Giám đốc quản lý dự án mới nhận nhiệm vụ nên dùng 30 ngày đầu để kiểm năm trục theo thứ tự: pháp lý dự án, hợp đồng, tiến độ, chi phí và hồ sơ chất lượng, rồi gửi báo cáo tiếp nhận cho người giao nhiệm vụ. Trước đó cần làm rõ ba điểm: văn bản giao nhiệm vụ ghi gì; hạng của mình có phù hợp nhóm dự án không (Điều 38 và Phụ lục II Nghị định 212/2026/NĐ-CP); các nhà thầu đã nhận thông báo về nhiệm vụ, quyền hạn của mình chưa (khoản 3 Điều 16 Nghị định 207/2026/NĐ-CP). Mỗi trục kết thúc bằng danh sách việc còn treo, có người chịu trách nhiệm và hạn xử lý.
Ít khi giám đốc quản lý dự án được nhận dự án từ đầu. Thường gặp hơn là nhận giữa chừng: người tiền nhiệm chuyển công tác, Ban quản lý dự án sắp xếp lại, chủ đầu tư đổi tổ chức tư vấn quản lý dự án. Hồ sơ nằm rải rác, có phụ lục hợp đồng chưa ai cập nhật, có khối lượng phát sinh chưa có văn bản chấp thuận, trong khi từ 01/7/2026 dự án phải chuyển sang khung pháp lý mới.
Bài viết đưa ra checklist 30 ngày theo tuần và theo trục, căn cứ Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 và các Nghị định 212, 217, 207, 206 năm 2026. Danh mục hồ sơ pháp lý theo từng giai đoạn đã có ở bài checklist hồ sơ pháp lý dự án xây dựng; ở đây chỉ trả lời: khi tiếp nhận, kiểm cái gì, theo thứ tự nào, kiểm xong báo cáo gì.
Trả lời nhanh: lịch 30 ngày của giám đốc quản lý dự án mới nhận nhiệm vụ
Tiếp nhận dự án là việc người mới được giao chức danh giám đốc quản lý dự án kiểm lại tình trạng pháp lý, hợp đồng, tiến độ, chi phí và hồ sơ chất lượng của dự án đang thực hiện, rồi báo cáo người giao nhiệm vụ những việc còn treo trước khi bắt đầu ký văn bản thay mặt bộ máy quản lý dự án. Lịch dưới đây là khung tham khảo do Viện biên soạn, không phải trình tự bắt buộc theo văn bản pháp luật.
| Thời gian | Việc chính | Kết quả cần có |
|---|---|---|
| Ngày 1–3 | Đọc văn bản giao nhiệm vụ; tự đối chiếu hạng; đề nghị gửi thông báo cho nhà thầu | Danh sách việc được quyết, việc phải trình |
| Ngày 1–7 | Trục 1 — pháp lý: dự án ở bước nào, có thuộc diện chuyển tiếp không | Bảng tình trạng pháp lý một trang |
| Ngày 5–12 | Trục 2 — hợp đồng: sổ hợp đồng, bảo lãnh, tạm ứng, phụ lục | Sổ hợp đồng, danh sách bảo lãnh sắp hết hạn |
| Ngày 8–18 | Trục 3 — tiến độ: tiến độ được duyệt so với thực tế, mặt bằng | Bảng chênh lệch tiến độ |
| Ngày 10–22 | Trục 4 — chi phí: tổng mức đầu tư, dự toán, đã thanh toán, phát sinh, dự phòng | Bảng cân đối chi phí |
| Ngày 15–25 | Trục 5 — hồ sơ chất lượng: nghiệm thu, nhật ký, an toàn, hồ sơ hoàn thành | Danh sách hồ sơ thiếu hoặc ký sai thành phần |
| Ngày 22–30 | Biên bản bàn giao hồ sơ, báo cáo tiếp nhận | Báo cáo gửi người giao nhiệm vụ, kế hoạch 60 ngày tiếp theo |
Các trục chạy gối nhau, nhưng chỉ nên ký văn bản thanh toán, nghiệm thu, phụ lục hợp đồng sau khi đã kiểm trục tương ứng, trừ việc cấp bách về an toàn.
Trước khi bắt tay: bốn việc của ngày đầu tiên
Đọc văn bản giao nhiệm vụ
Khoản 6 Điều 3 Nghị định 212 định nghĩa giám đốc quản lý dự án là chức danh của cá nhân được Giám đốc Ban quản lý dự án, người đại diện theo pháp luật của tổ chức tư vấn quản lý dự án hoặc của chủ đầu tư giao nhiệm vụ “quản lý, điều phối thực hiện quản lý dự án đối với dự án đầu tư xây dựng cụ thể”. Quyền hạn vì vậy nằm trong văn bản giao việc: quyết định giao nhiệm vụ, quy chế hoạt động của Ban (khoản 6 Điều 45 Nghị định 217/2026/NĐ-CP), hợp đồng tư vấn quản lý dự án, hoặc quyết định phân công của chủ đầu tư tự quản lý dự án (khoản 1 Điều 48 Nghị định 217). Nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của chức danh được phân tích đầy đủ ở bài giám đốc quản lý dự án làm gì.
