Đấu thầu qua mạng là gì? Quy trình và lưu ý cho doanh nghiệp

Đấu thầu qua mạng là việc thực hiện hoạt động đấu thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia — đây là định nghĩa tại khoản 9 Điều 4 Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15. Cách diễn đạt ngắn gọn ấy che đi một thay đổi rất lớn về cách làm việc: từ ngày 01/01/2025, theo điểm b khoản 1 Điều 50 của Luật, đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế và chào hàng cạnh tranh trong nước áp dụng đấu thầu qua mạng đối với tất cả các gói thầu, trừ những trường hợp không đấu thầu trên Hệ thống theo quy định. Nói cách khác, với phần lớn cán bộ mua sắm và nhà thầu hiện nay, đấu thầu qua mạng không còn là một lựa chọn để cân nhắc mà là môi trường làm việc mặc định.

Câu hỏi đấu thầu qua mạng là gì vì thế không dừng lại ở một định nghĩa, mà kéo theo cả một cách tổ chức công việc khác trước. Bài viết này dành cho người mới: giải thích khái niệm, phạm vi áp dụng, ai làm gì trong một gói thầu qua mạng, phân biệt hai loại hồ sơ hay bị nhầm nhất là E-HSMT và E-HSDT, mô tả luồng công việc khái quát, nêu lợi ích cùng những giới hạn và rủi ro thực tế, kèm một bảng thuật ngữ để tra nhanh. Bài không đi vào thao tác chi tiết trên màn hình — phần đó thuộc về quy trình thực hành đấu thầu qua mạng và hướng dẫn lập E-HSDT.

Đấu thầu qua mạng là gì theo quy định hiện hành

Luật Đấu thầu định nghĩa hai khái niệm gắn liền nhau. Thứ nhất, đấu thầu (khoản 8 Điều 4) là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết, thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp; hoặc lựa chọn nhà đầu tư để ký kết, thực hiện hợp đồng dự án đầu tư kinh doanh, trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch, hiệu quả kinh tế và trách nhiệm giải trình. Thứ hai, đấu thầu qua mạng (khoản 9 Điều 4) là việc thực hiện chính hoạt động đó trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Điểm cần nắm ngay từ đầu: bản chất nghiệp vụ không đổi. Các nguyên tắc về tư cách hợp lệ, bảo đảm cạnh tranh, tiêu chuẩn đánh giá, thẩm quyền phê duyệt, xử lý tình huống đều giữ nguyên như khi làm hồ sơ giấy. Cái thay đổi là phương tiện và cách để lại dấu vết. Mọi hành động được ghi nhận theo thời gian, mọi tài liệu được lưu dưới dạng dữ liệu điện tử, và mọi mốc thời hạn được Hệ thống kiểm soát chứ không phụ thuộc vào việc ai đó nhận hay không nhận hồ sơ giấy.

Sự chuyển dịch này lý giải vì sao nhiều đơn vị vốn làm hồ sơ giấy rất thuần thục lại lúng túng khi chuyển sang môi trường điện tử. Không phải vì họ yếu nghiệp vụ, mà vì quy trình nội bộ của họ trước đây dựa vào những điểm kiểm soát mềm — có thể bổ sung giấy tờ vào phút chót, có thể trao đổi miệng để làm rõ, có thể ký sau và hoàn thiện hồ sơ trước khi nộp. Trên Hệ thống, những khoảng đệm đó không còn.

Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia — nơi toàn bộ hoạt động diễn ra

Theo khoản 18 Điều 4 Luật Đấu thầu, Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia là hệ thống công nghệ thông tin do cơ quan quản lý nhà nước về hoạt động đấu thầu xây dựng và quản lý, nhằm thống nhất quản lý thông tin về đấu thầu và thực hiện đấu thầu qua mạng. Đây không đơn thuần là một cổng để tải file lên. Điều 51 của Luật đặt ra một loạt yêu cầu kỹ thuật và pháp lý đối với Hệ thống, và chính những yêu cầu này quyết định cách người dùng phải làm việc.

