Đăng tải thông báo mời thầu là công việc của bên mời thầu/chủ đầu tư, thực hiện trực tiếp trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia dưới dạng E-TBMT. Đây là một thao tác pháp lý: người đăng tải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của thông tin theo khoản 3 Điều 8 Luật Đấu thầu. Bài viết này hướng dẫn quy trình đăng tải theo Nghị định số 214/2025/NĐ-CP và Thông tư số 79/2025/TT-BTC, tập trung vào trình tự công việc và các điểm kiểm soát.
Trước khi đọc bài này, nên nắm nội dung bắt buộc và thời hạn của thông báo mời thầu trong bài thông báo mời thầu: nội dung, thời hạn đăng tải và cách kiểm tra. Bức tranh tổng thể quy trình đấu thầu qua mạng xem bài đấu thầu qua mạng là gì.
Lưu ý về giao diện: tên menu, nút bấm và bố cục màn hình trên Hệ thống có thể thay đổi theo phiên bản. Bài viết mô tả trình tự công việc và các trường dữ liệu theo quy trình pháp lý và biểu mẫu tại Thông tư 79/2025/TT-BTC; khi thao tác, người dùng đối chiếu với hướng dẫn sử dụng hiện hành trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
Điều kiện và tài khoản cần có
Để đăng tải được thông báo mời thầu, bên mời thầu cần:
- Tài khoản của bên mời thầu/chủ đầu tư đã đăng ký và được kích hoạt trên Hệ thống.
- Tài khoản nghiệp vụ được phân quyền phù hợp để thực hiện thao tác đăng tải; việc phân quyền tài khoản nghiệp vụ được hướng dẫn trong bài cách phân quyền tài khoản nghiệp vụ trên Hệ thống.
- Chứng thư số hợp lệ để ký số các nội dung yêu cầu ký khi đăng tải.
- Kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được đăng tải, trong đó có gói thầu cần mời thầu — thông báo mời thầu được lập gắn với gói thầu này.
Nếu tài khoản hoặc phân quyền chưa sẵn sàng, cần hoàn thiện trước; doanh nghiệp có thể dùng dịch vụ rà soát hồ sơ và quy trình mời thầu để chuẩn hóa bước đầu.
Dữ liệu cần chuẩn bị trước
Việc đăng tải sẽ nhanh và ít lỗi hơn nếu chuẩn bị sẵn:
- Quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu và thông tin gói thầu (tên, số hiệu, giá gói thầu, nguồn vốn, hình thức, phương thức, loại gói thầu, thời gian thực hiện).
- Hồ sơ mời thầu (E-HSMT) đã được phê duyệt để phát hành đồng thời với thông báo.
- Các mốc thời gian: thời điểm phát hành, thời điểm đóng thầu, thời điểm mở thầu — tính bảo đảm thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu theo Điều 28 Nghị định 214/2025/NĐ-CP.
Kiểm tra kế hoạch lựa chọn nhà thầu và gói thầu liên quan
Thông báo mời thầu không lập độc lập mà gắn với một gói thầu thuộc kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã đăng tải. Do đó, trước khi tạo E-TBMT, cần kiểm tra: kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được đăng tải trên Hệ thống; gói thầu cần mời thầu có trong kế hoạch; các thông tin của gói thầu (giá, hình thức, phương thức, loại) chính xác và phù hợp với loại gói thầu tổ chức đấu thầu qua mạng. Cách đăng tải kế hoạch lựa chọn nhà thầu được trình bày trong bài cách đăng tải kế hoạch lựa chọn nhà thầu trên Hệ thống.
Các bước tạo và đăng tải thông báo mời thầu
Trình tự công việc khi đăng tải E-TBMT (mô tả theo quy trình, không theo nhãn nút cụ thể):
- Bước 1 — Chọn gói thầu. Từ kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã đăng tải, chọn đúng gói thầu cần mời thầu để khởi tạo E-TBMT. Phần lớn dữ liệu gói thầu được kế thừa tự động từ kế hoạch.
- Bước 2 — Nhập và rà soát dữ liệu E-TBMT. Kiểm tra, bổ sung các trường của thông báo: tên gói thầu, số hiệu, chủ đầu tư/bên mời thầu, lĩnh vực, loại gói thầu, hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu, giá gói thầu, nguồn vốn, thời gian thực hiện, thời điểm đóng thầu và mở thầu.
- Bước 3 — Gắn hồ sơ mời thầu. Liên kết hoặc đính kèm E-HSMT đã phê duyệt để phát hành đồng thời với thông báo, theo khoản 1 Điều 45 Luật Đấu thầu.
