Học làm hồ sơ dự thầu: tự học hay đi học, học gì trước, mất bao lâu, khi nào nên thuê tư vấn hồ sơ

Học làm hồ sơ dự thầu là học cách đọc hồ sơ mời thầu, kê khai và chứng minh năng lực, lập đề xuất kỹ thuật, giá dự thầu, bảo đảm dự thầu rồi nộp, theo dõi E-HSDT trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Văn bản không đặt yêu cầu chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu cho người lập hồ sơ của nhà thầu; chứng chỉ này dành cho thành viên tổ chuyên gia, tổ thẩm định (khoản 1 Điều 7 Thông tư 02/2024/TT-BKHĐT, được sửa bởi Thông tư 105/2025/TT-BTC). Người mới nên học nền tảng trước, rồi luyện trên E-HSMT thật; khi gói thầu đang mở mà thời gian chuẩn bị chỉ còn vài ngày thì nên thuê tư vấn rà soát hồ sơ.

Người hỏi chuyện này thường là nhân viên vừa được giao “phụ trách hồ sơ thầu”, kế toán hoặc kỹ sư kiêm nhiệm chưa từng mở một E-HSMT, hay chủ doanh nghiệp nhỏ đang cân nhắc cử người đi học hay thuê ngoài cho gói thầu đầu tiên. Phạm vi công việc của vị trí này xem bài nhân viên đấu thầu. Tài liệu không thiếu, vì văn bản và mẫu hồ sơ đều công khai. Cái khó là không biết học phần nào trước, học đến đâu thì tự làm được, và lúc nào tự học trở nên quá rủi ro so với thời hạn đóng thầu.

Bài viết này không hướng dẫn từng bước lập hồ sơ (phần đó có ở bài hướng dẫn lập hồ sơ dự thầu cho doanh nghiệp mới) mà trả lời câu hỏi của người học: học gì, theo thứ tự nào, tự học hay đi học, mất bao lâu và khi nào nên thuê tư vấn. Căn cứ là Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (bản hợp nhất), Nghị định 214/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP), Thông tư 79/2025/TT-BTC cùng bộ mẫu E-HSMT ban hành kèm theo, và Thông tư 02/2024/TT-BKHĐT (được sửa đổi bởi Thông tư 105/2025/TT-BTC và Thông tư 129/2026/TT-BTC).

Học làm hồ sơ dự thầu là học những gì?

Khoản 23 Điều 4 Luật Đấu thầu định nghĩa: “Hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho chủ đầu tư… theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.” Hai chữ “theo yêu cầu” là chìa khóa: không có khuôn chung để học thuộc, mỗi bộ hồ sơ là câu trả lời cho một hồ sơ mời thầu cụ thể.

Vì vậy, có thể hiểu ngắn gọn: học làm hồ sơ dự thầu là học đọc đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu và trả lời đủ từng yêu cầu bằng thông tin, tài liệu trung thực, trong thời hạn đóng thầu, trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Cách nhanh nhất để biết phải học những gì là nhìn vào danh sách thành phần mà chính E-HSMT đòi hỏi. Mục 10 Chỉ dẫn nhà thầu (E-CDNT) trong Mẫu số 4A (E-HSMT mua sắm hàng hóa qua mạng một giai đoạn một túi hồ sơ) ghi:

E-HSDT phải bao gồm các thành phần sau:
10.1. Đơn dự thầu được Hệ thống trích xuất theo quy định tại Mục 11 E-CDNT;
10.2. Thỏa thuận liên danh được Hệ thống trích xuất theo Mẫu số 03 Chương IV (đối với nhà thầu liên danh);
10.3. Bảo đảm dự thầu theo quy định tại Mục 18 E-CDNT;
10.4. Bản kê khai năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu theo Mục 16 E-CDNT;
10.5. Đề xuất về kỹ thuật và các tài liệu theo quy định tại Mục 15 E-CDNT;
10.6. Đề xuất về tài chính và các bảng biểu được ghi đầy đủ thông tin theo quy định tại Mục 11 và Mục 13 E-CDNT;
10.7. Đề xuất phương án kỹ thuật thay thế trong E-HSDT theo quy định tại Mục 12 E-CDNT (nếu có);
10.8. Các nội dung khác theo quy định tại E-BDL.

