Hồ sơ cấp chứng chỉ hành nghề giám sát xây dựng (cấp mới) theo khoản 1 Điều 39 Nghị định 212/2026/NĐ-CP gồm: đơn theo Mẫu số 01 Phụ lục III; tệp ảnh màu 4×6 cm nền trắng chụp trong vòng 06 tháng; văn bằng (kèm bảng điểm hoặc phụ lục văn bằng nếu văn bằng không ghi rõ chuyên ngành); chứng chỉ hành nghề đã có (nếu dùng để chứng minh kinh nghiệm); tài liệu chứng minh kinh nghiệm như quyết định giao nhiệm vụ hoặc văn bản xác nhận của chủ đầu tư; và giấy tờ cư trú, giấy phép lao động với người nước ngoài. Hồ sơ nộp 01 bộ, trực tiếp tại Bộ phận một cửa, qua bưu chính hoặc trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Hội đồng xét cấp đánh giá hồ sơ; không có bước sát hạch.
Bài viết đi qua từng thành phần, cách kê khai “công việc tiêu biểu” trong Mẫu số 01 cho đúng điều kiện giám sát, các giấy tờ được miễn khi dữ liệu đã có trên cơ sở dữ liệu, thời hạn giải quyết và những lỗi làm hồ sơ phải bổ sung.
Kết luận nhanh
- Căn cứ: khoản 1 Điều 39; khoản 1, 2, 4, 5 Điều 30; khoản 1 Điều 31 Nghị định 212/2026/NĐ-CP; thủ tục cấp mới chứng chỉ hành nghề (mã 1.013237) tại Quyết định số 1077/QĐ-BXD.
- Tài liệu văn bằng, chứng chỉ cũ, tài liệu kinh nghiệm, giấy tờ cư trú: bản sao có chứng thực (nộp trực tiếp, bưu chính) hoặc tệp bản sao điện tử được chứng thực (nộp trực tuyến).
- Cơ quan giải quyết: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan được phân cấp, ủy quyền.
- Thời hạn cấp: 06 ngày làm việc kể từ ngày có thông báo kết quả đánh giá hồ sơ đủ điều kiện.
- Lệ phí: theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính (Quyết định 1077/QĐ-BXD). Bài viết không ghi mức cụ thể.
Thành phần hồ sơ cấp mới theo khoản 1 Điều 39
| Điểm | Thành phần | Hình thức | Được miễn khi |
|---|---|---|---|
| a | Đơn đề nghị cấp chứng chỉ hành nghề theo Mẫu số 01 Phụ lục III | Bản gốc nếu nộp trực tiếp, bưu chính; kê khai trên biểu mẫu điện tử nếu nộp trực tuyến | — |
| b | Tệp tin ảnh màu 4×6 cm, nền trắng, chụp không quá 06 tháng | Tệp ảnh | — |
| c | Văn bằng phù hợp lĩnh vực, hạng đề nghị; kèm bảng điểm hoặc phụ lục văn bằng nếu văn bằng không ghi hoặc ghi không rõ chuyên ngành | Bản sao có chứng thực hoặc tệp bản sao điện tử được chứng thực | Thông tin văn bằng đã được lưu trữ, kết nối, xác thực từ Cơ sở dữ liệu ngành Giáo dục hoặc cơ sở dữ liệu có thẩm quyền khác |
| d | Chứng chỉ hành nghề đã được cấp trước đó (nếu có), phù hợp với thời gian và phạm vi chứng minh kinh nghiệm | Như trên | Thông tin chứng chỉ đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về hoạt động xây dựng hoặc cơ sở dữ liệu của cơ quan chuyên môn về xây dựng |
| đ | Quyết định phân công công việc (giao nhiệm vụ) của tổ chức cho cá nhân, hoặc văn bản xác nhận của đại diện hợp pháp của chủ đầu tư về công việc đã hoàn thành theo nội dung kê khai, hoặc văn bản của cơ quan chuyên môn về xây dựng có nội dung liên quan; hợp đồng kinh tế và biên bản nghiệm thu nếu hành nghề độc lập | Như trên | — |
| e | Giấy tờ về cư trú hoặc giấy phép lao động tại Việt Nam (người nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài) | Như trên | — |
Nguồn: khoản 1 Điều 39 Nghị định 212/2026/NĐ-CP; mục 2.3 thủ tục cấp mới tại Quyết định số 1077/QĐ-BXD.
