Một ban quản lý dự án cấp huyện trình hồ sơ lên Ủy ban nhân dân huyện đề nghị phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu, kèm tờ trình, báo cáo thẩm định và dự thảo quyết định. Bốn ngày sau, hồ sơ bị trả lại với lý do ngắn gọn: sai chủ thể ký. Không ai tính sai giá gói thầu — vấn đề nằm ở chỗ thẩm quyền phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã thay đổi, còn quy trình nội bộ vẫn chạy theo nếp cũ. Đây là dạng lỗi tốn thời gian nhất, vì phải làm lại toàn bộ chuỗi tờ trình – thẩm định – ký duyệt.
Bài viết không giải thích lại các trường dữ liệu bên trong kế hoạch — nội dung đó đã có ở bài kế hoạch lựa chọn nhà thầu là gì. Ở đây chỉ trả lời một câu hỏi: ai làm gì, ai ký gì, ai chịu trách nhiệm phần nào.
1. Vì sao hay nhầm giữa “người có thẩm quyền” và “chủ đầu tư”?
Theo khoản 2 Điều 4 Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15, chủ đầu tư là cơ quan, tổ chức sở hữu vốn, vay vốn hoặc được giao trực tiếp quản lý, sử dụng vốn, quản lý quá trình thực hiện dự án; đơn vị sử dụng ngân sách; đơn vị dự toán trực tiếp sử dụng dự toán mua sắm ngoài ngân sách nhà nước; đơn vị mua sắm tập trung. Theo khoản 24 Điều 4 (sửa đổi theo điểm d khoản 3 Điều 1 Luật số 90/2025/QH15), người có thẩm quyền là người quyết định đầu tư đối với dự án, hoặc người đứng đầu cơ quan, đơn vị cấp trên trực tiếp của chủ đầu tư đối với dự toán mua sắm.
Ba nguyên nhân khiến hai vai bị dùng lẫn: ban quản lý dự án trực thuộc chính cơ quan quyết định đầu tư nên ranh giới “cấp trên – cấp thực hiện” mờ đi; mẫu tờ trình nội bộ giữ nguyên cấu trúc “kính trình… xem xét, phê duyệt” và được sao chép qua nhiều dự án; kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu (Điều 36) bị nhầm với kế hoạch lựa chọn nhà thầu (Điều 37 đến Điều 41).
| Tiêu chí | Người có thẩm quyền | Chủ đầu tư |
|---|---|---|
| Căn cứ định nghĩa | Khoản 24 Điều 4 | Khoản 2 Điều 4 |
| Kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu | Phê duyệt (khoản 1 Điều 77) | Trình xem xét, quyết định việc tổ chức lập, phê duyệt (khoản 1 Điều 36) |
| Kế hoạch lựa chọn nhà thầu | Không phê duyệt; giữ vai giám sát, kiểm tra, giải quyết kiến nghị, xử lý vi phạm (Điều 77) | Tổ chức lập và phê duyệt (khoản 2 Điều 40) |
| Chịu trách nhiệm về việc phê duyệt kế hoạch | Không | Có, trước pháp luật và trước người có thẩm quyền (điểm a khoản 12 Điều 78) |
2. Cơ chế pháp lý hiện hành về thẩm quyền phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu
Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 ngày 23/6/2023 (hiệu lực 01/01/2024) là văn bản gốc; Luật số 57/2024/QH15 ngày 29/11/2024 và Luật số 90/2025/QH15 ngày 25/6/2025 (hiệu lực 01/7/2025) là hai lớp sửa đổi. Nghị định 214/2025/NĐ-CP là căn cứ hiện hành quy định chi tiết Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu; Nghị định 24/2024/NĐ-CP đã hết hiệu lực từ 04/8/2025. Khâu công khai thông tin theo Thông tư 79/2025/TT-BTC ngày 04/8/2025. Văn bản hợp nhất 74/VBHN-VPQH chỉ để tra cứu, không phải luật mới. Xem thêm Luật 90/2025/QH15 sửa đổi Luật Đấu thầu và Nghị định 214/2025/NĐ-CP.
