Mô hình càng nhiều thông tin chưa chắc càng phù hợp. Câu hỏi đúng là: với một mục đích sử dụng cụ thể, một đối tượng BIM cần bao nhiêu và loại thông tin nào?
Đó chính là nội dung của mức độ nhu cầu thông tin — Level of Information Need, gọi tắt là LOIN: xác định thông tin cần chi tiết đến đâu, tại thời điểm nào, để phục vụ quyết định nào.
Cách đặt vấn đề này đảo ngược thói quen cũ. Thay vì dựng mô hình rồi hỏi đã đủ chưa, ta xác định mục đích sử dụng trước rồi suy ra thông tin cần có. Không có mục đích sử dụng thì không có cơ sở nào để nói mô hình đã đủ chi tiết hay chưa.
Vì sao dự án BIM cần xác định mức độ nhu cầu thông tin?
Mức độ nhu cầu thông tin là cách tiếp cận để trả lời câu hỏi: với đối tượng này, ở giai đoạn này, phục vụ quyết định này, thông tin cần đến mức nào là đủ? Trong tài liệu dự án, khái niệm này thường được gọi tắt bằng cụm tiếng Anh LOIN (Level of Information Need).
Điểm khác biệt so với cách nghĩ cũ nằm ở chữ need — nhu cầu. Câu hỏi không phải “mô hình chi tiết đến mức nào” mà “chúng ta cần gì để ra được quyết định sắp tới”.
Cách đặt vấn đề này đảo ngược trình tự: thay vì dựng mô hình rồi hỏi đã đủ chưa, ta xác định mục đích sử dụng trước, rồi suy ra thông tin cần có.
Vì sao mô hình càng nhiều thông tin chưa chắc càng phù hợp?
Vấn đề dựng quá mức cần thiết. Đây là lãng phí phổ biến nhất trong các dự án BIM. Đội thiết kế bỏ hàng trăm giờ dựng chi tiết cho những đối tượng mà không quyết định nào cần đến mức đó. Chi phí phát sinh thật, giá trị tạo ra bằng không.
Vấn đề thiếu đúng thứ cần. Song song với việc thừa hình học là việc thiếu thuộc tính. Mô hình trông rất đẹp nhưng khi cần xuất bảng thống kê phục vụ dự toán thì không có dữ liệu nào dùng được.
Vấn đề tranh cãi về “đủ hay chưa”. Không có tiêu chí gắn với mục đích, cuộc thảo luận giữa bên yêu cầu và bên thực hiện trở thành thương lượng cảm tính. LOIN chuyển nó thành câu hỏi kiểm tra được.
Vấn đề chi phí không dự đoán được. Khi mức độ chi tiết không được xác định từ đầu, bên thực hiện không thể ước tính khối lượng công việc, và giá chào thầu hoặc bị đội lên phòng thủ hoặc thiếu hụt dẫn đến tranh chấp về sau.
Cách tiếp cận theo nhu cầu thông tin khác cách nghĩ theo LOD ra sao?
Đây là câu hỏi được đặt ra nhiều nhất khi tiếp cận khái niệm này.
| Khía cạnh | Cách nghĩ theo LOD truyền thống | Cách nghĩ theo LOIN |
|---|---|---|
| Điểm xuất phát | Thang bậc chi tiết định sẵn | Mục đích sử dụng thông tin |
| Câu hỏi chính | Đối tượng này ở mức mấy? | Quyết định này cần biết gì? |
| Áp dụng | Thường gán chung cho cả mô hình | Khác nhau theo từng đối tượng và từng mốc |
| Phạm vi | Nghiêng về hình học | Gồm hình học, thuộc tính và tài liệu kèm theo |
| Rủi ro | Dựng thừa vì chọn mức cao cho an toàn | Đòi hỏi công phân tích mục đích ngay từ đầu |
Cách hiểu về LOD khác nhau đáng kể giữa các hệ thống tài liệu và giữa các thị trường. Bài viết này không đối chiếu từng thang bậc cụ thể, vì việc so sánh chỉ có ý nghĩa khi biết dự án đang tham chiếu hệ thống nào. Điều nên nắm là sự khác biệt về cách đặt vấn đề: một bên bắt đầu từ thang bậc, một bên bắt đầu từ mục đích.
