Chữ ký số đấu thầu qua mạng: loại hợp lệ, đăng ký, cập nhật, hết hạn và 16 tình huống

Chữ ký số đấu thầu qua mạng là chữ ký số tạo từ chứng thư số công cộng hoặc chứng thư số chuyên dùng Chính phủ (khoản 6 Điều 3 Thông tư 79/2025/TT-BTC). Chứng thư phải cấp cho chính tổ chức, cá nhân tham gia Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và phải được đăng ký sử dụng trên Hệ thống; thay đổi, hủy thông tin chứng thư cũng làm trên Hệ thống (khoản 2 Điều 7). Chữ ký số dùng để ký đơn dự thầu khi nộp E-HSDT, xác thực dữ liệu năng lực, ký số xác nhận khi cập nhật tài khoản (Điều 23 Nghị định 214/2025/NĐ-CP) và ký hợp đồng điện tử.

Trên thực tế, phần lớn sự cố liên quan đến chữ ký số không nằm ở thao tác bấm “ký”, mà nằm ở khâu quản trị: doanh nghiệp mua thêm một bộ “chữ ký số đấu thầu” trong khi chứng thư số dùng khai thuế vẫn dùng được; gia hạn chứng thư xong nhưng quên cập nhật trên Hệ thống; người giữ token nghỉ việc; công ty đổi người đại diện theo pháp luật nhưng tài khoản và chứng thư vẫn để nguyên; hoặc chứng thư hết hiệu lực trước giờ đóng thầu vài tiếng. Mỗi tình huống như vậy có thể khiến nhà thầu không nộp được E-HSDT, trong khi Hệ thống không gia hạn thời điểm đóng thầu vì lỗi phát sinh từ phía nhà thầu.

Với chủ đầu tư và tổ chuyên gia, chữ ký số gắn với trách nhiệm pháp lý: ai giữ token, ai ký quyết định phê duyệt, tư vấn đấu thầu có được đăng tải thay hay không đều có quy định cụ thể.

Bài viết này hướng dẫn đầy đủ về chữ ký số đấu thầu qua mạng theo Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (bản hợp nhất, gồm các lần sửa đổi bởi Luật số 57/2024/QH15, Luật số 90/2025/QH15 và các luật năm 2025 có liên quan), Nghị định 214/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP) và Thông tư 79/2025/TT-BTC cùng mẫu E-HSMT ban hành kèm theo: loại chứng thư số nào hợp lệ, đăng ký và gắn với tài khoản ra sao, chữ ký số dùng ở những thao tác nào, phải cập nhật gì khi gia hạn, khi đổi người đại diện, khi mất token, kèm 16 tình huống có cách xử lý dẫn điều khoản cụ thể. Phần xử lý kỹ thuật khi máy không nhận token đã có bài riêng: Hệ thống mạng đấu thầu không nhận chữ ký số: cách kiểm tra từng bước.

Trả lời nhanh

• Loại hợp lệ: chứng thư số công cộng hoặc chứng thư số chuyên dùng Chính phủ (khoản 6 Điều 3 Thông tư 79). Thông tư 79 không quy định một loại “chữ ký số chuyên đấu thầu” riêng.
• Cấp cho ai: cho chính tổ chức, cá nhân tham gia Hệ thống, tức nhà thầu, chủ đầu tư… (điểm a khoản 2 Điều 7 Thông tư 79). Nhà thầu là doanh nghiệp dùng chứng thư số cấp cho doanh nghiệp đó.
• Bắt buộc đăng ký: chứng thư số phải được đăng ký sử dụng trên Hệ thống theo Hướng dẫn sử dụng; thay đổi, hủy thông tin chứng thư cũng làm trên Hệ thống.
• Dùng để làm gì: tạo chữ ký số và xác thực tổ chức, cá nhân (điểm b khoản 2 Điều 7): ký đơn dự thầu, xác thực năng lực kinh nghiệm, ký số xác nhận cập nhật tài khoản, thỏa thuận liên danh, đơn kiến nghị, hợp đồng điện tử, quyết định phê duyệt của chủ đầu tư.
• Không phải là tài khoản: tài khoản tham gia Hệ thống do Trung tâm Đấu thầu qua mạng quốc gia cấp, mật khẩu và hình thức xác thực đăng nhập thiết lập trên Hệ thống; chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp.
• Hết hạn sát giờ đóng thầu: không ký được thì không nộp được; Hệ thống chỉ tự động gia hạn khi chính Hệ thống gặp sự cố (Điều 6 Thông tư 79).
• Đổi người đại diện, đổi thông tin: cập nhật thông tin tài khoản và ký số xác nhận trên Hệ thống (điểm b khoản 2 Điều 23 Nghị định 214 đã sửa đổi); hồ sơ xử lý tối đa 02 ngày làm việc.

Chữ ký số đấu thầu qua mạng là gì? Phân biệt chứng thư số, chữ ký số, token và tài khoản

Người làm đấu thầu thường gọi chung mọi thứ là “chữ ký số” hay “token”. Cách gọi này tiện trong trao đổi hằng ngày nhưng dễ dẫn đến xử lý sai khi có sự cố, vì mỗi khái niệm do một chủ thể khác nhau quản lý và có cách khắc phục khác nhau.

Chứng thư số và chữ ký số

Chứng thư số là “giấy chứng nhận điện tử” do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp, xác nhận một khóa công khai thuộc về một tổ chức hoặc cá nhân cụ thể (tên, mã số thuế hoặc số định danh), có thời hạn hiệu lực xác định (từ ngày, đến ngày). Chữ ký số là kết quả của việc dùng khóa bí mật tương ứng với chứng thư số để ký lên một văn bản điện tử. Nói gọn: chứng thư số là công cụ, chữ ký số là sản phẩm của việc dùng công cụ đó.

Thông tư 79 diễn đạt đúng quan hệ này tại điểm b khoản 2 Điều 7: “Chứng thư số được sử dụng để tạo chữ ký số và xác thực tổ chức, cá nhân”. Như vậy, khi Hệ thống báo lỗi “chứng thư số không hợp lệ”, vấn đề nằm ở chứng thư (hết hạn, chưa đăng ký, không đúng chủ thể); còn khi báo “ký số không thành công”, nguyên nhân có thể nằm ở thiết bị, phần mềm ký hoặc thao tác.

Token: thiết bị lưu khóa, không phải “tài khoản muasamcong”

Token (thường là thiết bị USB) là nơi lưu khóa bí mật và chứng thư số, được bảo vệ bằng mã PIN. Nhiều người tìm “token muasamcong” vì nghĩ Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (địa chỉ https://muasamcong.mof.gov.vn theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 79) cấp một loại token riêng. Thực tế, Thông tư 79 không quy định Hệ thống cấp thiết bị ký số; Hệ thống chỉ chấp nhận chứng thư số thuộc hai loại nêu tại khoản 6 Điều 3 và đã được đăng ký với tài khoản. Doanh nghiệp tự trang bị chứng thư số từ tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. Các hình thức lưu khóa khác ngoài USB token (nếu nhà cung cấp có) chỉ dùng được khi Hướng dẫn sử dụng của Hệ thống tại thời điểm thao tác có hỗ trợ.

Tài khoản tham gia Hệ thống, tài khoản nghiệp vụ, mật khẩu và mã xác thực

Khoản 9 Điều 3 Thông tư 79 định nghĩa tài khoản tham gia Hệ thống là tài khoản do Trung tâm Đấu thầu qua mạng quốc gia cấp cho tổ chức tham gia Hệ thống; khoản 10 định nghĩa tài khoản nghiệp vụ là tài khoản do tài khoản tham gia Hệ thống tạo ra để thực hiện các nghiệp vụ. Theo khoản 1 Điều 7, tài khoản tham gia Hệ thống tạo, phân quyền cho tài khoản nghiệp vụ; khóa, mở khóa; thiết lập lại mật khẩu, hình thức xác thực, thiết bị xác thực đăng nhập cho tài khoản nghiệp vụ.