Trích Mục 10 E-CDNT, Mẫu số 4A ban hành kèm theo Thông tư 79/2025/TT-BTC. Các mẫu E-HSMT xây lắp, phi tư vấn có danh mục tương tự, khác ở phần đề xuất kỹ thuật.

Mỗi thành phần ứng với một nhóm kỹ năng. Bảng dưới đây cho thấy phần nào người mới tự học được và phần nào nên học có hướng dẫn.

Bảng cho thấy học làm hồ sơ dự thầu không chỉ là học luật: phần lớn là kỹ năng đọc hồ sơ, thao tác và phối hợp nội bộ để lấy đúng số liệu của doanh nghiệp.

Người lập hồ sơ dự thầu có cần chứng chỉ đấu thầu không?

Câu trả lời nằm ở khoản 1 Điều 7 Thông tư 02/2024/TT-BKHĐT, đã được khoản 2 Điều 1 Thông tư 105/2025/TT-BTC sửa. Đối tượng đầu tiên được cấp chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu là:

a) Cá nhân tham gia tổ chuyên gia, tổ thẩm định lựa chọn nhà thầu theo quy định tại Điều 19 Luật Đấu thầu và quy định tại Điều 21 Nghị định số 214/2025/NĐ-CP ngày 04 tháng 8 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu;

Hai điểm b, c còn lại thuộc lựa chọn nhà đầu tư. Điểm a khoản 1 Điều 21 Nghị định 214 (đã sửa đổi) yêu cầu thành viên tổ chuyên gia, tổ thẩm định “có chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu”, trừ các trường hợp ở khoản 2 Điều này.

Như vậy, chứng chỉ gắn với người đánh giá, thẩm định hồ sơ, không gắn với người lập hồ sơ dự thầu cho nhà thầu. Theo cách hiểu của chúng tôi, Luật Đấu thầu, Nghị định 214 và Thông tư 79 không đặt yêu cầu chứng chỉ đối với nhân viên lập E-HSDT.

Chứng chỉ chỉ thành việc phải tính khi anh/chị chuyển sang phía chủ đầu tư hoặc đơn vị tư vấn đấu thầu và được cử vào tổ chuyên gia. Khi đó cần biết mốc chuyển tiếp tại khoản 1 Điều 37 Thông tư 02, được sửa bởi điểm a khoản 16 Điều 1 Thông tư 105/2025/TT-BTC:

1. Chứng chỉ tham gia khóa học về đấu thầu, chứng chỉ đào tạo về đấu thầu được cấp theo quy định của Luật Đấu thầu số 61/2005/QH11, Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 đến trước ngày 01 tháng 01 năm 2024 có giá trị như chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu quy định tại Thông tư này và tiếp tục có hiệu lực đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2026. Từ ngày 01 tháng 01 năm 2027, cá nhân có nhu cầu cấp chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu phải tham dự thi để được cấp chứng chỉ theo quy định tại Thông tư này.

Từng loại giấy tờ cũ được phân tích ở bài chứng chỉ đấu thầu cũ còn hiệu lực đến khi nào. Với người chỉ học để lập hồ sơ dự thầu, cần giữ rõ ba khái niệm:

• Chứng nhận hoàn thành khóa học: do cơ sở đào tạo như Viện cấp, xác nhận đã học chương trình đó.
• Chứng chỉ hành nghề hoạt động đấu thầu: chế định của Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13, còn hạn thì dùng theo thời hạn ghi trên chứng chỉ (khoản 2 Điều 37 Thông tư 02, bản sửa).
• Chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu: chứng chỉ điện tử, có được qua kỳ thi do đơn vị sự nghiệp công lập có chức năng đào tạo, bồi dưỡng thuộc bộ, cơ quan ngang bộ, UBND cấp tỉnh tổ chức và cấp (Điều 9 Thông tư 02, bản sửa).

