Gia hạn hiệu lực hồ sơ dự thầu, khôi phục khi đã hết hạn theo Nghị định 349 và 16 tình huống

Gia hạn hiệu lực hồ sơ dự thầu là việc chủ đầu tư đề nghị nhà thầu kéo dài thời gian hồ sơ còn giá trị, kèm gia hạn bảo đảm dự thầu (khoản 6 Điều 14 Luật Đấu thầu). Hiệu lực tính từ ngày đóng thầu (là ngày thứ nhất); bảo đảm dự thầu dài hơn 30 ngày. Nhà thầu đồng ý thì không được sửa hồ sơ; từ chối thì bị loại nhưng được hoàn trả bảo đảm trong 14 ngày. Hồ sơ hết hiệu lực vì đánh giá kéo dài thì chủ đầu tư được yêu cầu khôi phục theo khoản 33b Điều 140 Nghị định 214/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP).

Trên thực tế, rất ít gói thầu được đánh giá xong đúng như dự kiến trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Tổ chuyên gia phải làm rõ hồ sơ nhiều lần, xử lý giá dự thầu thấp khác thường, chờ giải quyết kiến nghị, thay thành viên tổ chuyên gia hoặc chờ thẩm định. Đến khi trình phê duyệt kết quả mới phát hiện hồ sơ dự thầu của các nhà thầu đã hết hiệu lực từ một hoặc hai tuần trước, thư bảo lãnh dự thầu cũng sắp hết hạn. Trước ngày 09/9/2026, tình huống này không có quy định riêng, chủ đầu tư phải tự xử lý theo nguyên tắc chung của khoản 34 Điều 140, kèm rủi ro bị thanh tra, kiểm toán đặt câu hỏi.

Ở phía nhà thầu, đề nghị gia hạn thường đến đúng lúc giá vật tư đã biến động. Đồng ý thì phải giữ nguyên giá chào thêm vài tháng, phải làm việc với ngân hàng để gia hạn thư bảo lãnh; từ chối thì mất cơ hội trúng thầu. Nhiều doanh nghiệp không biết rằng từ chối gia hạn đúng lúc là quyền hợp pháp, còn đồng ý gia hạn rồi bỏ ngang mới là hành vi bị mất bảo đảm dự thầu và bị đánh giá về uy tín.

Bài viết này hướng dẫn đầy đủ việc gia hạn hiệu lực hồ sơ dự thầu và khôi phục hiệu lực hồ sơ dự thầu theo Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (văn bản hợp nhất, đã gồm các luật sửa đổi đến Luật số 142/2025/QH15), Nghị định 214/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP) và mẫu E-HSMT ban hành kèm Thông tư 79/2025/TT-BTC: cách tính ngày, khi nào được gia hạn, khi nào phải khôi phục, xử lý bảo đảm dự thầu, nội dung công văn gia hạn, thao tác trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và 16 tình huống có số liệu cụ thể.

Trả lời nhanh

• Hiệu lực hồ sơ dự thầu: số ngày quy định trong hồ sơ mời thầu, tính từ ngày có thời điểm đóng thầu; ngày đóng thầu là ngày thứ nhất.
• Hiệu lực bảo đảm dự thầu: bằng hiệu lực hồ sơ dự thầu cộng thêm 30 ngày.
• Gia hạn: đề nghị khi hồ sơ còn hiệu lực; nhà thầu gia hạn tương ứng bảo đảm dự thầu và không được thay đổi nội dung hồ sơ.
• Từ chối gia hạn: hồ sơ không còn giá trị và bị loại; bảo đảm dự thầu được hoàn trả, giải tỏa trong 14 ngày kể từ ngày chủ đầu tư nhận văn bản từ chối.
• Khôi phục (mới): hồ sơ đã hết hiệu lực vì đánh giá kéo dài thì chủ đầu tư được yêu cầu khôi phục hiệu lực hồ sơ và bảo đảm dự thầu tương ứng.
• Từ chối khôi phục: hồ sơ không được tiếp tục xem xét, đánh giá và nhà thầu không bị xử lý vi phạm theo pháp luật về đấu thầu.
• Qua mạng: đề nghị gia hạn và việc chấp thuận hoặc không chấp thuận thực hiện trên Hệ thống.

Hiệu lực hồ sơ dự thầu là gì và tính như thế nào?

Khoản 32 Điều 4 Luật Đấu thầu định nghĩa: thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất là số ngày được quy định trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu và được tính kể từ ngày có thời điểm đóng thầu đến ngày cuối cùng có hiệu lực theo quy định trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu. Từ thời điểm đóng thầu đến hết 24 giờ của ngày đóng thầu được tính là 01 ngày.

Như vậy, hiệu lực hồ sơ dự thầu không do nhà thầu tự đặt mà do chủ đầu tư quy định trong hồ sơ mời thầu. Với đấu thầu qua mạng, E-BDL của mẫu E-HSMT ghi “Thời hạn hiệu lực của E-HSDT là: ____ ngày, kể từ ngày có thời điểm đóng thầu” và con số này được trích xuất theo E-TBMT; trên đơn dự thầu (Mẫu số 02A), dòng “Hiệu lực của E-HSDT” do Hệ thống tự động trích xuất. Mục 17.1 E-CDNT yêu cầu E-HSDT có hiệu lực không ngắn hơn thời hạn quy định tại E-BDL. Biên bản mở thầu cũng công khai thời gian có hiệu lực của E-HSDT của từng nhà thầu (Mục 21.2 E-CDNT).

Trong đánh giá tính hợp lệ, hồ sơ mời thầu phải quy định nội dung “hiệu lực của hồ sơ dự thầu đáp ứng yêu cầu theo quy định trong hồ sơ mời thầu” và “có bảo đảm dự thầu với giá trị, thời hạn hiệu lực và đơn vị thụ hưởng đáp ứng yêu cầu” (điểm c, điểm d khoản 3 Điều 26 Nghị định 214 (đã sửa đổi)). Thư bảo lãnh có thời gian hiệu lực ngắn hơn yêu cầu bị coi là không hợp lệ (Mục 18.3 E-CDNT).

Ba quy tắc tính ngày cần nhớ

1. Ngày đóng thầu là ngày thứ nhất. Hồ sơ có hiệu lực 90 ngày, đóng thầu ngày 05/10/2026 thì ngày cuối cùng có hiệu lực là 02/01/2027, không phải 03/01/2027.
2. Bảo đảm dự thầu bằng hiệu lực hồ sơ cộng 30 ngày (khoản 5 Điều 14 Luật). Cùng ví dụ trên, bảo đảm dự thầu phải có hiệu lực 120 ngày, đến hết ngày 01/02/2027.
3. Bảo đảm dự thầu cũng tính từ ngày có thời điểm đóng thầu, và thời điểm kết thúc nằm trong ngày cuối cùng mà không cần đến hết 24 giờ của ngày đó (Mục 18.2 E-CDNT; chú thích Mẫu số 04A). Thư bảo lãnh ghi “kể từ ngày phát hành” mà ngày phát hành sớm hơn ngày đóng thầu thì số ngày tính đến sau đóng thầu bị hụt.

Bảng tính mốc hiệu lực tham khảo

Mẹo kiểm tra nhanh: lấy ngày đóng thầu cộng (số ngày hiệu lực trừ 1). Nếu dùng bảng tính Excel, công thức là ngày đóng thầu + số ngày − 1. Sai một ngày ở bước này kéo theo sai mốc gia hạn, sai ngày ghi trong công văn và sai ngày ngân hàng ghi trên thư bảo lãnh.

Hiệu lực bao nhiêu ngày là hợp lý?

Luật và Nghị định không quy định một con số cố định cho hiệu lực hồ sơ dự thầu. Kế hoạch lựa chọn nhà thầu phải nêu rõ thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu (khoản 5 Điều 39 Luật); chủ đầu tư quyết định thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu đối với từng gói thầu, tính từ ngày phát hành hồ sơ mời thầu đến khi có kết quả lựa chọn nhà thầu, bao gồm cả thời gian thẩm định, và trường hợp cần thiết có thể ghi rõ thời gian đánh giá, thời gian thẩm định (khoản 7 Điều 18 Nghị định 214 (đã sửa đổi)).