Nhu cầu thông tin gồm những thành phần nào?
Khi xác định thông tin cần đến mức nào, có ba nhóm cần xem xét song song. Bỏ sót nhóm nào cũng dẫn đến mô hình lệch.
- 01Hình họcKích thước, hình dạng, vị trí cần chính xác đến đâu. Một đối tượng chỉ cần biết vị trí và kích thước bao thì không cần dựng chi tiết cấu tạo.
- 02Thuộc tínhDữ liệu phi hình học gắn với đối tượng: mã, vật liệu, công suất, nhà sản xuất, thông tin bảo trì. Đây thường là phần bị bỏ quên nhất.
- 03Tài liệu kèm theoBản vẽ chi tiết, catalogue, chứng chỉ, hướng dẫn vận hành liên kết tới đối tượng.
Ba nhóm này không nhất thiết cùng mức. Một thiết bị cơ điện ở giai đoạn thiết kế cơ sở có thể chỉ cần hình học rất thô nhưng đã cần thuộc tính công suất để tính toán hệ thống. Ngược lại, một chi tiết kiến trúc có thể cần hình học chính xác nhưng gần như không cần thuộc tính nào.
Nhu cầu thông tin thay đổi theo mục đích sử dụng như thế nào?
Quy trình gồm bốn bước, đi từ mục đích ngược về yêu cầu cụ thể.
- Liệt kê mục đích sử dụng thông tinỞ mốc này, thông tin sẽ dùng để làm gì? Rà soát phối hợp, ước tính khối lượng, lập kế hoạch thi công, chuẩn bị bàn giao vận hành?
- Xác định đối tượng liên quan đến từng mục đíchKhông phải mọi đối tượng đều phục vụ mọi mục đích. Xác định đúng phạm vi giúp tránh yêu cầu tràn lan.
- Suy ra thông tin tối thiểu cần cóVới mỗi cặp đối tượng – mục đích, hỏi: thiếu gì thì không ra được quyết định? Đó chính là mức cần.
- Ghi thành yêu cầu kiểm tra đượcDiễn đạt sao cho có thể trả lời đạt hoặc chưa đạt, rồi đưa vào EIR và đối chiếu trong BEP.
Sơ đồ mang tính minh họa khái quát; mức độ chi tiết của quy trình cần điều chỉnh theo quy mô dự án.
Ví dụ xác định nhu cầu thông tin cho một đối tượng BIM
| Mục đích sử dụng | Hình học cần | Thuộc tính cần | Tài liệu cần |
|---|---|---|---|
| Rà soát phối hợp không gian | Kích thước bao thật, kể cả khoảng không gian bảo trì | Bộ môn sở hữu, hệ thống thuộc về | Không |
| Ước tính khối lượng sơ bộ | Chỉ cần đủ để đếm số lượng | Loại thiết bị, quy cách chính | Không |
| Lập kế hoạch thi công | Kích thước và cách tiếp cận vị trí lắp | Trình tự lắp đặt, phụ thuộc công tác trước | Hướng dẫn lắp đặt nếu phức tạp |
| Bàn giao phục vụ vận hành | Vị trí chính xác như đã lắp | Mã thiết bị, nhà sản xuất, ngày lắp, thời hạn bảo hành, chu kỳ bảo dưỡng | Catalogue, hướng dẫn vận hành, chứng chỉ |
Điều rút ra từ bảng: cùng một đối tượng, bốn mục đích khác nhau tạo ra bốn bộ yêu cầu khác nhau. Nếu chỉ gán một mức chung cho cả mô hình, hoặc bạn thừa ở ba mục đích, hoặc thiếu ở mục đích thứ tư.
