Pre-BEP là bản kế hoạch thực hiện BIM lập trước khi bên thực hiện được lựa chọn; BEP là bản hoàn thiện sau khi đã trúng thầu và biết phạm vi công việc thật.
Pre-BEP trả lời câu hỏi “nếu được chọn, chúng tôi sẽ làm thế nào?”. BEP trả lời “chúng tôi cam kết làm thế này, với những con người và mốc thời gian cụ thể này”.
Khác biệt cốt lõi không nằm ở độ dài mà ở mức ràng buộc: một bên là năng lực đề xuất, một bên là nghĩa vụ thực hiện.
Vì sao kế hoạch thực hiện BIM cần hai giai đoạn thay vì một?
Câu hỏi này hợp lý và cũng là điểm nhiều người thấy khó hiểu khi mới tiếp cận. Lý do nằm ở một mâu thuẫn thực tế trong quy trình lựa chọn nhà thầu.
Bên yêu cầu cần biết năng lực của các bên dự thầu trước khi quyết định chọn ai. Nhưng ở thời điểm đó, bên dự thầu chưa biết mình có trúng hay không, chưa biết ai sẽ là các bên cùng tham gia, chưa thể giữ chỗ nhân sự chủ chốt, và nhiều thông tin dự án vẫn còn chưa chốt.
Nếu bắt buộc nộp một bản kế hoạch đầy đủ ngay từ vòng dự thầu, kết quả sẽ là những cam kết không có cơ sở. Ngược lại, nếu chờ đến khi trúng thầu mới yêu cầu bất kỳ tài liệu nào, bên yêu cầu mất cơ hội đánh giá năng lực khi còn có thể lựa chọn.
Chia làm hai bước giải quyết được cả hai vấn đề: đánh giá năng lực ở thời điểm còn quyền lựa chọn, và cam kết chi tiết ở thời điểm đã có đủ thông tin.
Pre-BEP và BEP khác nhau ở mục tiêu và mức độ hoàn thiện nào?
| Tiêu chí | Pre-BEP | BEP |
|---|---|---|
| Thời điểm lập | Trước khi được lựa chọn, kèm hồ sơ dự thầu | Sau khi trúng thầu, trước khi triển khai |
| Mục đích chính | Chứng minh năng lực và cách tiếp cận | Cam kết cách tổ chức công việc thật |
| Người đọc | Tổ đánh giá hồ sơ dự thầu | Đội dự án và bên yêu cầu |
| Độ chín thông tin | Dựa trên giả định về phạm vi | Dựa trên phạm vi đã xác định |
| Nhân sự | Vị trí và hồ sơ năng lực đề xuất | Tên người cụ thể, thời gian tham gia cụ thể |
| Lịch triển khai | Khung tiến độ khái quát | Mốc gắn với tiến độ dự án đã duyệt |
| Mức ràng buộc | Đề xuất — có thể điều chỉnh khi đàm phán | Nghĩa vụ — là căn cứ đánh giá thực hiện |
| Vòng đời | Kết thúc khi có kết quả lựa chọn | Sống suốt dự án, cập nhật khi cần |
Tên gọi hai tài liệu này không thống nhất giữa các dự án. Có nơi gọi bản trước là “kế hoạch thực hiện BIM sơ bộ”, bản sau là “kế hoạch thực hiện BIM chi tiết”. Có nơi dùng cách phân biệt “trước khi ký hợp đồng” và “sau khi ký hợp đồng”. Điều quan trọng là hiểu đúng chức năng của từng bản, không phải nhớ tên gọi.
Vai trò của Pre-BEP trong giai đoạn chuẩn bị kế hoạch BIM
Vì mục đích là chứng minh năng lực, Pre-BEP tập trung vào những nội dung mà bên dự thầu có thể khẳng định ngay ở thời điểm đó:
- 01Hiểu biết về yêu cầuDiễn giải lại các yêu cầu thông tin để chứng minh đã đọc kỹ, không chỉ nhận tài liệu.
- 02Cách tiếp cận đề xuấtSẽ tổ chức công việc theo hướng nào, vì sao hướng đó phù hợp với dự án này.
- 03Năng lực và kinh nghiệmDự án tương tự đã thực hiện, kết quả đạt được, bài học rút ra.
