Buổi sáng thứ Ba, đoàn kiểm tra của cơ quan chuyên môn về xây dựng đến công trường. Sau khi xem qua biện pháp thi công và một số biên bản nghiệm thu, câu hỏi đầu tiên dành cho chỉ huy trưởng là: “Cho xin quyển nhật ký thi công”. Nhật ký được mang ra sau mười phút. Người kiểm tra lật vài trang rồi dừng lại: từ ngày 12 đến ngày 18, sáu ngày liên tiếp được ghi bằng cùng một nét bút, cùng một màu mực, nội dung gần như giống nhau — “thời tiết nắng, thi công bình thường, an toàn lao động đảm bảo”. Trong khi đó, biên bản nghiệm thu công việc ngày 15 lại ghi đổ bê tông cột trục C, và biên bản sự cố rơi giàn giáo ngày 17 thì không hề xuất hiện trong nhật ký.
Không có quy định nào nói rằng nhật ký ghi dồn thì bị phạt bao nhiêu tiền. Nhưng hậu quả thật sự nặng hơn: quyển nhật ký đó gần như mất giá trị chứng minh. Khi có tranh chấp về tiến độ, khi cần xác định nguyên nhân một vết nứt, khi bảo hiểm yêu cầu làm rõ diễn biến ngày xảy ra tai nạn, tài liệu duy nhất ghi lại “cái gì đã xảy ra ở hiện trường vào ngày nào” lại không dùng được. Đó là lý do nhật ký thi công theo Nghị định 207 cần được nhìn nhận đúng bản chất: không phải thủ tục hình thức để đối phó kiểm tra, mà là sổ ghi chép gốc của toàn bộ quá trình thi công.
Nhật ký thi công có hai lớp giá trị: pháp lý và quản trị
Lớp giá trị thứ nhất là giá trị pháp lý. Nhật ký thi công là một trong những tài liệu do nhà thầu lập theo nghĩa vụ được Nghị định 207/2026/NĐ-CP quy định, nằm trong hệ thống hồ sơ quản lý chất lượng của công trình. Khi cơ quan quản lý kiểm tra công tác nghiệm thu, khi thực hiện giám định xây dựng, khi giải quyết sự cố hoặc tranh chấp hợp đồng, nhật ký là nguồn dữ liệu gốc để đối chiếu với biên bản nghiệm thu, nhật ký giám sát, hồ sơ vật liệu và bản vẽ hoàn công. Một biên bản nghiệm thu ký ngày 15 sẽ đáng tin hơn rất nhiều nếu nhật ký ngày 15 mô tả đúng công việc đó, đúng số nhân công, đúng thiết bị đã huy động.
Lớp giá trị thứ hai — thường bị xem nhẹ — là giá trị quản trị. Nhật ký ghi trung thực là công cụ điều hành của chính nhà thầu. Nó cho biết ngày nào mất bao nhiêu công vì mưa, ngày nào thiếu vật tư, ngày nào chờ ý kiến thiết kế. Khi cần lập hồ sơ đề nghị gia hạn tiến độ hoặc chứng minh nguyên nhân chậm không do lỗi của mình, nhà thầu không thể dựng lại bằng trí nhớ; chỉ nhật ký ghi hằng ngày mới có sức thuyết phục. Ngược lại, nhật ký ghi đối phó chỉ tạo ra rủi ro: nội dung chung chung không bảo vệ được ai, còn nội dung mâu thuẫn với hồ sơ khác thì quay lại làm hại chính người ghi.
Nói ngắn gọn: nhật ký tốt là bằng chứng; nhật ký làm cho có là tang chứng của sự lỏng lẻo trong quản lý hiện trường.
Căn cứ pháp lý: khoản 13 Điều 15 và Phụ lục IIa Nghị định 207/2026/NĐ-CP
Nghị định 207/2026/NĐ-CP được ban hành ngày 15/6/2026, có hiệu lực từ 01/7/2026, quy định chi tiết Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình. Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 06/2021/NĐ-CP (và các nghị định sửa đổi, bổ sung) đã hết hiệu lực, nên mọi biểu mẫu, quy trình nội bộ còn viện dẫn Nghị định 06/2021 đều cần được rà soát lại.
