Hợp đồng điện tử trong đấu thầu là hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu được lập theo mẫu hợp đồng điện tử trong E-HSMT, được các bên ký số và lưu trữ trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (điểm i khoản 2 Điều 50 Luật Đấu thầu; Điều 32 Thông tư 79/2025/TT-BTC). Hợp đồng bắt buộc phải ký trên Hệ thống khi đồng thời thỏa mãn hai điều kiện: gói thầu áp dụng đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh, chào giá trực tuyến hoặc mua sắm trực tuyến theo mẫu của Thông tư 79, và việc thanh toán hợp đồng được thực hiện qua Kho bạc Nhà nước. Các hình thức khác được khuyến khích áp dụng.
Khâu lựa chọn nhà thầu qua mạng nay đã quen thuộc với nhiều đơn vị, còn khâu ký hợp đồng thì chưa. Nhiều ban quản lý dự án vẫn in hợp đồng giấy, ký tươi, đóng dấu rồi “bổ sung lên Hệ thống” khi đi giải ngân. Nhà thầu nhận Thư chấp thuận E-HSDT và trao hợp đồng trên Hệ thống nhưng không rõ tài liệu nào phải ký số, ai ký, chứng thư của thành viên liên danh có cần còn hạn hay không.
Câu hỏi hay gặp nhất là “hợp đồng điện tử đấu thầu có bắt buộc không”. Câu trả lời phụ thuộc vào hình thức lựa chọn nhà thầu và đường đi của dòng tiền thanh toán: cùng một đơn vị, gói dùng vốn ngân sách và gói dùng nguồn thu gửi ngân hàng thương mại có thể rơi vào hai chế độ khác nhau.
Bài viết này hướng dẫn chủ đầu tư, ban quản lý dự án, kế toán đơn vị và nhà thầu cách xác định gói thầu phải ký hợp đồng điện tử, tài liệu hợp đồng điện tử gồm những gì, cách điền mẫu hợp đồng và điều kiện cụ thể của hợp đồng (E-ĐKCT), quy trình ký số và gửi hồ sơ thanh toán đến Kho bạc qua Hệ thống. Căn cứ là Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (bản hợp nhất), Nghị định 214/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP) theo Văn bản hợp nhất số 36/2026, Thông tư 79/2025/TT-BTC và các mẫu E-HSMT ban hành kèm theo.
Hợp đồng điện tử trong đấu thầu là gì?
Luật Đấu thầu liệt kê các nội dung lựa chọn nhà thầu được thực hiện trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, trong đó có “i) Hợp đồng điện tử” và “k) Thanh toán điện tử” (khoản 2 Điều 50). Thông tư 79/2025/TT-BTC xếp “Hợp đồng điện tử” vào danh mục văn bản điện tử tại điểm o khoản 4 Điều 3, tức là “văn bản, thông tin được gửi, nhận và lưu trữ thành công trên Hệ thống”.
Có thể hiểu ngắn gọn: hợp đồng điện tử trong đấu thầu là bộ tài liệu hợp đồng được lập theo mẫu trong E-HSMT, được chủ đầu tư và nhà thầu ký số trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và có giá trị làm cơ sở đối chiếu, thanh tra, kiểm toán, giải ngân.
Về bản chất, đây không phải một loại hợp đồng mới. Điều 113 Nghị định 214 (đã sửa đổi) vẫn xác định hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu “là hợp đồng dân sự và được xác lập bằng văn bản”. Cái khác là hình thức xác lập (dữ liệu trên Hệ thống), cách ký (chữ ký số thay chữ ký tay, con dấu) và nơi lưu trữ.
Phân biệt hồ sơ hợp đồng, tài liệu hợp đồng điện tử và hợp đồng điện tử
| Khái niệm | Gồm những gì | Căn cứ |
|---|---|---|
| Hồ sơ hợp đồng | Bắt buộc: văn bản hợp đồng; phụ lục (phạm vi công việc, biểu giá, tiến độ nếu có); quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Tùy gói thầu: biên bản hoàn thiện, biên bản thương thảo, điều kiện chung và cụ thể, hồ sơ dự thầu, hồ sơ mời thầu và tài liệu khác | Điều 65 Luật Đấu thầu |
| Tài liệu hợp đồng điện tử | Phần của hồ sơ hợp đồng được các bên ký số: văn bản hợp đồng; E-ĐKCT đã điền đủ; phụ lục hợp đồng; tài liệu khác (nếu có) | Khoản 2 Điều 32 Thông tư 79 |
| Hợp đồng điện tử | Tài liệu hợp đồng điện tử đã được các bên ký số trên Hệ thống, cùng các tài liệu cấu thành hợp đồng theo thứ tự ưu tiên | Điểm i khoản 2 Điều 50 Luật; Mục 2.3, 2.4 E-ĐKC Mẫu số 3A |
Không phải mọi tài liệu trong hồ sơ hợp đồng đều phải ký số lại. E-HSMT, E-HSDT, quyết định phê duyệt kết quả đã là văn bản điện tử trên Hệ thống; chúng vẫn cấu thành hợp đồng nhưng không nằm trong bộ tài liệu được ký số khi ký hợp đồng.
Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử ký trên Hệ thống
Khoản 3 Điều 50 Luật Đấu thầu: văn bản điện tử trên Hệ thống “có giá trị theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, làm cơ sở đối chiếu, so sánh, xác thực thông tin phục vụ công tác đánh giá, thẩm định, thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và giải ngân”. Điều 8 Thông tư 79 bổ sung:
- Thời điểm gửi, nhận được xác định theo thời gian thực ghi lại trên Hệ thống; văn bản gửi thành công được lưu trữ trên Hệ thống (khoản 2). Hệ thống phản hồi gửi thành công hay không (khoản 3).
- Lịch sử giao dịch được dùng để giải quyết tranh chấp về việc gửi, nhận văn bản điện tử (khoản 4).
- Người làm thanh tra, kiểm tra, kiểm toán, giải ngân không được yêu cầu cung cấp văn bản giấy khi tra cứu được văn bản điện tử tương ứng trên Hệ thống, trừ trường hợp cần kiểm tra, xác nhận bằng văn bản gốc (khoản 5).
Căn cứ pháp lý hiện hành về hợp đồng điện tử trong đấu thầu
- Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (Văn bản hợp nhất số 74): Điều 50 (nội dung thực hiện trên Hệ thống, giá trị văn bản điện tử); Điều 65 (hồ sơ hợp đồng); Điều 66 (điều kiện ký kết); Điều 67 (ký kết, liên danh); Điều 68 (bảo đảm thực hiện hợp đồng).
- Nghị định 214/2025/NĐ-CP (Văn bản hợp nhất số 36/2026, gồm sửa đổi bởi Nghị định 165/2026, 170/2026, 349/2026): Điều 34 (hoàn thiện, ký kết); Điều 35 (quản lý thực hiện hợp đồng, khoản 2 đã được Nghị định 349 sửa đổi); Điều 97 (kết nối với hệ thống kho bạc); Điều 102, 104 (chào giá trực tuyến rút gọn, mua sắm trực tuyến); Điều 113, 119, 120 (hợp đồng, thanh toán).
- Thông tư 79/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 04/8/2025, thay Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT đã hết hiệu lực): Điều 7, 8, 10, 12, 22 và Điều 32 (hợp đồng điện tử); Phần 3 các Mẫu E-HSMT (điều kiện và biểu mẫu hợp đồng).