Trong số đó, có năm yêu cầu ảnh hưởng trực tiếp đến công việc hằng ngày:

• Công khai, không hạn chế truy cập đối với thông tin được đăng tải công khai. Nghĩa là thông báo mời thầu, kế hoạch lựa chọn nhà thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu đều có thể được bất kỳ ai theo dõi — kể cả đối thủ và cơ quan kiểm tra.
• Nguồn thời gian của Hệ thống được xác định theo pháp luật về nguồn thời gian chuẩn quốc gia. Đây là điều nhiều nhà thầu bỏ qua: thời điểm đóng thầu tính theo đồng hồ Hệ thống, không phải đồng hồ máy tính của bạn.
• Hệ thống hoạt động liên tục, thống nhất, ổn định, có khả năng xác thực người dùng, bảo mật và toàn vẹn dữ liệu.
• Ghi lại thông tin và truy xuất được lịch sử các giao dịch. Mọi thao tác đều để lại dấu vết phục vụ đối chiếu về sau.
• Bảo đảm nhà thầu, nhà đầu tư không thể gửi hồ sơ sau thời điểm đóng thầu. Đây là điều khoản có sức nặng nhất với nhà thầu: không có ngoại lệ kỹ thuật, không có cơ chế xin nộp muộn.

Khoản 3 Điều 50 bổ sung một nội dung quan trọng về giá trị pháp lý: văn bản điện tử trên Hệ thống có giá trị theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, và làm cơ sở đối chiếu, so sánh, xác thực thông tin phục vụ công tác đánh giá, thẩm định, thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và giải ngân. Nói cách khác, hồ sơ điện tử của bạn chính là hồ sơ chính thức — không có bản giấy nào “đúng hơn” nó.

Những nội dung nào được thực hiện trên Hệ thống

Khoản 2 Điều 50 Luật Đấu thầu liệt kê các nội dung lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư được thực hiện trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Danh sách này rộng hơn nhiều so với hình dung thông thường:

• Đăng tải thông tin về lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư;
• Lập, thẩm định (nếu có), phê duyệt hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu;
• Lập, nộp hồ sơ dự sơ tuyển, hồ sơ quan tâm, hồ sơ đăng ký thực hiện dự án, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất;
• Mở thầu;
• Đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển, hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất; mời thương thảo hợp đồng; thẩm định (nếu có) và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu;
• Thỏa thuận liên danh, bảo lãnh dự thầu điện tử, bảo lãnh thực hiện hợp đồng điện tử;
• Làm rõ các nội dung trong đấu thầu;
• Gửi và nhận đơn kiến nghị;
• Hợp đồng điện tử;
• Thanh toán điện tử.

Đọc kỹ danh sách này sẽ thấy phạm vi trải dài từ trước khi có gói thầu (đăng tải kế hoạch) cho tới sau khi ký hợp đồng (thanh toán điện tử). Vì vậy, việc chỉ đào tạo nhân sự phần “nộp hồ sơ” là chưa đủ nếu đơn vị còn phải lập hồ sơ mời thầu, đánh giá hoặc theo dõi hợp đồng.

Đấu thầu qua mạng khác đấu thầu không qua mạng ở đâu

Sự khác biệt không nằm ở tiêu chuẩn đánh giá mà nằm ở cơ chế kiểm soát. Bảng dưới đây tóm tắt những điểm mà người mới cần nắm trước khi bắt tay vào việc.

Một điểm cần nói rõ để tránh hiểu sai: đấu thầu qua mạng không làm cho hồ sơ dễ được chấp nhận hơn, cũng không làm giảm yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm hay tính hợp lệ. Nhiều nhà thầu mới tham gia kỳ vọng rằng vì nộp trên Hệ thống nên “hệ thống sẽ báo lỗi nếu thiếu”. Thực tế, Hệ thống kiểm soát định dạng và thời hạn, còn nội dung có đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu hay không vẫn do tổ chuyên gia đánh giá theo tiêu chuẩn đã công bố.

Ai làm gì trong một gói thầu qua mạng

Việc phân vai là phần người mới hay nhầm nhất, đặc biệt sau khi Luật Đấu thầu được sửa đổi. Dưới đây là cách hiểu theo quy định hiện hành.

Chủ đầu tư. Khoản 2 Điều 4 Luật Đấu thầu định nghĩa chủ đầu tư là cơ quan, tổ chức sở hữu vốn, vay vốn hoặc được giao trực tiếp quản lý, sử dụng vốn, quản lý quá trình thực hiện dự án; đơn vị sử dụng ngân sách; đơn vị dự toán trực tiếp sử dụng dự toán mua sắm ngoài ngân sách nhà nước; đơn vị mua sắm tập trung. Trong lựa chọn nhà thầu, chủ đầu tư là bên tổ chức: phê duyệt hồ sơ mời thầu, tổ chức đánh giá, phê duyệt kết quả.