Quy tắc lõi nằm ở khoản 2 Điều 40: “Chủ đầu tư tổ chức lập và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Đối với gói thầu đấu thầu trước theo quy định tại Điều 42 của Luật này hoặc gói thầu cần thực hiện trước khi có quyết định phê duyệt dự án, trường hợp chưa xác định được chủ đầu tư thì người đứng đầu đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án tổ chức lập và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu.” Với dự toán mua sắm, khoản 2 Điều 41 dẫn chiếu thẳng sang khoản 2 Điều 40.
| Loại văn bản | Chủ thể phê duyệt | Căn cứ |
|---|---|---|
| Kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu | Người có thẩm quyền | Khoản 1 Điều 36; khoản 1 Điều 77 |
| Kế hoạch lựa chọn nhà thầu cho dự án | Chủ đầu tư | Khoản 2 Điều 40; điểm a khoản 1 Điều 78 |
| Kế hoạch lựa chọn nhà thầu cho dự toán mua sắm | Chủ đầu tư | Khoản 2 Điều 41 dẫn chiếu khoản 2 Điều 40 |
| Gói thầu đấu thầu trước hoặc thực hiện trước khi phê duyệt dự án, chưa xác định được chủ đầu tư | Người đứng đầu đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án | Khoản 2 Điều 40; điểm a khoản 3 Điều 42 |
Lưu ý: khoản 1 Điều 36 dùng cụm “có thể trình người có thẩm quyền xem xét, quyết định việc tổ chức lập, phê duyệt kế hoạch tổng thể”. Đây là quy định mở, do đó không kết luận được rằng mọi dự án đều phải có kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu.
3. Thay đổi sau Luật 90/2025/QH15
Luật số 90/2025/QH15 ngày 25/6/2025, hiệu lực từ 01/7/2025, tác động tới chuỗi lập – thẩm định – phê duyệt qua các điều khoản sau:
- Khoản 2 Điều 40 được sửa đổi theo điểm b khoản 22 Điều 1; khoản 3 Điều 40 bị bãi bỏ theo điểm c khoản 22 Điều 1.
- Khoản 2 Điều 41 được sửa đổi theo điểm b khoản 23 Điều 1; khoản 3 Điều 41 bị bãi bỏ theo điểm c khoản 23 Điều 1.
- Khoản 2 và khoản 3 Điều 77 bị bãi bỏ theo khoản 45 Điều 1; trách nhiệm còn lại của người có thẩm quyền nằm ở các khoản 1, 4, 5, 6, 7, 8, 10 và 11 Điều 77.
- Tại khoản 2 Điều 19, cụm từ “kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu, kế hoạch lựa chọn nhà thầu;” và cụm từ “người có thẩm quyền,” bị bỏ theo khoản 49 Điều 1.
- Điều 78 được sửa đổi nhiều điểm theo khoản 38 Điều 1: điểm a khoản 1 xác định chủ đầu tư phê duyệt kế hoạch, điểm a khoản 12 xác định chủ đầu tư chịu trách nhiệm về việc phê duyệt đó.
Hai hệ quả đúng câu chữ của luật: trục phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu đặt tại chủ đầu tư; kế hoạch lựa chọn nhà thầu không còn nằm trong danh mục nội dung mà khoản 2 Điều 19 liệt kê thuộc phạm vi công việc của tổ thẩm định. Điều cần tránh là suy rộng thành “từ nay không cơ quan nào phải thẩm định kế hoạch nữa” hay “mọi đơn vị đều rút gọn quy trình như nhau”: luật xác lập thẩm quyền pháp lý, còn quy trình nội bộ vẫn do quy chế của chính cơ quan đó và pháp luật chuyên ngành điều chỉnh. Hai cơ quan cùng cấp có thể có số bước ký khác nhau mà cả hai đều hợp pháp.
