Nhân viên đấu thầu là người trực tiếp làm các công việc của một gói thầu cho doanh nghiệp hoặc cơ quan mình. Ở phía nhà thầu, đó là theo dõi gói thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, đọc E-HSMT, kê khai năng lực, phối hợp lập giá và nộp E-HSDT. Ở phía chủ đầu tư, đó là tham mưu kế hoạch lựa chọn nhà thầu, lập hồ sơ mời thầu, đăng tải thông tin và đánh giá hồ sơ. Pháp luật không định nghĩa chức danh này. Chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu chỉ bắt buộc khi nhân viên được cử vào tổ chuyên gia, tổ thẩm định (Điều 21 Nghị định 214/2025/NĐ-CP).
Nhiều người tìm hiểu nghề này khi vừa được điều chuyển sang “phòng đấu thầu” hay “bộ phận dự thầu” mà chưa từng đọc một hồ sơ mời thầu. Có người thấy yêu cầu “có chứng chỉ đấu thầu là lợi thế” nhưng không rõ chứng chỉ nào, ai cấp. Cũng có cán bộ ban quản lý dự án, bệnh viện được giao “phụ trách mua sắm” và chưa biết mình có cần chứng chỉ trước khi vào tổ chuyên gia hay không.
Bài viết này mô tả công việc của nhân viên đấu thầu ở cả hai phía nhà thầu và chủ đầu tư, các kỹ năng, kiến thức pháp luật cần có, trường hợp phải có chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu và lộ trình học để vào nghề. Căn cứ là Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (bản hợp nhất), Nghị định 214/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP), Thông tư 79/2025/TT-BTC và Thông tư 02/2024/TT-BKHĐT (được sửa đổi bởi Thông tư 105/2025/TT-BTC và Thông tư 129/2026/TT-BTC).
Nhân viên đấu thầu là gì?
Luật Đấu thầu không giải thích từ “nhân viên đấu thầu”. Đây là tên vị trí việc làm do doanh nghiệp, cơ quan tự đặt. Muốn biết người giữ vị trí này làm gì, phải xem đơn vị đứng ở vai nào trong hoạt động đấu thầu và người đó được giao phần việc nào của gói thầu.
Khoản 8 Điều 4 Luật Đấu thầu định nghĩa: “Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết, thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp…”. Trong quá trình đó có hai bên chính:
- Chủ đầu tư (khoản 2 Điều 4): cơ quan, tổ chức sở hữu vốn, vay vốn hoặc được giao quản lý, sử dụng vốn; đơn vị sử dụng ngân sách; đơn vị mua sắm tập trung. Đây là bên mua.
- Nhà thầu (khoản 26 Điều 4): tổ chức, cá nhân hoặc liên danh “tham dự thầu, đứng tên dự thầu và trực tiếp ký, thực hiện hợp đồng nếu được lựa chọn”. Đây là bên bán.
Từ đó có thể dùng định nghĩa làm việc sau: nhân viên đấu thầu là người lao động của nhà thầu hoặc của chủ đầu tư được giao thực hiện các công việc trong quá trình lựa chọn nhà thầu, từ chuẩn bị hồ sơ, tham dự thầu hoặc tổ chức lựa chọn nhà thầu đến ký kết hợp đồng. Địa vị pháp lý của người đó không nằm ở tên chức danh trên hợp đồng lao động. Nó được xác định khi người đó ký số trên Hệ thống bằng tài khoản nghiệp vụ được phân quyền, hoặc khi có tên trong quyết định thành lập tổ chuyên gia, tổ thẩm định.
Về tên gọi tiếng Anh, các doanh nghiệp thường dùng “Bidding Officer”, “Tender Officer” cho bên nhà thầu và “Procurement Officer” cho bên mua; “phòng đấu thầu” thường gọi là “Tender Department” hoặc “Bidding Department”. Đây là cách gọi trong thực tế doanh nghiệp, không phải thuật ngữ pháp lý.
Phân biệt ba vị trí hay bị gọi chung là “người làm đấu thầu”
| Tiêu chí | Nhân viên đấu thầu của nhà thầu | Nhân viên đấu thầu, mua sắm của chủ đầu tư | Chuyên viên tư vấn đấu thầu |
|---|---|---|---|
| Làm cho ai | Doanh nghiệp, hợp tác xã, đơn vị dự thầu | Ban quản lý dự án, cơ quan, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước có gói thầu | Tổ chức tư vấn được chủ đầu tư thuê |
| Sản phẩm chính | E-HSDT, hồ sơ đề xuất, trả lời làm rõ, hồ sơ hợp đồng | Kế hoạch lựa chọn nhà thầu, E-HSMT, báo cáo đánh giá, hồ sơ trình duyệt | E-HSMT, báo cáo đánh giá, báo cáo thẩm định theo hợp đồng tư vấn |
| Vai trò trên Hệ thống | Tài khoản nghiệp vụ của nhà thầu | Tài khoản nghiệp vụ của chủ đầu tư | Không được thay chủ đầu tư đăng tải (khoản 5 Điều 23 Nghị định 214) |
| Chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu | Văn bản không đặt yêu cầu này cho người lập hồ sơ dự thầu (xem mục chứng chỉ) | Bắt buộc khi là thành viên tổ chuyên gia, tổ thẩm định, trừ ngoại lệ khoản 2, 3 Điều 21 | Bắt buộc khi vào tổ chuyên gia, tổ thẩm định; không được hưởng ngoại lệ khoản 2 Điều 21 |
Vị trí thứ ba đã được phân tích riêng ở bài học tư vấn đấu thầu và bài tư vấn đấu thầu là gì. Bài này tập trung vào hai vị trí đầu.
Căn cứ pháp lý hiện hành
- Luật Đấu thầu (Văn bản hợp nhất số 74): giải thích từ ngữ, hành vi bị cấm, tổ chuyên gia, trách nhiệm của chủ đầu tư, tổ chuyên gia, nhà thầu.
- Nghị định 214 (đã sửa đổi), đọc theo Văn bản hợp nhất số 36/2026: điều kiện thành viên tổ chuyên gia, tài khoản trên Hệ thống, lựa chọn nhà thầu qua mạng.
- Thông tư 79/2025/TT-BTC: tài khoản, chứng thư số, trách nhiệm của nhà thầu khi tham dự thầu qua mạng.
- Thông tư 02/2024/TT-BKHĐT (sửa đổi bởi Thông tư 105/2025/TT-BTC, hiệu lực 31/10/2025, và Thông tư 129/2026/TT-BTC): đào tạo, bồi dưỡng, thi, cấp chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu.
Nghị định hướng dẫn Luật Đấu thầu năm 2024 đã hết hiệu lực. Ở nhánh lựa chọn nhà thầu, Luật số 90/2025/QH15 đã thay cụm “bên mời thầu” bằng “chủ đầu tư”; nhiều bản mô tả công việc nội bộ cũ còn ghi theo khung cũ.