- Bước 4 — Kiểm tra trước khi công khai. Đối chiếu toàn bộ thông tin E-TBMT với kế hoạch lựa chọn nhà thầu và E-HSMT; kiểm tra thời điểm đóng thầu bảo đảm thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu.
- Bước 5 — Ký số và công khai. Thực hiện ký số bằng chứng thư số và đăng tải công khai E-TBMT trên Hệ thống. Chủ đầu tư đăng tải theo tiến độ và thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu trong kế hoạch được duyệt (Điều 17 Thông tư 79/2025/TT-BTC).
Kiểm tra trạng thái sau khi đăng và điều chỉnh khi sai sót
Sau khi đăng tải, cần kiểm tra E-TBMT đã hiển thị công khai, E-HSMT tải được, các mốc thời gian và thông tin hiển thị đúng như đã nhập. Nếu phát hiện sai sót:
- Việc sửa đổi, hủy thông báo mời thầu, E-TBMT chỉ được thực hiện trước thời điểm đóng thầu (Điều 17 Thông tư 79/2025/TT-BTC), trừ trường hợp không có nhà thầu nào nộp hồ sơ dự thầu.
- Khi sửa đổi hồ sơ mời thầu, phải bảo đảm thời gian tối thiểu trước đóng thầu theo Điều 28 Nghị định 214/2025/NĐ-CP (10 ngày, hoặc 03 ngày làm việc với gói xây lắp ≤ 20 tỷ đồng, hàng hóa/phi tư vấn ≤ 10 tỷ đồng); không đủ thời gian thì phải gia hạn thời điểm đóng thầu.
Lỗi thao tác thường gặp khi đăng tải
Kinh nghiệm cho thấy các lỗi lặp lại nhiều nhất khi đăng tải thông báo mời thầu:
- Đặt thời điểm đóng thầu quá gần, không đủ thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu → phải gia hạn.
- Thông tin E-TBMT lệch với kế hoạch lựa chọn nhà thầu hoặc E-HSMT (giá gói thầu, hình thức, phương thức) → phải sửa đổi trước đóng thầu.
- Quên gắn hoặc gắn nhầm E-HSMT, khiến nhà thầu không tải được hồ sơ mời thầu.
- Chứng thư số hết hạn hoặc lỗi ký số khiến không hoàn tất được bước công khai; cách xử lý lỗi chứng thư số, ký số xem bài Hệ thống không nhận chữ ký số: cách kiểm tra từng bước.
- Phân quyền tài khoản nghiệp vụ chưa đủ để thực hiện thao tác đăng tải.
Các lỗi kỹ thuật khác khi thao tác trên Hệ thống được tổng hợp tại trung tâm xử lý sự cố và hướng dẫn đấu thầu qua mạng.
Checklist hoàn tất đăng tải thông báo mời thầu
- Tài khoản, phân quyền nghiệp vụ và chứng thư số sẵn sàng.
- Kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã đăng tải; gói thầu có trong kế hoạch.
- Dữ liệu E-TBMT khớp kế hoạch lựa chọn nhà thầu và E-HSMT.
- Thời điểm đóng thầu bảo đảm thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu (18 hoặc 09 ngày).
- E-HSMT đã gắn kèm và tải được.
- Đã ký số và công khai E-TBMT; kiểm tra hiển thị công khai sau đăng tải.
- Theo dõi để xử lý kịp thời nếu cần sửa đổi (chỉ trước thời điểm đóng thầu).
Sau khi thông báo mời thầu và E-HSMT được công khai, bên mời thầu chuyển sang giai đoạn tiếp nhận và đánh giá hồ sơ dự thầu. Các trường thông tin của thông báo và checklist rà soát chi tiết xem bài mẫu thông báo mời thầu và checklist rà soát trước khi đăng tải. Doanh nghiệp cần tư vấn lập và rà soát hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu có thể liên hệ để được hỗ trợ.