Nghĩa vụ lập nhật ký được đặt tại khoản 13 Điều 15 Nghị định 207/2026/NĐ-CP — điều quy định trách nhiệm của nhà thầu thi công xây dựng. Nguyên văn khoản này: “Lập nhật ký thi công xây dựng công trình và bản vẽ hoàn công theo quy định tại Phụ lục II Nghị định này.”
Có hai điểm cần chú ý ngay từ câu chữ này.
Thứ nhất, nhật ký thi công và bản vẽ hoàn công được đặt chung một khoản và cùng dẫn chiếu đến Phụ lục II. Trong Phụ lục II, Phụ lục IIa quy định về nhật ký thi công xây dựng công trình, Phụ lục IIb quy định về bản vẽ hoàn công. Đây là hai loại tài liệu khác nhau nhưng cùng một logic: đều do nhà thầu thi công lập, đều phản ánh thực tế thi công, và đều là đầu vào cho hồ sơ hoàn thành công trình. Bạn đọc có thể tham khảo thêm bài hồ sơ hoàn công công trình xây dựng gồm những gì để thấy nhật ký và bản vẽ hoàn công nằm ở vị trí nào trong bộ hồ sơ cuối cùng.
Thứ hai, đây là nghĩa vụ của nhà thầu thi công, không phải của chủ đầu tư, cũng không phải của tư vấn giám sát. Giám sát có ghi chép riêng phục vụ công tác giám sát, nhưng ghi chép đó không thay thế nhật ký thi công của nhà thầu.
Một lưu ý quan trọng về căn cứ: nhật ký thi công không thuộc phạm vi hướng dẫn của Thông tư 32/2026/TT-BXD. Thông tư này hướng dẫn một số nội dung khác (kế hoạch tổ chức thí nghiệm, quan trắc, kiểm định, giám định…). Vì vậy, khi lập hoặc kiểm tra nhật ký, căn cứ cần viện dẫn là khoản 13 Điều 15 và Phụ lục IIa Nghị định 207/2026/NĐ-CP, không dẫn Thông tư 32.
Ai lập nhật ký thi công?
Phụ lục IIa trả lời rất rõ ngay ở mục 1: nhật ký thi công xây dựng công trình do nhà thầu thi công xây dựng lập, và có thể lập cho từng gói thầu xây dựng hoặc cho toàn bộ công trình xây dựng.
Cách diễn đạt “cho từng gói thầu hoặc toàn bộ công trình” mở ra hai mô hình tổ chức nhật ký, và việc chọn mô hình nào phải được thống nhất trước, không để mỗi tổ đội tự quyết:
- Nhật ký theo gói thầu: phù hợp khi một công trình được chia thành nhiều gói thầu độc lập (phần ngầm, phần thân, cơ điện, hoàn thiện…), mỗi nhà thầu quản lý một quyển cho phạm vi công việc của mình. Ưu điểm là gắn chặt với phạm vi hợp đồng và trách nhiệm nghiệm thu; nhược điểm là khi cần dựng lại toàn cảnh một ngày trên công trường thì phải đối chiếu nhiều quyển.
- Nhật ký cho toàn bộ công trình: phù hợp với công trình do một nhà thầu thực hiện phần lớn khối lượng, hoặc công trình quy mô vừa và nhỏ. Ưu điểm là bức tranh hiện trường liền mạch; nhược điểm là dễ ghi thiếu nếu người tổng hợp không nắm hết các mũi thi công.
Trường hợp có nhà thầu phụ, Phụ lục IIa quy định: nhà thầu chính thỏa thuận với nhà thầu phụ về trách nhiệm lập nhật ký thi công đối với các phần việc do nhà thầu phụ thực hiện. Nghĩa là pháp luật không áp đặt một cách duy nhất — thầu phụ có thể tự lập nhật ký cho phần việc của mình, hoặc thầu chính lập chung và thầu phụ cung cấp số liệu — nhưng phải có thỏa thuận. Nếu không thỏa thuận, khi phát sinh vấn đề thì không ai chịu trách nhiệm về khoảng trống ghi chép, và thực tế công trường cho thấy khoảng trống này thường rơi đúng vào những phần việc chuyên ngành dễ xảy ra sai khác nhất.