Nhân viên đấu thầu bên nhà thầu làm gì? Mô tả công việc theo vòng đời gói thầu
Tóm tắt: nhân viên đấu thầu phía nhà thầu tìm và theo dõi gói thầu, đọc E-HSMT, kê khai năng lực, điều phối lập giá và kỹ thuật, nộp E-HSDT, trả lời làm rõ và chuẩn bị thương thảo. Họ thường thuộc phòng đấu thầu, phòng dự thầu hoặc phòng kế hoạch – đấu thầu; doanh nghiệp nhỏ có thể chỉ một người kiêm.
1. Tìm, sàng lọc gói thầu và theo dõi Hệ thống
Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia đặt tại https://muasamcong.mof.gov.vn (khoản 1 Điều 3 Thông tư 79). Theo khoản 10 Điều 98 Nghị định 214 (đã sửa đổi), toàn bộ gói thầu áp dụng đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh trong nước thuộc các lĩnh vực hàng hóa, xây lắp, phi tư vấn, tư vấn, hỗn hợp được tổ chức qua mạng, trừ gói thầu hai giai đoạn và đấu thầu quốc tế. Với nhân viên phía nhà thầu, Hệ thống vì thế là “chợ” chính để tìm gói thầu.
Việc hằng ngày là lọc thông báo mời thầu theo lĩnh vực, địa bàn, giá gói thầu, đối chiếu sơ bộ với năng lực doanh nghiệp và đề xuất lãnh đạo quyết định có dự hay không. Gói đã quyết định dự phải được theo dõi đến cuối. Khoản 3 Điều 27 Thông tư 79 nêu hậu quả nếu bỏ sót:
Nhà thầu có trách nhiệm theo dõi, cập nhật các thông tin trên Hệ thống đối với gói thầu mà nhà thầu quan tâm hoặc tham dự. Trường hợp xảy ra các sai sót do không theo dõi, cập nhật thông tin trên Hệ thống dẫn đến bất lợi cho nhà thầu trong quá trình tham dự thầu bao gồm: thay đổi, sửa đổi về E-HSMQT, E-HSMST, E-HSMT, thời gian nộp E-HSQT, E-HSDST, E-HSDT, thời gian làm rõ E-HSQT, E-HSDST, E-HSDT, thời gian thương thảo hợp đồng và các nội dung khác thì nhà thầu phải tự chịu trách nhiệm và chịu bất lợi trong quá trình tham dự thầu.
Khoản 9 Điều 98 Nghị định 214 (đã sửa đổi) có nội dung tương tự. Theo dõi Hệ thống là trách nhiệm pháp lý của nhà thầu, và người làm việc đó thay doanh nghiệp là nhân viên đấu thầu.
2. Đọc E-HSMT, lập bảng yêu cầu và đề nghị làm rõ
Nhân viên đọc E-HSMT để tách các nhóm yêu cầu: tư cách hợp lệ, bảo đảm dự thầu, tài chính, hợp đồng tương tự, nhân sự, thiết bị, kỹ thuật, tiến độ, điều kiện hợp đồng, thành một bảng kiểm “yêu cầu – tài liệu chứng minh – người phụ trách – hạn”. Gặp nội dung không rõ, nhà thầu “phải yêu cầu chủ đầu tư làm rõ E-HSMQT, E-HSMST, E-HSMT để chủ đầu tư sửa đổi, bổ sung các tài liệu này cho phù hợp” (khoản 2 Điều 27 Thông tư 79; khoản 1 Điều 82 Luật Đấu thầu). Nhân viên giỏi nhìn ra điểm mơ hồ sớm, thay vì tự đoán rồi chịu rủi ro.
3. Kê khai năng lực, kinh nghiệm trên Hệ thống
Theo khoản 2 Điều 11 Thông tư 79, nhà thầu tự kê khai, cập nhật năng lực, kinh nghiệm trên Hệ thống và chịu trách nhiệm về tính chính xác; mỗi lần chỉnh sửa, Hệ thống lưu lại thông tin trước và sau. Khoản 1 Điều 27 hướng dẫn cách tạo E-HSDT:
- Hợp đồng tương tự, năng lực sản xuất: kê khai và đính kèm tài liệu chứng minh.
- Nguồn lực tài chính: kê khai; nếu dùng cam kết cung cấp tín dụng thì đính kèm bản scan.
- Doanh thu hằng năm, giá trị tài sản ròng: từ năm 2021, Hệ thống tự trích xuất từ Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và Hệ thống thuế điện tử.
- Bảo đảm dự thầu: kê khai và đính kèm bản scan, hoặc chọn bảo lãnh dự thầu điện tử.
- Các nội dung còn lại: kê khai trên webform, không cần đính kèm bản scan.
Đây là phần tốn thời gian và dễ sai nhất, nên doanh nghiệp cần một người giữ “kho hồ sơ năng lực” (hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý, nhân sự, thiết bị) cập nhật liên tục.
4. Phối hợp lập đề xuất kỹ thuật, giá dự thầu và bảo đảm dự thầu
Đề xuất kỹ thuật do bộ phận kỹ thuật lập, giá do bộ phận dự toán hoặc kinh doanh tính, bảo lãnh do kế toán làm với ngân hàng. Nhân viên đấu thầu điều phối: chia việc theo bảng yêu cầu, kiểm tra từng phần đúng mẫu, đúng E-HSMT, rồi ghép thành bộ hoàn chỉnh trước thời điểm đóng thầu. Giá dự thầu phải bao gồm “toàn bộ các chi phí để thực hiện gói thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu” (khoản 12 Điều 4 Luật Đấu thầu), nên nhân viên cần đọc được bảng khối lượng để nhắc bộ phận giá không bỏ sót hạng mục. Vị trí “nhân viên dự toán đấu thầu” hay “nhân viên thương mại đấu thầu” thường ghép việc lập giá với lập hồ sơ.
5. Nộp E-HSDT, theo dõi mở thầu, trả lời làm rõ và đối chiếu tài liệu
Nhân viên dùng tài khoản nghiệp vụ được phân quyền để nộp E-HSDT trước thời điểm đóng thầu. Sau đóng thầu, mọi thay đổi bị chặn lại bởi khoản 2 Điều 98 Nghị định 214 (đã sửa đổi):
Hồ sơ dự thầu hoặc bất kỳ tài liệu nào được nhà thầu gửi chủ đầu tư sau thời điểm đóng thầu để sửa đổi, bổ sung hồ sơ dự thầu đã nộp đều không hợp lệ và không được xem xét, trừ tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của chủ đầu tư.