Tư vấn đăng ký: 0904 889 859 – Ms. Hoa
Mức độ nhu cầu thông tin kết nối với yêu cầu trao đổi thông tin ra sao?
Xác định được nhu cầu thông tin mới là nửa việc. Nửa còn lại là ghi nó vào tài liệu sao cho các bên thực thi được.
Trong yêu cầu trao đổi thông tin, bên yêu cầu nêu: tại mốc nào, nhóm đối tượng nào cần đạt mức thông tin nào, phục vụ mục đích gì. Nêu cả mục đích là điểm quan trọng — nó giúp bên thực hiện hiểu tại sao yêu cầu như vậy và tự phát hiện được những trường hợp yêu cầu chưa phủ hết.
Trong kế hoạch thực hiện BIM, bên thực hiện cam kết cách đạt được mức đó: ai nhập thuộc tính nào, vào lúc nào trong quy trình, kiểm tra bằng cách gì trước khi nộp lên môi trường dữ liệu chung.
Thuộc tính chỉ có giá trị ở giai đoạn vận hành là nhóm có rủi ro cao nhất. Trong lúc thiết kế và thi công, không ai cần đến chúng, nên chúng dễ bị bỏ qua — và khi đến lúc cần thì việc bổ sung ngược đắt hơn nhiều lần so với nhập ngay từ đầu.
Những lỗi thường gặp khi xác định mức độ nhu cầu thông tin
Lỗi 1: Chọn mức cao nhất cho an toàn
Tâm lý phòng thủ dẫn đến việc yêu cầu mức chi tiết tối đa cho mọi thứ. Kết quả là chi phí tăng, tiến độ trượt, và phần lớn dữ liệu tạo ra không ai dùng.
Lỗi 2: Không nêu mục đích sử dụng
Chỉ ghi mức yêu cầu mà không nói để làm gì. Bên thực hiện làm đúng chữ nhưng không đúng ý, và không thể tự điều chỉnh khi gặp tình huống ngoài dự kiến.
Lỗi 3: Chỉ quan tâm hình học
Đây là lỗi có hậu quả kéo dài nhất. Mô hình đẹp về hình khối nhưng rỗng về dữ liệu, và toàn bộ giá trị cho giai đoạn vận hành mất đi.
Lỗi 4: Áp một mức chung cho toàn mô hình
Các đối tượng có vai trò rất khác nhau trong dự án. Áp một mức chung nghĩa là chấp nhận vừa thừa vừa thiếu ở những chỗ khác nhau.
Lỗi 5: Không kiểm tra việc tuân thủ
Yêu cầu được ghi nhưng không ai rà soát khi nộp. Sau vài vòng, đội hiểu rằng phần này không quan trọng và ngừng chú ý tới nó.
Lỗi 6: Xác định muộn
Đưa ra yêu cầu về mức độ thông tin khi mô hình đã dựng gần xong. Việc bổ sung thuộc tính hàng loạt cho mô hình đã hoàn thiện tốn kém hơn nhiều so với nhập theo tiến trình.
BIM Manager dùng mức độ nhu cầu thông tin để kiểm soát chất lượng thế nào?
Với người làm quản lý BIM, xác định mức độ nhu cầu thông tin là công việc đòi hỏi hiểu biết hai chiều: hiểu các quyết định mà tổ chức cần ra, và hiểu chi phí thực tế của việc tạo ra từng loại thông tin.
Người chỉ hiểu chiều thứ nhất sẽ yêu cầu những thứ không khả thi. Người chỉ hiểu chiều thứ hai sẽ tối ưu công sức dựng mô hình mà bỏ sót dữ liệu quan trọng. Giá trị của vị trí này nằm ở chỗ cân bằng được hai phía — và đó cũng là lý do đây là kỹ năng khó thay thế.