Ghi ra hai cột: việc mình được quyết hoặc ký, và việc chỉ đề xuất rồi trình. Văn bản giao việc chỉ ghi “phụ trách dự án X” thì nên đề nghị bổ sung phạm vi trước khi ký văn bản có giá trị tài chính.
Xác định hình thức quản lý dự án
Khoản 1 Điều 32 Luật Xây dựng 2025 có hai nhóm hình thức: Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng; hoặc chủ đầu tư tổ chức quản lý dự án (thuê tư vấn, lập ban trực thuộc, tự thực hiện). Dự án đầu tư công áp dụng hình thức Ban quản lý dự án, trừ trường hợp nêu tại khoản 2 Điều 44 Nghị định 217. Hình thức đã áp dụng trước 01/7/2026 được tiếp tục (khoản 18 Điều 76). Hình thức quyết định anh/chị báo cáo ai, lưu hồ sơ ở đâu, ai ký với nhà thầu. So sánh từng hình thức có ở bài hình thức quản lý dự án theo Luật Xây dựng 2025 và Nghị định 217.
Tự đối chiếu hạng với nhóm dự án
Giám đốc quản lý dự án không có chứng chỉ hành nghề; chức danh này phải đáp ứng điều kiện năng lực, kinh nghiệm nghề nghiệp (khoản 2 Điều 88 Luật Xây dựng 2025) theo hạng I, II, III tại khoản 1 Điều 38 Nghị định 212, “tương ứng với quy mô dự án được giao” (điểm b khoản 5 Điều 45 Nghị định 217).
| Hạng | Được làm giám đốc quản lý dự án (Phụ lục II Nghị định 212, mục 5) |
|---|---|
| Hạng I | Tất cả các nhóm dự án |
| Hạng II | Các dự án từ nhóm B trở xuống |
| Hạng III | Các dự án nhóm C |
Chưa đủ hạng thì báo người giao nhiệm vụ bằng văn bản trước khi ký hồ sơ nào. Điểm đ khoản 1 Điều 14 Nghị định 339/2026/NĐ-CP phạt chủ đầu tư từ 30.000.000 đến 50.000.000 đồng (mức của tổ chức) khi lựa chọn cá nhân không đủ điều kiện năng lực làm giám đốc quản lý dự án. Các lỗi bị xử phạt khác trong phạm vi chức danh này xem bài rủi ro pháp lý của giám đốc quản lý dự án. Xem thêm điều kiện làm giám đốc quản lý dự án hạng I, II, III và giấy tờ chứng minh điều kiện giám đốc quản lý dự án.
Đề nghị gửi thông báo nhiệm vụ, quyền hạn cho nhà thầu
Khoản 3 Điều 16 Nghị định 207 giao chủ đầu tư thông báo “về nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân trong hệ thống quản lý thi công xây dựng” cho các nhà thầu liên quan. Khi thuê tư vấn quản lý dự án, khoản 3 Điều 46 Nghị định 217 yêu cầu tổ chức tư vấn gửi chủ đầu tư và nhà thầu văn bản thông báo nhiệm vụ, quyền hạn của người đại diện và bộ máy quản lý dự án. Đổi giám đốc thì nên có thông báo mới, ghi rõ từ ngày nào người mới ký và ký được những gì; thiếu thông báo, văn bản sẽ đi hai luồng.
Trục 1 — Pháp lý dự án: dự án đang đứng ở bước nào
Tuần đầu, giám đốc quản lý dự án mới nhận nhiệm vụ chưa cần đủ mọi hồ sơ. Câu hỏi là dự án đã đến bước nào của trình tự đầu tư và bước tiếp theo còn thiếu văn bản gì.
