Hợp đồng tương tự là một trong những nội dung năng lực quan trọng nhất của E-HSDT, và cũng là nơi phát sinh nhiều lỗi khiến nhà thầu bối rối: không tìm thấy hợp đồng để chọn, hợp đồng đã cập nhật nhưng chưa hiển thị, hoặc dữ liệu không khớp với tài liệu chứng minh. Bài viết này dùng ma trận triệu chứng – dữ liệu – tài liệu để bạn xác định đúng nguyên nhân và cách xử lý theo Nghị định số 214/2025/NĐ-CP.
Trước khi đi vào chi tiết, cần phân biệt rõ ba bước tách biệt mà nhiều người gộp làm một — đây là gốc rễ của phần lớn nhầm lẫn.
Bài viết không hướng dẫn tạo mới hoặc hợp thức hóa tài liệu không có thật. Mọi hợp đồng, tài liệu kê khai phải phản ánh đúng thực tế. Giao diện Hệ thống có thể thay đổi theo phiên bản. Kiểm tra nội dung: 30/7/2026.
Ba bước tách biệt: cập nhật — chọn — chứng minh
- Cập nhật dữ liệu năng lực trong cơ sở dữ liệu nhà thầu trên Hệ thống: đây là nơi bạn khai và lưu thông tin các hợp đồng đã thực hiện. Cách cập nhật xem bài cách cập nhật thông tin nhà thầu và dữ liệu năng lực trên Hệ thống.
- Chọn dữ liệu để đưa vào E-HSDT: khi lập E-HSDT cho một gói thầu, bạn chọn từ dữ liệu năng lực đã cập nhật những hợp đồng phù hợp để kê khai.
- Đính kèm tài liệu chứng minh theo E-HSMT: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, tài liệu thanh toán… theo đúng yêu cầu của E-HSMT.
Nhiều lỗi “không kê khai được hợp đồng tương tự” thực chất là vấn đề ở bước 1 (chưa cập nhật hoặc cập nhật chưa hiển thị) chứ không phải ở bước lập E-HSDT. Xác định đúng bước bị vướng giúp xử lý trúng.
Ma trận triệu chứng – dữ liệu cần kiểm tra – tài liệu chứng minh
| Triệu chứng | Dữ liệu cần kiểm tra | Tài liệu / hành động |
|---|---|---|
| Không tìm thấy hợp đồng | Đã cập nhật hợp đồng vào dữ liệu năng lực chưa | Cập nhật ở cơ sở dữ liệu nhà thầu (bước 1) |
| Đã cập nhật nhưng chưa hiển thị | Trạng thái lưu, thời điểm cập nhật | Kiểm tra đã lưu thành công; chờ đồng bộ; đăng nhập đúng đơn vị |
| Sai loại hợp đồng | Loại hợp đồng so với yêu cầu E-HSMT | Chọn hợp đồng đúng loại tương tự |
| Giá trị không khớp | Giá trị hợp đồng, quy mô tương tự | Đối chiếu yêu cầu E-HSMT; chọn hợp đồng đủ quy mô |
| Thời gian thực hiện không khớp | Thời gian, thời điểm hoàn thành | Kiểm tra yêu cầu về thời gian; tài liệu nghiệm thu |
| Chủ đầu tư/bên ký không khớp | Thông tin các bên trong hợp đồng | Đối chiếu hợp đồng gốc |
| Hợp đồng liên danh | Phần việc, giá trị của nhà thầu trong liên danh | Chứng minh phần do mình thực hiện |
| Hợp đồng nhiều hạng mục | Hạng mục tương tự trong hợp đồng | Tách và chứng minh hạng mục phù hợp |
| Hợp đồng chưa hoàn thành | Tình trạng thực hiện | Kiểm tra E-HSMT có chấp nhận không; tài liệu tương ứng |
| Sai đơn vị tiền tệ | Đơn vị tiền tệ khai và quy đổi | Chuẩn hóa đơn vị theo yêu cầu |
| Thiếu biên bản nghiệm thu / thanh toán | Tài liệu chứng minh hoàn thành | Bổ sung tài liệu thật theo E-HSMT |
| Dữ liệu Hệ thống khác file đính kèm | Tính nhất quán giữa kê khai và tài liệu | Rà soát, chỉnh cho khớp trước khi nộp |
Hợp đồng tương tự phải “tương tự” ở những khía cạnh nào?
“Tương tự” không phải là giống hệt, mà là đáp ứng các tiêu chí tương tự nêu trong E-HSMT — thường về loại, quy mô (giá trị), tính chất công việc và đôi khi thời gian thực hiện. Tiêu chuẩn đánh giá về năng lực, kinh nghiệm được xây dựng theo Điều 26 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, trong đó kinh nghiệm thực hiện các hợp đồng/gói thầu tương tự là một nội dung. Vì vậy, trước khi khai, hãy đọc kỹ E-HSMT để biết chính xác thế nào là “tương tự” đối với gói thầu cụ thể này — đây là bước quyết định việc chọn hợp đồng nào để đưa vào E-HSDT.