Mật khẩu, mã xác thực (OTP) hay thiết bị xác thực đăng nhập là công cụ để vào Hệ thống. Chứng thư số là công cụ để ký và xác thực văn bản trên Hệ thống. Quên mật khẩu là việc của quản trị tài khoản; chứng thư hết hạn là việc với tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực và việc cập nhật thông tin chứng thư trên Hệ thống.

Bảng 1. Phân biệt các khái niệm hay bị nhầm

Căn cứ pháp lý hiện hành về chữ ký số trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia

Quy định về chứng thư số trong đấu thầu nằm rải rác ở ba tầng văn bản. Nắm đúng từng tầng giúp doanh nghiệp biết điều gì là nghĩa vụ pháp lý, điều gì là thao tác theo Hướng dẫn sử dụng của Hệ thống.

Luật Đấu thầu

• Điều 50 khoản 2: các nội dung thực hiện trên Hệ thống, từ đăng tải thông tin, lập và nộp hồ sơ dự thầu, mở thầu, thỏa thuận liên danh đến gửi đơn kiến nghị và hợp đồng điện tử.
• Điều 50 khoản 3: văn bản điện tử trên Hệ thống có giá trị theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, làm cơ sở đối chiếu, so sánh, xác thực thông tin phục vụ đánh giá, thẩm định, thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và giải ngân.
• Điều 51 khoản 5: Hệ thống bảo đảm nhà thầu không thể gửi hồ sơ dự thầu sau thời điểm đóng thầu.
• Điều 5 điểm d khoản 1: nhà thầu phải có tên trên Hệ thống trước khi phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu mới có tư cách hợp lệ.
• Điều 78 khoản 14, 15: chủ đầu tư trang bị hạ tầng công nghệ thông tin; chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của thông tin đã đăng ký, đăng tải lên Hệ thống khi sử dụng chứng thư số của mình.
• Điều 82 khoản 3: nhà thầu tham gia Hệ thống phải trang bị hạ tầng công nghệ thông tin và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của thông tin đã đăng ký, đăng tải.
• Điều 16 khoản 4: làm giả, làm sai lệch thông tin, hồ sơ, tài liệu hoặc cố ý cung cấp thông tin không trung thực là hành vi gian lận bị cấm.

Nghị định 214/2025/NĐ-CP (đã sửa đổi)

• Điều 23: đăng ký và quản lý tài khoản trên Hệ thống: hồ sơ đăng ký (khoản 1); cập nhật thông tin tài khoản và ký số xác nhận (khoản 2); thời hạn xử lý tối đa 02 ngày làm việc (khoản 3); khóa tài khoản 12 tháng khi cố tình cập nhật thông tin không có thật (khoản 4); khóa 06 tháng khi tư vấn đấu thầu dùng tài khoản của mình đăng tải thay chủ đầu tư (khoản 5).
• Điều 137 điểm b khoản 1 và điểm b khoản 2: đơn kiến nghị phải có chữ ký, đóng dấu (nếu có) của người đại diện hợp pháp hoặc được ký số thông qua tài khoản, gửi trên Hệ thống.

Thông tư 79/2025/TT-BTC và mẫu E-HSMT

• Khoản 6 Điều 3: loại chứng thư số sử dụng trên Hệ thống.
• Điều 7: quản lý tài khoản và sử dụng chứng thư số (đăng ký, mục đích sử dụng, thay đổi, hủy, trách nhiệm bảo đảm tính chính xác).
• Điều 8: văn bản điện tử có giá trị pháp lý; thời điểm gửi, nhận xác định theo thời gian thực ghi lại trên Hệ thống; Hệ thống phải phản hồi gửi thành công hay không.
• Điểm b khoản 2 Điều 11: thông tin năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu được xác thực bằng chữ ký số của nhà thầu.
• Khoản 6 Điều 22 và điểm c khoản 5 Điều 27: chủ đầu tư quản lý việc sử dụng chứng thư số; nhà thầu quản lý tài khoản tham gia Hệ thống, chứng thư số đăng ký trên Hệ thống.
• Khoản 2 Điều 32: tài liệu hợp đồng điện tử được các bên ký số.
• Mẫu E-HSMT: đơn dự thầu ký bằng chữ ký số của nhà thầu; thỏa thuận liên danh (Mẫu số 03) xác nhận bằng chữ ký số.

Giá trị pháp lý của chữ ký số nói chung và trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực thuộc pháp luật về giao dịch điện tử, chữ ký điện tử; bài viết không trích dẫn chi tiết các văn bản này.

Loại chứng thư số nào được dùng cho chữ ký số đấu thầu qua mạng?

Khoản 6 Điều 3 Thông tư 79 quy định: “Chứng thư số sử dụng trên Hệ thống là chứng thư số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp hoặc chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ cấp.” Có hai điều kiện cần đọc cùng nhau: loại chứng thư (một trong hai loại trên) và chủ thể được cấp (điểm a khoản 2 Điều 7: chứng thư số được cấp cho tổ chức, cá nhân tham gia Hệ thống quy định tại khoản 8 Điều 3).

Chứng thư số công cộng

Đây là loại phổ biến nhất với nhà thầu là doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh. Nhiều doanh nghiệp đã có chứng thư số công cộng để khai thuế, kê khai bảo hiểm xã hội, hải quan hoặc xuất hóa đơn điện tử. Thông tư 79 không đặt điều kiện chứng thư phải được mua “dành riêng cho đấu thầu”. Theo cách hiểu của chúng tôi, nếu chứng thư số công cộng được cấp cho chính doanh nghiệp đang tham gia Hệ thống, còn hiệu lực và đăng ký được với tài khoản theo Hướng dẫn sử dụng thì có thể dùng để ký trên Hệ thống. Trước khi mua thêm, doanh nghiệp nên kiểm tra chứng thư hiện có: đúng tên, đúng mã số thuế, còn hạn bao lâu, có tương thích với phần mềm ký của Hệ thống hay không.

Chứng thư số chuyên dùng Chính phủ

Loại này do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ cấp, theo cách hiểu của chúng tôi chủ yếu dành cho cơ quan nhà nước và người có thẩm quyền trong cơ quan nhà nước. Với chủ đầu tư là cơ quan nhà nước, ban quản lý dự án sử dụng ngân sách, đây là lựa chọn được Thông tư 79 thừa nhận ngang với chứng thư số công cộng. Nhà thầu là doanh nghiệp thông thường không thuộc đối tượng được cấp loại chứng thư này.

Chứng thư của tổ chức hay của cá nhân?

Khoản 8 Điều 3 Thông tư 79 liệt kê tổ chức tham gia Hệ thống, trong đó có chủ đầu tư và nhà thầu (cá nhân, nhóm cá nhân tham gia gói thầu tư vấn cá nhân; cá nhân, nhóm cá nhân khởi nghiệp sáng tạo; tổ chức; hộ kinh doanh). Chứng thư số dùng trên Hệ thống phải được cấp cho chính chủ thể đó. Từ đó:

• Nhà thầu là doanh nghiệp: dùng chứng thư số cấp cho doanh nghiệp. Theo cách hiểu của chúng tôi, chứng thư số cá nhân của giám đốc, kế toán trưởng không phải là “chứng thư số được cấp cho tổ chức” nên không dùng thay cho chứng thư của doanh nghiệp khi ký đơn dự thầu.
• Nhà thầu là cá nhân (tư vấn cá nhân) hoặc nhóm cá nhân: dùng chứng thư số cấp cho cá nhân đó; với nhóm cá nhân, mẫu đơn dự thầu ghi đơn được ký bằng chữ ký số của cá nhân nhà thầu hoặc thành viên được nhóm phân công theo văn bản thỏa thuận.
• Chi nhánh, đơn vị hạch toán phụ thuộc: không dự thầu bằng tài khoản riêng. Khoản 4 Điều 27 Thông tư 79 yêu cầu việc tham dự thầu phải thực hiện bằng tài khoản tham gia Hệ thống của nhà thầu (pháp nhân); dùng tài khoản của chi nhánh thì bị coi là không đáp ứng tư cách hợp lệ.

