Nhiều cơ quan, doanh nghiệp có đông công chức, viên chức, người lao động cùng cần chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu thường đặt câu hỏi: có thể tổ chức một kỳ thi riêng, tập trung cho nhân sự của chính đơn vị mình thay vì để từng người đăng ký lẻ hay không? Câu trả lời là có, nhưng cần hiểu đúng bản chất. Kỳ thi riêng vẫn do đơn vị tổ chức thi có thẩm quyền thực hiện theo quy định; cơ quan, doanh nghiệp chỉ là bên đề nghị và lập danh sách nhân sự dự thi. Một cơ sở đào tạo tư nhân như Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ không tổ chức kỳ thi và không cấp loại chứng chỉ này.
Bài viết tổng hợp điều kiện, thủ tục tổ chức kỳ thi riêng cho cơ quan, doanh nghiệp theo Thông tư 02/2024/TT-BKHĐT và các sửa đổi tại Thông tư 105/2025/TT-BTC. Đồng thời, bài làm rõ ranh giới giữa “đào tạo tại đơn vị” (việc Viện thực hiện được) và “tổ chức kỳ thi riêng” (việc do đơn vị có thẩm quyền thực hiện) để tránh nhầm lẫn khi triển khai.
Trả lời nhanh
- Ai được đề nghị: cơ quan, doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức thi tập trung cho công chức, viên chức, người lao động thuộc đơn vị mình.
- Điều kiện then chốt: số lượng tối thiểu 300 thí sinh trên một ca thi.
- Gửi đề nghị đến đâu: đơn vị tổ chức thi thuộc danh sách công khai trên Hệ thống quản lý cấp chứng chỉ, không phải gửi cho cơ sở đào tạo tư nhân.
- Hồ sơ: văn bản đề nghị kèm danh sách nhân sự dự thi; ngoài ra mỗi cá nhân vẫn nộp hồ sơ đăng ký thi theo quy định chung.
- Mốc thời gian rút gọn: kỳ thi riêng áp dụng các mốc tối thiểu 10 ngày / 4 ngày / 2 ngày thay cho 20 / 7 / 3 ngày của kỳ thi thường.
- Vai trò của Viện: đào tạo, bồi dưỡng, ôn tập tại đơn vị; Viện không tổ chức kỳ thi và không cấp chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn.
Đơn vị nào có thẩm quyền tổ chức kỳ thi
Theo Điều 9 Thông tư 02/2024/TT-BKHĐT (được sửa đổi tại Thông tư 105/2025/TT-BTC), đơn vị tổ chức thi, cấp và thu hồi chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu phải là đơn vị sự nghiệp công lập có chức năng đào tạo, bồi dưỡng, thuộc phạm vi quản lý của bộ, cơ quan ngang bộ hoặc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Danh sách các đơn vị này được công khai và tự động cập nhật trên Hệ thống quản lý cấp chứng chỉ sau khi được cấp tài khoản.
Điều đó có nghĩa: chỉ những đơn vị nằm trong danh sách công khai trên Hệ thống mới được tổ chức thi và cấp chứng chỉ. Cơ quan, doanh nghiệp muốn tổ chức kỳ thi riêng phải gửi đề nghị đến một trong các đơn vị đó, chứ không tự mình tổ chức kỳ thi. Tương tự, một cơ sở đào tạo tư nhân dù có năng lực giảng dạy tốt cũng không thuộc nhóm đơn vị tổ chức thi này. Để nắm bức tranh tổng thể của quy định, bạn có thể tham khảo thêm quy định chung sau khi Thông tư 105/2025 sửa đổi.
