Hồ sơ hoàn công công trình xây dựng gồm những gì? Bản vẽ hoàn công, mẫu dấu, mức phạt và 12 tình huống

Buổi kiểm tra hồ sơ trước nghiệm thu hoàn thành, tổ chuyên môn của chủ đầu tư lật đến tập bản vẽ phần ngầm và dừng lại: toàn bộ hệ thống ống kỹ thuật chôn trong sàn, lớp chống thấm dưới nền tầng hầm và phần đài cọc đã bị lấp đều không có bản vẽ hoàn công riêng, cũng không có số liệu đo đạc kích thước, thông số thực tế trước khi đổ bê tông. Bản vẽ nộp lên là bản photocopy của thiết kế bản vẽ thi công, đóng dấu hoàn công, ký đủ tên — nhưng không ai chứng minh được rằng những gì nằm dưới lớp bê tông đúng như bản vẽ đó. Hồ sơ bị trả lại, nhà thầu phải khoan thăm dò và lập lại số liệu, tiến độ bàn giao lùi gần một tháng.

Đây là lỗi phổ biến nhất trong công tác hoàn công, và nó bắt nguồn từ một hiểu nhầm về bản chất: nhiều đơn vị coi bản vẽ hoàn công là việc làm sau cùng, khi công trình đã xong, thay vì là công việc phải hoàn thành trước khi bộ phận công trình bị che khuất. Từ ngày 01/7/2026, quy định về nội dung này nằm tại Phụ lục IIb Nghị định 207/2026/NĐ-CP, với những yêu cầu rất cụ thể về cách thể hiện, người ký và mẫu dấu.

Bài viết này dành cho chỉ huy trưởng công trường, giám đốc dự án của nhà thầu, cán bộ kỹ thuật hiện trường và tư vấn giám sát — những người trực tiếp lập và xác nhận bản vẽ hoàn công. Nội dung bám sát quy định hiện hành và tập trung vào thao tác thực tế tại công trường: hồ sơ hoàn công của nhà thầu gồm những tài liệu nào, cách lập và ký bản vẽ hoàn công, bàn giao và lưu trữ, mức phạt theo Nghị định 339/2026/NĐ-CP và 12 tình huống thường gặp.

Ba khái niệm hay bị dùng lẫn: bản vẽ hoàn công, hồ sơ hoàn công, hồ sơ hoàn thành công trình

Trước khi bàn đến cách làm, cần tách bạch ba cụm từ mà trên công trường thường được dùng thay thế cho nhau. Việc dùng lẫn không chỉ gây khó khi trao đổi giữa các bên, mà còn dẫn đến sai phạm vi trách nhiệm: nhà thầu tưởng mình phải lập cả bộ hồ sơ hoàn thành công trình, hoặc ngược lại, chủ đầu tư tưởng chỉ cần thu đủ bản vẽ hoàn công là xong.

Điểm cần nhớ: ba khái niệm này không đồng nhất. Bản vẽ hoàn công là sản phẩm kỹ thuật cụ thể do nhà thầu lập trong quá trình thi công. “Hồ sơ hoàn công” là cách nói rút gọn của giới nghề. Còn hồ sơ hoàn thành công trình là trách nhiệm tổ chức lập của chủ đầu tư, có danh mục thành phần riêng, được lập một lần chung cho toàn dự án nếu các công trình được đưa vào khai thác cùng thời điểm, hoặc lập riêng cho từng công trình, hạng mục nếu đưa vào sử dụng ở các thời điểm khác nhau.

Bài viết này đi sâu vào bản vẽ hoàn công. Nếu anh/chị cần danh mục thành phần của bộ hồ sơ tổng thể theo Phụ lục VII, xin xem bài hồ sơ quản lý chất lượng công trình xây dựng.

Căn cứ pháp lý áp dụng từ 01/7/2026

Nghị định 207/2026/NĐ-CP ban hành ngày 15/6/2026, có hiệu lực từ 01/7/2026, quy định chi tiết một số nội dung về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình xây dựng theo Luật Xây dựng số 135/2025/QH15.

Nghĩa vụ lập bản vẽ hoàn công được đặt trực tiếp lên nhà thầu thi công. Khoản 13 Điều 15 Nghị định 207/2026/NĐ-CP quy định nhà thầu thi công xây dựng có trách nhiệm “lập nhật ký thi công xây dựng công trình và bản vẽ hoàn công theo quy định tại Phụ lục II Nghị định này”. Như vậy hai loại tài liệu này đi cùng nhau trong một điều khoản và cùng một phụ lục: nhật ký thi công theo Phụ lục IIa, bản vẽ hoàn công theo Phụ lục IIb.

Điều này có ý nghĩa thực tiễn: nhật ký thi công và bản vẽ hoàn công phải khớp nhau về mốc thời gian và nội dung công việc. Một bản vẽ hoàn công ghi nhận kích thước thực tế của kết cấu mà nhật ký không có ghi chép nào về đợt thi công tương ứng là dấu hiệu hồ sơ được dựng lại sau. Cách ghi chép nhật ký đúng quy định được trình bày trong bài nhật ký thi công theo Nghị định 207.

Về văn bản cũ: Nghị định 06/2021/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 35/2023/NĐ-CP, Nghị định 175/2024/NĐ-CP, Nghị định 14/2026/NĐ-CP và Nghị định 67/2026/NĐ-CP) đã hết hiệu lực từ 01/7/2026 theo Điều 52 Nghị định 207/2026/NĐ-CP. Mọi biểu mẫu, quy trình nội bộ, chỉ dẫn kỹ thuật của nhà thầu còn dẫn chiếu Nghị định 06/2021 cần được rà soát và cập nhật căn cứ. Bức tranh tổng thể các thay đổi được tổng hợp trong bài Nghị định 207/2026 về quản lý chất lượng công trình.

Hồ sơ hoàn công công trình xây dựng của nhà thầu gồm những gì?