Mức độ nhu cầu thông tin ảnh hưởng sản phẩm bàn giao BIM ra sao?
Một hiểu nhầm phổ biến là nghĩ mức độ thông tin chỉ tăng dần theo thời gian. Thực tế phức tạp hơn: có loại thông tin tăng dần, có loại chỉ xuất hiện ở một giai đoạn rồi thôi, và có loại chỉ trở nên quan trọng ở cuối.
| Giai đoạn | Quyết định điển hình | Trọng tâm thông tin |
|---|---|---|
| Chuẩn bị đầu tư | Có nên làm không, quy mô bao nhiêu | Khối tích, diện tích, số lượng ở mức khái quát |
| Thiết kế cơ sở | Phương án nào phù hợp | Bố trí không gian, hệ thống chính, ràng buộc kỹ thuật |
| Thiết kế chi tiết | Cấu tạo cụ thể ra sao | Kích thước chính xác, vật liệu, thông số kỹ thuật |
| Chuẩn bị thi công | Làm theo trình tự nào | Trình tự lắp đặt, khả năng tiếp cận, phụ thuộc giữa các công tác |
| Thi công | Thực tế có khớp thiết kế không | Vị trí thực tế, sai lệch, nhật ký thay đổi |
| Bàn giao và vận hành | Bảo trì và thay thế thế nào | Mã thiết bị, nhà sản xuất, bảo hành, chu kỳ bảo dưỡng, tài liệu kèm theo |
Hàng cuối cùng chứa nhóm thông tin dễ mất nhất, vì trong năm giai đoạn trước không ai cần đến nó. Nếu chỉ yêu cầu ở cuối, việc thu thập ngược cho hàng nghìn đối tượng gần như không khả thi — dữ liệu phải được nhập ngay khi nó phát sinh, tức là rải rác suốt quá trình.
Viết yêu cầu về mức độ thông tin sao cho kiểm tra được
Sau khi xác định được nhu cầu, phần khó tiếp theo là diễn đạt. Ba cách viết dưới đây có sức nặng rất khác nhau dù cùng nói về một việc:
| Cách viết | Ví dụ | Kiểm tra được không |
|---|---|---|
| Mô tả chung | “Mô hình cơ điện cần đủ thông tin phục vụ vận hành” | Không — mỗi người hiểu một kiểu |
| Chỉ nêu mức | “Thiết bị cơ điện đạt mức thông tin cao ở mốc bàn giao” | Một phần — vẫn cần định nghĩa mức cao là gì |
| Liệt kê cụ thể | “Mỗi thiết bị cơ điện có: mã thiết bị, nhà sản xuất, công suất, ngày lắp đặt, thời hạn bảo hành” | Có — trả lời được đạt hoặc chưa đạt |
Cách thứ ba dài hơn nhưng là cách duy nhất tạo ra nghĩa vụ rõ ràng. Nó cũng có lợi cho bên thực hiện: khi biết chính xác cần nhập những trường nào, họ có thể chuẩn bị mẫu và tính đúng khối lượng công việc ngay từ đầu.
Với dự án có nhiều loại đối tượng, việc liệt kê cụ thể cho từng loại sẽ tạo ra tài liệu dài. Cách xử lý thường dùng là nhóm các đối tượng có nhu cầu giống nhau thành một nhóm và viết yêu cầu chung cho nhóm đó, thay vì liệt kê từng đối tượng riêng lẻ.
Cân bằng giữa nhu cầu và chi phí
Mỗi trường thông tin được yêu cầu đều có chi phí: thời gian nhập, thời gian kiểm tra, và rủi ro nhập sai. Vì vậy câu hỏi không chỉ là “có cần không” mà là “giá trị mang lại có vượt chi phí không”.
Ba câu hỏi giúp quyết định với từng trường đang cân nhắc:
- Không có nó thì quyết định nào bị chặn?Nếu không nêu được quyết định cụ thể nào, trường đó nhiều khả năng là thừa.
