Nhiều công trình chỉ phát hiện hồ sơ hoàn công có vấn đề vào đúng thời điểm chuẩn bị nghiệm thu hoàn thành: bản vẽ không khớp thực tế thi công, biên bản nghiệm thu thiếu chữ ký của một thành viên liên danh, kết quả thí nghiệm bị lẫn giữa các lô vật liệu. Khi đó, việc “khóa sổ” hồ sơ bị chậm, còn áp lực tiến độ dễ đẩy người lập hồ sơ sang lối tắt sai luật.
Bài viết này không nhắc lại khái niệm hồ sơ hoàn công — phần đó đã được trình bày trong bài hồ sơ hoàn công công trình xây dựng gồm những gì. Ở đây, chúng tôi tập trung vào những lỗi hay gặp nhất khi lập hồ sơ hoàn công, nguyên nhân, và cách xử lý đúng theo Nghị định 207/2026/NĐ-CP — văn bản có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, thay thế Nghị định 06/2021/NĐ-CP.
Trước hết: hồ sơ hoàn công không đồng nghĩa với bản vẽ hoàn công
Phần lớn lỗi bắt nguồn từ việc nhầm hai khái niệm này. Bản vẽ hoàn công là bản vẽ thể hiện đúng thực tế thi công của hạng mục, lập theo khoản 13 Điều 15 và Phụ lục IIb Nghị định 207/2026/NĐ-CP. Hồ sơ hoàn công (trong thực tế hay được hiểu là hồ sơ hoàn thành công trình theo Điều 28 và Phụ lục VII) là tập tài liệu rộng hơn, trong đó bản vẽ hoàn công chỉ là một thành phần, bên cạnh hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ vật liệu, kết quả thí nghiệm, nhật ký thi công và các tài liệu khác.
Hiểu đúng ranh giới này giúp xác định lỗi thuộc nhóm nào để xử lý cho trúng. Nếu cần đối chiếu danh mục đầy đủ, xem thêm phần hồ sơ trong bài hồ sơ quản lý chất lượng công trình xây dựng.
Nhóm lỗi 1 — Bản vẽ hoàn công không phản ánh đúng thực tế
Đây là nhóm lỗi nghiêm trọng nhất vì bản vẽ hoàn công là căn cứ để vận hành, bảo trì và xử lý tranh chấp về sau.
- Lập bản vẽ sau khi công việc đã bị che khuất. Kết cấu ngầm, cốt thép, đường ống âm nếu không được ghi nhận trước khi lấp, đổ bê tông hoặc hoàn thiện thì sau đó không thể tái hiện chính xác. Hệ quả là bản vẽ hoàn công phải “vẽ theo trí nhớ”, sai lệch kích thước và vị trí.
- Bản vẽ không thể hiện kích thước, vị trí và vật liệu thực tế. Nhiều bản vẽ hoàn công chỉ đóng dấu lên bản vẽ thiết kế mà không cập nhật các sai khác đã thi công thực tế.
- Dùng bản vẽ thiết kế thay cho bản vẽ hoàn công. Khi thi công đúng thiết kế, bản vẽ hoàn công vẫn phải được lập theo mẫu dấu bản vẽ hoàn công quy định tại Phụ lục IIb, chứ không được coi bản vẽ thiết kế là bản vẽ hoàn công.
- Có sai khác so với thiết kế nhưng chưa có hồ sơ xử lý. Mọi thay đổi so với thiết kế được duyệt phải có văn bản chấp thuận của chủ đầu tư và chủ trì thiết kế trước khi thể hiện lên bản vẽ hoàn công; nếu thiếu bước này, bản vẽ hoàn công trở thành tài liệu ghi nhận một thay đổi chưa được phê duyệt.
Cách xử lý: kiểm soát công việc bị che khuất ngay tại hiện trường — chụp ảnh, ghi nhật ký, nghiệm thu và lập bản vẽ hoàn công trước khi che lấp. Nguyên tắc ghi nhận hiện trường được nêu trong bài nhật ký thi công theo Nghị định 207.
Nhóm lỗi 2 — Thiếu hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ vật liệu và kết quả thí nghiệm
Bản vẽ hoàn công đúng nhưng thiếu hồ sơ chứng minh chất lượng thì hạng mục vẫn không đủ điều kiện khóa hồ sơ.
- Thiếu biên bản nghiệm thu công việc xây dựng. Theo Điều 22 Nghị định 207/2026/NĐ-CP, công việc xây dựng phải được nghiệm thu trước khi chuyển bước; biên bản nghiệm thu công việc là mắt xích không thể bỏ.