Bên mời thầu. Đây là điểm dễ nhầm nhất hiện nay. Theo khoản 1 Điều 4 đã được sửa đổi, bên mời thầu là cơ quan có thẩm quyền chấp thuận chủ trương đầu tư hoặc cơ quan có thẩm quyền quyết định tổ chức đấu thầu lựa chọn nhà đầu tư; đơn vị được cơ quan có thẩm quyền giao nhiệm vụ tổ chức lựa chọn nhà đầu tư. Nghĩa là khái niệm “bên mời thầu” gắn với lựa chọn nhà đầu tư. Với các gói thầu lựa chọn nhà thầu thông thường, vai trò tổ chức thuộc về chủ đầu tư. Nhiều tài liệu cũ vẫn dùng “bên mời thầu” cho mọi trường hợp — khi đọc tài liệu cũ, cần đối chiếu lại thời điểm ban hành.

Tổ chuyên gia. Điều 19 Luật Đấu thầu quy định tổ chuyên gia gồm các cá nhân có năng lực, kinh nghiệm, có trách nhiệm thực hiện một hoặc các công việc: lập hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu; đánh giá hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất; và các nhiệm vụ khác trong quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư. Khoản 3 Điều 19 nêu rõ: thành viên tổ chuyên gia, tổ thẩm định phải có tối thiểu 03 năm công tác thuộc một trong các lĩnh vực liên quan đến nội dung pháp lý, kỹ thuật, tài chính của gói thầu, dự án đầu tư kinh doanh.

Nhà thầu. Khoản 26 Điều 4 định nghĩa nhà thầu là tổ chức, cá nhân hoặc kết hợp giữa các tổ chức hoặc giữa các cá nhân với nhau theo hình thức liên danh trên cơ sở thỏa thuận liên danh, tham dự thầu, đứng tên dự thầu và trực tiếp ký, thực hiện hợp đồng nếu được lựa chọn. Trường hợp liên danh, thỏa thuận liên danh phải quy định rõ trách nhiệm của từng thành viên.

Hệ quả thực tế của việc phân vai này với đấu thầu qua mạng rất cụ thể: mỗi vai làm việc trên một loại tài khoản và một nhóm chức năng khác nhau trên Hệ thống. Một cán bộ được giao “phụ trách đấu thầu” nhưng không được phân quyền đúng vai sẽ không thao tác được, dù hiểu nghiệp vụ đến đâu. Đây cũng là điểm nghẽn phổ biến nhất khi một đơn vị lần đầu tham gia.

E-HSMT và E-HSDT — hai loại hồ sơ không được nhầm lẫn

Đây là cặp khái niệm gây nhầm nhiều nhất, và nhầm ở đây không chỉ là lỗi dùng từ mà dẫn tới hiểu sai về trách nhiệm.

Thông tư số 79/2025/TT-BTC quy định rõ: E-HSMT là hồ sơ mời thầu đối với đấu thầu rộng rãi qua mạng, đấu thầu hạn chế qua mạng, chào hàng cạnh tranh qua mạng; E-HSDT là hồ sơ dự thầu đối với các hình thức tương ứng. Đối chiếu với Luật Đấu thầu:

• Khoản 21 Điều 4: hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu.
• Khoản 23 Điều 4: hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.

Từ đó suy ra nguyên tắc phân vai không thể đảo:

Một quy ước ngôn ngữ nên nhớ để không viết sai trong văn bản nội bộ: chỉ E-HSMT mới được “phát hành”; E-HSDT thì “nộp”. Cụm “phát hành E-HSDT” là sai bản chất và thường là dấu hiệu người viết chưa nắm phân vai.

Luồng công việc khái quát từ chuẩn bị đến kết quả

Dưới đây là luồng ở mức khái quát, mô tả trình tự nghiệp vụ chứ không phải trình tự bấm nút. Trình tự thao tác cụ thể được trình bày tại bài quy trình thực hành đấu thầu qua mạng.

Giai đoạn chuẩn bị (trước khi có gói thầu cụ thể). Tổ chức phải có tài khoản tham gia Hệ thống, phân quyền cho đúng người theo đúng vai, chuẩn bị chữ ký số còn hiệu lực và xác định ai chịu trách nhiệm theo dõi thông tin. Đây là phần nên làm một lần cho đàng hoàng, vì làm gấp khi đã có gói thầu là nguồn gốc của phần lớn sự cố.