Học gì trước: thứ tự 5 bước khi học làm hồ sơ dự thầu

Thứ tự dưới đây là gợi ý của Viện theo cấu trúc E-HSMT; văn bản pháp luật không quy định thứ tự học.

Bước 1: Nắm khung pháp lý tối thiểu

Người lập hồ sơ không cần thuộc cả Luật Đấu thầu, nhưng phải biết: gói thầu áp dụng hình thức và phương thức nào (quyết định mẫu E-HSMT và cách nộp); tư cách hợp lệ của nhà thầu theo Điều 5 Luật Đấu thầu; và các hành vi bị cấm tại Điều 16, đặc biệt nhóm gian lận ở khoản 4:

4. Gian lận bao gồm các hành vi sau đây:
a) Làm giả hoặc làm sai lệch thông tin, hồ sơ, tài liệu trong đấu thầu;
b) Cố ý cung cấp thông tin, tài liệu không trung thực, không khách quan trong hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển, hồ sơ đăng ký thực hiện dự án đầu tư kinh doanh, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất nhằm làm sai lệch kết quả lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư.

Ranh giới cần nhớ: được trình bày hồ sơ cho tốt, không được “làm đẹp” số liệu.

Bước 2: Học đọc E-HSMT theo cấu trúc mẫu

Khoản 1 Điều 44 Luật Đấu thầu nêu hồ sơ mời thầu “bao gồm các yêu cầu cho gói thầu về chỉ dẫn nhà thầu, tiêu chuẩn đánh giá, dự thảo hợp đồng và các nội dung khác.” E-HSMT qua mạng đi theo mẫu của Thông tư 79/2025/TT-BTC, nên học một mẫu là đọc được phần lớn hồ sơ. Bảng sau trích “Mô tả tóm tắt” của Mẫu số 4A:

Bài hồ sơ mời thầu gồm những nội dung nào phân tích kỹ hơn từng chương.

Bước 3: Học kê khai tư cách hợp lệ, năng lực, kinh nghiệm

Đây là bước người mới mất điểm nhiều nhất. Khoản 1 Điều 27 Thông tư 79/2025/TT-BTC mở đầu: “Nhà thầu chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin kê khai trên webform và file tài liệu đính kèm trong quá trình tham dự thầu”, rồi phân biệt phần chỉ kê khai và phần phải đính kèm:

• Bảo đảm dự thầu: kê khai thông tin và đính kèm bản scan (hoặc chọn bảo lãnh điện tử).
• Hợp đồng tương tự, năng lực sản xuất: kê khai và đính kèm tài liệu chứng minh.
• Doanh thu hằng năm, giá trị tài sản ròng: kể từ năm 2021, Hệ thống tự trích xuất số liệu báo cáo tài chính vào hồ sơ năng lực.
• Các nội dung khác: kê khai trên webform, không cần đính kèm bản scan.

Kỹ năng cần tập là lập “bảng đối chiếu tiêu chí”: mỗi dòng một tiêu chí ở Chương III, kèm tài liệu chứng minh và người giữ tài liệu trong công ty. Thao tác kê khai từng mục trên webform có ở bài hướng dẫn lập E-HSDT trên Hệ thống.

Bước 4: Học đề xuất kỹ thuật, giá dự thầu và bảo đảm dự thầu

Đề xuất kỹ thuật phụ thuộc ngành nghề; người lập hồ sơ không cần tự viết hết nhưng phải đọc được tiêu chuẩn đánh giá kỹ thuật để bộ phận chuyên môn trả lời đúng ý. Với đề xuất tài chính, nên tập điền bảng giá trên một gói giả định và tự soát lỗi cộng, nhân, vì lỗi số học sẽ bị sửa theo Điều 31 Nghị định 214 (đã sửa đổi).

Với bảo đảm dự thầu, khoản 4 Điều 14 Luật Đấu thầu quy định mức trong hồ sơ mời thầu: từ 1% đến 1,5% giá gói thầu với gói xây lắp, hỗn hợp có giá gói thầu không quá 20 tỷ đồng và gói mua sắm hàng hóa, dịch vụ phi tư vấn không quá 10 tỷ đồng; từ 1,5% đến 3% với các gói còn lại. Mức cụ thể nằm ở E-BDL; xem thêm bài bảo lãnh dự thầu.