- 04Cơ cấu đội đề xuấtCác vị trí cần có và yêu cầu năng lực cho từng vị trí.
- 05Hạ tầng và công cụNền tảng, phần mềm, hạ tầng kỹ thuật đang có sẵn.
- 06Khung tiến độ khái quátCác giai đoạn chính và mốc dự kiến, chưa gắn với ngày cụ thể.
- 07Điểm cần làm rõNhững yêu cầu chưa đủ rõ, đề nghị trao đổi thêm khi đàm phán.
Mục 07 thường bị bỏ qua nhưng lại có giá trị lớn. Một bên dự thầu nêu được câu hỏi sắc về yêu cầu thường thể hiện năng lực tốt hơn bên chấp nhận mọi thứ không thắc mắc.
BEP được phát triển và hoàn thiện như thế nào khi triển khai BIM?
Sau khi trúng thầu, ba nhóm thông tin trước đây chỉ là giả định giờ trở thành dữ kiện, và tài liệu phải phản ánh điều đó.
- Nhân sự thật thay cho vị trí đề xuấtTên người, tỷ lệ thời gian tham gia, người thay thế khi vắng mặt.
- Quy ước đã chốt thay cho quy ước dự kiếnHệ tọa độ, cách phân chia mô hình, quy ước đặt tên — đã thống nhất với các bên khác.
- Lịch gắn với tiến độ đã duyệtMốc chia sẻ thông tin đặt đúng vị trí so với các mốc phê duyệt của dự án.
- Phân công cụ thể theo hạng mụcAi chịu trách nhiệm phần nào của mô hình, ai kiểm tra, ai chấp thuận.
- Quy trình phối hợp có ngày giờTần suất họp rà soát, thời hạn phản hồi, cách theo dõi việc xử lý vấn đề.
- Cấu hình môi trường dữ liệu chungCấu trúc thư mục, danh sách tài khoản, phân quyền theo vai trò.
Sơ đồ mang tính minh họa khái quát; thứ tự bổ sung thực tế phụ thuộc vào cách tổ chức của từng dự án.
Cấu trúc đầy đủ của bản kế hoạch hoàn thiện được trình bày tại bài Kế hoạch thực hiện BIM (BEP).
Ví dụ minh họa quá trình phát triển kế hoạch BIM
Ở vòng dự thầu. Một đơn vị tư vấn thiết kế nộp Pre-BEP nêu: sẽ bố trí một vị trí quản lý BIM toàn thời gian và hai vị trí điều phối theo bộ môn; đề xuất chia mô hình theo bộ môn; đề nghị làm rõ hai điểm trong yêu cầu về dữ liệu vận hành. Tổ đánh giá thấy cách tiếp cận hợp lý và câu hỏi đặt ra là câu hỏi đúng.
Sau khi trúng thầu. Phạm vi được chốt gồm cả phần hạ tầng kỹ thuật ngoài nhà — nội dung mà ở vòng dự thầu chưa rõ. Bản BEP hoàn thiện vì thế phải bổ sung một vị trí điều phối thứ ba, điều chỉnh cách phân chia mô hình từ thuần bộ môn sang kết hợp phân khu, và ghi rõ hai điểm trước đây còn hỏi giờ đã được bên yêu cầu trả lời thế nào.
Điều rút ra. Nếu chỉ có một tài liệu duy nhất, hoặc bên thực hiện phải cam kết cứng khi chưa biết phạm vi, hoặc bên yêu cầu không có gì để đánh giá khi còn quyền lựa chọn. Hai bước giải quyết đúng mâu thuẫn này.
Tư vấn đăng ký: 0904 889 859 – Ms. Hoa
Những nhầm lẫn thường gặp giữa hai giai đoạn kế hoạch BIM
Nhầm 1: Coi Pre-BEP là bản rút gọn của BEP
Hai tài liệu khác nhau về mục đích, không chỉ về độ dài. Pre-BEP thuyết phục người đánh giá; BEP hướng dẫn người thực hiện. Rút gọn BEP không tạo ra một Pre-BEP tốt, vì phần thuyết phục — kinh nghiệm, lý do chọn cách tiếp cận — vốn không có trong BEP.