Theo cách hiểu của chúng tôi, hiệu lực hồ sơ dự thầu nên được đặt bằng khoảng thời gian dự kiến từ đóng thầu đến khi ký hợp đồng (đánh giá, thẩm định, phê duyệt, công khai kết quả, hoàn thiện hợp đồng) cộng thêm một khoảng dự phòng cho làm rõ và kiến nghị. Đặt quá ngắn thì gần như chắc chắn phải gia hạn; đặt quá dài thì nhà thầu phải giữ giá lâu và chịu chi phí bảo lãnh cho thời gian dài hơn, có thể làm giá chào cao lên.

Căn cứ pháp lý hiện hành

Nghị định 349/2026/NĐ-CP ký ngày 09/9/2026 và có hiệu lực từ ngày ký (khoản 1 Điều 28). Anh/chị có thể xem toàn bộ điểm mới của văn bản này tại bài Nghị định 349/2026/NĐ-CP: toàn bộ điểm mới về lựa chọn nhà thầu.

Gia hạn hiệu lực hồ sơ dự thầu khi hồ sơ còn hiệu lực

Đây là trường hợp “chuẩn” mà Luật Đấu thầu điều chỉnh từ trước. Khoản 6 Điều 14 Luật quy định: trường hợp gia hạn thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu sau thời điểm đóng thầu, chủ đầu tư, bên mời thầu phải yêu cầu nhà thầu gia hạn tương ứng thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu. Nhà thầu phải gia hạn tương ứng bảo đảm dự thầu và không được thay đổi nội dung trong hồ sơ dự thầu đã nộp. Nhà thầu từ chối gia hạn thì hồ sơ dự thầu không còn giá trị và bị loại; chủ đầu tư, bên mời thầu phải hoàn trả hoặc giải tỏa bảo đảm dự thầu trong thời hạn 14 ngày kể từ ngày nhận được văn bản từ chối gia hạn.

Mẫu E-HSMT cụ thể hóa thành Mục 17.2 E-CDNT: trong trường hợp cần thiết, trước khi hết thời hạn hiệu lực của E-HSDT, chủ đầu tư có thể đề nghị các nhà thầu gia hạn hiệu lực của E-HSDT, đồng thời yêu cầu gia hạn tương ứng thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu, bằng thời gian hiệu lực E-HSDT sau khi gia hạn cộng thêm 30 ngày. Nếu nhà thầu không chấp nhận gia hạn thì E-HSDT không được xem xét tiếp và nhà thầu không phải nộp bản gốc thư bảo lãnh cho chủ đầu tư. Nhà thầu chấp nhận gia hạn không được thay đổi bất kỳ nội dung nào của E-HSDT, trừ việc gia hạn hiệu lực của bảo đảm dự thầu. Việc đề nghị gia hạn và chấp thuận hoặc không chấp thuận gia hạn được thực hiện trên Hệ thống.

Năm điều kiện của một lần gia hạn đúng

1. Đúng thời điểm: đề nghị trước ngày cuối cùng hồ sơ có hiệu lực. Nên gửi trước tối thiểu 7–10 ngày để nhà thầu kịp làm việc với ngân hàng (khuyến nghị thực tiễn, không phải quy định).
2. Gửi đồng loạt: đề nghị gửi cho các nhà thầu còn đang được xem xét, với cùng một thời hạn gia hạn, bảo đảm công bằng giữa các nhà thầu.
3. Có ngày cụ thể: nêu rõ hiệu lực mới đến ngày nào và bảo đảm dự thầu phải có hiệu lực tối thiểu đến ngày nào (ngày cuối cùng hiệu lực hồ sơ mới cộng 30 ngày).
4. Giữ nguyên nội dung: nhà thầu chỉ gia hạn, không được điều chỉnh giá, hàng hóa, nhân sự, tiến độ hay bất kỳ nội dung nào khác.
5. Có xác nhận rõ ràng: chấp thuận hoặc không chấp thuận trên Hệ thống (qua mạng) hoặc bằng văn bản (không qua mạng), kèm tài liệu gia hạn bảo đảm dự thầu.

Nhà thầu có bắt buộc phải đồng ý gia hạn không?

Không. Luật dùng cụm từ “trường hợp nhà thầu từ chối gia hạn”, tức thừa nhận nhà thầu có quyền từ chối. Hệ quả duy nhất là hồ sơ dự thầu không còn giá trị và bị loại. Từ chối gia hạn không thuộc các trường hợp không được hoàn trả bảo đảm dự thầu tại khoản 9 Điều 14 Luật, cũng không nằm trong danh sách hành vi bị đánh giá về uy tín tại khoản 1 Điều 20 Nghị định 214 (đã sửa đổi). Phân tích chi tiết các hành vi bị đánh giá uy tín có tại bài Uy tín nhà thầu theo Nghị định 214.

Điều cần cân nhắc là sau khi đã đồng ý gia hạn, toàn bộ nghĩa vụ trong thời gian có hiệu lực được kéo dài theo. Rút hồ sơ trong thời gian có hiệu lực, từ chối đối chiếu tài liệu, từ chối hoàn thiện hoặc ký hợp đồng trong thời gian đó đều dẫn tới mất bảo đảm dự thầu và bị đánh giá về uy tín. Vì vậy, quyết định đồng ý hay từ chối phải đưa ra ngay khi nhận đề nghị gia hạn, không phải lúc được mời hoàn thiện hợp đồng.

Khôi phục hiệu lực hồ sơ dự thầu khi đã hết hạn: khoản 33b Điều 140 mới

Khoản 4 Điều 16 Nghị định 349/2026/NĐ-CP bổ sung khoản 33b vào Điều 140 Nghị định 214 với nội dung: “Trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất, trường hợp thời gian đánh giá bị kéo dài dẫn đến hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất của nhà thầu hết hiệu lực, chủ đầu tư được quyền yêu cầu nhà thầu khôi phục hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất, bảo đảm dự thầu tương ứng. Trường hợp nhà thầu không chấp thuận hoặc từ chối việc khôi phục hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất, bảo đảm dự thầu thì hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất của nhà thầu không được tiếp tục xem xét, đánh giá và không bị xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật về đấu thầu.”

Đồng thời, khoản 34 Điều 140 được sửa để nguyên tắc chung chỉ áp dụng cho các tình huống “ngoài trường hợp quy định từ khoản 1 đến khoản 33b”. Nói cách khác, tình huống hồ sơ hết hiệu lực trong quá trình đánh giá nay đã có cách xử lý riêng, chủ đầu tư không phải tự xây dựng phương án theo khoản 34 như trước.

Bốn điều kiện để áp dụng khoản 33b

1. Đang trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất.
2. Nguyên nhân là thời gian đánh giá bị kéo dài, không phải do nhà thầu.
3. Hồ sơ đã hết hiệu lực, tức đã qua ngày cuối cùng có hiệu lực. Nếu hồ sơ còn hiệu lực thì dùng gia hạn theo khoản 6 Điều 14 Luật.
4. Chủ đầu tư có văn bản yêu cầu khôi phục hiệu lực hồ sơ và bảo đảm dự thầu tương ứng. Đây là quyền (“được quyền”), không phải nghĩa vụ; chủ đầu tư cân nhắc hiệu quả của việc tiếp tục đánh giá.

Phạm vi: hồ sơ dự thầu và cả hồ sơ đề xuất

Khoản 33b dùng cụm “hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất”. Theo cách hiểu của chúng tôi, quy định áp dụng cho cả đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh và các hình thức sử dụng hồ sơ đề xuất như chỉ định thầu theo quy trình thông thường. Với gói thầu không có bảo đảm dự thầu (gói thầu dịch vụ tư vấn, chỉ định thầu, vì khoản 2 Điều 14 Luật chỉ áp dụng bảo đảm dự thầu cho đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh đối với phi tư vấn, hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp), việc khôi phục chỉ đặt ra với hồ sơ.

Gói thầu phát hành trước ngày 09/9/2026 có được áp dụng không?

Có. Điểm a khoản 2 Điều 27 Nghị định 349 quy định gói thầu đã phát hành hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu trước ngày Nghị định có hiệu lực tiếp tục thực hiện theo quy định trước đó, nhưng được áp dụng quy định tại Điều 16 của Nghị định 349, tức các khoản sửa đổi, bổ sung Điều 140 Nghị định 214, trong đó có khoản 33b. Gói thầu đang đánh giá dở dang tại thời điểm 09/9/2026 mà hồ sơ đã hoặc sắp hết hiệu lực có thể áp dụng ngay.

“Không bị xử lý vi phạm” nghĩa là gì?