Văn bằng do cơ sở đào tạo nước ngoài cấp: người nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài nộp bản đã hợp pháp hóa lãnh sự, kèm bản dịch công chứng, chứng thực; các trường hợp còn lại, văn bằng phải được hệ thống giáo dục Việt Nam công nhận (điểm c khoản 1 Điều 39). Danh mục chuyên ngành phù hợp có trong bài bằng, chuyên ngành nào được cấp chứng chỉ hành nghề giám sát.
Mẫu số 01: các trường cần điền
Đơn theo Mẫu số 01 Phụ lục III gồm: họ tên; ngày sinh, quốc tịch; số định danh hoặc căn cước, hộ chiếu; địa chỉ thường trú; điện thoại, email; đơn vị công tác; trình độ chuyên môn (ghi rõ cơ sở đào tạo, chuyên ngành); thời gian kinh nghiệm liên quan đến lĩnh vực đề nghị cấp; chứng chỉ hành nghề đã có; quá trình hoạt động chuyên môn dạng bảng; lĩnh vực hành nghề và hạng đề nghị; ô cấp mới hoặc cấp lại; lời cam kết; ô chọn nhận chứng chỉ bản giấy nếu cá nhân yêu cầu.
Ghi chú của mẫu: thông tin ngày sinh, quốc tịch, số căn cước, địa chỉ thường trú có thể thay bằng mã số định danh cá nhân; số điện thoại, email phải là thông tin của chính người đề nghị; việc tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả không phụ thuộc địa giới hành chính.
Kê khai “công việc tiêu biểu” cho đúng điều kiện giám sát
Bảng “quá trình hoạt động chuyên môn” của Mẫu số 01 có cột kê khai kinh nghiệm thực hiện công việc tiêu biểu, gồm: tên dự án, công trình, hạng mục; nhóm dự án hoặc cấp công trình; loại công trình; địa điểm; chủ đầu tư; chức danh hoặc nội dung công việc thực hiện. Đây là chỗ Hội đồng đối chiếu với Điều 37.
| Hạng đề nghị | Nên kê bao nhiêu công việc tiêu biểu | Trường “chức danh/nội dung công việc” cần thể hiện | Tài liệu điểm đ cần kèm |
|---|---|---|---|
| Hạng I | 01 công trình từ cấp I hoặc 02 công trình cấp II | Giám sát trưởng hoặc chủ trì thiết kế, đúng nội dung 4.1 hoặc 4.2 đang xin | Quyết định giao giám sát trưởng, hoặc văn bản xác nhận của chủ đầu tư |
| Hạng II | 01 công trình cấp II hoặc 02 công trình cấp III | Giám sát trưởng hoặc chủ trì thiết kế | Như trên |
| Hạng III | 01 công trình từ cấp III hoặc 02 công trình cấp IV | Tham gia giám sát, tham gia thiết kế hoặc tham gia thi công | Quyết định phân công, hoặc văn bản xác nhận của chủ đầu tư |
Cột “nên kê” là khuyến nghị của Viện: kê đúng số công trình mà Điều 37 đòi hỏi, cộng thêm công trình dự phòng nếu có tài liệu tốt; tránh kê nhiều công trình thiếu tài liệu. Cách xác định vai trò nào được tính cho hạng nào có trong bài điều kiện cấp chứng chỉ hành nghề giám sát Hạng I, II, III; hạng được cấp sẽ cho phép làm giám sát trưởng công trình cấp nào có trong bài phạm vi chứng chỉ giám sát Hạng I, II, III.
