Hộ kinh doanh tham gia đấu thầu: có được chỉ định thầu không? Điều kiện theo Luật Đấu thầu và Nghị định 349

Hộ kinh doanh được tham gia đấu thầu và được chỉ định thầu. Khoản 2 Điều 5 Luật Đấu thầu xếp hộ kinh doanh thành nhóm nhà thầu riêng (không phải tổ chức, không phải cá nhân), hợp lệ khi: có giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh; không đang chấm dứt hoạt động hoặc bị thu hồi giấy chứng nhận, chủ hộ không bị truy cứu trách nhiệm hình sự; đáp ứng các điểm d, đ, e, h khoản 1 Điều 5. Khi chỉ định thầu, Điều 79 và Điều 80 Nghị định 214/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP) chỉ yêu cầu điểm d, e khoản 1 và điểm a, b khoản 2.

Thực tế, rất nhiều khoản mua sắm của trường học, trạm y tế, Ủy ban nhân dân cấp xã được giao cho các hộ kinh doanh ngay tại địa phương: văn phòng phẩm, bàn ghế, sửa chữa nhỏ, in ấn, nấu ăn cho lớp tập huấn, vệ sinh, cây xanh. Câu hỏi “hộ kinh doanh có được tham gia đấu thầu không” vì thế được hỏi từ cả hai phía: chủ hộ muốn biết mình có cửa vào các gói thầu dùng vốn nhà nước hay phải lập doanh nghiệp; kế toán, người phụ trách mua sắm của đơn vị muốn biết mua của hộ kinh doanh có hợp lệ không, phải làm thủ tục gì trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Từ ngày 09/9/2026, Nghị định 349/2026/NĐ-CP viết lại toàn bộ quy trình chỉ định thầu thông thường và một phần quy trình chỉ định thầu rút gọn. Nhiều người đọc lướt thấy câu “đối với nhà thầu là hộ kinh doanh” trong văn bản mới và cho rằng đây là cơ chế mới mở cho hộ kinh doanh. Thực ra, câu này đã có từ bản gốc Nghị định 214; điều thay đổi đáng kể với hộ kinh doanh là hồ sơ yêu cầu, hồ sơ đề xuất và dự thảo hợp đồng chỉ định thầu nay đi qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Hộ kinh doanh nào chưa có tài khoản, chưa có chứng thư số sẽ lúng túng ngay từ bước nhận hồ sơ.

Bài viết này hướng dẫn đầy đủ việc hộ kinh doanh tham gia đấu thầu theo Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (bản hợp nhất, đã gồm các lần sửa đổi bởi Luật số 57/2024/QH15, 90/2025/QH15, 116/2025/QH15, 133/2025/QH15, 142/2025/QH15), Nghị định 214/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP) và Thông tư 79/2025/TT-BTC: tư cách hợp lệ đọc theo nguyên văn điều luật, chỉ định thầu sau Nghị định 349, đăng ký trên Hệ thống, những gói thầu hộ kinh doanh thường tham gia, yêu cầu về năng lực, thuế, hóa đơn, các rủi ro thường gặp và 16 tình huống có số liệu minh họa.

Trả lời nhanh

• Có được tham gia đấu thầu không: có. Hộ kinh doanh là một trong ba nhóm nhà thầu tại Điều 5 Luật Đấu thầu (tổ chức – hộ kinh doanh – cá nhân).
• Có được chỉ định thầu không: có, nếu gói thầu thuộc trường hợp chỉ định thầu và hộ đáp ứng điểm d, e khoản 1 và điểm a, b khoản 2 Điều 5 Luật Đấu thầu.
• Không phải đáp ứng: hạch toán tài chính độc lập (điểm b khoản 1 Điều 5 chỉ áp dụng cho tổ chức).
• Bắt buộc: có tên trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trước khi phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu; trên thực tế phải có tài khoản sớm hơn vì hồ sơ yêu cầu, dự thảo hợp đồng được gửi trên Hệ thống.
• Về tài chính: với gói hàng hóa và chào hàng cạnh tranh, hộ kinh doanh không phải nộp báo cáo tài chính, không bị đánh giá giá trị tài sản ròng; vẫn phải chứng minh nghĩa vụ thuế và doanh thu nếu hồ sơ mời thầu yêu cầu.
• Không được hưởng: ưu đãi dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp nhỏ (theo cách hiểu của chúng tôi, vì hộ kinh doanh không phải doanh nghiệp).

Cập nhật 01/10/2026: đối chiếu Luật Đấu thầu (văn bản hợp nhất), Nghị định 214/2025/NĐ-CP theo Văn bản hợp nhất số 36/2026/VBHN-NĐ-BTC (đã gồm Nghị định 349/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 09/9/2026), Thông tư 79/2025/TT-BTC và mẫu E-HSMT mua sắm hàng hóa ban hành kèm theo.

Hộ kinh doanh có được tham gia đấu thầu không?

Câu trả lời ngắn: được. Luật Đấu thầu không chỉ dành sân chơi cho doanh nghiệp. Điều 5 Luật Đấu thầu quy định tư cách hợp lệ theo ba nhóm chủ thể, mỗi nhóm một khoản riêng, và hộ kinh doanh có hẳn một khoản của mình. Vì vậy, hộ kinh doanh tham gia đấu thầu là việc hợp pháp, với điều kiện đáp ứng đúng các điều kiện dành cho nhóm này.

Nguyên văn khoản 2 Điều 5 Luật Đấu thầu

Khoản 2 Điều 5 Luật Đấu thầu (bản hợp nhất) quy định nguyên văn:

“2. Nhà thầu là hộ kinh doanh có tư cách hợp lệ khi đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:
a) Có giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh theo quy định của pháp luật;
b) Không đang trong quá trình chấm dứt hoạt động hoặc bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh; chủ hộ kinh doanh không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự;
c) Đáp ứng điều kiện quy định tại các điểm d, đ, e và h khoản 1 Điều này.”

Bốn điểm được dẫn chiếu tại điểm c là các điểm của khoản 1 (vốn dành cho nhà thầu là tổ chức):

• Điểm d: có tên trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trước khi phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu;
• Điểm đ: bảo đảm cạnh tranh trong đấu thầu theo Điều 6 của Luật;
• Điểm e: không đang trong thời gian bị cấm tham dự thầu theo quyết định của người có thẩm quyền, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan khác ở Trung ương, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định tại khoản 3 Điều 87 của Luật;
• Điểm h: có tên trong danh sách ngắn đối với trường hợp đã lựa chọn được danh sách ngắn.

Khoản 4 Điều 5 bổ sung: nhà thầu có tư cách hợp lệ theo các khoản 1, 2 và 3 Điều này “được tham dự thầu với tư cách độc lập hoặc liên danh”. Như vậy hộ kinh doanh có thể đứng tên một mình hoặc tham gia liên danh với hộ kinh doanh khác, với doanh nghiệp.

Hộ kinh doanh là “tổ chức” hay “cá nhân”?

Đây là điểm nhiều người nêu sai. Điều 5 Luật Đấu thầu tách bạch:

• Khoản 1: “Nhà thầu, nhà đầu tư là tổ chức” — doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài và tổ chức khác;
• Khoản 2: “Nhà thầu là hộ kinh doanh”;
• Khoản 3: “Nhà thầu, nhà đầu tư là cá nhân”.

Hộ kinh doanh không có tên trong danh sách loại hình tổ chức tại điểm a khoản 1, cũng không thuộc khoản 3. Hệ quả thực tế: hộ kinh doanh không phải chứng minh “hạch toán tài chính độc lập” (điểm b khoản 1), không phải chứng minh không bị giải thể, phá sản theo điểm c khoản 1 (thay bằng điều kiện riêng ở điểm b khoản 2), và cũng không phải chứng minh “năng lực hành vi dân sự đầy đủ” hay “chứng chỉ chuyên môn phù hợp” như nhà thầu cá nhân ở khoản 3.

Thêm một chi tiết: khoản 2 chỉ nói “nhà thầu là hộ kinh doanh”, không nhắc “nhà đầu tư”. Theo cách hiểu của chúng tôi, hộ kinh doanh là chủ thể của hoạt động lựa chọn nhà thầu (cung cấp hàng hóa, dịch vụ, xây lắp), không phải chủ thể dự thầu lựa chọn nhà đầu tư thực hiện dự án đầu tư kinh doanh.

Ở tầng thủ tục, Thông tư 79/2025/TT-BTC cũng tách “hộ kinh doanh” thành một vai trò nhà thầu riêng (điểm d khoản 8 Điều 3), trong khi điểm b khoản 1 Điều 23 Nghị định 214 (đã sửa đổi) đặt giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh trong danh mục giấy tờ của tổ chức khi đăng ký tài khoản. Theo cách hiểu của chúng tôi, đó chỉ là cách sắp xếp thủ tục; về tư cách hợp lệ, hộ kinh doanh áp dụng khoản 2 Điều 5 Luật.