Cần nhớ rằng thỏa thuận về nhật ký không làm thay đổi ranh giới trách nhiệm đã được xác lập: nhà thầu chính vẫn chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư về công việc do nhà thầu phụ thực hiện, và có trách nhiệm kiểm tra công tác thi công đối với phần việc của nhà thầu phụ theo quy định tại Điều 15 Nghị định 207/2026/NĐ-CP. Việc giao thầu phụ tự ghi nhật ký không đồng nghĩa với việc thầu chính hết trách nhiệm với chất lượng ghi chép đó.
Với nhà thầu liên danh, pháp luật xây dựng không tách riêng cách ghi nhật ký cho liên danh, nên cách xử lý an toàn là bám vào thỏa thuận liên danh và hợp đồng: xác định thành viên nào phụ trách phạm vi nào, người ký nhật ký cho từng phạm vi là ai, và ai là đầu mối tổng hợp trước chủ đầu tư. Đây là khuyến nghị quản trị chứ không phải một quy định riêng của Nghị định 207 — nhưng là khuyến nghị nên làm, vì tranh chấp nội bộ liên danh thường bắt đầu từ việc không ai nhận đã ghi hoặc không ghi một sự việc.
Hình thức và nội dung nhật ký phải được thống nhất trước khi thi công
Đây là điểm mà rất nhiều công trường bỏ qua, và cũng là điểm dễ bị “bắt lỗi” nhất khi kiểm tra. Mục 2 Phụ lục IIa quy định: chủ đầu tư thỏa thuận với nhà thầu thi công xây dựng về hình thức và nội dung của nhật ký thi công xây dựng làm cơ sở thực hiện trước khi thi công xây dựng công trình.
Ba từ khóa trong câu này đều có ý nghĩa thực hành:
- “Hình thức” — quyển sổ đóng dấu giáp lai, biểu mẫu in sẵn, hay bản ghi trên phần mềm; cỡ giấy, cách đánh số trang, cách lưu bản in.
- “Nội dung” — các trường thông tin bắt buộc phải điền hằng ngày, đủ để bao quát các nhóm nội dung mà mục 3 Phụ lục IIa liệt kê.
- “Trước khi thi công” — thời điểm phải chốt. Không phải đến khi chuẩn bị nghiệm thu hoàn thành mới ngồi bàn nhau nhật ký nên trông như thế nào.
Trên thực tế, thỏa thuận này nên được ghi nhận bằng văn bản: một biên bản thống nhất mẫu nhật ký, hoặc một điều khoản trong hợp đồng, hoặc một mục trong kế hoạch quản lý chất lượng được chủ đầu tư chấp thuận. Chủ đầu tư và ban quản lý dự án nên đưa nội dung này vào danh mục công việc phải hoàn tất trước ngày khởi công, cùng nhóm với hệ thống quản lý chất lượng của nhà thầu và biện pháp bảo đảm an toàn. Chỉ huy trưởng cũng nên coi đây là một đầu mục trong hồ sơ hiện trường cần kiểm soát trong thi công — chốt mẫu sớm sẽ tránh được cảnh làm lại toàn bộ nhật ký ở giai đoạn hoàn công.
Nội dung nhật ký thi công theo Phụ lục IIa
Mục 3 Phụ lục IIa liệt kê bốn nhóm nội dung chủ yếu. Bảng dưới đây chuyển bốn nhóm đó thành ngôn ngữ công việc: ghi cái gì, lấy dữ liệu từ đâu trên công trường và ai nên xác nhận.