- Thông tư 05/2024/TT-BKHĐT (được sửa đổi bởi Điều 33 Thông tư 79): khoản 3 Điều 6 (chi phí nhà thầu trúng thầu).
Việc kiểm soát chi tại Kho bạc còn chịu điều chỉnh của pháp luật về ngân sách và thanh toán vốn; bài viết không đi vào thủ tục chuyên ngành đó.
Hợp đồng điện tử trong đấu thầu có bắt buộc không?
Khoản 1 Điều 32 Thông tư 79/2025/TT-BTC: “Hợp đồng của gói thầu áp dụng đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh, chào giá trực tuyến, mua sắm trực tuyến quy định tại khoản 2 Điều 1 của Thông tư này mà việc thanh toán hợp đồng được thực hiện qua Kho bạc nhà nước phải được ký kết trên Hệ thống theo quy định tại điểm i khoản 2 Điều 50 của Luật Đấu thầu.”
Hai điều kiện phải thỏa mãn cùng lúc
- Hình thức và phạm vi mẫu: đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh, chào giá trực tuyến hoặc mua sắm trực tuyến, thuộc khoản 2 Điều 1 Thông tư 79 — tức gói tư vấn, phi tư vấn, hàng hóa (trừ thuốc), xây lắp, EP, EC, PC, EPC, máy đặt máy mượn, đấu thầu trong nước theo phương thức một giai đoạn một túi hoặc hai túi hồ sơ.
- Dòng tiền: việc thanh toán hợp đồng được thực hiện qua Kho bạc Nhà nước.
Thiếu một trong hai điều kiện thì gói thầu không thuộc diện bắt buộc.
Nhóm được khuyến khích
Câu thứ hai khoản 1 Điều 32 khuyến khích áp dụng hợp đồng điện tử với gói thầu đặt hàng, chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, đàm phán giá, lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt, gói thầu có sự tham gia của cộng đồng, lựa chọn tư vấn cá nhân theo quy trình rút gọn và gói thầu mà việc thanh toán không thực hiện qua Kho bạc. Phần lớn các hình thức này cũng là trường hợp “không đấu thầu trên Hệ thống” tại điểm b khoản 11 Điều 98 Nghị định 214 (đã sửa đổi): lựa chọn diễn ra ngoài mạng, nhưng khâu ký hợp đồng vẫn có thể đưa lên Hệ thống nếu chức năng cho phép.
Bảng tra theo hình thức lựa chọn nhà thầu
| Hình thức / trường hợp | Thanh toán qua Kho bạc | Không qua Kho bạc |
|---|---|---|
| Đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế qua mạng (Mẫu TT 79) | Bắt buộc | Khuyến khích |
| Chào hàng cạnh tranh qua mạng | Bắt buộc | Khuyến khích |
| Chào giá trực tuyến thông thường, rút gọn (Mẫu 12A–12E) | Bắt buộc | Khuyến khích |
| Mua sắm trực tuyến (Mẫu 13) | Bắt buộc | Khuyến khích |
| Chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, đặt hàng, đàm phán giá, trường hợp đặc biệt, cộng đồng, tư vấn cá nhân rút gọn | Khuyến khích | Khuyến khích |
| Gói thầu thuốc; gói hai giai đoạn; đấu thầu quốc tế | Ngoài khoản 2 Điều 1 TT 79 → không thuộc diện bắt buộc của Điều 32 theo câu chữ (cách hiểu) | |
Hai trường hợp Điều 32 không nêu tên: tự thực hiện (chủ đầu tư không ký hợp đồng với nhà thầu độc lập) và tư vấn cá nhân theo quy trình thông thường (Điều 32 chỉ nêu quy trình rút gọn). Theo cách hiểu của chúng tôi, cả hai không thuộc nhóm bắt buộc theo câu chữ; chủ đầu tư nên đối chiếu Hướng dẫn sử dụng trên Hệ thống.
Xác định “thanh toán qua Kho bạc” như thế nào
Thông tư 79 không định nghĩa cụm từ này. Theo cách hiểu của chúng tôi, nên căn cứ vào tài khoản thực tế dùng để chi trả cho nhà thầu, không căn cứ vào loại hình đơn vị:
- Vốn ngân sách, vốn đầu tư công được kiểm soát chi và chi trả qua tài khoản tại Kho bạc → thỏa điều kiện thứ hai.
- Nguồn thu sự nghiệp gửi ngân hàng thương mại, vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhà nước → thường không qua Kho bạc, chỉ thuộc nhóm khuyến khích.
- Gói nhiều nguồn vốn → xác định ngay khi lập E-HSMT, ghi rõ nguồn vốn ở E-BDL và phương thức thanh toán ở E-ĐKCT.
Tài liệu hợp đồng điện tử gồm những gì?
Bốn nhóm tài liệu theo khoản 2 Điều 32
“Tài liệu hợp đồng điện tử là một phần của hồ sơ hợp đồng quy định tại Điều 65 của Luật Đấu thầu và được các bên ký số bao gồm:
- Văn bản hợp đồng;
- Điều kiện cụ thể của hợp đồng được điền đầy đủ toàn bộ nội dung và bao gồm cả các nội dung hiệu chỉnh, bổ sung, làm rõ trong quá trình lựa chọn nhà thầu, thương thảo hợp đồng, hoàn thiện hợp đồng (nếu có);
- Phụ lục hợp đồng gồm danh mục chi tiết về phạm vi công việc, biểu giá, tiến độ thực hiện (nếu có);
- Tài liệu khác (nếu có).”
Điểm b là điểm hay bị bỏ sót. Khi đến khâu ký, E-ĐKCT phải chứa toàn bộ kết quả của quá trình lựa chọn: hiệu chỉnh sai lệch, làm rõ E-HSDT, thương thảo (nếu có), hoàn thiện hợp đồng. Thiếu những nội dung này, bộ tài liệu điện tử không phản ánh đúng thỏa thuận thật.
Khi nào được rút gọn bộ tài liệu
Khoản 3 Điều 32: “Trừ trường hợp đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh, chào giá trực tuyến theo quy trình thông thường, tài liệu hợp đồng điện tử có thể chỉ bao gồm một hoặc một số tài liệu quy định tại khoản 2 Điều này.” Chào giá trực tuyến rút gọn, mua sắm trực tuyến và nhóm khuyến khích có thể chỉ cần văn bản hợp đồng. Mẫu số 08 “Hợp đồng điện tử” của Mẫu 12C là ví dụ: giá, tạm ứng, thanh toán, thuế, sửa đổi, bảo đảm thực hiện hợp đồng nằm ngay trong văn bản hợp đồng, không có chương E-ĐKCT riêng.