Bảng so sánh ba nhóm nhà thầu tại Điều 5 Luật Đấu thầu

Phần tư cách hợp lệ của doanh nghiệp, cách rà soát từng điều kiện của khoản 1 và các lỗi khiến doanh nghiệp bị loại, anh/chị xem bài tư cách hợp lệ của nhà thầu là gì. Bài này chỉ đi sâu vào nhóm hộ kinh doanh.

Căn cứ pháp lý hiện hành

• Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (văn bản hợp nhất, đã gồm các lần sửa đổi đến Luật số 142/2025/QH15): Điều 4, 5, 6, 10, 14, 16, 23, 24, 25, 68.
• Nghị định 214/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 165/2026/NĐ-CP, 170/2026/NĐ-CP và 349/2026/NĐ-CP; hợp nhất tại Văn bản hợp nhất số 36/2026/VBHN-NĐ-BTC): chi phí trên Hệ thống, báo giá, đăng ký tài khoản, hồ sơ mời thầu, chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh, chào giá trực tuyến.
• Nghị định 349/2026/NĐ-CP ngày 09/9/2026, có hiệu lực từ ngày ký: Điều 5, Điều 6 (sửa Điều 79, 80 Nghị định 214) và khoản 2 Điều 27 (chuyển tiếp). Tổng hợp tại bài Nghị định 349/2026/NĐ-CP: toàn bộ điểm mới.
• Thông tư 79/2025/TT-BTC và mẫu E-HSMT mua sắm hàng hóa qua mạng ban hành kèm theo.

Kho văn bản Viện dùng để đối chiếu bài này không gồm văn bản pháp luật về thuế, hóa đơn và đăng ký hộ kinh doanh. Các nội dung về thuế, hóa đơn chỉ dừng ở những gì pháp luật đấu thầu và mẫu hồ sơ quy định; phần còn lại được ghi rõ là khuyến nghị.

Sáu điều kiện tư cách hợp lệ của hộ kinh doanh khi tham gia đấu thầu

Ghép khoản 2 với bốn điểm được dẫn chiếu của khoản 1, một hộ kinh doanh tham dự đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh phải đáp ứng đủ sáu điều kiện sau.

1. Có giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh

Điểm a khoản 2 Điều 5 yêu cầu “có giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh theo quy định của pháp luật”. Người buôn bán chưa đăng ký hộ kinh doanh không thuộc nhóm này. Trên Hệ thống, vai trò nhà thầu cá nhân chỉ được liệt kê cho gói tư vấn cá nhân và cho cá nhân, nhóm cá nhân khởi nghiệp sáng tạo tham gia gói hàng hóa (điểm d khoản 8 Điều 3 Thông tư 79), nên người bán vật tư chưa đăng ký kinh doanh gần như không có đường tham dự các gói hàng hóa thông thường.

Khi lập tài khoản, ngành nghề và địa chỉ trên giấy chứng nhận sẽ là căn cứ để chủ đầu tư nhìn nhận hộ có phù hợp với gói thầu hay không. Khuyến nghị: rà soát ngành nghề đã đăng ký so với hàng hóa, dịch vụ định chào trước khi tham dự.

2. Không đang chấm dứt hoạt động, không bị thu hồi giấy chứng nhận

Điểm b khoản 2 thay cho điểm c khoản 1 (giải thể, phá sản của tổ chức). Hộ đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động — kể cả để chuyển lên doanh nghiệp — thì trong khoảng thời gian đó không bảo đảm tư cách hợp lệ. Mẫu đơn dự thầu ban hành kèm Thông tư 79 ghi rõ cam kết “không đang trong quá trình chấm dứt hoạt động hoặc bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đối với nhà thầu là hộ kinh doanh”.

3. Chủ hộ không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự

Cũng tại điểm b khoản 2. Với tổ chức, điểm g khoản 1 xét chính tổ chức; với hộ kinh doanh, Luật xét chủ hộ kinh doanh. Mẫu đơn dự thầu tương ứng ghi “chủ hộ không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự trong trường hợp nhà thầu là hộ kinh doanh”. Đây là cam kết của nhà thầu; khai sai là rủi ro gian lận.

4. Có tên trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia

Dẫn chiếu điểm d khoản 1: có tên trên Hệ thống “trước khi phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu”. Câu chữ của Luật cho phép đến sát thời điểm phê duyệt, nhưng với đấu thầu qua mạng, chào giá trực tuyến và chỉ định thầu sau Nghị định 349, hộ kinh doanh phải có tài khoản để nhận hồ sơ và nộp hồ sơ. Khoản 5 Điều 27 Thông tư 79 cũng giao trách nhiệm cho nhà thầu “đăng ký tham gia Hệ thống để bảo đảm tư cách hợp lệ theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 5 của Luật Đấu thầu”.

5. Bảo đảm cạnh tranh trong đấu thầu

Dẫn chiếu điểm đ khoản 1, tức Điều 6 Luật Đấu thầu và Điều 4 Nghị định 214 (đã sửa đổi). Nội dung cốt lõi: nhà thầu phải độc lập về pháp lý và tài chính với chủ đầu tư và với các nhà thầu tư vấn của chính gói thầu đó (lập, thẩm tra thiết kế, dự toán; lập, thẩm định hồ sơ mời thầu; đánh giá hồ sơ dự thầu; giám sát…). Các tiêu chí định lượng ở khoản 4 Điều 6 viết theo “cổ phần hoặc phần vốn góp” của doanh nghiệp; với hộ kinh doanh, theo cách hiểu của chúng tôi, rủi ro thực tế nằm ở hai chỗ: hộ vừa làm tư vấn (ví dụ lập dự toán, báo giá kỹ thuật thay cho chủ đầu tư) vừa dự thầu chính gói đó; và quan hệ gia đình giữa chủ hộ với người của chủ đầu tư — tình huống được Điều 16 Luật Đấu thầu xử lý (xem Tình huống 4).

6. Không đang bị cấm tham dự thầu; có tên trong danh sách ngắn (nếu có)

Dẫn chiếu điểm e và điểm h khoản 1. Hộ kinh doanh từng bị cấm tham dự thầu thì trong thời gian bị cấm không có tư cách hợp lệ. Điều kiện danh sách ngắn chỉ đặt ra khi gói thầu có bước sơ tuyển, mời quan tâm hoặc đấu thầu hạn chế — hiếm gặp với quy mô gói thầu mà hộ kinh doanh thường tham gia.

Hộ kinh doanh có được chỉ định thầu không? Quy định tại Điều 79, 80 sau Nghị định 349

Được. Nghị định 214 (đã sửa đổi) quy định riêng nhóm điều kiện tư cách hợp lệ khi chỉ định thầu, trong đó có câu dành cho hộ kinh doanh, ở hai vị trí:

• Điểm b khoản 3 Điều 79 (chỉ định thầu thông thường): “Nhà thầu được dự kiến chỉ định thầu khi có tư cách hợp lệ quy định tại các điểm a, b, c, d, e, g và i khoản 1 Điều 5 của Luật Đấu thầu; đối với nhà thầu là hộ kinh doanh khi có tư cách hợp lệ quy định tại các điểm d, e khoản 1 và các điểm a, b khoản 2 Điều 5 của Luật Đấu thầu.”
• Điểm a khoản 3 Điều 80 (chỉ định thầu rút gọn): “Nhà thầu được đề nghị chỉ định thầu khi có tư cách hợp lệ theo quy định tại các điểm a, b, c, d, e, g và i khoản 1 Điều 5 của Luật Đấu thầu; đối với nhà thầu là hộ kinh doanh khi có tư cách hợp lệ quy định tại các điểm d, e khoản 1 và các điểm a, b khoản 2 Điều 5 của Luật Đấu thầu.”

Cả hai câu đều kết thúc bằng một câu chung: “Trường hợp pháp luật có liên quan quy định nhà thầu tham dự thầu, thực hiện hợp đồng phải độc lập với các tổ chức, cá nhân khác thì phải tuân thủ quy định đó.”

Nhóm điều kiện khi chỉ định thầu khác gì khi đấu thầu?

So với khoản 2 Điều 5 Luật, nhóm điều kiện khi chỉ định thầu không liệt kê điểm đ (bảo đảm cạnh tranh theo Điều 6 Luật) và điểm h (danh sách ngắn) khoản 1. Bù lại, câu cuối của Điều 79, 80 yêu cầu tuân thủ nếu pháp luật liên quan đòi hỏi nhà thầu phải độc lập. Nói gọn: khi chỉ định thầu, hộ kinh doanh cần bốn điều kiện — có giấy chứng nhận đăng ký; không đang chấm dứt hoạt động hoặc bị thu hồi giấy chứng nhận và chủ hộ không bị truy cứu trách nhiệm hình sự; có tên trên Hệ thống; không bị cấm dự thầu.

