Sau khi thanh toán chi phí đấu thầu qua mạng, doanh nghiệp cần lấy hóa đơn hoặc chứng từ phù hợp để hạch toán. Vì chi phí trên Hệ thống đã bao gồm thuế giá trị gia tăng, đây là cơ sở để có hóa đơn tương ứng. Bài viết này hướng dẫn hành trình chứng từ sau thanh toán, theo Nghị định số 214/2025/NĐ-CP.
Quy trình xuất, tra cứu, tải hóa đơn cụ thể phụ thuộc giao diện Hệ thống và đơn vị vận hành; bài viết mô tả khái quát, không tự đặt tên chức năng hay bịa quy trình. Không tư vấn thuế vượt phạm vi. Kiểm tra nội dung: 30/7/2026.
Cơ sở phát sinh hóa đơn
Các khoản chi phí trên Hệ thống (duy trì 330.000đ/năm, nộp E-HSDT 330.000đ/220.000đ/gói) đã bao gồm thuế giá trị gia tăng theo khoản 9 Điều 14 Nghị định 214/2025/NĐ-CP. Sau khi thanh toán được ghi nhận, doanh nghiệp có cơ sở để nhận hóa đơn/chứng từ tương ứng cho khoản đã nộp.
Các bước tra cứu và tải hóa đơn
- Xác nhận giao dịch đã được ghi nhận (trạng thái đã thanh toán);
- Đợi đến thời điểm có thể tra cứu chứng từ/hóa đơn theo Hệ thống;
- Kiểm tra thông tin người mua: tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ;
- Tải bản thể hiện của hóa đơn; tải file dữ liệu nếu Hệ thống hỗ trợ;
- Lưu trữ hóa đơn/chứng từ phục vụ hạch toán.
Phân biệt biên lai giao dịch và hóa đơn
Biên lai/xác nhận giao dịch chứng minh việc thanh toán đã thực hiện; hóa đơn là chứng từ để hạch toán thuế. Hai loại này khác nhau; doanh nghiệp cần lưu cả hai và dùng đúng mục đích.
Khi hóa đơn chưa xuất hiện hoặc thông tin sai
- Chưa xuất hiện: có thể cần thời gian sau khi giao dịch được ghi nhận; kiểm tra lại sau khoảng thời gian hợp lý.
- Thông tin người mua sai: đối chiếu tên, mã số thuế, địa chỉ; nếu sai, thực hiện điều chỉnh/thay thế theo quy trình chính thức (nếu có) của Hệ thống/đơn vị vận hành.
Dấu hiệu đã có chứng từ đầy đủ
- Có biên lai/xác nhận giao dịch;
- Có hóa đơn đúng thông tin người mua;
- Đã tải và lưu trữ để hạch toán.
Trường hợp doanh nghiệp cần hỗ trợ về đăng ký, duy trì tham gia Hệ thống, tham khảo dịch vụ đăng ký đấu thầu qua mạng. Liên hệ Hotline 0904.889.859 (Ms.Hoa). Danh mục chi phí xem bài các khoản chi phí khi sử dụng Hệ thống; cách thanh toán xem bài cách thanh toán chi phí tham dự thầu qua mạng. Tổng hợp hướng dẫn xem trung tâm hỗ trợ đấu thầu qua mạng.
Văn bản sử dụng trong bài
- Nghị định số 214/2025/NĐ-CP: khoản 9 Điều 14 (chi phí đã bao gồm thuế giá trị gia tăng).
Nội dung mang tính hướng dẫn tham khảo; quy trình hóa đơn phụ thuộc giao diện Hệ thống. Kiểm tra nội dung: 30/7/2026.