Thứ tự ưu tiên các tài liệu cấu thành hợp đồng
Mục 2.3 E-ĐKC Mẫu số 3A (E-HSMT xây lắp một giai đoạn một túi) sắp xếp thứ tự ưu tiên, và Điều 2 mẫu hợp đồng điện tử lặp lại thứ tự này:
| Thứ tự | Tài liệu | Có ký số khi ký hợp đồng? (cách đọc) |
|---|---|---|
| 1 | Văn bản hợp đồng, kèm theo các phụ lục hợp đồng | Có |
| 2 | E-ĐKCT đã điền đầy đủ, gồm nội dung hiệu chỉnh, bổ sung, làm rõ, hoàn thiện | Có |
| 3 | Biên bản hoàn thiện hợp đồng | Ký ở khâu hoàn thiện |
| 4 | E-ĐKC của hợp đồng | Không — chương cố định, không được sửa |
| 5–8 | Quyết định phê duyệt kết quả; Thư chấp thuận E-HSDT và trao hợp đồng; E-HSDT và tài liệu làm rõ; E-HSMT và tài liệu sửa đổi | Không — đã lưu trên Hệ thống |
| 9 | Các tài liệu khác quy định tại E-ĐKCT | Tùy E-ĐKCT |
E-ĐKCT đứng trên biên bản hoàn thiện. Thỏa thuận chỉ ghi ở biên bản mà không đưa vào E-ĐKCT sẽ có thứ tự ưu tiên thấp hơn — lý do ghi chú (1) Mẫu số 13 yêu cầu đưa toàn bộ vào E-ĐKCT.
Mẫu hợp đồng điện tử trong E-HSMT: trích Mẫu số 14 (xây lắp)
Khoản 4 Điều 32: “Văn bản hợp đồng được lập theo Mẫu hợp đồng điện tử trong E-HSMT quy định tại Thông tư này hoặc quy định pháp luật có liên quan.” Mỗi Mẫu E-HSMT có mẫu hợp đồng điện tử ở Chương VIII: Mẫu số 14 trong Mẫu 3A (xây lắp), Mẫu số 17A trong Mẫu 4A (hàng hóa), Mẫu số 08 trong Mẫu 12C (chào giá trực tuyến rút gọn), Mẫu số 05 trong Mẫu 13 (mua sắm trực tuyến). Bộ khung giống nhau; dưới đây trích Mẫu số 14.
Đoạn mở đầu mẫu (trích nguyên văn)
HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ
(Hợp đồng điện tử)
____, ngày ____ tháng ____ năm ____
Hợp đồng số: _________[Chủ đầu tư/đơn vị được ủy quyền kê khai thông tin]
Gói thầu: ____________ [Hệ thống trích xuất theo thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu]
Thuộc dự án: _________ [Hệ thống trích xuất theo thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu]
– Căn cứ ___(Bộ luật Dân sự ngày 24 tháng 11 năm 2015) [Chủ đầu tư kê khai thông tin];
– Căn cứ____(Luật Đấu thầu ngày 23 tháng 06 năm 2023 (được sửa đổi, bổ sung tại Luật số 57/2024/QH15, Luật số 90/2025/QH15)) [Chủ đầu tư kê khai thông tin];
– Căn cứ Quyết định số ____ ngày ____ tháng ____ năm ____ của ____ về việc phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu gói thầu____ [ghi tên gói thầu] và Thông báo chấp thuận E-HSDT và trao hợp đồng số ____ ngày ____ tháng ____ năm ____ của Chủ đầu tư [Hệ thống trích xuất theo thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu]
– Căn cứ biên bản hoàn thiện hợp đồng đã được Chủ đầu tư và nhà thầu trúng thầu ký ngày ____ tháng ____ năm ____[Chủ đầu tư kê khai thông tin]
– Các căn cứ khác (nếu có). [Hệ thống để trường ký tự để Chủ đầu tư/Đơn vị được ủy quyền và nhà thầu tự kê khai]
Trích Mẫu số 14, Chương VIII, Mẫu số 3A ban hành kèm theo Thông tư 79/2025/TT-BTC.
Các ngoặc vuông chia trường thành hai loại: “Hệ thống trích xuất” (gói thầu, dự án, thông tin các bên, quyết định phê duyệt) và “kê khai” (số hợp đồng, căn cứ, ngày biên bản hoàn thiện, tài khoản, thời gian thực hiện, ngày hiệu lực). Trường trích xuất mà sai thì sửa ở dữ liệu gốc (thông tin tài khoản, thông báo kết quả), không gõ đè trong hợp đồng.
Các điều của văn bản hợp đồng: mẫu yêu cầu gì, điền thế nào
| Mục trong mẫu | Nội dung mẫu yêu cầu (trích) | Cách điền / lưu ý |
|---|---|---|
| Các bên | “Đối với trường hợp Chủ đầu tư ủy quyền ký kết và quản lý hợp đồng”; “Giấy ủy quyền ký hợp đồng số ___ngày ___tháng ___năm ___(trường hợp được ủy quyền)” | Chọn phương án chủ đầu tư trực tiếp ký hoặc ủy quyền. Ban quản lý dự án được ủy quyền thì kê khai số, ngày giấy ủy quyền. Tài khoản Bên A ghi đúng tài khoản dùng để thanh toán. |
| Điều 2. Thành phần hợp đồng | Chín tài liệu, từ “1. Văn bản hợp đồng, kèm theo các phụ lục hợp đồng” đến “9. Các tài liệu khác quy định tại E-ĐKCT.” | Không đảo thứ tự. Tài liệu khác phải được liệt kê tại E-ĐKCT 2.3(i). |
| Điều 5. Giá hợp đồng và phương thức thanh toán | “1. Giá hợp đồng:_____________ [ghi rõ giá trị bằng số, bằng chữ và đồng tiền ký hợp đồng]”; “2. Phương thức thanh toán:____________ [Hệ thống trích xuất phương thức thanh toán theo quy định tại Mục 44.1 E-ĐKCT].” | Khớp giá trúng thầu; nếu nhà thầu tự nguyện giảm giá thì là giá sau giảm (khoản 2 Điều 34 NĐ 214). Đơn giá cố định/điều chỉnh: tách giá ban đầu, thuế, dự phòng. |
| Điều 6. Loại hợp đồng | “Loại hợp đồng:______ [Hệ thống trích xuất loại hợp đồng theo E-ĐKCT].” | Trích từ E-ĐKCT 40, khớp kế hoạch lựa chọn nhà thầu. |
| Điều 7. Thời gian thực hiện hợp đồng | “[Chủ đầu tư/Đơn vị được ủy quyền kê khai thông tin về thời gian thực hiện hợp đồng phù hợp với quy định tại Mục 28 E-ĐKC, E-HSDT và kết quả hoàn thiện hợp đồng giữa hai bên].” | Khác thời gian thực hiện gói thầu: tính từ ngày hợp đồng có hiệu lực đến ngày các bên hoàn thành nghĩa vụ (khoản 1 Điều 12 TT 79). |
| Điều 8. Hiệu lực hợp đồng | “1. Hợp đồng có hiệu lực kể từ ___ [Chủ đầu tư/Đơn vị được ủy quyền kê khai thông tin về ngày có hiệu lực của hợp đồng].” | Bảo đảm thực hiện hợp đồng phải có trước hoặc cùng thời điểm hợp đồng có hiệu lực (khoản 3 Điều 68 Luật). |
| Chữ ký | “ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA NHÀ THẦU [xác nhận, chữ ký số]” — “ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA CHỦ ĐẦU TƯ/ĐƠN VỊ ĐƯỢC ỦY QUYỀN [xác nhận, chữ ký số]” | Không có chữ ký tay, con dấu; mỗi bên xác nhận bằng chữ ký số đã đăng ký trên Hệ thống. |
Ví dụ đã điền (minh họa, số liệu giả định) — gói “Cải tạo nhà lớp học 3 tầng”, đấu thầu rộng rãi qua mạng, hợp đồng trọn gói, giá trúng thầu 4.150.000.000 đồng, Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng khu vực được Ủy ban nhân dân xã ủy quyền ký:
- Điều 5.1: “4.150.000.000 đồng (Bằng chữ: Bốn tỷ một trăm năm mươi triệu đồng). Đồng tiền: VND. Hợp đồng trọn gói, đã bao gồm thuế, phí, lệ phí và dự phòng.”