- Thiếu hồ sơ vật liệu, cấu kiện, thiết bị đầu vào. Chứng chỉ xuất xưởng, kết quả thí nghiệm vật liệu phải gắn được với đúng lô đưa vào công trình. Nguyên tắc kiểm soát đầu vào được trình bày trong bài kiểm soát vật liệu đầu vào trong thi công.
- Thiếu hoặc lẫn kết quả thí nghiệm. Đây là lỗi làm chậm nghiệm thu nhiều nhất; cách xử lý khi thiếu kết quả thí nghiệm được phân tích riêng trong bài thiếu kết quả thí nghiệm có được nghiệm thu không.
Nhóm lỗi 3 — Sai thành phần ký biên bản
Chữ ký trên biên bản nghiệm thu và hồ sơ hoàn công không phải thủ tục hình thức: nó gắn với trách nhiệm pháp lý của từng chủ thể. Ba lỗi hay gặp:
- Sai thành phần ký. Thành phần ký biên bản nghiệm thu hoàn thành được quy định tại khoản 6 Điều 24 Nghị định 207/2026/NĐ-CP, gồm người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) và chức danh chuyên môn tương ứng của chủ đầu tư, nhà thầu giám sát, nhà thầu thi công và nhà thầu thiết kế. Thiếu một thành phần bắt buộc thì biên bản không hợp lệ.
- Thành viên liên danh ký thay phần việc của nhau. Khi nhà thầu là liên danh, biên bản phải có đầy đủ người đại diện và chỉ huy trưởng (hoặc giám sát trưởng) của từng thành viên trong liên danh đối với phần việc do mình thực hiện. Một thành viên ký thay phần việc của thành viên khác là ký sai thẩm quyền.
- Nhà thầu chính, nhà thầu phụ ký sai vai trò. Nhà thầu phụ chịu trách nhiệm trực tiếp về phần việc của mình, nhưng nhà thầu chính chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư về toàn bộ công việc do nhà thầu phụ thực hiện (khoản 3 Điều 4 Nghị định 207/2026/NĐ-CP). Việc kiểm tra công tác thi công của nhà thầu phụ thuộc trách nhiệm nhà thầu chính theo khoản 11 Điều 15; xem thêm bài trách nhiệm nhà thầu chính đối với nhà thầu phụ.
Nhóm lỗi 4 — Hồ sơ không đồng nhất giữa các tài liệu
Một bộ hồ sơ hoàn công đạt yêu cầu phải “khớp” ở mọi lát cắt. Người kiểm tra chỉ cần đối chiếu chéo vài tài liệu là phát hiện được mâu thuẫn.
- Nhật ký thi công không khớp tiến độ thực tế. Nhật ký ghi lùi ngày, ghi gộp nhiều ngày, hoặc mô tả công việc không trùng với biên bản nghiệm thu cùng thời điểm.
- Không đồng nhất giữa nhật ký — biên bản nghiệm thu — bản vẽ hoàn công — kết quả thí nghiệm — khối lượng thực tế. Ví dụ: bản vẽ hoàn công thể hiện cấu kiện đã đổ bê tông ngày A, nhưng phiếu thí nghiệm mẫu bê tông lại ghi ngày B sau đó; hoặc khối lượng nghiệm thu lớn hơn khối lượng thể hiện trên bản vẽ hoàn công.
Nguyên tắc ký và tính nhất quán của hồ sơ nghiệm thu được phân tích kỹ trong bài nguyên tắc nghiệm thu công việc xây dựng và hồ sơ liên quan.
Khi nào phải đo đạc lại, thí nghiệm đối chứng hoặc kiểm định?
Không phải lỗi nào cũng xử lý bằng cách bổ sung giấy tờ. Có những trường hợp phải quay lại kiểm tra bằng phương pháp kỹ thuật:
- Đo đạc lại khi nghi ngờ kích thước, cao độ, vị trí trên bản vẽ hoàn công không phản ánh đúng thực tế và công việc chưa bị che khuất hoàn toàn.
- Thí nghiệm đối chứng khi kết quả thí nghiệm ban đầu thiếu, không tin cậy hoặc có mâu thuẫn — thực hiện theo Điều 8 Nghị định 207/2026/NĐ-CP.
- Kiểm định xây dựng khi cần đánh giá lại chất lượng bộ phận đã hoàn thành mà không còn cách kiểm tra trực tiếp. Kiểm định xây dựng thực hiện theo Điều 8 Nghị định 207/2026/NĐ-CP và nội dung, trình tự kiểm định theo quy định của Bộ trưởng Bộ Xây dựng tại Điều 4 Thông tư 32/2026/TT-BXD.
