Khi một công trình thuộc diện kiểm tra công tác nghiệm thu hoàn thành, thứ đầu tiên cơ quan chuyên môn về xây dựng cần nhận là báo cáo hoàn thành thi công xây dựng. Đây không phải một thủ tục giấy tờ cho có: chính bản báo cáo này khởi động đồng hồ đếm ngược thời hạn ra văn bản kết quả kiểm tra. Lập thiếu nội dung, sai mẫu hoặc gửi nhầm cơ quan đều làm chậm việc đưa công trình vào sử dụng.
Bài viết này hướng dẫn cách lập báo cáo hoàn thành thi công xây dựng theo Phụ lục VI Nghị định 207/2026/NĐ-CP — văn bản có hiệu lực từ ngày 01/7/2026 — gồm: khi nào phải gửi, gửi cho ai, ai lập và ký, nội dung gồm những gì, và cách phân biệt báo cáo này với các loại báo cáo, hồ sơ dễ nhầm khác. Báo cáo hoàn thành là một mắt xích ngay trước bước kiểm tra công tác nghiệm thu — xem bài kiểm tra công tác nghiệm thu công trình theo Nghị định 207.
Báo cáo hoàn thành thi công dùng để làm gì?
Báo cáo hoàn thành thi công xây dựng là văn bản do chủ đầu tư gửi tới cơ quan chuyên môn về xây dựng để đề nghị kiểm tra công tác nghiệm thu hoàn thành công trình. Theo điểm a khoản 4 Điều 27 Nghị định 207/2026/NĐ-CP, chủ đầu tư gửi 01 báo cáo hoàn thành thi công xây dựng hạng mục công trình, công trình xây dựng theo Phụ lục VI tới cơ quan chuyên môn để được kiểm tra công tác nghiệm thu hoàn thành quy định tại Điều 24. Nói cách khác, báo cáo này là “cửa vào” của thủ tục kiểm tra khi hoàn thành.
Trường hợp phải gửi và cơ quan nhận báo cáo
Không phải công trình nào cũng phải gửi báo cáo hoàn thành để kiểm tra. Nghĩa vụ này gắn với công trình thuộc diện kiểm tra công tác nghiệm thu theo khoản 1 Điều 25 — tức công trình thuộc dự án quan trọng quốc gia, quy mô lớn, kỹ thuật phức tạp theo Phụ lục IX, hoặc công trình ảnh hưởng lớn đến an toàn, lợi ích cộng đồng theo Nghị định 217/2026/NĐ-CP. Công trình không thuộc diện kiểm tra thì không phát sinh nghĩa vụ gửi báo cáo hoàn thành để kiểm tra công tác nghiệm thu.
Cơ quan nhận báo cáo là cơ quan chuyên môn về xây dựng có thẩm quyền kiểm tra đối với công trình đó, xác định theo Điều 26: Hội đồng kiểm tra nhà nước, cơ quan chuyên môn thuộc bộ quản lý công trình xây dựng chuyên ngành, hoặc cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Với công trình trên địa bàn từ hai tỉnh trở lên không thuộc thẩm quyền của cơ quan thuộc bộ, chủ đầu tư gửi báo cáo tới cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đã thẩm định báo cáo nghiên cứu khả thi (khoản 4 Điều 26).
Chủ thể lập, thời điểm lập và quan hệ với nghiệm thu hoàn thành
Chủ đầu tư là người lập và chịu trách nhiệm về báo cáo hoàn thành thi công xây dựng, trên cơ sở tổng hợp số liệu từ các nhà thầu và hồ sơ quản lý chất lượng. Về thời điểm, báo cáo được gửi khi công trình đã hoàn thành thi công và chủ đầu tư đã tổ chức nghiệm thu hoàn thành theo Điều 24, để đề nghị cơ quan chuyên môn kiểm tra công tác nghiệm thu. Cần hiểu đúng quan hệ: báo cáo hoàn thành không thay thế biên bản nghiệm thu hoàn thành của chủ đầu tư; nó là văn bản đề nghị kiểm tra dựa trên kết quả nghiệm thu đó. Nghiệm thu hoàn thành là hoạt động của các chủ thể tham gia xây dựng; báo cáo hoàn thành là bước làm việc với cơ quan quản lý nhà nước.
