Tờ trình đã in, chữ ký nháy đã đủ, hồ sơ chỉ còn chờ đặt lên bàn lãnh đạo — đó là thời điểm cuối cùng còn sửa được mà không phải trả giá. Sau khi quyết định phê duyệt được ký, mọi sai sót trong kế hoạch đều phải xử lý bằng thủ tục điều chỉnh, kèm giải trình và mất thời gian. Bài viết này cung cấp một công cụ làm việc: bảng rà soát kế hoạch lựa chọn nhà thầu gồm 35 tiêu chí, chia theo 10 nhóm nội dung, mỗi tiêu chí có ô đánh dấu đạt hoặc chưa đạt, tài liệu cần đối chiếu, người phụ trách và ghi chú.
Đây không phải bài liệt kê lỗi. Nếu cần hiểu bản chất từng sai sót và cách khắc phục, hãy đọc bài lỗi thường gặp khi lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Bài này giả định bạn đã biết lỗi là gì và cần một quy trình kiểm tra lặp lại được, giao được cho nhiều người, để lại dấu vết trách nhiệm. Khung pháp lý áp dụng: Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 ngày 23/6/2023 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 57/2024/QH15 ngày 29/11/2024 và Luật số 90/2025/QH15 ngày 25/6/2025), Nghị định số 214/2025/NĐ-CP, Thông tư số 79/2025/TT-BTC ngày 04/8/2025 và Thông tư số 80/2025/TT-BTC ngày 08/8/2025.
Cách sử dụng bảng rà soát kế hoạch lựa chọn nhà thầu
Bảng dưới đây là một biểu làm việc, không phải nội dung để đọc một lượt rồi bỏ qua. Cách dùng hiệu quả nhất là sao chép vào bảng tính nội bộ rồi đi hết 35 dòng theo thứ tự trước khi hồ sơ rời khỏi bộ phận chuyên môn. Nguyên tắc bắt buộc: chỉ đánh dấu “Đạt” khi đã mở tài liệu đối chiếu ra xem, không đánh dấu theo trí nhớ.
Người rà soát không nên là người lập kế hoạch: người lập đã đọc bản dự thảo nhiều lần nên rất khó phát hiện lỗi của chính mình, nhất là lỗi số học và lỗi sao chép từ kế hoạch năm trước. Cơ chế tối thiểu là hai lượt và giữ lại cả hai bản ghi; dự án phức tạp nên có thêm lượt thứ ba của bộ phận thẩm định.
Mỗi dòng “Chưa đạt” phải kết thúc bằng một trong ba trạng thái: đã sửa và kiểm tra lại, chấp nhận có giải trình bằng văn bản, hoặc dừng trình ký. Không có trạng thái thứ tư kiểu “để ý sau”. Năm tiêu chí thuộc nhóm buộc dừng trình ký được nêu ở phần sau của bài.
| Lượt rà soát | Người thực hiện | Trọng tâm | Kết quả để lại |
|---|---|---|---|
| Lượt 1 — tự kiểm | Chuyên viên lập kế hoạch | Đủ 35 tiêu chí, tập trung số liệu và dữ liệu nhập | Bản đánh dấu có chữ ký nháy |
| Lượt 2 — kiểm chéo | Chuyên viên khác cùng bộ phận | Căn cứ, thẩm quyền, tính thống nhất tài liệu | Bản đánh dấu độc lập, ghi các dòng lệch |
| Lượt 3 — thẩm định | Bộ phận/tổ thẩm định | Các tiêu chí buộc dừng trình ký, giải trình phần chưa đủ điều kiện | Báo cáo thẩm định theo mẫu Thông tư số 80/2025/TT-BTC |
Nhóm 1 — Căn cứ pháp lý và căn cứ dự án
Nhóm này kiểm tra nền móng của kế hoạch, với hai câu hỏi tách biệt: căn cứ pháp lý viện dẫn có còn hiệu lực không, và căn cứ dự án (quyết định phê duyệt dự án, dự toán mua sắm, văn bản về vốn) có đủ và khớp số liệu không.
Ở phần căn cứ pháp lý, lỗi phổ biến nhất là sao chép phần “căn cứ” từ mẫu tờ trình cũ, trong đó vẫn viện dẫn Nghị định số 24/2024/NĐ-CP. Văn bản này đã hết hiệu lực từ ngày 04/8/2025 và được thay thế bằng Nghị định số 214/2025/NĐ-CP. Một lỗi khác đang xuất hiện là viện dẫn nhầm Nghị định số 274/2026/NĐ-CP ngày 07/7/2026 — văn bản này quy định về lựa chọn nhà đầu tư, khác hoàn toàn lựa chọn nhà thầu và không thay thế Nghị định số 214/2025/NĐ-CP.