| Nhóm nội dung (Phụ lục IIa) | Ghi những gì | Nguồn dữ liệu tại công trường | Ai xác nhận |
|---|---|---|---|
| a) Diễn biến điều kiện thi công | Nhiệt độ, thời tiết và các thông tin liên quan; giờ bắt đầu/dừng do thời tiết | Quan sát hiện trường, bản tin thời tiết khu vực, sổ giao ca | Cán bộ kỹ thuật ghi, chỉ huy trưởng soát |
| a) Nhân công, thiết bị huy động | Số lượng nhân công theo tổ đội/nghề; thiết bị thi công huy động tại hiện trường | Bảng chấm công, sổ điểm danh cổng, sổ theo dõi máy | Đội trưởng/ca trưởng, cán bộ kỹ thuật |
| a) Công việc thi công và nghiệm thu hằng ngày | Công việc xây dựng đã thi công theo hạng mục/trục/cao độ; công việc được nghiệm thu trong ngày | Phiếu giao việc, biên bản nghiệm thu công việc, phiếu yêu cầu nghiệm thu | Cán bộ kỹ thuật nhà thầu và giám sát thi công |
| b) Sự cố, hư hỏng, tai nạn lao động, vấn đề phát sinh | Mô tả chi tiết diễn biến, phạm vi ảnh hưởng và biện pháp khắc phục, xử lý (nếu có) | Báo cáo nhanh của tổ đội, hồ sơ an toàn, hình ảnh hiện trường | Chỉ huy trưởng, cán bộ an toàn, giám sát |
| c) Kiến nghị | Kiến nghị của nhà thầu thi công và của giám sát thi công (nếu có) | Nội dung trao đổi tại hiện trường, phiếu yêu cầu xử lý kỹ thuật | Người nêu kiến nghị ký xác nhận |
| d) Ý kiến giải quyết vấn đề phát sinh | Ý kiến xử lý của các bên có liên quan đối với vấn đề đã nêu | Kết luận họp giao ban, văn bản trả lời của thiết kế/chủ đầu tư | Đại diện bên nêu ý kiến |
Lưu ý: hai cột “nguồn dữ liệu” và “ai xác nhận” là khuyến nghị quản trị nhằm bảo đảm số liệu ghi vào nhật ký có gốc đối chiếu. Phụ lục IIa quy định các nhóm nội dung phải có, còn cách tổ chức xác nhận cụ thể thuộc về thỏa thuận hình thức và nội dung giữa chủ đầu tư với nhà thầu trước khi thi công.
Ghi khi nào và ghi theo nguyên tắc nào
Câu chữ của Phụ lục IIa dùng cụm “các công việc xây dựng được thi công và nghiệm thu hàng ngày trên công trường”. Từ “hàng ngày” xác định nhịp ghi: mỗi ngày thi công là một bản ghi, không gộp tuần, không gộp đợt. Điều này cũng có nghĩa là ngày không thi công vẫn nên có bản ghi giải thích lý do (mưa, chờ vật tư, dừng theo yêu cầu), vì khoảng trống ngày tháng trong nhật ký luôn là câu hỏi đầu tiên của người kiểm tra.
Ngoài yêu cầu “hằng ngày”, Phụ lục IIa không quy định chi tiết về kỹ thuật ghi chép. Vì vậy những nguyên tắc dưới đây được trình bày với tính chất thực hành tốt, không phải nghĩa vụ pháp lý, và nên được đưa vào mẫu nhật ký đã thống nhất với chủ đầu tư:
- Ghi trong ngày, không ghi hồi tưởng. Nên ghi vào cuối ca hoặc cuối ngày, khi số liệu còn chính xác. Ghi bù nhiều ngày là nguyên nhân phổ biến nhất khiến nhật ký mất giá trị đối chiếu.
- Không để trang trắng, không xé trang. Nếu ghi sai, cách xử lý được nhiều đơn vị áp dụng là gạch một đường lên nội dung sai (vẫn đọc được chữ cũ), ghi nội dung đúng bên cạnh, ký nháy và ghi ngày sửa. Đây là khuyến nghị quản trị — Phụ lục IIa không quy định cách sửa nội dung ghi sai, nên nếu công trường muốn áp dụng thì nên đưa quy tắc này vào mẫu nhật ký ngay từ đầu.
- Ghi đủ định lượng. “Đổ bê tông” là chưa đủ; “đổ bê tông dầm sàn tầng 3, trục A–D, khối lượng khoảng 46 m³, mác thiết kế theo hồ sơ, thời gian 8h00–12h30” mới là bản ghi dùng được.
- Nhất quán với hồ sơ khác. Nội dung nhật ký phải khớp với biên bản nghiệm thu, phiếu xuất vật liệu và nhật ký giám sát cùng ngày.
Kỹ năng quan sát và mô tả hiện trường quyết định chất lượng của những dòng ghi này; nội dung chuyên sâu về cách quan sát, mô tả và xử lý sai khác đã được trình bày trong bài kỹ năng ghi nhận hiện trường và xử lý sai khác trong thi công.
Điều kiện thi công, nhân lực và thiết bị
Nhóm nội dung điểm a Phụ lục IIa thường bị ghi qua loa nhất, nhưng lại là nhóm có giá trị chứng minh cao nhất khi phát sinh tranh chấp về tiến độ và chi phí.
