Khi một công việc xây dựng hoàn thành, câu hỏi thực tế của người giám sát và chỉ huy trưởng không phải “có nghiệm thu không” mà là “cần chuẩn bị những giấy tờ gì để nghiệm thu cho đủ và cho đúng”. Thiếu một thành phần, biên bản nghiệm thu công việc có thể bị coi là không đủ căn cứ; thừa hoặc lẫn tài liệu của công việc khác lại gây rối khi đối chiếu về sau.
Bài viết này liệt kê và giải thích danh mục hồ sơ nghiệm thu công việc xây dựng theo Nghị định 207/2026/NĐ-CP — văn bản có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, thay thế Nghị định 06/2021/NĐ-CP. Cần phân biệt ngay: hồ sơ nghiệm thu công việc không phải hồ sơ hoàn công (xem bài hồ sơ hoàn công công trình xây dựng gồm những gì) và cũng không phải hồ sơ hoàn thành công trình (xem bài hồ sơ quản lý chất lượng công trình xây dựng). Còn nguyên tắc “khi nào được ký nghiệm thu” nằm ở bài nguyên tắc nghiệm thu công việc xây dựng và hồ sơ liên quan.
Hồ sơ nghiệm thu công việc là gì và nằm ở đâu trong hệ thống hồ sơ
Hồ sơ nghiệm thu công việc xây dựng là tập tài liệu làm căn cứ để nghiệm thu một công việc thi công theo Điều 22 Nghị định 207/2026/NĐ-CP, và là biên bản xác nhận kết quả nghiệm thu công việc đó. Đây là lớp hồ sơ ở cấp thấp nhất nhưng nền tảng nhất: nó là đầu vào cho nghiệm thu giai đoạn (Điều 23), nghiệm thu hoàn thành (Điều 24), và cuối cùng được tập hợp vào hồ sơ hoàn thành công trình theo Điều 28 và Phụ lục VII. Nói cách khác, hồ sơ hoàn thành công trình chỉ vững khi từng bộ hồ sơ nghiệm thu công việc bên dưới đầy đủ và trung thực.
Danh mục thành phần hồ sơ nghiệm thu công việc
Tùy loại công việc mà thành phần cụ thể khác nhau, nhưng một bộ hồ sơ nghiệm thu công việc điển hình gồm các nhóm sau:
Nhóm căn cứ kỹ thuật
- Hồ sơ thiết kế và chỉ dẫn kỹ thuật của phần công việc: bản vẽ thi công được duyệt, chỉ dẫn kỹ thuật (specification) tương ứng.
- Quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn áp dụng: danh mục quy chuẩn, tiêu chuẩn được viện dẫn cho công việc, làm thước đo đánh giá đạt/không đạt.
- Phiếu hoặc yêu cầu nghiệm thu theo quy trình nội bộ hoặc hợp đồng: văn bản đề nghị nghiệm thu do nhà thầu phát hành khi công việc hoàn thành.
Nhóm chứng minh quá trình và chất lượng
- Nhật ký thi công lập theo khoản 13 Điều 15 và Phụ lục IIa Nghị định 207/2026/NĐ-CP — ghi nhận diễn biến thi công công việc; cách ghi đúng xem bài nhật ký thi công theo Nghị định 207.
- Hồ sơ vật liệu, cấu kiện, thiết bị sử dụng cho công việc: chứng chỉ xuất xưởng, kết quả thí nghiệm vật liệu gắn đúng lô — nguyên tắc kiểm soát xem bài kiểm soát vật liệu đầu vào trong thi công xây dựng.
- Kết quả thí nghiệm của công việc (ví dụ kết quả nén mẫu bê tông, thí nghiệm mối hàn, đầm nén nền); trường hợp thiếu kết quả thí nghiệm, cách xử lý xem bài thiếu kết quả thí nghiệm có được nghiệm thu không.
- Kết quả quan trắc (nếu công việc có yêu cầu quan trắc).
Nhóm bản vẽ và xử lý phát sinh
- Bản vẽ liên quan: bản vẽ thi công của công việc; bản vẽ hoàn công của công việc bị che khuất lập theo Phụ lục IIb (nếu công việc thuộc diện phải có bản vẽ hoàn công tại thời điểm nghiệm thu).
- Hồ sơ công việc bị che khuất: ảnh, biên bản kiểm tra, số liệu đo đạc ghi nhận trước khi che lấp — đây là bằng chứng không thể tái tạo, nên phải có ngay tại thời điểm thi công.