4. Trách nhiệm của chủ đầu tư — không chỉ là chữ ký cuối cùng
Khoản 2 Điều 40 dùng cụm “tổ chức lập và phê duyệt”. Hai vế gộp thành một khối trách nhiệm liền mạch, khác mô hình “lập ở dưới, duyệt ở trên”. Cụ thể, chủ đầu tư phải bảo đảm:
- Hồ sơ trình duyệt đủ nội dung theo khoản 1 Điều 40 hoặc khoản 1 Điều 41; tổng giá trị phần tổng hợp không vượt tổng mức đầu tư của dự án hoặc không vượt dự toán mua sắm.
- Nguyên tắc tại Điều 37: khoản 4 yêu cầu việc phê duyệt phải căn cứ tính chất kỹ thuật, trình tự thực hiện, bảo đảm tính đồng bộ và phù hợp với kế hoạch tổng thể được duyệt (nếu có).
- Đăng tải kế hoạch đã phê duyệt: điểm a khoản 1 Điều 8 giao chủ đầu tư đăng tải thông tin về dự án, kế hoạch lựa chọn nhà thầu; khoản 4 Điều 8 ấn định chậm nhất 05 ngày làm việc kể từ ngày văn bản được ban hành.
- Tính chính xác của thông tin đăng tải và tính thống nhất giữa tài liệu đăng tải với tài liệu đã phê duyệt (khoản 3 Điều 8; khoản 15 Điều 78).
- Cung cấp hồ sơ, giải trình theo yêu cầu của người có thẩm quyền, cơ quan thanh tra, kiểm tra, cơ quan quản lý nhà nước về đấu thầu (khoản 11 Điều 78).
- Quyết định xử lý tình huống (khoản 5 Điều 78); trường hợp phức tạp, theo điểm a khoản 3 Điều 88, chủ đầu tư quyết định sau khi có ý kiến của người có thẩm quyền.
Việc chủ đầu tư phê duyệt kế hoạch không làm mất vai trò của người có thẩm quyền mà chuyển vai trò đó từ “duyệt trước” sang “giám sát sau”: Điều 77 vẫn giao họ quyền điều chỉnh nhiệm vụ và thẩm quyền của chủ đầu tư khi không đáp ứng điều kiện (điểm a khoản 8), yêu cầu cung cấp hồ sơ tài liệu (điểm b khoản 8), tổ chức kiểm tra, giám sát (khoản 7), giải quyết kiến nghị (khoản 6) và xử lý vi phạm (khoản 4).
5. Vai trò của bộ phận chuyên môn
Luật Đấu thầu không đặt tên cho các phòng, ban bên trong chủ đầu tư; không có điều khoản nào quy định “phòng kế hoạch – tài chính lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu”. Nhiều tờ trình lại ghi bộ phận chuyên môn như một chủ thể pháp lý độc lập, trong khi mọi hành vi của bộ phận này đều quy về trách nhiệm của chủ đầu tư. Cách xử lý an toàn là tách hai lớp: lớp pháp lý — quyết định phê duyệt do người đại diện theo pháp luật hoặc người được phân công theo quy chế ký, nhân danh chủ đầu tư; lớp nội bộ — bộ phận chuyên môn soạn thảo, tập hợp căn cứ, rà soát số liệu theo quy chế làm việc và quyết định giao nhiệm vụ. Hồ sơ lưu trữ nên có văn bản giao nhiệm vụ nội bộ: khi kiểm tra hỏi “ai chuẩn bị số liệu giá gói thầu này”, chỉ ra được văn bản giao nhiệm vụ giúp giải trình rõ hơn nhiều so với chỉ có một quyết định phê duyệt đơn lẻ.