Vì “hồ sơ hoàn công” không phải thuật ngữ có danh mục riêng trong Nghị định 207/2026/NĐ-CP, cách trả lời chính xác nhất cho câu hỏi hồ sơ hoàn công công trình xây dựng gồm những gì là đi ngược từ Phụ lục VII (danh mục hồ sơ hoàn thành công trình) và Phụ lục X (danh mục hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng): chủ đầu tư cần những tài liệu nào mà chỉ nhà thầu thi công mới lập hoặc cung cấp được. Bảng dưới gom các tài liệu đó theo đúng số thứ tự trong hai phụ lục; phần hồ sơ chuẩn bị đầu tư, khảo sát, thiết kế do chủ đầu tư tập hợp không nhắc lại ở đây. Trình tự lập và phê duyệt hồ sơ khảo sát xem bài khảo sát xây dựng từ 01/7/2026.

Phụ lục VII không liệt kê riêng nhật ký thi công, nhưng nhật ký được lập cùng bản vẽ hoàn công theo khoản 13 Điều 15 và là căn cứ đối chiếu của hầu hết tài liệu trong bảng. Theo cách hiểu của chúng tôi, nhật ký nên được lưu cùng nhóm “hồ sơ, tài liệu khác có liên quan trong giai đoạn thi công và nghiệm thu” (mục III.16 Phụ lục VII) để phục vụ việc kiểm tra về sau. Danh mục đầy đủ của cả bộ hồ sơ hoàn thành công trình, gồm phần do chủ đầu tư tập hợp, được trình bày trong bài hồ sơ quản lý chất lượng công trình xây dựng.

Hai quy định về hình thức cần lưu ý ngay từ đầu. Thứ nhất, tài liệu phải lập bằng tiếng Việt; dự án có yếu tố nước ngoài có thể thỏa thuận thêm tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài khác (khoản 2 Điều 28). Thứ hai, chủ đầu tư và nhà thầu được thỏa thuận lập các tài liệu thuộc Phụ lục VII dưới dạng điện tử, kể cả ứng dụng mô hình thông tin công trình (BIM) cho nghiệm thu, bàn giao; mỗi bên chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực, bảo mật và lưu trữ an toàn của hồ sơ điện tử phần việc mình làm (khoản 1 Điều 11). Khi cơ quan nhà nước yêu cầu, hồ sơ điện tử phải được trích xuất, in thành bản giấy và được chủ đầu tư xác nhận (khoản 2 Điều 11).

Khi nào phải lập bản vẽ hoàn công?

Câu trả lời ngắn gọn: bản vẽ hoàn công được lập cho hạng mục công trình, công trình xây dựng đã thi công, và phải hoàn thành đúng thời điểm công việc kết thúc, không phải sau khi toàn bộ công trình xong.

Có thể nhóm thành ba tình huống bắt buộc trên thực tế:

• Khi hoàn thành một hạng mục, bộ phận công trình: bản vẽ hoàn công là tài liệu ghi nhận kích thước, thông số thực tế của phần việc vừa xong, phục vụ nghiệm thu và làm cơ sở cho công việc kế tiếp.
• Trước khi bộ phận công trình bị che khuất: đây là trường hợp Phụ lục IIb nêu riêng và cũng là trường hợp bị bỏ sót nhiều nhất. Phần việc sắp bị lấp, bị phủ, bị bao kín phải được lập bản vẽ hoàn công hoặc được đo đạc xác định kích thước, thông số thực tế trước khi tiến hành công việc tiếp theo.
• Khi kích thước, thông số thực tế khác so với thiết kế bản vẽ thi công được phê duyệt: bản vẽ hoàn công phải thể hiện đúng trị số thực tế, theo cách trình bày quy định tại Phụ lục IIb.

Ngoài ba tình huống trên, hợp đồng xây dựng và chỉ dẫn kỹ thuật của từng dự án có thể đặt thêm yêu cầu về phạm vi, tỷ lệ, định dạng bản vẽ hoàn công. Nhà thầu cần đối chiếu hồ sơ cụ thể của dự án mình trước khi thống nhất quy cách với chủ đầu tư và tư vấn giám sát.

Cách lập bản vẽ hoàn công theo Phụ lục IIb

Phụ lục IIb không yêu cầu mọi bản vẽ hoàn công đều phải vẽ lại từ đầu. Cách thể hiện phụ thuộc vào mức độ chênh lệch giữa thực tế thi công và thiết kế bản vẽ thi công đã được phê duyệt. Có ba cách làm, tương ứng ba mức độ.

Trường hợp 1 — Thực tế không vượt quá sai số cho phép

Khi các kích thước, thông số thực tế của hạng mục công trình, công trình xây dựng không vượt quá sai số cho phép so với kích thước, thông số thiết kế, thì bản vẽ thi công được chụp (photocopy) lại và được các bên liên quan đóng dấu, ký xác nhận lên bản vẽ để làm bản vẽ hoàn công.

Đây là cách làm phổ biến nhất và cũng hợp lý nhất về chi phí: nếu thi công đúng thiết kế trong phạm vi dung sai, không cần dựng lại bản vẽ mới. Nhưng cần chú ý hai điều kiện đi kèm mà nhiều đơn vị bỏ qua:

• Phải có căn cứ chứng minh thực tế nằm trong sai số cho phép. Đó là kết quả trắc đạc, đo đạc, kiểm tra kích thước thực tế tại hiện trường, được ghi nhận trong biên bản nghiệm thu công việc và nhật ký thi công. Đóng dấu hoàn công lên bản photocopy mà không có số liệu đo là làm hình thức.
• Sai số cho phép phải được xác định theo thiết kế, chỉ dẫn kỹ thuật và tiêu chuẩn áp dụng cho công trình, không phải theo cảm nhận của người thi công. Trước khi triển khai, chỉ huy trưởng nên thống nhất bằng văn bản với tư vấn giám sát về bộ tiêu chuẩn và mức dung sai áp dụng cho từng loại công tác.

Trường hợp 2 — Kích thước, thông số thực tế có thay đổi

Nếu các kích thước, thông số thực tế thi công có thay đổi so với kích thước, thông số của thiết kế bản vẽ thi công được phê duyệt, Phụ lục IIb cho phép nhà thầu thi công xây dựng ghi lại các trị số kích thước, thông số thực tế trong ngoặc đơn, bên cạnh hoặc bên dưới các trị số kích thước, thông số cũ trong tờ bản vẽ đó.