| Mốc cần kiểm | Văn bản cần thấy | Dấu hiệu phải báo cáo ngay |
|---|---|---|
| Quyết định đầu tư | Quyết định phê duyệt dự án, các quyết định điều chỉnh | Quy mô, tổng mức đầu tư, thời gian thực tế đã khác quyết định mà chưa có hồ sơ điều chỉnh |
| Thiết kế triển khai sau khi dự án được phê duyệt | Kết quả thẩm định, quyết định phê duyệt thiết kế, dự toán | Đang thi công phần chưa có thiết kế được phê duyệt |
| Điều kiện khởi công | Mặt bằng, giấy phép xây dựng (nếu phải có), thiết kế đã duyệt, hợp đồng, thông báo khởi công (khoản 1 Điều 48 Luật Xây dựng 2025) | Công trường hoạt động khi thiếu giấy phép hoặc thông báo khởi công |
| Hồ sơ đang chờ cơ quan có thẩm quyền | Hồ sơ trình thẩm định, điều chỉnh giấy phép, kiểm tra công tác nghiệm thu | Hồ sơ nộp trước 01/7/2026 không ai theo dõi kết quả |
| Kết luận thanh tra, kiểm toán | Kiến nghị còn hiệu lực | Kiến nghị đến hạn khắc phục trong tháng tiếp nhận |
Dự án đi qua mốc 01/7/2026: đọc điều khoản chuyển tiếp
Dự án dở dang qua ngày Luật Xây dựng 2025 có hiệu lực là nơi dễ sai nhất: người cũ làm theo khung cũ, người mới phải làm theo khung mới. Các quy định nên đọc ngay:
- Báo cáo nghiên cứu khả thi đã có thông báo kết quả thẩm định trước 01/7/2026 thì không thẩm định lại; phần còn lại và việc điều chỉnh làm theo Nghị định 217 (khoản 1 Điều 76).
- Thiết kế đã trình nhưng đến 01/7/2026 chưa có kết quả: cơ quan chuyên môn dừng thẩm định, trả hồ sơ; chủ đầu tư tự thẩm định (khoản 5 Điều 76).
- Nhiệm vụ quản lý đầu tư xây dựng do Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện trước đây chuyển về Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thực hiện dự án (khoản 9 Điều 76).
- Loại, cấp công trình của dự án quyết định đầu tư trước 01/7/2026 xác định theo pháp luật tại thời điểm quyết định đầu tư (khoản 1 Điều 53 Nghị định 207). Công trình khởi công trước đó mà nay không còn thuộc diện kiểm tra công tác nghiệm thu thì không tiếp tục kiểm tra; chủ đầu tư tự chịu trách nhiệm kết quả nghiệm thu (khoản 3 Điều 53).
Nhiều người vẫn tìm “checklist theo nghị định 175”. Nghị định 175 năm 2024 đã hết hiệu lực từ 01/7/2026 (khoản 2 Điều 75 Nghị định 217); checklist mới bám Nghị định 217.
Nếu Ban quản lý dự án hoặc doanh nghiệp đang tiếp nhận dự án có hồ sơ thẩm định, giấy phép nộp trước 01/7/2026 mà chưa xác định được làm tiếp theo quy định nào, anh/chị có thể liên hệ Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ, Hotline 0904 889 859 (Ms. Hoa), để được hỗ trợ rà soát hồ sơ và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ dự án.
Trục 2 — Hợp đồng: lập sổ hợp đồng trước khi ký phụ lục nào
Sổ hợp đồng ghi mỗi hợp đồng một dòng, đủ để trả lời “còn bao nhiêu tiền, bao nhiêu ngày, bảo đảm còn hạn không”. Khoản 1 và 2 Điều 82 Luật Xây dựng 2025 phân loại hợp đồng theo tính chất công việc (tư vấn, thi công, cung cấp thiết bị, chìa khóa trao tay…) và theo hình thức giá (trọn gói, đơn giá cố định, đơn giá điều chỉnh, theo thời gian, hỗn hợp…). Hình thức giá quyết định cách xử lý khối lượng phát sinh, nên phải có trong sổ.
| Cột trong sổ hợp đồng (khung tham khảo do Viện biên soạn) | Vì sao cần |
|---|---|
| Số, ngày ký, nhà thầu, gói thầu, loại và hình thức giá | Đối chiếu kế hoạch lựa chọn nhà thầu; biết đơn giá có được điều chỉnh không |
| Giá hợp đồng và các phụ lục đã ký | Giá trị hiện hành thường khác giá ban đầu |
| Thời gian thực hiện, mốc tiến độ | Nối với trục tiến độ |
| Tạm ứng đã chi, đã thu hồi | Tạm ứng chưa thu hồi là rủi ro khi chấm dứt hợp đồng |
| Bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng: giá trị, ngày hết hạn | Bảo lãnh hết hạn thì bên giao thầu mất công cụ xử lý |
| Đề nghị sửa đổi, khiếu nại đang treo | Việc người cũ chưa trả lời dễ thành tranh chấp |
Ba điểm kiểm với từng hợp đồng:
- Thứ tự ưu tiên tài liệu (khoản 5 Điều 82): khi các bên không thỏa thuận khác, thỏa thuận hợp đồng đứng trước thông báo trúng thầu, đơn dự thầu, điều kiện cụ thể, điều kiện chung, hồ sơ mời thầu, bản vẽ và chỉ dẫn kỹ thuật, hồ sơ dự thầu, biên bản đàm phán, phụ lục. Hồ sơ mâu thuẫn thì tra đây trước.