Điều kiện thi công không chỉ là “nắng” hay “mưa”. Nhiệt độ có ý nghĩa trực tiếp với công tác bê tông, sơn, chống thấm, hàn. Mưa lớn kéo dài liên quan đến biện pháp thoát nước hố móng và an toàn hố đào. Gió mạnh liên quan đến vận hành cẩu tháp và giàn giáo bao che. Ghi rõ khung giờ dừng thi công vì thời tiết là dữ liệu quan trọng khi lập hồ sơ đề nghị điều chỉnh tiến độ.
Nhân công nên ghi theo tổ đội và theo nghề, không chỉ một con số tổng. Ghi “120 người” ít giá trị hơn “cốp pha 34, cốt thép 28, bê tông 16, hoàn thiện 30, cơ điện 12”. Cách ghi này cho phép đối chiếu với khối lượng thực hiện và phát hiện sớm tình trạng huy động không đủ so với cam kết trong hợp đồng.
Thiết bị ghi theo loại, số lượng và tình trạng huy động tại hiện trường. Với thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn (cẩu tháp, vận thăng, máy ép cọc…), phần ghi nhật ký cần thống nhất với hồ sơ kiểm định và hồ sơ an toàn của công trình.
Công việc được thi công và nghiệm thu hằng ngày
Đây là phần “xương sống” của nhật ký. Nguyên tắc là mỗi dòng công việc phải định vị được trong không gian công trình: hạng mục, tầng/cao độ, trục hoặc phân khu, khối lượng ước tính. Với công việc chuyển sang nghiệm thu trong ngày, nên ghi kèm số và tên biên bản nghiệm thu để tạo liên kết hai chiều giữa nhật ký và hồ sơ nghiệm thu.
Liên kết này đặc biệt quan trọng với các công việc bị che khuất: cốt thép trước khi đổ bê tông, hệ thống ngầm trước khi lấp, chống thấm trước khi cán nền. Sau khi che khuất, không còn cách nào kiểm tra lại ngoài hồ sơ — và nhật ký chính là lớp bằng chứng bổ sung cho biên bản nghiệm thu. Nếu biên bản nghiệm thu ghi ngày 15 nhưng nhật ký ngày 15 không đề cập công việc đó, hoặc nhật ký ghi hôm đó cả công trường nghỉ mưa, mâu thuẫn sẽ đặt dấu hỏi cho toàn bộ hồ sơ hạng mục.
Sự cố, hư hỏng, tai nạn lao động và vấn đề phát sinh
Điểm b mục 3 Phụ lục IIa yêu cầu mô tả chi tiết các sự cố, hư hỏng, tai nạn lao động, các vấn đề phát sinh khác và biện pháp khắc phục, xử lý trong quá trình thi công (nếu có). Hai yêu cầu này đi liền nhau: ghi sự việc mà không ghi cách xử lý là ghi thiếu.
Tâm lý thường gặp là né tránh — ngại ghi sự cố vì sợ “để lại bằng chứng bất lợi”. Thực tế ngược lại. Khi sự cố đã xảy ra và có nhiều người chứng kiến, việc không ghi vào nhật ký không xóa được sự việc, chỉ làm mất khả năng chứng minh rằng nhà thầu đã phát hiện kịp thời và xử lý đúng cách. Bản ghi tốt nên có: thời điểm phát hiện, vị trí, mô tả hiện trạng, phạm vi ảnh hưởng, người đã báo cáo, biện pháp tạm thời, biện pháp xử lý chính thức và ngày hoàn thành xử lý.
Cần phân biệt: ghi nhật ký là nghĩa vụ ghi chép nội bộ, còn sự cố công trình xây dựng theo quy định của Nghị định 207/2026/NĐ-CP có trình tự khai báo, điều tra, giải quyết riêng. Nhật ký không thay thế thủ tục khai báo sự cố, nhưng là tài liệu đầu tiên được yêu cầu xuất trình khi tổ chức điều tra nguyên nhân.
Kiến nghị và ý kiến giải quyết của các bên
Điểm c và điểm d mục 3 Phụ lục IIa tạo thành một cặp: kiến nghị của nhà thầu thi công và của giám sát thi công (nếu có), và ý kiến về việc giải quyết các vấn đề phát sinh của các bên có liên quan. Đây là phần biến nhật ký từ sổ ghi việc thành công cụ trao đổi kỹ thuật có dấu vết.