Câu cuối khoản 33b bảo vệ nhà thầu: hồ sơ đã hết hiệu lực vì lỗi chậm đánh giá thì nhà thầu không còn nghĩa vụ giữ giá. Từ chối khôi phục không bị coi là rút hồ sơ trong thời gian có hiệu lực (điểm a khoản 9 Điều 14 Luật), không bị đánh giá về uy tín theo khoản 1 Điều 20 Nghị định 214 (đã sửa đổi). Theo cách hiểu của chúng tôi, vì không bị xử lý vi phạm nên bảo đảm dự thầu của nhà thầu này không thuộc trường hợp bị giữ lại và phải được hoàn trả, giải tỏa. Thời hạn cụ thể khoản 33b không nêu; chủ đầu tư nên hoàn trả sớm, không muộn hơn mốc tại khoản 8 Điều 14 Luật.

Gia hạn và khôi phục hiệu lực khác nhau thế nào?

Bài học rút ra: khoản 33b là “lối thoát” khi đã lỡ để hồ sơ hết hạn, không phải lý do để bỏ qua việc theo dõi thời hạn. Gia hạn trước khi hết hiệu lực vẫn là cách làm chủ động và ít rủi ro nhất.

Gia hạn, khôi phục ở các bước sau đánh giá

Ngoài giai đoạn đánh giá, Điều 140 Nghị định 214 (đã sửa đổi) còn hai quy định về hiệu lực hồ sơ ở các bước sau, có từ bản gốc và vẫn giữ nguyên.

Thương thảo với nhà thầu xếp hạng tiếp theo (khoản 16 Điều 140). Với gói thầu áp dụng thương thảo hợp đồng, nếu nhà thầu xếp hạng thứ nhất không thương thảo, không ký biên bản hoặc thương thảo không thành công, chủ đầu tư có thể mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo. Trường hợp hồ sơ dự thầu của nhà thầu xếp hạng tiếp theo hết hiệu lực thì chủ đầu tư phải yêu cầu nhà thầu gia hạn hiệu lực hồ sơ dự thầu, bảo đảm dự thầu trước khi thương thảo. Nhà thầu được mời trong thời hạn còn hiệu lực mà không đến thương thảo hoặc không ký biên bản thương thảo thì không được hoàn trả bảo đảm dự thầu.

Mời nhà thầu xếp hạng sau vào hoàn thiện hợp đồng (khoản 19 Điều 140). Khi nhà thầu trúng thầu không hoàn thiện, không ký hợp đồng hoặc không còn đáp ứng năng lực theo khoản 2 Điều 66 Luật, chủ đầu tư hủy quyết định phê duyệt kết quả trước đó, mời nhà thầu xếp hạng thứ hai vào hoàn thiện hợp đồng, đồng thời yêu cầu nhà thầu này gia hạn hoặc khôi phục hiệu lực của hồ sơ dự thầu, biện pháp bảo đảm dự thầu (trong trường hợp hết thời gian có hiệu lực) với thời hạn hiệu lực mới tối thiểu là 30 ngày kể từ ngày dự kiến bắt đầu tiến hành hoàn thiện hợp đồng. Nhà thầu xếp hạng thứ hai không chấp thuận hoàn thiện hợp đồng hoặc không gia hạn, khôi phục theo yêu cầu thì chủ đầu tư mời nhà thầu xếp hạng thứ ba (nếu có) hoặc hủy thầu theo khoản 1 Điều 17 Luật.

Ô cuối cùng là điểm chủ đầu tư hay bỏ sót. Theo cách hiểu của chúng tôi, khoản 33b chỉ nói “trong quá trình đánh giá”; sau khi đã phê duyệt kết quả, nếu thời gian thẩm định, phê duyệt hoặc giải quyết kiến nghị làm hồ sơ của nhà thầu trúng thầu sắp hết hiệu lực, chủ đầu tư nên chủ động đề nghị gia hạn trước khi hết hạn để giữ ràng buộc của nhà thầu, thay vì chờ đến lúc phải tìm căn cứ xử lý.

Xử lý bảo đảm dự thầu khi gia hạn, khôi phục hoặc bị từ chối

Bảo đảm dự thầu luôn đi cùng hiệu lực hồ sơ. Gia hạn hoặc khôi phục hồ sơ mà quên bảo đảm dự thầu thì hồ sơ vẫn không đáp ứng. Chi tiết về mức nộp, nội dung thư, lỗi làm thư bảo lãnh không hợp lệ đã được Viện phân tích tại bài Bảo lãnh dự thầu: mức nộp, hiệu lực, trường hợp mất tiền; phần này chỉ tập trung vào việc gia hạn, khôi phục.

Khi nhà thầu đồng ý gia hạn

• Thời hạn: bảo đảm dự thầu phải có hiệu lực tối thiểu bằng hiệu lực hồ sơ sau gia hạn cộng 30 ngày (khoản 6 Điều 14 Luật; Mục 17.2 E-CDNT).
• Thư bảo lãnh bằng giấy: nhà thầu đề nghị ngân hàng, doanh nghiệp bảo hiểm phát hành văn bản sửa đổi, gia hạn hoặc thư bảo lãnh thay thế; bản scan được nộp theo yêu cầu của chủ đầu tư trên Hệ thống. Văn bản gia hạn phải đúng bên thụ hưởng, tên gói thầu, số E-TBMT, số thư bảo lãnh gốc và giá trị không thấp hơn.
• Bảo lãnh dự thầu điện tử: đề nghị phát hành, sửa đổi, gia hạn, giải tỏa bảo lãnh điện tử là văn bản điện tử trên Hệ thống (điểm n khoản 4 Điều 3 Thông tư 79/2025/TT-BTC); nhà thầu làm việc với tổ chức phát hành để gia hạn trên Hệ thống.
• Bảo đảm dưới 50 triệu đồng: nhà thầu không đính kèm thư bảo lãnh mà cam kết trong đơn dự thầu (Mục 18.8 E-CDNT). Theo cách hiểu của chúng tôi, khi gia hạn chỉ cần xác nhận gia hạn hiệu lực E-HSDT trên Hệ thống, vì cam kết gắn với E-HSDT; thư bảo lãnh, nếu có, chỉ phát sinh khi được mời đối chiếu tài liệu, với thời hạn theo thông báo mời đối chiếu.
• Liên danh: các thành viên phải dùng cùng thể thức bảo lãnh; mỗi thư bảo lãnh của thành viên đều phải được gia hạn. Bảo đảm của một thành viên không hợp lệ thì E-HSDT của cả liên danh không được xem xét tiếp (Mục 18.1 E-CDNT).

Khi khôi phục hiệu lực

Có hai khả năng. Nếu hồ sơ đã hết hiệu lực nhưng bảo đảm dự thầu vẫn còn trong 30 ngày “đệm”, nhà thầu chỉ cần gia hạn bảo đảm cho khớp với hiệu lực hồ sơ mới. Nếu cả bảo đảm cũng đã hết hiệu lực, thực tế ngân hàng thường không gia hạn một thư đã hết hạn mà phát hành thư bảo lãnh mới (hoặc văn bản tương đương theo quy định nội bộ của tổ chức phát hành). Theo cách hiểu của chúng tôi, thư mới phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu như thư ban đầu: đúng bên thụ hưởng, giá trị, đủ các cam kết theo Mẫu số 04A, 04B; ngày bắt đầu và ngày kết thúc hiệu lực ghi rõ để bao phủ toàn bộ thời gian hiệu lực hồ sơ đã khôi phục cộng 30 ngày.

Lưu ý: theo Mẫu số 04A, trường hợp nhà thầu không trúng thầu, bảo lãnh hết hiệu lực ngay khi ngân hàng nhận bản chụp thông báo kết quả hoặc 30 ngày kể từ ngày hết thời hạn hiệu lực của E-HSDT, tùy thời điểm nào đến trước. Vì vậy, khi hồ sơ đã hết hiệu lực quá 30 ngày, chủ đầu tư gần như không còn bảo đảm dự thầu nào trong tay, và khôi phục bảo đảm là điều kiện để tiếp tục đánh giá.

