Thiết bị dự kiến huy động cho gói thầu là nội dung năng lực mà nhà thầu xây lắp và một số gói khác phải kê khai. Lỗi thường không nằm ở việc “có tên thiết bị trong danh sách” mà ở chỗ không chứng minh được khả năng huy động thiết bị đó cho gói thầu. Bài viết này hướng dẫn kiểm tra kê khai thiết bị theo nguồn hình thành và khả năng huy động, theo Nghị định số 214/2025/NĐ-CP.
Một nguyên tắc cần nắm ngay: có tên thiết bị trong danh sách chưa đồng nghĩa với việc đã chứng minh đủ khả năng huy động. Kê khai thiết bị phải đi kèm cơ sở chứng minh nhà thầu thực sự có thể đưa thiết bị đó vào phục vụ gói thầu — thông qua sở hữu, hợp đồng thuê, cam kết huy động hoặc thiết bị của thành viên liên danh.
Đối với gói thầu xây lắp (và PC, phần xây lắp trong EC) tổ chức đấu thầu trong nước, theo khoản 2 Điều 29 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, thiết bị thi công chủ yếu được đánh giá trên cơ sở cam kết trong đơn dự thầu; chỉ nhà thầu xếp hạng thứ nhất mới được đánh giá chi tiết theo kê khai, tài liệu đính kèm. Bài viết không hướng dẫn làm giả tài liệu thiết bị. Giao diện Hệ thống có thể thay đổi. Kiểm tra nội dung: 30/7/2026.
Phân loại thiết bị theo nguồn hình thành
Cách chứng minh khả năng huy động khác nhau theo nguồn hình thành thiết bị:
- Thiết bị sở hữu: chứng minh bằng giấy tờ sở hữu, hạch toán tài sản.
- Thiết bị thuê: chứng minh bằng hợp đồng thuê hoặc cam kết cho thuê phù hợp về thời gian, phạm vi phục vụ gói thầu.
- Thiết bị huy động: cam kết huy động hợp lệ, thể hiện được khả năng đưa vào phục vụ gói thầu.
- Thiết bị của thành viên liên danh: gắn với phần việc và trách nhiệm của thành viên đó trong thỏa thuận liên danh.
- Thiết bị chuyên dùng: đáp ứng đúng thông số, chủng loại chuyên dùng theo yêu cầu E-HSMT.
Các lỗi thường gặp và cách khắc phục
| Lỗi | Nguyên nhân | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| Không tìm thấy thiết bị | Chưa cập nhật thiết bị vào dữ liệu năng lực | Cập nhật cơ sở dữ liệu nhà thầu; đăng nhập đúng đơn vị |
| Không chọn được thiết bị vào gói | Chưa gán đúng loại thiết bị theo yêu cầu | Đối chiếu danh mục thiết bị E-HSMT; chọn đúng loại |
| Sai số lượng | Kê khai không khớp yêu cầu/thực tế | Đối chiếu yêu cầu E-HSMT; sửa số lượng đúng |
| Sai công suất / thông số | Thiết bị không đúng thông số chuyên dùng | Chọn thiết bị đúng thông số; kèm tài liệu kỹ thuật |
| Thiết bị khai trùng | Cùng thiết bị bố trí nhiều gói trùng thời gian | Kiểm tra lịch huy động; bố trí phù hợp |
| Thiếu giấy tờ sở hữu | Không có tài liệu chứng minh sở hữu | Bổ sung giấy tờ sở hữu thật |
| Hợp đồng thuê chưa phù hợp | Phạm vi thuê không khớp gói thầu | Điều chỉnh hợp đồng/cam kết thuê phù hợp |
| Thời hạn thuê không phủ thời gian thực hiện | Hợp đồng thuê ngắn hơn thời gian gói thầu | Gia hạn hoặc điều chỉnh thời hạn thuê |
| Dữ liệu nhập khác tài liệu | File không khớp kê khai | Chuẩn hóa cho khớp trước khi nộp |
| Không tải được file thiết bị | Lỗi tải file / định dạng | Xem bài lỗi tải file bên dưới |
| File chứng minh không đọc được | File hỏng hoặc sai định dạng | Xuất lại file đúng định dạng, mở đọc được |
| Thiết bị không đáp ứng E-HSMT | Không đúng chủng loại/thông số | Bố trí thiết bị đáp ứng; không khai gượng ép |
Lỗi không đính kèm được tài liệu thiết bị thường là lỗi tải file — xem bài không tải được file lên E-HSDT: nguyên nhân và cách khắc phục. Việc cập nhật thiết bị vào dữ liệu năng lực xem bài cách cập nhật thông tin nhà thầu và dữ liệu năng lực trên Hệ thống.