Bảng 2. Loại chứng thư số và đối tượng sử dụng trên Hệ thống

Đăng ký chứng thư số với tài khoản trên Hệ thống

Đăng ký chữ ký số trên trang đấu thầu là bước bắt buộc. Điểm a khoản 2 Điều 7 Thông tư 79 quy định tổ chức, cá nhân được cấp chứng thư số khi tham gia Hệ thống “phải đăng ký sử dụng chứng thư số theo Hướng dẫn sử dụng”; điểm c quy định việc đăng ký sử dụng, thay đổi, hủy thông tin chứng thư số thực hiện trên Hệ thống theo Hướng dẫn sử dụng. Hướng dẫn sử dụng là tài liệu điện tử đăng tải trên Hệ thống (khoản 7 Điều 3), do Trung tâm Đấu thầu qua mạng quốc gia xây dựng (điểm b khoản 1 Điều 25). Vì vậy, tên nút, tên menu có thể thay đổi theo phiên bản; doanh nghiệp luôn đối chiếu Hướng dẫn sử dụng mới nhất.

Bước 1: Có tài khoản tham gia Hệ thống

Theo khoản 1 Điều 23 Nghị định 214 (đã sửa đổi), tổ chức nhập thông tin vào đơn đăng ký hình thành trên Hệ thống hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia (nếu có), nộp hồ sơ gồm đơn đăng ký được ký hoặc xác thực điện tử, đóng dấu (nếu có) bởi đại diện hợp pháp của tổ chức; giấy ủy quyền (nếu có); quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký trong trường hợp tổ chức không có tên trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Cá nhân nộp đơn được ký hoặc xác thực điện tử bởi cá nhân đăng ký; người nước ngoài kèm bản chụp hộ chiếu hoặc tài liệu tương đương. Hồ sơ được xử lý tối đa 02 ngày làm việc (khoản 3 Điều 23). Chi tiết chuẩn bị xem Tạo tài khoản nhà thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia cần chuẩn bị gì?

Bước 2: Chuẩn bị chứng thư số và môi trường ký

Kiểm tra chứng thư trên token: tên tổ chức, mã số thuế, ngày bắt đầu và ngày hết hiệu lực, trạng thái (không bị thu hồi, tạm dừng). Cài phần mềm quản lý token và phần mềm ký số theo Hướng dẫn sử dụng của Hệ thống. Kiểm tra thêm hệ điều hành, trình duyệt, đồng hồ hệ thống và kết nối mạng trên máy dùng để ký.

Bước 3: Đăng ký sử dụng chứng thư số trên Hệ thống

Thông thường, người dùng đăng nhập bằng tài khoản có quyền quản trị, vào chức năng quản lý chứng thư số, cắm token, chọn đúng chứng thư và xác nhận đăng ký. Sau khi đăng ký, kiểm tra lại danh sách chứng thư đã gắn với tài khoản: số sê-ri, thời hạn, trạng thái. Điểm d khoản 2 Điều 7 quy định tổ chức, cá nhân có trách nhiệm bảo đảm tính chính xác của chứng thư số sử dụng trên Hệ thống, nên người đăng ký phải tự đối chiếu, không phó mặc cho Hệ thống.

Bước 4: Gắn chứng thư với người thao tác và phân quyền

Thông tư 79 không giới hạn số chứng thư của một tổ chức, nhưng mỗi chứng thư phải được đăng ký và có người chịu trách nhiệm giữ. Tài khoản tham gia Hệ thống tạo, phân quyền tài khoản nghiệp vụ (khoản 1 Điều 7); người lập E-HSDT có thể khác người ký, xem Cách phân quyền tài khoản nghiệp vụ trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Sau đó, ký thử ở một thao tác ít rủi ro để phát hiện sớm lỗi chứng thư, phần mềm hoặc quyền, không để lần ký đầu tiên rơi vào ngày đóng thầu.

Chữ ký số dùng ở những thao tác nào của nhà thầu?

Chữ ký số trong đấu thầu qua mạng không chỉ dùng một lần khi nộp E-HSDT. Theo các văn bản đã dẫn, nhà thầu sẽ ký số ở nhiều thời điểm trong vòng đời tài khoản và gói thầu.

Ký số xác nhận khi cập nhật thông tin tài khoản

Điểm a khoản 2 Điều 23 Nghị định 214 (đã sửa đổi) liệt kê thông tin cập nhật gồm: bổ sung, sửa đổi thông tin đã đăng ký; bổ sung vai trò trong hoạt động đấu thầu; chấm dứt, tạm ngừng, khôi phục trạng thái tham gia. Điểm b quy định tổ chức, cá nhân “cập nhật thông tin tài khoản và thực hiện ký số xác nhận” trên Hệ thống. Nghĩa là muốn đổi người đại diện, đổi địa chỉ, bổ sung vai trò… thì phải có chứng thư số đang dùng được.

Xác thực thông tin năng lực, kinh nghiệm

Điểm b khoản 2 Điều 11 Thông tư 79: nhà thầu chủ động cập nhật thông tin năng lực, kinh nghiệm, chịu trách nhiệm về tính chính xác; Hệ thống lưu toàn bộ thông tin trước và sau khi chỉnh sửa; “thông tin về năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu được xác thực bằng chữ ký số của nhà thầu”. Hướng dẫn cập nhật dữ liệu xem Cách cập nhật thông tin nhà thầu và dữ liệu năng lực trên Hệ thống.

Ký đơn dự thầu khi nộp E-HSDT

Mẫu đơn dự thầu trong E-HSMT ban hành kèm Thông tư 79 ghi chú: “Đơn dự thầu được ký bằng chữ ký số của nhà thầu khi nhà thầu nộp E-HSDT.” Đơn dự thầu là webform do Hệ thống trích xuất (Mục 10.1, Mục 11 E-CDNT); nhà thầu kiểm tra thông tin trong đơn rồi ký số và nộp. Nhà thầu chỉ nộp một bộ E-HSDT cho một E-TBMT; muốn sửa thì rút toàn bộ E-HSDT đã nộp, sửa rồi nộp lại, và chỉ làm được trước thời điểm đóng thầu (Mục 20.1–20.4 E-CDNT). Thao tác ký và nộp theo trục thời gian xem Cách ký số, nộp và kiểm tra trạng thái E-HSDT thành công.

Thỏa thuận liên danh

Mẫu số 03 (webform) trong E-HSMT có phần xác nhận bằng chữ ký số của đại diện hợp pháp thành viên đứng đầu liên danh và của từng thành viên liên danh. Trong phân công trách nhiệm, thành viên đứng đầu liên danh đại diện cho liên danh để “sử dụng tài khoản, chứng thư số để nộp E-HSDT cho cả liên danh”. Mục 20.1 E-CDNT: thành viên đứng đầu nộp E-HSDT sau khi được sự chấp thuận của tất cả các thành viên. Như vậy, trong liên danh, mỗi thành viên cần chứng thư số đã đăng ký để xác nhận thỏa thuận; chứng thư của thành viên đứng đầu được dùng để nộp hồ sơ. Các nội dung khác về liên danh xem Liên danh trong đấu thầu: thỏa thuận liên danh, đánh giá năng lực, bảo đảm và 16 tình huống.