Về Văn bản hợp nhất số 74/VBHN-VPQH: dùng để tra cứu điều khoản cho tiện, nhưng khi viện dẫn trong phần căn cứ của tờ trình và quyết định thì viện dẫn Luật số 22/2023/QH15 và các luật sửa đổi, vì văn bản hợp nhất không phải luật mới và không có hiệu lực độc lập.
Nhóm 2 — Phạm vi công việc và tên gói thầu
Nhóm này trả lời câu hỏi: đọc kế hoạch xong, một nhà thầu bên ngoài có hình dung được phải làm gì không. Tên gói thầu phải thể hiện tính chất, nội dung và phạm vi công việc; gói gồm nhiều phần thì nêu tên từng phần. Tên kiểu “Gói thầu số 03” không đạt tiêu chí này.
Điểm hay bị bỏ sót là đối chiếu tổng phạm vi công việc của kế hoạch với phạm vi đã được duyệt trong dự án hoặc dự toán mua sắm. Kế hoạch phải phản ánh đủ các phần công việc, trong đó phần chưa đủ điều kiện lập kế hoạch hay bị “ép” vào cho gọn hồ sơ thay vì tách riêng và giải trình đúng bản chất. Khi rà soát, hãy hỏi thẳng người lập: có công việc nào đưa vào đây mà căn cứ chưa đủ không.
Nhóm 3 — Phân chia gói thầu
Việc phân chia gói thầu phải dựa trên tính chất kỹ thuật, trình tự thực hiện và tính đồng bộ của dự án, đồng thời bảo đảm quy mô gói hợp lý. Khi rà soát, không cần đi tìm động cơ của người lập — chỉ cần kiểm tra lý do chia gói có được viết thành lời trong hồ sơ trình duyệt hay không. Một cách chia hợp lý luôn giải thích được bằng một câu.
Phép thử thực dụng: thử gộp các gói cùng loại lại. Nếu sau khi gộp, khối công việc trở thành một khối thuần nhất, tự nhiên, và việc tách trước đó không có lý do kỹ thuật hay tiến độ nào ngoài việc rơi xuống dưới một ngưỡng giá trị, thì cách chia đó không đứng vững khi giải trình. Luật Đấu thầu nghiêm cấm chia nhỏ dự án, dự toán mua sắm thành các gói thầu nhằm áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu không phù hợp hoặc hạn chế sự tham gia của nhà thầu. Đây là tiêu chí thuộc nhóm buộc dừng trình ký.
Nhóm 4 — Giá gói thầu và nguồn vốn
Đây là nhóm có nhiều tiêu chí nhất, vì giá gói thầu vừa là con số dễ sai vừa bị soi kỹ nhất khi kiểm tra. Ba lớp kiểm tra cần tách riêng: mỗi giá gói có tài liệu chứng minh lưu kèm không; giá đã tính đủ các chi phí cần thiết (dự phòng, thuế, phí, lệ phí theo quy định) chưa; và tổng giá trị các phần công việc có vượt tổng mức đầu tư hoặc dự toán mua sắm được duyệt không. Lớp thứ ba là phép cộng đơn giản nhưng là phép thử đầu tiên của mọi đoàn kiểm tra.
Cách xác định giá được trình bày chi tiết trong bài giá gói thầu và cách xác định. Với gói thầu xây dựng, cần phân biệt giá gói thầu với dự toán gói thầu xây dựng lập theo pháp luật xây dựng (Luật Xây dựng số 135/2025/QH15) — hai khái niệm không đồng nhất khi giải trình. Về nguồn vốn, tiêu chí rà soát là ghi đúng nhánh vốn và đủ thông tin; với nguồn ODA, phần nhà tài trợ và cơ cấu vốn hay bị bỏ trống trong bản dự thảo đầu tiên.
Nhóm 5 — Hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu
Hai trường thông tin này nằm cạnh nhau trong biểu mẫu nên rất hay bị điền nhầm chỗ. Tiêu chí rà soát đơn giản: ô “hình thức” chỉ chứa tên một hình thức lựa chọn nhà thầu (đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh…); ô “phương thức” chỉ chứa tên một phương thức (một hoặc hai giai đoạn, một hoặc hai túi hồ sơ). Thấy chuỗi “một giai đoạn” nằm trong ô hình thức là lỗi phạm trù, phải sửa ngay.
Tiêu chí thứ hai: mọi gói áp dụng hình thức khác đấu thầu rộng rãi đều phải có căn cứ cụ thể ghi kèm hồ sơ trình duyệt, dẫn chiếu đúng điều kiện áp dụng và hạn mức theo Nghị định số 214/2025/NĐ-CP; người rà soát kiểm tra từng gói một, không kiểm theo cụm. Tiêu chí thứ ba thường bị quên: ghi rõ gói thầu tổ chức trong nước hay quốc tế và có tổ chức lựa chọn nhà thầu qua mạng hay không.