Khi nhà thầu từ chối

Văn bản, công văn gia hạn hiệu lực hồ sơ dự thầu: khung nội dung tham khảo

Theo các văn bản Viện đã đối chiếu (Luật Đấu thầu, Nghị định 214 (đã sửa đổi), Thông tư 79/2025/TT-BTC và mẫu E-HSMT kèm theo, Thông tư 134/2026/TT-BTC), không có mẫu văn bản đề nghị gia hạn hoặc khôi phục hiệu lực hồ sơ dự thầu được ban hành như một biểu mẫu bắt buộc. Khi đấu thầu qua mạng, đề nghị gia hạn và việc chấp thuận được thực hiện trên Hệ thống. Tuy vậy, chủ đầu tư thường vẫn ban hành công văn (hoặc nội dung đề nghị đính kèm trên Hệ thống) để lưu hồ sơ và để nhà thầu gửi ngân hàng. Khung nội dung dưới đây là gợi ý của Viện, anh/chị điều chỉnh theo quy chế của đơn vị.

Công văn của chủ đầu tư đề nghị gia hạn (hoặc khôi phục)

1. Trích yếu: “V/v đề nghị gia hạn hiệu lực hồ sơ dự thầu và bảo đảm dự thầu gói thầu …” (hoặc “khôi phục hiệu lực”).
2. Thông tin gói thầu: tên gói thầu, số E-TBMT, dự án/dự toán mua sắm, ngày có thời điểm đóng thầu.
3. Căn cứ: khoản 6 Điều 14 Luật Đấu thầu và Mục 17.2 E-CDNT (gia hạn); hoặc khoản 33b Điều 140 Nghị định 214 (đã sửa đổi) (khôi phục).
4. Lý do: nêu ngắn gọn, khách quan (ví dụ: đang làm rõ hồ sơ, đang giải quyết kiến nghị, chờ thẩm định).
5. Hiệu lực hiện tại: số ngày và ngày cuối cùng có hiệu lực theo E-HSMT.
6. Hiệu lực đề nghị: gia hạn thêm … ngày, đến hết ngày …/…/…; bảo đảm dự thầu có hiệu lực tối thiểu đến hết ngày …/…/… (bằng hiệu lực mới cộng 30 ngày).
7. Nguyên tắc: nhà thầu không được thay đổi bất kỳ nội dung nào của hồ sơ, trừ việc gia hạn hiệu lực bảo đảm dự thầu.
8. Thời hạn và cách phản hồi: chấp thuận hoặc không chấp thuận trên Hệ thống trước … giờ ngày …; kèm bản scan văn bản gia hạn bảo đảm (nếu bằng giấy).
9. Hệ quả: không chấp thuận gia hạn thì hồ sơ không còn giá trị và bị loại, bảo đảm dự thầu được hoàn trả, giải tỏa theo quy định; với khôi phục, nêu rõ hồ sơ không được tiếp tục xem xét, đánh giá.
10. Đầu mối liên hệ của chủ đầu tư, bên mời thầu.

Văn bản trả lời của nhà thầu

1. Xác nhận đồng ý (hoặc không đồng ý) gia hạn, khôi phục hiệu lực hồ sơ dự thầu đến hết ngày …/…/….
2. Cam kết giữ nguyên toàn bộ nội dung hồ sơ dự thầu đã nộp, kể cả giá dự thầu và giá trị giảm giá (nếu có).
3. Thông tin bảo đảm dự thầu đã gia hạn: số thư bảo lãnh, tổ chức phát hành, giá trị, ngày hết hiệu lực mới; đính kèm bản scan.
4. Với liên danh: xác nhận của tất cả thành viên hoặc thành viên đứng đầu theo phân công trong thỏa thuận liên danh, kèm văn bản gia hạn bảo lãnh của từng thành viên.
5. Người ký là đại diện hợp pháp của nhà thầu (hoặc người được ủy quyền hợp lệ).

Không nên đưa vào văn bản trả lời bất kỳ điều kiện nào (đề nghị điều chỉnh giá, đổi hàng, đổi nhân sự, kéo dài tiến độ). Một văn bản “đồng ý gia hạn với điều kiện…” rất dễ bị coi là không chấp thuận.

Thao tác gia hạn hiệu lực hồ sơ dự thầu qua mạng

Mục 17.2 E-CDNT quy định việc đề nghị gia hạn và chấp thuận hoặc không chấp thuận gia hạn được thực hiện trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Điều 19 Thông tư 79/2025/TT-BTC quy định việc hủy, gia hạn, sửa đổi thông tin đã đăng tải thực hiện theo Hướng dẫn sử dụng. Tên chức năng, vị trí nút bấm có thể thay đổi theo phiên bản Hệ thống, vì vậy Viện chỉ nêu trình tự nghiệp vụ; khi thao tác, anh/chị đối chiếu Hướng dẫn sử dụng hiện hành trên Hệ thống.

Phía chủ đầu tư, bên mời thầu

1. Lập bảng theo dõi ngày hết hiệu lực hồ sơ và bảo đảm dự thầu của từng nhà thầu ngay sau khi có biên bản mở thầu.
2. Khi dự báo đánh giá không kịp, trình người có trách nhiệm quyết định thời hạn gia hạn; ban hành công văn (nếu đơn vị có quy chế).
3. Tạo yêu cầu gia hạn hiệu lực E-HSDT trên Hệ thống đối với gói thầu, nêu thời hạn mới, yêu cầu gia hạn bảo đảm tương ứng và thời hạn phản hồi.
4. Theo dõi trạng thái phản hồi của từng nhà thầu; tải và lưu văn bản gia hạn bảo đảm.
5. Kiểm tra văn bản gia hạn bảo đảm: bên thụ hưởng, giá trị, số thư gốc, ngày hết hiệu lực mới, chữ ký.
6. Ghi nhận kết quả gia hạn vào báo cáo đánh giá: nhà thầu nào chấp thuận, nhà thầu nào không và xử lý tương ứng.

Phía nhà thầu

1. Theo dõi thông báo của gói thầu trên Hệ thống sau khi nộp E-HSDT, kể cả khi chưa có kết quả.
2. Khi nhận đề nghị, đánh giá lại giá vật tư, năng lực thực hiện, hạn mức bảo lãnh để quyết định.
3. Nếu đồng ý: làm việc với ngân hàng gia hạn bảo lãnh trước, rồi mới xác nhận chấp thuận trên Hệ thống kèm tài liệu gia hạn.
4. Nếu không đồng ý: xác nhận không chấp thuận trên Hệ thống trong thời hạn; theo dõi việc hoàn trả, giải tỏa bảo đảm.
5. Lưu toàn bộ bằng chứng thao tác (ảnh chụp màn hình trạng thái, thời điểm xác nhận) phòng khi có tranh chấp, kiến nghị.

Gia hạn hiệu lực hồ sơ dự thầu khác gia hạn thời điểm đóng thầu

Hai việc này hay bị nhầm vì cùng dùng chữ “gia hạn”. Gia hạn thời điểm đóng thầu xảy ra trước khi đóng thầu, chủ đầu tư thực hiện bằng cách sửa đổi E-TBMT (Mục 19.2 E-CDNT), và khi đó mọi trách nhiệm của chủ đầu tư và nhà thầu theo thời điểm đóng thầu cũ được thay đổi theo thời điểm mới, kể cả mốc bắt đầu tính hiệu lực hồ sơ và bảo đảm dự thầu. Gia hạn hiệu lực hồ sơ dự thầu xảy ra sau khi đóng thầu, không làm thay đổi ngày đóng thầu mà chỉ kéo dài ngày cuối cùng hồ sơ có hiệu lực. Quy trình sửa đổi, gia hạn E-HSMT trước đóng thầu được trình bày tại bài Sửa đổi, làm rõ và gia hạn E-HSMT.