Nghị định 349 thay đổi gì và không thay đổi gì đối với hộ kinh doanh?

Đối chiếu Nghị định 214 bản gốc với văn bản hợp nhất sau Nghị định 349 cho thấy: câu về tư cách hợp lệ của hộ kinh doanh đã có trong bản gốc; bản gốc viết “các điểm a, b khoản 2 và các điểm d, e khoản 1”, bản hiện hành viết “các điểm d, e khoản 1 và các điểm a, b khoản 2”. Nội dung không đổi, chỉ đảo thứ tự viện dẫn. Lý do câu này xuất hiện trong Nghị định 349 là vì Điều 5 Nghị định 349 thay toàn bộ khoản 3 Điều 79 và Điều 6 Nghị định 349 thay điểm a, điểm b khoản 3 Điều 80, nên câu cũ được viết lại cùng toàn đoạn.

Những thay đổi thực sự tác động tới hộ kinh doanh được chỉ định thầu:

Về chuyển tiếp, điểm a khoản 2 Điều 27 Nghị định 349: gói thầu đã phát hành hồ sơ yêu cầu hoặc đã gửi dự thảo hợp đồng (chỉ định thầu rút gọn) trước ngày 09/9/2026 thì tiếp tục thực hiện theo quy định trước đó. Gói đã duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu nhưng chưa phát hành, có nội dung không phù hợp thì chủ đầu tư được điều chỉnh kế hoạch (điểm b).

Hạn mức chỉ định thầu và mức 100 triệu đồng

Phần lớn gói thầu hộ kinh doanh được chỉ định nằm trong hạn mức tại khoản 4 Điều 78 Nghị định 214 (đã sửa đổi):

• Gói thầu thuộc dự toán mua sắm không hình thành dự án: không quá 01 tỷ đồng (bản gốc: 500 triệu đồng);
• Gói dịch vụ tư vấn thuộc dự án: không quá 03 tỷ đồng (bản gốc: 800 triệu đồng);
• Gói phi tư vấn, hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp thuộc dự án: không quá 05 tỷ đồng (bản gốc: 2 tỷ đồng).

Các gói này áp dụng quy trình chỉ định thầu rút gọn (khoản 2 Điều 80). Riêng gói thầu hoặc nội dung mua sắm có giá không quá 100 triệu đồng (bản gốc: 50 triệu đồng) đi theo cơ chế riêng tại khoản 4 Điều 80.

Gói chỉ định thầu trong hạn mức phải đáp ứng điều kiện tại khoản 2 Điều 79 (có kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt; có kế hoạch bố trí vốn; có dự toán được duyệt nếu pháp luật chuyên ngành yêu cầu). Chi tiết các trường hợp, hạn mức và hai quy trình xem bài chỉ định thầu: điều kiện, hạn mức và quy trình.

Với gói “không quá 100 triệu đồng”, khoản 4 Điều 80 cho phép thủ trưởng cơ quan, đơn vị mua sắm tự quyết định, “không phải đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 79”, “không phải thực hiện quy trình quy định tại khoản 3 Điều này nhưng phải bảo đảm chế độ hóa đơn, chứng từ đầy đủ theo quy định của pháp luật”. Câu về tư cách hợp lệ của hộ kinh doanh nằm trong khoản 3 Điều 80. Theo cách hiểu của chúng tôi, khi đơn vị chọn cơ chế mua sắm không quá 100 triệu đồng mà không đi theo quy trình rút gọn, hộ kinh doanh không phải trải qua thủ tục chỉ định thầu trên Hệ thống; điều quyết định khi đó là hộ có xuất được hóa đơn, chứng từ đầy đủ để đơn vị thanh toán, quyết toán hay không. Nếu đơn vị lựa chọn nhánh “thực hiện theo quy trình chỉ định thầu rút gọn” thì áp dụng đầy đủ khoản 3 Điều 80, kể cả điều kiện tư cách hợp lệ. Cơ chế mua sắm không quá 100 triệu đồng được phân tích riêng tại bài mua sắm dưới 100 triệu.

Hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì khi được mời chỉ định thầu?

Ở quy trình thông thường, hộ nhận hồ sơ yêu cầu trên Hệ thống, đề nghị làm rõ (nếu cần) trước ngày đóng thầu, lập và nộp hồ sơ đề xuất trên Hệ thống, sau đó làm rõ, thương thảo về năng lực, tiến độ, chất lượng và giá. Ở quy trình rút gọn, hộ nhận dự thảo hợp đồng (trên Hệ thống, trừ gói cấp bách), rà soát phạm vi, thời gian, chất lượng, giá trị và thương thảo để hoàn thiện hợp đồng; gói xây lắp tương tự theo điểm e khoản 2 Điều 78 phải tiết kiệm tối thiểu 5% giá gói thầu. Ở cả hai quy trình, gói hàng hóa có thể phải thuyết minh cơ cấu giá.

Khoản 6 Điều 80 (bổ sung bởi Nghị định 349) cho phép chủ đầu tư chọn quy trình thông thường hoặc rút gọn khi gói thầu đồng thời thuộc cả hai nhóm. Với hộ kinh doanh, điều đó có nghĩa: cùng một gói, có đơn vị sẽ gửi dự thảo hợp đồng, có đơn vị sẽ phát hành hồ sơ yêu cầu. Anh/chị cần đọc kỹ thông báo trên Hệ thống để biết mình đang ở quy trình nào.

Đăng ký trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia: bước bắt buộc để hộ kinh doanh tham gia đấu thầu

Dù dự đấu thầu rộng rãi hay được chỉ định thầu, hộ kinh doanh đều phải “có tên trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia”. Điều kiện này có mặt cả khi đấu thầu lẫn khi chỉ định thầu, và cũng là chỗ hộ kinh doanh hay chậm chân nhất.

Hộ kinh doanh là một vai trò nhà thầu riêng trên Hệ thống

Khoản 8 Điều 3 Thông tư 79/2025/TT-BTC định nghĩa “Tổ chức tham gia Hệ thống” là các cơ quan, tổ chức, cá nhân đăng ký với một hoặc một số vai trò, trong đó điểm d là: “Nhà thầu (cá nhân, nhóm cá nhân tham gia gói thầu tư vấn cá nhân; cá nhân, nhóm cá nhân khởi nghiệp sáng tạo tham gia gói thầu mua sắm hàng hóa; tổ chức; hộ kinh doanh)”. Như vậy, khi đăng ký, hộ kinh doanh chọn vai trò nhà thầu với tư cách hộ kinh doanh, không phải tư cách cá nhân.

Theo khoản 1 Điều 11 Thông tư 79 và Điều 97 Nghị định 214 (đã sửa đổi), Hệ thống trích xuất thông tin tình trạng pháp lý của hộ kinh doanh từ Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký hộ kinh doanh; hộ chưa có tên trên hệ thống đó thì tự cung cấp thông tin khi đăng ký.

Hồ sơ đăng ký và thời hạn xử lý

Điều 23 Nghị định 214 (đã sửa đổi) quy định:

• Điểm a khoản 1: nhập thông tin vào đơn đăng ký được hình thành trên Hệ thống hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia (nếu có);
• Điểm b khoản 1: hồ sơ gồm đơn đăng ký được ký hoặc xác thực điện tử, đóng dấu (nếu có) bởi đại diện hợp pháp; giấy ủy quyền (nếu có); “giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh” là một trong các giấy tờ được liệt kê, cùng với quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hợp tác xã…;
• Khoản 3: hồ sơ được xử lý trong tối đa 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu; kết quả báo trên Hệ thống, Cổng dịch vụ công (nếu có) và thư điện tử;
• Khoản 4: tổ chức, cá nhân cố tình cập nhật thông tin tài khoản không có thật thì bị khóa tài khoản 12 tháng kể từ ngày phát hiện.

Thời hạn 02 ngày làm việc chưa tính thời gian chuẩn bị chứng thư số, sửa sai khi bị trả hồ sơ. Khuyến nghị: đăng ký ngay khi có ý định tham gia, không đợi đến lúc được mời. Các bước thao tác chi tiết, cách khai thông tin và lỗi thường gặp đã có trong bài tạo tài khoản nhà thầu cần chuẩn bị gì.