Bước 5: Học thao tác nộp, theo dõi và trả lời làm rõ trên Hệ thống

Theo khoản 2 Điều 7 Thông tư 79/2025/TT-BTC, tổ chức, cá nhân phải đăng ký sử dụng chứng thư số trên Hệ thống để tạo chữ ký số và xác thực. Nộp xong chưa phải là hết việc: khoản 3 Điều 27 Thông tư 79 giao nhà thầu trách nhiệm theo dõi, cập nhật thông tin trên Hệ thống; sai sót do không theo dõi (sửa đổi E-HSMT, thời gian làm rõ, thời gian thương thảo…) thì nhà thầu tự chịu.

Làm rõ hồ sơ dự thầu qua mạng thực hiện qua Hệ thống theo các khoản 1, 3, 4, 5 Điều 30 Nghị định 214 (khoản 4 Điều 98). Nguyên tắc phải nhớ ở khoản 3 Điều 30: làm rõ không được làm thay đổi bản chất của nhà thầu, không thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ đã nộp và không thay đổi giá dự thầu. Xem bài làm rõ E-HSDT sau thời điểm đóng thầu.

Về “phần mềm làm hồ sơ dự thầu”: với gói qua mạng, Mục 11 E-CDNT Mẫu số 4A ghi “Nhà thầu kiểm tra thông tin trong đơn dự thầu và các bảng biểu được Hệ thống trích xuất để hoàn thành E-HSDT.” Phần mềm lập giá là công cụ nội bộ, không phải điều kiện nộp hồ sơ.

Tự học hay đi học khi học làm hồ sơ dự thầu?

Pháp luật để ngỏ cả hai con đường. Điều 5 Thông tư 02/2024/TT-BKHĐT ghi:

Người làm công tác đấu thầu có trách nhiệm tự cập nhật kiến thức, nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu hoặc tham gia khóa đào tạo, bồi dưỡng, cập nhật kiến thức, nghiệp vụ chuyên môn do Bộ, ngành, địa phương, doanh nghiệp hoặc cơ sở đào tạo đấu thầu tổ chức.

Nguồn tự học chính thức gồm Luật Đấu thầu, Nghị định 214, Thông tư 79/2025/TT-BTC kèm bộ mẫu, và các E-HSMT đăng tải công khai trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Điểm yếu của tự học là khó biết mình hiểu đúng hay sai cho đến khi hồ sơ bị đánh giá không đạt. Riêng phần thao tác trên Hệ thống, cách tự học bằng tài liệu chính thức xem bài tự học đấu thầu qua mạng.

Khi tự học, lưu ý nhiều tài liệu trên mạng còn viện dẫn Nghị định hướng dẫn Luật Đấu thầu năm 2024 (đã hết hiệu lực); hãy đối chiếu lại với Nghị định 214 (đã sửa đổi) và Thông tư 79.

Tại Viện, hai khóa phục vụ trực tiếp việc học làm hồ sơ dự thầu là khóa học đấu thầu cơ bản (có module đọc hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu và biểu mẫu) và khóa học đấu thầu qua mạng (tài khoản, theo dõi gói thầu, thao tác nộp và xử lý lỗi).

Nếu anh/chị vừa được giao phụ trách hồ sơ dự thầu mà chưa biết nên học khóa cơ bản trước hay vào thẳng khóa đấu thầu qua mạng, có thể liên hệ Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ qua Hotline 0904 889 859 (Ms. Hoa) để được tư vấn chọn khóa theo loại gói thầu doanh nghiệp đang dự.

Học làm hồ sơ dự thầu mất bao lâu?

Thông tư 02 không quy định số giờ khóa học: điểm b khoản 1 Điều 6 ghi thời lượng mỗi khóa “do Bộ, ngành, địa phương, doanh nghiệp, cơ sở đào tạo đấu thầu xác định bảo đảm đáp ứng mục đích, yêu cầu của khóa đào tạo, bồi dưỡng.” Thời gian học vì vậy gồm thời gian học lớp và thời gian tự luyện.