Bảo lãnh dự thầu điện tử: chữ ký số của ngân hàng, không phải của nhà thầu

Với bảo lãnh dự thầu điện tử, chữ ký số cần có là của tổ chức phát hành bảo lãnh. Tiêu chuẩn đánh giá trong mẫu E-HSMT coi bảo đảm dự thầu không hợp lệ khi “không có chữ ký (ký số đối với bảo lãnh dự thầu điện tử) hợp lệ”. Nhà thầu chọn bảo lãnh điện tử đã lưu trên Hệ thống vào E-HSDT (điểm a khoản 1 Điều 27 Thông tư 79).

Đơn kiến nghị và hợp đồng điện tử

Đơn kiến nghị được ký số thông qua tài khoản, gửi trên Hệ thống (Điều 137 Nghị định 214 đã sửa đổi), xem Kiến nghị trong đấu thầu qua mạng. Khi trúng thầu, tài liệu hợp đồng điện tử gồm văn bản hợp đồng, điều kiện cụ thể, phụ lục và tài liệu khác được các bên ký số (khoản 2 Điều 32 Thông tư 79). Với gói thầu đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh, chào giá trực tuyến, mua sắm trực tuyến thuộc phạm vi Thông tư 79 mà việc thanh toán qua Kho bạc Nhà nước, hợp đồng phải được ký kết trên Hệ thống (khoản 1 Điều 32). Do đó, chứng thư số phải còn hiệu lực không chỉ đến ngày đóng thầu mà đến khi ký xong hợp đồng.

Bảng 3. Thao tác cần chữ ký số của nhà thầu và căn cứ

Góc chủ đầu tư và tổ chuyên gia: ai ký số, ký những gì

Nhiều ban quản lý dự án nghĩ chữ ký số là việc của nhà thầu. Thực tế, chủ đầu tư dùng chứng thư số ở hầu hết các mốc quan trọng và chịu trách nhiệm trực tiếp theo Luật.

Trách nhiệm quản lý chứng thư số của chủ đầu tư

Khoản 15 Điều 78 Luật Đấu thầu: chủ đầu tư “chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác và trung thực của thông tin đã đăng ký, đăng tải lên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia khi sử dụng chứng thư số của mình”. Khoản 6 Điều 22 Thông tư 79: chủ đầu tư quản lý và chịu trách nhiệm trong việc phân quyền cho các tài khoản nghiệp vụ tương ứng với vai trò của mình; quản lý việc sử dụng chứng thư số trên Hệ thống. Khoản 3 Điều 22: thông tin, tài liệu của chủ đầu tư đăng tải trên Hệ thống là cơ sở pháp lý để thực hiện.

Quyết định phê duyệt được ký số trên Hệ thống

Các mẫu quyết định dạng webform ban hành kèm Thông tư 79, như Phụ lục 1B (quyết định phê duyệt E-HSMT) và Phụ lục 5 (quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu qua mạng), đều có chú thích: số quyết định, ngày tháng năm ban hành quyết định “được Hệ thống tự động điền khi Chủ đầu tư ký số Quyết định”. Nói cách khác, ngày ký số chính là ngày ban hành quyết định trên Hệ thống. Người ký là đại diện theo pháp luật của chủ đầu tư hoặc người được ủy quyền theo quy định nội bộ; tài khoản và chứng thư phải phản ánh đúng người đó.

Tổ chuyên gia: tờ trình và báo cáo đánh giá

Theo Điều 26 Thông tư 79, tổ chuyên gia lập E-HSMT trên Hệ thống rồi trình chủ đầu tư phê duyệt; mẫu tờ trình (Phụ lục 1A) ghi chú tổ chuyên gia đính kèm tờ trình khi trình E-HSMT để chủ đầu tư phê duyệt trên Hệ thống. Với báo cáo đánh giá E-HSDT, khoản 3 Điều 30 Thông tư 79 quy định tổ trưởng tổ chuyên gia đính kèm bản scan báo cáo đánh giá có chữ ký của tất cả thành viên trên Hệ thống và chịu trách nhiệm về sự thống nhất giữa bản scan và bản giấy. Như vậy, Thông tư 79 không yêu cầu từng thành viên tổ chuyên gia phải có chứng thư số riêng để ký báo cáo đánh giá; việc thao tác trên Hệ thống thực hiện qua tài khoản nghiệp vụ được phân quyền.

Tư vấn đấu thầu không được đăng tải thay chủ đầu tư

Khoản 5 Điều 23 Nghị định 214 (đã sửa đổi): khi thuê tư vấn đấu thầu làm tổ chuyên gia, tổ thẩm định, tư vấn không được thay chủ đầu tư đăng tải các nội dung thuộc trách nhiệm đăng tải của chủ đầu tư theo Điều 7 và Điều 8 Luật Đấu thầu. Nếu tư vấn, tổ chức, cá nhân dùng tài khoản của mình đăng tải thay thì bị khóa tài khoản 06 tháng kể từ ngày phát hiện. Chủ đầu tư có thể giao tài khoản nghiệp vụ cho tư vấn thực hiện phần việc của tổ chuyên gia theo phân quyền, nhưng thao tác đăng tải, phê duyệt và ký số quyết định phải do chủ đầu tư thực hiện.

Mở thầu và hợp đồng điện tử

Chủ đầu tư phải mở thầu và công khai biên bản mở thầu trong 02 giờ kể từ thời điểm đóng thầu (Điều 29 Thông tư 79). Khi ký hợp đồng điện tử, chủ đầu tư cũng ký số tài liệu hợp đồng (khoản 2 Điều 32). Chứng thư của người có thẩm quyền hết hạn đúng tuần mở thầu hoặc ký hợp đồng có thể làm chậm cả gói thầu, nên ban quản lý dự án cần theo dõi hạn chứng thư như theo dõi tiến độ.

Cập nhật, thay đổi, hủy chứng thư số: gia hạn, đổi người đại diện, mất token

Cập nhật chữ ký số lên trang đấu thầu là việc phát sinh thường xuyên hơn đăng ký lần đầu. Cơ sở pháp lý chung là điểm c khoản 2 Điều 7 Thông tư 79 (đăng ký sử dụng, thay đổi, hủy thông tin chứng thư số trên Hệ thống theo Hướng dẫn sử dụng) và khoản 2 Điều 23 Nghị định 214 (đã sửa đổi) (cập nhật thông tin tài khoản và ký số xác nhận).

Khi chứng thư số sắp hết hạn hoặc đã gia hạn

Tùy tổ chức cung cấp dịch vụ, gia hạn có thể giữ nguyên chứng thư trên token với thời hạn mới, hoặc cấp một chứng thư mới (số sê-ri mới). Theo cách hiểu của chúng tôi, bất kỳ thay đổi nào làm thông tin chứng thư khác với thông tin đã đăng ký trên Hệ thống (số sê-ri, thời hạn, thiết bị) đều thuộc diện “thay đổi thông tin chứng thư số” theo điểm c khoản 2 Điều 7 và cần cập nhật trên Hệ thống. Cách an toàn: sau mỗi lần gia hạn, đăng nhập, kiểm tra danh sách chứng thư đã đăng ký, cập nhật nếu cần và ký thử một thao tác.