Nhóm 6 — Thời gian
Kế hoạch lựa chọn nhà thầu có nhiều mốc thời gian và chúng bị nhầm lẫn thường xuyên. Khi rà soát, tách bạch ba trường: thời gian bắt đầu tổ chức lựa chọn nhà thầu, thời hạn thực hiện gói thầu, và các mốc liên quan đến hợp đồng. Ba trường độc lập, không được điền cùng một giá trị vì tiện.
Tiêu chí thực chất nhất là tính khả thi: cộng dồn thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu của các gói theo trình tự phụ thuộc nhau, xem có nằm gọn trong tiến độ dự án và trong niên độ bố trí vốn không. Nhiều kế hoạch “đẹp trên giấy” nhưng khi cộng dồn thì gói khởi công lại bắt đầu sau thời điểm phải hoàn thành. Chi tiết các trường thông tin xem bài kế hoạch lựa chọn nhà thầu là gì.
Nhóm 7 — Loại hợp đồng
Loại hợp đồng ghi trong kế hoạch quyết định cách quản lý khối lượng và thanh toán về sau, nên không thể điền theo thói quen. Tiêu chí rà soát: loại hợp đồng có phù hợp với mức độ chắc chắn của phạm vi công việc và khối lượng không. Gói có phạm vi, khối lượng xác định rõ và ít biến động thì hợp đồng trọn gói là lựa chọn tự nhiên; gói mà khối lượng chỉ chốt được khi triển khai thực tế thì hợp đồng theo đơn giá phù hợp hơn.
Tiêu chí thứ hai là tính nhất quán với cách tính giá gói thầu. Nếu giá được xây dựng trên khối lượng tạm tính mà loại hợp đồng lại ghi trọn gói, mâu thuẫn sẽ bộc lộ ở khâu thương thảo và thanh toán.
Nhóm 8 — Thẩm quyền lập, thẩm định và phê duyệt
Nhóm này ít tiêu chí nhưng hậu quả sai lớn nhất, vì một quyết định do người không có thẩm quyền ký sẽ kéo theo toàn bộ các bước sau đứng trên nền không vững. Kiểm tra ba điểm: người ký quyết định phê duyệt có đúng chủ thể theo quy định hiện hành không; hồ sơ có đủ bước thẩm định trước khi phê duyệt không; mẫu tờ trình và mẫu quyết định đang dùng có còn hiệu lực không.
Điểm thứ ba hay bị bỏ qua nhất, vì nhiều đơn vị dùng lại tệp mẫu lưu trên máy từ các năm trước. Cách kiểm tra nhanh: mở tệp mẫu, đọc dòng “căn cứ” và dòng “kính trình” — nếu hai dòng này không khớp với khung pháp lý gồm Luật số 22/2023/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 57/2024/QH15 và Luật số 90/2025/QH15) cùng Nghị định số 214/2025/NĐ-CP thì phải thay mẫu trước khi trình.
Nhóm 9 — Đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia
Việc đăng tải diễn ra sau khi phê duyệt, nhưng phải rà soát trước, vì dữ liệu ghi sai trong quyết định thì lên Hệ thống sẽ sai theo và việc sửa kéo theo thủ tục. Ba tiêu chí cần kiểm tra trước trình ký: dữ liệu từng gói trong quyết định có đủ các trường mà biểu mẫu trên Hệ thống yêu cầu không; tài khoản dùng để đăng tải đã sẵn sàng và đúng chủ thể chưa; ai chịu trách nhiệm đăng tải và trong thời hạn bao nhiêu ngày kể từ ngày ký.
Thời hạn và cách thức cung cấp, đăng tải thông tin thực hiện theo Thông tư số 79/2025/TT-BTC ngày 04/8/2025; quy trình thao tác xem bài đăng tải kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Ở khâu rà soát, chỉ cần bảo đảm người phụ trách đăng tải được chỉ định bằng tên cụ thể, không phải “phòng sẽ phân công sau”.
Nhóm 10 — Tính thống nhất giữa các tài liệu
Nhóm cuối cùng kiểm tra thứ mà chín nhóm trên không phát hiện được: sự lệch nhau giữa các tài liệu trong cùng bộ hồ sơ. Một kế hoạch có thể đúng ở mọi tiêu chí riêng lẻ nhưng vẫn bị trả lại vì tờ trình ghi 12 gói còn phụ lục liệt kê 13 gói, hoặc vì tổng giá trị ghi bằng số và bằng chữ khác nhau.
Cách rà soát hiệu quả là đối chiếu chéo theo cặp: tờ trình với phụ lục danh mục gói thầu; phụ lục với dự thảo quyết định; dự thảo quyết định với báo cáo thẩm định. Qua từng cặp, kiểm tra bốn nhóm dữ liệu: số lượng gói, tên gói, giá từng gói và tổng giá trị. Thao tác này mất khoảng mười lăm phút nhưng chặn được nhóm lỗi mà cấp trên nhìn thấy đầu tiên khi mở hồ sơ.