Cách thể hiện này rất quan trọng về mặt kiểm soát: trị số thiết kế được giữ nguyên, trị số thực tế đặt trong ngoặc đơn ngay cạnh. Người đọc bản vẽ sau này — đơn vị bảo trì, đơn vị cải tạo, cơ quan kiểm tra — thấy được cả hai con số và biết ngay chỗ nào đã lệch so với thiết kế, lệch bao nhiêu.

Sai lầm thường gặp là tẩy xóa hoặc ghi đè trị số thiết kế bằng trị số thực tế. Làm như vậy là xóa dấu vết chênh lệch, khiến bản vẽ hoàn công mất đi giá trị đối chiếu và có thể bị coi là phản ánh không trung thực. Cách đúng là để nguyên trị số cũ, đặt trị số thực tế trong ngoặc đơn.

Trường hợp 3 — Vẽ lại bản vẽ hoàn công mới

Trong trường hợp cần thiết, nhà thầu thi công xây dựng có thể vẽ lại bản vẽ hoàn công mới, có khung tên bản vẽ hoàn công tương tự như mẫu dấu bản vẽ hoàn công quy định tại Phụ lục IIb.

Thực tế công trường, “cần thiết” thường rơi vào các tình huống: số điểm thay đổi quá nhiều khiến bản vẽ chi chít ngoặc đơn, không còn đọc được; thay đổi làm biến dạng hình học của kết cấu chứ không chỉ đổi trị số; hoặc yêu cầu của chủ đầu tư, đơn vị quản lý vận hành cần một bộ bản vẽ sạch để phục vụ bảo trì lâu dài. Khi vẽ lại, điểm bắt buộc là khung tên phải mang đầy đủ các thông tin như mẫu dấu bản vẽ hoàn công, không được dùng khung tên bản vẽ thiết kế thông thường.

Bộ phận công trình bị che khuất — điểm dễ mất kiểm soát nhất

Phụ lục IIb quy định riêng: đối với các bộ phận công trình bị che khuất, phải được lập bản vẽ hoàn công hoặc được đo đạc xác định kích thước, thông số thực tế trước khi tiến hành công việc tiếp theo.

Có ba điểm cần đọc kỹ trong quy định này:

• Thời điểm là “trước khi tiến hành công việc tiếp theo”, không phải trước khi nghiệm thu hoàn thành, càng không phải khi chuẩn bị bàn giao. Đã lấp đất, đã đổ bê tông, đã ốp che thì việc lập bản vẽ hoàn công cho phần đó không còn cơ sở kiểm chứng.
• Có hai lựa chọn: lập bản vẽ hoàn công, hoặc đo đạc xác định kích thước, thông số thực tế. Lựa chọn thứ hai phù hợp với các phần việc nhỏ, nhưng số liệu đo phải được ghi nhận có kiểm chứng — trong nhật ký thi công, biên bản nghiệm thu công việc, kèm hình ảnh hiện trường có mốc và thước.
• Phạm vi rộng hơn nhiều so với hình dung thông thường. Không chỉ phần ngầm, mà mọi bộ phận sẽ bị che sau đó đều thuộc nhóm này.

Danh sách các hạng mục thuộc nhóm che khuất mà công trường dân dụng thường bỏ sót: cọc và đài cọc trước khi lấp; hệ thống tiếp địa; lớp chống thấm và lớp bảo vệ chống thấm; cốt thép trước khi đổ bê tông; ống kỹ thuật, ống luồn dây điện chôn trong sàn và tường; đường ống cấp thoát nước âm; hệ giằng, liên kết trước khi trát, ốp; kết cấu bị che bởi trần giả và hộp kỹ thuật; các mối hàn kết cấu thép trước khi sơn phủ bảo vệ.

Cách kiểm soát hiệu quả là đưa danh mục này thành điểm dừng kỹ thuật trong kế hoạch kiểm tra, nghiệm thu đã trình chủ đầu tư chấp thuận: không đổ bê tông, không lấp, không ốp che khi chưa có xác nhận đã lập bản vẽ hoàn công hoặc đã có số liệu đo đạc phần bị che.

Bản vẽ hoàn công phải phản ánh những thông tin gì?

Bản vẽ hoàn công phải thể hiện được thực tế đã thi công, ở mức đủ để người không có mặt tại công trường vẫn hiểu được công trình đang tồn tại như thế nào. Về thao tác, cần bảo đảm các nhóm thông tin sau:

• Kích thước, thông số thực tế của hạng mục, bộ phận công trình — trị số thiết kế giữ nguyên, trị số thực tế trong ngoặc đơn khi có thay đổi.
• Vị trí, cao độ, tim trục thực tế theo hệ mốc định vị và mốc giới công trình đã tiếp nhận, quản lý.
• Vật liệu, cấu kiện, thiết bị thực tế đã sử dụng khi khác so với thiết kế, gắn với hồ sơ chứng minh nguồn gốc, chất lượng đã được nghiệm thu đầu vào.
• Nội dung đã được điều chỉnh thiết kế, kèm dẫn chiếu văn bản chấp thuận điều chỉnh của cấp có thẩm quyền theo quy định và hợp đồng.
• Khung tên hoặc dấu bản vẽ hoàn công với đầy đủ chữ ký, họ tên, chức vụ của những người có trách nhiệm.

Xử lý sai khác giữa thiết kế và thực tế thi công

Một điểm cần phân biệt rành mạch: bản vẽ hoàn công là công cụ ghi nhận, không phải công cụ hợp thức hóa. Ghi trị số thực tế trong ngoặc đơn nghĩa là ghi nhận trung thực điều đã xảy ra, không có nghĩa là mọi thay đổi đều đương nhiên được chấp nhận.

Khoản 8 Điều 15 Nghị định 207/2026/NĐ-CP yêu cầu nhà thầu thi công xây dựng theo đúng hợp đồng xây dựng, giấy phép xây dựng (nếu có) và thiết kế xây dựng công trình; đồng thời phải kịp thời thông báo cho chủ đầu tư nếu phát hiện sai khác giữa hồ sơ thiết kế, hợp đồng xây dựng so với điều kiện thực tế trong quá trình thi công. Cũng tại khoản này, Nghị định nêu rõ hồ sơ quản lý chất lượng của các công việc xây dựng phải phù hợp với thời gian thực hiện thực tế tại công trường.