Khi đổi người đại diện theo pháp luật

Thứ tự hợp lý:

1. Hoàn tất thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp với cơ quan đăng ký kinh doanh. Khoản 1 Điều 11 Thông tư 79 cho biết Hệ thống trích xuất thông tin về tình trạng pháp lý của doanh nghiệp từ Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
2. Cập nhật thông tin tài khoản trên Hệ thống (sửa đổi thông tin đã đăng ký) và ký số xác nhận theo khoản 2 Điều 23 Nghị định 214 (đã sửa đổi); chờ kết quả xử lý (tối đa 02 ngày làm việc).
3. Kiểm tra chứng thư số: nếu chứng thư của doanh nghiệp có ghi thông tin người đại diện cũ, hoặc nhà cung cấp yêu cầu cập nhật hồ sơ khi đổi người đại diện, làm thủ tục với nhà cung cấp; nếu được cấp chứng thư mới thì đăng ký chứng thư mới và hủy chứng thư cũ trên Hệ thống.
4. Rà lại tài khoản nghiệp vụ, thu hồi quyền của người không còn được ủy quyền, cập nhật giấy ủy quyền nội bộ.

Nên làm xong toàn bộ trước khi nộp bất kỳ E-HSDT nào; tránh tiến hành giữa thời gian một gói thầu đang mở mà doanh nghiệp định tham dự.

Khi mất, hỏng token hoặc lộ mã PIN

Liên hệ ngay tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực để tạm dừng hoặc thu hồi chứng thư; trên Hệ thống, hủy thông tin chứng thư bị mất (điểm c khoản 2 Điều 7) và đăng ký chứng thư thay thế khi được cấp. Kiểm tra lịch sử giao dịch của tài khoản: khoản 4 Điều 8 Thông tư 79 cho phép tổ chức đã đăng ký truy xuất tình trạng văn bản điện tử của mình, và lịch sử giao dịch được dùng để giải quyết tranh chấp (nếu có).

Khi người giữ token nghỉ việc hoặc chuyển bộ phận

Token và mã PIN là tài sản của doanh nghiệp. Khi bàn giao, thu hồi thiết bị, đổi mã PIN, khóa hoặc thu hồi quyền tài khoản nghiệp vụ của người cũ (khoản 1 Điều 7) và ghi biên bản. Nếu không thu hồi được token, xử lý như trường hợp mất token.

Bảng 4. Sự kiện phát sinh và việc cần làm

Chứng thư số đấu thầu qua mạng hết hạn sát giờ đóng thầu: hệ quả và cách phòng

“Chứng thư số hết hạn có đấu thầu được không?” là một trong những câu hỏi được tìm nhiều nhất. Câu trả lời ngắn: chứng thư hết hiệu lực thì không tạo được chữ ký số hợp lệ, nên không ký được đơn dự thầu và không nộp được E-HSDT bằng chứng thư đó.

Vì sao không có “gia hạn vì token hết hạn”

Khoản 5 Điều 51 Luật Đấu thầu yêu cầu Hệ thống bảo đảm nhà thầu không thể gửi hồ sơ dự thầu sau thời điểm đóng thầu. Điều 6 Thông tư 79 chỉ cho Hệ thống tự động gia hạn thời điểm đóng thầu khi Hệ thống gặp sự cố không thể vận hành, áp dụng cho gói thầu có thời điểm đóng thầu rơi vào khoảng từ khi xảy ra sự cố đến 02 giờ sau khi khắc phục xong (thời điểm đóng thầu mới là sau 06 giờ kể từ khi khắc phục xong; nếu rơi vào khoảng sau 17 giờ 00 đến trước 11 giờ 00 ngày hôm sau thì gia hạn đến 11 giờ 00 ngày tiếp theo). Chứng thư của nhà thầu hết hạn không phải sự cố của Hệ thống. Chủ đầu tư có quyền gia hạn thời điểm đóng thầu bằng cách sửa đổi E-TBMT (Mục 19.2 E-CDNT), nhưng đó là quyết định của chủ đầu tư vì lợi ích chung của gói thầu; theo cách hiểu của chúng tôi, nhà thầu không nên trông đợi việc gia hạn vì sự cố riêng.

Thời điểm được tính theo đồng hồ của Hệ thống

Khoản 2 Điều 8 Thông tư 79: thời điểm gửi, nhận văn bản điện tử được xác định theo thời gian thực ghi lại trên Hệ thống. Khoản 3: Hệ thống phải phản hồi gửi thành công hoặc không thành công. Vì vậy, nhà thầu chỉ coi là đã nộp khi nhận được phản hồi thành công, không phải khi đã bấm ký.

Cách phòng

• Lập sổ theo dõi hạn chứng thư của doanh nghiệp (và của từng thành viên liên danh dự kiến), nhắc trước 30 ngày.
• Khi đọc E-TBMT, so ngay thời điểm đóng thầu với ngày hết hạn chứng thư. Nếu chứng thư hết hạn trước ngày ký hợp đồng dự kiến, gia hạn ngay.
• Không gia hạn hoặc đổi token trong tuần nộp hồ sơ; nếu bắt buộc, đăng ký lại và ký thử trước ít nhất 01 ngày làm việc.
• Nộp sớm, không để việc ký và nộp dồn vào những giờ cuối trước thời điểm đóng thầu.

16 tình huống thực tế về chữ ký số đấu thầu qua mạng

Các tình huống dưới đây dùng số liệu minh họa, dựa trên những vướng mắc doanh nghiệp và ban quản lý dự án thường gặp. Với gói thầu cụ thể, anh/chị đối chiếu E-HSMT đã phát hành và Hướng dẫn sử dụng hiện hành của Hệ thống.

Nhóm 1 — Chọn và đăng ký chứng thư số

Tình huống 1: Doanh nghiệp mới định mua thêm “chữ ký số đấu thầu”

Công ty TNHH xây dựng A thành lập tháng 6/2026, đã có token chứng thư số công cộng cấp cho công ty để khai thuế, còn hiệu lực đến tháng 6/2027. Kế toán được tư vấn phải mua thêm một “chữ ký số đấu thầu” riêng trước khi dự gói xây lắp 2,8 tỷ đồng.

Cách xử lý: Khoản 6 Điều 3 Thông tư 79 chỉ yêu cầu chứng thư số công cộng hoặc chuyên dùng Chính phủ; điểm a khoản 2 Điều 7 yêu cầu chứng thư cấp cho tổ chức tham gia Hệ thống và được đăng ký theo Hướng dẫn sử dụng. Thông tư không quy định loại chứng thư “chuyên đấu thầu”. Theo cách hiểu của chúng tôi, công ty A có thể dùng token hiện có nếu đúng tên, đúng mã số thuế, đăng ký và ký thử thành công. Nếu muốn tách token đấu thầu khỏi token kế toán để chủ động nhân sự, việc mua thêm là lựa chọn quản trị, không phải nghĩa vụ pháp lý. Đồng thời lưu ý hạn tháng 6/2027: nếu dự kiến ký hợp đồng điện tử sau thời điểm đó, cần lên lịch gia hạn.

Tình huống 2: Dùng token cá nhân của giám đốc để ký đơn dự thầu

Công ty cổ phần B dự gói hàng hóa 1,6 tỷ đồng. Token của công ty hết hạn, kế toán đề xuất dùng token chứng thư số cá nhân của giám đốc (người đại diện theo pháp luật) để ký cho kịp.

Cách xử lý: Điểm a khoản 2 Điều 7 Thông tư 79 quy định chứng thư số dùng trên Hệ thống là chứng thư được cấp cho tổ chức, cá nhân tham gia Hệ thống; nhà thầu ở đây là công ty B. Mẫu đơn dự thầu yêu cầu đơn được ký bằng chữ ký số của nhà thầu. Theo cách hiểu của chúng tôi, chứng thư cá nhân của giám đốc không phải chứng thư của nhà thầu nên không dùng thay được, kể cả khi đăng ký được về mặt kỹ thuật. Việc đúng là gia hạn hoặc cấp mới chứng thư của công ty, đăng ký trên Hệ thống (điểm c khoản 2 Điều 7) rồi mới ký. Nếu không kịp, chấp nhận không tham dự gói này, thay vì nộp một hồ sơ có rủi ro về tính hợp lệ.