Chứng thư số, tài khoản nghiệp vụ và trách nhiệm theo dõi

Điều 7 Thông tư 79: chứng thư số phải được đăng ký sử dụng trên Hệ thống, dùng để tạo chữ ký số và xác thực; tài khoản tham gia Hệ thống tạo, phân quyền tài khoản nghiệp vụ. Khuyến nghị: phân quyền rõ người thao tác, không cho mượn chứng thư số.

Điều 27 Thông tư 79 đặt trách nhiệm cho nhà thầu: chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin kê khai trên webform và file đính kèm (khoản 1); tự theo dõi, cập nhật thông tin trên Hệ thống về gói thầu quan tâm, nếu sai sót do không theo dõi thì tự chịu bất lợi (khoản 3); quản lý tài khoản, chứng thư số (điểm c khoản 5).

Chi phí khi tham gia Hệ thống

Khoản 9 Điều 14 Nghị định 214 (đã sửa đổi) quy định các khoản chi phí nhà thầu nộp, áp dụng chung cho mọi loại nhà thầu, kể cả hộ kinh doanh:

• Duy trì tên và hồ sơ năng lực: 330.000 đồng/năm, nộp từ năm thứ hai sau năm đăng ký (điểm a);
• Nộp hồ sơ dự thầu: 330.000 đồng/gói với đấu thầu rộng rãi, hạn chế, chào giá trực tuyến quy trình thông thường; 220.000 đồng/gói với chào hàng cạnh tranh (điểm b);
• Nhà thầu trúng thầu (gói không chia phần): 0,022% giá trúng thầu, tối đa 2.200.000 đồng (điểm c).

Các mức trên đã gồm thuế giá trị gia tăng.

Khoản 10 Điều 14: hết thời hạn thanh toán mà không nộp thì tài khoản bị chuyển sang trạng thái tạm ngừng, không thực hiện được giao dịch cho đến khi nộp đủ. Một hộ kinh doanh quên nộp phí duy trì có thể không nhận được hồ sơ yêu cầu đúng lúc được mời chỉ định thầu.

Những gói thầu hộ kinh doanh thường tham gia

Hộ kinh doanh có thể dự bất kỳ gói thầu nào nếu đáp ứng tư cách hợp lệ và yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Trên thực tế, quy mô vốn, nhân sự và cách tổ chức sổ sách khiến hộ kinh doanh tham gia đấu thầu chủ yếu ở các gói nhỏ, hàng hóa thông dụng và dịch vụ phi tư vấn đơn giản. Bảng tra dưới đây tóm tắt các “cửa” thường gặp.

Gửi báo giá: cửa vào đầu tiên, nhưng không phải là dự thầu

Điểm d khoản 2 Điều 18 Nghị định 214 (đã sửa đổi) cho phép chủ đầu tư xác định giá gói thầu trên cơ sở “tối thiểu 01 báo giá”; chủ đầu tư phải đăng tải yêu cầu báo giá trên Hệ thống, “đơn vị quan tâm phải gửi báo giá trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trong thời hạn tối thiểu 03 ngày làm việc kể từ ngày đăng tải yêu cầu báo giá”. Khi có nhiều hơn 01 báo giá, chủ đầu tư được loại báo giá (hoặc hạng mục) cao hoặc thấp hơn 30% giá trung bình. Đơn vị cung cấp báo giá chịu trách nhiệm về thông tin giá phù hợp với khả năng cung cấp của mình, không vi phạm pháp luật về cạnh tranh, bán phá giá hoặc nâng khống giá. Gói thuốc, hóa chất, vật tư xét nghiệm, thiết bị y tế có thời hạn tối thiểu 10 ngày.

Gửi báo giá không phải là dự thầu và không tự động dẫn đến được chỉ định.

Chỉ định thầu rút gọn trong hạn mức

Đây là cửa phổ biến nhất với trường học, trạm y tế, Ủy ban nhân dân cấp xã. Lợi thế lớn với hộ ít vốn: theo điểm c khoản 2 Điều 68 Luật Đấu thầu, nhà thầu thực hiện gói thầu có giá thuộc hạn mức chỉ định thầu không phải thực hiện bảo đảm thực hiện hợp đồng.

Chào giá trực tuyến rút gọn

Khoản 3 Điều 99 Nghị định 214 (đã sửa đổi): áp dụng cho gói mua sắm hàng hóa, phi tư vấn, xây lắp có giá gói không quá 02 tỷ đồng với dự toán mua sắm, không quá 05 tỷ đồng với dự án. Thông báo mời thầu “không nêu yêu cầu về bảo đảm dự thầu” (điểm c khoản 1 Điều 102). Thời gian đăng tải tối thiểu 03 ngày làm việc trước thời điểm bắt đầu chào giá với gói dưới 02 tỷ đồng, 05 ngày làm việc với gói từ 02 đến 05 tỷ đồng; thời gian chào giá tối thiểu 24 giờ. Từ lượt thứ hai, giá chào không được thấp hơn 90% giá thấp nhất đang hiển thị (khoản 3 Điều 102).

Rủi ro lớn nhất: nhà thầu xếp thứ nhất phải xác nhận chấp thuận trao hợp đồng trong tối đa 03 ngày làm việc; từ chối hoặc không xác nhận sẽ bị công khai tên, bị khóa chức năng chào giá trực tuyến 06 tháng và bị đánh giá về uy tín (điểm c khoản 5 Điều 102). Hộ kinh doanh hay “chào thử” giá thấp rồi bỏ ngang chính là trường hợp này.

Chào hàng cạnh tranh

Gói không quá 10 tỷ đồng, hàng hóa thông dụng, phi tư vấn đơn giản, xây lắp công trình đơn giản (Điều 24 Luật, Điều 81 Nghị định 214 đã sửa đổi); gói phi tư vấn không yêu cầu tiêu chuẩn năng lực, kinh nghiệm; thời gian chuẩn bị hồ sơ tối thiểu 07 ngày làm việc. Quy trình đầy đủ xem bài chào hàng cạnh tranh.

Đấu thầu rộng rãi và liên danh

Khi gói vượt sức một hộ, liên danh là lựa chọn hợp pháp theo khoản 4 Điều 5 Luật. Thỏa thuận liên danh phải nêu rõ công việc cụ thể và giá trị ước tính của từng thành viên; việc phân chia phải căn cứ hạng mục trong bảng giá dự thầu (điểm e khoản 3 Điều 26 Nghị định 214 đã sửa đổi). Cách lập thỏa thuận và đánh giá năng lực liên danh xem bài liên danh trong đấu thầu.

Những “cửa” hộ kinh doanh khó hoặc không vào được

• Mua sắm trực tiếp: chỉ áp dụng với nhà thầu đã trúng thầu qua đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế và đã ký hợp đồng trước đó (điểm a khoản 2 Điều 25 Luật). Hộ chỉ vào được nếu trước đó đã trúng gói tương tự bằng hai hình thức này.
• Mua sắm trực tuyến: Hệ thống trích xuất kết quả lựa chọn nhà thầu mua sắm tập trung để đơn vị đặt hàng (khoản 1 Điều 104). Hộ kinh doanh chỉ tham gia khi đã trúng thầu mua sắm tập trung trước đó.
• Ưu đãi doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp nhỏ: điểm e khoản 1 Điều 10 Luật chỉ nêu “nhà thầu là doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp nhỏ”. Theo cách hiểu của chúng tôi, hộ kinh doanh không phải doanh nghiệp nên không thuộc đối tượng này.
• Gói xây lắp không quá 05 tỷ đồng dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ: điểm đ khoản 2 Điều 10 Luật quy định gói xây lắp có giá không quá 05 tỷ đồng “được dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp nhỏ tham dự thầu” (khoản 2 Điều 8 Nghị định 214 dẫn chiếu lại). Theo cách hiểu của chúng tôi, khi gói thầu áp dụng cơ chế này, hộ kinh doanh không thuộc nhóm được dự thầu. Ngay cả khi không có doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ đáp ứng và phải đấu thầu lại, Luật dùng cụm “cho phép các doanh nghiệp khác được tham dự thầu”. Anh/chị cần đọc kỹ E-TBMT, E-BDL của từng gói trước khi bỏ công chuẩn bị hồ sơ.

Năng lực, tài chính, thuế và hóa đơn: hộ kinh doanh được miễn gì, vẫn phải chứng minh gì

Được miễn: báo cáo tài chính và giá trị tài sản ròng (gói hàng hóa, chào hàng cạnh tranh)

Nghị định 214 (đã sửa đổi) có hai câu miễn trừ dành riêng cho hộ kinh doanh:

• Điểm a khoản 4 Điều 26 (tiêu chuẩn đánh giá năng lực, kinh nghiệm gói mua sắm hàng hóa): “Nhà thầu là hộ kinh doanh không phải nộp báo cáo tài chính, không phải đáp ứng yêu cầu về giá trị tài sản ròng.”
• Điểm a khoản 1 Điều 81 (chào hàng cạnh tranh): “Trường hợp nhà thầu là hộ kinh doanh, nhà thầu không phải nộp báo cáo tài chính, không phải đáp ứng yêu cầu về giá trị tài sản ròng”.