Ví dụ điển hình: giám sát ghi kiến nghị dừng công tác lấp đất vì chưa nghiệm thu chống thấm; nhà thầu ghi kiến nghị làm rõ cao độ đáy móng do sai khác địa chất so với hồ sơ khảo sát; chủ đầu tư ghi ý kiến chấp thuận phương án xử lý sau khi có văn bản của đơn vị thiết kế. Ba dòng ghi này, cùng ngày tháng rõ ràng, có giá trị hơn nhiều cuộc trao đổi miệng.
Văn bản kỹ thuật hiện trường được lưu cùng nhật ký
Mục 4 Phụ lục IIa quy định: trường hợp chủ đầu tư và các nhà thầu tham gia hoạt động xây dựng công trình phát hành văn bản để giải quyết các vấn đề kỹ thuật trên công trường thì các văn bản này được lưu giữ cùng với nhật ký thi công xây dựng công trình.
Quy định này biến nhật ký thành một “bộ hồ sơ” chứ không chỉ một quyển sổ. Những văn bản thường thuộc nhóm này gồm: văn bản trả lời của đơn vị thiết kế về xử lý kỹ thuật, thông báo của chủ đầu tư về thay đổi biện pháp thi công, văn bản của giám sát yêu cầu khắc phục, biên bản xử lý hiện trường giữa các bên. Cách làm gọn là đánh số văn bản theo ngày phát hành và ghi tham chiếu ngay tại dòng nhật ký của ngày tương ứng, đồng thời lưu bản gốc hoặc bản sao trong tập kèm theo. Khi bàn giao hồ sơ hoàn thành, tập văn bản này đi cùng nhật ký, tránh tình trạng nhật ký nhắc đến “theo văn bản ngày 20/8” mà không ai tìm được văn bản đó.
Nhật ký điện tử có được không?
Câu hỏi này ngày càng phổ biến khi nhiều nhà thầu đã dùng phần mềm quản lý thi công, ứng dụng chấm công và ảnh hiện trường gắn định vị. Nghị định 207/2026/NĐ-CP có Điều 11 về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý thi công xây dựng công trình, trong đó khoản 1 quy định chủ đầu tư và các nhà thầu được quyền thỏa thuận lựa chọn ứng dụng giải pháp công nghệ thông tin, mô hình thông tin công trình (BIM) để quản lý thi công xây dựng, quản lý chất lượng, nghiệm thu và bàn giao công trình; đồng thời được lập hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục hồ sơ hoàn thành công trình quy định tại Phụ lục VII theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, và chịu trách nhiệm về nội dung, tính chính xác, trung thực, bảo mật và lưu trữ an toàn đối với phần việc do mình thực hiện.
Khoản 2 Điều 11 bổ sung một yêu cầu rất thực tế: khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, các hồ sơ dưới định dạng tập tin điện tử phải được trích xuất, in thành bản giấy và được chủ đầu tư xác nhận.
Từ hai khoản này, có thể rút ra cách làm an toàn cho nhật ký điện tử:
- Phải có thỏa thuận. Việc dùng giải pháp điện tử là quyền thỏa thuận giữa chủ đầu tư và nhà thầu, nên cần được chốt cùng lúc với thỏa thuận về hình thức và nội dung nhật ký theo Phụ lục IIa — tức là trước khi thi công, không phải giữa chừng.
- Phải bảo đảm được yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử đối với hồ sơ, tài liệu điện tử: xác thực người ghi, chống sửa xóa dấu vết, lưu trữ an toàn.
- Phải trích xuất được ra bản giấy khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu, và bản in đó cần được chủ đầu tư xác nhận. Một phần mềm không cho phép xuất bản in đầy đủ theo ngày sẽ gây khó khăn khi kiểm tra.
Nhiều đơn vị hiện áp dụng mô hình kết hợp: ghi trên phần mềm hằng ngày, in theo tuần hoặc theo tháng, ký xác nhận và đóng thành tập. Cách làm này là lựa chọn quản trị chứ không phải yêu cầu bắt buộc của Nghị định, nhưng giúp giảm rủi ro khi hồ sơ được kiểm tra ở nhiều thời điểm khác nhau.