6. Vai trò của tổ thẩm định, nếu được thành lập
Theo khoản 2 Điều 19 sau khi được Luật 90/2025/QH15 sửa đổi, tổ thẩm định gồm các cá nhân có năng lực, kinh nghiệm được chủ đầu tư hoặc đơn vị tư vấn đấu thầu thành lập hoặc giao nhiệm vụ để kiểm tra, xem xét sự phù hợp với quy định của pháp luật đối với hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu và kết quả mời quan tâm, kết quả sơ tuyển, kết quả lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư. Ba điểm cần đọc kỹ: chủ thể thành lập không còn bao gồm người có thẩm quyền; phạm vi công việc luật liệt kê không còn kế hoạch tổng thể và kế hoạch lựa chọn nhà thầu; khoản 3 Điều 19 yêu cầu thành viên có tối thiểu 03 năm công tác thuộc lĩnh vực pháp lý, kỹ thuật hoặc tài chính của gói thầu, dự án đầu tư kinh doanh.
Điều 81 quy định tổ thẩm định hoạt động độc lập, khách quan; được yêu cầu chủ đầu tư, tổ chuyên gia cung cấp đầy đủ tài liệu; bảo mật thông tin; chịu trách nhiệm trước pháp luật, người có thẩm quyền và chủ đầu tư về kết quả thẩm định. Nếu một cơ quan vẫn duy trì bước thẩm định nội bộ đối với kế hoạch lựa chọn nhà thầu theo quy chế riêng thì bước đó không trái luật, nhưng cần gọi đúng tên trong hồ sơ, tránh viện dẫn khoản 2 Điều 19 như căn cứ bắt buộc cho nội dung mà điều khoản này không còn liệt kê.
7. Có bắt buộc thẩm định trong mọi trường hợp không?
Về câu chữ của luật: khoản 2 Điều 78 (sửa đổi theo điểm c khoản 38 Điều 1 Luật 90/2025/QH15) quy định chủ đầu tư “tổ chức thẩm định các nội dung quy định tại các điểm b, c và d khoản 1 Điều này (nếu có)” — tức hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, danh sách ngắn; hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu; kết quả lựa chọn nhà thầu. Điểm a khoản 1 là kế hoạch lựa chọn nhà thầu, không nằm trong dẫn chiếu này.
Về những gì không được suy ra: luật không liệt kê không đồng nghĩa mọi trường hợp đều bỏ được bước rà soát. Yêu cầu rà soát vẫn có thể phát sinh từ quy chế nội bộ; quy định của tập đoàn, tổng công ty, doanh nghiệp nhà nước; yêu cầu của cơ quan chủ quản trong phân cấp quản lý ngân sách; ràng buộc của nhà tài trợ với dự án dùng vốn ODA, vốn vay ưu đãi nước ngoài; hoặc pháp luật chuyên ngành. Bốn câu hỏi nên kiểm trước khi bỏ hay giữ bước này: quy chế nội bộ có yêu cầu không; cơ quan chủ quản hoặc doanh nghiệp mẹ có yêu cầu không; nhà tài trợ có ràng buộc riêng không; kế hoạch có nhiều gói thầu, giá trị lớn, nhiều nguồn vốn khiến rủi ro phải điều chỉnh về sau là đáng kể không.
Nếu tất cả đều “không”, đơn vị có thể trình phê duyệt theo luồng rút gọn của mình; chỉ cần một câu trả lời “có”, bước rà soát phải được thực hiện và lưu bằng văn bản. Kết luận đúng mức: pháp luật hiện hành không đặt thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu vào nhóm nội dung phải tổ chức thẩm định theo khoản 2 Điều 78, nhưng không vì thế mà khẳng định được rằng mọi trường hợp đều không phải qua bất kỳ bước rà soát nào.