Cơ quan, doanh nghiệp nào nên đề nghị tổ chức kỳ thi riêng
Kỳ thi riêng phù hợp với những cơ quan, doanh nghiệp có nhiều nhân sự cùng thuộc diện phải có chứng chỉ. Trên thực tế, nhóm này thường gồm các bộ, ngành, địa phương; các tập đoàn, tổng công ty; ban quản lý dự án; hoặc doanh nghiệp có bộ phận đấu thầu, mua sắm đông người. Điểm chung là số lượng nhân sự cần dự thi đủ lớn để tổ chức thành một ca thi tập trung, giúp đồng bộ tiến độ và giảm phân tán cho đơn vị.
Trước khi lập danh sách, đơn vị nên rà soát để xác định đúng người thuộc diện bắt buộc, tránh đưa vào danh sách những người chưa có nhu cầu hoặc không thuộc đối tượng. Việc xác định này dựa trên vai trò tham gia tổ chuyên gia, tổ thẩm định trong lựa chọn nhà thầu hoặc lựa chọn nhà đầu tư; bạn có thể xem chi tiết đối tượng phải có chứng chỉ nghiệp vụ đấu thầu để lọc danh sách cho chính xác.
Điều kiện: tối thiểu 300 thí sinh trên một ca thi
Theo khoản 2 Điều 17 Thông tư 02/2024/TT-BKHĐT (được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư 105/2025/TT-BTC), cơ quan, doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức thi tập trung cho công chức, viên chức, người lao động thuộc đơn vị mình với số lượng tối thiểu 300 thí sinh trên một ca thi thì gửi văn bản đề nghị kèm danh sách đến đơn vị tổ chức thi thuộc danh sách công khai.
Ngưỡng 300 thí sinh/ca thi là điều kiện bắt buộc để hình thành một kỳ thi riêng. Nếu số nhân sự chưa đạt ngưỡng này, đơn vị không đủ điều kiện đề nghị tổ chức ca thi riêng; các cá nhân khi đó vẫn có thể đăng ký dự thi theo các kỳ thi thường được mở trên Hệ thống. Đây là con số theo quy định, không phải mức do các bên tự thỏa thuận.
Hồ sơ và văn bản cần chuẩn bị
Thủ tục đề nghị tổ chức kỳ thi riêng gồm hai lớp hồ sơ: hồ sơ ở cấp đơn vị và hồ sơ của từng cá nhân dự thi.
- Ở cấp đơn vị: văn bản đề nghị tổ chức thi tập trung, kèm danh sách công chức, viên chức, người lao động dự thi. Văn bản và danh sách này được gửi tới đơn vị tổ chức thi thuộc danh sách công khai trên Hệ thống.
- Ở cấp cá nhân: mỗi người trong danh sách vẫn phải có hồ sơ đăng ký thi theo khoản 1 Điều 17, gồm Đơn đăng ký thi (theo Mẫu số 03 Phụ lục 3) và 01 ảnh màu cỡ 3×4 chụp trong vòng 6 tháng.
Hồ sơ đăng ký thi được nộp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia và số hóa dưới dạng webform trên Hệ thống; mỗi cá nhân chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin kê khai. Cá nhân được đưa vào danh sách đủ điều kiện dự thi khi đăng ký thành công và nộp đủ chi phí dự thi. Trình tự cụ thể của phần cá nhân được trình bày trong bài trình tự đăng ký thi trên Hệ thống. Cần lưu ý, các thao tác trên Hệ thống thực hiện theo Hướng dẫn sử dụng chính thức, bài viết không mô tả thay các bước bấm cụ thể.
Các mốc thời gian rút gọn của kỳ thi riêng
So với kỳ thi thường, kỳ thi riêng cho cơ quan, doanh nghiệp được áp dụng các mốc thời gian ngắn hơn. Theo khoản 2 Điều 15 và các khoản 1 đến 3 Điều 16 Thông tư 02/2024/TT-BKHĐT (được sửa đổi tại Thông tư 105/2025/TT-BTC), thời hạn bắt đầu mở đăng ký với kỳ thi riêng có thể tối thiểu 10 ngày trước ngày thi (kỳ thi thường là tối thiểu 20 ngày). Bảng dưới đây tóm tắt các mốc tối thiểu áp dụng cho kỳ thi riêng.