Trong quá trình đánh giá, chủ đầu tư có thể yêu cầu làm rõ (khoản 1b Điều 78 Luật Đấu thầu) và sau báo cáo đánh giá thì “chủ đầu tư tổ chức đối chiếu tài liệu với nhà thầu” (khoản 6 Điều 98 Nghị định 214). Nhân viên đấu thầu phải trả lời đúng hạn, đúng phạm vi câu hỏi và chuẩn bị bản gốc tài liệu đã kê khai để xuất trình.
6. Sau khi trúng thầu: thương thảo, hồ sơ hợp đồng, cập nhật năng lực
Nhân viên chuẩn bị tài liệu thương thảo, bàn giao hồ sơ cho bộ phận thực hiện hợp đồng và, khi hợp đồng hoàn thành, cập nhật nó vào hồ sơ năng lực trên Hệ thống. Với gói không trúng, họ tổng hợp lý do từ thông tin công khai để rút kinh nghiệm.
Bảng mô tả công việc mẫu của nhân viên đấu thầu phía nhà thầu
Bảng dưới đây là bản tham khảo do Viện biên soạn để doanh nghiệp dựng bản mô tả công việc nội bộ; mỗi đơn vị điều chỉnh theo quy mô và lĩnh vực.
| Nhóm công việc | Nhiệm vụ cụ thể | Căn cứ liên quan |
|---|---|---|
| Tìm và theo dõi gói thầu | Lọc thông báo mời thầu; lập danh sách đề xuất dự thầu; theo dõi sửa đổi, gia hạn, làm rõ của gói đã quyết định dự | Khoản 3 Điều 27 Thông tư 79; khoản 9 Điều 98 Nghị định 214 |
| Phân tích hồ sơ mời thầu | Lập bảng yêu cầu; soạn đề nghị làm rõ; báo cáo rủi ro (tiêu chí năng lực, tiến độ, điều kiện hợp đồng) | Khoản 2 Điều 27 Thông tư 79; khoản 1 Điều 82 Luật Đấu thầu |
| Hồ sơ năng lực | Cập nhật hợp đồng tương tự, nhân sự, thiết bị, tài liệu chứng minh trên Hệ thống; giữ bản gốc | Khoản 2 Điều 11, khoản 1 Điều 27 Thông tư 79 |
| Lập và nộp hồ sơ dự thầu | Điều phối kỹ thuật, giá, bảo đảm dự thầu; kiểm tra webform, file đính kèm; ký số, nộp trước đóng thầu | Điều 27 Thông tư 79; khoản 2 Điều 98 Nghị định 214 |
| Sau mở thầu | Trả lời làm rõ; chuẩn bị đối chiếu tài liệu; chuẩn bị thương thảo | Khoản 4, 6, 7 Điều 98 Nghị định 214 |
| Quản trị tài khoản | Đề nghị phân quyền tài khoản nghiệp vụ; quản lý chứng thư số; không dùng tài khoản của chi nhánh | Điều 7, khoản 4 và 5 Điều 27 Thông tư 79 |
Người mới muốn biết cách lập một bộ hồ sơ hoàn chỉnh có thể đọc tiếp bài hướng dẫn lập hồ sơ dự thầu cho doanh nghiệp mới.
Nhân viên đấu thầu bên chủ đầu tư làm gì?
Ở phía bên mua, vị trí này có nhiều tên: cán bộ phụ trách đấu thầu, nhân viên mua sắm, chuyên viên phòng kế hoạch – đấu thầu của ban quản lý dự án. Họ giúp chủ đầu tư thực hiện các trách nhiệm tại Điều 78 Luật Đấu thầu, gồm phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu, hồ sơ mời thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu, trả lời làm rõ, yêu cầu nhà thầu làm rõ, ký và quản lý hợp đồng, lưu trữ, báo cáo.
Tham mưu kế hoạch lựa chọn nhà thầu và hồ sơ mời thầu
Nhân viên soạn dự thảo kế hoạch lựa chọn nhà thầu (chia gói, hình thức, phương thức, loại hợp đồng), rồi lập hoặc phối hợp với tư vấn lập E-HSMT. Họ phải nắm hạn mức, ví dụ khoản 4 Điều 78 Nghị định 214 (đã sửa đổi) cho chỉ định thầu gói thuộc dự toán mua sắm không hình thành dự án không quá 01 tỷ đồng, gói tư vấn thuộc dự án không quá 03 tỷ đồng, gói phi tư vấn, hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp thuộc dự án không quá 05 tỷ đồng. Họ cũng phải biết điều cấm khi soạn hồ sơ, như nêu nhãn hiệu, xuất xứ cụ thể (điểm i khoản 6 Điều 16 Luật Đấu thầu) hay đính kèm file yêu cầu năng lực ngoài webform (điểm a khoản 1 Điều 98 Nghị định 214).
Đăng tải thông tin và quản lý tài khoản nghiệp vụ
Thông tư 79 phân biệt “tài khoản tham gia Hệ thống” do Trung tâm Đấu thầu qua mạng quốc gia cấp cho tổ chức và “tài khoản nghiệp vụ” do tài khoản tham gia Hệ thống tạo ra (khoản 9, 10 Điều 3). Chủ đầu tư “quản lý và chịu trách nhiệm trong việc phân quyền cho các Tài khoản nghiệp vụ tương ứng với vai trò của mình; quản lý việc sử dụng chứng thư số trên Hệ thống” (khoản 6 Điều 22). Nhân viên đấu thầu của chủ đầu tư thường là người dùng tài khoản nghiệp vụ để đăng tải kế hoạch, thông báo mời thầu, kết quả.
Khoản 4 Điều 23 Nghị định 214 (đã sửa đổi) cảnh báo: tổ chức, cá nhân cố tình đăng tải thông tin không có thật bị khóa tài khoản 12 tháng. Khi thuê tư vấn, tư vấn không được thay chủ đầu tư đăng tải nội dung thuộc trách nhiệm của chủ đầu tư (khoản 5 Điều 23).
Tham gia tổ chuyên gia, tổ thẩm định
Khi không thuê tư vấn, chủ đầu tư “quyết định thành lập tổ chuyên gia đáp ứng quy định tại Điều 19” (khoản 4 Điều 78 Luật Đấu thầu), thường gồm nhân viên đấu thầu cùng cán bộ kỹ thuật, tài chính. Tổ chuyên gia lập hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, trình duyệt và bảo mật thông tin (Điều 80). Đây là lúc yêu cầu về chứng chỉ phát sinh. Cách tổ chức và số lượng thành viên xem bài tổ chuyên gia đấu thầu.