Xử lý theo từng nhóm lỗi
Nhóm 1: Lỗi ở dữ liệu năng lực (bước 1)
Nếu không tìm thấy hợp đồng hoặc đã cập nhật mà chưa hiển thị, vấn đề nằm ở cơ sở dữ liệu nhà thầu. Kiểm tra: đã lưu thành công chưa; đang đăng nhập đúng đơn vị chưa; có cần thời gian đồng bộ không. Cập nhật đầy đủ, chính xác dữ liệu năng lực trước khi lập E-HSDT là cách phòng ngừa gốc rễ.
Nhóm 2: Lỗi ở việc chọn dữ liệu (bước 2)
Nếu dữ liệu có nhưng không phù hợp (sai loại, giá trị, thời gian, các bên), vấn đề là chọn chưa đúng hoặc hợp đồng thực sự không đáp ứng yêu cầu. Đối chiếu lại yêu cầu E-HSMT và chọn hợp đồng phù hợp; nếu không có hợp đồng đủ điều kiện thì cần cân nhắc năng lực thực tế, không cố khai hợp đồng không đạt.
Nhóm 3: Lỗi ở tài liệu chứng minh (bước 3)
Nếu kê khai đúng nhưng thiếu hoặc lệch tài liệu chứng minh, cần bổ sung tài liệu thật (hợp đồng, biên bản nghiệm thu, tài liệu thanh toán) theo đúng yêu cầu E-HSMT, và bảo đảm nội dung tài liệu nhất quán với dữ liệu kê khai. Sau khi đóng thầu, nếu hồ sơ thiếu tài liệu chứng minh về hợp đồng tương tự, chủ đầu tư có thể yêu cầu làm rõ, bổ sung để chứng minh năng lực, kinh nghiệm theo Điều 30 Nghị định 214/2025/NĐ-CP — nhưng việc làm rõ không được làm thay đổi bản chất; xem bài xử lý yêu cầu làm rõ E-HSDT sau thời điểm đóng thầu.
Ranh giới không được vượt qua
Khi gặp lỗi hợp đồng tương tự, tuyệt đối không tạo hợp đồng khống, không sửa giá trị, thời gian hay các bên cho “khớp” yêu cầu, không mượn hợp đồng của đơn vị khác. Hành vi kê khai không trung thực nhằm làm sai lệch kết quả lựa chọn nhà thầu bị coi là gian lận và bị xử lý theo pháp luật về đấu thầu. Nếu năng lực thực tế chưa đủ cho gói thầu này, giải pháp đúng là cân nhắc liên danh với nhà thầu có năng lực phù hợp hoặc chọn gói thầu khác — không phải hợp thức hóa hồ sơ.
Tình huống minh họa: hợp đồng đã có nhưng chưa hiển thị
Một nhà thầu lập E-HSDT và không tìm thấy một hợp đồng quan trọng để chọn, dù chắc chắn đã thực hiện hợp đồng đó. Thay vì nghĩ hồ sơ bị lỗi, người lập kiểm tra lại cơ sở dữ liệu năng lực và phát hiện hợp đồng này chưa được cập nhật hoàn tất — mới nhập nháp mà chưa lưu chính thức. Sau khi hoàn thiện và lưu dữ liệu hợp đồng trong cơ sở dữ liệu nhà thầu, hợp đồng hiển thị và được chọn để kê khai vào E-HSDT bình thường; đồng thời nhà thầu đính kèm hợp đồng, biên bản nghiệm thu để chứng minh theo yêu cầu E-HSMT.
Tình huống cho thấy nguyên tắc: phân tách rõ ba bước cập nhật – chọn – chứng minh giúp xử lý trúng nguyên nhân. Rất nhiều “lỗi kê khai” thực chất chỉ là dữ liệu năng lực chưa hoàn tất, không phải lỗi của E-HSDT hay của Hệ thống. Đặc thù kê khai nhân sự và thiết bị — hai nội dung năng lực cũng hay vướng tương tự — xem bài không thêm được nhân sự chủ chốt vào E-HSDT và bài lỗi kê khai thiết bị trong E-HSDT.
Trường hợp doanh nghiệp không chắc hợp đồng của mình có đáp ứng tiêu chí “tương tự” của gói thầu hay cần rà soát bộ tài liệu chứng minh, có thể gửi thông tin để được tư vấn rà soát hồ sơ năng lực và hồ sơ dự thầu. Liên hệ Hotline 0904.889.859 (Ms.Hoa). Tổng hợp các lỗi lập, nộp E-HSDT xem trung tâm xử lý sự cố và hướng dẫn đấu thầu qua mạng.
Xử lý hợp đồng liên danh và hợp đồng nhiều hạng mục
Hai loại hợp đồng này gây vướng nhiều nhất vì phần việc của nhà thầu chỉ là một phần của hợp đồng. Với hợp đồng liên danh, khi kê khai làm kinh nghiệm, nhà thầu cần chứng minh phần công việc và giá trị do chính mình thực hiện trong liên danh, chứ không phải toàn bộ giá trị hợp đồng. Tài liệu chứng minh (thỏa thuận liên danh, biên bản phân chia công việc, nghiệm thu, thanh toán phần của mình) phải làm rõ được phạm vi của nhà thầu. Với hợp đồng nhiều hạng mục, cần tách và chứng minh hạng mục tương tự với yêu cầu của gói thầu đang dự, thay vì kê khai cả hợp đồng một cách chung chung.