| Mốc tối thiểu (trước ngày thi) | Nội dung công việc |
|---|---|
| ≥ 10 ngày | Thông báo thời gian dự kiến thi và chi phí dự thi trên Hệ thống; bắt đầu mở đăng ký |
| ≥ 04 ngày | Đăng danh sách thí sinh đủ điều kiện dự thi và thông báo triệu tập; Hệ thống tự động gửi email đến thí sinh |
| ≥ 02 ngày | Đăng danh sách chia phòng thi, gồm họ tên, số báo danh, địa điểm và phòng thi |
Ngoài ba mốc trên, quy định chung vẫn giữ yêu cầu trước ngày thi tối thiểu 01 ngày phải niêm yết danh sách tại địa điểm thi và hoàn tất công tác chuẩn bị. Để so sánh với trình tự của kỳ thi thường, bạn có thể xem thêm các mốc thời gian trước kỳ thi. Về chi phí, mức thu chi phí dự thi là mức tối đa 800.000 đồng/thí sinh/kỳ thi theo quy định, chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng; đây là chi phí dự thi, hoàn toàn khác với học phí của các khóa đào tạo hay ôn tập.
Phân biệt “đào tạo tại đơn vị” và “tổ chức kỳ thi riêng”
Đây là điểm dễ nhầm nhất khi triển khai. Hai việc này khác nhau về bản chất, về chủ thể thực hiện và về kết quả nhận được.
| Tiêu chí | Đào tạo, bồi dưỡng tại đơn vị | Tổ chức kỳ thi riêng |
|---|---|---|
| Bản chất | Giảng dạy, hệ thống hóa kiến thức, ôn luyện phục vụ kỳ thi | Tổ chức sát hạch để xét cấp chứng chỉ |
| Ai thực hiện | Cơ sở đào tạo, bồi dưỡng (trong đó có Viện) theo thỏa thuận với cơ quan, doanh nghiệp | Đơn vị tổ chức thi có thẩm quyền thuộc danh sách công khai trên Hệ thống |
| Kết quả | Chứng nhận hoàn thành khóa học do Viện cấp | Chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu do đơn vị có thẩm quyền cấp, nếu thí sinh đạt kỳ thi |
| Điều kiện số lượng | Theo thỏa thuận, không có ngưỡng luật định | Tối thiểu 300 thí sinh trên một ca thi |
| Viện có thực hiện được không | Có | Không |
Nói cách khác, cơ quan, doanh nghiệp có thể mời Viện đến đào tạo, bồi dưỡng, ôn tập cho nhân sự ngay tại đơn vị; nhưng phần tổ chức thi và cấp chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn thì phải do đơn vị tổ chức thi có thẩm quyền thực hiện theo quy định. Hai công đoạn này bổ trợ cho nhau nhưng thuộc hai chủ thể khác nhau và không thể thay thế cho nhau.
Ba loại giấy tờ cần tách bạch
Khi làm việc với nhân sự, đơn vị nên phân biệt rõ ba loại để tránh hiểu sai giá trị pháp lý:
- Chứng nhận hoàn thành khóa học: do Viện cấp cho học viên sau khi hoàn thành khóa đào tạo, bồi dưỡng hoặc ôn tập. Đây là giấy tờ ghi nhận việc học, không phải chứng chỉ nghiệp vụ.
- Chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu: do đơn vị tổ chức thi có thẩm quyền cấp khi thí sinh đạt kỳ thi; đây là loại chứng chỉ điện tử mà thành viên tổ chuyên gia, tổ thẩm định thuộc diện bắt buộc phải có.
- Chứng chỉ hành nghề hoạt động đấu thầu: loại giấy tờ đã cấp trước đây theo Luật Đấu thầu 43/2013, có quy định chuyển tiếp riêng.