- Có lấy được từ nguồn khác không?Thông tin đã có trong hệ thống quản lý khác thì không cần nhập lại vào mô hình.
- Ai sẽ kiểm tra nó?Không có người kiểm tra thì trường đó sẽ được điền qua loa hoặc bỏ trống.
Áp dụng ba câu hỏi này thường loại bỏ được một phần đáng kể danh sách yêu cầu ban đầu — và phần còn lại có cơ hội được thực hiện nghiêm túc cao hơn nhiều so với một danh sách dài mà không ai đủ nguồn lực rà soát.
Mức độ nhu cầu thông tin ảnh hưởng công tác kiểm tra chất lượng thế nào?
Yêu cầu đã viết, tài liệu đã được chấp thuận — nhưng nếu không rà soát thì mọi thứ dừng ở trên giấy. Bốn thời điểm nên kiểm tra:
Ngay sau vòng nộp đầu tiên. Đây là thời điểm phát hiện hiểu nhầm với chi phí thấp nhất. Nếu bên thực hiện hiểu sai một trường nào đó, sửa lúc mới có vài chục đối tượng dễ hơn nhiều so với sửa khi đã có vài nghìn.
Tại mỗi mốc chia sẻ thông tin. Kiểm tra theo mẫu chứ không cần toàn bộ; mục đích là phát hiện xu hướng sai lệch chứ không phải bắt lỗi từng đối tượng.
Khi có thay đổi nhân sự. Người mới thường không nắm quy ước và sẽ làm theo thói quen cũ của họ. Đây là nguyên nhân phổ biến khiến chất lượng dữ liệu tụt giữa dự án.
Trước khi bàn giao. Kiểm tra toàn bộ với nhóm thông tin phục vụ vận hành, vì đây là nhóm không còn cơ hội sửa sau khi hợp đồng kết thúc.
Câu hỏi thường gặp về mức độ nhu cầu thông tin
LOIN là gì?
LOIN — Level of Information Need, mức độ nhu cầu thông tin — là cách xác định thông tin cần chi tiết đến đâu về hình học, thuộc tính và tài liệu kèm theo, tại thời điểm nào, để phục vụ mục đích sử dụng cụ thể nào.
LOIN khác LOD ở điểm nào?
Cách nghĩ theo LOD truyền thống bắt đầu từ một thang bậc chi tiết định sẵn. LOIN bắt đầu từ mục đích sử dụng rồi suy ngược ra thông tin cần có, và bao gồm cả thuộc tính lẫn tài liệu kèm theo chứ không chỉ hình học.
LOIN có thang điểm cố định không?
Bài viết này không đưa ra thang điểm cố định, vì mức cần thiết phụ thuộc vào mục đích sử dụng của từng dự án. Cách tiếp cận đúng là xác định theo cặp đối tượng – mục đích, không phải tra bảng.
Ai xác định LOIN cho dự án?
Bên yêu cầu thông tin xác định và ghi vào yêu cầu trao đổi thông tin, thường với sự tham vấn của người phụ trách quản lý BIM. Bên thực hiện phản hồi về tính khả thi trong kế hoạch thực hiện.
Xác định LOIN vào lúc nào?
Càng sớm càng tốt, lý tưởng là trước khi lựa chọn bên thực hiện, để yêu cầu được tính vào giá và vào kế hoạch công việc ngay từ đầu.
Học cách xác định mức độ nhu cầu thông tin ở đâu?
Nội dung Quản lý BIM trong chương trình BIM của Viện Nghiên cứu Đào tạo Bồi dưỡng Cán bộ có phần thực hành xác định mức độ thông tin theo mục đích sử dụng và đưa vào tài liệu yêu cầu. Chi tiết xem tại khóa học Quản lý BIM – BIM Manager, hoặc liên hệ 0904 889 859 – Ms. Hoa.