- Điều 5.2 (trích xuất từ E-ĐKCT 44.1): “Chuyển khoản; thanh toán 03 lần: hoàn thành phần thô, hoàn thành hoàn thiện, nghiệm thu bàn giao; trong vòng không quá 14 ngày kể từ ngày nhà thầu xuất trình đầy đủ chứng từ.”
- Điều 7: “180 ngày thi công kể từ ngày khởi công theo Mục 28 E-ĐKCT; thời gian thực hiện hợp đồng kéo dài đến khi các bên hoàn thành nghĩa vụ, gồm thời gian bảo hành theo E-ĐKCT 20.1(a).”
- Điều 8.1: “Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày 10/11/2026, với điều kiện Bên B đã nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo Mục 5.2 E-ĐKCT.”
Chủ đầu tư được chỉnh sửa mẫu đến đâu
Khoản 4 Điều 32: “Chủ đầu tư được chỉnh sửa, bổ sung các nội dung trong các mẫu hợp đồng điện tử trong E-HSMT để phù hợp với quy mô, tính chất của gói thầu.” Theo cách hiểu của chúng tôi, quyền này thực hiện khi lập E-HSMT, để nhà thầu biết trước khi chào giá. Sau khi có kết quả, chủ đầu tư không đơn phương thêm yêu cầu: khoản 4 Điều 34 Nghị định 214 (đã sửa đổi) cho nhà thầu quyền từ chối hoàn thiện nếu yêu cầu không phù hợp hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu, kết quả thương thảo hoặc quyết định phê duyệt.
Câu cuối khoản 4 Điều 32 tránh trùng lặp: nếu E-ĐKCT đã điền đủ, kể cả nội dung hiệu chỉnh, làm rõ, thương thảo, hoàn thiện, “thì các nội dung này không phải đưa vào văn bản hợp đồng để tránh trùng lặp”. Văn bản hợp đồng giữ ngắn; chi tiết nằm ở E-ĐKCT.
Điều kiện cụ thể của hợp đồng (E-ĐKCT): điền thế nào
Chương VII Mẫu 3A mở đầu: “Trừ khi có quy định khác, toàn bộ E-ĐKCT phải được Chủ đầu tư ghi đầy đủ trước khi phát hành E-HSMT.” Chương này được số hóa dạng webform. E-ĐKCT vì vậy được điền hai lần: khi lập E-HSMT (các yêu cầu) và khi hoàn thiện hợp đồng (thông tin nhà thầu trúng thầu cùng toàn bộ nội dung hiệu chỉnh, làm rõ, hoàn thiện). Ghi chú (1) Mẫu số 13 nêu rõ: “Trong quá trình hoàn thiện hợp đồng, các bên phải điền đầy đủ và đưa toàn bộ nội dung, bao gồm cả các nội dung hiệu chỉnh, bổ sung, làm rõ trong quá trình lựa chọn nhà thầu, hoàn thiện hợp đồng (nếu có) vào điều kiện cụ thể của hợp đồng để hình thành tài liệu hợp đồng điện tử.”
Các mục E-ĐKCT ảnh hưởng đến ký và thanh toán (Mẫu 3A)
| Mục E-ĐKCT | Nội dung mẫu yêu cầu (trích) | Cách điền / lưu ý |
|---|---|---|
| E-ĐKC 1.4 — Chủ đầu tư | “[ghi tên, địa chỉ, số tài khoản, mã số thuế, điện thoại, fax, email của Chủ đầu tư và đại diện ủy quyền (nếu có)]” | Gói thanh toán qua Kho bạc: ghi tài khoản tại Kho bạc dùng cho dự án. |
| E-ĐKC 2.3(i) — Tài liệu khác | “Các tài liệu sau đây cũng là một phần của Hợp đồng:____ [liệt kê tài liệu].” | Liệt kê cụ thể (biên bản bàn giao mặt bằng, biên bản thương thảo nếu có), không ghi “các tài liệu liên quan”. |
| E-ĐKC 5.2 — Bảo đảm thực hiện hợp đồng | “Giá trị bảo đảm thực hiện hợp đồng: ____% giá hợp đồng [ghi giá trị cụ thể căn cứ quy mô, tính chất của gói thầu, từ 2% đến 10% giá hợp đồng].” | Tỷ lệ đã công bố trong E-HSMT; khi hoàn thiện chỉ quy ra số tiền, không nâng tỷ lệ. |
| E-ĐKC 42.1 — Tạm ứng | “Tạm ứng:_________ [ghi số tiền tạm ứng, các chứng từ để tạm ứng, phương thức tạm ứng… phù hợp quy định của pháp luật về xây dựng].” | Ghi số tiền hoặc tỷ lệ, chứng từ, thời gian. Bảo lãnh tạm ứng theo Mẫu số 16. |
| E-ĐKC 44.1 — Phương thức thanh toán | “[… số lần thanh toán là nhiều lần trong quá trình thực hiện hoặc thanh toán một lần khi hoàn thành hợp đồng. Thời hạn thanh toán có thể quy định thanh toán ngay hoặc trong vòng không quá một số ngày nhất định kể từ ngày Nhà thầu xuất trình đầy đủ các chứng từ theo yêu cầu…]” | Mục quan trọng nhất cho khâu Kho bạc: số lần, giai đoạn, thời hạn, chứng từ. Được trích sang Điều 5.2 văn bản hợp đồng. |
| E-ĐKC 46.1 — Tiền giữ lại | “[số tiền giữ lại thường xấp xỉ 5% và không vượt quá 10% trong mọi trường hợp].” | Ghi tỷ lệ cụ thể; ảnh hưởng giá trị đề nghị thanh toán mỗi kỳ. |
Cột giữa trích Chương VII, Mẫu số 3A ban hành kèm theo Thông tư 79/2025/TT-BTC.
Với gói hàng hóa (Mẫu 4A), số mục khác: thanh toán ở E-ĐKC 14.2, loại hợp đồng 11.1, tạm ứng 13.1, hóa đơn chứng từ E-ĐKC 9.
Quy trình ký hợp đồng điện tử trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia
Ghép Điều 34 Nghị định 214 (đã sửa đổi), Điều 32 Thông tư 79 và Mục 34–37 E-CDNT, quy trình gồm tám bước. Thao tác giao diện thực hiện theo Hướng dẫn sử dụng trên Hệ thống.
- Phê duyệt, đăng tải kết quả lựa chọn nhà thầu theo Phụ lục 5 Thông tư 79 (khoản 2 Điều 31); đăng tải trong 05 ngày làm việc kể từ ngày phê duyệt (Mục 34.1 E-CDNT).