Giai đoạn công khai thông tin. Bên tổ chức đăng tải kế hoạch lựa chọn nhà thầu — bước công khai đầu tiên của mỗi gói thầu. Nhà thầu theo dõi thông tin này để biết sớm gói nào sắp mở. Tìm hiểu thêm về khâu đăng tải kế hoạch lựa chọn nhà thầu trên Hệ thống.

Giai đoạn lập và phát hành E-HSMT. Tổ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn lập E-HSMT theo mẫu áp dụng cho hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu tương ứng, trình thẩm định (nếu có) và phê duyệt, sau đó phát hành trên Hệ thống.

Giai đoạn chuẩn bị và nộp E-HSDT. Nhà thầu đọc E-HSMT, bóc tách yêu cầu thành các nhóm pháp lý, năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật, tài chính; lập danh mục tài liệu; phân công người cung cấp; kiểm tra tính thống nhất giữa dữ liệu nhập trên biểu mẫu và nội dung file đính kèm; ký số và nộp trước thời điểm đóng thầu.

Giai đoạn mở thầu và đánh giá. Việc mở thầu thực hiện trên Hệ thống. Tổ chuyên gia đánh giá theo tiêu chuẩn đã nêu trong E-HSMT, có thể yêu cầu làm rõ. Nhà thầu cần phân công người theo dõi và trả lời yêu cầu làm rõ đúng hạn — bỏ sót bước này khiến nhiều hồ sơ tốt bị loại một cách đáng tiếc.

Giai đoạn phê duyệt và công khai kết quả. Kết quả lựa chọn nhà thầu được thẩm định (nếu có), phê duyệt và đăng tải. Sau đó là thương thảo, ký kết và thực hiện hợp đồng — với hợp đồng điện tử và thanh toán điện tử cũng nằm trong phạm vi các nội dung thực hiện trên Hệ thống theo khoản 2 Điều 50.

Phần thao tác thực hành theo từng vai được tổ chức trong khóa học đấu thầu qua mạng.

Lợi ích thực tế

Ba lợi ích dưới đây được rút ra trực tiếp từ các yêu cầu pháp lý đối với Hệ thống, không phải từ quảng cáo.

Tiếp cận thông tin bình đẳng. Vì thông tin đăng tải công khai không bị hạn chế truy cập, một nhà thầu nhỏ ở tỉnh có cùng khả năng biết về gói thầu như một nhà thầu lớn ở thành phố. Khoảng cách còn lại nằm ở việc có ai theo dõi thường xuyên hay không.

Giảm chi phí và thời gian đi lại. Không phải in ấn, niêm phong, vận chuyển và nộp trực tiếp. Với doanh nghiệp tham dự nhiều gói ở nhiều địa phương, khoản tiết kiệm này là đáng kể. Lưu ý là Luật vẫn quy định các loại chi phí trong đấu thầu qua mạng tại khoản 4 Điều 50, bao gồm chi phí tham gia Hệ thống, chi phí đăng tải thông tin, tham dự thầu, ký kết hợp đồng và các chi phí khác.

Dấu vết rõ ràng, thuận lợi khi giải trình. Vì Hệ thống ghi lại và truy xuất được lịch sử giao dịch, và văn bản điện tử làm cơ sở đối chiếu phục vụ thanh tra, kiểm tra, kiểm toán, nên khi có tranh chấp hoặc phải giải trình, các bên có căn cứ khách quan thay vì dựa vào trí nhớ và sổ giao nhận.

Giới hạn và rủi ro thường gặp

Đối trọng với các lợi ích là những rủi ro mà đơn vị nên chuẩn bị trước:

• Rủi ro thời hạn. Vì Hệ thống bảo đảm không thể gửi hồ sơ sau thời điểm đóng thầu, nên mọi chậm trễ đều là chậm trễ tuyệt đối. Cách phòng ngừa duy nhất có hiệu lực là đặt hạn nội bộ sớm hơn hạn chính thức một khoảng đủ dài để xử lý sự cố.
• Rủi ro chữ ký số. Chữ ký số hết hạn, thiết bị hỏng, hoặc người giữ chữ ký số đi vắng đều dẫn tới cùng một kết quả là không nộp được. Đơn vị nên kiểm tra hiệu lực định kỳ và có phương án dự phòng về người ký theo đúng thẩm quyền.
• Rủi ro dữ liệu không thống nhất. Thông tin khai trên biểu mẫu điện tử và nội dung file đính kèm phải khớp nhau. Sai lệch giữa hai nguồn này là lỗi hay gặp và khó biện minh khi bị đánh giá.
• Rủi ro phụ thuộc một cá nhân. Nhiều đơn vị chỉ có một người biết thao tác. Khi người đó nghỉ hoặc chuyển công tác, toàn bộ năng lực tham dự thầu bị gián đoạn.
• Rủi ro hiểu sai vai. Cán bộ chủ đầu tư đi học nội dung dành cho nhà thầu, hoặc ngược lại, dẫn tới học xong vẫn không làm được việc của mình.