- Bảo đảm thực hiện: đã thỏa thuận thì phải duy trì đến khi hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng hoặc được hoàn trả theo thỏa thuận (khoản 1 Điều 83). Quyền yêu cầu bên bảo lãnh thực hiện nghĩa vụ (khoản 2) chỉ dùng được khi bảo lãnh còn hạn.
- Sửa đổi phải bằng văn bản (khoản 1 Điều 84). Biên bản họp hay “đồng ý miệng” chưa ký thành phụ lục thì chưa phải sửa đổi hợp đồng. Với dự án đầu tư công, chủ đầu tư được quyết định sửa đổi khi không vượt thời gian thực hiện dự án và không làm vượt tổng mức đầu tư đã duyệt (điểm c khoản 3 Điều 84).
Kiểm soát hợp đồng từ ký kết đến quyết toán có ở bài quản lý hợp đồng xây dựng theo Luật Xây dựng 2025.
Trục 3 — Tiến độ: so tiến độ được duyệt với tiến độ thật
Tiến độ có ba tầng, cần đặt cạnh nhau:
- Thời gian thực hiện dự án do người quyết định đầu tư quyết định khi phê duyệt dự án, kể cả khi điều chỉnh (khoản 1 Điều 34 Luật Xây dựng 2025).
- Kế hoạch tiến độ do chủ đầu tư, nhà thầu thi công lập và quản lý theo tiến độ thi công được duyệt (khoản 2 Điều 34).
- Tiến độ thi công của nhà thầu, phù hợp thời gian thực hiện hợp đồng và tiến độ tổng thể, được chấp thuận trước khi thi công (khoản 1 Điều 19 Nghị định 207); chủ đầu tư kiểm tra, chấp thuận (khoản 4 Điều 16).
Việc cần làm:
- Tìm văn bản chấp thuận tiến độ của từng nhà thầu. Không có thì chưa có mốc để đánh giá chậm hay nhanh.
- Ghi tỷ lệ hoàn thành thực tế từng hạng mục, lấy từ biên bản nghiệm thu và nhật ký thi công, không lấy từ báo cáo miệng.
- Kiểm mặt bằng: chủ đầu tư bàn giao mặt bằng phù hợp tiến độ và hợp đồng (khoản 1 Điều 16 Nghị định 207). Chậm mặt bằng thường là căn cứ để nhà thầu đề nghị gia hạn.
- Phân biệt chậm cục bộ với chậm tổng thể: được điều chỉnh tiến độ giai đoạn nếu không ảnh hưởng tiến độ tổng thể (khoản 3 Điều 19); kéo dài đến mức phải điều chỉnh dự án thì làm theo Nghị định 217 (khoản 4 Điều 19).
Kết quả là danh sách điểm có nguy cơ vượt thời gian thực hiện dự án, thông tin người giao nhiệm vụ cần biết sớm nhất. Phương pháp kiểm soát tiến độ có ở bài quản lý tiến độ dự án xây dựng.
Trục 4 — Chi phí: tổng mức đầu tư còn chịu được bao nhiêu
Tổng mức đầu tư được phê duyệt là “mức chi phí tối đa mà chủ đầu tư được phép sử dụng để thực hiện dự án” (khoản 2 Điều 75 Luật Xây dựng 2025). Bảng cân đối khi tiếp nhận đi theo logic đó: mức tối đa trừ phần đã cam kết và đã chi.
| Dòng trong bảng cân đối (khung tham khảo) | Câu hỏi kiểm tra |
|---|---|
| Tổng mức đầu tư theo khoản mục, bản điều chỉnh mới nhất | Có đang dùng số của quyết định cũ không |
| Dự toán đã phê duyệt | Công trình, gói thầu nào chưa có dự toán |
| Giá hợp đồng hiện hành (từ sổ hợp đồng) | So với dự toán và khoản mục tương ứng |
| Đã thanh toán, đã tạm ứng | Khớp khối lượng đã nghiệm thu chưa |
| Phát sinh đã chấp thuận / chưa chấp thuận | Nguồn nào chi trả, có làm vượt khoản mục không |
| Dự phòng còn lại | Đủ cho rủi ro còn lại của dự án không |
Căn cứ cần nắm khi đọc bảng:
- Điều chỉnh cơ cấu khoản mục, kể cả dự phòng, chủ đầu tư được làm mà không phải điều chỉnh tổng mức đầu tư, nếu không đổi mục tiêu, quy mô, không vượt tổng mức đầu tư, không đổi cơ cấu nguồn vốn (khoản 2 Điều 29 Nghị định 206/2026/NĐ-CP). Vượt tổng mức đầu tư thì phải điều chỉnh dự án (khoản 1 Điều 10 Nghị định 206).
