Không nộp phí duy trì đúng hạn có thể khiến tài khoản nhà thầu bị tạm ngừng và không thực hiện được các giao dịch trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia — đúng vào lúc cần nộp hồ sơ dự thầu thì mới phát hiện. Vì vậy, hiểu rõ mức phí, đối tượng, thời điểm nộp và cách xử lý khi thanh toán chưa được ghi nhận là việc mọi nhà thầu cần nắm. Bài viết này trình bày theo khoản 9 và khoản 10 Điều 14 Nghị định số 214/2025/NĐ-CP.
Phí duy trì gắn với tài khoản nhà thầu trên Hệ thống; việc tạo và hoàn thiện tài khoản xem bài hướng dẫn chuẩn bị thông tin để tạo tài khoản trên Hệ thống. Tổng quan đấu thầu qua mạng xem bài đấu thầu qua mạng là gì.
Phân biệt các loại chi phí liên quan
Nhiều nhà thầu gộp chung “phí đấu thầu qua mạng” nhưng thực tế có nhiều loại chi phí khác nhau theo khoản 9 Điều 14 Nghị định 214/2025/NĐ-CP. Cần phân biệt để nộp đúng và không nhầm lẫn:
| Loại chi phí | Mức (đã gồm VAT) | Áp dụng khi |
|---|---|---|
| Duy trì tên và hồ sơ năng lực nhà thầu | 330.000 đồng/năm | Từ năm thứ hai sau năm đăng ký |
| Nộp hồ sơ dự thầu (rộng rãi, hạn chế, chào giá trực tuyến thông thường) | 330.000 đồng/gói | Mỗi lần nộp E-HSDT |
| Nộp hồ sơ dự thầu (chào hàng cạnh tranh) | 220.000 đồng/gói | Mỗi lần nộp |
| Chi phí nhà thầu trúng thầu | 0,022% giá trúng thầu, tối đa 2.200.000 đồng | Khi trúng thầu |
Bài này tập trung vào phí duy trì tên và hồ sơ năng lực — loại phí định kỳ hằng năm mà nhiều nhà thầu hay quên.
Đối tượng và thời điểm nộp phí duy trì
Theo điểm a khoản 9 Điều 14 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, chi phí duy trì tên và hồ sơ năng lực của nhà thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia là 330.000 đồng cho 01 năm (đã bao gồm thuế giá trị gia tăng). Nhà thầu nộp chi phí này kể từ năm thứ hai trở đi sau năm đăng ký tham gia Hệ thống. Nghĩa là năm đầu đăng ký chưa phát sinh phí duy trì; từ năm thứ hai, nhà thầu có trách nhiệm nộp hằng năm để duy trì tài khoản và hồ sơ năng lực.
Theo khoản 10 Điều 14, nhà thầu có trách nhiệm nộp chi phí này. Hết thời hạn thanh toán mà nhà thầu không thanh toán thì tài khoản của nhà thầu bị chuyển sang trạng thái tạm ngừng, nhà thầu không thực hiện được các giao dịch liên quan trên Hệ thống cho đến khi hoàn thành trách nhiệm thanh toán. Đây là lý do cần theo dõi và nộp phí sớm, không để sát thời điểm cần nộp hồ sơ dự thầu.
Kênh thanh toán và cách kiểm tra trạng thái
Việc thanh toán chi phí trên Hệ thống được thực hiện qua các kênh thanh toán mà Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia hỗ trợ (thanh toán điện tử). Sau khi thanh toán, nhà thầu nên kiểm tra lại trạng thái tài khoản và trạng thái nộp phí trên Hệ thống để chắc chắn khoản phí đã được ghi nhận, thay vì mặc định đã chuyển tiền là xong.
Lưu ý: kênh và thao tác thanh toán cụ thể có thể thay đổi theo phiên bản của Hệ thống; nhà thầu đối chiếu hướng dẫn thanh toán hiện hành trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Bài viết không nêu số tài khoản hay hướng dẫn chuyển tiền cụ thể để tránh sai lệch khi Hệ thống thay đổi.
Đã thanh toán nhưng chưa được ghi nhận — xử lý thế nào?
Đây là tình huống phổ biến và dễ gây tạm ngừng tài khoản nhầm. Khi đã chuyển tiền nhưng trạng thái trên Hệ thống vẫn báo chưa nộp, cần bình tĩnh kiểm tra theo hướng:
- Kiểm tra nội dung chuyển tiền: sai cú pháp, sai mã tham chiếu hoặc thiếu thông tin định danh khiến khoản tiền không khớp được với tài khoản nhà thầu.
- Kiểm tra đúng tài khoản thụ hưởng: chuyển nhầm tài khoản hoặc nhầm loại phí.
- Chờ thời gian hạch toán: một số giao dịch cần thời gian để Hệ thống đối soát; không nên chuyển lại nhiều lần gây trùng.
- Giữ chứng từ: lưu biên lai, ủy nhiệm chi để đối chiếu khi cần liên hệ hỗ trợ.
Nếu đã kiểm tra đúng nội dung và tài khoản mà vẫn chưa ghi nhận, liên hệ đơn vị vận hành Hệ thống hoặc kênh hỗ trợ để được đối soát. Trong thời gian xử lý, nếu tài khoản bị tạm ngừng làm ảnh hưởng giao dịch, cần ưu tiên hoàn tất nghĩa vụ thanh toán theo hướng dẫn để khôi phục. Các lỗi tài khoản và giao dịch khác được tổng hợp tại trung tâm xử lý sự cố và hướng dẫn đấu thầu qua mạng.
