Khi tham gia đấu thầu qua mạng, nhà thầu cần nắm rõ những khoản chi phí nào có thể phát sinh, ai phải nộp, phát sinh khi nào và kiểm tra ở đâu — để không bị tạm ngừng tài khoản vì quên nộp. Bài viết này lập ma trận các khoản chi phí trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo Nghị định số 214/2025/NĐ-CP.
Cần phân biệt ngay: chi phí sử dụng Hệ thống (khoản thu theo quy định của Nhà nước/đơn vị vận hành Hệ thống) khác với học phí khóa học hoặc phí dịch vụ tư vấn của Viện. Bài này chỉ nói về chi phí trên Hệ thống.
Các mức phí dưới đây trích theo Nghị định 214/2025/NĐ-CP. Thao tác và giao diện thanh toán trên Hệ thống có thể thay đổi theo phiên bản; kiểm tra theo giao diện hiện hành. Kiểm tra nội dung: 30/7/2026.
Ma trận các khoản chi phí trên Hệ thống
| Khoản chi phí | Chủ thể nộp | Sự kiện phát sinh | Mức / phương pháp | Thời điểm | Căn cứ |
|---|---|---|---|---|---|
| Duy trì tên và hồ sơ năng lực nhà thầu | Nhà thầu | Từ năm thứ hai sau năm đăng ký tham gia Hệ thống | 330.000đ/năm (đã gồm VAT) | Hằng năm | điểm a khoản 9 Điều 14 |
| Nộp hồ sơ dự thầu (E-HSDT) | Nhà thầu | Khi nộp E-HSDT qua mạng | 330.000đ/gói (đấu thầu rộng rãi, hạn chế, chào giá trực tuyến thông thường); 220.000đ/gói (chào hàng cạnh tranh) — đã gồm VAT | Khi nộp E-HSDT | điểm b khoản 9 Điều 14 |
| Giải quyết kiến nghị về kết quả | Nhà thầu có kiến nghị | Khi kiến nghị về kết quả lựa chọn nhà thầu | 0,015%–0,03% giá dự thầu (có mức tối thiểu/tối đa theo giá) | Khi nộp đơn kiến nghị | khoản 8 Điều 14 |
| Hồ sơ mời sơ tuyển / hồ sơ mời quan tâm | — (miễn phí) | Khi tải hồ sơ trên Hệ thống | Miễn phí | — | Nghị định 214/2025 |
Giải thích từng khoản
Chi phí duy trì tên và hồ sơ năng lực
Là khoản 330.000 đồng cho 01 năm (đã gồm VAT), nhà thầu nộp kể từ năm thứ hai trở đi sau năm đăng ký tham gia Hệ thống. Đây là khoản định kỳ; cách nộp và tra cứu trạng thái xem bài nộp phí duy trì đấu thầu qua mạng.
Chi phí nộp hồ sơ dự thầu
Phát sinh khi nhà thầu nộp E-HSDT qua mạng: 330.000 đồng/gói đối với đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chào giá trực tuyến theo quy trình thông thường; 220.000 đồng/gói đối với chào hàng cạnh tranh (đã gồm VAT). Cần thanh toán đúng và kiểm tra Hệ thống ghi nhận — xem bài cách thanh toán chi phí tham dự thầu qua mạng.
Chi phí giải quyết kiến nghị
Chỉ phát sinh khi nhà thầu kiến nghị về kết quả lựa chọn nhà thầu, tính theo tỷ lệ phần trăm giá dự thầu (0,015%–0,03%, có mức tối thiểu/tối đa). Được hoàn trả nếu kiến nghị đúng. Chi tiết trình tự và chi phí xem bài kiến nghị trong đấu thầu qua mạng.
Hệ quả nếu không nộp chi phí đúng hạn
Theo khoản 10 Điều 14, nhà thầu có trách nhiệm nộp các chi phí nêu trên. Nếu hết thời hạn thanh toán mà không nộp, tài khoản của nhà thầu bị chuyển sang trạng thái tạm ngừng và không thực hiện được các giao dịch liên quan trên Hệ thống cho đến khi hoàn thành nghĩa vụ. Vì vậy, nên chủ động kiểm tra tình trạng thanh toán định kỳ — xem bài cách kiểm tra tình trạng thanh toán chi phí trên Hệ thống.
Những khoản KHÔNG phải chi phí sử dụng Hệ thống
- Học phí các khóa học, khóa đào tạo nghiệp vụ đấu thầu;
- Phí dịch vụ tư vấn hồ sơ, đăng ký, tạo tài khoản của các đơn vị tư vấn;
- Các chi phí nội bộ của doanh nghiệp khi lập hồ sơ.
Các khoản này do bên cung cấp dịch vụ quy định, không phải khoản thu của Hệ thống theo Nghị định 214/2025.
Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ rà soát nghĩa vụ chi phí, đăng ký hoặc duy trì tham gia Hệ thống, có thể tham khảo dịch vụ đăng ký đấu thầu qua mạng. Liên hệ Hotline 0904.889.859 (Ms.Hoa). Tổng hợp hướng dẫn đấu thầu qua mạng xem trung tâm hỗ trợ đấu thầu qua mạng.
Vì sao cần nắm rõ nghĩa vụ chi phí ngay từ đầu
Nắm rõ các khoản chi phí giúp nhà thầu tránh ba rủi ro thường gặp: bị tạm ngừng tài khoản do quên nộp chi phí duy trì; không nộp được E-HSDT đúng hạn vì chưa hoàn tất chi phí nộp hồ sơ; và khó hạch toán do thiếu chứng từ. Chi phí duy trì là khoản định kỳ hằng năm, còn chi phí nộp E-HSDT phát sinh theo từng gói thầu — hai khoản này khác nhau về thời điểm và cách phát sinh, nên cần theo dõi riêng. Với doanh nghiệp tham dự nhiều gói, nên có người phụ trách theo dõi nghĩa vụ chi phí và mốc thanh toán để không ảnh hưởng tiến độ dự thầu.
Chứng từ và nơi kiểm tra chi phí
Nghĩa vụ chi phí và trạng thái thanh toán được quản lý theo tài khoản của tổ chức trên Hệ thống. Nhà thầu đăng nhập đúng tổ chức, vào khu vực quản lý chi phí/nghĩa vụ để xem danh sách khoản phải nộp và trạng thái. Sau khi thanh toán, nên lưu chứng từ/hóa đơn để hạch toán và làm bằng chứng khi cần đối soát. Tên menu, tên trạng thái cụ thể lấy theo giao diện hiện hành của Hệ thống; bài viết không tự đặt tên nút hay trạng thái. Cách tra cứu trạng thái xem bài kiểm tra tình trạng thanh toán chi phí trên Hệ thống; khi giao dịch không thành công xem bài thanh toán chi phí đấu thầu qua mạng không thành công.
Văn bản sử dụng trong bài
- Nghị định số 214/2025/NĐ-CP: Điều 14 (chi phí trong lựa chọn nhà thầu) — khoản 8 (chi phí giải quyết kiến nghị), điểm a khoản 9 (duy trì 330.000đ/năm), điểm b khoản 9 (nộp E-HSDT 330.000đ/220.000đ), khoản 10 (tạm ngừng tài khoản nếu không nộp).
- Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (sửa đổi, bổ sung theo Luật số 57/2024/QH15 và Luật số 90/2025/QH15).
Nội dung mang tính hướng dẫn tham khảo; mức phí theo Nghị định 214/2025/NĐ-CP. Giao diện thanh toán trên Hệ thống có thể thay đổi. Kiểm tra nội dung: 30/7/2026.