Vai trò hợp pháp của Viện trong kỳ thi riêng
Với kỳ thi riêng của cơ quan, doanh nghiệp, vai trò hợp pháp và phù hợp của Viện nằm ở khâu chuẩn bị kiến thức, không phải khâu tổ chức thi. Viện tổ chức đào tạo, bồi dưỡng và ôn tập ngay tại đơn vị, giúp đội ngũ nhân sự hệ thống hóa kiến thức và luyện tập phục vụ kỳ thi do đơn vị có thẩm quyền tổ chức. Sau khi hoàn thành khóa học, học viên được Viện cấp chứng nhận hoàn thành khóa học.
Nếu cơ quan, doanh nghiệp muốn đồng bộ chất lượng đầu vào cho một ca thi tập trung, một phương án hợp lý là tổ chức dịch vụ đào tạo đấu thầu tại đơn vị trước, rồi phối hợp với đơn vị tổ chức thi có thẩm quyền cho phần sát hạch. Với doanh nghiệp có đặc thù riêng, việc tổ chức khóa học đấu thầu cho doanh nghiệp theo nội dung sát với công việc thực tế thường mang lại hiệu quả ôn tập tốt hơn. Nếu còn cân nhắc về thời điểm, bài viết khi nào nên tổ chức lớp đào tạo riêng sẽ hữu ích cho việc lập kế hoạch.
Cơ quan, doanh nghiệp cần làm gì
- Nếu có từ 300 nhân sự trở lên cần thi: rà soát và lập danh sách người thuộc diện bắt buộc; chuẩn bị văn bản đề nghị kèm danh sách; liên hệ đơn vị tổ chức thi thuộc danh sách công khai trên Hệ thống để đề nghị tổ chức ca thi riêng; hướng dẫn từng cá nhân hoàn thiện hồ sơ đăng ký thi.
- Nếu chưa đủ 300 nhân sự cho một ca thi: chưa đủ điều kiện tổ chức kỳ thi riêng; nên hướng dẫn nhân sự đăng ký các kỳ thi thường được mở trên Hệ thống và theo dõi thông báo chính thức.
- Nếu muốn nâng chất lượng trước kỳ thi: cân nhắc tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, ôn tập tại đơn vị; đây là phần Viện thực hiện được và không thay thế cho kỳ thi cấp chứng chỉ.
Căn cứ pháp lý
- Thông tư 02/2024/TT-BKHĐT — Điều 9 (đơn vị tổ chức thi, cấp, thu hồi chứng chỉ); Điều 15 khoản 2 (thời hạn bắt đầu mở đăng ký, kỳ thi riêng tối thiểu 10 ngày); Điều 16 khoản 1–3 (các mốc trước kỳ thi); Điều 17 khoản 1 và khoản 2 (hồ sơ đăng ký thi và kỳ thi tập trung cho cơ quan, doanh nghiệp, tối thiểu 300 thí sinh/ca thi).
- Thông tư 105/2025/TT-BTC — sửa đổi, bổ sung các Điều 9, 15, 16, 17 nêu trên; chuyển thẩm quyền quản lý nhà nước về đấu thầu và địa chỉ Hệ thống quản lý cấp chứng chỉ sang Bộ Tài chính (chungchidauthau.mof.gov.vn).
- Chi phí dự thi: mức thu tối đa 800.000 đồng/thí sinh/kỳ thi, chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng (Điều 28, được sửa đổi tại Thông tư 105/2025/TT-BTC).
Bài viết do Bộ phận nội dung chuyên môn — Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ biên soạn trên cơ sở Thông tư 02/2024/TT-BKHĐT và Thông tư 105/2025/TT-BTC. Cập nhật ngày 14/07/2026. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế văn bản quy phạm pháp luật; khi thực hiện thủ tục, người đọc cần theo dõi thông báo chính thức trên Hệ thống quản lý cấp chứng chỉ tại chungchidauthau.mof.gov.vn.