Bảng rà soát 35 tiêu chí trước khi trình phê duyệt
Bảng dưới đây gom 35 tiêu chí theo đúng mười nhóm vừa phân tích. Cột “Tài liệu đối chiếu” ghi tài liệu phải mở ra xem khi đánh dấu; cột “Người phụ trách” ghi vị trí chịu trách nhiệm, khi áp dụng thì thay bằng tên cụ thể. Không để trống dòng nào.
| STT | Nội dung kiểm tra | Đạt | Chưa đạt | Tài liệu đối chiếu | Người phụ trách | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nhóm 1 — Căn cứ pháp lý và căn cứ dự án | ||||||
| 1 | Phần “căn cứ” của tờ trình và dự thảo quyết định viện dẫn đúng Luật số 22/2023/QH15 và các luật sửa đổi, bổ sung | ☐ | ☐ | Tờ trình, dự thảo quyết định | Chuyên viên lập kế hoạch | Không viện dẫn văn bản hợp nhất như một luật độc lập |
| 2 | Không còn viện dẫn Nghị định số 24/2024/NĐ-CP như văn bản hiện hành; căn cứ nghị định là Nghị định số 214/2025/NĐ-CP | ☐ | ☐ | Tờ trình, dự thảo quyết định, mẫu biểu đang dùng | Chuyên viên kiểm chéo | Nghị định 24/2024 hết hiệu lực từ 04/8/2025 |
| 3 | Không viện dẫn văn bản về lựa chọn nhà đầu tư hoặc lĩnh vực khác làm căn cứ cho lựa chọn nhà thầu | ☐ | ☐ | Danh mục căn cứ trong tờ trình | Chuyên viên kiểm chéo | Lựa chọn nhà thầu và lựa chọn nhà đầu tư là hai chế định khác nhau |
| 4 | Có đủ căn cứ dự án: quyết định phê duyệt dự án hoặc dự toán mua sắm được duyệt, cùng căn cứ về vốn | ☐ | ☐ | Quyết định phê duyệt dự án/dự toán, văn bản bố trí vốn | Chuyên viên lập kế hoạch | Với dự án ODA cần thêm điều ước, thỏa thuận vay |
| Nhóm 2 — Phạm vi công việc và tên gói thầu | ||||||
| 5 | Tên từng gói thầu thể hiện được tính chất, nội dung và phạm vi công việc | ☐ | ☐ | Phụ lục danh mục gói thầu | Chuyên viên lập kế hoạch | Loại bỏ tên chỉ có số thứ tự |
| 6 | Gói thầu chia thành nhiều phần đã nêu rõ tên và nội dung từng phần | ☐ | ☐ | Phụ lục danh mục gói thầu | Chuyên viên lập kế hoạch | Ảnh hưởng trực tiếp cách lập hồ sơ mời thầu sau này |
| 7 | Tổng phạm vi công việc trong kế hoạch nằm trong phạm vi đã được duyệt của dự án hoặc dự toán mua sắm | ☐ | ☐ | Quyết định phê duyệt dự án/dự toán | Chuyên viên kiểm chéo | Đối chiếu từng hạng mục, không đối chiếu tổng số |
| 8 | Phần công việc chưa đủ điều kiện lập kế hoạch được tách riêng và thuyết minh, không ghép vào các gói thầu | ☐ | ☐ | Tờ trình, thuyết minh kèm theo | Tổ thẩm định | Hỏi trực tiếp người lập để xác nhận |
| Nhóm 3 — Phân chia gói thầu | ||||||
| 9 | Lý do phân chia gói thầu được viết thành văn trong hồ sơ trình duyệt, dựa trên tính chất kỹ thuật, trình tự và tính đồng bộ | ☐ | ☐ | Thuyết minh phân chia gói thầu | Chuyên viên lập kế hoạch | Không giải thích được bằng một câu là dấu hiệu cần soi kỹ |
| 10 | Không có dấu hiệu tách khối công việc thuần nhất thành nhiều gói nhằm áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu không phù hợp | ☐ | ☐ | Phụ lục danh mục gói thầu, thuyết minh | Tổ thẩm định | Tiêu chí buộc dừng trình ký |
| 11 | Không gộp các công việc khác bản chất thành gói quá lớn làm hạn chế nhà thầu tham dự | ☐ | ☐ | Phụ lục danh mục gói thầu | Tổ thẩm định | Kiểm tra bằng phép thử tách ngược |