Mẫu E-HSMT mua sắm hàng hóa qua mạng một giai đoạn một túi hồ sơ (ban hành kèm Thông tư 79) cụ thể hóa ở Bảng tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm: tiêu chí “giá trị tài sản ròng phải dương” có ghi chú “Đối với nhà thầu là hộ kinh doanh thì không đánh giá tiêu chí này”.

Vẫn phải chứng minh: nghĩa vụ thuế và doanh thu

Miễn báo cáo tài chính không có nghĩa là miễn chứng minh năng lực tài chính. Cũng trong Bảng tiêu chuẩn của mẫu E-HSMT hàng hóa:

• Nghĩa vụ kê khai thuế, nộp thuế của năm tài chính gần nhất so với thời điểm đóng thầu: ghi chú (4) nói rõ nhà thầu chứng minh đã kê khai, nộp thuế thu nhập doanh nghiệp “(thuế thu nhập cá nhân đối với nhà thầu là hộ kinh doanh)”; khi Hệ thống chưa tự trích xuất được, nộp “Tờ khai thuế (hoặc thông báo nộp tiền của cơ quan thuế đối với hộ kinh doanh)” kèm giấy nộp tiền có xác nhận hoặc xác nhận của cơ quan thuế;
• Doanh thu bình quân hằng năm (không gồm thuế giá trị gia tăng): ghi chú (6) quy định “Đối với nhà thầu là hộ kinh doanh, không bắt buộc phải nộp báo cáo tài chính nhưng nhà thầu phải cung cấp tài liệu chứng minh doanh thu tương ứng với nghĩa vụ thuế”.

Ghi chú (7) của mẫu nêu cách tính thông thường: gói thực hiện từ 12 tháng trở lên, doanh thu yêu cầu = [(giá gói thầu – thuế giá trị gia tăng)/thời gian thực hiện theo năm] × k, k thường từ 1,5 đến 2; gói dưới 12 tháng, doanh thu yêu cầu = (giá gói thầu – thuế giá trị gia tăng) × k, k thường là 1,5. Hộ kinh doanh có doanh thu khai thuế thấp hơn thực tế sẽ không có tài liệu chứng minh doanh thu tương ứng — đây là điểm vướng thường gặp nhất (xem Tình huống 11).

Gói xây lắp, phi tư vấn: chưa có câu miễn riêng

Khoản 5 Điều 26 (tiêu chuẩn đánh giá gói xây lắp) liệt kê năng lực tài chính gồm “giá trị tài sản ròng, doanh thu; việc thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế, nộp thuế” và không có câu miễn trừ riêng cho hộ kinh doanh. Khoản 6 Điều 26 (phi tư vấn, hỗn hợp) cho phép chủ đầu tư “căn cứ quy mô, tính chất của gói thầu và quy định tại các khoản 2, 4 và 5” để xác định tiêu chuẩn. Theo cách hiểu của chúng tôi: với gói xây lắp, hộ kinh doanh cần đọc kỹ ghi chú trong E-HSMT để biết tiêu chí tài sản ròng được xử lý ra sao; với gói phi tư vấn, chủ đầu tư có cơ sở vận dụng cách xử lý của gói hàng hóa. Bài này chưa đối chiếu mẫu E-HSMT xây lắp, phi tư vấn.

Ngoài ra, gói xây lắp còn chịu điều kiện năng lực theo pháp luật xây dựng đối với nhân sự đảm nhận các chức danh phải có chứng chỉ hành nghề hoạt động xây dựng do cơ quan có thẩm quyền cấp (Điều 27, 28 Nghị định 212/2026/NĐ-CP). Hộ kinh doanh nhận gói sửa chữa nhỏ, công tác hoàn thiện không ảnh hưởng kết cấu chịu lực cần đối chiếu khoản 3 Điều 27 Nghị định 212 và yêu cầu nhân sự trong hồ sơ.

Bảo đảm dự thầu và bảo đảm thực hiện hợp đồng

• Bảo đảm dự thầu (Điều 14 Luật) áp dụng cho đấu thầu rộng rãi, hạn chế, chào hàng cạnh tranh gói phi tư vấn, hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp; mức 1% đến 1,5% giá gói thầu với gói hàng hóa, phi tư vấn không quá 10 tỷ đồng và gói xây lắp, hỗn hợp không quá 20 tỷ đồng. Hộ kinh doanh không có ngoại lệ. Với đấu thầu qua mạng, Mục 18.8 E-CDNT của mẫu E-HSMT hàng hóa: giá trị bảo đảm dự thầu nhỏ hơn 50 triệu đồng thì không phải đính kèm thư bảo lãnh tại thời điểm đóng thầu mà cam kết trong đơn dự thầu; khi được mời đối chiếu tài liệu hoặc vi phạm thì phải nộp. Chi tiết xem bài bảo lãnh dự thầu.
• Bảo đảm thực hiện hợp đồng (Điều 68 Luật): 2% đến 10% giá hợp đồng; không áp dụng với nhà thầu thực hiện gói thầu có giá gói thầu thuộc hạn mức chỉ định thầu (điểm c khoản 2). Gói trúng qua chào hàng cạnh tranh, đấu thầu rộng rãi mà vượt hạn mức chỉ định thầu thì phải nộp.

Với hộ kinh doanh, đặt cọc là biện pháp được Luật cho phép (điểm a khoản 1 Điều 14, điểm a khoản 1 Điều 68). Tuy nhiên, khi đấu thầu qua mạng, Mục 18.1 E-CDNT mẫu hàng hóa quy định hình thức thư bảo lãnh hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm bảo lãnh. Khuyến nghị: trao đổi sớm với ngân hàng về hạn mức bảo lãnh của hộ kinh doanh.

Hóa đơn, chứng từ: khuyến nghị

Pháp luật đấu thầu chỉ nói gián tiếp về hóa đơn: khoản 4 Điều 80 yêu cầu mua sắm không quá 100 triệu đồng “phải bảo đảm chế độ hóa đơn, chứng từ đầy đủ theo quy định của pháp luật”. Bài viết không trích dẫn pháp luật về thuế, hóa đơn vì kho văn bản dùng để đối chiếu không có các văn bản này. Các khuyến nghị sau mang tính thực hành:

• Trước khi nhận gói, xác định hộ có xuất được hóa đơn theo đúng quy định hiện hành hay không; hỏi kế toán đơn vị mua về loại chứng từ họ cần để thanh toán.
• Giữ đủ chứng từ đầu vào (hóa đơn nhập hàng, báo giá của nhà cung cấp) để thuyết minh cơ cấu giá khi chủ đầu tư yêu cầu theo Điều 79, 80.
• Doanh thu kê khai thuế nên phản ánh đúng doanh thu thực tế; đây vừa là nghĩa vụ, vừa là căn cứ chứng minh năng lực tài chính khi dự các gói lớn hơn.

Góc chủ đầu tư và đơn vị dự toán mua sắm: mua của hộ kinh doanh sao cho đúng

Với trường học, trạm y tế, Ủy ban nhân dân cấp xã, mua của hộ kinh doanh địa phương thường nhanh và rẻ. Để đúng quy định, đơn vị nên lưu ý:

1. Xác định đúng cơ chế: mua sắm không quá 100 triệu đồng (khoản 4 Điều 80) khác chỉ định thầu rút gọn trong hạn mức 01 tỷ đồng (khoản 4 Điều 78); ghi rõ lựa chọn trong hồ sơ trình.
2. Không chia nhỏ để chỉ định thầu (điểm l khoản 6 Điều 16 Luật).
3. Kiểm tra bốn điều kiện tư cách khi chỉ định: giấy chứng nhận đăng ký; tình trạng hoạt động và chủ hộ; có tên trên Hệ thống; không bị cấm dự thầu.
4. Không áp tiêu chí doanh nghiệp cho hộ: gói hàng hóa, chào hàng cạnh tranh không yêu cầu hộ nộp báo cáo tài chính, không đánh giá tài sản ròng; không đặt điều kiện “phải là doanh nghiệp” khi không có căn cứ (khoản 2 Điều 26 Nghị định 214 đã sửa đổi cấm nêu điều kiện hạn chế sự tham gia của nhà thầu), trừ gói xây lắp áp dụng điểm đ khoản 2 Điều 10 Luật.
5. Rà xung đột lợi ích theo điểm d khoản 6 Điều 16 Luật.
6. Lấy báo giá trên Hệ thống theo điểm d khoản 2 Điều 18 khi xác định giá gói thầu.
7. Thống nhất chứng từ thanh toán ngay khi ký hợp đồng (khuyến nghị).