Checklist trước và sau khi nộp phí duy trì
- Xác định năm nộp phí (từ năm thứ hai sau năm đăng ký).
- Chuẩn bị đúng thông tin định danh nhà thầu, mã tham chiếu theo yêu cầu.
- Thanh toán qua kênh Hệ thống hỗ trợ; ghi đúng nội dung chuyển tiền.
- Sau thanh toán: kiểm tra trạng thái nộp phí và trạng thái tài khoản trên Hệ thống.
- Lưu chứng từ thanh toán để đối chiếu khi cần.
- Nộp sớm, không để sát thời điểm cần nộp hồ sơ dự thầu.
Việc phân quyền và quản lý tài khoản nghiệp vụ — liên quan trực tiếp đến khả năng thực hiện giao dịch và thanh toán — xem bài cách phân quyền tài khoản nghiệp vụ trên Hệ thống. Doanh nghiệp cần hỗ trợ hoàn thiện tài khoản trên Hệ thống có thể liên hệ để được tư vấn.
Tình huống minh họa: tài khoản bị tạm ngừng ngay trước thời điểm đóng thầu
Một nhà thầu chuẩn bị nộp hồ sơ dự thầu cho một gói thầu quan trọng, đến sát thời điểm đóng thầu mới phát hiện tài khoản bị chuyển sang trạng thái tạm ngừng do chưa nộp phí duy trì năm nay. Vì tài khoản tạm ngừng không thực hiện được giao dịch, nhà thầu không nộp được E-HSDT và mất cơ hội tham dự, dù đã chuẩn bị hồ sơ đầy đủ.
Nguyên nhân là nhà thầu tưởng phí duy trì chỉ nộp khi có nhu cầu, hoặc quên rằng từ năm thứ hai sau năm đăng ký đã phát sinh nghĩa vụ nộp 330.000 đồng/năm theo điểm a khoản 9 Điều 14 Nghị định 214/2025/NĐ-CP. Bài học rút ra: nên đưa việc nộp phí duy trì vào lịch nhắc hằng năm và kiểm tra trạng thái tài khoản định kỳ, đặc biệt trước mỗi kỳ dự thầu quan trọng. Chi phí phí duy trì rất nhỏ so với giá trị một cơ hội thầu bị bỏ lỡ vì tài khoản tạm ngừng.
Một số câu hỏi thực tế về phí duy trì
Năm đầu đăng ký có phải nộp phí duy trì không? Không. Theo điểm a khoản 9 Điều 14 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, nhà thầu nộp phí duy trì kể từ năm thứ hai trở đi sau năm đăng ký tham gia Hệ thống. Năm đầu chưa phát sinh phí duy trì tên và hồ sơ năng lực.
Phí duy trì có khác phí nộp hồ sơ dự thầu không? Có. Phí duy trì (330.000 đồng/năm) là phí định kỳ để giữ tên và hồ sơ năng lực trên Hệ thống. Phí nộp hồ sơ dự thầu (330.000 đồng/gói với đấu thầu rộng rãi, hạn chế, chào giá trực tuyến; 220.000 đồng/gói với chào hàng cạnh tranh) phát sinh mỗi lần nộp E-HSDT. Hai loại phí này độc lập.
Không nộp phí duy trì thì hậu quả gì? Theo khoản 10 Điều 14, hết thời hạn thanh toán mà không nộp thì tài khoản bị chuyển sang trạng thái tạm ngừng, không thực hiện được các giao dịch liên quan cho đến khi hoàn thành thanh toán. Đây không phải hình phạt riêng lẻ mà là cơ chế của Hệ thống, nên khôi phục bằng cách hoàn tất nghĩa vụ thanh toán.
Đã chuyển tiền mà Hệ thống vẫn báo chưa nộp? Kiểm tra nội dung chuyển tiền, mã tham chiếu và tài khoản thụ hưởng; chờ thời gian đối soát; giữ chứng từ; nếu vẫn chưa ghi nhận thì liên hệ đơn vị vận hành để đối soát, tránh chuyển lại nhiều lần gây trùng khoản.
Nhà thầu trúng thầu có phải nộp thêm chi phí gì? Có. Theo điểm c khoản 9 Điều 14, nhà thầu trúng thầu của gói đấu thầu rộng rãi, hạn chế, chào hàng cạnh tranh, chào giá trực tuyến theo quy trình thông thường áp dụng đấu thầu qua mạng nộp chi phí bằng 0,022% giá trúng thầu, tối đa 2.200.000 đồng (đã gồm VAT). Đây là khoản riêng, khác phí duy trì và phí nộp hồ sơ.
Văn bản sử dụng trong bài
- Nghị định số 214/2025/NĐ-CP: khoản 9 Điều 14 (các loại chi phí trên Hệ thống; điểm a: phí duy trì 330.000 đồng/năm); khoản 10 Điều 14 (trách nhiệm nộp, tạm ngừng tài khoản).
- Thông tư số 79/2025/TT-BTC: Điều 33 (sửa đổi Điều 4 Thông tư 05/2024/TT-BKHĐT về mức thu chi phí, dẫn chiếu khoản 9 Điều 14 Nghị định 214/2025/NĐ-CP).
Các mức phí nêu trong bài theo khoản 9 Điều 14 Nghị định 214/2025/NĐ-CP đang có hiệu lực; khi áp dụng cần đối chiếu văn bản hiện hành. Bài viết không nêu số tài khoản hay hướng dẫn chuyển tiền cụ thể. Hotline hỗ trợ nghiệp vụ: 0904.889.859 (Ms. Hoa).