8. Ma trận trách nhiệm: chuẩn bị – kiểm tra – thẩm định – phê duyệt – đăng tải
Cột “thẩm định” ghi theo trạng thái pháp lý; nếu quy chế nội bộ có yêu cầu riêng thì bổ sung theo quy chế đó.
| Tình huống | Chuẩn bị | Kiểm tra | Thẩm định | Phê duyệt | Đăng tải |
|---|---|---|---|---|---|
| Kế hoạch lựa chọn nhà thầu cho dự án đã được phê duyệt | Bộ phận chuyên môn hoặc tư vấn được giao | Bộ phận kiểm soát nội bộ theo quy chế | Không thuộc khoản 2 Điều 78; thực hiện nếu quy chế yêu cầu | Chủ đầu tư (khoản 2 Điều 40) | Chủ đầu tư (điểm a khoản 1 Điều 8) |
| Kế hoạch lựa chọn nhà thầu cho dự toán mua sắm | Bộ phận chuyên môn của đơn vị sử dụng ngân sách, đơn vị dự toán | Bộ phận tài chính – kế toán theo quy chế | Như trên | Chủ đầu tư (khoản 2 Điều 41) | Chủ đầu tư |
| Gói thầu đấu thầu trước khi đã xác định được chủ đầu tư | Bộ phận chuyên môn của chủ đầu tư | Theo quy chế nội bộ | Như trên | Chủ đầu tư | Chủ đầu tư |
| Gói thầu đấu thầu trước hoặc thực hiện trước khi phê duyệt dự án, chưa xác định được chủ đầu tư | Đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án | Theo quy chế của đơn vị đó | Như trên | Người đứng đầu đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án | Đơn vị thực hiện theo phân công, chịu trách nhiệm theo khoản 3 Điều 8 |
| Kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu (nếu áp dụng) | Chủ đầu tư hoặc cơ quan chuẩn bị dự án | Theo phân công của người có thẩm quyền | Không thuộc phạm vi khoản 2 Điều 19 | Người có thẩm quyền (Điều 36; khoản 1 Điều 77) | Theo quy định công khai áp dụng cho loại tài liệu |
| Điều chỉnh kế hoạch đã phê duyệt | Bộ phận chuyên môn của chủ đầu tư | Theo quy chế nội bộ | Như trên | Chính cấp đã phê duyệt kế hoạch gốc | Chủ đầu tư, đăng tải bản điều chỉnh |
Một nguyên tắc nên ghi vào quy chế: người chuẩn bị và người kiểm tra không nên là cùng một cá nhân. Trùng vai làm mất ý nghĩa của bước kiểm tra và khiến hồ sơ khó giải trình khi có kiến nghị của nhà thầu theo Điều 89.
9. Khi chủ đầu tư là cơ quan nhà nước
Quyết định phê duyệt kế hoạch khi đó là văn bản hành chính do cơ quan ban hành. Người ký phải là người đại diện hợp pháp theo quy chế làm việc: thủ trưởng cơ quan, hoặc cấp phó được phân công phụ trách lĩnh vực theo đúng hình thức đề ký mà quy chế quy định. Cần nhấn mạnh một giới hạn: không có mẫu quy trình nội bộ chung áp dụng cho mọi cơ quan — quy chế làm việc, quy chế phân cấp, văn bản ủy quyền, số bước ký và bộ phận tham mưu ở mỗi nơi mỗi khác. Điều thống nhất chỉ là quyết định phải nhân danh chủ đầu tư và người ký phải có thẩm quyền theo quy chế của chính cơ quan đó tại thời điểm ký. Ba việc nên tự kiểm trước khi trình ký: cơ quan mình có đúng là chủ đầu tư theo quyết định phê duyệt dự án hoặc quyết định giao dự toán không; người dự kiến ký có được ký nhân danh cơ quan với nội dung này không; nếu ký theo ủy quyền thì văn bản ủy quyền có còn hiệu lực, đúng phạm vi và được lưu trong hồ sơ gói thầu không.
10. Khi ban quản lý dự án được giao nhiệm vụ
Cùng một tên gọi “ban quản lý dự án” có thể tương ứng với hai địa vị pháp lý khác nhau. Trường hợp thứ nhất: ban được giao trực tiếp quản lý, sử dụng vốn và quản lý quá trình thực hiện dự án — thuộc định nghĩa chủ đầu tư tại khoản 2 Điều 4, nên ban tổ chức lập và phê duyệt kế hoạch theo khoản 2 Điều 40, giám đốc ban ký quyết định nhân danh ban. Trường hợp thứ hai: ban chỉ được chủ đầu tư giao thực hiện một số công việc — thẩm quyền phê duyệt vẫn thuộc chủ đầu tư, ban đóng vai chuẩn bị hồ sơ và tham mưu, không tự ban hành quyết định phê duyệt nhân danh mình.