Góc hộ kinh doanh, nhà thầu nhỏ: giữ hộ hay lập doanh nghiệp?

Không có câu trả lời chung. Dựa trên các quy định đấu thầu đã nêu, có thể so sánh như sau (phần này là phân tích, không phải tư vấn thuế):

• Tư cách hợp lệ: hộ áp dụng khoản 2 Điều 5, không cần hạch toán độc lập; doanh nghiệp áp dụng khoản 1, phải hạch toán độc lập.
• Báo cáo tài chính, tài sản ròng: hộ được miễn ở gói hàng hóa, chào hàng cạnh tranh; doanh nghiệp phải đáp ứng nếu hồ sơ yêu cầu.
• Chứng minh doanh thu: hộ dùng tài liệu tương ứng nghĩa vụ thuế; doanh nghiệp dùng báo cáo tài chính do Hệ thống trích xuất.
• Ưu đãi doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ và gói xây lắp không quá 05 tỷ đồng dành riêng: hộ không thuộc đối tượng (cách hiểu); doanh nghiệp có thể thuộc nếu đáp ứng tiêu chí doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ.
• Quy mô gói phù hợp: hộ hợp với gói nhỏ, hàng hóa thông dụng, phi tư vấn đơn giản; doanh nghiệp mở rộng được sang gói xây lắp có yêu cầu năng lực cao.

Khuyến nghị: nếu hộ chủ yếu nhận đơn hàng nhỏ của vài đơn vị quen trong địa bàn, giữ hộ kinh doanh và chuẩn hóa tài khoản trên Hệ thống thường là đủ. Nếu muốn dự các gói xây lắp, các gói cần doanh thu lớn hoặc muốn hưởng ưu đãi doanh nghiệp nhỏ, nên tính phương án lập doanh nghiệp và lưu ý điều kiện “không đang trong quá trình chấm dứt hoạt động” trong giai đoạn chuyển đổi.

16 tình huống hộ kinh doanh tham gia đấu thầu thường gặp

Các tình huống dưới đây dùng số liệu giả định để minh họa.

Nhóm 1 — Tư cách hợp lệ của hộ kinh doanh

Tình huống 1: Được mời chỉ định thầu nhưng chưa có tài khoản trên Hệ thống

Trường trung học cơ sở mua 40 bộ bàn ghế học sinh, giá gói 420 triệu đồng thuộc dự toán mua sắm, kế hoạch duyệt chỉ định thầu rút gọn. Hộ kinh doanh đồ gỗ trong xã chưa từng đăng ký trên Hệ thống.

Cách xử lý: gói thuộc hạn mức không quá 01 tỷ đồng (khoản 4 Điều 78) và áp dụng quy trình rút gọn (khoản 2 Điều 80). Từ 09/9/2026, dự thảo hợp đồng được gửi “trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia” (điểm a khoản 3 Điều 80), và hộ chỉ đủ tư cách khi “có tên trên Hệ thống” (điểm d khoản 1 Điều 5 Luật). Hộ đăng ký ngay theo Điều 23 Nghị định 214 (đã sửa đổi; xử lý tối đa 02 ngày làm việc), chuẩn bị chứng thư số; trường gửi dự thảo sau khi hộ có tài khoản. Gói không phải bảo đảm thực hiện hợp đồng (điểm c khoản 2 Điều 68 Luật).

Tình huống 2: Chủ hộ đang bị khởi tố trong một vụ án khác

Ủy ban nhân dân xã dự kiến chỉ định hộ kinh doanh vật liệu xây dựng gói sửa đường nội đồng 350 triệu đồng thì biết chủ hộ đang bị khởi tố về một hành vi không liên quan đấu thầu.

Cách xử lý: điểm b khoản 2 Điều 5 Luật (được Điều 80 dẫn chiếu) yêu cầu chủ hộ không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Hộ không đủ tư cách trong thời gian này; xã không phê duyệt kết quả với hộ mà chuyển sang nhà thầu khác. Nếu hộ vẫn cam kết điều ngược lại trong đơn dự thầu ở gói khác thì có rủi ro bị coi là gian lận (điểm b khoản 4 Điều 16 Luật).

Tình huống 3: Hộ đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động để lên công ty

Hộ văn phòng phẩm đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động để lập công ty, cùng lúc muốn dự gói chào hàng cạnh tranh 1,3 tỷ đồng đóng thầu sau 10 ngày.

Cách xử lý: hộ “đang trong quá trình chấm dứt hoạt động” không đáp ứng điểm b khoản 2 Điều 5 Luật; mẫu đơn dự thầu (Thông tư 79) yêu cầu cam kết điều này. Công ty mới phải đăng ký tài khoản với tư cách tổ chức và đáp ứng khoản 1 Điều 5 (có hạch toán tài chính độc lập). Khuyến nghị: không dự thầu trong “khoảng trống” chuyển đổi.

Tình huống 4: Hộ kinh doanh của người thân kế toán chủ đầu tư

Trường tiểu học chào hàng cạnh tranh gói văn phòng phẩm 900 triệu đồng. Một hộ do người có quan hệ gia đình với kế toán của trường đứng tên dự thầu; kế toán này được phân công vào tổ chuyên gia.

Cách xử lý: điểm d khoản 6 Điều 16 Luật cấm cá nhân thuộc chủ đầu tư tham gia quá trình lựa chọn nhà thầu, tổ chuyên gia đối với gói do “người có quan hệ gia đình theo quy định của Luật Doanh nghiệp” đứng tên dự thầu. Trường thay người trong tổ chuyên gia ngay khi phát hiện (đối chiếu khái niệm quan hệ gia đình theo Luật Doanh nghiệp). Vi phạm có thể bị cấm tham gia hoạt động đấu thầu từ 06 tháng đến 01 năm (điểm c khoản 1 Điều 133 Nghị định 214 đã sửa đổi).

Nhóm 2 — Chỉ định thầu và mua sắm nhỏ

Tình huống 5: Trường mầm non mua bàn ghế 85 triệu đồng

Trường mầm non mua 25 bộ bàn ghế, tổng 85 triệu đồng, của hộ đồ gỗ trong phường.

Cách xử lý: dưới 100 triệu đồng, hiệu trưởng quyết định theo khoản 4 Điều 80, không phải đáp ứng khoản 2 Điều 79, không phải làm quy trình khoản 3 Điều 80, “nhưng phải bảo đảm chế độ hóa đơn, chứng từ đầy đủ”. Trước 09/9/2026, mức này là 50 triệu đồng. Nếu trường chọn quy trình rút gọn thì hộ phải đáp ứng tư cách hợp lệ và có tài khoản. Không tách một nhu cầu lớn thành nhiều lần mua dưới 100 triệu đồng (xem Tình huống 9).

Tình huống 6: Ủy ban nhân dân xã sửa chữa hội trường 680 triệu đồng

Xã dùng dự toán chi thường xuyên sửa chữa, sơn lại hội trường, thay trần, cửa, giá gói 680 triệu đồng, định chỉ định hộ kinh doanh xây dựng ở địa phương.

Cách xử lý: gói thuộc hạn mức 01 tỷ đồng của dự toán mua sắm, áp dụng quy trình rút gọn, phải có đủ điều kiện tại khoản 2 Điều 79 (kế hoạch lựa chọn nhà thầu, kế hoạch bố trí vốn, dự toán được duyệt nếu pháp luật chuyên ngành yêu cầu). Xã gửi dự thảo hợp đồng trên Hệ thống; hai bên thương thảo giá bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả. Về năng lực xây dựng: theo điểm c khoản 3 Điều 27 Nghị định 212/2026/NĐ-CP, việc thiết kế, thẩm tra thiết kế, giám sát công tác hoàn thiện (trát, ốp lát, sơn, lắp đặt cửa) và công việc không ảnh hưởng kết cấu chịu lực không yêu cầu chứng chỉ hành nghề hoạt động xây dựng; phần việc đụng tới kết cấu thì phải xem lại.

Tình huống 7: Gói cấp bách khắc phục sạt lở sau mưa lũ

Ngày 03/10/2026, mưa lũ gây sạt taluy đường liên thôn, đe dọa nhà dân. Xã giao ngay cho hộ kinh doanh có hai máy xúc thi công từ 04/10/2026; hộ chưa có tài khoản.

Cách xử lý: gói thuộc điểm b, c khoản 1 Điều 78. Theo khoản 1 Điều 80, xã giao ngay cho nhà thầu có khả năng thực hiện; dự thảo hợp đồng không phải gửi trên Hệ thống; trong 30 ngày kể từ ngày bắt đầu thực hiện (trước đây 15 ngày) phải hoàn thiện thủ tục theo khoản 3 Điều 80, trong đó có điều kiện “có tên trên Hệ thống” trước khi phê duyệt kết quả. Theo cách hiểu của chúng tôi, hộ vẫn thi công ngay nhưng phải đăng ký tài khoản trong khung 30 ngày tính từ 04/10/2026.