- Dự toán điều chỉnh khi điều chỉnh dự án, tổng mức đầu tư, thiết kế hoặc cơ cấu khoản mục; gói thầu đã ký hợp đồng thì căn cứ nội dung hợp đồng (khoản 1 Điều 18 Nghị định 206).
- Khối lượng phát sinh chỉ là cơ sở thanh toán, quyết toán khi được “chủ đầu tư hoặc người quyết định đầu tư chấp thuận, phê duyệt” (khoản 3 Điều 18 Nghị định 207).
- Chi phí quản lý dự án là chi phí tối đa, quản lý theo dự toán hằng năm, được điều chỉnh khi thay đổi phạm vi công việc, tiến độ hoặc điều chỉnh dự án (khoản 1 Điều 25 Nghị định 206). Dự án kéo dài thường làm khoản này cạn sớm.
Trục 5 — Hồ sơ chất lượng: kiểm người ký trước, nội dung sau
Hệ thống quản lý của các bên
- Nhà thầu thi công đã thông báo hệ thống quản lý thi công (sơ đồ tổ chức; chỉ huy trưởng hoặc giám đốc dự án; người phụ trách kỹ thuật, chất lượng, an toàn, khối lượng, tiến độ, hồ sơ) theo khoản 2 Điều 15 Nghị định 207 chưa, và đã trình chấp thuận kế hoạch thí nghiệm, biện pháp kiểm tra chất lượng vật liệu, biện pháp thi công, tiến độ theo khoản 3 chưa. Chi tiết: hệ thống quản lý thi công của nhà thầu theo Nghị định 207.
- Phía chủ đầu tư đã bố trí đủ nhân lực giám sát và người quản lý an toàn được đào tạo về chuyên ngành an toàn lao động hoặc kỹ thuật xây dựng chưa (khoản 3 Điều 16); có tư vấn giám sát thì kiểm nhân lực huy động so với hợp đồng.
Biên bản nghiệm thu: đúng thành phần ký
- Nghiệm thu công việc: người trực tiếp giám sát của chủ đầu tư và người trực tiếp phụ trách kỹ thuật thi công của nhà thầu ký (khoản 5 Điều 22 Nghị định 207).
- Nghiệm thu hoàn thành: người đại diện theo pháp luật của chủ đầu tư hoặc người được ủy quyền, giám sát trưởng, chỉ huy trưởng nhà thầu chính (khoản 6 Điều 24). Giám đốc quản lý dự án chỉ ký thay chủ đầu tư khi có văn bản ủy quyền.
- Khối lượng nghiệm thu phải khớp khối lượng xác nhận thanh toán (khoản 2 Điều 18), điểm nối giữa trục chất lượng và trục chi phí.
Hồ sơ hoàn thành và lưu trữ
Chủ đầu tư lập hồ sơ hoàn thành công trình sau nghiệm thu hoàn thành, chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực (khoản 1 Điều 28 Nghị định 207), lưu bản gốc và bản sao điện tử (khoản 4 Điều 28), lưu hồ sơ thẩm định và văn bản cơ quan có thẩm quyền gửi đến (khoản 1 Điều 42 Luật Xây dựng 2025). Trong thi công, chủ đầu tư còn cập nhật thay đổi thông tin công trình, nhà thầu vào cơ sở dữ liệu quốc gia về hoạt động xây dựng (khoản 17 Điều 16 Nghị định 207). Cách tổ chức hồ sơ để không thất lạc giữa hai đời giám đốc có ở bài Ban quản lý dự án quản lý hồ sơ pháp lý công trình.
Tuần thứ tư: biên bản bàn giao hồ sơ và báo cáo tiếp nhận
Biên bản bàn giao hồ sơ dự án
Không có mẫu pháp định cho biên bản bàn giao hồ sơ dự án giữa hai giám đốc quản lý dự án. Khung dưới đây do Viện biên soạn để tham khảo; đơn vị điều chỉnh theo quy chế nội bộ.