Đây là biện pháp tốn kém và mất thời gian, nên phòng ngừa tại hiện trường luôn rẻ hơn khắc phục khi đã khóa hồ sơ.
Bổ sung hồ sơ đúng cách — ranh giới với hợp thức hóa và làm giả
Khi phát hiện thiếu, nguyên tắc là bổ sung tài liệu phản ánh trung thực những gì đã thực sự diễn ra, chứ không tạo ra tài liệu mô tả điều không xảy ra. Điều 28 Nghị định 207/2026/NĐ-CP quy định chủ đầu tư và các nhà thầu chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của hồ sơ do mình lập.
Được phép: lập bổ sung bản vẽ hoàn công còn thiếu dựa trên số liệu đo đạc thực tế; bổ sung biên bản nghiệm thu cho công việc đã thực hiện đúng trình tự nhưng chưa lập biên bản; thu thập lại chứng chỉ vật liệu từ nhà cung cấp cho đúng lô đã dùng.
Không được phép: ghi lùi ngày để “khớp” hồ sơ; tạo biên bản nghiệm thu cho công việc chưa từng được nghiệm thu; gán kết quả thí nghiệm của lô này cho lô khác; ký thay chữ ký của người không tham gia.
Ranh giới rất rõ: bổ sung là ghi nhận đúng sự thật còn thiếu; hợp thức hóa là tạo ra sự thật giả để lấp chỗ trống.
Ma trận lỗi — người chịu trách nhiệm — cách xử lý — hồ sơ cần bổ sung
| Lỗi | Chủ thể chịu trách nhiệm chính | Cách xử lý | Hồ sơ cần bổ sung |
|---|---|---|---|
| Bản vẽ hoàn công không đúng thực tế | Nhà thầu thi công; giám sát của chủ đầu tư | Đo đạc lại khi còn kiểm tra được; nếu đã che khuất thì kiểm định | Bản vẽ hoàn công lập lại theo Phụ lục IIb; biên bản đo đạc |
| Công việc bị che khuất chưa nghiệm thu | Nhà thầu thi công; tư vấn giám sát | Thí nghiệm đối chứng hoặc kiểm định theo Điều 8 | Kết quả thí nghiệm/kiểm định; biên bản nghiệm thu bổ sung có căn cứ |
| Thiếu biên bản nghiệm thu công việc | Nhà thầu thi công; tư vấn giám sát | Lập biên bản cho công việc đã thực hiện đúng trình tự; nếu không chứng minh được thì kiểm tra lại | Biên bản nghiệm thu công việc (Điều 22) |
| Thiếu/lẫn kết quả thí nghiệm vật liệu | Nhà thầu thi công; nhà thầu cung ứng | Thu thập lại chứng chỉ đúng lô; thí nghiệm đối chứng nếu không truy được | Chứng chỉ xuất xưởng; phiếu kết quả thí nghiệm gắn đúng lô |
| Sai thành phần ký | Chủ đầu tư (tổ chức nghiệm thu) | Ký lại đúng thành phần theo khoản 6 Điều 24 | Biên bản nghiệm thu có đủ thành phần ký hợp lệ |
| Liên danh ký thay phần việc | Nhà thầu liên danh | Từng thành viên ký đúng phần việc của mình | Biên bản có chữ ký của từng thành viên liên danh |
| Sai khác thiết kế chưa có hồ sơ xử lý | Chủ đầu tư; chủ trì thiết kế | Bổ sung văn bản chấp thuận thay đổi trước khi thể hiện lên bản vẽ hoàn công | Văn bản chấp thuận thay đổi thiết kế; bản vẽ điều chỉnh |
| Hồ sơ không đồng nhất | Nhà thầu thi công; tư vấn giám sát | Rà soát chéo, chỉnh lại tài liệu ghi sai để phản ánh đúng thực tế | Nhật ký, biên bản, bản vẽ, thí nghiệm được đối chiếu thống nhất |
Checklist kiểm tra trước khi khóa hồ sơ hoàn công
Rà soát theo danh mục dưới đây trước khi trình hồ sơ hoàn công phục vụ nghiệm thu hoàn thành:
- Bản vẽ hoàn công đủ cho mọi hạng mục, có mẫu dấu bản vẽ hoàn công theo Phụ lục IIb, thể hiện đúng kích thước — vị trí — vật liệu thực tế.