Một dòng kê khai rõ và một dòng kê khai dễ bị hỏi lại
Ví dụ do Viện xây dựng, tên công trình và số liệu là giả định. Cột “nên ghi” là khuyến nghị, không phải nội dung bắt buộc của Mẫu số 01.
| Trường trong bảng quá trình hoạt động | Cách ghi dễ bị hỏi lại | Nên ghi |
|---|---|---|
| Thời gian công tác | “2019 – nay” | “03/2019 – 11/2021”, khớp quyết định giao nhiệm vụ và bảo hiểm xã hội |
| Đơn vị | “Công ty tư vấn” | Tên đầy đủ của tổ chức đã ra quyết định giao nhiệm vụ |
| Tên dự án, công trình, hạng mục | “Dự án khu đô thị” | Tên công trình hoặc hạng mục cụ thể mà cá nhân phụ trách, ví dụ “Nhà ở chung cư 15 tầng, khối A” |
| Nhóm dự án, cấp công trình | Bỏ trống | “Cấp II”, xác định theo Thông tư 34/2026/TT-BXD |
| Loại công trình | “Xây dựng” | “Công trình dân dụng – nhà ở” |
| Chủ đầu tư | Viết tắt | Tên đầy đủ, trùng với bên ký văn bản xác nhận (nếu dùng xác nhận của chủ đầu tư) |
| Chức danh, nội dung công việc | “Tư vấn giám sát” | “Giám sát trưởng – giám sát công tác xây dựng phần kết cấu và hoàn thiện” |
Dòng kê khai rõ giúp Hội đồng đối chiếu ngay với Điều 37: vai trò gì, ở nội dung hành nghề nào, công trình cấp mấy. Dòng mơ hồ khiến hồ sơ dễ bị yêu cầu bổ sung theo khoản 5 Điều 30, kéo dài thời gian xử lý.
Chứng minh số năm và chứng minh công trình: hai việc khác nhau
| Cần chứng minh | Căn cứ | Tài liệu phù hợp |
|---|---|---|
| Thời gian tham gia công việc phù hợp (07, 04, 02 hoặc 03 năm) | Khoản 4, 5 Điều 33 | Thể hiện tại đơn, hợp đồng lao động, xác nhận của bên sử dụng lao động, bảo hiểm xã hội hoặc giấy tờ tương tự; dùng dữ liệu trên Hệ thống thông tin về hoạt động xây dựng nếu đã có |
| Vai trò trên công trình, cấp công trình | Điều 37; điểm đ khoản 1 Điều 39 | Quyết định phân công, giao nhiệm vụ; văn bản xác nhận của chủ đầu tư; văn bản của cơ quan chuyên môn về xây dựng; hợp đồng và biên bản nghiệm thu nếu hành nghề độc lập |
| Kinh nghiệm trong 10 năm gần nhất | Khoản 3 Điều 33 | Ngày tháng trên các tài liệu trên; kinh nghiệm quá 10 năm dẫn tới đề nghị thấp hơn 01 hạng |
Hợp đồng lao động chứng minh số năm, không chứng minh vai trò giám sát trưởng. Ngược lại, một quyết định giao giám sát trưởng chứng minh vai trò, không chứng minh bạn đã làm đủ 04 năm. Hồ sơ cần cả hai loại.