- Gửi Thư chấp thuận E-HSDT và trao hợp đồng qua Hệ thống (Mẫu số 13, webform), nêu yêu cầu bảo đảm thực hiện hợp đồng, thời gian, hình thức hoàn thiện, ký kết (Mục 35 E-CDNT). Thời hạn trong thư tính từ ngày gửi trên Hệ thống.
- Hoàn thiện hợp đồng trên cơ sở mẫu đã điền, kết quả được duyệt, E-HSMT, E-HSDT (khoản 1 Điều 34 NĐ 214). Mẫu số 13 khuyến khích hoàn thiện qua phương tiện điện tử; khi đó “việc ký biên bản hoàn thiện hợp đồng (nếu có) thực hiện trên Hệ thống”.
- Điền đầy đủ E-ĐKCT với toàn bộ nội dung hiệu chỉnh, làm rõ, thương thảo, hoàn thiện.
- Lập văn bản hợp đồng và phụ lục bảng giá theo mẫu; trường trích xuất tự điền, trường kê khai do chủ đầu tư/đơn vị được ủy quyền nhập.
- Nhà thầu nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng không muộn hơn ngày nêu trong Thư chấp thuận (Mục 5.1 E-ĐKC), trước hoặc cùng thời điểm hợp đồng có hiệu lực (khoản 3 Điều 68 Luật).
- Ký số tài liệu hợp đồng điện tử: đại diện hợp pháp của nhà thầu (mọi thành viên nếu liên danh) và của chủ đầu tư/đơn vị được ủy quyền; kiểm tra Hệ thống báo gửi thành công (khoản 3 Điều 8 TT 79).
- Đăng tải thông tin chủ yếu của hợp đồng chậm nhất 05 ngày làm việc kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực (khoản 2 Điều 12 TT 79).
Bảng mốc thời hạn
| Việc | Thời hạn | Căn cứ |
|---|---|---|
| Nhà thầu tiến hành hoàn thiện hợp đồng | 10 ngày kể từ ngày nhận thông báo trúng thầu | Điểm b Mục 18.5 E-CDNT |
| Nhà thầu ký kết hợp đồng | 10 ngày kể từ ngày hoàn thiện hợp đồng (trừ bất khả kháng) | Điểm b Mục 18.5 E-CDNT |
| Chào giá trực tuyến rút gọn: xác nhận chấp thuận được trao hợp đồng | Tối đa 03 ngày làm việc kể từ ngày được mời | Điểm c khoản 5 Điều 102 NĐ 214 |
| Mua sắm trực tuyến: xác nhận hoặc từ chối đơn hàng | 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận yêu cầu | Khoản 3 Điều 104 NĐ 214 |
| Nộp chi phí nhà thầu trúng thầu | Tối đa 30 ngày kể từ ngày đăng tải kết quả | Khoản 3 Điều 6 TT 05/2024 |
| Đăng tải thông tin chủ yếu của hợp đồng | 05 ngày làm việc kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực | Khoản 2 Điều 12 TT 79 |
| Xử lý hồ sơ thanh toán | 14 ngày kể từ ngày nhà thầu nộp đủ hồ sơ | Khoản 8 Điều 120 NĐ 214 |
Mốc 10 ngày hoàn thiện có ngoại lệ tại khoản 4 Điều 34 Nghị định 214 (chủ đầu tư đưa yêu cầu không phù hợp) và bất khả kháng. Không tiến hành hoặc từ chối hoàn thiện, ký kết hợp đồng thì không được hoàn trả bảo đảm dự thầu (khoản 3 Điều 34). Với chào giá trực tuyến rút gọn, không xác nhận trong 03 ngày làm việc còn bị công khai tên, khóa chức năng chào giá trực tuyến 06 tháng và bị đánh giá về uy tín (Điều 102).
Đây là khâu nhiều doanh nghiệp vướng nhất khi lần đầu ký hợp đồng điện tử trong đấu thầu. Nếu doanh nghiệp đang nhận Thư chấp thuận E-HSDT và trao hợp đồng nhưng chưa rõ phải hoàn thiện E-ĐKCT, ký số tài liệu nào trên Hệ thống trong thời hạn 10 ngày, anh/chị có thể liên hệ Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ qua Hotline 0904 889 859 (Ms. Hoa) để được hướng dẫn thao tác và rà soát bộ tài liệu hợp đồng trước khi ký. Xem thêm trang hỗ trợ đấu thầu qua mạng.
Ký số hợp đồng điện tử: ai ký, bằng chứng thư nào
Đại diện hợp pháp của nhà thầu
Khoản 1 Điều 113 Nghị định 214 (đã sửa đổi): “Người đại diện theo pháp luật hoặc người được đại diện theo pháp luật ủy quyền (sau đây gọi là đại diện hợp pháp) của nhà thầu có trách nhiệm ký hợp đồng.” Trên Hệ thống, đó là chữ ký số tạo từ chứng thư số đã đăng ký sử dụng theo Hướng dẫn sử dụng (điểm a, b khoản 2 Điều 7 Thông tư 79); tổ chức, cá nhân “có trách nhiệm đảm bảo tính chính xác của chứng thư số sử dụng trên Hệ thống” (điểm d).
Về ủy quyền: Mẫu số 17 (Giấy ủy quyền) trong Mẫu 3A chỉ liệt kê việc “Tham gia, ký các tài liệu trong quá trình đối chiếu tài liệu” và “Tham gia, ký các tài liệu trong quá trình hoàn thiện hợp đồng đối với trường hợp hoàn thiện hợp đồng trực tiếp”; ghi chú (1) nêu “Người được ủy quyền không được tiếp tục ủy quyền cho người khác”. Theo cách hiểu của chúng tôi, mẫu này không bao gồm việc ký hợp đồng; người ký không phải đại diện theo pháp luật cần văn bản ủy quyền ký hợp đồng riêng và chứng thư số được Hệ thống chấp nhận. Lỗi chứng thư không được nhận xem bài Hệ thống mạng đấu thầu không nhận chữ ký số.
Nhà thầu liên danh
Khoản 3 Điều 67 Luật Đấu thầu: “Đối với nhà thầu liên danh, tất cả thành viên tham gia liên danh phải trực tiếp ký, đóng dấu (nếu có) vào văn bản hợp đồng”. Với hợp đồng điện tử, theo cách hiểu của chúng tôi, mỗi thành viên tự ký số bằng chứng thư của mình; thành viên đứng đầu không ký thay.
Chủ đầu tư và đơn vị được ủy quyền
Mẫu hợp đồng có sẵn phương án “Chủ đầu tư ủy quyền ký kết và quản lý hợp đồng”. Chủ đầu tư “quản lý và chịu trách nhiệm trong việc phân quyền cho các Tài khoản nghiệp vụ… quản lý việc sử dụng chứng thư số trên Hệ thống” (khoản 6 Điều 22 Thông tư 79). Đổi thủ trưởng giữa chừng thì chứng thư của người mới phải được đăng ký trước ngày ký.
Thanh toán hợp đồng điện tử qua Kho bạc Nhà nước
Hồ sơ thanh quyết toán gửi qua Hệ thống
Điều 10 Thông tư 79/2025/TT-BTC: “Việc gửi hồ sơ thanh quyết toán đến Kho bạc Nhà nước được thực hiện trên Hệ thống theo Hướng dẫn sử dụng thông qua việc kết nối với Hệ thống thông tin về quản lý ngân sách và kho bạc. Nhà thầu không phải cung cấp thông tin, tài liệu cho Kho bạc Nhà nước đối với các thông tin, tài liệu được lưu trữ trên Hệ thống, bao gồm cả văn bản điện tử quy định tại khoản 4 Điều 3 của Thông tư này.”