BIÊN BẢN BÀN GIAO HỒ SƠ DỰ ÁN (khung tham khảo do Viện biên soạn, không phải mẫu pháp định)
Dự án: [tên dự án, nhóm dự án, quyết định phê duyệt số…]
Căn cứ: [văn bản giao nhiệm vụ người mới; văn bản điều động người cũ]
Bên giao: [họ tên, chức danh] — Bên nhận: [họ tên, chức danh] — Chứng kiến: [đại diện người giao nhiệm vụ]
1. Hồ sơ pháp lý đã bàn giao: [tên văn bản, bản gốc/bản sao, nơi lưu]
2. Hợp đồng và phụ lục: [kèm sổ hợp đồng]
3. Bảo lãnh đang giữ: [loại, giá trị, ngày hết hạn]
4. Việc đang xử lý dở: [nội dung, văn bản, hạn trả lời]
5. Hồ sơ chưa có hoặc chưa tìm thấy: [liệt kê]
Bên giao chịu trách nhiệm về việc đã thực hiện đến ngày bàn giao; bên nhận chịu trách nhiệm từ ngày [ ].
Mục 5 quan trọng nhất: hồ sơ không tìm thấy mà không ghi vào biên bản thì về sau khó xác định ai phải giải trình.
Báo cáo tiếp nhận
Ban quản lý dự án báo cáo công việc với chủ đầu tư theo yêu cầu khi không được giao làm chủ đầu tư (điểm c khoản 2 Điều 41 Luật Xây dựng 2025) và kiến nghị cấp có thẩm quyền giải quyết vấn đề vượt thẩm quyền (điểm c khoản 1 Điều 41). Báo cáo tiếp nhận, khoảng ba đến năm trang, nên có:
- Tình trạng từng trục, kèm bảng ở các bước trên.
- Việc vượt thẩm quyền cần người giao nhiệm vụ quyết định: điều chỉnh dự án, sửa đổi hợp đồng vượt ngưỡng, xử lý nhà thầu.
- Hồ sơ thiếu và kế hoạch bổ sung.
- Kế hoạch 60 ngày tiếp theo: việc gì, ai làm, hạn nào.
Vì Ban chịu trách nhiệm trước người quyết định đầu tư hoặc chủ đầu tư và trước pháp luật về kết quả quản lý dự án (điểm d khoản 2 Điều 41), báo cáo này cũng là mốc ghi nhận tình trạng dự án khi anh/chị bắt đầu chịu trách nhiệm.
Ví dụ thực tế
Các ví dụ là giả định, số liệu chỉ để minh họa, mô tả những việc giám đốc quản lý dự án mới nhận nhiệm vụ hay gặp khi kiểm năm trục.
Ví dụ 1: Nhận trường học đang thi công, biên bản nghiệm thu thiếu chữ ký
Ban quản lý dự án khu vực giao một phó trưởng phòng làm giám đốc quản lý dự án trường tiểu học nhóm C khi phần thô xong khoảng 60%. Khi kiểm trục 5, người này thấy 14 biên bản nghiệm thu công việc phần móng chỉ có chữ ký chỉ huy trưởng và cán bộ giám sát, không có người trực tiếp phụ trách kỹ thuật thi công.
Cách xử lý: Thành phần ký là người trực tiếp giám sát của chủ đầu tư và người trực tiếp phụ trách kỹ thuật thi công của nhà thầu (khoản 5 Điều 22 Nghị định 207). Yêu cầu nhà thầu xác nhận người phụ trách kỹ thuật theo hệ thống quản lý thi công đã thông báo (khoản 2 Điều 15), lập lại hoặc bổ sung biên bản kèm nhật ký và kết quả thí nghiệm. Ghi vào mục hồ sơ chưa đầy đủ của báo cáo tiếp nhận; chưa ký nghiệm thu giai đoạn đến khi bổ sung xong.
Ví dụ 2: Bảo lãnh hết hạn trước khi gia hạn tiến độ
Hợp đồng thi công 18 tỷ đồng có bảo lãnh thực hiện hợp đồng hết hạn ngày 15/11. Tiến độ đã được thống nhất kéo dài đến tháng 3 năm sau trong một biên bản họp, chưa có phụ lục. Giám đốc quản lý dự án nhận nhiệm vụ ngày 01/11.
Cách xử lý: Biên bản họp chưa làm thay đổi thời gian thực hiện hợp đồng vì sửa đổi phải bằng văn bản (khoản 1 Điều 84 Luật Xây dựng 2025); bảo đảm phải duy trì đến khi hoàn thành nghĩa vụ (khoản 1 Điều 83). Gửi ngay văn bản yêu cầu gia hạn bảo lãnh trước 15/11, đồng thời trình ký phụ lục gia hạn. Dự án đầu tư công thì kiểm thời gian gia hạn còn trong thời gian thực hiện dự án đã duyệt (điểm c khoản 3 Điều 84).
Ví dụ 3: Thiết kế trình trước 01/7/2026 nhưng chưa có kết quả
Dự án đường giao thông phê duyệt năm 2025, hồ sơ thiết kế triển khai sau thiết kế cơ sở nộp cơ quan chuyên môn tháng 5/2026. Tháng 10/2026, giám đốc mới không thấy kết quả thẩm định, chỉ thấy công văn đề nghị chủ đầu tư nhận lại hồ sơ.