Công trình có nhiều nhà thầu hoặc nhà thầu liên danh
Với công trình lớn, thường có nhiều nhà thầu cùng thi công trong cùng khoảng thời gian. Vì Phụ lục IIa cho phép lập nhật ký theo từng gói thầu hoặc cho toàn bộ công trình, chủ đầu tư nên quyết định sớm cấu trúc nhật ký của cả công trình để tránh chồng lấn hoặc bỏ sót.
Ba tình huống thường gặp và hướng xử lý theo hướng thực hành tốt (Phụ lục IIa không quy định chi tiết cho từng tình huống):
- Nhiều gói thầu song song. Mỗi gói một quyển nhật ký, thống nhất chung mẫu biểu và quy tắc đánh số để dễ đối chiếu chéo khi có sự việc liên quan nhiều gói (ví dụ cẩu tháp dùng chung, đường công vụ dùng chung).
- Có nhà thầu phụ. Thỏa thuận thầu chính – thầu phụ về trách nhiệm lập nhật ký cho phần việc của thầu phụ phải bằng văn bản và nêu rõ: ai ghi, ghi vào quyển nào, nộp cho ai, thời hạn nộp. Đây là nội dung Phụ lục IIa yêu cầu phải thỏa thuận, nên không thể để mặc định.
- Nhà thầu liên danh. Xác định một đầu mối tổng hợp trước chủ đầu tư, đồng thời phân định rõ thành viên nào ghi phạm vi nào theo thỏa thuận liên danh. Nếu để hai thành viên cùng ghi một phạm vi mà không phân định, nội dung dễ mâu thuẫn và mất giá trị đối chiếu.
Trong mọi tình huống trên, ranh giới trách nhiệm quản lý chất lượng vẫn theo Nghị định 207/2026/NĐ-CP về quản lý chất lượng công trình: việc nghiệm thu của chủ đầu tư không thay thế và không làm giảm trách nhiệm của nhà thầu; nhà thầu chính chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư về công việc do nhà thầu phụ thực hiện.
Lỗi thường gặp khiến nhật ký mất giá trị
1. Ghi dồn nhiều ngày. Đây là lỗi nặng nhất vì phá vỡ chính yêu cầu ghi hằng ngày của Phụ lục IIa. Dấu hiệu dễ nhận: cùng nét chữ, cùng màu mực, nội dung lặp lại, số liệu nhân công không đổi suốt tuần. Hệ quả là toàn bộ dữ liệu trong giai đoạn đó bị nghi ngờ, kể cả những dòng ghi đúng.
2. Ghi chung chung. “Thi công bình thường”, “an toàn đảm bảo”, “tiếp tục công việc” không cho biết công việc gì, ở đâu, khối lượng bao nhiêu. Bản ghi kiểu này không phục vụ được bất kỳ mục đích đối chiếu nào.
3. Không có xác nhận của giám sát. Phụ lục IIa yêu cầu nhật ký phản ánh cả kiến nghị của giám sát thi công và ý kiến giải quyết của các bên liên quan. Nếu quyển nhật ký chỉ có chữ ký của nhà thầu, phần nội dung đối thoại kỹ thuật trở nên một chiều và giá trị chứng minh giảm mạnh.
4. Nội dung mâu thuẫn với biên bản nghiệm thu. Nghiệm thu ghi ngày này, nhật ký ghi công việc đó ở ngày khác; hoặc khối lượng trong hai tài liệu chênh lệch lớn. Mâu thuẫn giữa các tài liệu trong cùng bộ hồ sơ luôn bị đặt câu hỏi trước tiên khi kiểm tra công tác nghiệm thu.
5. Bỏ sót sự cố, tai nạn lao động. Điểm b mục 3 Phụ lục IIa yêu cầu mô tả chi tiết cả sự việc lẫn biện pháp khắc phục. Bỏ trống phần này khi thực tế đã xảy ra sự việc là ghi thiếu nội dung bắt buộc.
6. Không lưu văn bản kỹ thuật kèm theo. Mục 4 Phụ lục IIa quy định văn bản do chủ đầu tư và các nhà thầu phát hành để giải quyết vấn đề kỹ thuật trên công trường được lưu giữ cùng nhật ký. Nhật ký viện dẫn văn bản nhưng không có văn bản đi kèm là hồ sơ chưa hoàn chỉnh.