Lịch khai giảng thay đổi theo đợt; xem lịch mới nhất tại trang lịch khai giảng.

Quan trọng hơn là đặt thời gian học cạnh thời gian làm hồ sơ pháp luật cho phép. Điểm a khoản 2 Điều 28 Nghị định 214 (đã sửa đổi) quy định thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu là 18 ngày đối với đấu thầu trong nước; với gói xây lắp, hỗn hợp có giá gói thầu không quá 20 tỷ đồng và gói mua sắm hàng hóa, dịch vụ phi tư vấn không quá 10 tỷ đồng thì tối thiểu là 09 ngày. Khoản 2 Điều 98 dẫn chiếu Điều 28 cho gói qua mạng. Với chào hàng cạnh tranh, điểm b khoản 2 Điều 81 quy định tối thiểu 07 ngày làm việc.

Thời gian chuẩn bị được tính “kể từ ngày đầu tiên hồ sơ mời thầu được phát hành đến ngày có thời điểm đóng thầu” (điểm a khoản 1 Điều 45 Luật Đấu thầu). Chủ đầu tư có thể cho dài hơn mức tối thiểu, nhưng với gói nhỏ, khoảng chuẩn bị chỉ từ 07 ngày làm việc đến 09 ngày, không đủ để vừa học từ đầu vừa làm hồ sơ. Người mới nên học trước khi doanh nghiệp quyết định dự một gói cụ thể.

Khi nào nên thuê tư vấn hồ sơ dự thầu?

Thuê tư vấn không thay thế việc học; nó giảm rủi ro trong giai đoạn nhân viên chưa vững. Nên cân nhắc thuê tư vấn rà soát khi:

• Gói thầu đã phát hành, thời gian còn lại ngắn, người phụ trách chưa từng nộp E-HSDT.
• Lần đầu dự gói có giá trị lớn so với quy mô doanh nghiệp, tiêu chuẩn năng lực ở Chương III sát với hồ sơ thực tế.
• Lần đầu dự thầu theo hình thức liên danh, cần phân chia công việc theo hạng mục bảng giá.
• Doanh nghiệp không chắc một hợp đồng đã làm có được coi là “tương tự” theo E-HSMT hay không.

Tư vấn hồ sơ giúp đọc hiểu hồ sơ mời thầu, lập checklist, rà năng lực, biểu mẫu, tài liệu chứng minh và chỉ ra thiếu sót trước khi nộp, nhưng không thay doanh nghiệp chịu trách nhiệm về nội dung. Khoản 1 Điều 27 Thông tư 79/2025/TT-BTC đặt trách nhiệm về tính chính xác của thông tin kê khai lên nhà thầu. Điểm b khoản 3 Điều 82 Luật Đấu thầu yêu cầu nhà thầu tham gia Hệ thống “chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác và trung thực của thông tin đã đăng ký, đăng tải”. Trong Mẫu số 02A (đơn dự thầu) của Mẫu số 4A, nhà thầu cam kết: “Những thông tin kê khai trong E-HSDT là trung thực”.

Vì vậy, khi tìm “thuê làm hồ sơ dự thầu”, hãy chọn bên làm cùng và giải thích được từng bước để người của mình tự làm ở gói sau. Không bên nào hứa được kết quả trúng thầu. Phạm vi dịch vụ của Viện xem tại trang dịch vụ tư vấn hồ sơ đấu thầu. Cách cân nhắc tự làm hay thuê riêng cho phần E-HSDT có ở bài dịch vụ hỗ trợ lập E-HSDT.

Nếu doanh nghiệp đang có gói thầu đã phát hành E-HSMT, thời gian chuẩn bị chỉ còn vài ngày mà nhân viên mới bắt đầu học làm hồ sơ dự thầu, anh/chị có thể liên hệ Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ qua Hotline 0904 889 859 (Ms. Hoa) để được hỗ trợ rà soát hồ sơ và tư vấn đấu thầu cho gói đó, đồng thời hướng dẫn nhân viên tự làm các bước ở gói sau.

Ví dụ thực tế khi học làm hồ sơ dự thầu

Các ví dụ dưới đây dùng số liệu giả định để minh họa.

