Thông báo mời thầu là “cánh cửa” đầu tiên để nhà thầu biết đến một gói thầu, và cũng là mốc pháp lý khởi động thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Một thông báo mời thầu thiếu thông tin, sai thời điểm hoặc không nhất quán với kế hoạch lựa chọn nhà thầu có thể khiến gói thầu bị hạn chế cạnh tranh, phải gia hạn, thậm chí phải hủy và đăng tải lại. Vì vậy, hiểu đúng nội dung bắt buộc, trách nhiệm và thời hạn đăng tải là việc bắt buộc với cả bên mời thầu lẫn nhà thầu.
Bài viết này trình bày thông báo mời thầu (trên môi trường mạng gọi là E-TBMT) theo các văn bản đang có hiệu lực: Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (đã được sửa đổi, bổ sung theo Luật số 57/2024/QH15 và Luật số 90/2025/QH15), Nghị định số 214/2025/NĐ-CP và Thông tư số 79/2025/TT-BTC. Đây là bước nằm giữa kế hoạch lựa chọn nhà thầu và việc nhà thầu tra cứu cơ hội thầu; bức tranh tổng thể xem bài đấu thầu qua mạng là gì.
Thông báo mời thầu là gì và vai trò trong quy trình
Thông báo mời thầu là thông tin về lựa chọn nhà thầu, thuộc danh mục thông tin phải công khai theo điểm c khoản 1 Điều 7 Luật Đấu thầu. Trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, thông báo mời thầu được lập dưới dạng webform E-TBMT. Vai trò của nó gồm ba mặt: công khai gói thầu để mọi nhà thầu quan tâm biết và tham dự; xác định các mốc thời gian quan trọng (đăng tải, đóng thầu, mở thầu); và là căn cứ để nhà thầu tiếp cận hồ sơ mời thầu. Theo khoản 1 Điều 45 Luật Đấu thầu, hồ sơ mời thầu được phát hành đồng thời với thông báo mời thầu, nên đăng tải E-TBMT cũng chính là thời điểm bắt đầu phát hành E-HSMT.
Ai chịu trách nhiệm đăng tải thông báo mời thầu?
Theo điểm b khoản 1 Điều 8 Luật Đấu thầu, chủ đầu tư có trách nhiệm đăng tải thông báo mời thầu, hồ sơ mời thầu và các nội dung sửa đổi, làm rõ (nếu có). Khoản 3 Điều 8 quy định tổ chức, cá nhân đăng tải thông tin phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác và trung thực của thông tin. Nói cách khác, người bấm nút đăng tải không chỉ thực hiện một thao tác kỹ thuật mà đang chịu trách nhiệm pháp lý về nội dung. Điều 17 Thông tư 79/2025/TT-BTC nhấn mạnh: chủ đầu tư đăng tải thông báo mời thầu, E-TBMT theo tiến độ tổ chức lựa chọn nhà thầu và phù hợp với thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt.
Nội dung của thông báo mời thầu (E-TBMT)
E-TBMT là biểu mẫu điện tử được thiết lập theo Thông tư 79/2025/TT-BTC, phần lớn dữ liệu được lấy từ kế hoạch lựa chọn nhà thầu và thông tin gói thầu đã được duyệt. Các nhóm thông tin chính mà một thông báo mời thầu cần thể hiện đầy đủ và chính xác gồm:
- Tên gói thầu, số hiệu thông báo và số hiệu gói thầu; thuộc kế hoạch lựa chọn nhà thầu nào.
- Tên và thông tin liên hệ của chủ đầu tư, bên mời thầu.
- Lĩnh vực, loại gói thầu (xây lắp, mua sắm hàng hóa, dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, hỗn hợp).
- Hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu; hình thức dự thầu qua mạng.
- Giá gói thầu và nguồn vốn.
- Thời gian thực hiện gói thầu.
- Thời điểm đăng tải, thời điểm đóng thầu, thời điểm mở thầu.
- Hồ sơ mời thầu (E-HSMT) phát hành kèm theo.
Các thông tin này phải thống nhất với kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được đăng tải và với E-HSMT phát hành cùng thời điểm. Nếu bạn chưa nắm cấu trúc và nội dung của hồ sơ mời thầu, xem bài hồ sơ mời thầu gồm những nội dung nào.
Thời điểm và thời hạn đăng tải
Thời gian là phần dễ sai nhất và có hậu quả trực tiếp nhất. Có ba mốc cần kiểm soát:
Thời điểm đăng tải
Chủ đầu tư đăng tải thông báo mời thầu theo tiến độ và thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu ghi trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt (Điều 17 Thông tư 79/2025/TT-BTC). Hồ sơ mời thầu phát hành đồng thời với thông báo mời thầu theo khoản 1 Điều 45 Luật Đấu thầu.
Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu
Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu được tính từ ngày đầu tiên hồ sơ mời thầu được phát hành đến thời điểm đóng thầu. Theo Điều 28 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, đối với đấu thầu rộng rãi qua mạng trong nước, thời gian này tối thiểu là 18 ngày (35 ngày với đấu thầu quốc tế). Riêng gói thầu xây lắp, hỗn hợp có giá không quá 20 tỷ đồng và gói thầu mua sắm hàng hóa, dịch vụ phi tư vấn có giá không quá 10 tỷ đồng, thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu là 09 ngày (18 ngày với đấu thầu quốc tế). Đăng tải sai để thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu ngắn hơn mức tối thiểu là lỗi phải gia hạn.
Sửa đổi, hủy thông báo mời thầu
Theo Điều 17 Thông tư 79/2025/TT-BTC, việc sửa đổi, hủy thông báo mời thầu, E-TBMT chỉ được thực hiện trước thời điểm đóng thầu (trừ trường hợp không có nhà thầu nào nộp hồ sơ dự thầu). Khi sửa đổi hồ sơ mời thầu, theo Điều 28 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, việc sửa đổi phải thực hiện trong thời gian tối thiểu 10 ngày trước thời điểm đóng thầu (tối thiểu 03 ngày làm việc với gói xây lắp ≤ 20 tỷ đồng, hàng hóa/phi tư vấn ≤ 10 tỷ đồng); nếu không đủ thời gian thì phải gia hạn thời điểm đóng thầu.
| Mốc | Quy định hiện hành | Căn cứ |
|---|---|---|
| Thời gian chuẩn bị HSDT (gói thường, trong nước) | Tối thiểu 18 ngày | Điều 28 NĐ 214/2025 |
| Thời gian chuẩn bị HSDT (xây lắp ≤20 tỷ; hàng hóa/phi tư vấn ≤10 tỷ) | Tối thiểu 09 ngày | Điều 28 NĐ 214/2025 |
| Sửa đổi HSMT | ≥10 ngày (≥3 ngày làm việc với gói nhỏ) trước đóng thầu | Điều 28 NĐ 214/2025 |
| Sửa đổi/hủy TBMT | Chỉ trước thời điểm đóng thầu | Điều 17 TT 79/2025 |
Cách kiểm tra thông báo mời thầu trước và sau khi công khai
Trước khi đăng tải, chủ đầu tư nên đối chiếu E-TBMT với kế hoạch lựa chọn nhà thầu và E-HSMT: tên gói thầu, số hiệu, hình thức/phương thức, giá gói thầu, nguồn vốn, thời gian thực hiện và các mốc thời gian phải khớp nhau. Kiểm tra thời điểm đóng thầu có bảo đảm thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu hay không.
Sau khi đăng tải, cần kiểm tra E-TBMT đã hiển thị công khai trên Hệ thống, E-HSMT đã đính kèm và tải được, thông tin hiển thị đúng như đã nhập. Về phía nhà thầu, khi tra cứu một thông báo mời thầu, hãy đọc kỹ thời điểm đóng thầu, loại và phương thức lựa chọn, giá gói thầu và tải E-HSMT để đối chiếu. Cách tìm và theo dõi gói thầu được hướng dẫn trong bài cách tìm kiếm và theo dõi gói thầu trên Hệ thống.
Những lỗi nội dung thường gặp và hậu quả nghiệp vụ
Các lỗi hay gặp nhất khi lập và đăng tải thông báo mời thầu:
- Thông tin không thống nhất với kế hoạch lựa chọn nhà thầu: sai tên gói thầu, giá gói thầu, hình thức hoặc phương thức so với kế hoạch đã duyệt. Hậu quả: phải sửa đổi hoặc hủy, mất thời gian và ảnh hưởng tiến độ.
- Thời điểm đóng thầu quá gần, khiến thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu ngắn hơn mức tối thiểu (18 ngày hoặc 09 ngày tùy loại và quy mô gói thầu). Hậu quả: phải gia hạn thời điểm đóng thầu.
- Thông báo mời thầu không nhất quán với E-HSMT phát hành kèm theo. Hậu quả: nhà thầu hiểu sai, phát sinh yêu cầu làm rõ hàng loạt.
- Nội dung mang tính hạn chế cạnh tranh (dẫn tới chỉ một số ít nhà thầu đáp ứng). Đây là rủi ro pháp lý, có thể bị kiến nghị.
- Sửa đổi, hủy sau thời điểm đóng thầu — không được phép theo Điều 17 Thông tư 79/2025/TT-BTC (trừ trường hợp không có nhà thầu nộp hồ sơ).
Nguyên tắc lập hồ sơ mời thầu để hạn chế sai sót — liên quan trực tiếp đến chất lượng thông báo mời thầu — được phân tích trong bài nguyên tắc lập hồ sơ mời thầu hạn chế sai sót.
Checklist rà soát nhanh trước khi đăng tải
- Tên gói thầu, số hiệu, kế hoạch lựa chọn nhà thầu: khớp với kế hoạch đã duyệt.
- Hình thức, phương thức lựa chọn nhà thầu: đúng kế hoạch và đúng loại gói thầu.
- Giá gói thầu, nguồn vốn, thời gian thực hiện: chính xác.