Ma trận chứng minh khả năng huy động
Với mỗi thiết bị kê khai, đối chiếu đủ các cột dưới đây để bảo đảm không chỉ “có tên” mà còn chứng minh được khả năng huy động:
| Nhóm thiết bị | Nguồn hình thành | Tài liệu chứng minh | Thời hạn/hiệu lực | Thông số | Khả năng huy động | Điều kiện E-HSMT |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Thiết bị sở hữu | Sở hữu | Giấy tờ sở hữu, hạch toán tài sản | Còn sử dụng được | Đúng thông số | Sẵn có, tự huy động | Đúng chủng loại, thông số |
| Thiết bị thuê | Thuê | Hợp đồng/cam kết cho thuê | Phủ thời gian thực hiện gói thầu | Đúng thông số | Bên cho thuê cam kết giao đúng hạn | Đúng chủng loại, thông số |
| Thiết bị huy động | Cam kết huy động | Văn bản cam kết huy động | Trong thời gian thực hiện | Đúng thông số | Cam kết đưa vào phục vụ gói thầu | Đúng chủng loại, thông số |
| Thiết bị của thành viên liên danh | Liên danh | Thỏa thuận liên danh (phần việc) | Theo phần việc đảm nhận | Đúng thông số | Gắn trách nhiệm thành viên liên danh | Đúng chủng loại, thông số |
| Thiết bị chuyên dùng | Sở hữu/thuê/huy động | Tài liệu kỹ thuật chuyên dùng | Còn hiệu lực | Đúng thông số chuyên dùng | Chứng minh huy động được | Đáp ứng yêu cầu chuyên dùng |
Bốn mức của một dòng kê khai thiết bị
Một dòng thiết bị chỉ thực sự “đạt” khi đi hết bốn mức, không dừng ở mức đầu:
- Mức 1 — Có tên thiết bị: mới là bước liệt kê thiết bị vào bảng kê.
- Mức 2 — Chứng minh quyền sử dụng: thiết bị thuộc sở hữu, thuê, huy động hoặc của thành viên liên danh, có tài liệu tương ứng.
- Mức 3 — Chứng minh khả năng huy động: thiết bị sẵn sàng đúng thời gian và phạm vi phục vụ gói thầu (đây là nơi hồ sơ hay hụt).
- Mức 4 — Đáp ứng đúng yêu cầu E-HSMT: đúng chủng loại, số lượng, thông số mà E-HSMT quy định.
Trọng tâm: chứng minh khả năng huy động, không chỉ liệt kê
Sai lầm phổ biến nhất là coi việc điền tên thiết bị vào bảng kê là đã xong. Điều E-HSMT quan tâm là nhà thầu có thực sự huy động được thiết bị đó cho gói thầu hay không. Vì vậy, mỗi thiết bị kê khai cần trả lời được: thuộc nguồn nào (sở hữu/thuê/huy động/liên danh), tài liệu nào chứng minh, và thiết bị có sẵn sàng trong thời gian thực hiện gói thầu không. Một danh sách thiết bị dài nhưng không chứng minh được khả năng huy động sẽ không giúp nhà thầu đáp ứng yêu cầu kỹ thuật.
Cơ chế bổ sung, thay thế thiết bị — hiểu đúng số lần
Theo khoản 2 Điều 29 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, khi thiết bị thi công chủ yếu nhà thầu đề xuất không đáp ứng hoặc không chứng minh được khả năng huy động, chủ đầu tư cho phép nhà thầu bổ sung, thay thế. Phân biệt hai mức:
- Nguyên tắc chung: chỉ được bổ sung, thay thế một lần đối với từng thiết bị chủ yếu trong một khoảng thời gian phù hợp.
- Riêng gói thầu xây lắp, PC, phần xây lắp trong gói thầu EC tổ chức đấu thầu trong nước (đánh giá theo cam kết trong đơn dự thầu, chỉ nhà thầu xếp hạng thứ nhất được đánh giá chi tiết): việc bổ sung, thay đổi từng thiết bị không đáp ứng được thực hiện tối đa 02 lần.