Nội dung báo cáo hoàn thành theo Phụ lục VI
Báo cáo hoàn thành thi công xây dựng lập theo Phụ lục VI Nghị định 207/2026/NĐ-CP, phản ánh đầy đủ thông tin định danh và kết quả của công trình. Các nội dung chính gồm:
- Tên công trình, hạng mục công trình; mã định danh dự án; mã định danh công trình;
- Địa điểm xây dựng; người phụ trách; quy mô công trình;
- Danh sách các nhà thầu chính tham gia (thi công, giám sát, thiết kế);
- Ngày khởi công; ngày hoàn thành;
- Khối lượng chủ yếu đã hoàn thành;
- Đánh giá chất lượng hạng mục công trình, công trình so với yêu cầu thiết kế;
- Đánh giá điều kiện đưa công trình vào khai thác, sử dụng;
- Danh mục hồ sơ hoàn thành công trình kèm theo;
- Cam kết của chủ đầu tư về tính chính xác, trung thực của báo cáo và về việc đã tổ chức nghiệm thu theo quy định.
Mã định danh dự án và mã định danh công trình là những trường mới mà người lập hay bỏ sót; thiếu các trường này thường khiến báo cáo phải bổ sung. Danh mục hồ sơ hoàn thành phải khớp với hồ sơ thực tế lập theo Điều 28 và Phụ lục VII — xem bài hồ sơ quản lý chất lượng công trình xây dựng.
Hồ sơ kèm theo và các tình huống đặc biệt
Kèm theo báo cáo là các tài liệu chứng minh đủ điều kiện nghiệm thu hoàn thành và danh mục hồ sơ hoàn thành công trình. Hai tình huống thực tế cần lưu ý:
- Dự án có nhiều hạng mục: theo Điều 28, hồ sơ hoàn thành có thể lập chung cho toàn dự án nếu các công trình được đưa vào sử dụng cùng thời điểm, hoặc lập riêng cho từng công trình, hạng mục nếu đưa vào sử dụng ở thời điểm khác nhau. Báo cáo hoàn thành đi theo cách lập hồ sơ tương ứng.
- Đề nghị kiểm tra từng phần: khi chủ đầu tư nghiệm thu một phần công trình để đưa vào khai thác theo khoản 2 Điều 24, báo cáo hoàn thành nêu rõ phần công trình được đề nghị kiểm tra; đối với công trình đã được chấp thuận nghiệm thu có điều kiện, chủ đầu tư còn phải báo cáo kết quả khắc phục tồn tại theo khoản 5 Điều 27.
Phân biệt báo cáo hoàn thành với các văn bản dễ nhầm
Đây là phần gây nhầm lẫn nhiều nhất, vì có tới năm loại văn bản có tên hoặc chức năng gần nhau:
- Biên bản nghiệm thu hoàn thành (khoản 5 Điều 24): là biên bản xác nhận kết quả nghiệm thu của chủ đầu tư và các nhà thầu. Báo cáo hoàn thành lại là văn bản chủ đầu tư gửi cơ quan nhà nước để đề nghị kiểm tra.
- Báo cáo định kỳ về công tác giám sát thi công (Phụ lục IVa): là báo cáo trong quá trình thi công của nhà thầu giám sát, khác hoàn toàn về thời điểm và mục đích.
- Báo cáo hoàn thành công tác giám sát (Phụ lục IVb): là báo cáo của nhà thầu giám sát khi kết thúc công tác giám sát gói thầu, giai đoạn, hạng mục — do đơn vị giám sát lập, không phải văn bản chủ đầu tư gửi cơ quan nhà nước.
- Hồ sơ hoàn thành công trình (Điều 28, Phụ lục VII): là tập tài liệu lưu trữ; báo cáo hoàn thành chỉ liệt kê danh mục và kèm theo hồ sơ này.
- Thông báo kết quả kiểm tra (Phụ lục VIII): là văn bản của cơ quan chuyên môn ban hành sau khi kiểm tra, ngược chiều với báo cáo hoàn thành do chủ đầu tư gửi trước khi kiểm tra.
Nắm rõ năm loại này giúp không lập nhầm, không gửi nhầm và không bỏ sót tài liệu.
