Khi tổ chức lựa chọn nhà thầu qua mạng, bên mời thầu phải phân công tài khoản nghiệp vụ đúng vai trò: ai lập, ai trình, ai phê duyệt, tổ chuyên gia và tổ thẩm định thao tác gì. Phân công sai dễ dẫn tới tắc quy trình, thao tác nhầm quyền hoặc rủi ro kiểm soát. Bài viết này lập ma trận vai trò – quyền – điểm kiểm soát, theo Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 và Nghị định số 214/2025/NĐ-CP.
Tên quyền, tên chức năng cụ thể trên giao diện lấy theo Hệ thống hiện hành; bài viết mô tả khái quát, không tự đặt tên quyền/menu. Kiểm tra nội dung: 30/7/2026.
Ma trận vai trò – quyền – điểm kiểm soát
| Vai trò | Nhiệm vụ chính | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|
| Người quản trị tài khoản tổ chức | Tạo, phân công, thu hồi quyền cho nhân sự | Rà soát định kỳ; không phân quyền quá rộng |
| Người lập | Lập E-TBMT, E-HSMT, báo cáo đánh giá | Không kiêm phê duyệt cùng nội dung mình lập |
| Người trình | Trình hồ sơ lên cấp phê duyệt | Kiểm tra tính đầy đủ trước khi trình |
| Người phê duyệt | Phê duyệt E-HSMT, kết quả theo thẩm quyền | Tách bạch với người lập |
| Tổ chuyên gia | Đánh giá hồ sơ theo tiêu chuẩn E-HSMT | Độc lập, khách quan |
| Tổ thẩm định | Thẩm định E-HSMT, kết quả | Độc lập với tổ chuyên gia |
Việc phân tách nhiệm vụ giữa người lập, người trình, người phê duyệt và giữa tổ chuyên gia với tổ thẩm định là nguyên tắc kiểm soát; tránh để một người vừa lập vừa phê duyệt cùng một nội dung.
Chuẩn bị và cấp quyền
- Chuẩn bị tài khoản tổ chức và danh sách nhân sự cần cấp quyền;
- Xác định đúng vai trò từng người theo nhiệm vụ thực tế;
- Cấp quyền vừa đủ theo vai trò (nguyên tắc quyền tối thiểu);
- Ghi nhận ai được cấp quyền gì để rà soát về sau.
Các tình huống phân công thường gặp
- Nhân sự mới: cấp quyền theo đúng vai trò, không dùng chung tài khoản.
- Nhân sự nghỉ việc: thu hồi quyền ngay để tránh rủi ro.
- Sai đơn vị/sai vai trò: rà soát và điều chỉnh cho đúng tổ chức, đúng nhiệm vụ.
- Cần thu hồi quyền gấp: người quản trị thực hiện thu hồi và kiểm tra nhật ký thao tác.
- Phân quyền quá rộng: thu hẹp về mức cần thiết cho vai trò.
Nhật ký thao tác và bảo mật tài khoản
Nên theo dõi nhật ký thao tác để biết ai đã thực hiện gì, phục vụ kiểm soát và truy vết khi có sự cố. Về bảo mật: mỗi người dùng tài khoản/quyền riêng, không chia sẻ mật khẩu; không cung cấp mật khẩu, OTP, mã PIN cho bất kỳ ai. Việc tạo tài khoản bên mời thầu xem bài tạo tài khoản bên mời thầu cần chuẩn bị gì; nguyên tắc phân quyền phía nhà thầu tham khảo bài cách phân quyền tài khoản nghiệp vụ trên Hệ thống.
Dấu hiệu đã phân công đúng
- Mỗi vai trò có người phụ trách rõ ràng;
- Không có người vừa lập vừa phê duyệt cùng nội dung;
- Không dùng chung tài khoản;
- Quyền của nhân sự nghỉ việc đã được thu hồi;
- Có nhật ký thao tác để rà soát.
Trường hợp đơn vị cần hỗ trợ thiết lập, phân công và rà soát tài khoản nghiệp vụ, tham khảo dịch vụ tạo tài khoản mạng đấu thầu quốc gia. Liên hệ Hotline 0904.889.859 (Ms.Hoa). Tổng hợp hướng dẫn cho bên mời thầu xem bên mời thầu mới sử dụng Hệ thống cần lưu ý gì và trung tâm hỗ trợ đấu thầu qua mạng.
Văn bản sử dụng trong bài
- Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (sửa đổi, bổ sung theo Luật số 57/2024/QH15 và Luật số 90/2025/QH15): quy định về tổ chuyên gia, tổ thẩm định.
- Nghị định số 214/2025/NĐ-CP: quy định về trách nhiệm của các bên trong lựa chọn nhà thầu.
Nội dung mang tính hướng dẫn tham khảo; tên quyền và chức năng trên giao diện có thể thay đổi. Kiểm tra nội dung: 30/7/2026.