Nếu sau khi bổ sung, thay thế mà vẫn không bố trí được thiết bị đáp ứng yêu cầu E-HSMT theo cam kết trong đơn dự thầu thì hồ sơ bị loại, nhà thầu bị đánh giá về uy tín và bị khóa tài khoản 03 tháng. Nếu cố ý kê khai thiết bị không trung thực nhằm làm sai lệch kết quả thì không được thay thế, hồ sơ bị loại và bị coi là gian lận (điểm b khoản 4 Điều 16 Luật Đấu thầu; xử lý theo khoản 1 Điều 133 Nghị định 214/2025/NĐ-CP). Nguyên tắc an toàn vẫn là kê khai đúng thiết bị thực sự có khả năng huy động.
Điểm dừng — những việc không nên làm
Có những việc không nên làm khi vướng kê khai thiết bị vì vượt ranh giới hợp lệ:
- Không tạo hợp đồng thuê giả hoặc cam kết huy động khống.
- Không kê khai thiết bị không có thật hoặc không thể huy động.
- Không sửa tài liệu kỹ thuật, giấy tờ sở hữu cho khác thực tế.
Khi không có thiết bị đáp ứng, giải pháp đúng là bố trí thiết bị khác, thuê thiết bị có tài liệu rõ ràng, hoặc liên danh với đơn vị có thiết bị — không “khai cho đủ” trên giấy.
Dấu hiệu đã kê khai xong thiết bị
Kê khai thiết bị được coi là ổn khi:
- Thiết bị được chọn đúng chủng loại E-HSMT yêu cầu;
- Số lượng và thông số đúng;
- Tài liệu chứng minh (sở hữu/thuê/huy động/liên danh) mở được, đọc được;
- Không trùng huy động với gói khác;
- Dữ liệu nhập và file đính kèm thống nhất;
- Thời hạn tài liệu phủ thời gian thực hiện gói thầu.
Tình huống minh họa: thiết bị thuê nhưng hợp đồng thuê không phù hợp
Một nhà thầu kê khai một thiết bị thi công chủ yếu dưới dạng thuê, nhưng hợp đồng thuê chỉ có thời hạn ngắn, không phủ thời gian thực hiện gói thầu. Khi rà soát, nhà thầu nhận ra tài liệu thuê chưa chứng minh được khả năng huy động thiết bị cho toàn bộ thời gian cần thiết. Cách xử lý đúng là điều chỉnh hợp đồng/cam kết cho thuê phù hợp về thời gian và phạm vi phục vụ gói thầu, hoặc bố trí thiết bị khác có khả năng huy động rõ ràng hơn.
Tình huống cho thấy: chứng minh khả năng huy động là mấu chốt của kê khai thiết bị, không phải chỉ điền tên. Cách kiểm tra theo lớp dữ liệu và tài liệu chứng minh cũng áp dụng cho hợp đồng tương tự và nhân sự chủ chốt — xem bài không kê khai được hợp đồng tương tự trong E-HSDT và bài không thêm được nhân sự chủ chốt vào E-HSDT.
Khi cần hỗ trợ, doanh nghiệp nên chuẩn bị: yêu cầu thiết bị thi công chủ yếu trong E-HSMT, danh mục thiết bị dự kiến, giấy tờ sở hữu/hợp đồng thuê/cam kết huy động và điểm đang vướng. Trường hợp cần rà soát bộ hồ sơ thiết bị so với yêu cầu của một gói thầu, có thể gửi thông tin để được tư vấn rà soát hồ sơ dự thầu. Liên hệ Hotline 0904.889.859 (Ms.Hoa). Tổng hợp lỗi lập, nộp E-HSDT xem trung tâm xử lý sự cố và hướng dẫn đấu thầu qua mạng.
Liên quan kết quả: nếu không trúng, xem bài không trúng thầu cần kiểm tra gì; nếu trúng, huy động thiết bị đã cam kết theo bài sau khi trúng thầu cần làm gì.
Văn bản sử dụng trong bài
- Nghị định số 214/2025/NĐ-CP: khoản 5 Điều 26 (tiêu chuẩn năng lực, kinh nghiệm); khoản 2 Điều 29 (đánh giá, bổ sung, thay thế thiết bị thi công chủ yếu; nguyên tắc một lần, riêng gói xây lắp/PC/EC trong nước tối đa 02 lần); Điều 30 (làm rõ hồ sơ dự thầu); khoản 1 Điều 133 (xử lý vi phạm).
- Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (sửa đổi, bổ sung theo Luật số 57/2024/QH15 và Luật số 90/2025/QH15): điểm b khoản 4 Điều 16 (hành vi gian lận bị cấm).
Nội dung mang tính hướng dẫn tham khảo; không hướng dẫn làm giả tài liệu thiết bị. Giao diện Hệ thống có thể thay đổi. Kiểm tra nội dung: 30/7/2026.