Vì vậy, trình tự đúng khi phát hiện sai khác là: dừng phần việc liên quan nếu cần → thông báo chủ đầu tư và tư vấn giám sát → xử lý theo thẩm quyền (điều chỉnh thiết kế, chấp thuận biện pháp xử lý, ý kiến của nhà thầu thiết kế qua công tác giám sát tác giả) → thi công theo phương án đã được chấp thuận → sau đó mới ghi nhận vào bản vẽ hoàn công. Ghi thẳng trị số thực tế vào bản vẽ hoàn công mà bỏ qua các bước ở giữa là biến bản vẽ hoàn công thành chỗ hợp thức hóa một thay đổi chưa được chấp thuận — rủi ro pháp lý thuộc về cả nhà thầu và người ký xác nhận.

Ai lập, ai kiểm tra, ai ký xác nhận bản vẽ hoàn công?

Trách nhiệm lập thuộc về nhà thầu thi công xây dựng theo khoản 13 Điều 15 Nghị định 207/2026/NĐ-CP. Trong nội bộ nhà thầu, việc lập do bộ phận kỹ thuật thi công thực hiện dựa trên số liệu trắc đạc, đo đạc và hồ sơ nghiệm thu công việc; người chịu trách nhiệm ký trên dấu hoàn công là chỉ huy trưởng công trường hoặc giám đốc dự án của nhà thầu.

Về phía kiểm tra và xác nhận, tư vấn giám sát trưởng ký xác nhận trên dấu bản vẽ hoàn công. Chữ ký này gắn với công tác giám sát thi công: giám sát đã kiểm tra và xác nhận rằng nội dung bản vẽ phản ánh đúng thực tế thi công đã được nghiệm thu, chứ không phải xác nhận cho có.

Về phía chủ đầu tư, trách nhiệm không nằm ở việc ký từng tờ bản vẽ hoàn công, mà ở việc tổ chức lập hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng theo Điều 28 và Phụ lục VII Nghị định 207/2026/NĐ-CP, đồng thời chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của hồ sơ này. Các nhà thầu tham gia chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của các thành phần hồ sơ do mình lập — trong đó có bản vẽ hoàn công.

Nhà thầu liên danh: từng thành viên tự ký, không được ủy quyền

Đây là quy định dễ vi phạm nhất khi công trình do liên danh thực hiện. Phụ lục IIb nêu rõ: trường hợp nhà thầu giám sát thi công xây dựng, nhà thầu thi công xây dựng là liên danh thì từng thành viên trong liên danh có trách nhiệm lập, ký xác nhận bản vẽ hoàn công phần việc do mình thực hiện, không được ủy quyền cho thành viên khác trong liên danh thực hiện.

Thực tế nhiều liên danh giao toàn bộ công tác hồ sơ cho thành viên đứng đầu liên danh cho “gọn đầu mối”, rồi thành viên đứng đầu ký thay tất cả. Cách làm này không phù hợp quy định và tạo ra hai rủi ro: bản vẽ hoàn công của phần việc do thành viên khác thực hiện bị coi là ký không đúng thẩm quyền; và khi phát sinh khiếm khuyết chất lượng, ranh giới trách nhiệm giữa các thành viên trở nên mù mờ. Quy định tương tự cũng áp dụng cho liên danh tư vấn giám sát — mỗi thành viên xác nhận phần giám sát do mình đảm nhận.

Khuyến nghị thao tác: ngay khi ký thỏa thuận liên danh, các bên nên lập phụ lục phân chia phạm vi công việc chi tiết đến mức hạng mục, kèm danh sách người ký bản vẽ hoàn công của từng thành viên, và thông báo cho chủ đầu tư, tư vấn giám sát để thống nhất ngay từ đầu.

Hai mẫu dấu bản vẽ hoàn công — chọn đúng mẫu theo hình thức hợp đồng

Phụ lục IIb Nghị định 207/2026/NĐ-CP quy định hai mẫu dấu bản vẽ hoàn công. Việc chọn mẫu không tùy tiện mà căn cứ vào hình thức hợp đồng đang áp dụng. Đây là chi tiết nhỏ nhưng bị dùng sai thường xuyên, dẫn đến hồ sơ phải làm lại toàn bộ vì thiếu một cấp chữ ký.

Cả hai mẫu đều có phần tiêu đề ghi tên nhà thầu thi công xây dựng và dòng chữ “BẢN VẼ HOÀN CÔNG”. Về quy cách, Phụ lục IIb ghi chú: kích thước dấu tùy thuộc kích cỡ chữ — nghĩa là không ấn định kích thước cứng, miễn bảo đảm đầy đủ thông tin và đọc được rõ trên bản vẽ.

Điểm mấu chốt của mẫu 2 là chữ ký hai cấp nhà thầu. Nhà thầu phụ ký cho phần việc mình thực hiện, nhà thầu chính ký xác nhận trách nhiệm kiểm tra — phù hợp với khoản 11 Điều 15 Nghị định 207/2026/NĐ-CP (nhà thầu chính có trách nhiệm kiểm tra công tác thi công xây dựng đối với các phần việc do nhà thầu phụ thực hiện) và khoản 3 Điều 4 (nhà thầu chính chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư về công việc do nhà thầu phụ thực hiện). Dùng mẫu 1 cho công trình có thầu phụ là làm mất một mắt xích trách nhiệm trong hồ sơ.

Bản vẽ hoàn công theo từng bộ môn: cần ghi nhận gì

Phụ lục IIb quy định cách lập, người ký và mẫu dấu, nhưng không liệt kê nội dung chi tiết cho từng loại công tác. Phần dưới đây là kinh nghiệm thực hành về những thông tin mà đơn vị quản lý vận hành, đơn vị cải tạo sau này thường cần nhất; phạm vi cụ thể vẫn phải theo chỉ dẫn kỹ thuật và hợp đồng của dự án.