Tình huống 3: Chi nhánh dự thầu bằng tài khoản và chứng thư của chi nhánh

Chi nhánh Đà Nẵng của Công ty C (hạch toán phụ thuộc) được giám đốc công ty ủy quyền tham dự gói thầu phi tư vấn 900 triệu đồng tại địa phương. Chi nhánh có mã số thuế đơn vị phụ thuộc, có tài khoản và token riêng.

Cách xử lý: Khoản 4 Điều 27 Thông tư 79: khi người đại diện theo pháp luật ủy quyền cho giám đốc chi nhánh, việc tham dự thầu phải thực hiện bằng tài khoản tham gia Hệ thống của nhà thầu (Công ty C), không được dùng tài khoản của chi nhánh; dùng tài khoản chi nhánh thì bị coi là không đáp ứng tư cách hợp lệ theo khoản 1 Điều 5 Luật Đấu thầu. Công ty C cần cấp tài khoản nghiệp vụ cho nhân sự chi nhánh từ tài khoản của công ty, dùng chứng thư số của công ty đã đăng ký để ký và nộp.

Tình huống 4: Chuyên gia tư vấn cá nhân dự gói tư vấn cá nhân

Ông D là chuyên gia độc lập, dự gói thầu tư vấn cá nhân 180 triệu đồng. Ông hỏi có cần thành lập doanh nghiệp để có chứng thư số tổ chức không.

Cách xử lý: Điểm d khoản 8 Điều 3 Thông tư 79 liệt kê cá nhân tham gia gói thầu tư vấn cá nhân là một loại nhà thầu tham gia Hệ thống. Cá nhân đăng ký theo điểm c khoản 1 Điều 23 Nghị định 214 (đã sửa đổi). Chứng thư số dùng là chứng thư số công cộng cấp cho chính ông D, đăng ký với tài khoản của ông. Không cần thành lập doanh nghiệp chỉ để có chứng thư tổ chức.

Nhóm 2 — Gia hạn, hết hạn, mất token

Tình huống 5: Đã gia hạn nhưng Hệ thống vẫn báo chứng thư không hợp lệ

Công ty E gia hạn chứng thư ngày 03/11/2026, nhà cung cấp cấp chứng thư mới trên cùng token. Ngày 05/11, khi ký đơn dự thầu gói xây lắp 4,2 tỷ đồng (đóng thầu 09:00 ngày 06/11), Hệ thống báo chứng thư chưa được đăng ký.

Cách xử lý: Chứng thư mới có thông tin khác chứng thư đã đăng ký. Điểm c khoản 2 Điều 7 Thông tư 79: việc thay đổi thông tin chứng thư số thực hiện trên Hệ thống theo Hướng dẫn sử dụng. Người quản trị tài khoản đăng ký chứng thư mới, kiểm tra trạng thái, ký thử rồi ký đơn dự thầu. Nếu thao tác đăng ký không thành công, kiểm tra theo cây quyết định tại bài xử lý Hệ thống không nhận chữ ký số và liên hệ bộ phận hỗ trợ của Hệ thống ngay trong ngày 05/11, không chờ đến sáng 06/11. Bài học: sau mỗi lần gia hạn, cập nhật và ký thử ngay.

Tình huống 6: Chứng thư hết hiệu lực một giờ trước giờ đóng thầu

Chứng thư của Công ty F hết hiệu lực lúc 08:00 ngày 18/11/2026; gói thầu hàng hóa 2,1 tỷ đồng đóng thầu 09:00 cùng ngày. Nhân viên định 08:30 mới ký và nộp.

Cách xử lý: Sau 08:00 chứng thư không còn tạo được chữ ký số hợp lệ. Việc chứng thư hết hạn không phải sự cố của Hệ thống nên không thuộc trường hợp tự động gia hạn của Điều 6 Thông tư 79; khoản 5 Điều 51 Luật Đấu thầu không cho nộp sau đóng thầu. Công ty F phải ký và nộp trước 08:00, nhận phản hồi nộp thành công (khoản 3 Điều 8 Thông tư 79). Nếu đã quá 08:00, chỉ còn cách gia hạn khẩn với nhà cung cấp, đăng ký lại chứng thư và nộp trước 09:00, khả năng kịp là thấp. Phòng ngừa: so hạn chứng thư với thời điểm đóng thầu ngay khi quyết định tham dự.

Tình huống 7: Mất token hai ngày trước đóng thầu

Nhân viên Công ty G để mất token trên đường công tác ngày 10/12/2026; gói thầu đóng thầu ngày 12/12.

Cách xử lý: Báo ngay tổ chức cung cấp dịch vụ để tạm dừng, thu hồi chứng thư bị mất và đề nghị cấp chứng thư thay thế. Trên Hệ thống, hủy thông tin chứng thư bị mất và đăng ký chứng thư mới (điểm c khoản 2 Điều 7 Thông tư 79). Kiểm tra lịch sử giao dịch để chắc chắn không có thao tác lạ (khoản 4 Điều 8). Nếu E-HSDT đã được chuẩn bị trên Hệ thống, chỉ cần ký và nộp bằng chứng thư mới sau khi đăng ký thành công. Nếu công ty đã có chứng thư thứ hai được đăng ký từ trước (giữ ở người khác), có thể dùng ngay; đây là lý do nhiều doanh nghiệp duy trì phương án dự phòng.

Tình huống 8: Chứng thư hết hạn khi E-HSDT đang được đánh giá

Công ty H nộp E-HSDT ngày 02/10/2026 bằng chứng thư hết hạn ngày 20/10/2026. Ngày 25/10, chủ đầu tư yêu cầu làm rõ E-HSDT và dự kiến mời hoàn thiện, ký hợp đồng điện tử vào tháng 11.

Cách xử lý: Theo cách hiểu của chúng tôi, E-HSDT đã nộp thành công được ký khi chứng thư còn hiệu lực, được lưu trên Hệ thống (khoản 2 Điều 8 Thông tư 79) và không mất giá trị chỉ vì chứng thư hết hạn sau đó. Tuy nhiên, các thao tác tiếp theo vẫn cần chứng thư còn hiệu lực: làm rõ E-HSDT thực hiện trực tiếp trên Hệ thống (Mục 23.2 E-CDNT) và có thể cần ký số theo Hướng dẫn sử dụng; tài liệu hợp đồng điện tử chắc chắn phải được các bên ký số (khoản 2 Điều 32 Thông tư 79). Công ty H cần gia hạn, đăng ký chứng thư mới ngay. Mục 23.3 E-CDNT: quá thời hạn làm rõ (không ít hơn 03 ngày làm việc) mà nhà thầu không làm rõ thì chủ đầu tư đánh giá theo E-HSDT nộp trước thời điểm đóng thầu, bất lợi thuộc về nhà thầu.

Nhóm 3 — Thay đổi tổ chức và nhân sự

Tình huống 9: Đổi người đại diện theo pháp luật giữa mùa đấu thầu

Công ty I đổi giám đốc (người đại diện theo pháp luật) ngày 01/11/2026. Công ty đang dự kiến tham dự ba gói thầu đóng thầu trong tháng 11.