- Thời điểm đóng thầu bảo đảm thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu (18 ngày hoặc 09 ngày tùy loại, quy mô).
- E-HSMT phát hành kèm theo, tải được, nhất quán với thông báo.
- Không có nội dung dẫn tới hạn chế cạnh tranh.
- Sau đăng tải: kiểm tra E-TBMT hiển thị công khai và đúng thông tin.
Doanh nghiệp mới bắt đầu tham gia hệ thống và cần hỗ trợ thủ tục đăng ký đấu thầu qua mạng có thể để bộ phận chuyên trách rà soát quy trình từ đầu, tránh các lỗi về thời hạn và nội dung thông báo. Việc đăng tải thông báo mời thầu theo đúng thao tác trên Hệ thống được hướng dẫn trong bài hướng dẫn đăng tải thông báo mời thầu qua mạng; các trường thông tin và checklist chi tiết xem bài mẫu thông báo mời thầu và checklist rà soát.
Tình huống minh họa: một thông báo mời thầu phải gia hạn
Một chủ đầu tư đăng tải thông báo mời thầu cho gói thầu mua sắm hàng hóa có giá gói thầu khoảng 8 tỷ đồng, đấu thầu rộng rãi qua mạng trong nước. Do áp lực tiến độ, bộ phận nghiệp vụ đặt thời điểm đóng thầu chỉ sau 07 ngày kể từ ngày phát hành hồ sơ mời thầu. Đây là gói mua sắm hàng hóa có giá không quá 10 tỷ đồng nên thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu là 09 ngày theo Điều 28 Nghị định 214/2025/NĐ-CP; đặt 07 ngày là vi phạm mức tối thiểu.
Khi rà soát, chủ đầu tư phát hiện sai sót trước thời điểm đóng thầu và buộc phải gia hạn thời điểm đóng thầu để bảo đảm đủ 09 ngày. Việc gia hạn tuy khắc phục được lỗi nhưng làm chậm tiến độ và có thể gây thắc mắc từ các nhà thầu đã chuẩn bị hồ sơ theo mốc cũ. Bài học rút ra: mốc thời điểm đóng thầu phải được tính ngược từ mức tối thiểu của thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu ngay khi lập thông báo, thay vì đặt theo mong muốn tiến độ rồi phải sửa.
Một số câu hỏi thực tế
Đăng tải thông báo mời thầu rồi có sửa được không? Được, nhưng theo Điều 17 Thông tư 79/2025/TT-BTC, việc sửa đổi hoặc hủy thông báo mời thầu, E-TBMT chỉ được thực hiện trước thời điểm đóng thầu. Nếu sửa đổi hồ sơ mời thầu, phải bảo đảm thời gian tối thiểu trước đóng thầu theo Điều 28 Nghị định 214/2025/NĐ-CP (10 ngày, hoặc 03 ngày làm việc với gói nhỏ); không đủ thời gian thì phải gia hạn thời điểm đóng thầu.
Thông báo mời thầu và hồ sơ mời thầu, cái nào có trước? Hai văn bản phát hành đồng thời. Khoản 1 Điều 45 Luật Đấu thầu quy định hồ sơ mời thầu được phát hành đồng thời với thông báo mời thầu, và thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tính từ ngày đầu tiên hồ sơ mời thầu được phát hành.
Nhà thầu nên đọc gì đầu tiên trong một thông báo mời thầu? Trước hết là thời điểm đóng thầu và loại, phương thức lựa chọn nhà thầu để biết còn bao nhiêu thời gian và cần chuẩn bị hồ sơ theo hướng nào; sau đó tải E-HSMT để đối chiếu yêu cầu năng lực, kỹ thuật và tài chính. Việc theo dõi sát thời điểm đóng thầu giúp nhà thầu không bỏ lỡ cơ hội vì nộp muộn.
Ai chịu trách nhiệm nếu thông tin trong thông báo sai? Theo khoản 3 Điều 8 Luật Đấu thầu, tổ chức, cá nhân cung cấp và đăng tải thông tin chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác và trung thực của thông tin. Trách nhiệm đăng tải thông báo mời thầu thuộc về chủ đầu tư theo điểm b khoản 1 Điều 8.
Văn bản sử dụng trong bài
- Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (sửa đổi, bổ sung theo Luật số 57/2024/QH15 và Luật số 90/2025/QH15): Điều 7; Điều 8; khoản 1 Điều 45.
- Nghị định số 214/2025/NĐ-CP: Điều 28 (thời gian chuẩn bị, sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời thầu).
- Thông tư số 79/2025/TT-BTC: Điều 17 (thông báo mời thầu, E-TBMT).
Nội dung mang tính hệ thống hóa và hướng dẫn tham khảo; khi áp dụng cần đối chiếu văn bản hiện hành, kế hoạch lựa chọn nhà thầu và tình huống cụ thể của từng gói thầu. Hotline hỗ trợ nghiệp vụ: 0904.889.859 (Ms. Hoa).