Cách phân định không dựa vào tên đơn vị mà dựa vào văn bản xác lập địa vị: quyết định phê duyệt dự án, quyết định giao nhiệm vụ chủ đầu tư, quyết định thành lập và quy định chức năng nhiệm vụ, hoặc văn bản giao dự toán; nên trích yếu chính xác các văn bản này vào phần căn cứ của dự thảo quyết định. Liên quan tới tình huống này, điểm a khoản 8 Điều 77 giao người có thẩm quyền trách nhiệm điều chỉnh nhiệm vụ và thẩm quyền của chủ đầu tư khi không đáp ứng điều kiện theo quy định của pháp luật về đấu thầu và yêu cầu của dự án, gói thầu — cơ chế này thực hiện bằng văn bản của người có thẩm quyền, không phải bằng cách để đơn vị khác “ký thay” trên quyết định phê duyệt kế hoạch.
11. Dự toán mua sắm — thẩm quyền có gì khác?
Chủ thể phê duyệt vẫn là chủ đầu tư do khoản 2 Điều 41 dẫn chiếu khoản 2 Điều 40. Khác biệt nằm ở chỗ ai là chủ đầu tư và ai là người có thẩm quyền: chủ đầu tư là đơn vị sử dụng ngân sách, đơn vị dự toán trực tiếp sử dụng dự toán mua sắm ngoài ngân sách nhà nước hoặc đơn vị mua sắm tập trung; người có thẩm quyền là người đứng đầu cơ quan, đơn vị cấp trên trực tiếp của chủ đầu tư. Hồ sơ trình duyệt theo khoản 1 Điều 41 có cấu trúc tương tự dự án nhưng mốc khống chế là dự toán mua sắm. Khoản 1 Điều 37 cho phép kế hoạch lựa chọn nhà thầu đối với dự toán mua sắm được lập trên cơ sở dự toán mua sắm của năm ngân sách và dự kiến dự toán mua sắm của các năm ngân sách tiếp theo.
Cần tránh ba nhầm lẫn thuật ngữ: giá gói thầu khác dự toán gói thầu xây dựng; dự toán mua sắm khác dự toán xây dựng theo pháp luật về xây dựng (Luật Xây dựng số 135/2025/QH15); lựa chọn nhà thầu khác lựa chọn nhà đầu tư — hai lĩnh vực có hệ thống nghị định riêng, không viện dẫn chéo.
12. Điều chỉnh kế hoạch — ai ký văn bản điều chỉnh?
Nguyên tắc thực hành: cấp nào phê duyệt kế hoạch thì cấp đó phê duyệt việc điều chỉnh, vì văn bản điều chỉnh làm thay đổi chính quyết định do cấp đó ban hành. Do thẩm quyền phê duyệt hiện đặt tại chủ đầu tư, việc điều chỉnh cũng do chủ đầu tư quyết định. Quy định chuyển tiếp củng cố cách hiểu này: điểm c khoản 1 Điều 10 Luật 90/2025/QH15 quy định đối với gói thầu đã phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu nhưng đến ngày luật có hiệu lực thi hành chưa phát hành hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu thì chủ đầu tư được điều chỉnh kế hoạch đã được phê duyệt để thực hiện theo quy định của luật này, trừ trường hợp quy định tại điểm d khoản đó.
Về nội dung và trình tự, xem bài điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Ở góc độ thẩm quyền chỉ cần nhớ hai điểm: quyết định điều chỉnh phải do đúng cấp đã phê duyệt ban hành, và bản điều chỉnh phải được đăng tải theo đúng trách nhiệm, thời hạn tại Điều 8.
