu cầu dẫn tới chỉ định. Về nhãn hiệu, xuất xứ: theo khoản 9 Điều 26, hồ sơ mời thầu không được nêu yêu cầu về nhãn hiệu, xuất xứ cụ thể của hàng hóa (trừ các trường hợp luật cho phép); nếu nêu nhãn hiệu để minh họa thì phải kèm cụm từ “hoặc tương đương” và quy định rõ nội hàm tương đương. Về giấy phép bán hàng: theo khoản 12 Điều 26, hồ sơ mời thầu không được yêu cầu cung cấp giấy phép/giấy ủy quyền bán hàng của nhà sản xuất, trừ hàng hóa đặc thù, phức tạp. Điều kiện và biểu mẫu hợp đồng phải phù hợp loại hợp đồng đã xác định trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
Kiểm tra tính thống nhất trước khi trình duyệt
Trước khi trình phê duyệt, cần rà soát tính nhất quán trên nhiều lát cắt: E-HSMT so với kế hoạch lựa chọn nhà thầu (tên gói, giá, hình thức, phương thức, loại hợp đồng); tiêu chuẩn đánh giá so với quy mô, tính chất gói thầu; yêu cầu kỹ thuật so với hồ sơ thiết kế, dự toán; và toàn bộ hồ sơ so với quy định pháp luật về đấu thầu. Một E-HSMT nhất quán giúp giảm mạnh yêu cầu làm rõ và tránh phải sửa đổi sau khi phát hành.
Thẩm định, phê duyệt và phát hành E-HSMT
Theo Điều 27 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, chủ đầu tư không bắt buộc phải thẩm định hồ sơ mời thầu; trường hợp có yêu cầu thẩm định thì thực hiện theo Điều 135 trước khi phê duyệt. Việc phê duyệt hồ sơ mời thầu căn cứ vào tờ trình phê duyệt và báo cáo thẩm định (nếu có). Nội dung, trách nhiệm và checklist thẩm định được trình bày trong bài thẩm định E-HSMT: nội dung, trách nhiệm và checklist kiểm soát.
Sau khi được phê duyệt, E-HSMT được phát hành trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Theo Điều 28, hồ sơ mời thầu phát hành đồng thời với thông báo mời thầu; thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu là 18 ngày (trong nước), hoặc 09 ngày với gói xây lắp/hỗn hợp có giá không quá 20 tỷ đồng và gói mua sắm hàng hóa/dịch vụ phi tư vấn có giá không quá 10 tỷ đồng. Thao tác đăng tải thông báo và phát hành hồ sơ xem bài hướng dẫn đăng tải thông báo mời thầu qua mạng.
Lỗi thường gặp khi lập E-HSMT
- Đưa tiêu chí hạn chế cạnh tranh: yêu cầu năng lực, kinh nghiệm quá cao so với gói thầu; nêu nhãn hiệu, xuất xứ cụ thể không cần thiết; yêu cầu giấy phép bán hàng khi không thuộc trường hợp cho phép.
- Tiêu chuẩn đánh giá không rõ ràng, khó áp dụng, dẫn tới tranh cãi khi đánh giá hồ sơ dự thầu.
- Đưa yêu cầu về khả năng huy động nhân sự chủ chốt, thiết bị thi công chủ yếu vào yêu cầu kỹ thuật của gói xây lắp — không đúng quy định tại khoản 5 Điều 26 (nội dung này được đánh giá qua cam kết trong đơn dự thầu).
- E-HSMT lệch với kế hoạch lựa chọn nhà thầu về giá, hình thức, phương thức.
- Yêu cầu kỹ thuật không khớp hồ sơ thiết kế, dự toán.
Checklist tổng thể khi lập E-HSMT
- Đủ căn cứ lập (KHLCNT, thiết kế, yêu cầu kỹ thuật) theo khoản 1 Điều 26.
- Đủ nội dung E-HSMT theo khoản 2 Điều 26.
- Tiêu chuẩn đánh giá tính hợp lệ, năng lực/kinh nghiệm, kỹ thuật, tài chính rõ ràng, phù hợp gói thầu.
- Không có nội dung hạn chế cạnh tranh (nhãn hiệu/xuất xứ, giấy phép bán hàng, năng lực quá cao).
- Nhất quán với KHLCNT và hồ sơ thiết kế, dự toán.
- Đã trình phê duyệt (kèm thẩm định nếu có yêu cầu) trước khi phát hành.
- Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu bảo đảm tối thiểu khi phát hành.
Doanh nghiệp và bên mời thầu cần tư vấn lập và rà soát E-HSMT có thể liên hệ để được hỗ trợ xây dựng tiêu chuẩn đánh giá và kiểm tra tính nhất quán trước khi phát hành.