Tình huống 8: Đấu thầu không có ai nộp, chuyển sang chỉ định thầu thông thường

Trường trung học phổ thông đăng thông báo mời thầu gói thiết bị phòng học bộ môn 1,6 tỷ đồng nhưng không có nhà thầu nộp hồ sơ; trường muốn mời một hộ kinh doanh thiết bị giáo dục.

Cách xử lý: đây là điểm e1 khoản 2 Điều 78 (bổ sung bởi Nghị định 349), áp dụng chỉ định thầu thông thường (khoản 1 Điều 79). Hồ sơ yêu cầu phát hành trên Hệ thống; hộ nộp hồ sơ đề xuất trên Hệ thống trước đóng thầu. Khi xác định nhà thầu, chủ đầu tư không phải đánh giá năng lực, nhưng hồ sơ yêu cầu vẫn có tiêu chuẩn kỹ thuật và năng lực (nếu có) theo tiêu chí đạt/không đạt; hộ được đề nghị chỉ định khi hồ sơ hợp lệ, đáp ứng yêu cầu và giá không vượt giá gói thầu. Trường có thể yêu cầu thuyết minh cơ cấu giá hàng hóa.

Tình huống 9: Gói 1,2 tỷ đồng định chia ba để chỉ định

Trường trung học phổ thông có nhu cầu vật tư vệ sinh, văn phòng phẩm cả năm 1,2 tỷ đồng; bộ phận mua sắm đề xuất tách ba gói 400 triệu đồng để chỉ định hộ quen.

Cách xử lý: 1,2 tỷ đồng vượt hạn mức 01 tỷ đồng. Tách gói nhằm chỉ định thầu bị cấm tại điểm l khoản 6 Điều 16 Luật, có thể bị cấm tham gia hoạt động đấu thầu từ 01 năm đến 03 năm (điểm b khoản 1 Điều 133 Nghị định 214 đã sửa đổi). Phương án đúng: giữ một gói, chọn chào giá trực tuyến rút gọn (không quá 02 tỷ đồng với dự toán mua sắm) hoặc chào hàng cạnh tranh; hộ vẫn tham dự và cạnh tranh về giá.

Nhóm 3 — Đấu thầu qua mạng, chào giá trực tuyến

Tình huống 10: Xếp thứ nhất chào giá trực tuyến nhưng không xác nhận trao hợp đồng

Gói giấy in, mực in 450 triệu đồng áp dụng chào giá trực tuyến rút gọn. Giá thấp nhất đang hiển thị 410 triệu đồng; một hộ chào 398 triệu đồng, xếp thứ nhất, rồi đi vắng, không xác nhận.

Cách xử lý: từ lượt thứ hai, giá chào không được thấp hơn 90% giá thấp nhất hiển thị (khoản 3 Điều 102): 410 × 90% = 369 triệu đồng, nên mức 398 triệu đồng hợp lệ. Theo điểm c khoản 5 Điều 102, nhà thầu xếp thứ nhất phải xác nhận trong tối đa 03 ngày làm việc; quá hạn bị công khai tên, khóa chức năng chào giá trực tuyến 06 tháng, bị đánh giá về uy tín, và chủ đầu tư mời nhà thầu xếp tiếp theo. Hộ cần phân công người theo dõi Hệ thống (khoản 3 Điều 27 Thông tư 79).

Tình huống 11: Đấu thầu rộng rãi gói hàng hóa 3,5 tỷ đồng — tính doanh thu yêu cầu

Gói thiết bị văn phòng 3,5 tỷ đồng (đã gồm thuế), thực hiện 6 tháng, đấu thầu rộng rãi qua mạng. Giả định thuế giá trị gia tăng trong giá gói 0,3 tỷ đồng, k = 1,5. Hộ có doanh thu theo nghĩa vụ thuế bình quân 2,9 tỷ đồng/năm.

Cách xử lý: theo ghi chú (7) Bảng tiêu chuẩn năng lực mẫu E-HSMT hàng hóa, gói dưới 12 tháng: doanh thu yêu cầu = (3,5 – 0,3) × 1,5 = 4,8 tỷ đồng. Hộ không nộp báo cáo tài chính, không bị đánh giá tài sản ròng (điểm a khoản 4 Điều 26), nhưng phải chứng minh doanh thu bằng tài liệu tương ứng nghĩa vụ thuế (ghi chú 6). Với 2,9 tỷ đồng, hộ không đạt. Phương án: liên danh (đối chiếu cột “Tổng các thành viên liên danh”, “Từng thành viên liên danh” của Bảng tiêu chuẩn) hoặc chọn gói quy mô phù hợp. Không dùng số liệu không khớp với cơ quan thuế — đó là gian lận.

Tình huống 12: Bảo đảm dự thầu 20 triệu đồng

Gói hàng hóa 2 tỷ đồng thuộc dự toán mua sắm, đấu thầu rộng rãi qua mạng; E-BDL quy định bảo đảm dự thầu 1%, tức 20 triệu đồng. Hộ chưa có hạn mức bảo lãnh ngân hàng.

Cách xử lý: dưới 50 triệu đồng nên theo Mục 18.8 E-CDNT, hộ cam kết trong đơn dự thầu thay vì đính kèm thư bảo lãnh; khi được mời đối chiếu tài liệu hoặc vi phạm thì phải nộp tiền mặt, séc bảo chi, thư bảo lãnh hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm bảo lãnh, không nộp sẽ bị đánh giá không bảo đảm uy tín. Nếu trúng thầu, gói 2 tỷ đồng vượt hạn mức chỉ định thầu của dự toán mua sắm nên phải bảo đảm thực hiện hợp đồng từ 2% đến 10% giá hợp đồng theo hồ sơ mời thầu (khoản 4 Điều 68 Luật).

Nhóm 4 — Báo giá, liên danh và gói xây lắp

Tình huống 13: Báo giá bị loại vì lệch quá 30%

Trung tâm giáo dục nghề nghiệp lấy báo giá máy chiếu trên Hệ thống, nhận ba báo giá: 18,0; 19,0 và 28,5 triệu đồng/bộ (báo giá cuối của một hộ kinh doanh).

Cách xử lý: giá trung bình = (18,0 + 19,0 + 28,5)/3 ≈ 21,83 triệu đồng; ngưỡng cao hơn 30% ≈ 28,38 triệu đồng. Báo giá 28,5 triệu đồng vượt ngưỡng, chủ đầu tư “có quyền loại trừ” (điểm d khoản 2 Điều 18); giá trung bình còn lại = (18,0 + 19,0)/2 = 18,5 triệu đồng. Hộ phải bảo đảm báo giá “phù hợp với khả năng cung cấp”, không nâng khống giá.

Tình huống 14: Hai hộ kinh doanh liên danh gói dịch vụ vệ sinh và cây xanh

Trung tâm phục vụ hành chính công chào hàng cạnh tranh gói vệ sinh và chăm sóc cây xanh 12 tháng, giá 960 triệu đồng. Hộ A làm vệ sinh (600 triệu đồng), hộ B chăm cây (360 triệu đồng) muốn liên danh.

Cách xử lý: khoản 4 Điều 5 Luật cho phép hộ kinh doanh dự thầu liên danh. Thỏa thuận liên danh nêu công việc và giá trị của từng thành viên theo hạng mục bảng giá dự thầu (điểm e khoản 3 Điều 26), quy định trách nhiệm thành viên đứng đầu (khoản 26 Điều 4 Luật). Gói phi tư vấn chào hàng cạnh tranh không yêu cầu tiêu chuẩn năng lực, kinh nghiệm. Nếu bảo đảm dự thầu 1% (9,6 triệu đồng), hai hộ nộp riêng hoặc một hộ nộp cho cả liên danh, tổng không thấp hơn mức yêu cầu; một thành viên vi phạm thì bảo đảm của tất cả thành viên không được hoàn trả (khoản 7 Điều 14 Luật).

Tình huống 15: Gói xây lắp 3 tỷ đồng dành cho doanh nghiệp nhỏ

Gói xây lắp 3 tỷ đồng thuộc dự án đầu tư công, đấu thầu rộng rãi trong nước, E-TBMT ghi dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp nhỏ. Một hộ kinh doanh xây dựng muốn tham dự.