7. Không thỏa thuận hình thức, nội dung trước khi thi công. Hệ quả thường thấy là giữa chừng phải đổi mẫu, dẫn đến việc chép lại nhật ký — và nhật ký chép lại thì không còn là bản ghi gốc.
8. Không phân định trách nhiệm ghi với thầu phụ. Phần việc chuyên ngành (cơ điện, chống thấm, phòng cháy chữa cháy) bị bỏ trắng trong nhật ký chung, đến khi hoàn công mới phát hiện.
Checklist kiểm tra nhật ký cuối tuần
Danh mục dưới đây là công cụ quản trị nội bộ do người viết đề xuất để chỉ huy trưởng hoặc cán bộ quản lý chất lượng tự soát mỗi cuối tuần, không phải biểu mẫu do Nghị định 207 ban hành:
- Đủ số ngày trong tuần? Ngày không thi công đã ghi lý do chưa?
- Mỗi ngày đã có: thời tiết/nhiệt độ, nhân công theo tổ đội, thiết bị huy động?
- Công việc thi công có định vị được hạng mục – tầng/cao độ – trục – khối lượng?
- Công việc được nghiệm thu trong tuần đã ghi và khớp số hiệu biên bản nghiệm thu?
- Sự cố, hư hỏng, tai nạn lao động, vấn đề phát sinh (nếu có) đã ghi kèm biện pháp khắc phục, xử lý?
- Kiến nghị của nhà thầu và của giám sát đã được ghi và có xác nhận của người nêu?
- Ý kiến giải quyết của các bên liên quan đã được ghi lại?
- Văn bản kỹ thuật phát hành trong tuần đã được lưu vào tập kèm theo và có tham chiếu trong nhật ký?
- Không có trang trắng, không có trang bị xé; nội dung sửa (nếu có) vẫn đọc được chữ cũ và có ký nháy?
- Nếu dùng nhật ký điện tử: đã in và ký xác nhận theo chu kỳ đã thỏa thuận chưa?
Chỉ cần duy trì mười câu hỏi này mỗi tuần, phần lớn lỗi nêu ở mục trên sẽ không kịp tích tụ đến giai đoạn hoàn công.
Kết luận
Nhật ký thi công không phải là quyển sổ để hoàn thiện vào phút chót trước ngày nghiệm thu. Theo khoản 13 Điều 15 và Phụ lục IIa Nghị định 207/2026/NĐ-CP, đó là tài liệu do nhà thầu thi công lập, được chủ đầu tư và nhà thầu thống nhất hình thức, nội dung trước khi thi công, ghi hằng ngày về điều kiện thi công, nhân lực, thiết bị, công việc thi công và nghiệm thu, sự cố và vấn đề phát sinh, kiến nghị cùng ý kiến giải quyết của các bên; kèm theo là các văn bản kỹ thuật phát hành trên công trường.
Giá trị của nhật ký nằm ở tính liên tục và tính trung thực. Một quyển nhật ký ghi đều, ghi cụ thể, khớp với biên bản nghiệm thu và có đủ xác nhận sẽ bảo vệ nhà thầu trong tranh chấp tiến độ, hỗ trợ chủ đầu tư khi kiểm tra công tác nghiệm thu, và giúp đơn vị quản lý vận hành hiểu được công trình mình tiếp nhận. Ngược lại, nhật ký ghi dồn và ghi chung chung không bảo vệ được ai.
Việc áp dụng cụ thể còn phụ thuộc loại và cấp công trình, cơ cấu gói thầu, thỏa thuận trong hợp đồng và yêu cầu riêng của chủ đầu tư, vì vậy cần xem xét hồ sơ thực tế của từng dự án khi thiết kế mẫu nhật ký và quy trình kiểm soát.
Văn bản sử dụng trong bài
- Luật Xây dựng số 135/2025/QH15.
- Nghị định 207/2026/NĐ-CP ngày 15/6/2026 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Xây dựng về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình xây dựng (hiệu lực từ 01/7/2026): khoản 3 Điều 4; Điều 11 (ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý thi công); khoản 11 và khoản 13 Điều 15; Phụ lục IIa (nhật ký thi công xây dựng công trình); Phụ lục IIb (bản vẽ hoàn công); Phụ lục VII (danh mục hồ sơ hoàn thành công trình).
- Nghị định 06/2021/NĐ-CP — chỉ nhắc đến với tính chất lịch sử, đã hết hiệu lực từ 01/7/2026.