- Hồ sơ sai khác hoặc thay đổi thiết kế: văn bản chấp thuận thay đổi của chủ đầu tư và chủ trì thiết kế, nếu công việc có sai khác so với thiết kế được duyệt.
Kết quả nghiệm thu
- Biên bản nghiệm thu công việc xây dựng: văn bản xác nhận công việc đạt yêu cầu, ghi rõ đối tượng, thời gian, địa điểm, kết luận và thành phần ký.
Thành phần ký và thời điểm lập
Biên bản nghiệm thu công việc được lập ngay khi hoàn thành công việc, đặc biệt trước khi công việc bị che khuất bởi công việc kế tiếp. Lập chậm là nguyên nhân dẫn tới ghi lùi ngày và mất tính đồng nhất hồ sơ.
Thành phần ký nghiệm thu công việc gồm người trực tiếp giám sát thi công của chủ đầu tư (tư vấn giám sát) và người phụ trách kỹ thuật thi công trực tiếp của nhà thầu. Trường hợp công việc do nhà thầu phụ thực hiện thì nhà thầu chính vẫn chịu trách nhiệm kiểm tra công tác thi công của nhà thầu phụ theo khoản 11 Điều 15 và chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư theo khoản 3 Điều 4 Nghị định 207/2026/NĐ-CP. Giám sát thi công của công việc thực hiện theo Điều 20.
Cách xử lý khi hồ sơ thiếu
Nguyên tắc là bổ sung tài liệu phản ánh trung thực những gì đã diễn ra, không tạo tài liệu mô tả điều không xảy ra:
- Thiếu kết quả thí nghiệm còn truy được: yêu cầu phòng thí nghiệm cấp lại đúng mẫu, đúng lô.
- Thiếu kết quả thí nghiệm không truy được: thực hiện thí nghiệm đối chứng hoặc kiểm định theo Điều 8 Nghị định 207/2026/NĐ-CP.
- Thiếu hồ sơ công việc đã bị che khuất: kiểm định để có căn cứ đánh giá, không dựng lại biên bản khống.
- Thiếu chứng chỉ vật liệu: thu thập lại từ nhà cung cấp, gắn đúng lô đã sử dụng.
Ranh giới giữa bổ sung hợp lệ và hợp thức hóa được phân tích chi tiết trong bài những lỗi thường gặp khi lập hồ sơ hoàn công.
Tổ chức hồ sơ: giấy và điện tử
Điều 28 Nghị định 207/2026/NĐ-CP yêu cầu hồ sơ hoàn thành công trình được lưu trữ bằng bản gốc và bản sao điện tử; đối với tài liệu thuộc danh mục phải cập nhật lên cơ sở dữ liệu quốc gia về hoạt động xây dựng thì định dạng phải tuân thủ quy định của Chính phủ. Hồ sơ nghiệm thu công việc là thành phần đầu vào của hồ sơ hoàn thành, nên nên được tổ chức ngay từ đầu theo hướng vừa lưu giấy vừa số hóa.
Các khuyến nghị quản trị dưới đây không phải yêu cầu bắt buộc của pháp luật, nhưng giúp truy xuất hồ sơ nhanh và giảm sai sót:
- Hồ sơ giấy: sắp theo trình tự công việc và theo bộ phận công trình; mỗi biên bản nghiệm thu kèm ngay các tài liệu căn cứ tương ứng để không phải “ghép” về sau.
- Hồ sơ điện tử: quét bản gốc, đặt tên tệp thống nhất, lưu theo cây thư mục phản ánh cấu trúc công trình.
- Quy tắc mã hóa và truy xuất (mang tính khuyến nghị): mã hồ sơ nên chứa thông tin hạng mục — bộ phận — loại công việc — ngày, để tra ngược từ bản vẽ hoàn công ra đúng biên bản và ngược lại.
Bảng phân vai: ai lập, kiểm tra, ký và lưu
| Tài liệu | Người lập | Người kiểm tra | Người ký nghiệm thu | Nơi lưu |
|---|---|---|---|---|
| Phiếu/yêu cầu nghiệm thu | Nhà thầu thi công | Giám sát | — | Hồ sơ công việc |
| Nhật ký thi công | Nhà thầu thi công | Giám sát | Ký theo quy định nhật ký | Nhà thầu và chủ đầu tư |
| Kết quả thí nghiệm | Phòng thí nghiệm | Giám sát, nhà thầu | — | Kèm biên bản nghiệm thu |
| Bản vẽ hoàn công công việc | Nhà thầu thi công | Giám sát | Xác nhận theo mẫu dấu | Hồ sơ hoàn thành |
| Biên bản nghiệm thu công việc | Nhà thầu/giám sát | Giám sát | Giám sát và nhà thầu | Hồ sơ hoàn thành |
Checklist trước khi trình nghiệm thu công việc
- Công việc đã hoàn thành đúng thiết kế và chỉ dẫn kỹ thuật.