Ví dụ 1: Kế toán được giao làm E-HSDT gói hàng hóa 2,4 tỷ đồng, còn 9 ngày

Công ty thương mại thiết bị văn phòng quyết định dự gói mua sắm hàng hóa qua mạng giá gói thầu 2,4 tỷ đồng, đấu thầu rộng rãi trong nước. Chủ đầu tư cho thời gian chuẩn bị đúng mức tối thiểu. Người được giao là kế toán, chưa từng mở E-HSMT.

Cách xử lý: Gói hàng hóa không quá 10 tỷ đồng nên thời gian chuẩn bị tối thiểu là 09 ngày (điểm a khoản 2 Điều 28 Nghị định 214, áp dụng qua mạng theo khoản 2 Điều 98), không đủ để học trọn chương trình. Kế toán học có trọng tâm theo Mục 10 E-CDNT: ngày đầu đọc E-BDL và Chương III, lập bảng đối chiếu tiêu chí; doanh thu, tài sản ròng do Hệ thống trích xuất (khoản 1 Điều 27 Thông tư 79) nên chỉ cần kiểm tra; làm bảo lãnh với ngân hàng ngay khi biết giá trị bảo đảm. Doanh nghiệp thuê rà soát cho gói này và cho kế toán học khóa cơ bản trước gói sau.

Ví dụ 2: Kỹ sư công ty xây lắp hỏi có phải thi chứng chỉ trước khi lập hồ sơ

Một kỹ sư mới vào phòng dự thầu của công ty xây lắp được yêu cầu “đi thi chứng chỉ đấu thầu” trước khi làm hồ sơ.

Cách xử lý: Khoản 1 Điều 7 Thông tư 02 (sửa bởi Thông tư 105) xác định người được cấp chứng chỉ là thành viên tổ chuyên gia, tổ thẩm định; điểm a khoản 1 Điều 21 Nghị định 214 đặt yêu cầu chứng chỉ cho các thành viên này. Kỹ sư lập hồ sơ cho nhà thầu không thuộc nhóm đó, nên theo cách hiểu của chúng tôi không bắt buộc phải có chứng chỉ để lập E-HSDT. Việc nên làm là học đọc E-HSMT xây lắp và kê khai nhân sự, thiết bị. Thi chứng chỉ vì định hướng nghề nghiệp là lựa chọn riêng, không phải điều kiện để nộp hồ sơ.

Ví dụ 3: Tự học, nộp hồ sơ thiếu tài liệu hợp đồng tương tự

Nhân viên tự học qua tài liệu trên mạng, kê khai hai hợp đồng tương tự trên webform nhưng quên đính kèm bản hợp đồng và biên bản nghiệm thu. Sau mở thầu, chủ đầu tư gửi yêu cầu làm rõ.

Cách xử lý: Điểm b khoản 1 Điều 27 Thông tư 79 yêu cầu với hợp đồng tương tự, nhà thầu “kê khai và đính kèm file tài liệu liên quan để chứng minh thông tin đã kê khai”. Khoản 1 Điều 30 Nghị định 214 (áp dụng qua mạng theo khoản 4 Điều 98) cho phép chủ đầu tư yêu cầu nhà thầu làm rõ, bổ sung tài liệu chứng minh năng lực, kinh nghiệm khi hồ sơ thiếu tài liệu về hợp đồng tương tự. Nhà thầu trả lời đúng hạn trên Hệ thống, gửi tài liệu chứng minh cho các hợp đồng đã kê khai và bảo đảm nguyên tắc ở khoản 3 Điều 30: không làm thay đổi bản chất của nhà thầu, không thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ đã nộp và giá dự thầu. Văn bản không nói rõ việc có được thay bằng một hợp đồng khác ngoài danh sách đã kê khai hay không; theo cách hiểu của chúng tôi, nên bám đúng phạm vi chủ đầu tư yêu cầu làm rõ.

Ví dụ 4: Doanh nghiệp muốn “thuê làm trọn” kể cả số liệu chưa có

Chủ doanh nghiệp mới thành lập liên hệ một bên nhận làm hồ sơ dự thầu và đề nghị “kê thêm” một hợp đồng tương tự để đủ điều kiện, vì “đằng nào cũng thuê làm trọn”.