Góc chủ đầu tư, tổ chuyên gia: phòng ngừa hồ sơ hết hiệu lực

Phần lớn trường hợp hồ sơ hết hiệu lực xuất phát từ việc không ai được giao theo dõi thời hạn. Một số nguyên nhân thường gặp làm đánh giá kéo dài và cách phòng:

• Làm rõ hồ sơ nhiều vòng: mỗi vòng làm rõ cần thời gian để nhà thầu trả lời. Nên gom câu hỏi, gửi một lần đầy đủ.
• Kiến nghị trong quá trình lựa chọn nhà thầu: chủ đầu tư có 07 ngày làm việc để giải quyết; nếu nhà thầu tiếp tục kiến nghị lên người có thẩm quyền thì thêm 05 ngày làm việc để gửi đơn và 07 ngày làm việc để giải quyết (điểm a khoản 1 Điều 138 Nghị định 214, được sửa đổi bởi Nghị định 349). Với kiến nghị về kết quả gửi Hội đồng giải quyết kiến nghị, Hội đồng có thể kéo dài tối đa 10 ngày đối với kiến nghị phức tạp (khoản 8 Điều 138 mới). Xem bài Kiến nghị trong đấu thầu qua mạng.
• Giá dự thầu thấp khác thường: phải yêu cầu nhà thầu giải thích, làm rõ chi phí cấu thành (khoản 11 Điều 140).
• Thay đổi nhân sự tổ chuyên gia: nên dự phòng thành viên ngay từ quyết định thành lập tổ chuyên gia.
• Đình chỉ cuộc thầu: khi có dấu hiệu vi phạm, người có thẩm quyền có thể đình chỉ cuộc thầu để tạm dừng các hoạt động lựa chọn nhà thầu (điểm a khoản 1 Điều 18 Luật). Theo cách hiểu của chúng tôi, văn bản không có quy định tạm dừng tính hiệu lực hồ sơ trong thời gian đình chỉ, nên thời gian này vẫn “ăn” vào hiệu lực hồ sơ.

Ba việc cần làm ngay khi mở thầu: (1) lập bảng mốc hiệu lực hồ sơ và bảo đảm của từng nhà thầu; (2) đặt nhắc việc trước ngày hết hiệu lực hồ sơ 10–15 ngày; (3) ghi vào biên bản họp tổ chuyên gia mỗi lần rà soát tiến độ so với hiệu lực hồ sơ. Khi dự báo không kịp, đề nghị gia hạn ngay, không chờ đến khi phải áp dụng khoản 33b.

Góc nhà thầu: nên đồng ý hay từ chối?

Câu hỏi này không có đáp án chung. Nhà thầu nên cân nhắc bốn yếu tố:

1. Biến động chi phí: tính lại giá vật tư, nhân công, tỷ giá đến thời điểm dự kiến thực hiện hợp đồng. Nếu chênh lệch vượt mức dự phòng trong giá dự thầu, cân nhắc từ chối.
2. Hạn mức bảo lãnh: gia hạn bảo lãnh dự thầu chiếm hạn mức lâu hơn; nếu trúng thầu còn phải có bảo lãnh thực hiện hợp đồng.
3. Năng lực tại thời điểm thực hiện: nhân sự chủ chốt, thiết bị đã đề xuất có còn bố trí được không; với gói xây lắp, PC, phần xây lắp của gói EC đấu thầu trong nước, không bố trí được theo cam kết trong đơn dự thầu là hành vi bị đánh giá về uy tín (điểm i khoản 1 Điều 20).
4. Vị trí xếp hạng dự kiến: nếu đã biết khả năng trúng thấp, việc gia hạn chủ yếu là chi phí.

Một khi đã đồng ý, nhà thầu phải xác định sẽ đi đến cùng: đối chiếu tài liệu, hoàn thiện và ký hợp đồng nếu trúng thầu. Đồng ý gia hạn cho “giữ chỗ” rồi bỏ ngang là phương án tốn kém nhất.

16 tình huống gia hạn, khôi phục hiệu lực hồ sơ dự thầu và cách xử lý

Các tình huống dưới đây dùng số liệu minh họa, ngày tháng đã được tính theo khoản 32 Điều 4 Luật (ngày đóng thầu là ngày thứ nhất). Khi áp dụng cho gói thầu cụ thể, anh/chị đối chiếu E-HSMT (E-CDNT, E-BDL) đã phát hành.

Nhóm 1 — Tính mốc và theo dõi thời hạn

Tình huống 1: Lập bảng mốc cho gói xây lắp 90 ngày

Bối cảnh: Gói thầu xây lắp trụ sở xã, giá gói thầu 18 tỷ đồng, đấu thầu rộng rãi qua mạng. Thời điểm đóng thầu 9 giờ 00 ngày 05/10/2026, E-BDL quy định hiệu lực E-HSDT 90 ngày, bảo đảm dự thầu 120 ngày. Có 4 nhà thầu nộp hồ sơ. Tổ trưởng tổ chuyên gia hỏi: hồ sơ hết hiệu lực ngày nào, khi nào phải đề nghị gia hạn?

Cách xử lý: Ngày 05/10/2026 là ngày thứ nhất (khoản 32 Điều 4 Luật), nên ngày cuối cùng hồ sơ có hiệu lực là 02/01/2027, ngày cuối cùng bảo đảm có hiệu lực là 01/02/2027 (khoản 5 Điều 14 Luật; Mục 18.2 E-CDNT). Ngày 02/01/2027 là thứ Bảy; văn bản không có quy định lùi sang ngày làm việc tiếp theo, nên theo cách hiểu của chúng tôi, phải xem thứ Bảy là ngày cuối cùng. Tổ chuyên gia đặt nhắc việc ngày 18/12/2026. Nếu đến ngày này chưa trình được báo cáo đánh giá, chủ đầu tư đề nghị gia hạn, ví dụ thêm 45 ngày: hồ sơ có hiệu lực đến 16/02/2027, bảo đảm dự thầu tối thiểu đến 18/3/2027.

Tình huống 2: Ngân hàng gia hạn bảo lãnh nhưng quên cộng 30 ngày

Bối cảnh: Gói mua sắm hàng hóa đóng thầu ngày 12/10/2026, hiệu lực E-HSDT 60 ngày (đến 10/12/2026), bảo đảm 90 ngày (đến 09/01/2027). Chủ đầu tư đề nghị gia hạn thêm 30 ngày. Nhà thầu M nộp văn bản của ngân hàng gia hạn bảo lãnh “đến hết ngày 09/01/2027, bằng thời hạn hiệu lực mới của E-HSDT”.

Cách xử lý: Văn bản này thực chất không gia hạn gì cả: 09/01/2027 chính là ngày hết hiệu lực ban đầu của bảo lãnh. Mục 17.2 E-CDNT yêu cầu bảo đảm dự thầu bằng thời gian hiệu lực E-HSDT sau gia hạn cộng thêm 30 ngày, tức tối thiểu đến 08/02/2027. Chủ đầu tư thông báo cho M bổ sung văn bản gia hạn đúng trong thời hạn phản hồi. Theo cách hiểu của chúng tôi, nếu hết thời hạn mà M không bổ sung thì M không đáp ứng yêu cầu gia hạn tương ứng bảo đảm dự thầu theo khoản 6 Điều 14 Luật và được xử lý như không chấp thuận gia hạn. Phía nhà thầu, khi gửi đề nghị cho ngân hàng, nên ghi sẵn ngày hết hiệu lực mong muốn thay vì ghi số ngày.

Tình huống 3: Kiến nghị làm việc đánh giá kéo dài

Bối cảnh: Gói dịch vụ vệ sinh trụ sở đóng thầu ngày 14/9/2026, hiệu lực hồ sơ 60 ngày (đến 12/11/2026). Ngày 26/10/2026, nhà thầu C gửi kiến nghị về quá trình lựa chọn nhà thầu. Tổ chuyên gia định chờ giải quyết xong kiến nghị rồi mới tính chuyện gia hạn.

Cách xử lý: Chủ đầu tư có 07 ngày làm việc để giải quyết (đến 04/11/2026). Nếu C không đồng ý, C có 05 ngày làm việc để gửi đơn lên người có thẩm quyền (đến 11/11/2026) và người có thẩm quyền có 07 ngày làm việc để giải quyết (có thể đến 20/11/2026) theo điểm a khoản 1 Điều 138 Nghị định 214 (đã sửa đổi). Kịch bản xấu nhất đã vượt ngày 12/11/2026. Chủ đầu tư nên đề nghị gia hạn ngay trong tuần nhận kiến nghị, ví dụ thêm 45 ngày (hồ sơ đến 27/12/2026, bảo đảm đến 26/01/2027), thay vì để hồ sơ hết hiệu lực rồi mới khôi phục.

Nhóm 2 — Gia hạn khi hồ sơ còn hiệu lực

Tình huống 4: Đồng ý gia hạn “với điều kiện được tăng giá 3%”

Bối cảnh: Gói mua sắm thiết bị phòng học. Chủ đầu tư đề nghị gia hạn hiệu lực E-HSDT thêm 30 ngày. Nhà thầu D trả lời: “đồng ý gia hạn với điều kiện được điều chỉnh tăng 3% đơn giá do biến động tỷ giá”.