• Cọc, móng, tầng hầm: tọa độ tim cọc thực tế so với thiết kế, cao độ mũi cọc và đầu cọc sau đập, chiều dài cọc thực tế, cao độ đáy đài, đáy móng; vị trí mạch ngừng; phạm vi và loại vật liệu chống thấm; vị trí giếng thu, rãnh thoát nước ngầm.
• Kết cấu phần thân: kích thước tiết diện, cao độ sàn hoàn thiện kết cấu, vị trí lỗ mở kỹ thuật đã để chờ hoặc khoan cắt sau, vị trí mối nối, mạch ngừng; với kết cấu thép là vị trí và loại liên kết, mối hàn đã kiểm tra.
• Kiến trúc, hoàn thiện: kích thước phòng thực tế, cao độ trần, vật liệu hoàn thiện đã thay đổi so với thiết kế (kèm văn bản chấp thuận), vị trí cửa, vách ngăn đã điều chỉnh.
• Cấp thoát nước: tuyến ống thực tế, cao độ đáy ống, độ dốc, đường kính, vật liệu ống, vị trí van, hố ga, điểm đấu nối với hạ tầng bên ngoài; đây là bộ môn hay đổi tuyến nhất do vướng kết cấu.
• Điện, điện nhẹ, chống sét, tiếp địa: tuyến cáp, máng cáp, vị trí tủ, hộp nối; vị trí và chiều sâu cọc tiếp địa, kết quả đo điện trở tiếp địa đi kèm.
• Phòng cháy chữa cháy: vị trí thiết bị báo cháy, đầu phun, họng nước, tuyến ống; bố trí ngăn cháy, lối thoát nạn đúng như thi công thực tế. Nhóm bản vẽ này được đối chiếu khi đánh giá sự phù hợp với thiết kế đã được thẩm định về phòng cháy trong biên bản nghiệm thu hoàn thành (điểm đ khoản 5 Điều 24).
• Hạ tầng, đường, san nền: trắc dọc, trắc ngang thực tế, cao độ hoàn thiện, kết cấu áo đường theo từng lớp, vị trí cống, hố ga, cao độ đáy cống.

Mẹo tổ chức: lập bảng theo dõi bản vẽ hoàn công theo từng bộ môn ngay từ khi khởi công, mỗi dòng là một bản vẽ thiết kế, có các cột “ngày nghiệm thu công việc – ngày đo đạc – trạng thái hoàn công – người ký”. Đến lúc nghiệm thu hoàn thành, bảng này chính là danh mục bản vẽ hoàn công mà Phụ lục VII yêu cầu kèm theo.

Lỗi thường gặp khi lập bản vẽ hoàn công

• Lập bản vẽ hoàn công sau khi đã hoàn thành toàn bộ công trình. Đây là lỗi nghiêm trọng nhất. Khi mọi thứ đã che kín, số liệu ghi trên bản vẽ chỉ là chép lại thiết kế, không còn là ghi nhận thực tế. Hồ sơ dạng này thường lộ ra ngay khi đối chiếu với nhật ký thi công và biên bản nghiệm thu công việc.
• Bỏ qua bộ phận công trình bị che khuất — không lập bản vẽ hoàn công cũng không đo đạc trước khi tiến hành công việc tiếp theo.
• Tẩy xóa, ghi đè trị số thiết kế thay vì ghi trị số thực tế trong ngoặc đơn bên cạnh hoặc bên dưới trị số cũ.
• Dùng sai mẫu dấu — công trình có thầu phụ, hợp đồng EPC hoặc chìa khóa trao tay nhưng vẫn dùng mẫu 1, thiếu chữ ký của một cấp nhà thầu.
• Liên danh ký thay nhau, thành viên đứng đầu ký cả phần việc của thành viên khác.
• Vẽ lại bản vẽ mới nhưng giữ khung tên bản vẽ thiết kế, không có khung tên hoàn công tương tự mẫu dấu.
• Đóng dấu hoàn công lên bản photocopy mà không có số liệu đo đạc chứng minh thực tế nằm trong sai số cho phép.
• Bản vẽ hoàn công không khớp mốc thời gian với nhật ký thi công và biên bản nghiệm thu, trong khi hồ sơ quản lý chất lượng phải phù hợp với thời gian thực hiện thực tế tại công trường.

Các lỗi ở khâu tổ chức, sắp xếp và tập hợp tài liệu khi lập hồ sơ hoàn công được mô tả chi tiết hơn trong bài kinh nghiệm xử lý các lỗi thường gặp khi lập hồ sơ hoàn công; anh/chị đọc để tham khảo thao tác thực tế, còn căn cứ pháp lý áp dụng từ 01/7/2026 xin lấy theo Nghị định 207/2026/NĐ-CP như trình bày ở trên.

Bàn giao và lưu trữ bản vẽ hoàn công sau nghiệm thu

Bản vẽ hoàn công đi qua ba lần “chuyển tay” và mỗi lần có căn cứ riêng:

• Nhà thầu giao cho chủ đầu tư: trước khi bàn giao công trình, nhà thầu thi công, nhà thầu cung ứng thiết bị phải giao bản vẽ hoàn công, quy trình vận hành (nếu có), quy trình bảo trì, danh mục thiết bị, phụ tùng, vật tư dự trữ thay thế và tài liệu cần thiết khác (khoản 3 Điều 58 Luật Xây dựng số 135/2025/QH15; khoản 2 Điều 30 Nghị định 207/2026/NĐ-CP).
• Chủ đầu tư đưa vào hồ sơ hoàn thành và lưu trữ: chủ đầu tư lập và lưu trữ một bộ hồ sơ hoàn thành công trình bằng bản gốc và bản sao điện tử; không có bản gốc thì thay bằng bản chính hoặc bản sao hợp pháp. Các nhà thầu lưu trữ hồ sơ liên quan đến phần việc do mình thực hiện (khoản 4 Điều 28; khoản 1 Điều 42 Luật Xây dựng).
• Chủ đầu tư bàn giao cho chủ quản lý, sử dụng: bản vẽ hoàn công có danh mục là thành phần của hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng theo Phụ lục X, được bàn giao khi bàn giao công trình (khoản 5 Điều 30). Chủ quản lý, sử dụng lưu hồ sơ này tối thiểu bằng thời hạn sử dụng công trình (khoản 2 Điều 42 Luật Xây dựng).