| 12 | Các gói phụ thuộc nhau về kỹ thuật, tiến độ đã được sắp xếp theo đúng trình tự thực hiện | ☐ | ☐ | Tiến độ dự án, phụ lục danh mục | Chuyên viên kiểm chéo | Liên quan trực tiếp nhóm tiêu chí thời gian |
| Nhóm 4 — Giá gói thầu và nguồn vốn | ||||||
| 13 | Mỗi giá gói thầu có tài liệu chứng minh lưu kèm hồ sơ | ☐ | ☐ | Báo giá, kết quả gói tương tự, chứng thư thẩm định giá, dự toán được duyệt | Chuyên viên lập kế hoạch | Không đánh dấu đạt nếu chỉ có con số trong bảng |
| 14 | Giá gói thầu đã tính đủ các chi phí cần thiết, gồm dự phòng, thuế, phí, lệ phí theo quy định | ☐ | ☐ | Bảng tính giá gói thầu | Kế toán/bộ phận tài chính | Kiểm tra từng khoản, không cộng gộp |
| 15 | Tài liệu làm căn cứ xác định giá còn phản ánh đúng mặt bằng giá tại thời điểm trình duyệt | ☐ | ☐ | Ngày phát hành báo giá, chứng thư thẩm định giá | Chuyên viên lập kế hoạch | Ghi rõ ngày của từng tài liệu vào ghi chú |
| 16 | Tổng giá trị các phần công việc không vượt tổng mức đầu tư hoặc dự toán mua sắm được duyệt | ☐ | ☐ | Bảng tổng hợp, quyết định phê duyệt dự án/dự toán | Kế toán/bộ phận tài chính | Tiêu chí buộc dừng trình ký |
| 17 | Nguồn vốn của từng gói được ghi đúng nhánh và đủ thông tin theo quy định | ☐ | ☐ | Văn bản bố trí vốn, kế hoạch vốn | Kế toán/bộ phận tài chính | Vốn ODA phải nêu nhà tài trợ và cơ cấu vốn |
| 18 | Với gói thầu xây dựng, đã phân biệt giá gói thầu với dự toán gói thầu xây dựng lập theo pháp luật xây dựng | ☐ | ☐ | Dự toán xây dựng được duyệt | Bộ phận kỹ thuật | Đối chiếu Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 |
| Nhóm 5 — Hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu | ||||||
| 19 | Ô “hình thức lựa chọn nhà thầu” chỉ ghi tên hình thức, không ghi tên phương thức | ☐ | ☐ | Phụ lục danh mục gói thầu | Chuyên viên kiểm chéo | Lỗi phạm trù bị phát hiện ngay ở khâu thẩm định |
| 20 | Ô “phương thức lựa chọn nhà thầu” ghi đúng một trong các phương thức được quy định và phù hợp với hình thức đã chọn | ☐ | ☐ | Phụ lục danh mục gói thầu | Chuyên viên kiểm chéo | Kiểm tra từng gói, không kiểm theo cụm |
| 21 | Mọi gói áp dụng hình thức khác đấu thầu rộng rãi đều có căn cứ điều kiện áp dụng ghi kèm | ☐ | ☐ | Thuyết minh trong tờ trình, Nghị định số 214/2025/NĐ-CP | Tổ thẩm định | Tiêu chí buộc dừng trình ký |
| 22 | Đã ghi rõ gói thầu tổ chức trong nước hay quốc tế và có tổ chức lựa chọn nhà thầu qua mạng hay không | ☐ | ☐ | Phụ lục danh mục gói thầu | Chuyên viên lập kế hoạch | Trường hay bị bỏ trống trong bản dự thảo đầu |
| Nhóm 6 — Thời gian | ||||||
| 23 | Thời gian bắt đầu tổ chức lựa chọn nhà thầu được ghi riêng cho từng gói | ☐ | ☐ | Phụ lục danh mục gói thầu | Chuyên viên lập kế hoạch | Không điền chung một giá trị cho mọi gói |
| 24 | Thời hạn thực hiện gói thầu được ghi tách bạch, không nhầm với thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu | ☐ | ☐ | Phụ lục danh mục gói thầu | Chuyên viên kiểm chéo | Hai trường độc lập, kiểm tra riêng |