Hợp đồng điện tử, quyết định phê duyệt, bảo lãnh điện tử đã lưu trên Hệ thống thì không phải nộp lại. Chứng từ phát sinh khi thực hiện (biên bản nghiệm thu, đề nghị thanh toán, hóa đơn) vẫn phải lập theo hợp đồng và quy định kiểm soát chi.
Dữ liệu Hệ thống chia sẻ với Kho bạc
Khoản 3 Điều 97 Nghị định 214 (đã sửa đổi): Hệ thống “chia sẻ các thông tin về hợp đồng, tiến độ thực hiện, bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành, tiến độ thanh toán của hợp đồng phục vụ quản lý thực hiện hợp đồng, thanh toán hợp đồng…”. Vì dữ liệu đi thẳng sang hệ thống kho bạc, các trường tài khoản, giá hợp đồng, phương thức thanh toán phải đúng ngay từ đầu; sửa sau khi ký là phải làm thủ tục sửa đổi hợp đồng.
Hồ sơ thanh toán theo loại hợp đồng
| Loại hợp đồng | Hồ sơ thanh toán (Mục 43 E-ĐKC Mẫu 3A) | Nguyên tắc (Điều 120 NĐ 214) |
|---|---|---|
| Trọn gói | Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành trong giai đoạn “mà không cần xác nhận khối lượng hoàn thành chi tiết”; đề nghị thanh toán | Theo tỷ lệ phần trăm giá hợp đồng hoặc giá hạng mục tương ứng giai đoạn (khoản 1) |
| Đơn giá cố định | Biên bản nghiệm thu khối lượng; xác nhận khối lượng tăng giảm; bảng tính giá trị; đề nghị thanh toán | Đơn giá cố định × khối lượng thực tế đã nghiệm thu (khoản 2) |
| Đơn giá điều chỉnh | Như đơn giá cố định, kèm đơn giá được điều chỉnh theo hợp đồng | Đơn giá (đã điều chỉnh) × khối lượng thực tế (khoản 3) |
Khoản 8 Điều 120 Nghị định 214 (đã sửa đổi): hồ sơ thanh toán được xử lý trong 14 ngày kể từ ngày nhà thầu nộp đủ chứng từ. Chủ đầu tư thanh toán chậm thì nhà thầu được trả lãi trên số tiền chậm vào lần thanh toán kế tiếp (Mục 44.1 E-ĐKC). Khoản 2 Điều 119 nhắc việc thanh toán “không căn cứ theo dự toán” mà căn cứ giá và điều khoản hợp đồng.
Chi phí nhà thầu trúng thầu
Với gói đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh, chào giá trực tuyến thông thường qua mạng, nhà thầu trúng thầu nộp 0,022% giá trúng thầu, tối đa 2.200.000 đồng đã gồm thuế giá trị gia tăng (điểm c khoản 9 Điều 14 NĐ 214), trong tối đa 30 ngày kể từ ngày đăng tải kết quả. Trúng thầu nhưng không ký hợp đồng thì thông báo cho Trung tâm Đấu thầu qua mạng quốc gia và Doanh nghiệp dự án e-GP trong 30 ngày để được hoàn trả (khoản 3 Điều 6 TT 05/2024/TT-BKHĐT). Xem bài chi phí nộp E-HSDT và chi phí trúng thầu.
Sau khi ký: đăng tải, cập nhật tiến độ, sửa đổi
Chủ đầu tư còn phải đăng tải thông tin chủ yếu của hợp đồng (số hiệu, chủ thể, giá, loại hợp đồng, thời gian thực hiện gói thầu và hợp đồng, thời điểm hiệu lực, nhà thầu phụ, phạm vi công việc — Điều 12 TT 79), cập nhật tiến độ thực tế khi xong từng mốc và thay đổi về nhà thầu phụ (khoản 2 Điều 35 NĐ 214), công khai kết quả thực hiện hợp đồng (khoản 3 Điều 35).
Điều 32 Thông tư 79 không quy định riêng cách ký văn bản sửa đổi hợp đồng điện tử; các trường hợp và giới hạn sửa đổi theo Điều 70 Luật, Điều 114 Nghị định 214. Theo cách hiểu của chúng tôi, văn bản sửa đổi nên được lập và ký số trên Hệ thống theo Hướng dẫn sử dụng (nếu chức năng hỗ trợ) để dữ liệu chia sẻ sang Kho bạc khớp thỏa thuận thực tế. Loại hợp đồng, điều chỉnh giá xem bài các loại hợp đồng trong đấu thầu; bảo đảm xem bài bảo lãnh thực hiện hợp đồng.
Ví dụ thực tế
Ví dụ 1: Gói xây lắp vốn ngân sách — có bắt buộc ký trên Hệ thống?
Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng khu vực đấu thầu rộng rãi qua mạng gói “Cải tạo nhà lớp học 3 tầng” theo Mẫu 3A, vốn ngân sách cấp xã giải ngân qua Kho bạc. Giá trúng thầu 4.150.000.000 đồng, hợp đồng trọn gói. Phó ban đề xuất in hợp đồng giấy ký cho chắc, rồi tải bản scan lên Hệ thống.
Cách xử lý: Gói thầu thỏa cả hai điều kiện của khoản 1 Điều 32 Thông tư 79, nên hợp đồng phải được ký kết trên Hệ thống (điểm i khoản 2 Điều 50 Luật). Bản scan hợp đồng giấy không phải hợp đồng điện tử. Ban lập văn bản hợp đồng theo Mẫu số 14, hoàn thiện E-ĐKCT, nhận bảo đảm thực hiện hợp đồng (5% theo E-ĐKCT 5.2 là 207.500.000 đồng) rồi hai bên ký số. Chi phí nhà thầu trúng thầu: 0,022% × 4.150.000.000 = 913.000 đồng, dưới mức tối đa (điểm c khoản 9 Điều 14 NĐ 214).
Ví dụ 2: Đơn vị sự nghiệp mua vật tư bằng nguồn thu gửi ngân hàng thương mại
Một trung tâm dịch vụ công lập chào hàng cạnh tranh qua mạng gói văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao năm 2027, giá gói thầu 1.800.000.000 đồng, kinh phí từ quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp gửi ngân hàng thương mại.
Cách xử lý: Hình thức thỏa điều kiện thứ nhất nhưng thanh toán không qua Kho bạc, nên theo câu chữ khoản 1 Điều 32, gói này thuộc nhóm khuyến khích. Theo cách hiểu của chúng tôi, nếu gói có một phần kinh phí ngân sách thanh toán qua Kho bạc thì nên coi như thuộc diện bắt buộc. Trung tâm ghi rõ nguồn vốn ở E-BDL và tài khoản, phương thức thanh toán ở E-ĐKC 1.1, 14.2 (Mẫu 4A). Ký trên Hệ thống vẫn có lợi: văn bản điện tử có giá trị làm cơ sở thanh tra, kiểm toán (khoản 1 Điều 8 TT 79).