Hệ quả thực tế: nhà thầu không được coi việc nộp bản vẽ hoàn công cho chủ đầu tư là hết trách nhiệm lưu trữ. Bộ hồ sơ phần việc của mình vẫn phải lưu, vì khi có sự cố trong thời hạn bảo hành hoặc khi bị thanh tra, kiểm toán, đó là tài liệu duy nhất để nhà thầu tự bảo vệ.

Mức phạt liên quan đến bản vẽ hoàn công theo Nghị định 339/2026/NĐ-CP

Nghị định 339/2026/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong xây dựng có hiệu lực từ ngày 26/8/2026, thay thế Nghị định 16/2022/NĐ-CP. Các hành vi gắn trực tiếp với bản vẽ hoàn công và hồ sơ hoàn công:

Mức trong bảng là mức phạt với tổ chức; cá nhân vi phạm cùng hành vi bị phạt bằng một nửa (điểm a khoản 4 Điều 5). Đi kèm là biện pháp khắc phục hậu quả: buộc lập bản vẽ hoàn công theo quy định (điểm i khoản 5 Điều 23), buộc xác nhận bản vẽ hoàn công (điểm e khoản 5 Điều 29), buộc lưu trữ hồ sơ (khoản 2 Điều 35, khoản 2 Điều 36). Đáng chú ý nhất là hành vi ở điểm đ khoản 4 Điều 23: hồ sơ “dựng lại” sau, ngày tháng không khớp thực tế thi công, bị phạt nặng hơn cả việc không lập bản vẽ hoàn công. Tổng hợp các mức phạt khác trong lĩnh vực xây dựng xem bài xây dựng không phép, sai phép bị phạt bao nhiêu; các mức phạt về nghiệm thu xem bài nghiệm thu công trình xây dựng.

12 tình huống thực tế khi lập hồ sơ hoàn công công trình xây dựng

Các tình huống dưới đây mô phỏng vướng mắc thường gặp tại công trường; số liệu mang tính minh họa, cách xử lý bám theo quy định đã dẫn, chỗ nào là cách hiểu được ghi rõ.

Tình huống 1: Cọc lệch tim trong phạm vi dung sai

Nhà thầu thi công 120 cọc khoan nhồi, kết quả đo sau thi công cho thấy độ lệch tim lớn nhất 3 cm, nằm trong sai số cho phép theo chỉ dẫn kỹ thuật của dự án. Có cần vẽ lại mặt bằng định vị cọc không?

Cách xử lý: Không cần. Theo điểm a mục 1 Phụ lục IIb, khi thực tế không vượt quá sai số cho phép, bản vẽ thi công được photocopy và các bên đóng dấu, ký xác nhận để làm bản vẽ hoàn công. Điều kiện đi kèm là phải có bảng kết quả đo tọa độ từng cọc, được ký trong biên bản nghiệm thu, để chứng minh “trong sai số” là có số liệu chứ không phải nhận định.

Tình huống 2: Cọc lệch tim vượt dung sai

Cũng dự án trên, có 4 cọc lệch 9 cm, vượt sai số cho phép. Chỉ huy trưởng định ghi luôn tọa độ thực tế vào bản vẽ hoàn công rồi thi công đài như thiết kế.

Cách xử lý: Làm vậy là bỏ qua bước xử lý sai khác. Nhà thầu phải thông báo chủ đầu tư (khoản 8 Điều 15), để nhà thầu thiết kế kiểm tra lại khả năng chịu lực của đài, đề xuất giải pháp (mở rộng đài, bổ sung thép, cọc bù nếu cần) và được chấp thuận. Sau đó bản vẽ hoàn công mới ghi tọa độ thực tế trong ngoặc đơn cạnh trị số thiết kế, kèm dẫn chiếu văn bản xử lý; đài cọc thi công theo phương án điều chỉnh cũng phải có bản vẽ hoàn công riêng. Nếu thi công đài như thiết kế cũ mà không được chấp thuận, nhà thầu có thể bị phạt 40 – 60 triệu đồng vì thi công không đúng thiết kế (điểm đ khoản 3 Điều 23 Nghị định 339).

Tình huống 3: Thay thép cùng cường độ nhưng khác đường kính

Thị trường khan thép D22, nhà thầu đề xuất thay bằng D20 và D25 với diện tích tương đương cho dầm tầng 2; nhà thầu thiết kế đồng ý bằng văn bản, chủ đầu tư chấp thuận.

Cách xử lý: Trên bản vẽ hoàn công dầm tầng 2, giữ nguyên ký hiệu thép thiết kế và ghi bố trí thép thực tế trong ngoặc đơn bên cạnh hoặc bên dưới. Thêm ghi chú dẫn chiếu số, ngày văn bản chấp thuận. Thay đổi này phải có mặt trong danh mục thay đổi thiết kế của hồ sơ hoàn thành (mục III.1 Phụ lục VII), nếu không người kiểm tra sau này sẽ thấy bản vẽ hoàn công “khác thiết kế” mà không có căn cứ.

Tình huống 4: Tuyến ống thoát nước đổi hướng hoàn toàn

Tuyến ống thoát nước sàn vệ sinh tầng 4 phải đổi hướng vì vướng dầm chuyển, chiều dài và vị trí thay đổi gần hết; ghi trong ngoặc đơn thì bản vẽ không còn đọc được.

Cách xử lý: Đây là trường hợp “cần thiết” để vẽ lại bản vẽ hoàn công mới theo điểm b mục 1 Phụ lục IIb. Bản vẽ mới phải dùng khung tên bản vẽ hoàn công tương tự mẫu dấu, không dùng khung tên bản vẽ thiết kế. Việc đổi tuyến vẫn phải được chấp thuận trước khi thi công; bản vẽ hoàn công chỉ ghi nhận kết quả, không thay cho bước chấp thuận.

Tình huống 5: Nhà thầu phụ cơ điện dùng mẫu dấu số 1

Nhà thầu phụ cơ điện tự lập bản vẽ hoàn công, đóng mẫu dấu số 1 với chữ ký của chỉ huy trưởng nhà thầu phụ và giám sát trưởng.