Hợp đồng, báo cáo và lưu trữ
Sau khi có kết quả, nhân viên chuẩn bị thương thảo, hoàn thiện, ký hợp đồng, theo dõi bảo đảm thực hiện hợp đồng, lưu hồ sơ theo khoản 8 Điều 78 Luật Đấu thầu và tổng hợp số liệu cho báo cáo công tác đấu thầu hằng năm (khoản 9 Điều 78). Ma trận năng lực chi tiết cho vị trí này, phân tầng theo mức độ, đã có ở bài năng lực cần có của cán bộ phụ trách đấu thầu trong đơn vị.
Nhân viên đấu thầu có cần chứng chỉ không?
Câu trả lời ngắn: chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu bắt buộc với người là thành viên tổ chuyên gia, tổ thẩm định; văn bản không đặt yêu cầu này cho mọi nhân viên đấu thầu. Điểm a khoản 1 Điều 7 Thông tư 02 (được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 1 Thông tư 105) xác định đối tượng được cấp chứng chỉ là “cá nhân tham gia tổ chuyên gia, tổ thẩm định lựa chọn nhà thầu theo quy định tại Điều 19 Luật Đấu thầu và quy định tại Điều 21 Nghị định số 214/2025/NĐ-CP”.
Bốn điều kiện tại khoản 1 Điều 21 Nghị định 214
1. Thành viên tổ chuyên gia, tổ thẩm định phải đáp ứng yêu cầu sau đây:
a) Có chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này;
b) Tốt nghiệp đại học trở lên; đối với gói thầu thuộc lĩnh vực an ninh, quốc phòng, giáo dục, chủ đầu tư quyết định lựa chọn thành viên tham gia tổ chuyên gia, tổ thẩm định bảo đảm có năng lực thực hiện công việc được giao;
c) Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật; không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự;
d) Có tối thiểu 03 năm công tác thuộc một trong các lĩnh vực liên quan đến nội dung pháp lý, kỹ thuật, tài chính của gói thầu…
Khoản 3 Điều 19 Luật Đấu thầu cũng đặt yêu cầu tối thiểu 03 năm công tác. Như vậy chứng chỉ chỉ là một trong bốn điều kiện. Một nhân viên đấu thầu có chứng chỉ nhưng mới đi làm hơn một năm vẫn chưa đủ điều kiện ngồi tổ chuyên gia gói thầu thuộc dự án.
Các trường hợp ngoại lệ
- Khoản 2 Điều 21: gói thầu thuộc dự án khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo, dự án ứng dụng công nghệ cao, công nghệ mới, và gói thầu thuộc dự toán mua sắm không hình thành dự án: chủ đầu tư quyết định chọn thành viên bảo đảm năng lực “mà không bắt buộc phải đáp ứng yêu cầu tại điểm a và điểm d khoản 1”, trừ thành viên là tư vấn cá nhân hoặc cá nhân thuộc tổ chức tư vấn đấu thầu.
- Khoản 2a Điều 21 (bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP): chuyên gia chuyên ngành được lấy ý kiến hoặc huy động, không thuộc nhân sự của chủ đầu tư, đơn vị tư vấn đấu thầu, “không bắt buộc có chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu”.
- Khoản 3 Điều 21, lĩnh vực y tế: nếu chủ đầu tư không có nhân sự đáp ứng khoản 1, được huy động, giao việc cho nhân sự thuộc quyền quản lý hoặc mời cán bộ Sở Y tế, Bộ Y tế, chuyên gia y tế tham gia mà không phải đáp ứng điểm a và điểm b khoản 1, hoặc thuê đơn vị tư vấn.
Phía nhà thầu không có điều khoản tương tự. Theo cách hiểu của chúng tôi, Điều 21 Nghị định 214 và Điều 7 Thông tư 02 chỉ điều chỉnh thành viên tổ chuyên gia, tổ thẩm định, nên người lập hồ sơ dự thầu cho nhà thầu không bắt buộc có chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu. Doanh nghiệp vẫn có thể đặt yêu cầu này trong tuyển dụng như một tiêu chí năng lực nội bộ. Còn yêu cầu về chứng chỉ chuyên ngành của nhân sự chủ chốt (nếu có) là yêu cầu của từng E-HSMT, không liên quan chứng chỉ đấu thầu.
Chứng chỉ đấu thầu cũ và mốc 31/12/2026
Nhiều nhân viên đấu thầu đang giữ giấy chứng nhận, chứng chỉ khóa học đấu thầu cấp trước năm 2024. Khoản 1 Điều 37 Thông tư 02, được sửa đổi bởi điểm a khoản 16 Điều 1 Thông tư 105, quy định:
Chứng chỉ tham gia khóa học về đấu thầu, chứng chỉ đào tạo về đấu thầu được cấp theo quy định của Luật Đấu thầu số 61/2005/QH11, Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 đến trước ngày 01 tháng 01 năm 2024 có giá trị như chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu quy định tại Thông tư này và tiếp tục có hiệu lực đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2026. Từ ngày 01 tháng 01 năm 2027, cá nhân có nhu cầu cấp chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu phải tham dự thi để được cấp chứng chỉ theo quy định tại Thông tư này.
Hai luật nêu trong điều khoản này đều đã hết hiệu lực. Văn bản chỉ nói đến thời hạn của giấy tờ; các trường hợp cụ thể như tổ chuyên gia đang làm việc dở dang qua mốc này cần đối chiếu riêng. Bài chứng chỉ đấu thầu cũ còn hiệu lực đến khi nào hướng dẫn từng loại giấy tờ.
Chứng chỉ mới là chứng chỉ điện tử, có hiệu lực 05 năm kể từ ngày quyết định cấp có hiệu lực (khoản 1 Điều 8 Thông tư 02, được sửa đổi). Người tổ chức thi và cấp là “đơn vị sự nghiệp công lập có chức năng đào tạo, bồi dưỡng thuộc phạm vi quản lý của bộ, cơ quan ngang bộ, ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” (Điều 9, được sửa đổi). Hình thức thi là trắc nghiệm, tối đa 90 phút; đề gồm câu hỏi theo lĩnh vực đấu thầu, pháp luật liên quan, chuyên sâu pháp luật đấu thầu và xử lý tình huống (Điều 18).
Ba khái niệm nhân viên đấu thầu cần tách bạch
| Giấy tờ | Ai cấp | Dùng để làm gì |
|---|---|---|
| Chứng nhận hoàn thành khóa học | Cơ sở đào tạo (ví dụ Viện) cấp sau khóa học | Ghi nhận đã học khóa; không thay chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu |
| Chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu | Đơn vị sự nghiệp công lập theo Điều 9 Thông tư 02 (sửa đổi), sau khi thí sinh đạt kỳ thi | Điều kiện tại điểm a khoản 1 Điều 21 Nghị định 214 đối với thành viên tổ chuyên gia, tổ thẩm định |
| Chứng chỉ hành nghề hoạt động đấu thầu (khung Luật 43/2013/QH13, đã hết hiệu lực) | Cơ quan có thẩm quyền đã cấp theo quy định cũ | Còn hạn thì có giá trị như chứng chỉ nghiệp vụ theo thời hạn ghi trên chứng chỉ (khoản 2 Điều 37 Thông tư 02, sửa đổi); hiện không còn thủ tục cấp mới |
Chứng nhận hoàn thành khóa học do Viện cấp không phải chứng chỉ hành nghề; chứng chỉ hành nghề do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định hiện hành. Viện không tổ chức thi, không cấp chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu.