Cách xử lý: Nhà thầu gia hạn không được thay đổi nội dung hồ sơ dự thầu đã nộp (khoản 6 Điều 14 Luật), không được thay đổi bất kỳ nội dung nào trừ việc gia hạn bảo đảm (Mục 17.2 E-CDNT). Đề xuất tăng giá không được xem xét. Chủ đầu tư nên có văn bản đề nghị D xác nhận lại là chấp thuận gia hạn không kèm điều kiện. Theo cách hiểu của chúng tôi, nếu D giữ điều kiện thì đây không phải là chấp thuận gia hạn; hồ sơ của D không còn giá trị và bị loại, bảo đảm dự thầu được hoàn trả trong 14 ngày.

Tình huống 5: Nhà thầu xếp thứ nhất từ chối gia hạn vì giá vật tư

Bối cảnh: Gói xây lắp có 3 nhà thầu E, F, G; E đang có giá thấp nhất. Chủ đầu tư đề nghị gia hạn thêm 30 ngày; ngày 20/11/2026 nhận văn bản từ chối của E vì giá thép tăng. F và G đồng ý. Ban quản lý dự án lo ngại phải giữ bảo đảm dự thầu của E và hỏi có đăng tải E vào danh sách vi phạm uy tín không.

Cách xử lý: Hồ sơ của E không còn giá trị và bị loại; chủ đầu tư phải hoàn trả hoặc giải tỏa bảo đảm dự thầu của E chậm nhất ngày 04/12/2026, tức 14 ngày kể từ ngày nhận văn bản từ chối (khoản 6 Điều 14 Luật). Từ chối gia hạn không thuộc hành vi bị đánh giá uy tín tại khoản 1 Điều 20 Nghị định 214 (đã sửa đổi), nên không đăng tải. Tổ chuyên gia tiếp tục đánh giá F và G. Theo cách hiểu của chúng tôi, nếu cả ba nhà thầu cùng từ chối, không còn hồ sơ nào đáp ứng và chủ đầu tư xem xét hủy thầu theo điểm a khoản 1 Điều 17 Luật; quy trình hủy thầu xem bài Hủy thầu: 5 trường hợp, ai quyết định.

Tình huống 6: Nhà thầu im lặng, không phản hồi trên Hệ thống

Bối cảnh: Gói xây lắp đóng thầu ngày 19/10/2026, hiệu lực 90 ngày (đến 16/01/2027). Chủ đầu tư đề nghị gia hạn thêm 30 ngày (đến 15/02/2027, bảo đảm đến 17/3/2027), hạn phản hồi 10/01/2027. Nhà thầu H không xác nhận chấp thuận cũng không từ chối.

Cách xử lý: Mục 17.2 E-CDNT chỉ quy định việc chấp thuận hoặc không chấp thuận được thực hiện trên Hệ thống; văn bản không nói im lặng được hiểu thế nào. Theo cách hiểu của chúng tôi, im lặng không phải là chấp thuận: đến hết ngày 16/01/2027, hồ sơ của H hết hiệu lực. Nếu việc đánh giá vẫn đang diễn ra, chủ đầu tư có thể yêu cầu H khôi phục hiệu lực theo khoản 33b Điều 140; H không chấp thuận thì hồ sơ không được tiếp tục xem xét. Để tránh tranh cãi, công văn đề nghị gia hạn nên ghi rõ: “quá thời hạn trên mà nhà thầu không xác nhận chấp thuận thì được xem là không chấp thuận gia hạn”.

Tình huống 7: Liên danh, một thành viên không gia hạn được bảo lãnh

Bối cảnh: Gói xây lắp giá 20 tỷ đồng, bảo đảm dự thầu 1% là 200 triệu đồng. Liên danh K + L, mỗi thành viên tự thực hiện bảo đảm: K 120 triệu đồng, L 80 triệu đồng. Khi được đề nghị gia hạn, K gia hạn được, còn ngân hàng của L từ chối vì L hết hạn mức.

Cách xử lý: Bảo đảm của L sau ngày hết hạn cũ không còn đáp ứng thời hạn mới; theo Mục 18.1 E-CDNT, bảo đảm của một thành viên không hợp lệ thì E-HSDT của cả liên danh không được xem xét, đánh giá tiếp. Theo cách hiểu của chúng tôi, liên danh được xem như không đáp ứng yêu cầu gia hạn tương ứng bảo đảm dự thầu. Việc K phát hành thêm bảo lãnh thay cho phần của L có thể bị xem là thay đổi phân công trách nhiệm trong thỏa thuận liên danh (một phần của hồ sơ dự thầu); liên danh nên hỏi ý kiến chủ đầu tư bằng văn bản trước khi làm. Bài học: thỏa thuận liên danh nên quy định cả trách nhiệm gia hạn bảo đảm.

Tình huống 8: Gói tư vấn giám sát không có bảo đảm dự thầu

Bối cảnh: Gói tư vấn giám sát thi công đấu thầu rộng rãi qua mạng, một giai đoạn hai túi hồ sơ, hiệu lực E-HSDT 90 ngày. Chủ đầu tư soạn công văn gia hạn theo mẫu của gói xây lắp, có đoạn yêu cầu gia hạn bảo đảm dự thầu.

Cách xử lý: Khoản 2 Điều 14 Luật chỉ áp dụng bảo đảm dự thầu cho gói thầu phi tư vấn, hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp; gói thầu tư vấn không có bảo đảm dự thầu. Đề nghị gia hạn chỉ áp dụng với hiệu lực E-HSDT (bao gồm cả hồ sơ đề xuất kỹ thuật và hồ sơ đề xuất tài chính). Chủ đầu tư bỏ đoạn yêu cầu bảo đảm để tránh nhà thầu hiểu nhầm. Nhà thầu tư vấn từ chối gia hạn thì hồ sơ không còn giá trị và bị loại, không có hệ quả tài chính.

Nhóm 3 — Khôi phục hiệu lực theo khoản 33b Điều 140

Tình huống 9: Hồ sơ đã hết hiệu lực nhưng bảo đảm còn hiệu lực

Bối cảnh: Gói mua sắm thiết bị văn phòng 6 tỷ đồng, đóng thầu ngày 14/9/2026, hiệu lực hồ sơ 60 ngày (đến 12/11/2026), bảo đảm 90 ngày (đến 12/12/2026). Ngày 20/11/2026, khi chuẩn bị trình báo cáo, tổ chuyên gia mới phát hiện hồ sơ của cả 5 nhà thầu đã hết hiệu lực 8 ngày.

Cách xử lý: Đúng phạm vi khoản 33b Điều 140: đang đánh giá, hồ sơ hết hiệu lực vì đánh giá kéo dài. Chủ đầu tư có văn bản yêu cầu các nhà thầu khôi phục hiệu lực hồ sơ, ví dụ đến hết ngày 31/12/2026, và bảo đảm dự thầu tương ứng. Khoản 33b không nêu thời hạn bảo đảm sau khôi phục; theo cách hiểu của chúng tôi, nên giữ nguyên tắc cộng 30 ngày của khoản 5 Điều 14 Luật, tức bảo đảm tối thiểu đến 30/01/2027. Vì bảo lãnh vẫn còn hiệu lực đến 12/12/2026, nhà thầu chỉ cần đề nghị ngân hàng gia hạn thư hiện có. Chủ đầu tư ghi rõ sự việc vào báo cáo đánh giá.

Tình huống 10: Cả hồ sơ và bảo lãnh đều đã hết hiệu lực

Bối cảnh: Gói xây lắp đóng thầu ngày 19/10/2026, hiệu lực hồ sơ 45 ngày (đến 02/12/2026), bảo đảm 75 ngày (đến 01/01/2027). Do thay hai thành viên tổ chuyên gia và làm rõ nhiều vòng, ngày 08/01/2027 chủ đầu tư mới yêu cầu khôi phục hiệu lực đến hết ngày 28/02/2027.

Cách xử lý: Chủ đầu tư được yêu cầu khôi phục cả hồ sơ và bảo đảm dự thầu (khoản 33b Điều 140). Với bảo lãnh đã hết hạn, thực tế nhà thầu phải đề nghị ngân hàng phát hành thư bảo lãnh mới. Theo cách hiểu của chúng tôi, thư mới phải đáp ứng đủ các yêu cầu như thư ban đầu (bên thụ hưởng, giá trị, đủ cam kết theo Mẫu số 04A, chữ ký hợp lệ) và có hiệu lực bao phủ tối thiểu đến 30/3/2027 (28/02/2027 cộng 30 ngày). Chủ đầu tư kiểm tra thư mới như kiểm tra tính hợp lệ của bảo đảm ban đầu (điểm d khoản 3 Điều 26 Nghị định 214 (đã sửa đổi); Mục 18.3 E-CDNT). Nhà thầu đồng ý khôi phục nhưng không nộp được bảo lãnh mới trong thời hạn thì được xử lý như không chấp thuận khôi phục bảo đảm.