13. Năm lỗi thẩm quyền thường gặp
| # | Lỗi | Biểu hiện | Cách xử lý |
|---|---|---|---|
| 1 | Trình người có thẩm quyền phê duyệt kế hoạch theo nếp cũ | Dự thảo quyết định để tên cơ quan cấp trên | Rà lại mẫu tờ trình, mẫu quyết định; chuyển về đúng chủ thể theo khoản 2 Điều 40, khoản 2 Điều 41 |
| 2 | Ký không đúng thẩm quyền hoặc ủy quyền không hợp lệ | Cấp phó ký nội dung không được phân công; ủy quyền hết hiệu lực hoặc không bao gồm nội dung phê duyệt kế hoạch | Kiểm tra quy chế làm việc và văn bản ủy quyền còn hiệu lực tại thời điểm ký; lưu bản sao trong hồ sơ gói thầu |
| 3 | Nhầm kế hoạch tổng thể với kế hoạch lựa chọn nhà thầu | Trình chủ đầu tư duyệt kế hoạch tổng thể, hoặc trình người có thẩm quyền duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu | Đối chiếu Điều 36 và khoản 1 Điều 77; Điều 40 và Điều 41 |
| 4 | Trùng vai giữa người lập và người kiểm tra, thẩm định | Một cá nhân ký cả dòng “người lập” và “người kiểm tra” | Phân công lại theo quy chế; bảo đảm yêu cầu độc lập, khách quan tại khoản 1 Điều 81 |
| 5 | Sai chủ thể hoặc sai thời hạn đăng tải | Đơn vị không phải chủ đầu tư dùng chứng thư số của mình; quá 05 ngày làm việc; bản đăng tải khác bản đã phê duyệt | Thực hiện theo điểm a khoản 1, khoản 3 và khoản 4 Điều 8; đối chiếu mẫu theo Thông tư 79/2025/TT-BTC |
Lỗi số 2 và số 5 khó khắc phục nhất về sau vì để lại dấu vết trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và trong hồ sơ pháp lý. Lỗi số 1 và số 3 thường được chặn ngay ở khâu trình ký nếu quy chế nội bộ có bước kiểm tra căn cứ pháp lý.
14. Luồng xử lý nội bộ — sơ đồ dạng bảng
Đây là luồng tham chiếu, không phải quy trình bắt buộc chung; mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp điều chỉnh số bước và tên bộ phận theo quy chế của mình.
| Bước | Công việc | Vai chịu trách nhiệm | Rủi ro nếu làm sai |
|---|---|---|---|
| B1 | Xác định địa vị pháp lý: chủ đầu tư hay đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án | Bộ phận chuyên môn | Toàn bộ chuỗi ký sau đó sai chủ thể |
| B2 | Tập hợp căn cứ theo Điều 38, dự thảo nội dung theo Điều 39 | Bộ phận chuyên môn hoặc tư vấn được giao | Thiếu căn cứ, bổ sung nhiều vòng |
| B3 | Kiểm tra nội bộ: nguyên tắc Điều 37 và giới hạn tổng giá trị theo khoản 1 Điều 40 hoặc khoản 1 Điều 41 | Kiểm soát nội bộ, pháp chế, tài chính theo quy chế | Vượt tổng mức đầu tư hoặc vượt dự toán mua sắm |
| B4 | Thẩm định — chỉ khi quy chế nội bộ, cơ quan chủ quản hoặc nhà tài trợ yêu cầu | Tổ thẩm định hoặc tư vấn được giao | Thêm bước không cần thiết gây chậm; hoặc bỏ bước mà quy chế yêu cầu |
| B5 | Trình ký kèm hồ sơ trình duyệt theo khoản 1 Điều 40 hoặc khoản 1 Điều 41 | Bộ phận chuyên môn | Hồ sơ thiếu thành phần, bị trả lại |
| B6 | Ban hành quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu | Chủ đầu tư — người ký theo quy chế làm việc | Sai thẩm quyền ký |
| B7 | Đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia | Chủ đầu tư (điểm a khoản 1 Điều 8) | Quá 05 ngày làm việc; sai lệch so với bản duyệt |
| B8 | Lưu trữ hồ sơ và sẵn sàng giải trình | Chủ đầu tư (khoản 8, khoản 11 Điều 78) | Không giải trình được khi thanh tra, kiểm tra hoặc khi có kiến nghị |
Điểm nối giữa ma trận ở mục 8 và luồng ký ở mục 14 chính là bước B1. Trong phần lớn hồ sơ bị trả lại vì lý do thẩm quyền, nguyên nhân gốc không nằm ở bước ký mà ở việc chưa xác định dứt khoát ngay từ đầu: đơn vị mình đang đứng ở vai nào.