Nhầm 2: Nộp Pre-BEP rồi coi như xong
Sau khi trúng thầu vẫn dùng nguyên bản cũ. Kết quả là tài liệu ghi những vị trí không có người thật, những mốc không khớp tiến độ đã duyệt, và không ai dùng nó để làm việc.
Nhầm 3: Yêu cầu Pre-BEP quá chi tiết ở vòng dự thầu
Đây là lỗi từ phía bên yêu cầu. Đòi tên nhân sự cụ thể và lịch chi tiết khi bên dự thầu chưa biết có trúng hay không sẽ nhận được những cam kết hình thức, và làm tăng chi phí dự thầu mà không tăng chất lượng đánh giá.
Nhầm 4: Bỏ hẳn bước Pre-BEP
Đi thẳng đến việc chọn nhà thầu rồi mới yêu cầu kế hoạch thực hiện, khiến bên yêu cầu mất công cụ đánh giá quan trọng ở đúng thời điểm còn có thể lựa chọn.
Nhầm 5: Không ghi lại phần đã thay đổi
Khi hoàn thiện BEP, những điểm khác so với Pre-BEP nên được nêu rõ. Nếu không, các cam kết ban đầu bị âm thầm thay thế và bên yêu cầu khó phát hiện sự sụt giảm so với hồ sơ dự thầu.
Góc nhìn của bên yêu cầu và bên thực hiện
Nếu bạn ở phía bên thực hiện, hãy xem Pre-BEP là cơ hội thể hiện hiểu biết chứ không phải thủ tục. Việc nêu rõ đã hiểu yêu cầu thế nào và thấy điểm nào cần làm rõ thường tạo ấn tượng tốt hơn một tài liệu đầy đủ hình thức nhưng chung chung.
Nếu bạn ở phía bên yêu cầu, hãy cân đối mức chi tiết đòi hỏi ở mỗi giai đoạn. Ở vòng dự thầu, tập trung vào cách tiếp cận và năng lực. Sau khi chọn xong, mới yêu cầu cam kết cụ thể — và khi đó cần rà soát kỹ, đối chiếu từng điểm với những gì đã hứa ở vòng trước.
Với người làm quản lý BIM, thành thạo cả hai tài liệu là kỹ năng có giá trị trực tiếp: một bên phục vụ giai đoạn phát triển kinh doanh, một bên phục vụ giai đoạn triển khai.
Khi nào nội dung kế hoạch BIM cần được cập nhật?
Giai đoạn chuyển tiếp giữa hai tài liệu thường bị xem nhẹ, nhưng đây là lúc quyết định kế hoạch có trở thành công cụ làm việc hay chỉ là thủ tục. Bảy việc nên làm theo thứ tự:
- Lập bảng đối chiếu với yêu cầuTừng yêu cầu trong tài liệu của bên yêu cầu ứng với cam kết nào. Ô trống là việc phải làm rõ ngay.
- Chốt nhân sự thậtThay các vị trí đề xuất bằng tên người, tỷ lệ thời gian tham gia và người thay thế khi vắng.
- Thống nhất quy ước với các bên khácHệ tọa độ, phân chia mô hình, đặt tên — phải chốt cùng các bên chứ không tự quyết.
- Gắn mốc vào tiến độ đã duyệtĐây là bước biến cam kết chung chung thành lịch làm việc thực tế.
- Thiết lập môi trường dữ liệu chungTạo cấu trúc, cấp tài khoản, thử nộp một vòng để phát hiện vướng mắc sớm.
- Ghi rõ những gì đã thay đổiSo với bản trước, điểm nào khác và vì sao. Đây là phần bên yêu cầu sẽ rà soát kỹ nhất.
- Trình rà soát và chấp thuậnChưa được chấp thuận thì chưa nên bắt đầu sản xuất thông tin hàng loạt.
Sơ đồ mang tính minh họa khái quát; thứ tự có thể thay đổi tùy cách tổ chức của từng dự án.
Bước thứ sáu là bước hay bị bỏ qua nhất và cũng gây mất niềm tin nhiều nhất. Khi một cam kết ở vòng dự thầu bị âm thầm hạ xuống trong bản hoàn thiện, bên yêu cầu thường phát hiện muộn — và khi phát hiện thì quan hệ hợp tác đã bị ảnh hưởng.