Kiến thức pháp luật nhân viên đấu thầu cần có
Điều 5 Thông tư 02 quy định người làm công tác đấu thầu “có trách nhiệm tự cập nhật kiến thức, nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu hoặc tham gia khóa đào tạo, bồi dưỡng”. Nội dung khóa học do cơ sở đào tạo quy định “trên cơ sở tham khảo các nội dung theo Chương trình khung” tại Phụ lục 1 (điểm a khoản 1 Điều 6). Đoạn đầu Phụ lục 1 đã được Thông tư 129/2026/TT-BTC sửa thành: “Căn cứ nhu cầu của học viên về cập nhật, nâng cao kiến thức nghiệp vụ chuyên môn đấu thầu, cơ sở đào tạo đấu thầu có thể tổ chức bồi dưỡng theo một hoặc các chuyên đề sau đây”. Mục A (lựa chọn nhà thầu) có 10 chuyên đề. Bảng dưới đây gắn từng chuyên đề với công việc của nhân viên đấu thầu.
| Chuyên đề (Phụ lục 1 mục A) | Phía nhà thầu dùng vào | Phía chủ đầu tư dùng vào |
|---|---|---|
| 1. Tổng quan lựa chọn nhà thầu (nguyên tắc, liêm chính, đạo đức nghề nghiệp) | Hiểu giới hạn hành vi khi dự thầu | Giữ khách quan khi đánh giá |
| 2. Quy định chung (tư cách hợp lệ, cạnh tranh, đăng tải, ưu đãi, chi phí, hành vi bị cấm) | Kiểm tư cách hợp lệ, ưu đãi của doanh nghiệp | Kiểm tra tính hợp lệ, công khai thông tin |
| 3. Kế hoạch tổng thể, kế hoạch lựa chọn nhà thầu | Đọc kế hoạch để dự báo gói sắp mời | Lập dự thảo kế hoạch, chia gói |
| 4. Quy trình không qua mạng | Gói chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp | Chọn hình thức, lập hồ sơ yêu cầu |
| 5. Mua sắm tập trung · 6. Mua sắm trong lĩnh vực y tế | Dự gói tập trung, gói thuốc, thiết bị y tế | Đơn vị mua sắm, cơ sở y tế |
| 7. Đấu thầu qua mạng | Kê khai, nộp E-HSDT | Đăng tải, mở thầu, đánh giá |
| 8. Hợp đồng | Thương thảo, giữ uy tín | Ký và quản lý hợp đồng |
| 9. Xử lý tình huống · 10. Kiến nghị, kiểm tra, giám sát | Biết khi nào đề nghị làm rõ, kiến nghị | Đề xuất xử lý tình huống, giải trình |
Người mới không cần học cùng lúc cả mười chuyên đề. Phía nhà thầu nên ưu tiên chuyên đề 2, 7, 8; phía chủ đầu tư ưu tiên 2, 3, 4, 7. Nhân viên làm gói xây lắp cần biết thêm pháp luật xây dựng; nhân viên làm gói thuốc, thiết bị y tế cần biết văn bản chuyên ngành y tế.
Kỹ năng của nhân viên đấu thầu
Thứ quyết định một bộ hồ sơ có hợp lệ hay không thường nằm ở kỹ năng làm việc. Sáu nhóm kỹ năng nhân viên đấu thầu cần rèn trong năm đầu:
- Đọc hồ sơ có hệ thống: bảng dữ liệu, tiêu chuẩn đánh giá, yêu cầu kỹ thuật, điều kiện hợp đồng; mỗi yêu cầu một dòng trong bảng kiểm. Tiêu chuẩn đánh giá là phần quyết định đạt hay không đạt.
- Thao tác trên Hệ thống và dùng chứng thư số: tìm gói, tải E-HSMT, kê khai webform, đính kèm file, ký số, nộp. Chứng thư số dùng để tạo chữ ký số và xác thực tổ chức, cá nhân (điểm b khoản 2 Điều 7 Thông tư 79).
- Quản lý thời hạn: đóng thầu, làm rõ, thương thảo, hiệu lực bảo lãnh, trên một bảng theo dõi chung của phòng.
- Đối chiếu số liệu: số học bảng giá, doanh thu, giá trị hợp đồng tương tự so với ngưỡng, webform so với file đính kèm. Bảng tính (Excel) gần như bắt buộc.
- Viết nghiệp vụ: đề nghị làm rõ, trả lời làm rõ ngắn, đúng câu hỏi, có tài liệu kèm.
- Liêm chính và bảo mật: phần có hậu quả pháp lý, tách riêng dưới đây.
Những hành vi bị cấm nhân viên đấu thầu phải nhận diện được
Điều 16 Luật Đấu thầu liệt kê các hành vi bị cấm. Với nhân viên đấu thầu, ba nhóm sau là gần với công việc hằng ngày nhất:
- Gian lận (khoản 4): “làm giả hoặc làm sai lệch thông tin, hồ sơ, tài liệu trong đấu thầu”; cố ý cung cấp thông tin không trung thực trong hồ sơ dự thầu nhằm làm sai lệch kết quả. Khoản 1 Điều 27 Thông tư 79 nói rõ: tự sửa số liệu báo cáo tài chính trên Hệ thống không thống nhất với Hệ thống thuế điện tử, dẫn đến sai lệch kết quả, bị coi là gian lận.
- Không bảo đảm công bằng, minh bạch (khoản 6): ví dụ tham gia lập đồng thời tham gia thẩm định hồ sơ mời thầu của cùng một gói thầu (điểm b); tham gia đánh giá đồng thời thẩm định kết quả của cùng một gói thầu (điểm c). Nhân viên phía chủ đầu tư cần lưu ý khi được phân công.
- Tiết lộ thông tin (khoản 7): nội dung hồ sơ mời thầu trước thời điểm phát hành, nội dung hồ sơ dự thầu, báo cáo đánh giá, kết quả lựa chọn nhà thầu trước khi được công khai.
Khi thấy một yêu cầu của cấp trên có dấu hiệu thuộc các hành vi trên, nhân viên nên đề nghị bằng văn bản và lưu lại, thay vì làm theo miệng.