Cách xử lý: Sai mẫu. Có quan hệ thầu chính – thầu phụ thì phải dùng mẫu số 2, có đủ chữ ký chỉ huy trưởng (hoặc giám đốc dự án) của nhà thầu phụ, của nhà thầu chính và của tư vấn giám sát trưởng. Bản vẽ phải đóng dấu lại; nếu đã nộp vào hồ sơ thì thay thế cả tập, cập nhật danh mục. Lập bản vẽ hoàn công không đúng quy định thuộc điểm a khoản 3 Điều 23 Nghị định 339.

Tình huống 6: Dự án EPC có nhà thầu phụ thi công

Nhà thầu EPC giao phần xây dựng nhà điều hành cho một nhà thầu phụ. Hai bên tranh luận ai ký ô “nhà thầu chính” trên dấu hoàn công.

Cách xử lý: Ghi chú của Phụ lục IIb yêu cầu dùng mẫu số 2 cho hợp đồng EPC. Theo cách hiểu của chúng tôi, nhà thầu EPC đứng ở vị trí nhà thầu chính trong quan hệ với chủ đầu tư, nên chỉ huy trưởng hoặc giám đốc dự án của nhà thầu EPC ký ô nhà thầu chính, chỉ huy trưởng của nhà thầu phụ ký ô nhà thầu phụ. Người ký ô tư vấn giám sát trưởng phụ thuộc vào việc hợp đồng EPC phân công ai giám sát phần việc đó. Nên chốt quy ước này bằng văn bản ngay khi phê duyệt kế hoạch kiểm tra, nghiệm thu.

Tình huống 7: Thành viên liên danh xin ủy quyền ký bản vẽ hoàn công

Liên danh hai nhà thầu A và B; B phụ trách phần hạ tầng nhưng không bố trí được chỉ huy trưởng thường xuyên ở công trường nên đề nghị ủy quyền cho chỉ huy trưởng của A ký bản vẽ hoàn công phần hạ tầng.

Cách xử lý: Không được. Điểm d mục 1 Phụ lục IIb quy định từng thành viên liên danh lập, ký xác nhận bản vẽ hoàn công phần việc do mình thực hiện, không được ủy quyền cho thành viên khác. Việc B không bố trí đủ chỉ huy trưởng còn là vấn đề nhân sự theo hợp đồng; nhà thầu không bố trí nhân lực theo hợp đồng có thể bị phạt 40 – 60 triệu đồng (điểm e khoản 3 Điều 23 Nghị định 339).

Tình huống 8: Chỉ huy trưởng thay đổi giữa chừng

Công trình thi công 18 tháng, chỉ huy trưởng đầu tiên nghỉ việc ở tháng thứ 10. Bản vẽ hoàn công phần móng và kết cấu thân do người cũ ký. Chủ đầu tư yêu cầu người mới ký lại toàn bộ.

Cách xử lý: Theo cách hiểu của chúng tôi, không cần ký lại. Dấu bản vẽ hoàn công có ghi ngày, và người ký tại thời điểm đó là người trực tiếp chỉ huy thi công phần việc được ghi nhận; ký lại bởi người không có mặt khi thi công làm giảm chứ không tăng giá trị pháp lý. Điều cần làm là có văn bản thông báo thay đổi chỉ huy trưởng gửi chủ đầu tư, ghi rõ ngày bàn giao, để phân định phạm vi ký của từng người.

Tình huống 9: Giám sát từ chối ký vì bản vẽ bị ghi đè số

Kỹ thuật nhà thầu dùng bút xóa che trị số thiết kế và ghi trị số thực tế lên trên. Tư vấn giám sát trưởng từ chối ký.

Cách xử lý: Giám sát từ chối là đúng. Phụ lục IIb chỉ cho phép ghi trị số thực tế trong ngoặc đơn bên cạnh hoặc bên dưới trị số cũ. Nhà thầu phải lập lại tờ bản vẽ đó. Ngược lại, nếu bản vẽ đã lập đúng mà giám sát không xác nhận, tổ chức giám sát có thể bị phạt 40 – 60 triệu đồng (điểm đ khoản 2 Điều 29 Nghị định 339) và bị buộc xác nhận.

Tình huống 10: Hồ sơ hoàn công “làm dồn” trong một tuần trước nghiệm thu

Để kịp nghiệm thu hoàn thành, nhà thầu cho kỹ thuật lập toàn bộ bản vẽ hoàn công trong một tuần, ghi ngày trên dấu lùi về theo từng đợt thi công.

Cách xử lý: Đây là rủi ro lớn nhất trong toàn bộ bài. Khoản 8 Điều 15 Nghị định 207 yêu cầu hồ sơ quản lý chất lượng phù hợp với thời gian thực hiện thực tế; ngày ghi lùi mâu thuẫn với nhật ký, biên bản nghiệm thu và dữ liệu đo đạc sẽ bị phát hiện khi đối chiếu. Hành vi này bị phạt 60 – 80 triệu đồng (điểm đ khoản 4 Điều 23 Nghị định 339). Nếu thiếu số liệu thực tế của phần đã che khuất, hướng đúng là đo đạc, khoan kiểm tra hoặc kiểm định bổ sung, ghi đúng ngày thực hiện, như cách xử lý trong bài lỗi thường gặp khi lập hồ sơ hoàn công.

Tình huống 11: Chủ đầu tư yêu cầu nộp mô hình BIM thay bản giấy

Hợp đồng quy định bàn giao mô hình BIM hoàn công và bộ bản vẽ hoàn công dạng tệp điện tử có chữ ký số, không in giấy.

Cách xử lý: Được, nếu hai bên thỏa thuận theo khoản 1 Điều 11 Nghị định 207. Nhà thầu chịu trách nhiệm về nội dung, tính chính xác và việc lưu trữ an toàn của tệp điện tử phần việc mình. Cần lưu ý khoản 2 Điều 11: khi cơ quan nhà nước yêu cầu, hồ sơ điện tử phải trích xuất, in giấy và được chủ đầu tư xác nhận. Vì vậy mô hình BIM phải xuất được bản vẽ hai chiều có khung tên hoàn công đầy đủ thông tin như mẫu dấu, không chỉ là mô hình ba chiều.

Tình huống 12: Ba năm sau cải tạo, không tìm thấy bản vẽ hoàn công hệ thống điện

Tòa nhà văn phòng đưa vào sử dụng năm 2027. Năm 2030, đơn vị quản lý muốn cải tạo tầng 5 nhưng không tìm được bản vẽ hoàn công tuyến cáp âm tường.