- Công việc bị che khuất đều có ảnh, nhật ký và biên bản nghiệm thu lập trước khi che lấp.
- Mọi sai khác thiết kế đã có văn bản chấp thuận trước khi thể hiện lên bản vẽ hoàn công.
- Biên bản nghiệm thu công việc đầy đủ theo Điều 22; nghiệm thu giai đoạn/bộ phận theo Điều 23 (nếu có).
- Hồ sơ vật liệu, chứng chỉ, kết quả thí nghiệm gắn đúng lô đưa vào công trình.
- Thành phần ký biên bản đúng theo khoản 6 Điều 24; liên danh ký đủ từng thành viên.
- Đối chiếu chéo: nhật ký — biên bản nghiệm thu — bản vẽ hoàn công — kết quả thí nghiệm — khối lượng thực tế không mâu thuẫn ngày tháng, khối lượng, chủng loại.
- Không có tài liệu ghi lùi ngày, ký thay hoặc gán kết quả sai lô.
Bộ hồ sơ hoàn công đạt yêu cầu là điều kiện để lập hồ sơ hoàn thành công trình theo Điều 28 và Phụ lục VII, phục vụ nghiệm thu hoàn thành và các bước tiếp theo trong Nghị định 207/2026/NĐ-CP về quản lý chất lượng công trình.
Tình huống minh họa: gỡ một bộ hồ sơ hoàn công bị vướng
Một hạng mục kết cấu bê tông cốt thép chuẩn bị nghiệm thu hoàn thành thì bộ phận kiểm tra phát hiện ba vấn đề: (1) phần móng đã lấp đất nhưng thiếu biên bản nghiệm thu cốt thép trước khi đổ bê tông; (2) phiếu thí nghiệm mẫu bê tông móng ghi ngày lấy mẫu sau ngày đổ bê tông thể hiện trên bản vẽ hoàn công; (3) biên bản nghiệm thu của gói thầu liên danh chỉ có chữ ký của thành viên đứng đầu.
Cách xử lý đúng lần lượt như sau:
- Với móng đã che khuất thiếu nghiệm thu cốt thép: không tạo biên bản lùi ngày. Vì công việc đã bị che khuất, phải kiểm định bộ phận móng theo Điều 8 Nghị định 207/2026/NĐ-CP để có căn cứ đánh giá chất lượng; kết quả kiểm định là cơ sở lập biên bản xử lý, thay cho biên bản nghiệm thu đã bỏ sót.
- Với mâu thuẫn ngày tháng thí nghiệm: rà lại nhật ký và phiếu giao mẫu để xác định ngày thực. Nếu ngày trên bản vẽ hoàn công sai thì chỉnh bản vẽ theo thực tế; nếu phiếu thí nghiệm ghi nhầm thì đề nghị phòng thí nghiệm đính chính có căn cứ. Tuyệt đối không sửa ngày cho “khớp” mà không có tài liệu gốc.
- Với biên bản liên danh thiếu chữ ký: yêu cầu thành viên liên danh phụ trách phần việc tương ứng ký bổ sung đúng phần của mình theo khoản 6 Điều 24; không để thành viên đứng đầu ký thay.
Kết quả: bộ hồ sơ được khép lại bằng những tài liệu phản ánh đúng sự thật, chấp nhận mất thêm chi phí kiểm định thay vì tạo hồ sơ giả. Đây cũng là cách bảo vệ chính người ký khi có tranh chấp hoặc kiểm tra công tác nghiệm thu về sau.
Văn bản sử dụng trong bài
- Nghị định 207/2026/NĐ-CP: khoản 3 Điều 4; khoản 11, khoản 13 Điều 15; Điều 20; Điều 22; Điều 23; khoản 6 Điều 24; Điều 28; Phụ lục IIa; Phụ lục IIb; Phụ lục VII; Điều 8.
- Thông tư 32/2026/TT-BXD: Điều 4 (kiểm định xây dựng).
- Nghị định 06/2021/NĐ-CP: đã hết hiệu lực từ ngày 01/7/2026 theo Điều 52 Nghị định 207/2026/NĐ-CP; chỉ nhắc để đối chiếu với hồ sơ, biểu mẫu lập theo hệ thống cũ.
Nội dung mang tính hệ thống hóa và hướng dẫn tham khảo; việc áp dụng cần căn cứ hồ sơ, loại công trình, nguồn vốn và quy định chuyên ngành của từng trường hợp. Hotline hỗ trợ nghiệp vụ: 0904 889 859.