Cách xử lý: điểm đ khoản 2 Điều 10 Luật dành gói xây lắp không quá 05 tỷ đồng cho doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ; khi đấu thầu lại thì cho phép “các doanh nghiệp khác”. Theo cách hiểu của chúng tôi, hộ kinh doanh không thuộc đối tượng dự gói này. Hộ có thể trao đổi với doanh nghiệp dự thầu về một phần công việc; việc sử dụng nhà thầu phụ phải tuân thủ hồ sơ mời thầu, hợp đồng và Điều 141 Nghị định 214 (đã sửa đổi) — xem nhà thầu phụ trong đấu thầu.

Nhóm 5 — Kê khai và trách nhiệm

Tình huống 16: Gộp nhiều đơn hàng lẻ thành “hợp đồng tương tự”

E-HSMT gói thiết bị 1,5 tỷ đồng yêu cầu ít nhất 01 hợp đồng tương tự giá trị tối thiểu 1,0 tỷ đồng. Hộ có nhiều đơn lẻ 100–200 triệu đồng, định lập một “hợp đồng tổng” ghi ngày cũ để kê khai.

Cách xử lý: làm giả, làm sai lệch tài liệu là gian lận (điểm a khoản 4 Điều 16 Luật); điểm d khoản 2 Điều 11 Thông tư 79 cũng coi kê khai không trung thực trên Hệ thống là gian lận. Hậu quả có thể là cấm tham gia hoạt động đấu thầu từ 03 năm đến 05 năm (điểm a khoản 1 Điều 133 Nghị định 214 đã sửa đổi) và mất bảo đảm dự thầu nếu dẫn đến hủy thầu (điểm b khoản 9 Điều 14 Luật). Phương án đúng: đọc kỹ định nghĩa hợp đồng tương tự trong E-HSMT; nếu chưa đủ, chọn gói nhỏ hơn hoặc liên danh.

Checklist cho hộ kinh doanh trước khi tham gia đấu thầu

1. Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh còn hiệu lực; ngành nghề phù hợp hàng hóa, dịch vụ định chào.
2. Hộ không đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động; chủ hộ không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
3. Đã đăng ký tài khoản nhà thầu (vai trò hộ kinh doanh) trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia; chứng thư số đã đăng ký và ký thử thành công.
4. Đã nộp chi phí duy trì tên 330.000 đồng/năm (từ năm thứ hai); tài khoản không ở trạng thái tạm ngừng.
5. Không đang trong thời gian bị cấm tham dự thầu.
6. Không có quan hệ gia đình với người của chủ đầu tư tham gia lựa chọn nhà thầu; không làm tư vấn cho chính gói thầu đó.
7. Đã xác định gói thuộc hình thức nào (mua sắm ≤ 100 triệu, chỉ định thầu rút gọn hoặc thông thường, chào giá trực tuyến, chào hàng cạnh tranh, đấu thầu rộng rãi).
8. Có tờ khai, thông báo nộp tiền, chứng từ nộp thuế năm gần nhất; tài liệu chứng minh doanh thu tương ứng nghĩa vụ thuế.
9. Có hồ sơ hợp đồng tương tự thật, đầy đủ biên bản nghiệm thu, hóa đơn.
10. Đã tính phương án bảo đảm dự thầu, bảo đảm thực hiện hợp đồng (nếu gói vượt hạn mức chỉ định thầu).
11. Đã thống nhất với chủ đầu tư về hóa đơn, chứng từ thanh toán (khuyến nghị).
12. Có người theo dõi Hệ thống hằng ngày trong thời gian dự thầu, sau phiên chào giá và trong 30 ngày hoàn thiện thủ tục (gói cấp bách).

Rủi ro và những sai lầm thường gặp khi hộ kinh doanh tham gia đấu thầu

1. Nghĩ hộ kinh doanh không được dự thầu, hoặc ngược lại nghĩ “Nghị định 349 mới cho phép hộ kinh doanh” — quyền này có từ Luật Đấu thầu.
2. Đăng ký nhầm vai trò cá nhân thay vì vai trò hộ kinh doanh trên Hệ thống.
3. Chờ được mời mới đăng ký tài khoản, hoặc quên nộp chi phí duy trì tên khiến tài khoản bị tạm ngừng.
4. Chào giá trực tuyến “thử” rồi không xác nhận trao hợp đồng.
5. Nghĩ miễn báo cáo tài chính là miễn chứng minh tài chính — vẫn phải chứng minh nghĩa vụ thuế, doanh thu.
6. Dự gói xây lắp dành cho doanh nghiệp nhỏ mà không đọc E-TBMT.
7. Kê khai hợp đồng tương tự không trung thực — gian lận, rủi ro bị cấm 03–05 năm.
8. Chủ đầu tư chia nhỏ gói để chỉ định cho hộ quen hoặc nhận hàng xong mới hỏi chứng từ.

Bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu cho hộ kinh doanh, nhà thầu nhỏ và chủ đầu tư

Hộ kinh doanh tham gia đấu thầu cần nắm cả quy định về tư cách, hình thức lựa chọn nhà thầu lẫn thao tác trên Hệ thống; chủ đầu tư cần nắm hạn mức, quy trình chỉ định thầu mới và cách đánh giá hồ sơ của hộ kinh doanh. Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ tổ chức các khóa học đấu thầu cơ bản và đấu thầu qua mạng, cập nhật theo Luật Đấu thầu, Nghị định 214/2025/NĐ-CP (đã sửa đổi bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP) và Thông tư 79/2025/TT-BTC; đơn vị có thể đăng ký đào tạo đấu thầu tại đơn vị. Nếu cần hỗ trợ rà soát hồ sơ cho một gói cụ thể, tham khảo dịch vụ tư vấn hồ sơ đấu thầu.

Sau khi hoàn thành khóa học, học viên được cấp chứng nhận hoàn thành khóa học theo tên khóa học đã tham gia. Chứng nhận hoàn thành khóa học không phải chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu; chứng chỉ này do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định hiện hành.

Cần bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp hoặc cán bộ phụ trách mua sắm? Viện hỗ trợ học trực tiếp, học online và tổ chức đào tạo tại đơn vị, bám theo văn bản quy phạm pháp luật hiện hành.

VIỆN NGHIÊN CỨU ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ

• Hotline / Zalo: 0904 889 859 (Ms. Hoa)
• Email: daotao@viendaotaocanbo.edu.vn
• Địa chỉ: BT164 Central St, Khu Sunrise L, KDT The Manor Central Park, Phường Định Công, TP. Hà Nội
• Website: https://viendaotaocanbo.edu.vn

Văn bản sử dụng trong bài

• Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (văn bản hợp nhất, đã gồm sửa đổi bởi Luật số 57/2024/QH15, 90/2025/QH15, 116/2025/QH15, 133/2025/QH15, 142/2025/QH15) — khoản 26, 27 Điều 4; Điều 5, 6, 10, 14, 16, 23, 24, 25, 68.
• Nghị định 214/2025/NĐ-CP ngày 04/8/2025 (Văn bản hợp nhất số 36/2026/VBHN-NĐ-BTC, đã gồm Nghị định 165/2026/NĐ-CP, 170/2026/NĐ-CP, 349/2026/NĐ-CP) — Điều 4, 8, 14, 18, 23, 26, 78, 79, 80, 81, 97, 99, 102, 103, 104, 133, 141; Nghị định 214 bản gốc dùng để đối chiếu nội dung trước ngày 09/9/2026.
• Nghị định 349/2026/NĐ-CP ngày 09/9/2026 — Điều 5, Điều 6, khoản 2 Điều 27.
• Thông tư 79/2025/TT-BTC ngày 04/8/2025 — điểm d khoản 8 Điều 3; Điều 7, 11, 27; mẫu E-HSMT mua sắm hàng hóa qua mạng một giai đoạn một túi hồ sơ (Mục 5.2, 18.1, 18.8 E-CDNT; Bảng tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm, ghi chú 4–7; mẫu đơn dự thầu).
• Nghị định 212/2026/NĐ-CP — Điều 27, 28 (chứng chỉ hành nghề hoạt động xây dựng, phạm vi không yêu cầu).

Nội dung được biên soạn bởi Ban Đào tạo – Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ trên cơ sở đối chiếu Luật Đấu thầu (văn bản hợp nhất), Nghị định 214/2025/NĐ-CP (Văn bản hợp nhất số 36/2026/VBHN-NĐ-BTC, đã gồm Nghị định 349/2026/NĐ-CP), Thông tư 79/2025/TT-BTC và mẫu E-HSMT ban hành kèm theo tại thời điểm 01/10/2026. Bài viết mang tính tham khảo; các nội dung về thuế, hóa đơn là khuyến nghị thực hành, không thay thế hướng dẫn của cơ quan thuế; với gói thầu cụ thể, căn cứ hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu hoặc dự thảo hợp đồng đã phát hành. Nghiêm cấm sao chép nội dung khi chưa được phép.