| 25 | Các mốc thời gian của từng gói khớp với tiến độ thực hiện dự án đã được duyệt | ☐ | ☐ | Tiến độ dự án | Bộ phận kỹ thuật | Cộng dồn theo chuỗi gói phụ thuộc nhau |
| 26 | Các mốc thời gian nằm trong niên độ và kế hoạch bố trí vốn tương ứng | ☐ | ☐ | Kế hoạch vốn | Kế toán/bộ phận tài chính | Tránh gói khởi động sau thời điểm phải hoàn thành |
| Nhóm 7 — Loại hợp đồng | ||||||
| 27 | Loại hợp đồng phù hợp với mức độ xác định của phạm vi công việc và khối lượng | ☐ | ☐ | Thuyết minh gói thầu, bảng tính khối lượng | Bộ phận kỹ thuật | Khối lượng tạm tính không phù hợp hợp đồng trọn gói |
| 28 | Loại hợp đồng ghi trong kế hoạch nhất quán với cách xác định giá gói thầu | ☐ | ☐ | Bảng tính giá gói thầu, phụ lục danh mục | Chuyên viên kiểm chéo | Mâu thuẫn sẽ bộc lộ ở khâu thanh toán |
| Nhóm 8 — Thẩm quyền lập, thẩm định và phê duyệt | ||||||
| 29 | Người ký quyết định phê duyệt kế hoạch đúng thẩm quyền theo quy định hiện hành | ☐ | ☐ | Dự thảo quyết định, quy chế phân công nội bộ | Lãnh đạo phụ trách | Tiêu chí buộc dừng trình ký |
| 30 | Hồ sơ có đủ bước thẩm định trước khi trình phê duyệt, báo cáo thẩm định lập theo mẫu còn hiệu lực | ☐ | ☐ | Báo cáo thẩm định, mẫu tại Thông tư số 80/2025/TT-BTC | Tổ thẩm định | Kiểm tra ngày lập và chữ ký |
| Nhóm 9 — Đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia | ||||||
| 31 | Dữ liệu từng gói trong quyết định đủ các trường mà biểu mẫu trên Hệ thống yêu cầu | ☐ | ☐ | Dự thảo quyết định, biểu mẫu theo Thông tư số 79/2025/TT-BTC | Cán bộ phụ trách Hệ thống | Thiếu trường sẽ phải sửa quyết định sau khi ký |
| 32 | Tài khoản dùng để đăng tải thuộc đúng chủ thể và còn hoạt động | ☐ | ☐ | Thông tin tài khoản trên Hệ thống | Cán bộ phụ trách Hệ thống | Kiểm tra trước ngày trình, không để đến ngày đăng |
| 33 | Đã chỉ định bằng tên người đăng tải và thời hạn đăng tải kể từ ngày ký quyết định | ☐ | ☐ | Phiếu phân công nội bộ | Lãnh đạo phụ trách | Ghi tên cụ thể, không ghi “phòng phân công sau” |
| Nhóm 10 — Tính thống nhất giữa các tài liệu | ||||||
| 34 | Số lượng gói, tên gói và giá từng gói thống nhất giữa tờ trình, phụ lục, dự thảo quyết định và báo cáo thẩm định | ☐ | ☐ | Toàn bộ bộ hồ sơ trình duyệt | Chuyên viên kiểm chéo | Đối chiếu chéo theo từng cặp tài liệu |
| 35 | Tổng giá trị ghi bằng số và bằng chữ khớp nhau trên mọi tài liệu; đơn vị tiền tệ ghi thống nhất | ☐ | ☐ | Tờ trình, dự thảo quyết định | Chuyên viên kiểm chéo | Lỗi cấp trên nhìn thấy đầu tiên khi mở hồ sơ |
Bảng có tính chất hỗ trợ tra cứu và tổ chức công việc; việc áp dụng cần căn cứ hồ sơ cụ thể, tính chất gói thầu, nguồn vốn và quy định pháp luật tại thời điểm thực hiện.
Năm lỗi phải dừng trình ký, không sửa nhanh
Không phải ô “Chưa đạt” nào cũng nghiêm trọng như nhau; phần lớn sửa được trong buổi làm việc rồi kiểm tra lại. Nhưng có năm tình trạng mà cách xử lý đúng là dừng lại, đưa hồ sơ về bước trước, không cố hoàn thiện để kịp trình — sửa vội ở những điểm này thường tạo ra hồ sơ hình thức đúng nhưng bản chất vẫn sai, loại hồ sơ khó giải trình nhất khi bị kiểm tra.