Tình huống 11: Nhà thầu từ chối khôi phục, chủ đầu tư muốn giữ bảo đảm

Bối cảnh: Tiếp tình huống 9, nhà thầu N2 (đang xếp thứ nhất) từ chối khôi phục vì đã nhận gói thầu khác, không còn năng lực thực hiện. Một thành viên ban quản lý dự án đề xuất giữ bảo đảm dự thầu và đăng tải N2 vì “bỏ thầu”.

Cách xử lý: Khoản 33b Điều 140 quy định rõ: nhà thầu không chấp thuận hoặc từ chối khôi phục thì hồ sơ không được tiếp tục xem xét, đánh giá và không bị xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật về đấu thầu. Đề xuất giữ bảo đảm, đăng tải uy tín là không có căn cứ. Hồ sơ đã hết hiệu lực từ 12/11/2026 nên cũng không thể coi là rút hồ sơ trong thời gian có hiệu lực. Theo cách hiểu của chúng tôi, bảo đảm dự thầu của N2 được hoàn trả, giải tỏa sớm, không muộn hơn thời hạn tại khoản 8 Điều 14 Luật. Tổ chuyên gia tiếp tục đánh giá các nhà thầu đã khôi phục.

Tình huống 12: Gói thầu phát hành E-HSMT trước ngày 09/9/2026

Bối cảnh: Gói mua sắm phát hành E-HSMT ngày 18/8/2026, đóng thầu ngày 03/9/2026, hiệu lực hồ sơ 45 ngày (đến 17/10/2026), bảo đảm 75 ngày (đến 16/11/2026). Ngày 22/10/2026 vẫn chưa đánh giá xong. Chủ đầu tư băn khoăn vì gói thầu “theo quy định cũ”.

Cách xử lý: Điểm a khoản 2 Điều 27 Nghị định 349 cho phép gói thầu đã phát hành hồ sơ trước 09/9/2026 tiếp tục thực hiện theo quy định trước đó nhưng được áp dụng Điều 16 Nghị định 349, tức được áp dụng khoản 33b Điều 140. Chủ đầu tư yêu cầu khôi phục hiệu lực hồ sơ, ví dụ đến hết ngày 30/11/2026, và gia hạn bảo đảm (còn hiệu lực đến 16/11/2026) tối thiểu đến 30/12/2026 theo nguyên tắc cộng 30 ngày.

Tình huống 13: Khôi phục hiệu lực kèm “tự nguyện giảm giá” hoặc đổi hàng hóa

Bối cảnh: Khi được yêu cầu khôi phục, nhà thầu P (xếp thứ hai) gửi văn bản đồng ý khôi phục và “tự nguyện giảm giá thêm 2%”; nhà thầu R đồng ý khôi phục nhưng xin thay một model máy in đã ngừng sản xuất bằng model mới tương đương.

Cách xử lý: Khoản 33b không nhắc lại câu “không được thay đổi nội dung”, nhưng theo cách hiểu của chúng tôi, khôi phục là làm cho chính hồ sơ đã nộp có hiệu lực trở lại, không phải cơ hội nộp hồ sơ mới; nguyên tắc tại khoản 6 Điều 14 Luật và Mục 17.2 E-CDNT vẫn cần được tôn trọng để bảo đảm công bằng. Phần giảm giá thêm của P không được xem xét. Đề nghị đổi model của R cũng không được chấp nhận qua thủ tục khôi phục; khoản 33a Điều 140 (bổ sung, thay thế hàng hóa không quá 1% giá gói thầu) chỉ áp dụng khi gói thầu có một nhà thầu tham dự và hàng hóa là vật tư, thiết bị thông thường, thông dụng. Hai nhà thầu cần xác nhận khôi phục không kèm điều kiện.

Tình huống 14: Chỉ định thầu thông thường, hồ sơ đề xuất hết hiệu lực

Bối cảnh: Gói xây lắp 4,5 tỷ đồng thuộc dự án đầu tư công, áp dụng chỉ định thầu theo quy trình thông thường (trong hạn mức không quá 05 tỷ đồng tại khoản 4 Điều 78 Nghị định 214 (đã sửa đổi)). Hồ sơ yêu cầu quy định hiệu lực hồ sơ đề xuất 30 ngày. Việc đánh giá, thương thảo kéo dài khiến hồ sơ đề xuất hết hiệu lực.

Cách xử lý: Khoản 33b áp dụng cho cả “hồ sơ đề xuất”. Chủ đầu tư yêu cầu nhà thầu khôi phục hiệu lực hồ sơ đề xuất. Chỉ định thầu không thuộc các trường hợp áp dụng bảo đảm dự thầu tại khoản 2 Điều 14 Luật, nên chỉ khôi phục hồ sơ. Nhà thầu từ chối thì hồ sơ không được tiếp tục xem xét và nhà thầu không bị xử lý vi phạm; chủ đầu tư xem xét phương án lựa chọn nhà thầu khác theo quy định.

Nhóm 4 — Sau khi có kết quả đánh giá

Tình huống 15: Mời nhà thầu xếp thứ hai vào hoàn thiện hợp đồng

Bối cảnh: Gói xây lắp đóng thầu ngày 02/11/2026, hiệu lực hồ sơ 120 ngày (đến 01/3/2027), bảo đảm 150 ngày (đến 31/3/2027). Nhà thầu trúng thầu từ chối hoàn thiện hợp đồng. Chủ đầu tư hủy quyết định phê duyệt kết quả, dự kiến bắt đầu hoàn thiện hợp đồng với nhà thầu xếp thứ hai từ ngày 15/02/2027.

Cách xử lý: Khoản 19 Điều 140 yêu cầu nhà thầu xếp thứ hai gia hạn (hoặc khôi phục nếu đã hết) hiệu lực hồ sơ và bảo đảm dự thầu với thời hạn hiệu lực mới tối thiểu 30 ngày kể từ ngày dự kiến bắt đầu hoàn thiện hợp đồng. Hồ sơ hiện chỉ còn hiệu lực đến 01/3/2027, chưa đủ. Nếu tính ngày 15/02/2027 là ngày thứ nhất thì mốc tối thiểu là 16/3/2027; để tránh tranh cãi về cách đếm, chủ đầu tư nên yêu cầu ghi một ngày cụ thể từ 17/3/2027 trở đi. Bảo đảm hiện có đến 31/3/2027 đã dài hơn 30 ngày, nhưng theo cách hiểu của chúng tôi, nên yêu cầu bảo đảm tối thiểu bằng hiệu lực hồ sơ mới cộng 30 ngày (ví dụ hồ sơ đến 17/3/2027 thì bảo đảm đến 16/4/2027). Nhà thầu xếp thứ hai không chấp thuận thì chủ đầu tư mời nhà thầu xếp thứ ba (nếu có) hoặc hủy thầu (điểm b, c khoản 19).

Tình huống 16: Đồng ý gia hạn rồi từ chối hoàn thiện hợp đồng

Bối cảnh: Nhà thầu Q đồng ý gia hạn hiệu lực hồ sơ và bảo lãnh dự thầu 150 triệu đồng thêm 45 ngày để “giữ cơ hội”. Sau đó Q trúng thầu, nhận thông báo trúng thầu nhưng từ chối hoàn thiện hợp đồng vì giá thép đã tăng 12%.

Cách xử lý: Hồ sơ của Q vẫn trong thời gian có hiệu lực đã được gia hạn. Q không được hoàn trả bảo đảm dự thầu (điểm đ khoản 9 Điều 14 Luật; khoản 3 Điều 34 Nghị định 214 (đã sửa đổi)) và bị đánh giá về uy tín (điểm c khoản 1 Điều 20), trừ trường hợp bất khả kháng hoặc chủ đầu tư đưa ra yêu cầu khi hoàn thiện hợp đồng không phù hợp với hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu (khoản 4 Điều 34). Với dự án dùng vốn ngân sách nhà nước, khoản thu từ bảo đảm không được hoàn trả nộp vào ngân sách nhà nước (điểm a khoản 10 Điều 14 Luật). So sánh với tình huống 5: nếu Q từ chối ngay khi được đề nghị gia hạn, Q không mất đồng nào và không bị đánh giá uy tín.