Cách xử lý: Sau khi có giấy xác nhận thay đổi đăng ký doanh nghiệp, công ty cập nhật thông tin tài khoản trên Hệ thống và ký số xác nhận (điểm a, b khoản 2 Điều 23 Nghị định 214 đã sửa đổi); hồ sơ được xử lý tối đa 02 ngày làm việc (khoản 3). Kiểm tra với nhà cung cấp xem chứng thư của công ty có cần cập nhật hay cấp mới không; nếu cấp mới thì đăng ký và hủy chứng thư cũ trên Hệ thống. Rà lại giấy ủy quyền nội bộ cho người ký. Nên hoàn tất trước khi nộp hồ sơ đầu tiên trong tháng. Nếu một gói đóng thầu trước khi kịp xong thủ tục, theo cách hiểu của chúng tôi chứng thư số cấp cho doanh nghiệp vẫn dùng được khi còn hiệu lực và đã đăng ký, nhưng việc ký phải do người có thẩm quyền tại thời điểm ký (người đại diện mới hoặc người được người đại diện mới ủy quyền) thực hiện, và thông tin tài khoản cần được cập nhật ngay sau đó. Phần cập nhật dữ liệu năng lực xem bài cập nhật thông tin nhà thầu.

Tình huống 10: Nhân viên giữ token nghỉ việc, không bàn giao mã PIN

Trưởng phòng dự án Công ty K nghỉ việc, mang theo token và không bàn giao mã PIN; tài khoản nghiệp vụ của người này vẫn còn quyền nộp E-HSDT.

Cách xử lý: Coi như mất token: đề nghị nhà cung cấp tạm dừng hoặc thu hồi chứng thư, xin cấp chứng thư thay thế; hủy thông tin chứng thư cũ trên Hệ thống (điểm c khoản 2 Điều 7 Thông tư 79). Dùng tài khoản tham gia Hệ thống khóa tài khoản nghiệp vụ của người đã nghỉ (khoản 1 Điều 7). Điểm c khoản 5 Điều 27 giao nhà thầu trách nhiệm quản lý tài khoản và chứng thư số đăng ký trên Hệ thống, nên doanh nghiệp không thể đẩy rủi ro cho người cũ. Sau sự việc, ban hành quy chế giao nhận token có biên bản.

Tình huống 11: Cập nhật thông tin tài khoản không có thật

Để đáp ứng yêu cầu của một gói thầu, nhân viên Công ty L sửa thông tin tài khoản, kê khai địa chỉ văn phòng đại diện chưa từng thành lập rồi ký số xác nhận.

Cách xử lý: Khoản 4 Điều 23 Nghị định 214 (đã sửa đổi): tổ chức, cá nhân cố tình cập nhật thông tin tài khoản mà nội dung không có thật thì bị khóa tài khoản 12 tháng kể từ ngày phát hiện. Nếu thông tin không trung thực nằm trong E-HSDT nhằm làm sai lệch kết quả, đó là hành vi gian lận (điểm b khoản 4 Điều 16 Luật Đấu thầu). Chữ ký số gắn trách nhiệm với nhà thầu (khoản 3 Điều 82 Luật); doanh nghiệp phải sửa lại thông tin đúng sự thật ngay và kiểm soát quyền ký số.

Nhóm 4 — Liên danh, chủ đầu tư và kiến nghị

Tình huống 12: Thành viên liên danh chưa xác nhận thỏa thuận bằng chữ ký số

Liên danh M (đứng đầu) và N dự gói xây lắp 12 tỷ đồng. Đến chiều trước ngày đóng thầu, N chưa xác nhận thỏa thuận liên danh trên Hệ thống vì chứng thư của N chưa đăng ký.

Cách xử lý: Mẫu số 03 yêu cầu đại diện hợp pháp của từng thành viên xác nhận bằng chữ ký số; Mục 20.1 E-CDNT chỉ cho thành viên đứng đầu nộp E-HSDT sau khi được tất cả thành viên chấp thuận. N phải đăng ký chứng thư số với tài khoản của mình (điểm a khoản 2 Điều 7 Thông tư 79) và xác nhận ngay. Khi lập kế hoạch liên danh, đặt mốc “tất cả thành viên đã đăng ký chứng thư và ký thử” ít nhất 03 ngày làm việc trước đóng thầu.

Tình huống 13: Chứng thư của thành viên đứng đầu liên danh sắp hết hạn

Liên danh P–Q: chứng thư của P (đứng đầu) hết hạn trước thời điểm đóng thầu 01 ngày; chứng thư của Q còn hạn 2 năm. Q đề xuất tự nộp E-HSDT cho cả liên danh.

Cách xử lý: Thỏa thuận liên danh phân công thành viên đứng đầu “sử dụng tài khoản, chứng thư số để nộp E-HSDT cho cả liên danh” (Mẫu số 03); Mục 20.1 E-CDNT giao việc nộp cho thành viên đứng đầu. Q không thể tự nộp thay nếu không đổi vai trò, mà đổi thành viên đứng đầu nghĩa là lập lại thỏa thuận liên danh. Cách xử lý thực tế là P gia hạn, đăng ký chứng thư mới và nộp trước hạn.

Tình huống 14: Ban quản lý dự án đổi giám đốc khi chưa ký số quyết định phê duyệt

Ban quản lý dự án R đã nhận báo cáo đánh giá của tổ chuyên gia gói xây lắp 7,5 tỷ đồng, chuẩn bị phê duyệt kết quả thì giám đốc cũ nghỉ hưu; chứng thư số đã đăng ký trên Hệ thống mang tên giám đốc cũ.

Cách xử lý: Phụ lục 5 Thông tư 79: số, ngày quyết định phê duyệt kết quả được Hệ thống tự động điền khi chủ đầu tư ký số quyết định. Người ký phải là người có thẩm quyền tại thời điểm ký. R cập nhật thông tin tài khoản và ký số xác nhận (khoản 2 Điều 23 Nghị định 214 đã sửa đổi), đăng ký chứng thư của người có thẩm quyền mới, hủy chứng thư của người cũ (điểm c khoản 2 Điều 7), rồi mới ký số quyết định. Khoản 15 Điều 78 Luật Đấu thầu ràng buộc trách nhiệm của chủ đầu tư với chứng thư số mình sử dụng, nên không để người đã nghỉ tiếp tục ký.

Tình huống 15: Tư vấn đấu thầu đề nghị “đăng tải giúp” bằng tài khoản của tư vấn

Chủ đầu tư S thuê Công ty tư vấn T làm tổ chuyên gia. Để kịp tiến độ, T đề nghị dùng tài khoản và chứng thư số của T để đăng tải E-HSMT và kết quả lựa chọn nhà thầu.

Cách xử lý: Khoản 5 Điều 23 Nghị định 214 (đã sửa đổi) cấm tư vấn đấu thầu thay chủ đầu tư đăng tải nội dung thuộc trách nhiệm của chủ đầu tư; dùng tài khoản của mình đăng tải thay thì bị khóa tài khoản 06 tháng. S có thể phân quyền tài khoản nghiệp vụ cho T thực hiện phần việc của tổ chuyên gia (khoản 6 Điều 22 Thông tư 79), còn thao tác đăng tải, phê duyệt và ký số quyết định do S thực hiện bằng tài khoản, chứng thư của S.

Tình huống 16: Gửi đơn kiến nghị qua Hệ thống

Công ty U không đồng ý kết quả lựa chọn nhà thầu gói hàng hóa 3,4 tỷ đồng và muốn kiến nghị qua Hệ thống thay vì gửi đơn giấy.

Cách xử lý: Điểm b khoản 2 Điều 137 Nghị định 214 (đã sửa đổi): đơn kiến nghị về kết quả lựa chọn nhà thầu phải có chữ ký, đóng dấu (nếu có) của người đại diện hợp pháp hoặc được ký số thông qua tài khoản, gửi trên Hệ thống. Công ty U kiểm tra chứng thư còn hạn, đã đăng ký, rồi ký số đơn trên Hệ thống trong thời hạn kiến nghị. Các điều kiện khác (chi phí giải quyết kiến nghị, thời hạn) xem Kiến nghị trong đấu thầu qua mạng.