Cập nhật trách nhiệm và phân cấp trong công tác đấu thầu
Thay đổi về thẩm quyền kéo theo khối lượng công việc quản trị không nhỏ: sửa quy chế nội bộ, mẫu tờ trình, mẫu quyết định, bảng phân công ký duyệt, danh mục hồ sơ lưu trữ và cách phân định trách nhiệm giữa ban quản lý dự án với cơ quan chủ quản. Mỗi đơn vị phải tự làm phần việc này trên nền quy chế của mình, nhưng người thực hiện cần nắm chắc ranh giới pháp lý để không sửa quy chế theo hướng vượt quá hoặc thiếu hụt so với luật.
Với cán bộ, công chức, viên chức và nhân sự phụ trách đấu thầu cần hệ thống lại toàn bộ chuỗi trách nhiệm này, Viện Nghiên cứu Đào tạo Bồi dưỡng Cán bộ tổ chức chương trình bồi dưỡng, cập nhật kiến thức nghiệp vụ đấu thầu theo quy định pháp luật hiện hành. Chứng nhận hoàn thành khóa học do Viện cấp xác nhận kết quả tham gia chương trình đào tạo, bồi dưỡng; không thay thế chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu do đơn vị có thẩm quyền cấp theo quy định. Thông tin chương trình và lịch khai giảng: hotline 0904.889.859 — Ms Hoa.
15. Kết luận
Sau Luật số 90/2025/QH15 ngày 25/6/2025 (hiệu lực 01/7/2025), thẩm quyền phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu thuộc về chủ đầu tư đối với cả dự án (khoản 2 Điều 40) và dự toán mua sắm (khoản 2 Điều 41); trường hợp gói thầu đấu thầu trước hoặc gói thầu cần thực hiện trước khi có quyết định phê duyệt dự án mà chưa xác định được chủ đầu tư thì người đứng đầu đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án tổ chức lập và phê duyệt. Kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu vẫn do người có thẩm quyền phê duyệt theo Điều 36 và khoản 1 Điều 77 — đây là ranh giới cần nhớ đầu tiên.
Người có thẩm quyền không biến mất khỏi quy trình mà chuyển trọng tâm sang giám sát, kiểm tra, giải quyết kiến nghị và xử lý vi phạm. Chủ đầu tư gánh trọn khối trách nhiệm: tổ chức lập, phê duyệt, đăng tải trong 05 ngày làm việc, bảo đảm tính thống nhất giữa bản đăng tải và bản đã duyệt, lưu trữ và giải trình. Ba việc nên làm ngay: xác định dứt khoát địa vị pháp lý của đơn vị trong từng dự án, dự toán mua sắm; cập nhật mẫu tờ trình và mẫu quyết định cho khớp căn cứ hiện hành; ghi rõ trong quy chế nội bộ ai chuẩn bị, ai kiểm tra, ai thẩm định (nếu có), ai phê duyệt, ai đăng tải.
Bài viết có mục đích cung cấp thông tin tham khảo và hỗ trợ người đọc hiểu quy định về kế hoạch lựa chọn nhà thầu; không thay thế văn bản pháp luật, hướng dẫn chính thức của cơ quan có thẩm quyền hoặc ý kiến tư vấn pháp lý đối với một hồ sơ cụ thể.