Checklist gia hạn hiệu lực hồ sơ dự thầu

Dành cho chủ đầu tư, tổ chuyên gia

• Đã lập bảng ngày hết hiệu lực hồ sơ và bảo đảm của từng nhà thầu ngay sau mở thầu, tính ngày đóng thầu là ngày thứ nhất.
• Đã đặt nhắc việc trước ngày hết hiệu lực 10–15 ngày.
• Đề nghị gia hạn gửi đồng loạt cho các nhà thầu còn được xem xét, cùng một thời hạn mới.
• Đề nghị ghi ngày cụ thể cho hiệu lực hồ sơ và bảo đảm (hồ sơ + 30 ngày), thời hạn phản hồi và hệ quả khi không phản hồi.
• Gói thầu tư vấn, chỉ định thầu: không yêu cầu gia hạn bảo đảm dự thầu.
• Kiểm tra văn bản gia hạn bảo đảm: bên thụ hưởng, giá trị, số thư gốc, ngày hết hạn, chữ ký.
• Nhà thầu từ chối gia hạn: hoàn trả, giải tỏa bảo đảm trong 14 ngày kể từ ngày nhận văn bản từ chối; không đăng tải uy tín.
• Hồ sơ đã hết hiệu lực trong quá trình đánh giá: áp dụng khoản 33b, yêu cầu khôi phục hồ sơ và bảo đảm tương ứng.
• Mời nhà thầu xếp hạng sau: hiệu lực mới tối thiểu 30 ngày kể từ ngày dự kiến bắt đầu hoàn thiện hợp đồng.
• Ghi toàn bộ diễn biến gia hạn, khôi phục vào báo cáo đánh giá và hồ sơ lưu.

Dành cho nhà thầu

• Theo dõi thông báo của gói thầu trên Hệ thống cho đến khi có kết quả.
• Tính lại chi phí, năng lực, hạn mức bảo lãnh trước khi trả lời.
• Làm việc với ngân hàng trước, ghi rõ ngày hết hiệu lực mới (hồ sơ mới + 30 ngày).
• Trả lời không kèm điều kiện; không đề xuất giảm giá, đổi hàng, đổi nhân sự.
• Liên danh: tất cả thành viên cùng gia hạn, cùng thể thức bảo lãnh.
• Đã đồng ý thì chuẩn bị sẵn sàng đối chiếu tài liệu, hoàn thiện và ký hợp đồng.
• Lưu ảnh chụp trạng thái xác nhận trên Hệ thống và văn bản của ngân hàng.

Những sai lầm thường gặp

1. Tính ngày từ hôm sau ngày đóng thầu, làm hồ sơ “dư” một ngày trên giấy và gia hạn trễ một ngày trên thực tế.
2. Gia hạn hồ sơ mà quên bảo đảm dự thầu, hoặc gia hạn bảo đảm bằng đúng hiệu lực hồ sơ mới mà không cộng 30 ngày.
3. Chờ hồ sơ hết hiệu lực rồi mới xử lý, coi khoản 33b là thủ tục thay thế cho việc gia hạn đúng hạn.
4. Chỉ đề nghị gia hạn với nhà thầu xếp thứ nhất, để hồ sơ của các nhà thầu khác hết hiệu lực; khi nhà thầu thứ nhất bị loại thì không còn ai để xét tiếp.
5. Chấp nhận văn bản gia hạn kèm điều kiện như điều chỉnh giá, đổi hàng hóa.
6. Giữ bảo đảm dự thầu của nhà thầu từ chối gia hạn hoặc từ chối khôi phục, hoặc đăng tải họ vào danh sách vi phạm uy tín.
7. Yêu cầu gia hạn bảo đảm dự thầu đối với gói thầu tư vấn, chỉ định thầu.
8. Nhầm gia hạn thời điểm đóng thầu với gia hạn hiệu lực hồ sơ dự thầu, quên soát lại ngày bắt đầu tính hiệu lực bảo lãnh khi đóng thầu bị lùi.
9. Nhà thầu đồng ý gia hạn để “giữ chỗ” rồi bỏ ngang khi trúng thầu, dẫn đến mất bảo đảm và bị đánh giá uy tín.
10. Không lưu bằng chứng thao tác trên Hệ thống và văn bản gia hạn của ngân hàng.

Bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu cập nhật Nghị định 349/2026/NĐ-CP

Quản lý hiệu lực hồ sơ dự thầu là kỹ năng nhỏ nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả lựa chọn nhà thầu và trách nhiệm của chủ đầu tư, tổ chuyên gia. Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ tổ chức các khóa đấu thầu cơ bản và đấu thầu qua mạng, cập nhật Luật Đấu thầu sửa đổi, Nghị định 214/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP) và Thông tư 79/2025/TT-BTC, với phần thực hành tình huống trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Các đơn vị có thể đăng ký khóa học đấu thầu theo lịch chung hoặc tổ chức đào tạo đấu thầu tại đơn vị; doanh nghiệp cần hỗ trợ hồ sơ có thể tham khảo dịch vụ tư vấn hồ sơ đấu thầu.

Sau khi hoàn thành khóa học, học viên được cấp chứng nhận hoàn thành khóa học theo tên khóa học đã tham gia. Chứng nhận hoàn thành khóa học không phải chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu; chứng chỉ này do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định hiện hành.

Cần bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu cho Ban quản lý dự án, tổ chuyên gia hoặc doanh nghiệp? Viện hỗ trợ học trực tiếp, học online và tổ chức đào tạo tại đơn vị, bám theo văn bản quy phạm pháp luật hiện hành.

VIỆN NGHIÊN CỨU ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ

• Hotline / Zalo: 0904 889 859 (Ms. Hoa)
• Email: daotao@viendaotaocanbo.edu.vn
• Địa chỉ: BT164 Central St, Khu Sunrise L, KDT The Manor Central Park, Phường Định Công, TP. Hà Nội
• Website: https://viendaotaocanbo.edu.vn

Văn bản sử dụng trong bài

• Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15, văn bản hợp nhất (đã gồm Luật số 57/2024/QH15, 90/2025/QH15, 116/2025/QH15, 133/2025/QH15, 142/2025/QH15) — khoản 32 Điều 4; khoản 2, 5, 6, 8, 9, 10 Điều 14; khoản 1 Điều 17; điểm a khoản 1 Điều 18; khoản 5 Điều 39.
• Nghị định 214/2025/NĐ-CP ngày 04/8/2025 (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 165/2026/NĐ-CP, 170/2026/NĐ-CP và 349/2026/NĐ-CP; đối chiếu theo văn bản hợp nhất số 36/2026/VBHN-NĐ-BTC) — khoản 7 Điều 18; khoản 1 Điều 20; điểm c, d khoản 3 Điều 26; Điều 34; khoản 4 Điều 78; Điều 138; khoản 11, 16, 19, 33a, 33b, 34 Điều 140.
• Nghị định 349/2026/NĐ-CP ngày 09/9/2026 — Điều 15, khoản 4 và 5 Điều 16, điểm a khoản 2 Điều 27, khoản 1 Điều 28.
• Thông tư 79/2025/TT-BTC ngày 04/8/2025 — điểm n khoản 4 Điều 3, Điều 19; mẫu E-HSMT mua sắm hàng hóa qua mạng một giai đoạn một túi hồ sơ (Mục 17, 18, 19.2, 21.2 E-CDNT; E-BDL; Mẫu số 02A; Mẫu số 04A). Với mẫu E-HSMT xây lắp, phi tư vấn, tư vấn, anh/chị đối chiếu mục tương ứng.

Nội dung được biên soạn bởi Ban Đào tạo – Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ trên cơ sở đối chiếu Luật Đấu thầu (văn bản hợp nhất), Nghị định 214/2025/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP (văn bản hợp nhất số 36/2026/VBHN-NĐ-BTC), Nghị định 349/2026/NĐ-CP, Thông tư 79/2025/TT-BTC và mẫu E-HSMT ban hành kèm theo tại thời điểm 01/10/2026. Bài viết mang tính tham khảo; với gói thầu cụ thể, chủ đầu tư và nhà thầu căn cứ hồ sơ mời thầu (E-CDNT, E-BDL) đã phát hành và hướng dẫn sử dụng Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia hiện hành. Nghiêm cấm sao chép nội dung khi chưa được phép.