Nộp ở đâu, xử lý bao lâu
| Bước | Nội dung | Căn cứ |
|---|---|---|
| Nộp hồ sơ | 01 bộ, tại cơ quan có thẩm quyền: trực tiếp tại Bộ phận một cửa, qua dịch vụ bưu chính, hoặc trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia | Khoản 1 Điều 30 |
| Cơ quan có thẩm quyền | Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; UBND cấp tỉnh có thể phân cấp hoặc ủy quyền | Khoản 1 Điều 31 |
| Hồ sơ chưa đủ, chưa hợp lệ | Cơ quan thông báo một lần bằng văn bản, nêu rõ lý do, trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nộp | Khoản 5 Điều 30 |
| Đánh giá | Hội đồng xét cấp chứng chỉ hành nghề đánh giá hồ sơ cấp mới | Khoản 4 Điều 30; Điều 40 |
| Thông báo kết quả đánh giá | Trong 02 ngày làm việc kể từ ngày có kết quả của Hội đồng; trước ngày cuối tháng với hồ sơ hợp lệ nhận trước ngày 15, hoặc trước ngày 15 tháng sau với trường hợp còn lại | Khoản 4 Điều 30 |
| Cấp chứng chỉ | 06 ngày làm việc kể từ ngày có thông báo kết quả đánh giá đủ điều kiện | Điểm a khoản 2 Điều 30 |
| Kết quả | Chứng chỉ dạng điện tử, gắn mã định danh năng lực hoạt động xây dựng; bản giấy nếu cá nhân yêu cầu | Khoản 6 Điều 21; Quyết định 1077/QĐ-BXD |
| Lệ phí | Cá nhân nộp lệ phí khi nộp hồ sơ; việc thu, nộp thực hiện theo pháp luật về phí và lệ phí. Thủ tục công bố tại Quyết định 1077/QĐ-BXD ghi mức lệ phí “theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính”; bài viết không nêu con số vì chưa đối chiếu được văn bản quy định mức thu áp dụng từ 01/7/2026 | Khoản 4 Điều 39; Quyết định 1077/QĐ-BXD |
Không còn sát hạch
Nghị định 212/2026/NĐ-CP không có bước sát hạch trong trình tự cấp chứng chỉ. Hội đồng xét cấp đánh giá năng lực trên cơ sở hồ sơ (Điều 40). Chữ “sát hạch” chỉ còn ở quy định chuyển tiếp cho hồ sơ nộp trước ngày 01/7/2026; xem bài chứng chỉ hành nghề xây dựng từ 01/07/2026 còn sát hạch không.
Cấp lại, cấp chuyển đổi dùng hồ sơ khác
Khoản 2 Điều 39 (cấp lại khi mất, hỏng, sai thông tin) chỉ gồm đơn, ảnh và bản gốc chứng chỉ hoặc cam kết nếu bị mất. Khoản 3 (cấp chuyển đổi cho người nước ngoài) dùng Mẫu số 02. Nâng hạng không phải cấp lại mà là cấp mới (điểm a khoản 1 Điều 29). Phân biệt chi tiết có trong bài cấp mới, cấp lại, cấp chuyển đổi chứng chỉ hành nghề xây dựng.
Những lỗi làm hồ sơ phải bổ sung hoặc bị từ chối
Kê “tham gia giám sát” nhưng đề nghị Hạng II. Trường chức danh phải thể hiện giám sát trưởng hoặc chủ trì thiết kế.
Thiếu cấp công trình trong kê khai. Mẫu số 01 có trường “nhóm dự án/cấp công trình”; bỏ trống làm Hội đồng không đối chiếu được Điều 37.
Tài liệu kinh nghiệm không có chứng thực. Điểm g khoản 1 Điều 39 yêu cầu bản sao có chứng thực hoặc tệp bản sao điện tử được chứng thực.
Kê khai không trung thực. Theo khoản 6 Điều 30, khi phát hiện giả mạo giấy tờ hoặc kê khai không trung thực, cơ quan dừng xem xét hồ sơ, và cá nhân chỉ được nộp lại sau 12 tháng kể từ ngày có văn bản thông báo.
Nộp chứng nhận hoàn thành khóa học như một thành phần hồ sơ. Điều 39 không có thành phần này; chứng nhận không thay thế văn bằng hay tài liệu kinh nghiệm.