Ví dụ 3: Chỉ định thầu rút gọn 450 triệu đồng
Một trung tâm y tế khu vực chỉ định thầu rút gọn gói bảo trì thang máy, giá gói thầu 450.000.000 đồng (thuộc hạn mức chỉ định thầu), vốn ngân sách qua Kho bạc. Phòng tài chính muốn ký hợp đồng điện tử nhưng lo phải lập đủ bốn nhóm tài liệu.
Cách xử lý: Chỉ định thầu thuộc nhóm khuyến khích (khoản 1 Điều 32) và là trường hợp không đấu thầu trên Hệ thống (điểm b khoản 11 Điều 98 NĐ 214). Nếu chọn ký điện tử, khoản 3 Điều 32 cho phép tài liệu “chỉ bao gồm một hoặc một số tài liệu” — có thể chỉ là văn bản hợp đồng có đủ giá, thanh toán, thời gian, bảo hành. Gói thuộc hạn mức chỉ định thầu nên không áp dụng bảo đảm thực hiện hợp đồng (điểm c khoản 2 Điều 68 Luật). Theo cách hiểu của chúng tôi, nếu Hệ thống chưa hỗ trợ ký cho gói ngoài mạng thì ký hợp đồng giấy vẫn đúng quy định.
Ví dụ 4: Chủ đầu tư nâng bảo đảm thực hiện hợp đồng khi hoàn thiện
Gói thiết bị phòng học ngoại ngữ 2.600.000.000 đồng, Mẫu 4A, E-ĐKCT 5.2 ghi bảo đảm 3%, tạm ứng 20%. Khi hoàn thiện, chủ đầu tư yêu cầu sửa thành bảo đảm 10%, không tạm ứng, vì “kế hoạch vốn năm sau chưa chắc chắn”.
Cách xử lý: Quyền chỉnh mẫu hợp đồng theo khoản 4 Điều 32 thuộc khâu lập E-HSMT. Ở khâu hoàn thiện, hợp đồng phải phù hợp hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu, quyết định phê duyệt (khoản 2 Điều 67 Luật; khoản 2 Điều 113 NĐ 214). Nhà thầu được từ chối hoàn thiện, không bị đánh giá về uy tín, được hoàn trả bảo đảm dự thầu (khoản 4 Điều 34 NĐ 214). Chủ đầu tư chưa bảo đảm vốn thanh toán thì chưa đủ điều kiện ký (khoản 3 Điều 66 Luật). Hướng đúng: giữ 3% (78.000.000 đồng) và tạm ứng 20% như E-ĐKCT.
Ví dụ 5: Chứng thư của thành viên liên danh hết hạn đúng ngày ký
Liên danh Công ty A (60%) và Công ty B (40%) trúng gói xây lắp 9.800.000.000 đồng, dự kiến ký ngày 18/11/2026; chứng thư số của B hết hạn ngày 17/11/2026. A đề nghị “đứng đầu liên danh ký luôn”.
Cách xử lý: Khoản 3 Điều 67 Luật yêu cầu tất cả thành viên liên danh trực tiếp ký; khoản 1 Điều 113 NĐ 214 nhắc lại đại diện hợp pháp của các thành viên chịu trách nhiệm ký. A không ký thay được. B gia hạn hoặc đăng ký chứng thư mới và cập nhật trên Hệ thống (điểm c khoản 2 Điều 7 TT 79) trước ngày ký. Nếu chậm, các bên thống nhất lùi lịch nhưng vẫn trong 10 ngày kể từ ngày hoàn thiện và E-HSDT còn hiệu lực tại thời điểm ký (khoản 1 Điều 66 Luật).
Ví dụ 6: Kho bạc yêu cầu hợp đồng giấy khi tạm ứng
Sau khi ký hợp đồng điện tử ở Ví dụ 1, kế toán lập hồ sơ tạm ứng. Cán bộ kiểm soát chi đề nghị bổ sung “bản hợp đồng có chữ ký, đóng dấu của hai bên” và bản gốc bảo lãnh tạm ứng.
Cách xử lý: Khoản 5 Điều 8 Thông tư 79: người thực hiện giải ngân “không được yêu cầu cung cấp văn bản giấy khi việc tra cứu, truy xuất văn bản điện tử tương ứng có thể thực hiện được trên Hệ thống, trừ trường hợp cần kiểm tra, xác nhận bằng văn bản gốc”. Điều 10 quy định nhà thầu không phải cung cấp cho Kho bạc tài liệu đã lưu trên Hệ thống. Kế toán dẫn hai điều này và cung cấp thông tin tra cứu hợp đồng điện tử. Riêng bảo lãnh tạm ứng: theo cách hiểu của chúng tôi, nếu là bảo lãnh giấy (Mẫu số 16) thì không phải văn bản điện tử lưu trên Hệ thống, nên xuất trình bản gốc theo yêu cầu kiểm soát chi là hợp lý.
Ví dụ 7: Nhà thầu quá 10 ngày không ký
Nhà thầu C trúng gói vệ sinh công nghiệp 1.200.000.000 đồng, hoàn thiện hợp đồng ngày 02/11/2026. Đến 16/11/2026 C vẫn chưa ký số vì “đang chờ thay giám đốc”, không thông báo bất khả kháng.
Cách xử lý: Quá 10 ngày kể từ ngày hoàn thiện mà không ký, trừ bất khả kháng, thì không được hoàn trả bảo đảm dự thầu (điểm b Mục 18.5 E-CDNT; khoản 3 Điều 34 NĐ 214). Chủ đầu tư lưu lịch sử giao dịch làm căn cứ (khoản 4 Điều 8 TT 79). Theo cách hiểu của chúng tôi, thay đổi nhân sự lãnh đạo là việc nội bộ, không phải bất khả kháng; người đang là đại diện theo pháp luật ký, hoặc doanh nghiệp ủy quyền ký theo khoản 1 Điều 113 NĐ 214. Nếu đã nộp chi phí trúng thầu mà không ký, C thông báo trong 30 ngày kể từ ngày đăng tải kết quả để được hoàn trả (khoản 3 Điều 6 TT 05/2024).
Rủi ro trong các ví dụ trên thường nằm ở khâu chuẩn bị, không ở nút “ký số”. Nếu doanh nghiệp đã trúng thầu nhưng chứng thư số, người ký hoặc bảo lãnh thực hiện hợp đồng chưa sẵn sàng, hoặc chủ đầu tư đưa yêu cầu hoàn thiện khác E-HSMT, anh/chị có thể liên hệ Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ qua Hotline 0904 889 859 (Ms. Hoa) để được rà soát hồ sơ và tư vấn hướng xử lý. Viện cung cấp dịch vụ đấu thầu đồng hành từ lập E-HSDT đến hoàn thiện, ký hợp đồng.
Checklist trước khi ký số hợp đồng điện tử
Chủ đầu tư / ban quản lý dự án
- Đã xác định gói thầu bắt buộc hay khuyến khích (hình thức + thanh toán qua Kho bạc) từ lúc lập E-HSMT.
- E-ĐKCT có đủ thông tin nhà thầu và mọi nội dung hiệu chỉnh, làm rõ, thương thảo, hoàn thiện; không thêm yêu cầu ngoài E-HSMT.
- Văn bản hợp đồng: số, căn cứ, tài khoản, giá (khớp quyết định phê duyệt hoặc giá sau giảm), thời gian thực hiện, ngày hiệu lực; phụ lục bảng giá khớp E-HSDT.