| # | Tình trạng phát hiện khi rà soát | Vì sao không được sửa nhanh | Hành động đúng |
|---|---|---|---|
| 1 | Cách chia gói có dấu hiệu tách khối công việc thuần nhất để rơi xuống hình thức lựa chọn nhà thầu đơn giản hơn (tiêu chí 10) | Sửa lời thuyết minh không làm thay đổi bản chất cách chia; hồ sơ vẫn mâu thuẫn với thực tế công việc | Trả về bước lập, chia lại theo tính chất kỹ thuật và tính đồng bộ, lập lại thuyết minh |
| 2 | Tổng giá trị các phần công việc vượt tổng mức đầu tư hoặc dự toán mua sắm được duyệt (tiêu chí 16) | Đây là mâu thuẫn số học với văn bản cấp trên, không thể xử lý bằng cách sửa con số trong kế hoạch | Rà lại giá từng gói và loại trùng lặp; nếu vẫn vượt thì phải xử lý ở cấp phê duyệt dự án/dự toán trước |
| 3 | Gói áp dụng hình thức khác đấu thầu rộng rãi nhưng không nêu được điều kiện áp dụng cụ thể (tiêu chí 21) | Bổ sung căn cứ sau khi đã chọn hình thức là hợp thức hóa ngược, dễ bị kết luận khi kiểm tra | Xác định lại hình thức từ đầu; nếu không đủ điều kiện thì chuyển về đấu thầu rộng rãi |
| 4 | Người dự kiến ký quyết định không đúng thẩm quyền (tiêu chí 29) | Quyết định sai thẩm quyền làm toàn bộ các bước sau mất cơ sở, không khắc phục được bằng văn bản đính chính | Xác định lại chủ thể phê duyệt, chỉnh mẫu tờ trình và dự thảo quyết định trước khi trình |
| 5 | Căn cứ pháp lý viện dẫn văn bản đã hết hiệu lực hoặc văn bản thuộc lĩnh vực khác (tiêu chí 2, 3) | Không chỉ là lỗi hình thức: nội dung kế hoạch thường đã được xây dựng theo quy định cũ, nên sửa dòng căn cứ là che lỗi | Rà lại toàn bộ nội dung theo Nghị định số 214/2025/NĐ-CP, sau đó mới sửa phần căn cứ |
Quy ước nội bộ nên đặt ra: khi một trong năm tình trạng trên xuất hiện, người rà soát ghi cụm từ “dừng trình ký” vào cột ghi chú và báo cáo lãnh đạo phụ trách bằng văn bản ngắn thay vì trao đổi miệng. Ghi nhận này bảo vệ chính người rà soát về sau.
Tình huống 1: phát hiện sai giá gói thầu khi rà soát
Một đơn vị lập kế hoạch cho dự toán mua sắm thiết bị. Ở lượt kiểm chéo, người rà soát mở tài liệu đối chiếu của tiêu chí 13 và phát hiện ba gói thiết bị chuyên dùng dùng chung một bộ báo giá phát hành từ năm trước, trong khi hai gói còn lại có chứng thư thẩm định giá mới. Kiểm tra tiếp tiêu chí 14, bảng tính giá của ba gói này không tách thuế giá trị gia tăng và chi phí lắp đặt, vận chuyển. Cộng lại theo tiêu chí 16, tổng giá trị vẫn nằm trong dự toán được duyệt.
Xử lý đúng gồm bốn bước. Thứ nhất, đánh dấu “Chưa đạt” cho tiêu chí 13 và 14, ghi rõ tên ba gói vào cột ghi chú thay vì ghi chung. Thứ hai, xác định đây có phải tình trạng buộc dừng trình ký không — trường hợp này thì không, vì tổng giá trị chưa vượt dự toán và lỗi nằm ở chất lượng căn cứ, có thể bổ sung. Thứ ba, yêu cầu cập nhật căn cứ giá cho ba gói và tính lại đủ các khoản chi phí. Thứ tư, rà soát lại toàn bộ nhóm 4 chứ không chỉ ba dòng đã sửa.
Bước thứ tư hay bị bỏ qua nhất. Khi giá một gói được điều chỉnh tăng, gói đó có thể vượt ngưỡng của hình thức lựa chọn nhà thầu đã ghi trong dự thảo, khiến một tiêu chí trước đó “Đạt” trở thành “Chưa đạt”. Nguyên tắc thực hành: mọi thay đổi về giá đều phải kích hoạt rà soát lại nhóm 4 và nhóm 5.
Tình huống 2: phát hiện sai thẩm quyền phê duyệt
Một đơn vị chuẩn bị trình kế hoạch cho dự án đã được phê duyệt. Ở lượt thẩm định, người rà soát kiểm tra tiêu chí 29 và thấy mẫu tờ trình đang dùng được sao chép từ hồ sơ các năm trước, phần “kính trình” và phần thẩm quyền phê duyệt viết theo cơ chế cũ. Kiểm tra tiếp tiêu chí 2, phần căn cứ của cả tờ trình lẫn dự thảo quyết định vẫn viện dẫn Nghị định số 24/2024/NĐ-CP — văn bản đã hết hiệu lực từ ngày 04/8/2025.
Đây là trường hợp buộc dừng trình ký, rơi vào cả tình trạng số 4 và số 5 trong bảng trên. Xử lý đúng không dừng ở việc sửa tên người ký và thay dòng căn cứ. Trình tự cần làm: xác định lại chủ thể có thẩm quyền phê duyệt theo Luật số 22/2023/QH15 đã được sửa đổi, bổ sung và Nghị định số 214/2025/NĐ-CP; thay toàn bộ mẫu tờ trình, mẫu quyết định, mẫu báo cáo thẩm định bằng mẫu còn hiệu lực; sau đó rà soát lại nội dung kế hoạch xem có chỗ nào được xây dựng theo quy định cũ hay không, đặc biệt là hạn mức áp dụng các hình thức lựa chọn nhà thầu.