Checklist quản trị chữ ký số đấu thầu qua mạng

Khi bắt đầu tham gia Hệ thống

• Xác định chứng thư số sẽ dùng: công cộng hoặc chuyên dùng Chính phủ; cấp cho đúng tổ chức, cá nhân tham gia Hệ thống.
• Đăng ký sử dụng chứng thư số trên Hệ thống theo Hướng dẫn sử dụng; kiểm tra lại danh sách chứng thư đã đăng ký.
• Phân quyền tài khoản nghiệp vụ; giao người giữ token có biên bản.
• Ký thử một thao tác ít rủi ro.

Định kỳ hằng tháng

• Kiểm tra hạn của tất cả chứng thư đã đăng ký; nhắc gia hạn trước 30 ngày.
• Rà tài khoản nghiệp vụ, thu hồi quyền của người đã nghỉ hoặc chuyển bộ phận.
• Xem lịch sử giao dịch của tài khoản.

Trước mỗi gói thầu

• So ngày hết hạn chứng thư với thời điểm đóng thầu và thời gian dự kiến ký hợp đồng điện tử.
• Liên danh: tất cả thành viên đã đăng ký chứng thư và ký thử; xác nhận thỏa thuận trước đóng thầu ít nhất 03 ngày làm việc.
• Kiểm tra máy, phần mềm ký, token dự phòng.
• Nộp sớm, lưu bằng chứng nộp thành công.

Khi có thay đổi

• Gia hạn, cấp mới chứng thư: cập nhật thông tin chứng thư trên Hệ thống, ký thử.
• Đổi người đại diện, tên, địa chỉ: cập nhật thông tin tài khoản và ký số xác nhận; kiểm tra chứng thư.
• Mất token: báo nhà cung cấp, hủy thông tin chứng thư cũ, đăng ký chứng thư mới.

Những sai lầm thường gặp

1. Nghĩ phải mua “chữ ký số đấu thầu” riêng trong khi chứng thư công cộng hiện có của doanh nghiệp có thể đăng ký dùng được.
2. Dùng chứng thư cá nhân của giám đốc để ký thay chứng thư của doanh nghiệp.
3. Dự thầu bằng tài khoản, chứng thư của chi nhánh, trái khoản 4 Điều 27 Thông tư 79.
4. Gia hạn xong không cập nhật trên Hệ thống, đến lúc ký mới phát hiện chứng thư chưa đăng ký.
5. Không đối chiếu hạn chứng thư với giờ đóng thầu, nhất là khi chứng thư hết hạn ngay trong buổi sáng ngày đóng thầu.
6. Nhầm mật khẩu, OTP với chứng thư số, xử lý sai chỗ khi có sự cố.
7. Đổi người đại diện nhưng không cập nhật tài khoản và không ký số xác nhận theo khoản 2 Điều 23 Nghị định 214 (đã sửa đổi).
8. Không thu hồi token, quyền tài khoản của nhân sự đã nghỉ việc.
9. Liên danh để thành viên phụ chưa đăng ký chứng thư đến sát ngày đóng thầu.
10. Chủ đầu tư để tư vấn đăng tải thay bằng tài khoản của tư vấn, dẫn đến bị khóa tài khoản 06 tháng.
11. Chỉ quan tâm đến ngày đóng thầu mà quên chứng thư còn phải dùng để làm rõ và ký hợp đồng điện tử.

Khi nào nên nhờ hỗ trợ

Phần lớn thao tác về chứng thư số doanh nghiệp tự làm được nếu có người phụ trách nắm quy trình. Doanh nghiệp nên cân nhắc nhờ hỗ trợ khi: mới tham gia Hệ thống và cần thiết lập đồng thời tài khoản, phân quyền, chứng thư; vừa đổi người đại diện, tên hoặc địa chỉ và sắp có gói thầu; có liên danh nhiều thành viên lần đầu nộp qua mạng; hoặc gặp lỗi lặp lại không rõ nguyên nhân.

Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ hỗ trợ thủ tục và hướng dẫn thao tác qua Dịch vụ đăng ký đấu thầu qua mạng và Dịch vụ tạo tài khoản mạng đấu thầu quốc gia; các sự cố thường gặp được tổng hợp tại Trung tâm xử lý sự cố và hướng dẫn đấu thầu qua mạng. Việc ký số, nộp hồ sơ và trách nhiệm về thông tin kê khai vẫn thuộc về nhà thầu hoặc chủ đầu tư theo khoản 3 Điều 82 và khoản 15 Điều 78 Luật Đấu thầu; Viện đồng hành hướng dẫn, rà soát, không thay mặt doanh nghiệp giữ chứng thư số và không hứa hẹn kết quả lựa chọn nhà thầu.

Bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu qua mạng cho nhà thầu và chủ đầu tư

Chữ ký số chỉ là một mắt xích trong quy trình lựa chọn nhà thầu qua mạng, nhưng sai một bước có thể làm lỡ cả gói thầu. Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ tổ chức khóa đấu thầu qua mạng và khóa đấu thầu cơ bản, cập nhật theo Luật Đấu thầu (bản hợp nhất), Nghị định 214/2025/NĐ-CP (đã sửa đổi) và Thông tư 79/2025/TT-BTC, có phần thực hành quản trị tài khoản, chứng thư số, lập và nộp E-HSDT, theo hình thức học trực tiếp, online hoặc đào tạo đấu thầu tại đơn vị.

Sau khi hoàn thành khóa học, học viên được cấp chứng nhận hoàn thành khóa học theo tên khóa học đã tham gia. Chứng nhận hoàn thành khóa học không phải chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu; chứng chỉ này do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định hiện hành.

Cần hướng dẫn thiết lập chứng thư số, tài khoản và thực hành nộp E-HSDT cho đội ngũ? Liên hệ Viện để được tư vấn lịch học và nội dung phù hợp.

VIỆN NGHIÊN CỨU ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ

• Hotline / Zalo: 0904 889 859 (Ms. Hoa)
• Email: daotao@viendaotaocanbo.edu.vn
• Địa chỉ: DVTM T3-27A, Tòa A1, Chung cư Phương Đông Green Park, số 1 Trần Thủ Độ, Phường Yên Sở, Thành phố Hà Nội
• Website: https://viendaotaocanbo.edu.vn

Văn bản sử dụng trong bài

• Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 57/2024/QH15, Luật số 90/2025/QH15 và các luật năm 2025 có liên quan (bản hợp nhất) — Điều 5, 16, 50, 51, 78, 82.
• Nghị định 214/2025/NĐ-CP ngày 04/8/2025 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP (đọc theo văn bản hợp nhất) — Điều 23, 137.
• Thông tư 79/2025/TT-BTC ngày 04/8/2025 hướng dẫn cung cấp, đăng tải thông tin về đấu thầu và mẫu hồ sơ đấu thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia — Điều 3, 6, 7, 8, 11, 22, 25, 26, 27, 29, 30, 32; Phụ lục 1A, 1B, 5; mẫu E-HSMT (Mục 10, 11, 19.2, 20, 23.2, 23.3 E-CDNT; mẫu đơn dự thầu; Mẫu số 03 thỏa thuận liên danh; tiêu chuẩn đánh giá tính hợp lệ).
• Pháp luật về giao dịch điện tử và chữ ký điện tử hiện hành (nêu chung, không trích dẫn chi tiết trong bài).

Nội dung được biên soạn bởi Ban Đào tạo – Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ trên cơ sở đối chiếu Luật Đấu thầu (bản hợp nhất), Nghị định 214/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP), Thông tư 79/2025/TT-BTC và mẫu E-HSMT ban hành kèm theo tại thời điểm 14/10/2026. Bài viết mang tính tham khảo; thao tác cụ thể trên Hệ thống thực hiện theo Hướng dẫn sử dụng hiện hành, với gói thầu cụ thể nhà thầu căn cứ E-HSMT đã phát hành. Nghiêm cấm sao chép nội dung khi chưa được phép.