Bảng kiểm soát theo từng bước đăng tải
Bảng dưới đây gắn mỗi bước với việc cần kiểm soát, căn cứ và rủi ro nếu bỏ sót — dùng làm khung rà soát nội bộ:
| Bước | Việc kiểm soát | Căn cứ | Rủi ro nếu bỏ sót |
|---|---|---|---|
| Chuẩn bị | Tài khoản, phân quyền, chứng thư số, KHLCNT đã đăng tải | Điều 8, 45 Luật; TT 79/2025 | Không thao tác được; đăng tải sai thẩm quyền |
| Chọn gói thầu | Đúng gói thầu trong KHLCNT; dữ liệu kế thừa chính xác | KHLCNT được duyệt | Thông báo gắn nhầm gói thầu |
| Nhập dữ liệu E-TBMT | Tên, số hiệu, hình thức, phương thức, giá, thời điểm khớp KHLCNT | Điều 7, 8 Luật | Sai lệch, phải sửa đổi/hủy |
| Gắn E-HSMT | Phát hành đồng thời, tải được | khoản 1 Điều 45 Luật | Nhà thầu không tiếp cận được HSMT |
| Kiểm tra thời gian | Đủ thời gian chuẩn bị HSDT tối thiểu | Điều 28 NĐ 214/2025 | Phải gia hạn thời điểm đóng thầu |
| Ký số và công khai | Ký số hợp lệ; đăng tải đúng tiến độ KHLCNT | Điều 17 TT 79/2025 | Không hoàn tất công khai |
| Sau đăng tải | Kiểm tra hiển thị công khai; theo dõi để xử lý sai sót | Điều 17, 22 TT 79/2025 | Không phát hiện lỗi kịp thời |
Phân biệt đăng tải khi tổ chức đấu thầu qua mạng và không qua mạng
Theo Điều 17 Thông tư 79/2025/TT-BTC, đối với lựa chọn nhà thầu không qua mạng, hồ sơ mời thầu được phát hành trên Hệ thống ngay sau khi đăng tải thành công thông báo mời thầu; đối với gói thầu áp dụng thủ tục lựa chọn danh sách ngắn, thư mời thầu kèm theo hồ sơ mời thầu được gửi trên Hệ thống cho các nhà thầu có tên trong danh sách ngắn. Khi tổ chức đấu thầu qua mạng, thông báo và hồ sơ mời thầu đều ở dạng điện tử (E-TBMT, E-HSMT) và toàn bộ quá trình phát hành, làm rõ, sửa đổi, tiếp nhận hồ sơ dự thầu thực hiện trên Hệ thống. Xác định đúng gói thầu tổ chức qua mạng hay không qua mạng ngay từ kế hoạch lựa chọn nhà thầu giúp chọn đúng quy trình đăng tải.
Tình huống minh họa: đăng tải thông báo cho một gói thầu xây lắp
Một ban quản lý dự án chuẩn bị mời thầu gói xây lắp có giá gói thầu khoảng 15 tỷ đồng, đấu thầu rộng rãi qua mạng trong nước. Trước khi tạo E-TBMT, bộ phận nghiệp vụ kiểm tra kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã đăng tải và xác nhận gói thầu này nằm trong kế hoạch với đúng hình thức, phương thức. Vì là gói xây lắp có giá không quá 20 tỷ đồng, thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu là 09 ngày; ban quản lý đặt thời điểm đóng thầu sau 12 ngày để có dư địa an toàn.
Khi khởi tạo E-TBMT, phần lớn dữ liệu được kế thừa từ gói thầu trong kế hoạch; bộ phận nghiệp vụ rà soát lại giá gói thầu, nguồn vốn, thời gian thực hiện và gắn E-HSMT đã phê duyệt. Sau khi đối chiếu thông báo với hồ sơ mời thầu bảo đảm nhất quán, người có thẩm quyền ký số và công khai. Ngay sau đăng tải, bộ phận nghiệp vụ kiểm tra E-TBMT đã hiển thị công khai và tải thử E-HSMT để chắc chắn nhà thầu tiếp cận được. Nhờ chuẩn bị và kiểm tra theo checklist, gói thầu không phải sửa đổi hay gia hạn — đó là kết quả của việc kiểm soát thời gian và tính nhất quán ngay từ khâu chuẩn bị.
Văn bản sử dụng trong bài
- Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (sửa đổi, bổ sung theo Luật số 57/2024/QH15 và Luật số 90/2025/QH15): khoản 3 Điều 8; khoản 1 Điều 45.
- Nghị định số 214/2025/NĐ-CP: Điều 28 (thời gian chuẩn bị, sửa đổi hồ sơ mời thầu).
- Thông tư số 79/2025/TT-BTC: Điều 17 (thông báo mời thầu, E-TBMT); Điều 22 (trách nhiệm của chủ đầu tư).
Nội dung mang tính hướng dẫn tham khảo; tên menu và thao tác cụ thể trên Hệ thống có thể thay đổi theo phiên bản, người dùng đối chiếu hướng dẫn sử dụng hiện hành. Hotline hỗ trợ nghiệp vụ: 0904.889.859 (Ms. Hoa).