Một giới hạn cần nói thẳng: môi trường điện tử không thay thế chất lượng nghiệp vụ. Một hồ sơ dự thầu nộp đúng hạn, ký số đầy đủ nhưng không đáp ứng yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm hay kỹ thuật thì vẫn bị đánh giá không đạt. Vì vậy, đào tạo thao tác luôn cần đi kèm nền nghiệp vụ — phần nền này được hệ thống trong khóa học đấu thầu của Viện.

Bảng thuật ngữ cho người mới

Tình huống minh họa: doanh nghiệp lần đầu tham dự qua mạng

Tình huống dưới đây là ví dụ để hình dung, không phải quy tắc pháp lý; mỗi gói thầu cụ thể phải theo đúng yêu cầu của E-HSMT tương ứng.

Một công ty cung cấp thiết bị văn phòng có mười năm kinh nghiệm làm hồ sơ giấy, lần đầu tham dự một gói thầu mua sắm hàng hóa qua mạng. Kế toán trưởng được giao phụ trách vì “quen làm hồ sơ nhất”. Ba ngày trước hạn nộp, đội chuẩn bị xong toàn bộ tài liệu chứng minh năng lực. Đến khi đăng nhập để nộp, họ phát hiện ba vấn đề cùng lúc: tài khoản của công ty được đăng ký từ nhiều năm trước bởi một nhân viên đã nghỉ việc; chữ ký số do giám đốc giữ nhưng giám đốc đang công tác nước ngoài; và bộ tài liệu đang có mười bảy file với tên đặt tự do, trong đó ba file trùng nội dung ở các phiên bản khác nhau.

Ba vấn đề này đều không liên quan gì đến chất lượng hồ sơ, nhưng đều đủ sức làm hỏng cả gói. Cách xử lý của họ khá điển hình cho một đội có kỷ luật: tách bạch giai đoạn chuẩn bị khỏi giai đoạn nộp. Cụ thể, họ lập một bảng kiểm chia làm bốn nhóm — tài khoản và phân quyền, chữ ký số và người ký, danh mục tài liệu và phiên bản, mốc thời gian và người theo dõi — rồi đặt hạn nội bộ trước hạn chính thức. Ở các gói thầu sau, phần chuẩn bị này chỉ mất vài giờ vì đã có sẵn quy trình.

Bài học rút ra không phải là “cần phần mềm tốt hơn” mà là “cần quy trình nội bộ rõ ràng hơn”. Môi trường điện tử làm lộ ra những điểm yếu về tổ chức mà quy trình giấy vốn che giấu được bằng sự linh hoạt.

Khi nào nên học thực hành

Nên cân nhắc học thực hành khi đơn vị rơi vào một trong các trường hợp: chưa từng thao tác trên Hệ thống; nhân sự mới tiếp nhận tài khoản từ người cũ; đã từng gặp sự cố khi nộp hồ sơ; hoặc muốn chuẩn hóa quy trình trước một giai đoạn tham dự nhiều gói thầu. Một khóa học có giá trị cần kết hợp phần hiểu quy trình nghiệp vụ với phần thao tác — vì thao tác đúng mà hồ sơ sai logic vẫn dẫn tới rủi ro, và ngược lại.

Học viên hoàn thành khóa học tại Viện được cấp chứng nhận hoàn thành khóa học theo tên khóa đã tham gia. Cần phân biệt rõ: chứng nhận hoàn thành khóa học không phải là chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu — loại chứng chỉ này do cơ quan có thẩm quyền tổ chức thi và cấp theo quy định, và được trình bày riêng tại bài chứng chỉ đấu thầu. Nội dung đào tạo cũng không thay thế trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc chuẩn bị tài liệu trung thực, phù hợp và theo dõi thông báo chính thức của từng gói thầu.

Với đơn vị đã có đội đấu thầu riêng, cách học hiệu quả nhất là mang theo danh sách các bước nội bộ đang dùng để đối chiếu trong buổi học. Cách này thường phát hiện ra những điểm thiếu cụ thể: chưa phân quyền dự phòng, chưa có người kiểm tra trạng thái sau khi nộp, chưa có quy trình lưu bằng chứng. Đó là phần giá trị nhất của lớp thực hành — biến kiến thức thành quy trình vận hành.