Nhân viên đấu thầu theo từng lĩnh vực
Các tin tuyển dụng hay ghi kèm lĩnh vực: “nhân viên đấu thầu xây dựng”, “nhân viên đấu thầu thuốc”, “nhân viên đấu thầu thiết bị y tế”, “nhân viên đấu thầu cơ điện”. Khung pháp luật đấu thầu là chung; khác nhau ở kiến thức chuyên ngành đi kèm.
| Lĩnh vực | Phần việc đặc thù và kiến thức bổ sung |
|---|---|
| Xây lắp, xây dựng | Đọc bản vẽ, bảng khối lượng; phối hợp biện pháp thi công, tiến độ; kê khai nhân sự chủ chốt, thiết bị. Cần pháp luật xây dựng, dự toán |
| Thuốc, thiết bị y tế | Hồ sơ pháp lý sản phẩm, danh mục mặt hàng; văn bản chuyên ngành y tế, chuyên đề 6 Phụ lục 1 Thông tư 02. Xem bài đấu thầu thuốc tại cơ sở y tế công lập |
| Hàng hóa, cơ điện | Tài liệu kỹ thuật của hãng, dịch vụ liên quan (lắp đặt, bảo hành); quy định không nêu nhãn hiệu, xuất xứ cụ thể |
| Dịch vụ phi tư vấn | Phương án nhân lực, quy trình, chất lượng dịch vụ (khoản 5 Điều 4 Luật Đấu thầu) |
Nhân viên phòng vật tư, thiết bị y tế của bệnh viện cần nhớ thêm khoản 3 Điều 21 Nghị định 214 về thành viên tổ chuyên gia trong lĩnh vực y tế.
Người mới, chưa có kinh nghiệm: bắt đầu từ đâu?
Nhiều người hỏi về vị trí “nhân viên đấu thầu không yêu cầu kinh nghiệm”. Văn bản không đặt điều kiện đầu vào cho người làm hồ sơ dự thầu của nhà thầu; điều kiện 03 năm công tác chỉ áp dụng cho thành viên tổ chuyên gia, tổ thẩm định. Người mới vì thế thường vào nghề ở phía nhà thầu: tháng đầu theo dõi gói thầu, lập bảng yêu cầu có người kiểm tra; tháng thứ hai, thứ ba quản lý hồ sơ năng lực, soạn đề nghị làm rõ; từ tháng thứ tư tự làm trọn hồ sơ gói nhỏ. Ở phía chủ đầu tư, người mới thường làm việc hỗ trợ (chuẩn bị tài liệu, đăng tải theo phân quyền, theo dõi hợp đồng) trước khi đủ điều kiện vào tổ chuyên gia gói thuộc dự án.
CV nhân viên đấu thầu nên thể hiện gì?
CV nên cho thấy ba điều: biết làm gì, đã làm đến đâu, có giấy tờ gì.
- Kỹ năng cụ thể: đọc E-HSMT, kê khai trên Hệ thống, ký số, Excel; tránh ghi chung chung “am hiểu Luật Đấu thầu”.
- Kinh nghiệm theo gói thầu: loại gói, hình thức, vai trò của mình; không ghi thông tin mật của gói thầu.
- Giấy tờ: chứng nhận hoàn thành khóa học (đúng tên khóa, đơn vị cấp); chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu nếu có, kèm số hiệu để tra cứu tại https://chungchidauthau.mof.gov.vn. Không gọi chứng nhận hoàn thành khóa học là “chứng chỉ hành nghề”.
Lộ trình học để vào nghề nhân viên đấu thầu
Lộ trình dưới đây đi theo vị trí việc làm. Lộ trình học tổng quát theo 30/60/90 ngày có ở bài lộ trình học đấu thầu từ cơ bản đến ôn chứng chỉ.
| Chặng | Mục tiêu | Nội dung chính | Khóa của Viện phù hợp |
|---|---|---|---|
| 1. Nền tảng | Hiểu quy trình, đọc được hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu | Khái niệm, nguyên tắc, hình thức, phương thức, quy trình lựa chọn nhà thầu; cấu trúc hồ sơ; lỗi thường gặp | Khóa học đấu thầu cơ bản: online, 3 tối liên tiếp, 19h00–22h00; học phí 1.000.000 đồng (đã gồm VAT) |
| 2. Thao tác qua mạng | Tự làm được trên Hệ thống | Tài khoản, phân quyền, tìm và theo dõi gói thầu, kê khai, nộp E-HSDT, xử lý lỗi | Khóa học đấu thầu qua mạng: online, 1,5 ngày giờ hành chính; học phí 1.200.000 đồng (đã gồm VAT) |
| 3. Làm thật | Tự hoàn thành hồ sơ gói nhỏ | Thực hành trên gói thầu của doanh nghiệp, có người kiểm tra | Tự rèn tại doanh nghiệp; cần thì đề nghị rà soát hồ sơ |
| 4. Chứng chỉ (khi cần) | Đủ điều kiện điểm a khoản 1 Điều 21 khi được cử vào tổ chuyên gia, tổ thẩm định | Ôn bốn nhóm nội dung đề thi tại Điều 18 Thông tư 02, đăng ký thi tại đơn vị tổ chức thi | Khóa ôn thi chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn đấu thầu: online, 02 ngày; học phí 1.500.000 đồng (đã gồm VAT) |
Học phí và hình thức trên theo dữ liệu lớp hiện hành của Viện; ngày khai giảng từng đợt xem tại lịch khai giảng mới nhất. Thời lượng khóa học do cơ sở đào tạo xác định (điểm b khoản 1 Điều 6 Thông tư 02); Thông tư 02 không quy định số tiết bắt buộc; cá nhân được vào danh sách dự thi khi “đã đăng ký thi thành công và nộp đầy đủ chi phí dự thi” (điểm b khoản 1 Điều 17, được sửa đổi bởi khoản 9 Điều 1 Thông tư 105), không kèm điều kiện đã học một khóa cụ thể. Khóa học hỗ trợ hệ thống kiến thức, luyện tập và ôn thi phục vụ kỳ thi sát hạch chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu do cơ quan có thẩm quyền tổ chức theo quy định.
Nếu anh/chị đang chuẩn bị chuyển sang vị trí nhân viên đấu thầu mà chưa biết nên học khóa cơ bản trước hay học thẳng đấu thầu qua mạng, có thể liên hệ Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ qua Hotline 0904 889 859 (Ms. Hoa) để được tư vấn chọn khóa theo công việc thực tế đang hoặc sắp đảm nhận.
Ví dụ thực tế về công việc của nhân viên đấu thầu
Các ví dụ dưới đây dùng số liệu giả định để minh họa cách áp dụng điều khoản.
Ví dụ 1: Cử nhân kinh tế mới ra trường vào phòng đấu thầu công ty xây lắp
Một công ty xây lắp 60 người tuyển một cử nhân kinh tế mới tốt nghiệp vào phòng đấu thầu. Trưởng phòng hỏi có cần cho nhân viên này đi thi chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu ngay không.