Pre-BEP dưới góc nhìn người đánh giá hồ sơ
Nếu bạn ở tổ đánh giá, việc so sánh nhiều Pre-BEP cùng lúc khá khó, vì các tài liệu thường trình bày theo cấu trúc khác nhau và đều nghe hợp lý. Bốn tiêu chí giúp phân biệt:
| Tiêu chí | Dấu hiệu tài liệu tốt | Dấu hiệu cần thận trọng |
|---|---|---|
| Hiểu yêu cầu | Diễn giải lại bằng ngôn ngữ riêng, nêu được ràng buộc đặc thù của dự án | Chép lại nguyên văn yêu cầu, không thêm nhận định nào |
| Cách tiếp cận | Giải thích vì sao chọn cách này cho dự án này | Mô tả quy trình chung, thay tên dự án nào cũng dùng được |
| Kinh nghiệm | Nêu cả khó khăn đã gặp và cách xử lý | Chỉ liệt kê dự án đã tham gia, không có bài học nào |
| Câu hỏi làm rõ | Nêu được điểm chưa rõ trong yêu cầu, có căn cứ | Không hỏi gì, chấp nhận mọi điều kiện |
Cột cuối cùng đáng chú ý. Một bên dự thầu không hỏi gì thường không phải vì họ hiểu hết, mà vì họ chưa đọc kỹ. Ngược lại, câu hỏi sắc về yêu cầu thông tin là chỉ dấu năng lực đáng tin hơn nhiều so với danh sách dự án đã làm.
Khi nào có thể gộp hai giai đoạn làm một?
Việc chia hai bước không phải lúc nào cũng cần thiết. Ba trường hợp có thể gộp:
Khi bên thực hiện đã được xác định từ trước. Không có cạnh tranh thì không cần tài liệu phục vụ đánh giá so sánh. Lập thẳng một bản kế hoạch sau khi ký hợp đồng là hợp lý.
Khi gói thầu nhỏ và phạm vi đã rõ từ đầu. Nếu không có ẩn số lớn giữa vòng dự thầu và lúc triển khai, khoảng cách giữa hai bản gần như không đáng kể.
Khi các bên đã làm việc với nhau nhiều lần. Quy ước và cách phối hợp đã ổn định qua nhiều dự án, nên phần lớn nội dung có thể kế thừa trực tiếp.
Ngược lại, nên giữ nguyên hai bước khi có nhiều bên dự thầu cần so sánh, khi phạm vi còn có thể thay đổi đáng kể, hoặc khi bên yêu cầu chưa từng làm việc với các đơn vị dự thầu và cần cơ sở đánh giá năng lực thật.
Câu hỏi thường gặp về kế hoạch BIM theo giai đoạn
Pre-BEP và BEP khác nhau như thế nào?
Pre-BEP lập trước khi bên thực hiện được lựa chọn, nhằm chứng minh năng lực và cách tiếp cận. BEP lập sau khi trúng thầu, cam kết cách tổ chức công việc cụ thể với nhân sự thật và mốc thời gian thật. Khác biệt chính là mức ràng buộc và độ chín của thông tin.
Dự án nhỏ có cần cả hai bản không?
Không nhất thiết. Với gói thầu nhỏ, một bản kế hoạch gọn lập sau khi ký hợp đồng có thể đủ. Việc chia hai bước có giá trị rõ nhất khi có nhiều bên cùng dự thầu và bên yêu cầu cần cơ sở so sánh.
Ai chấp thuận Pre-BEP?
Pre-BEP thường không được “chấp thuận” theo nghĩa hành chính mà được đánh giá như một phần hồ sơ dự thầu. Bản được chấp thuận chính thức là BEP sau khi trúng thầu.
Pre-BEP có phải theo mẫu quy định không?
Bài viết này không đưa ra biểu mẫu bắt buộc. Yêu cầu về nội dung và hình thức thường được nêu trong hồ sơ mời thầu của từng dự án.
Học lập hai tài liệu này ở đâu?
Nội dung Quản lý BIM trong chương trình BIM của Viện Nghiên cứu Đào tạo Bồi dưỡng Cán bộ có phần thực hành lập và rà soát kế hoạch thực hiện BIM ở cả hai giai đoạn. Chi tiết xem tại khóa học Quản lý BIM – BIM Manager, hoặc liên hệ 0904 889 859 – Ms. Hoa.