Người mới hoàn toàn có thể tham khảo thêm những bước nhà thầu mới cần làm và danh mục cần chuẩn bị trước khi học đấu thầu qua mạng. Nếu vướng ở khâu tài khoản, có thể xem phạm vi hỗ trợ tại dịch vụ đăng ký đấu thầu qua mạng.

Căn cứ pháp lý

Nội dung bài viết được đối chiếu với các văn bản còn hiệu lực tại thời điểm cập nhật:

• Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15, được sửa đổi, bổ sung tại Luật số 57/2024/QH15 và Luật số 90/2025/QH15 — khoản 8, 9, 15, 18, 21, 23, 26, 31, 32 Điều 4; Điều 19; Điều 50; Điều 51; Điều 52.
• Nghị định số 214/2025/NĐ-CP ngày 04/8/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu.
• Thông tư số 79/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính — quy định về đăng tải thông tin và mẫu hồ sơ đấu thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, trong đó xác định các thuật ngữ E-HSMT, E-HSDT.
• Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 đối với giá trị pháp lý của văn bản điện tử và chữ ký điện tử.

Bài viết này giải thích khái niệm và nguyên tắc chung, không mô tả giao diện, nút bấm hay phiên bản phần mềm. Quy trình kỹ thuật có thể được điều chỉnh theo hướng dẫn của cơ quan quản lý; trước khi thao tác thật, người dùng nên kiểm tra lại theo thông báo chính thức trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và theo yêu cầu cụ thể của từng E-HSMT.

Câu hỏi thường gặp

Đấu thầu qua mạng có bắt buộc không?

Theo điểm b khoản 1 Điều 50 Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15, từ ngày 01/01/2025, đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế và chào hàng cạnh tranh trong nước áp dụng đấu thầu qua mạng đối với tất cả các gói thầu, trừ trường hợp không đấu thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo quy định tại khoản 5 Điều này. Vì vậy, với phần lớn gói thầu thuộc các hình thức nêu trên, đấu thầu qua mạng là bắt buộc.

E-HSMT và E-HSDT khác nhau thế nào?

E-HSMT là hồ sơ mời thầu qua mạng, do bên tổ chức lựa chọn nhà thầu lập và phát hành, chứa các yêu cầu của gói thầu. E-HSDT là hồ sơ dự thầu qua mạng, do nhà thầu lập, ký số và nộp để đáp ứng các yêu cầu đó. Hai loại hồ sơ này thuộc về hai chủ thể khác nhau và không thể hoán đổi. Cụm từ “phát hành E-HSDT” là dùng sai — nhà thầu nộp E-HSDT, không phát hành.

Nộp hồ sơ muộn vài phút có được chấp nhận không?

Không. Khoản 5 Điều 51 Luật Đấu thầu yêu cầu Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia phải bảo đảm nhà thầu, nhà đầu tư không thể gửi hồ sơ sau thời điểm đóng thầu. Ngoài ra, nguồn thời gian của Hệ thống được xác định theo pháp luật về nguồn thời gian chuẩn quốc gia, nên đồng hồ máy tính cá nhân không phải căn cứ. Cách phòng ngừa hiệu quả là đặt hạn nội bộ sớm hơn hạn chính thức.

Học đấu thầu qua mạng xong có được cấp chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn không?

Không. Học viên hoàn thành khóa học tại Viện được cấp chứng nhận hoàn thành khóa học theo tên khóa đã tham gia. Chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu là loại chứng chỉ do cơ quan có thẩm quyền tổ chức thi và cấp theo quy định — Viện không tổ chức kỳ thi này và không cấp chứng chỉ này. Người học cần phân biệt rõ hai loại giấy tờ để sử dụng đúng mục đích.

Nhận hỗ trợ đúng phạm vi

Đơn vị cần học thực hành hoặc muốn rà soát lại bước chuẩn bị có thể liên hệ Hotline 0904 889 859 (Ms. Hoa). Khi trao đổi, nên nói rõ tình trạng tài khoản hiện tại, số lượng người cần học, vai trò của họ là nhà thầu hay chủ đầu tư, loại gói thầu thường tham gia và vấn đề đang gặp — như vậy mới được tư vấn đúng phạm vi thay vì nhận thông tin chung chung.