Cách xử lý: Điều 21 Nghị định 214 và điểm a khoản 1 Điều 7 Thông tư 02 (sửa đổi) chỉ gắn chứng chỉ với thành viên tổ chuyên gia, tổ thẩm định. Theo cách hiểu của chúng tôi, nhân viên lập hồ sơ dự thầu cho nhà thầu không bắt buộc có chứng chỉ. Việc cần làm trước là học nền tảng và thao tác trên Hệ thống, giao việc theo bậc: theo dõi gói thầu và lập bảng yêu cầu, rồi đến kê khai năng lực. Chứng chỉ chỉ nên tính khi doanh nghiệp có kế hoạch cho nhân viên chuyển sang làm tư vấn đấu thầu.
Ví dụ 2: Nhân viên vật tư bệnh viện được cử vào tổ chuyên gia gói mua sắm 600 triệu đồng
Một bệnh viện tuyến tỉnh mua máy in, máy tính cho các khoa, giá gói thầu 600 triệu đồng, từ dự toán mua sắm thường xuyên, không hình thành dự án. Nhân viên phòng vật tư có bằng đại học, 02 năm công tác, chưa có chứng chỉ, được đề xuất vào tổ chuyên gia.
Cách xử lý: Gói thầu thuộc dự toán mua sắm không hình thành dự án, nên theo khoản 2 Điều 21 Nghị định 214, chủ đầu tư quyết định chọn thành viên bảo đảm năng lực mà không bắt buộc đáp ứng điểm a (chứng chỉ) và điểm d (03 năm). Theo chúng tôi, bệnh viện nên ghi rõ căn cứ này trong quyết định thành lập tổ chuyên gia. Ngoại lệ không áp dụng nếu bệnh viện thuê tư vấn đấu thầu: khi đó cá nhân của tổ chức tư vấn vẫn phải có chứng chỉ.
Ví dụ 3: Nhân viên ban quản lý dự án có chứng chỉ nhưng mới 2 năm công tác
Ban quản lý dự án huyện chuẩn bị gói xây lắp 18 tỷ đồng thuộc dự án đầu tư công. Một nhân viên đấu thầu vừa đạt kỳ thi, có chứng chỉ điện tử, tốt nghiệp đại học, nhưng mới công tác 2 năm. Trưởng ban muốn đưa người này vào tổ chuyên gia vì “đã có chứng chỉ”.
Cách xử lý: Gói thầu thuộc dự án nên không có ngoại lệ khoản 2 Điều 21. Thành viên phải đủ bốn điều kiện tại khoản 1, trong đó điểm d yêu cầu tối thiểu 03 năm công tác thuộc lĩnh vực liên quan nội dung pháp lý, kỹ thuật, tài chính của gói thầu; khoản 3 Điều 19 Luật Đấu thầu cũng đặt yêu cầu này. Nhân viên chưa đủ điều kiện làm thành viên tổ chuyên gia; có thể hỗ trợ tổ (chuẩn bị tài liệu, tổng hợp) nhưng không đứng tên đánh giá.
Ví dụ 4: Nhân viên nhà thầu “làm đẹp” số liệu doanh thu trên Hệ thống
Gói thầu yêu cầu doanh thu bình quân 3 năm từ 25 tỷ đồng. Hệ thống trích xuất doanh thu của công ty năm gần nhất là 19 tỷ đồng. Nhân viên đấu thầu định sửa con số này thành 27 tỷ đồng vì “Hệ thống cho sửa”.
Cách xử lý: Khoản 1 Điều 27 Thông tư 79 chỉ cho nhà thầu sửa khi phát hiện Hệ thống chưa cập nhật so với số liệu đã báo cáo cơ quan thuế, và phải khớp số đó. Số liệu không thống nhất với Hệ thống thuế điện tử, dẫn đến làm sai lệch kết quả lựa chọn nhà thầu, bị coi là gian lận theo khoản 4 Điều 16 Luật Đấu thầu; mọi lần sửa đều được Hệ thống lưu lại (điểm b khoản 2 Điều 11 Thông tư 79). Nhân viên báo lãnh đạo rằng doanh nghiệp không đạt tiêu chí, hoặc xem xét phương án hợp pháp khác như liên danh cho gói sau.
Ví dụ 5: Bỏ lỡ bản sửa đổi E-HSMT, gửi bổ sung sau đóng thầu
Một nhà thầu thiết bị nộp E-HSDT theo bản E-HSMT ban đầu. Ba ngày trước đóng thầu, chủ đầu tư đã đăng tải bản sửa đổi, tăng yêu cầu bảo hành từ 12 lên 24 tháng. Nhân viên không theo dõi nên không biết; sau đóng thầu mới gửi email “bổ sung cam kết bảo hành 24 tháng”.
Cách xử lý: Theo khoản 3 Điều 27 Thông tư 79 và khoản 9 Điều 98 Nghị định 214, sai sót do không theo dõi Hệ thống thì nhà thầu tự chịu bất lợi. Tài liệu gửi sau đóng thầu để sửa đổi, bổ sung hồ sơ “đều không hợp lệ và không được xem xét”, trừ tài liệu làm rõ theo yêu cầu của chủ đầu tư (khoản 2 Điều 98). Phòng đấu thầu nên kiểm tra gói đang dự mỗi ngày làm việc và ngay trước khi nộp.
Ví dụ 6: Nhân viên chi nhánh nộp E-HSDT bằng tài khoản của chi nhánh
Tổng công ty ủy quyền giám đốc chi nhánh miền Trung dự một gói xây lắp 9 tỷ đồng. Nhân viên đấu thầu của chi nhánh dùng tài khoản mà chi nhánh tự đăng ký trên Hệ thống để nộp E-HSDT.
Cách xử lý: Khoản 4 Điều 27 Thông tư 79 quy định khi người đại diện theo pháp luật ủy quyền cho giám đốc chi nhánh, việc tham dự thầu “phải được thực hiện bằng tài khoản tham gia Hệ thống của nhà thầu”; dùng tài khoản của chi nhánh thì nhà thầu bị coi là không đáp ứng tư cách hợp lệ theo khoản 1 Điều 5 Luật Đấu thầu. Nhân viên cần đề nghị tổng công ty tạo tài khoản nghiệp vụ từ tài khoản của nhà thầu và phân quyền cho mình (khoản 1 Điều 7 Thông tư 79).
Ví dụ 7: Cán bộ đấu thầu giữ giấy chứng nhận khóa học cấp năm 2022
Một nhân viên đấu thầu của công ty cấp nước (chủ đầu tư) có giấy chứng nhận khóa học đấu thầu cấp năm 2022 và thường xuyên ngồi tổ chuyên gia. Đơn vị đang lập kế hoạch nhân sự cho các gói thầu năm 2027.