Cách xử lý: Đây là trường hợp khoản 5 Điều 76 Nghị định 217: cơ quan chuyên môn dừng thẩm định, trả hồ sơ; chủ đầu tư tự thẩm định thiết kế triển khai sau khi dự án được phê duyệt. Báo cáo người giao nhiệm vụ để tổ chức thẩm định, phê duyệt. Nếu công trường đang thi công phần thiết kế chưa được phê duyệt, đó là việc ưu tiên số một của tháng.
Ví dụ 4: Đề nghị thanh toán khối lượng phát sinh chưa được chấp thuận
Hồ sơ thanh toán đợt 6 có 1,2 tỷ đồng khối lượng gia cố nền phát sinh, kèm biên bản hiện trường có chữ ký giám sát nhưng không có văn bản chấp thuận của chủ đầu tư. Nhà thầu nói giám đốc cũ đã “đồng ý miệng”.
Cách xử lý: Phát sinh phải được chủ đầu tư hoặc người quyết định đầu tư chấp thuận mới là cơ sở thanh toán (khoản 3 Điều 18 Nghị định 207). Tách 1,2 tỷ đồng khỏi đợt thanh toán, vẫn thanh toán phần đã nghiệm thu đúng hợp đồng. Tổ chức xem xét phát sinh cùng giám sát và tư vấn thiết kế, đối chiếu hình thức giá trong sổ hợp đồng, kiểm dự phòng trước khi trình.
Ví dụ 5: Tư vấn quản lý dự án cử giám đốc hạng III cho dự án nhóm B
Doanh nghiệp tư vấn trúng gói tư vấn quản lý dự án một bệnh viện nhóm B, cử kỹ sư có hồ sơ kinh nghiệm đáp ứng hạng III làm giám đốc quản lý dự án. Kỹ sư tự đối chiếu ngay ngày đầu.
Cách xử lý: Hạng III chỉ được làm giám đốc quản lý dự án nhóm C (mục 5 Phụ lục II Nghị định 212); giám đốc của tổ chức tư vấn phải đủ điều kiện tương ứng quy mô dự án (khoản 2 Điều 46, điểm b khoản 5 Điều 45 Nghị định 217). Kỹ sư báo cáo bằng văn bản để tổ chức tư vấn cử người hạng II trở lên; bản thân có thể phụ trách bộ phận chuyên môn nếu đáp ứng điểm c khoản 5 Điều 45. Để nguyên thì chủ đầu tư có thể bị phạt theo điểm đ khoản 1 Điều 14 Nghị định 339 và bị buộc thay thế theo điểm a khoản 3 Điều 14.
Ví dụ 6: Dự án đầu tư công, dự phòng sắp hết
Dự án nhà văn hóa có tổng mức đầu tư 45 tỷ đồng, dự phòng 3 tỷ đồng, đã dùng 2,6 tỷ đồng cho hai lần phát sinh. Bảng cân đối cho thấy còn khoảng 1,5 tỷ đồng có nguy cơ phát sinh; khoản mục tư vấn còn dư khoảng 0,8 tỷ đồng.
Cách xử lý: Dùng phần dư tư vấn là điều chỉnh cơ cấu khoản mục, thuộc thẩm quyền chủ đầu tư nếu không vượt tổng mức đầu tư, không đổi mục tiêu, quy mô, cơ cấu nguồn vốn (khoản 2 Điều 29 Nghị định 206). Nếu vẫn thiếu, phải điều chỉnh dự án; điều chỉnh làm tăng tổng mức đầu tư dự án đầu tư công thì cơ quan chuyên môn thẩm định Báo cáo nghiên cứu khả thi điều chỉnh, trừ trường hợp loại trừ tại điểm d khoản 2 Điều 40 Nghị định 217. Đưa cả hai phương án vào báo cáo tiếp nhận để người giao nhiệm vụ quyết định sớm.
Nếu anh/chị là giám đốc quản lý dự án mới nhận nhiệm vụ và đang gặp một trong các tình trạng trên, như nghiệm thu ký sai thành phần, phát sinh chưa được chấp thuận hay phải tính đến điều chỉnh tổng mức đầu tư, anh/chị có thể liên hệ Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ, Hotline 0904 889 859 (Ms. Hoa), để được tư vấn hướng rà soát và bồi dưỡng nghiệp vụ điều hành dự án.
Những sai lầm thường gặp trong 30 ngày đầu
- Ký cả hồ sơ thanh toán tuần đầu khi chưa kiểm hợp đồng và chi phí, thay vì thanh toán phần chắc chắn, giữ lại phần chưa đủ căn cứ.