Cách xử lý: Đề nghị này rơi vào hành vi gian lận tại điểm a khoản 4 Điều 16 Luật Đấu thầu (“Làm giả hoặc làm sai lệch thông tin, hồ sơ, tài liệu trong đấu thầu”). Việc thuê ngoài không chuyển trách nhiệm: nhà thầu chịu trách nhiệm về thông tin kê khai (khoản 1 Điều 27 Thông tư 79; điểm b khoản 3 Điều 82 Luật Đấu thầu). Tư vấn đúng nghĩa rà xem doanh nghiệp có đáp ứng tiêu chuẩn hay không và nói rõ khi chưa đáp ứng; phương án hợp pháp là chọn gói vừa quy mô hoặc cân nhắc liên danh.

Ví dụ 5: Gói chào hàng cạnh tranh, 07 ngày làm việc

Công ty dịch vụ vệ sinh công nghiệp thấy một gói phi tư vấn 850 triệu đồng áp dụng chào hàng cạnh tranh qua mạng. Nhân viên phụ trách mới học xong khóa đấu thầu cơ bản, chưa thao tác trên Hệ thống.

Cách xử lý: Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu đối với chào hàng cạnh tranh tối thiểu là 07 ngày làm việc (điểm b khoản 2 Điều 81 Nghị định 214). Nhân viên đã tự làm được bảng đối chiếu tiêu chí và bảng giá; phần thiếu là thao tác: kiểm tra chứng thư số đã đăng ký (khoản 2 Điều 7 Thông tư 79), tập nộp, rút, sửa E-HSDT trước thời điểm đóng thầu. Hợp lý nhất là nhờ người có kinh nghiệm thao tác cùng ở gói này và học khóa đấu thầu qua mạng ở đợt gần nhất.

Ví dụ 6: Học trên bản giấy chủ đầu tư gửi

Một nhân viên quen làm hồ sơ theo bản in chủ đầu tư gửi qua văn thư, không mở E-HSMT trên Hệ thống, nên không biết E-HSMT đã được sửa đổi.

Cách xử lý: Khoản 1 Điều 18 Thông tư 79 quy định chủ đầu tư không được phát hành hồ sơ mời thầu bản giấy cho nhà thầu, “trường hợp chủ đầu tư phát hành bản giấy cho nhà thầu thì bản giấy không có giá trị pháp lý để lập, đánh giá hồ sơ dự thầu.” Khoản 3 Điều 27 Thông tư 79 buộc nhà thầu theo dõi, cập nhật thông tin trên Hệ thống và tự chịu bất lợi nếu bỏ sót sửa đổi. Khi học làm hồ sơ dự thầu, hãy tập ngay từ đầu trên E-HSMT đăng tải trên Hệ thống và thường xuyên kiểm tra thông tin của gói thầu đang dự.

Checklist: anh/chị đã sẵn sàng tự làm hồ sơ dự thầu chưa?

Nếu trả lời “có” cho hầu hết các câu dưới đây, anh/chị có thể tự làm gói quy mô vừa và chỉ cần rà soát ở chỗ chưa chắc:

1. Phân biệt được Chương I (cố định) và Chương II, III (thay đổi theo gói) của E-HSMT.
2. Lập được bảng đối chiếu mọi tiêu chí Chương III với tài liệu thật của doanh nghiệp.
3. Biết phần nào chỉ kê khai trên webform, phần nào phải đính kèm tệp.
4. Đọc được giá trị, hiệu lực bảo đảm dự thầu; tự soát lỗi số học trong bảng giá.
5. Đã kiểm tra chứng thư số và thử thao tác nộp, rút, sửa E-HSDT.
6. Biết tính ngược từ thời điểm đóng thầu, theo dõi sửa đổi E-HSMT và trả lời làm rõ đúng nguyên tắc.
7. Nắm được các hành vi gian lận bị cấm tại khoản 4 Điều 16 Luật Đấu thầu.