Bảng cấu trúc nội dung E-HSMT và căn cứ
| Thành phần E-HSMT | Vai trò | Căn cứ |
|---|---|---|
| Chỉ dẫn nhà thầu, bảng dữ liệu đấu thầu | Hướng dẫn nhà thầu lập hồ sơ dự thầu | điểm a, b khoản 2 Điều 26 |
| Tiêu chuẩn đánh giá tính hợp lệ | Loại hồ sơ dự thầu không hợp lệ | khoản 3 Điều 26 |
| Tiêu chuẩn năng lực, kinh nghiệm | Sàng lọc nhà thầu đủ điều kiện | khoản 4, 5 Điều 26 |
| Tiêu chuẩn kỹ thuật | Đánh giá giải pháp, chất lượng | khoản 4, 5 Điều 26 |
| Tiêu chuẩn tài chính (giá thấp nhất/giá đánh giá) | Xác định nhà thầu được đề nghị trúng thầu | khoản 4, 5 Điều 26 |
| Phạm vi cung cấp, yêu cầu kỹ thuật | Mô tả công việc, hàng hóa | điểm đ khoản 2 Điều 26 |
| Điều kiện và biểu mẫu hợp đồng | Cơ sở thương thảo, ký kết | điểm e khoản 2 Điều 26 |
Phương thức lựa chọn ảnh hưởng đến cách lập E-HSMT
Cách bố trí tiêu chuẩn đánh giá trong E-HSMT phụ thuộc phương thức lựa chọn nhà thầu ghi trong kế hoạch. Với phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ, nhà thầu nộp đồng thời đề xuất kỹ thuật và tài chính; theo khoản 7 Điều 26, không sử dụng phương pháp kết hợp giữa kỹ thuật và giá hay phương pháp dựa trên kỹ thuật cho phương thức này. Với phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ, đề xuất kỹ thuật được mở và đánh giá trước, sau đó mới mở đề xuất tài chính của các nhà thầu đạt kỹ thuật; khi đó danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu kỹ thuật phải được thẩm định trước khi phê duyệt theo Điều 136. Xác định đúng phương thức ngay từ kế hoạch giúp thiết kế tiêu chuẩn đánh giá và trình tự mở thầu cho phù hợp.
Việc mở thầu qua mạng được thực hiện công khai và bắt đầu trong thời hạn 02 giờ kể từ thời điểm đóng thầu; biên bản mở thầu được đăng tải trên Hệ thống trong thời hạn 24 giờ (Điều 28). Đây là các mốc mà người lập E-HSMT cần lường trước khi bố trí lịch tổ chức.
Tình huống minh họa: chỉnh một tiêu chí hạn chế cạnh tranh
Một bên mời thầu lập E-HSMT cho gói mua sắm thiết bị và đưa yêu cầu thiết bị phải là một nhãn hiệu cụ thể. Khi rà soát, bộ phận pháp chế phát hiện đây là nội dung vi phạm khoản 9 Điều 26 Nghị định 214/2025/NĐ-CP về nhãn hiệu, xuất xứ — dẫn tới hạn chế cạnh tranh. Cách xử lý đúng là chuyển yêu cầu sang đặc tính, thông số kỹ thuật cần đạt; nếu buộc phải nêu nhãn hiệu để minh họa thì kèm cụm từ “hoặc tương đương” và mô tả rõ nội hàm tương đương về đặc tính kỹ thuật, tính năng sử dụng. Sau khi chỉnh, E-HSMT mở rộng phạm vi nhà thầu đủ điều kiện tham dự mà vẫn bảo đảm yêu cầu chất lượng.
Tình huống này minh họa nguyên tắc xuyên suốt khi lập E-HSMT: mọi yêu cầu phải hướng tới lựa chọn nhà thầu đủ năng lực với chất lượng và giá hợp lý, chứ không vô tình hay cố ý thu hẹp cạnh tranh. Kiểm soát điểm này ngay từ khâu lập hồ sơ giúp tránh kiến nghị, tránh phải sửa đổi hoặc hủy thầu về sau. Các đặc thù khi lập E-HSMT cho gói xây lắp và gói hàng hóa — nơi rủi ro hạn chế cạnh tranh khác nhau — được phân tích riêng trong hai bài chuyên sâu về E-HSMT xây lắp và E-HSMT mua sắm hàng hóa.
Văn bản sử dụng trong bài
- Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (sửa đổi, bổ sung theo Luật số 57/2024/QH15 và Luật số 90/2025/QH15): Điều 5; khoản 3 Điều 44.
- Nghị định số 214/2025/NĐ-CP: Điều 26 (lập hồ sơ mời thầu); Điều 27 (thẩm định, phê duyệt); Điều 28 (phát hành); Điều 135 (thẩm định hồ sơ mời thầu).
- Thông tư số 79/2025/TT-BTC: biểu mẫu E-HSMT, phê duyệt E-HSMT.
Nội dung mang tính hướng dẫn tham khảo; tên menu và biểu mẫu trên Hệ thống có thể thay đổi theo phiên bản. Việc áp dụng cần đối chiếu văn bản hiện hành và đặc thù gói thầu. Hotline hỗ trợ nghiệp vụ: 0904.889.859 (Ms. Hoa).