- Tin bảng tổng hợp của người cũ mà không đối chiếu phụ lục cuối, quyết định điều chỉnh mới nhất.
- Coi chuyển tiếp 01/7/2026 là việc của cơ quan nhà nước, trong khi nhiều quy định đặt trách nhiệm lên chủ đầu tư.
- Không ghi hồ sơ thiếu vào biên bản bàn giao, để hồ sơ thiếu mặc nhiên thành việc của người mới.
- Nhầm phạm vi hạng với nhóm dự án. Xem giám đốc quản lý dự án hạng I, II, III được quản lý dự án nhóm nào.
Bồi dưỡng nghiệp vụ cho giám đốc quản lý dự án mới nhận nhiệm vụ
Checklist giúp không bỏ sót việc; điều hành cả năm trục cùng lúc thì cần nền nghiệp vụ. Khóa học giám đốc quản lý dự án của Viện gồm chín chuyên đề theo trình tự điều hành: pháp luật và trình tự đầu tư, tổ chức bộ máy, hợp đồng, tiến độ, chi phí, chất lượng – nghiệm thu – bàn giao, an toàn – rủi ro và ví dụ điều hành thực tế. Học phí 1.500.000 đồng (đã gồm VAT), học online 04 tối, 19h00–22h00; lịch mới nhất xem tại lịch khai giảng và khối thông tin khóa học dưới đây. Đơn vị có nhiều cán bộ cùng nhận dự án có thể đặt lớp đào tạo tại đơn vị.
Sau khi hoàn thành khóa học, học viên được cấp chứng nhận hoàn thành khóa học theo tên khóa học đã tham gia. Chứng nhận hoàn thành khóa học không phải là điều kiện năng lực của giám đốc quản lý dự án theo Điều 38 Nghị định 212, cũng không phải chứng chỉ hành nghề hoạt động xây dựng do cơ quan có thẩm quyền cấp.
Nếu đơn vị vừa sắp xếp lại bộ máy và nhiều cán bộ cùng lúc nhận dự án giữa chừng, cần thống nhất cách tiếp nhận, lập sổ hợp đồng, báo cáo tiếp nhận, anh/chị có thể liên hệ Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ, Hotline 0904 889 859 (Ms. Hoa), để được tư vấn chương trình bồi dưỡng tại đơn vị.
VIỆN NGHIÊN CỨU ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ
- Hotline / Zalo: 0904 889 859 (Ms. Hoa)
- Email: daotao@viendaotaocanbo.edu.vn
- Địa chỉ: DVTM T3-27A, Tòa A1, Chung cư Phương Đông Green Park, số 1 Trần Thủ Độ, Phường Yên Sở, Thành phố Hà Nội
- Website: https://viendaotaocanbo.edu.vn
Để lại thông tin, Viện sẽ liên hệ tư vấn khóa học hoặc phương án lớp bồi dưỡng giám đốc quản lý dự án tại đơn vị:
Văn bản sử dụng trong bài
- Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 (hiệu lực 01/7/2026): Điều 32, 34, 41, 42, 48, 75, 82, 83, 84, 88.
- Nghị định 212/2026/NĐ-CP: khoản 6 Điều 3; khoản 1 Điều 38; mục 5 Phụ lục II.
- Nghị định 217/2026/NĐ-CP: Điều 40, 44, 45, 46, 48; khoản 2 Điều 75; khoản 1, 5, 9, 18 Điều 76.
- Nghị định 207/2026/NĐ-CP: Điều 15, 16, 18, 19, 22, 24, 28; khoản 1, 3 Điều 53.
- Nghị định 206/2026/NĐ-CP: Điều 10, 18, 25, 29.
- Nghị định 339/2026/NĐ-CP: Điều 14.
Nội dung được biên soạn bởi Ban Đào tạo – Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ trên cơ sở đối chiếu Luật Xây dựng số 135/2025/QH15, Nghị định 212/2026/NĐ-CP (gồm Phụ lục II bản chính thức), Nghị định 217/2026/NĐ-CP, Nghị định 207/2026/NĐ-CP, Nghị định 206/2026/NĐ-CP, Nghị định 339/2026/NĐ-CP và dữ liệu tuyển sinh của Viện tại thời điểm 23/10/2026. Lịch 30 ngày, sổ hợp đồng, bảng cân đối chi phí và khung biên bản bàn giao là tài liệu tham khảo do Viện biên soạn, không phải mẫu pháp định. Bài viết mang tính tham khảo; với trường hợp cụ thể, đơn vị căn cứ quyết định giao nhiệm vụ, hợp đồng và quy định hiện hành. Nghiêm cấm sao chép nội dung khi chưa được phép.