Nộp trực tiếp hay trực tuyến: khác nhau ở đâu?
| Thành phần | Nộp trực tiếp, qua bưu chính | Nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia |
|---|---|---|
| Đơn | Bản gốc Mẫu số 01 | Kê khai trên biểu mẫu điện tử tương tác |
| Ảnh | Tệp tin ảnh màu 4×6 cm, nền trắng, chụp không quá 06 tháng | Như bên cạnh |
| Văn bằng, chứng chỉ cũ, tài liệu kinh nghiệm, giấy tờ cư trú | Bản sao có chứng thực | Tệp tin bản sao điện tử được chứng thực |
| Thông tin đã có trên cơ sở dữ liệu | Không phải nộp văn bằng nếu đã được xác thực từ Cơ sở dữ liệu ngành Giáo dục; không phải nộp chứng chỉ cũ nếu đã có trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về hoạt động xây dựng | |
Nguồn: điểm a, b, c, d, g khoản 1 Điều 39 Nghị định 212/2026/NĐ-CP. Ghi chú Mẫu số 01 nêu việc tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả không phụ thuộc địa giới hành chính. Khuyến nghị của Viện: với hồ sơ trực tuyến, đặt tên tệp theo thành phần và tên công trình (ví dụ “QĐ giao nhiệm vụ – Nhà A – 2021”) để Hội đồng dễ đối chiếu với từng dòng kê khai.
Checklist trước khi nộp
Khuyến nghị của Viện, không phải thành phần hồ sơ bắt buộc.
- Chọn đúng nội dung: 4.1 (công tác xây dựng) hay 4.2 (lắp đặt thiết bị).
- Đối chiếu văn bằng với mục 4 Phụ lục I; chuẩn bị bảng điểm nếu văn bằng ghi chung.
- Tính số năm theo hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội; kiểm tra mốc 10 năm.
- Chọn công trình tiêu biểu đủ cấp, đúng vai trò theo hạng đề nghị.
- Với mỗi công trình, có quyết định giao nhiệm vụ hoặc xác nhận của chủ đầu tư, đã chứng thực.
- Kiểm tra dữ liệu văn bằng, chứng chỉ cũ đã có trên cơ sở dữ liệu để tránh nộp thừa.
- Điền Mẫu số 01 thống nhất với tài liệu kèm theo (tên công trình, thời gian, chức danh).
Kết luận
Hồ sơ cấp mới chứng chỉ giám sát theo Nghị định 212/2026/NĐ-CP gồm 6 thành phần tại khoản 1 Điều 39, trong đó phần quyết định kết quả là kê khai công việc tiêu biểu trên Mẫu số 01 và tài liệu chứng minh vai trò, cấp công trình. Không còn sát hạch, nên một hồ sơ kê khai rõ và có đủ tài liệu chứng thực là cách tốt để Hội đồng đánh giá đúng năng lực. Tổng quan cụm nội dung có trong bài tư vấn giám sát xây dựng năm 2026.
Sau khi hoàn thành khóa học, học viên được cấp chứng nhận hoàn thành khóa học theo tên khóa học đã tham gia. Chứng nhận hoàn thành khóa học do Viện cấp không phải chứng chỉ hành nghề; chứng chỉ hành nghề do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định hiện hành.
Cần tư vấn khóa học tư vấn giám sát? Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ hỗ trợ học trực tiếp, học online và tổ chức đào tạo tại đơn vị, cập nhật Nghị định 212/2026/NĐ-CP.
VIỆN NGHIÊN CỨU ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ
- Hotline / Zalo: 0904 889 859 (Ms. Hoa)
- Email: daotao@viendaotaocanbo.edu.vn
- Địa chỉ: BT164 Central St, Khu Sunrise L, KDT The Manor Central Park, Phường Định Công, TP. Hà Nội
- Website: https://viendaotaocanbo.edu.vn
Nội dung được biên soạn bởi chuyên gia Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ. Nội dung pháp lý được cập nhật theo các văn bản đang có hiệu lực tại thời điểm biên soạn. Bài viết có mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế văn bản pháp luật hoặc ý kiến của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