Bảng nội dung — nguồn dữ liệu — người cung cấp — người kiểm tra
| Nội dung báo cáo | Nguồn dữ liệu | Người cung cấp | Người kiểm tra |
|---|---|---|---|
| Thông tin định danh, mã dự án/công trình | Hồ sơ dự án, cơ sở dữ liệu quốc gia | Ban quản lý dự án | Chủ đầu tư |
| Danh sách nhà thầu chính | Hợp đồng xây dựng | Ban quản lý dự án | Chủ đầu tư |
| Ngày khởi công, hoàn thành | Thông báo khởi công, biên bản nghiệm thu | Nhà thầu thi công | Tư vấn giám sát |
| Khối lượng chủ yếu | Hồ sơ nghiệm thu, khối lượng thực tế | Nhà thầu thi công | Tư vấn giám sát |
| Đánh giá chất lượng | Hồ sơ quản lý chất lượng, thí nghiệm | Tư vấn giám sát | Chủ đầu tư |
| Danh mục hồ sơ hoàn thành | Hồ sơ hoàn thành (Phụ lục VII) | Các nhà thầu | Chủ đầu tư |
Lỗi thường gặp và checklist trước khi gửi
Các lỗi làm chậm hồ sơ nhiều nhất: thiếu mã định danh dự án hoặc công trình; danh mục hồ sơ hoàn thành không khớp hồ sơ thực tế; gửi nhầm cơ quan không có thẩm quyền; đánh giá điều kiện đưa vào sử dụng chung chung, không bám Điều 29; thiếu cam kết của chủ đầu tư. Trước khi gửi, rà theo checklist:
- Công trình đúng là thuộc diện kiểm tra (Phụ lục IX, Nghị định 217/2026/NĐ-CP).
- Gửi đúng cơ quan có thẩm quyền theo Điều 26.
- Đủ trường theo Phụ lục VI, đặc biệt mã định danh dự án và công trình.
- Danh mục hồ sơ hoàn thành khớp với hồ sơ thực tế (Điều 28, Phụ lục VII).
- Đánh giá điều kiện đưa vào sử dụng bám đúng Điều 29.
- Có cam kết của chủ đầu tư về tính chính xác, trung thực.
- Đã tổ chức nghiệm thu hoàn thành theo Điều 24 trước khi gửi báo cáo.
Sau khi được chấp thuận kết quả nghiệm thu, công trình chuyển sang bước xét điều kiện đưa vào khai thác, sử dụng — xem bài điều kiện đưa công trình vào khai thác, sử dụng. Bức tranh tổng thể của nghị định xem bài trụ cột Nghị định 207/2026/NĐ-CP.
Vì sao báo cáo hoàn thành hay bị chậm hoặc trả lại?
Trên thực tế, phần lớn báo cáo hoàn thành bị chậm không phải vì công trình có vấn đề chất lượng, mà vì bản thân báo cáo chưa hợp lệ. Cần nhớ một nguyên tắc về thời hạn: thời hạn ra văn bản kết quả kiểm tra của cơ quan chuyên môn — 16 ngày làm việc với công trình cấp I, cấp đặc biệt và 12 ngày làm việc với công trình còn lại — chỉ bắt đầu tính từ khi cơ quan nhận được hồ sơ đề nghị kiểm tra hợp lệ. Điều đó có nghĩa là một báo cáo thiếu trường thông tin hoặc thiếu tài liệu kèm theo sẽ khiến “đồng hồ” thời hạn chưa khởi động; chủ đầu tư tưởng đã nộp nhưng thực chất vẫn đang chờ bổ sung. Đây là lý do vì sao khâu rà soát báo cáo trước khi gửi lại quan trọng đến vậy đối với tiến độ đưa công trình vào sử dụng.
Một nguyên nhân khác là sự lệch pha giữa danh mục hồ sơ hoàn thành liệt kê trong báo cáo và bộ hồ sơ hoàn thành thực tế. Khi cơ quan chuyên môn đối chiếu, nếu danh mục nêu một tài liệu mà hồ sơ thực tế không có, hoặc ngược lại hồ sơ có tài liệu nhưng danh mục bỏ sót, thì báo cáo bị coi là chưa khớp. Vì vậy, danh mục hồ sơ trong báo cáo hoàn thành nên được lập sau cùng, sau khi bộ hồ sơ hoàn thành theo Điều 28 và Phụ lục VII đã được đóng gói hoàn chỉnh, chứ không lập song song rồi để hai bên “vênh” nhau.
Cuối cùng, việc đánh giá điều kiện đưa công trình vào khai thác, sử dụng trong báo cáo cần bám sát các điều kiện cụ thể tại Điều 29, thay vì viết chung chung. Nếu công trình thuộc dự án khu đô thị, hoặc thuộc đối tượng phải có giấy phép môi trường, hoặc có điều kiện chuyên ngành khác, thì báo cáo phải thể hiện được các điều kiện này đã hoặc sẽ được đáp ứng như thế nào.