Cách xử lý: Chủ quản lý, sử dụng phải lưu hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng, gồm bản vẽ hoàn công, trong thời gian tối thiểu bằng thời hạn sử dụng công trình (khoản 2 Điều 42 Luật Xây dựng); không lưu trữ bị phạt 20 – 40 triệu đồng (điểm b khoản 1 Điều 35 Nghị định 339). Trước mắt, đơn vị có thể liên hệ chủ đầu tư (lưu hồ sơ hoàn thành) và nhà thầu thi công (lưu hồ sơ phần việc của mình) để tìm bản lưu. Bài học: bàn giao bản vẽ hoàn công phải kèm danh mục và biên bản giao nhận ghi rõ số lượng bộ, dạng giấy hay điện tử.

Checklist rà soát bản vẽ hoàn công trước khi nghiệm thu

• Đã xác định danh mục bộ phận công trình bị che khuất và đưa vào kế hoạch kiểm tra, nghiệm thu như điểm dừng kỹ thuật?
• Mỗi bộ phận bị che khuất đều có bản vẽ hoàn công hoặc số liệu đo đạc lập trước khi tiến hành công việc tiếp theo?
• Với phần thi công trong sai số cho phép: có kết quả đo đạc chứng minh và bản photocopy đã được các bên đóng dấu, ký xác nhận?
• Với phần có thay đổi: trị số thực tế được ghi trong ngoặc đơn bên cạnh hoặc bên dưới trị số cũ, trị số thiết kế còn nguyên?
• Mọi thay đổi so với thiết kế đã được thông báo cho chủ đầu tư và xử lý theo thẩm quyền trước khi ghi nhận vào bản vẽ hoàn công?
• Bản vẽ vẽ lại (nếu có) đã dùng khung tên hoàn công tương tự mẫu dấu quy định?
• Đã chọn đúng mẫu dấu theo hình thức hợp đồng, đủ chữ ký các cấp, ghi rõ họ tên và chức vụ?
• Liên danh: từng thành viên tự lập, tự ký phần việc của mình, không ủy quyền chéo?
• Mốc thời gian trên bản vẽ hoàn công khớp với nhật ký thi công và biên bản nghiệm thu công việc tương ứng?
• Bản vẽ hoàn công đã được tập hợp vào đúng vị trí trong hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng do chủ đầu tư tổ chức lập?
• Đã có danh mục bản vẽ hoàn công kèm theo, đánh số theo bộ môn và đối chiếu được với danh mục bản vẽ thiết kế?
• Đã có bảng đối chiếu thay đổi thiết kế: vị trí thay đổi, số bản vẽ hoàn công, số và ngày văn bản chấp thuận?
• Quy trình vận hành, quy trình bảo trì, danh mục thiết bị, phụ tùng, vật tư dự trữ đã sẵn sàng bàn giao cùng bản vẽ hoàn công?
• Nhà thầu đã giữ bộ lưu hồ sơ phần việc của mình (bản giấy và bản điện tử) sau khi giao cho chủ đầu tư?

Trong thực tế, người giữ vai trò quyết định chất lượng khâu này là chỉ huy trưởng công trường: người đặt lịch lập bản vẽ hoàn công theo tiến độ thi công, giữ điểm dừng trước khi che khuất và bảo đảm đúng người ký đúng phần việc. Đây là nội dung nghiệp vụ được đề cập trong chương trình bồi dưỡng dành cho chỉ huy trưởng công trình của Viện.

Kết luận

Trong hồ sơ hoàn công công trình xây dựng, bản vẽ hoàn công không phải thủ tục cuối cùng của công trình, mà là công việc chạy song song với thi công và phải hoàn thành trước mỗi thời điểm che khuất. Ba việc cần làm ngay sau khi Nghị định 207/2026/NĐ-CP có hiệu lực: cập nhật căn cứ pháp lý trong quy trình nội bộ và biểu mẫu của nhà thầu; rà soát mẫu dấu hoàn công đang dùng cho đúng hình thức hợp đồng; và thiết lập danh mục điểm dừng cho các bộ phận công trình bị che khuất.

Với từng dự án cụ thể, phạm vi và quy cách bản vẽ hoàn công còn phụ thuộc loại, cấp công trình, chỉ dẫn kỹ thuật và điều khoản hợp đồng xây dựng. Anh/chị nên đối chiếu hồ sơ thực tế của dự án và thống nhất bằng văn bản với chủ đầu tư, tư vấn giám sát trước khi triển khai. Cần trao đổi thêm về chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý chất lượng thi công và hồ sơ công trình, anh/chị liên hệ hotline 0904 889 859.

Văn bản sử dụng trong bài

• Nghị định 207/2026/NĐ-CP ngày 15/6/2026 quy định chi tiết một số nội dung về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình xây dựng, hiệu lực từ 01/7/2026: khoản 3 Điều 4; khoản 8, khoản 11, khoản 13 Điều 15; Điều 11; Điều 28; khoản 2, khoản 5 Điều 30; Điều 52; Phụ lục IIb (Bản vẽ hoàn công và mẫu dấu bản vẽ hoàn công); Phụ lục VII (Danh mục hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng); Phụ lục X (Danh mục hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng công trình xây dựng).
• Luật Xây dựng số 135/2025/QH15: Điều 42 (lưu trữ hồ sơ công trình), khoản 3 Điều 58 (tài liệu nhà thầu giao trước khi bàn giao).
• Nghị định 339/2026/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động xây dựng, hiệu lực từ 26/8/2026, thay thế Nghị định 16/2022/NĐ-CP: điểm a khoản 4 Điều 5; Điều 23; điểm đ khoản 2 Điều 29; Điều 35; Điều 36.
• Nghị định 06/2021/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 35/2023/NĐ-CP, Nghị định 175/2024/NĐ-CP, Nghị định 14/2026/NĐ-CP, Nghị định 67/2026/NĐ-CP) — đã hết hiệu lực từ 01/7/2026 theo Điều 52 Nghị định 207/2026/NĐ-CP, chỉ nhắc lại để đối chiếu chuyển tiếp.