Sau khi sửa, không quay lại đúng dòng đã đánh dấu mà chạy lại toàn bộ 35 tiêu chí từ đầu: khi mẫu biểu thay đổi, cấu trúc tài liệu thay đổi theo nên các tiêu chí về tính thống nhất ở nhóm 10 gần như chắc chắn phải kiểm tra lại. Lỗi lệch số liệu giữa tờ trình và phụ lục xuất hiện nhiều nhất ngay sau một lần thay mẫu.
Cách lưu kết quả rà soát để chứng minh trách nhiệm
Một lần rà soát không để lại dấu vết thì về mặt hồ sơ tương đương với chưa rà soát. Khi có kiểm tra, thanh tra hoặc khi phát sinh kiến nghị, câu hỏi đầu tiên thường là ai đã kiểm tra nội dung này và kiểm tra vào lúc nào. Bản đánh dấu 35 tiêu chí vì thế nên được lưu như tài liệu nội bộ đi kèm hồ sơ trình duyệt, không phải giấy nháp bỏ đi sau khi ký. Nếu dùng bảng tính chung, nên khóa quyền chỉnh sửa sau khi chốt và lưu bản kết xuất cố định để tránh sửa ngược thời gian.
| Thành phần lưu | Nội dung | Thời điểm chốt | Nơi lưu |
|---|---|---|---|
| Bản đánh dấu từng lượt | 35 dòng, ngày, người thực hiện, chữ ký nháy | Ngay khi kết thúc mỗi lượt | Hồ sơ nội bộ của bộ phận chuyên môn |
| Nhật ký xử lý dòng chưa đạt | Số thứ tự tiêu chí, mô tả, cách xử lý, ngày xử lý xong | Khi dòng cuối cùng được xử lý | Kèm bản đánh dấu tương ứng |
| Bản chốt trước khi trình | Toàn bộ 35 dòng có kết luận, không còn ô trống | Trước khi chuyển hồ sơ trình ký | Đính kèm bộ hồ sơ trình duyệt |
| Văn bản báo cáo dừng trình ký | Tình trạng phát hiện, đề xuất xử lý | Ngay khi phát hiện | Lưu văn thư theo quy định của đơn vị |
Một thói quen nhỏ nhưng hữu ích: ghi vào cột ghi chú của những dòng đã kiểm tra tên tệp hoặc số hiệu văn bản đã mở ra đối chiếu, thay vì chỉ đánh dấu. Sáu tháng sau, khi cần giải trình, dòng ghi chú đó tiết kiệm rất nhiều thời gian tìm lại tài liệu.
Rà soát bằng bảng tiêu chí là kỹ năng có thể luyện được, và luyện nhanh nhất qua hồ sơ thật cùng người đã làm nhiều. Nếu bạn hoặc bộ phận của bạn muốn chuẩn hóa thao tác kiểm tra trước trình ký — từ cách đọc căn cứ, cách đối chiếu giá gói thầu đến cách xử lý khi phát hiện lỗi buộc dừng — chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu cơ bản của Viện dành thời lượng riêng cho phần thực hành trên hồ sơ mẫu. Chứng nhận hoàn thành khóa học do Viện cấp xác nhận kết quả tham gia chương trình đào tạo, bồi dưỡng; không thay thế chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu do đơn vị có thẩm quyền cấp theo quy định. Thông tin lịch học và tư vấn: hotline 0904.889.859 — Ms Hoa.
Kết luận
Việc rà soát kế hoạch lựa chọn nhà thầu trước khi trình phê duyệt không phải là đọc lại hồ sơ một lượt, mà là đi qua một danh mục tiêu chí cố định, mở tài liệu đối chiếu cho từng tiêu chí và để lại bản ghi có tên người chịu trách nhiệm. Bảng 35 tiêu chí trong bài được tổ chức theo mười nhóm để chia việc cho nhiều người và kiểm tra chéo, thay vì dồn trách nhiệm lên người lập kế hoạch.
Ba điểm nên nhớ khi áp dụng: chỉ đánh dấu “Đạt” sau khi đã mở tài liệu đối chiếu; năm tình trạng thuộc nhóm buộc dừng trình ký thì không sửa nhanh mà trả hồ sơ về bước trước; và mọi thay đổi về giá hoặc về mẫu biểu đều phải kích hoạt rà soát lại các nhóm liên quan, không chỉ sửa đúng dòng đã phát hiện. Để hiểu bản chất từng lỗi, xem thêm bài lỗi thường gặp khi lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu; để nắm tổng thể nội dung và cấu trúc của kế hoạch, xem bài kế hoạch lựa chọn nhà thầu là gì.
Bài viết có mục đích cung cấp thông tin tham khảo và hỗ trợ người đọc hiểu quy định về kế hoạch lựa chọn nhà thầu; không thay thế văn bản pháp luật, hướng dẫn chính thức của cơ quan có thẩm quyền hoặc ý kiến tư vấn pháp lý đối với một hồ sơ cụ thể.