Tình huống minh họa: lập báo cáo hoàn thành cho một dự án nhiều hạng mục
Một dự án gồm ba hạng mục hoàn thành ở ba thời điểm khác nhau. Ban quản lý dự án dự định đưa hạng mục A vào khai thác trước, hai hạng mục còn lại sau. Cách xử lý phù hợp là lập hồ sơ hoàn thành riêng cho hạng mục A theo Điều 28, và gửi báo cáo hoàn thành theo Phụ lục VI riêng cho hạng mục này, nêu rõ đây là phần công trình được đề nghị kiểm tra để đưa vào khai thác theo khoản 2 Điều 24. Báo cáo ghi đầy đủ mã định danh dự án và mã định danh công trình của hạng mục A, danh sách nhà thầu chính của hạng mục, ngày khởi công và ngày hoàn thành của riêng hạng mục, khối lượng chủ yếu và đánh giá chất lượng, kèm danh mục hồ sơ hoàn thành đã đóng gói.
Khi cơ quan chuyên môn kiểm tra và chấp thuận kết quả nghiệm thu hạng mục A, chủ đầu tư mới đủ điều kiện đưa hạng mục này vào khai thác, đồng thời tiếp tục thi công và hoàn thiện hai hạng mục còn lại bảo đảm an toàn và không ảnh hưởng đến hạng mục đã nghiệm thu. Đến khi hai hạng mục còn lại hoàn thành, quy trình lập hồ sơ và báo cáo hoàn thành được lặp lại tương tự. Cách làm theo từng hạng mục này giúp dự án đưa được phần đủ điều kiện vào khai thác sớm, thay vì phải chờ toàn bộ, nhưng đòi hỏi mỗi báo cáo phải mạch lạc về phạm vi để cơ quan kiểm tra không nhầm sang phần chưa hoàn thành.
Trách nhiệm, cam kết và giá trị pháp lý của báo cáo
Báo cáo hoàn thành thi công xây dựng không chỉ là văn bản hành chính mà còn gắn với trách nhiệm pháp lý của chủ đầu tư. Khi ký báo cáo và cam kết về tính chính xác, trung thực của thông tin, chủ đầu tư xác nhận rằng công tác nghiệm thu hoàn thành đã được tổ chức đúng quy định, các điều kiện nghiệm thu theo Điều 24 đã được đáp ứng và hồ sơ hoàn thành đã được lập theo Điều 28. Vì vậy, nội dung báo cáo phải được tổng hợp trung thực từ hồ sơ thực tế, không tô hồng, không lấp liếm các tồn tại đang trong quá trình khắc phục. Trường hợp công trình được nghiệm thu có điều kiện, báo cáo phải phản ánh đúng thực trạng đó và kèm cam kết về lộ trình khắc phục, thay vì trình bày như một công trình đã hoàn thiện trọn vẹn.
Trách nhiệm cung cấp số liệu cho báo cáo được phân bổ cho nhiều chủ thể nhưng trách nhiệm cuối cùng về báo cáo thuộc về chủ đầu tư. Nhà thầu thi công cung cấp khối lượng thực tế, ngày khởi công và hoàn thành; tư vấn giám sát xác nhận đánh giá chất lượng và điều kiện nghiệm thu; ban quản lý dự án tổng hợp thông tin định danh và danh sách nhà thầu. Chủ đầu tư kiểm tra, đối chiếu và chịu trách nhiệm ký. Sự phân vai rõ ràng này giúp báo cáo vừa đầy đủ vừa truy được nguồn của từng số liệu khi cơ quan kiểm tra yêu cầu giải trình.
Về lưu trữ, báo cáo hoàn thành cùng thông báo kết quả kiểm tra của cơ quan chuyên môn là những tài liệu quan trọng cần được giữ trong hồ sơ hoàn thành công trình và hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng công trình. Chúng là bằng chứng cho thấy công trình đã trải qua bước kiểm tra công tác nghiệm thu và được chấp thuận trước khi đưa vào khai thác, sử dụng — thông tin có giá trị trong suốt vòng đời khai thác, bảo trì và cả khi xử lý tranh chấp hoặc sự cố về sau. Việc tổ chức lưu trữ hồ sơ này gắn với danh mục hồ sơ hoàn thành theo Phụ lục VII và hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng theo Phụ lục X.
Văn bản sử dụng trong bài
- Nghị định 207/2026/NĐ-CP: Điều 24; Điều 25; Điều 26; điểm a khoản 4, khoản 5 Điều 27; Điều 28; Điều 29; Phụ lục VI; Phụ lục VII; Phụ lục VIII; Phụ lục IVa; Phụ lục IVb.
- Nghị định 217/2026/NĐ-CP: dùng để xác định công trình có ảnh hưởng lớn đến an toàn, lợi ích cộng đồng.
Nội dung mang tính hệ thống hóa và hướng dẫn tham khảo; việc áp dụng cần căn cứ hồ sơ, loại công trình, nguồn vốn và quy định chuyên ngành của từng trường hợp. Hotline hỗ trợ nghiệp vụ: 0904 889 859.