Cách xử lý: Theo khoản 1 Điều 37 Thông tư 02 (được sửa đổi bởi điểm a khoản 16 Điều 1 Thông tư 105), giấy cấp trước 01/01/2024 có giá trị như chứng chỉ nghiệp vụ đến hết ngày 31/12/2026; từ 01/01/2027, người có nhu cầu cấp chứng chỉ phải tham dự thi. Đơn vị nên rà danh sách người giữ giấy cũ và bố trí ôn, đăng ký thi trước khi cử vào tổ chuyên gia các gói năm 2027. Văn bản không quy định riêng cho tổ chuyên gia đang làm việc dở dang qua mốc này; trường hợp đó cần đối chiếu cụ thể.
Nếu doanh nghiệp đang dự thầu mà nhân viên đấu thầu còn mới, chưa chắc cách kê khai năng lực hoặc đang nhận yêu cầu làm rõ E-HSDT với thời hạn ngắn, anh/chị có thể liên hệ Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ qua Hotline 0904 889 859 (Ms. Hoa) để được hỗ trợ rà soát hồ sơ và tư vấn đấu thầu. Thông tin dịch vụ có tại trang dịch vụ tư vấn hồ sơ đấu thầu.
Checklist cho nhân viên đấu thầu trước khi nhận một gói thầu
- Tài khoản nghiệp vụ được phân quyền đúng vai trò; chứng thư số đã đăng ký, còn hiệu lực (Điều 7 Thông tư 79)?
- Đã tải bản E-HSMT mới nhất, kiểm tra sửa đổi, gia hạn, làm rõ?
- Đã lập bảng yêu cầu và xác định nội dung cần đề nghị làm rõ?
- Hồ sơ năng lực đã cập nhật; số liệu tài chính khớp Hệ thống thuế điện tử?
- Phía chủ đầu tư: có bị phân công vừa lập vừa thẩm định, hoặc vừa đánh giá vừa thẩm định cùng một gói (điểm b, c khoản 6 Điều 16 Luật Đấu thầu)?
- Nếu vào tổ chuyên gia: đủ bốn điều kiện khoản 1 Điều 21 Nghị định 214, hoặc thuộc ngoại lệ khoản 2, 3?
- Đã có lịch theo dõi đóng thầu, làm rõ, đối chiếu tài liệu, thương thảo; bản gốc tài liệu sẵn sàng?
Những sai lầm thường gặp của nhân viên đấu thầu mới
- Đọc lướt tiêu chuẩn đánh giá, chỉ đọc yêu cầu kỹ thuật.
- Không theo dõi Hệ thống sau khi nộp; gửi bổ sung sau đóng thầu khi chưa được yêu cầu.
- Dùng tài khoản của chi nhánh hoặc tài khoản sai vai trò.
- Sửa số liệu trên Hệ thống cho “đẹp”, không biết mọi lần sửa đều được lưu.
- Gọi chứng nhận hoàn thành khóa học là chứng chỉ trong CV, hồ sơ nhân sự.
- Coi “đã có chứng chỉ” là đủ để ngồi tổ chuyên gia, quên điều kiện 03 năm công tác.
- Dùng tài liệu theo khung cũ, còn gọi chủ đầu tư là “bên mời thầu” ở nhánh nhà thầu.
Cần hỗ trợ hồ sơ hoặc đào tạo nhân viên đấu thầu?
Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ tổ chức khóa đấu thầu cơ bản và khóa đấu thầu qua mạng (online), có phần đọc hồ sơ mời thầu, kê khai năng lực, thao tác trên Hệ thống; tổ chức lớp tại đơn vị khi cần bồi dưỡng nhiều nhân viên cùng lúc; hỗ trợ rà soát hồ sơ và tư vấn đấu thầu khi doanh nghiệp đang có gói thầu cụ thể.
Nếu doanh nghiệp vừa thành lập hoặc mở rộng phòng đấu thầu và cần một chương trình chung cho nhiều nhân viên đấu thầu mới, anh/chị có thể liên hệ Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ qua Hotline 0904 889 859 (Ms. Hoa) để được tư vấn lớp phù hợp với lĩnh vực và quy mô gói thầu của đơn vị.
Sau khi hoàn thành khóa học, học viên được cấp chứng nhận hoàn thành khóa học theo tên khóa học đã tham gia. Chứng nhận hoàn thành khóa học không phải chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu; chứng chỉ này do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định hiện hành.
VIỆN NGHIÊN CỨU ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ
- Hotline / Zalo: 0904 889 859 (Ms. Hoa)
- Email: daotao@viendaotaocanbo.edu.vn
- Địa chỉ: DVTM T3-27A, Tòa A1, Chung cư Phương Đông Green Park, số 1 Trần Thủ Độ, Phường Yên Sở, Thành phố Hà Nội
- Website: https://viendaotaocanbo.edu.vn
Để lại thông tin, Viện sẽ liên hệ tư vấn rà soát hồ sơ dự thầu, kê khai năng lực trên Hệ thống và hướng dẫn nhân viên đấu thầu của doanh nghiệp xử lý gói thầu đang chuẩn bị.
Văn bản sử dụng trong bài
- Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 57/2024/QH15, Luật số 90/2025/QH15 và các luật sửa đổi năm 2025 (Văn bản hợp nhất số 74) — Điều 4, 5, 16, 19, 78, 80, 82.
- Nghị định 214/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 165/2026/NĐ-CP, Nghị định 170/2026/NĐ-CP và Nghị định 349/2026/NĐ-CP (Văn bản hợp nhất số 36/2026) — Điều 21, 23, 78, 98.
- Thông tư 79/2025/TT-BTC — Điều 3, 7, 11, 22, 27.
- Thông tư 02/2024/TT-BKHĐT, được sửa đổi bởi Thông tư 105/2025/TT-BTC và Thông tư 129/2026/TT-BTC — Điều 5, 6, 7, 8, 9, 18, 37; Phụ lục 1.
Nội dung được biên soạn bởi Ban Đào tạo – Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ trên cơ sở đối chiếu Luật Đấu thầu (Văn bản hợp nhất số 74), Nghị định 214/2025/NĐ-CP (Văn bản hợp nhất số 36/2026), Thông tư 79/2025/TT-BTC, Thông tư 02/2024/TT-BKHĐT, Thông tư 105/2025/TT-BTC và Thông tư 129/2026/TT-BTC tại thời điểm 23/10/2026. Bài viết mang tính tham khảo; mô tả công việc cụ thể của nhân viên đấu thầu do từng doanh nghiệp, cơ quan quy định, và với gói thầu cụ thể cần đối chiếu hồ sơ mời thầu cùng hướng dẫn của cơ quan quản lý. Nghiêm cấm sao chép nội dung khi chưa được phép.