Những sai lầm thường gặp khi học làm hồ sơ dự thầu

1. Học thuộc luật mà không đọc E-HSMT thật. Hồ sơ được đánh giá theo tiêu chuẩn của từng gói, không theo bài giảng.
2. Nghĩ phải có chứng chỉ nghiệp vụ mới được làm hồ sơ. Chứng chỉ dành cho tổ chuyên gia, tổ thẩm định; người lập hồ sơ nên dồn thời gian vào kỹ năng.
3. Chờ có gói thầu mới bắt đầu học. Với khoảng 07 ngày làm việc hoặc 09 ngày, không đủ để vừa học vừa làm.
4. Thuê ngoài rồi không học lại. Gói sau vẫn phụ thuộc, và doanh nghiệp không tự kiểm tra được hồ sơ mang tên mình.

Cần hỗ trợ học làm hồ sơ dự thầu hoặc rà soát hồ sơ?

Viện tổ chức khóa đấu thầu cơ bản và khóa đấu thầu qua mạng (online), hỗ trợ rà soát hồ sơ, tư vấn đấu thầu cho gói thầu cụ thể và tổ chức lớp tại đơn vị khi cần đào tạo nhiều người cùng lúc.

Nếu doanh nghiệp đang xây dựng phòng dự thầu và cần đào tạo cùng lúc nhiều nhân viên làm hồ sơ theo đúng lĩnh vực gói thầu của mình, anh/chị có thể liên hệ Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ qua Hotline 0904 889 859 (Ms. Hoa) để được tư vấn lớp đào tạo đấu thầu tại đơn vị.

Sau khi hoàn thành khóa học, học viên được cấp chứng nhận hoàn thành khóa học theo tên khóa học đã tham gia. Chứng nhận hoàn thành khóa học không phải chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu; chứng chỉ này do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định hiện hành.

VIỆN NGHIÊN CỨU ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ

• Hotline / Zalo: 0904 889 859 (Ms. Hoa)
• Email: daotao@viendaotaocanbo.edu.vn
• Địa chỉ: DVTM T3-27A, Tòa A1, Chung cư Phương Đông Green Park, số 1 Trần Thủ Độ, Phường Yên Sở, Thành phố Hà Nội
• Website: https://viendaotaocanbo.edu.vn

Để lại thông tin, Viện sẽ liên hệ tư vấn chọn khóa học làm hồ sơ dự thầu phù hợp hoặc rà soát hồ sơ cho gói thầu doanh nghiệp đang chuẩn bị.

Văn bản sử dụng trong bài

• Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 57/2024/QH15, Luật số 90/2025/QH15 và các luật sửa đổi năm 2025 (Văn bản hợp nhất số 74) — Điều 4, 5, 14, 16, 44, 45, 82.
• Nghị định 214/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP (đọc qua Văn bản hợp nhất số 36/2026) — Điều 21, 28, 30, 31, 81, 98.
• Thông tư 79/2025/TT-BTC — Điều 7, 18, 27; Mẫu số 4A (Mô tả tóm tắt, Mục 10 và Mục 11 E-CDNT, Mẫu số 02A).
• Thông tư 02/2024/TT-BKHĐT, được sửa đổi bởi Thông tư 105/2025/TT-BTC và Thông tư 129/2026/TT-BTC — Điều 5, 6, 7, 9, 37.

Nội dung được biên soạn bởi Ban Đào tạo – Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ trên cơ sở đối chiếu Luật Đấu thầu (Văn bản hợp nhất số 74), Nghị định 214/2025/NĐ-CP (Văn bản hợp nhất số 36/2026), Thông tư 79/2025/TT-BTC cùng bộ mẫu kèm theo, Thông tư 02/2024/TT-BKHĐT, Thông tư 105/2025/TT-BTC và Thông tư 129/2026/TT-BTC tại thời điểm 23/10/2026. Thứ tự học và thời gian tự luyện là gợi ý của Viện, không phải quy định pháp luật. Bài viết mang tính tham khảo; với gói thầu cụ thể cần đối chiếu hồ sơ mời thầu và hướng dẫn của cơ quan quản lý. Nghiêm cấm sao chép nội dung khi chưa được phép.