Điểm mấu chốt: yêu cầu của E-HSMT quyết định cách bóc tách và chứng minh. Đọc kỹ E-HSMT để biết gói thầu yêu cầu tương tự về loại, quy mô hay tính chất nào, rồi chuẩn bị tài liệu chứng minh đúng phần việc tương ứng. Kê khai phần việc lớn hơn thực tế của mình trong liên danh là kê khai không trung thực.
Chuẩn bị hồ sơ hợp đồng tương tự từ trước để không vướng khi lập E-HSDT
Phần lớn lỗi hợp đồng tương tự có thể phòng ngừa nếu doanh nghiệp duy trì một bộ hồ sơ năng lực gọn gàng, cập nhật thường xuyên. Nên: lưu trữ đầy đủ với mỗi hợp đồng đã thực hiện bộ tài liệu chuẩn (hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, tài liệu thanh toán); cập nhật kịp thời vào cơ sở dữ liệu năng lực trên Hệ thống ngay khi hoàn thành hợp đồng, không để dồn đến lúc dự thầu mới nhập; và rà soát định kỳ để phát hiện dữ liệu sai, thiếu. Khi bộ hồ sơ năng lực đã sẵn sàng, việc chọn hợp đồng tương tự cho một gói thầu cụ thể chỉ còn là bước lựa chọn, không phải bước “chạy” tài liệu vào phút chót.
Thói quen này cũng giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh khi có yêu cầu làm rõ sau đóng thầu: nếu tài liệu gốc đã được lưu trữ và sắp xếp, việc bổ sung để chứng minh năng lực trở nên dễ dàng và đúng hạn. Ngược lại, để hồ sơ năng lực lộn xộn, đến khi dự thầu mới đi tìm từng tài liệu là nguyên nhân của nhiều lỗi kê khai và bỏ lỡ cơ hội. Việc cập nhật dữ liệu năng lực bài bản được hướng dẫn trong bài cách cập nhật thông tin nhà thầu và dữ liệu năng lực trên Hệ thống.
Checklist rà soát hợp đồng tương tự trước khi nộp
- Đã đọc kỹ yêu cầu “tương tự” trong E-HSMT (loại, quy mô, tính chất, thời gian).
- Hợp đồng đã được cập nhật và hiển thị trong dữ liệu năng lực.
- Hợp đồng được chọn đáp ứng đúng tiêu chí tương tự của gói thầu.
- Với hợp đồng liên danh/nhiều hạng mục: đã chứng minh đúng phần việc, giá trị của mình.
- Tài liệu chứng minh (hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán) đầy đủ và nhất quán với kê khai.
- Dữ liệu trên Hệ thống khớp với tài liệu đính kèm.
Loại hợp đồng và tài liệu chứng minh phụ thuộc yêu cầu E-HSMT
Không có một loại tài liệu nào luôn bắt buộc cho mọi gói thầu. Tùy yêu cầu cụ thể của E-HSMT và tính chất hợp đồng, tài liệu chứng minh hợp đồng tương tự có thể khác nhau. Hợp đồng đã hoàn thành thường đi kèm biên bản nghiệm thu, thanh lý; hợp đồng đang thực hiện có thể được xem xét theo phần đã hoàn thành và nghiệm thu từng phần nếu E-HSMT chấp nhận; với hợp đồng liên danh, cần làm rõ phần giá trị và phạm vi công việc do nhà thầu đảm nhận. Các yếu tố giá trị, thời gian, nghiệm thu, thanh toán, đơn vị tiền tệ đều đối chiếu theo đúng yêu cầu E-HSMT, không suy đoán một chuẩn cố định. Sau đóng thầu, chủ đầu tư có thể yêu cầu làm rõ E-HSDT sau đóng thầu.
Khi không trúng thầu: rà soát nội dung hợp đồng tương tự cùng các bước đánh giá khác tại bài nhà thầu không trúng thầu cần kiểm tra những nội dung nào.
Văn bản sử dụng trong bài
- Nghị định số 214/2025/NĐ-CP: Điều 26 (tiêu chuẩn đánh giá về năng lực, kinh nghiệm); Điều 30 (làm rõ hồ sơ dự thầu, bổ sung tài liệu chứng minh năng lực, kinh nghiệm).
- Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (sửa đổi, bổ sung theo Luật số 57/2024/QH15 và Luật số 90/2025/QH15): quy định về hành vi bị cấm (gian lận).
Nội dung mang tính hướng dẫn tham khảo; không hướng dẫn tạo hoặc hợp thức hóa tài liệu. Giao diện Hệ thống có thể thay đổi. Kiểm tra nội dung: 30/7/2026.