- Đã nhận bảo đảm thực hiện hợp đồng (nếu yêu cầu); vốn tạm ứng, vốn thanh toán, mặt bằng đã bảo đảm (khoản 3 Điều 66 Luật).
- Chứng thư của người ký còn hạn, đã đăng ký; tài khoản nghiệp vụ đã phân quyền; giấy ủy quyền ký hợp đồng đã kê khai.
- Đã ghi lịch đăng tải thông tin chủ yếu của hợp đồng trong 05 ngày làm việc.
Nhà thầu
- E-HSDT còn hiệu lực; năng lực kỹ thuật, tài chính vẫn đáp ứng (khoản 1, 2 Điều 66 Luật).
- Đọc kỹ E-ĐKC 5.2, 42.1, 44.1, 46.1 từ lúc lập E-HSDT; giá dự thầu đã tính chi phí bảo lãnh, tiền giữ lại, thời hạn thanh toán.
- Trường “Hệ thống trích xuất” về nhà thầu chính xác; nếu sai, cập nhật thông tin tài khoản trước khi ký.
- Chứng thư của người ký và từng thành viên liên danh còn hạn; người ký là đại diện theo pháp luật hoặc có văn bản ủy quyền ký hợp đồng.
- Bảo lãnh thực hiện hợp đồng đúng giá trị, hiệu lực theo E-ĐKCT 5.2. Ngân hàng chỉ phát hành khi có hợp đồng đã ký thì ghi chú (1) Mẫu số 15 cho phép chủ đầu tư sửa câu mở đầu thư bảo lãnh.
- Mọi thỏa thuận khi hoàn thiện đã vào E-ĐKCT; yêu cầu trái E-HSMT thì trả lời bằng văn bản trên Hệ thống (khoản 4 Điều 34 NĐ 214).
- Đã ghi lịch 10 ngày hoàn thiện, 10 ngày ký, 30 ngày nộp chi phí trúng thầu; sau khi ký, kiểm tra Hệ thống báo gửi thành công.
Danh mục việc nội bộ sau khi trúng thầu xem bài sau khi trúng thầu, nhà thầu cần chuẩn bị những gì.
Những sai lầm thường gặp
- Ký hợp đồng giấy rồi tải bản scan lên cho gói thuộc diện bắt buộc.
- Coi mọi gói qua mạng đều bắt buộc, bỏ qua điều kiện thanh toán qua Kho bạc; hoặc coi gói vốn ngân sách chào hàng cạnh tranh là “gói nhỏ, ký giấy được”.
- Để thỏa thuận hoàn thiện trong biên bản mà không đưa vào E-ĐKCT.
- Bổ sung yêu cầu mới khi hoàn thiện (nâng bảo đảm, giảm tạm ứng, kéo dài thời hạn thanh toán).
- Chép lại nội dung E-ĐKCT vào văn bản hợp đồng, tạo hai chỗ ghi khác nhau cho một điều khoản.
- Thành viên đứng đầu liên danh ký thay; hoặc dùng Giấy ủy quyền Mẫu số 17 để ký hợp đồng.
- Sai tài khoản thanh toán, khiến dữ liệu chia sẻ sang Kho bạc không khớp hồ sơ chi.
- Nhầm thời gian thực hiện gói thầu với thời gian thực hiện hợp đồng khi điền Điều 7; quên đăng tải thông tin chủ yếu của hợp đồng.
Phần lớn các lỗi này tránh được nếu bộ tài liệu được đọc lại trước khi ký; doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ tư vấn hồ sơ đấu thầu của Viện. Cán bộ ban quản lý dự án muốn thực hành các thao tác này trước gói thầu thật có thể tham gia khóa học đấu thầu qua mạng.
Hỗ trợ ký hợp đồng điện tử và bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu qua mạng
Hợp đồng điện tử trong đấu thầu nối khâu lựa chọn nhà thầu với khâu thanh toán, nên sai một trường dữ liệu có thể làm chậm giải ngân hoặc mất bảo đảm dự thầu. Nếu đơn vị của anh/chị là chủ đầu tư lần đầu có gói thầu phải ký hợp đồng và gửi hồ sơ thanh toán đến Kho bạc qua Hệ thống, hoặc là nhà thầu chưa từng ký số hợp đồng điện tử, có thể liên hệ Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ qua Hotline 0904 889 859 (Ms. Hoa). Viện hỗ trợ hướng dẫn thao tác trên Hệ thống, rà soát E-ĐKCT, văn bản hợp đồng, phụ lục trước khi ký và tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu qua mạng cho cán bộ chủ đầu tư, ban quản lý dự án, bộ phận hồ sơ của doanh nghiệp.
Sau khi hoàn thành khóa học, học viên được cấp chứng nhận hoàn thành khóa học theo tên khóa học đã tham gia. Chứng nhận hoàn thành khóa học không phải chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu; chứng chỉ này do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định hiện hành.
VIỆN NGHIÊN CỨU ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ
- Hotline / Zalo: 0904 889 859 (Ms. Hoa)
- Email: daotao@viendaotaocanbo.edu.vn
- Địa chỉ: DVTM T3-27A, Tòa A1, Chung cư Phương Đông Green Park, số 1 Trần Thủ Độ, Phường Yên Sở, Thành phố Hà Nội
- Website: https://viendaotaocanbo.edu.vn
Để lại thông tin, Viện sẽ liên hệ tư vấn hỗ trợ ký hợp đồng điện tử và các thao tác đấu thầu qua mạng phù hợp với gói thầu của anh/chị.
Văn bản sử dụng trong bài
- Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 57/2024/QH15, Luật số 90/2025/QH15 và các luật sửa đổi năm 2025 (Văn bản hợp nhất số 74) — Điều 50, 65, 66, 67, 68, 70.
- Nghị định 214/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 165/2026/NĐ-CP, 170/2026/NĐ-CP và 349/2026/NĐ-CP (Văn bản hợp nhất số 36/2026) — Điều 14, 34, 35, 97, 98, 102, 104, 113, 114, 119, 120.
- Thông tư 79/2025/TT-BTC — Điều 1, 3, 7, 8, 10, 12, 22, 31, 32; Mẫu số 3A (E-CDNT, E-ĐKC, Chương VII, Mẫu số 13–17), Mẫu số 4A, 12C, 13.
- Thông tư 05/2024/TT-BKHĐT, được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 33 Thông tư 79/2025/TT-BTC — khoản 3 Điều 6.
Nội dung được biên soạn bởi Ban Đào tạo – Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ trên cơ sở đối chiếu Luật Đấu thầu (Văn bản hợp nhất số 74), Nghị định 214/2025/NĐ-CP (Văn bản hợp nhất số 36/2026), Nghị định 349/2026/NĐ-CP, Thông tư 79/2025/TT-BTC cùng các mẫu E-HSMT ban hành kèm theo và Thông tư 05/2024/TT-BKHĐT tại thời điểm 15/10/2026. Bài viết mang tính tham khảo; với gói thầu cụ thể, chủ đầu tư và nhà thầu căn cứ E-HSMT, E-ĐKCT đã phát hành, Hướng dẫn sử dụng trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và quy định về kiểm soát chi hiện hành. Nghiêm cấm sao chép nội dung khi chưa được phép.