- Có phiếu/yêu cầu nghiệm thu; đã dẫn đúng quy chuẩn, tiêu chuẩn áp dụng.
- Nhật ký thi công cập nhật, khớp ngày thực hiện.
- Hồ sơ vật liệu, kết quả thí nghiệm đầy đủ và gắn đúng lô, đúng vị trí kết cấu.
- Công việc bị che khuất đã có ảnh, số liệu, biên bản trước khi che lấp.
- Sai khác thiết kế (nếu có) đã có văn bản chấp thuận.
- Thành phần ký đúng: giám sát và người phụ trách kỹ thuật thi công trực tiếp; phần việc thầu phụ có kiểm tra của thầu chính.
- Các tài liệu căn cứ được đối chiếu không mâu thuẫn về ngày, khối lượng, chủng loại.
Bộ hồ sơ nghiệm thu công việc đạt yêu cầu là “viên gạch” để xây nên nghiệm thu giai đoạn, nghiệm thu hoàn thành và hồ sơ hoàn thành công trình — bức tranh tổng thể xem bài nghiệm thu công trình xây dựng: phân biệt công việc, giai đoạn và hoàn thành và bài trụ cột Nghị định 207/2026/NĐ-CP.
Phân biệt hồ sơ nghiệm thu công việc với các loại hồ sơ khác
Trên thực tế, năm loại hồ sơ hay bị gọi lẫn tên, dẫn tới việc chuẩn bị sai hoặc trùng lặp. Cần tách bạch rõ ràng, vì mỗi loại có căn cứ pháp lý, thời điểm lập và mục đích khác nhau. Hồ sơ nghiệm thu công việc là bằng chứng cho một công việc thi công cụ thể đã đạt yêu cầu tại thời điểm hoàn thành; nó rất chi tiết nhưng phạm vi hẹp. Hồ sơ hoàn công (mà cụ thể là bản vẽ hoàn công) lại là tài liệu thể hiện đúng thực tế đã thi công của hạng mục, lập theo Phụ lục IIb. Hồ sơ hoàn thành công trình theo Điều 28 và Phụ lục VII là tập hợp rộng nhất trong giai đoạn kết thúc thi công, gom toàn bộ các hồ sơ nghiệm thu, bản vẽ hoàn công, thí nghiệm, nhật ký của cả công trình. Trong khi đó, hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng công trình theo Phụ lục X lại phục vụ giai đoạn khai thác — vận hành và được bàn giao cho chủ sở hữu, chủ quản lý sử dụng. Còn hồ sơ bảo trì lại thuộc giai đoạn sau bàn giao. Bảng dưới đây tóm tắt sự khác biệt:
| Loại hồ sơ | Căn cứ | Phạm vi | Thời điểm/mục đích |
|---|---|---|---|
| Hồ sơ nghiệm thu công việc | Điều 22 | Một công việc thi công | Ngay khi hoàn thành công việc; cho phép chuyển bước |
| Bản vẽ hoàn công | Khoản 13 Điều 15, Phụ lục IIb | Thực tế thi công của hạng mục | Trước nghiệm thu; phản ánh đúng thực tế |
| Hồ sơ hoàn thành công trình | Điều 28, Phụ lục VII | Toàn bộ công trình | Sau nghiệm thu hoàn thành; lưu trữ |
| Hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng | Điều 30, Phụ lục X | Vận hành, khai thác | Khi bàn giao; phục vụ sử dụng |
| Hồ sơ bảo trì | Điều 38 | Giai đoạn khai thác | Sau bàn giao; phục vụ bảo trì |
Nắm được bảng này, người lập hồ sơ sẽ không bỏ tài liệu cần vào nhầm chỗ, cũng không đi tìm những thứ vốn thuộc giai đoạn khác. Việc phân biệt hồ sơ hoàn thành với hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng được phân tích thêm trong bài bàn giao công trình xây dựng: điều kiện, hồ sơ và trách nhiệm.
Tình huống minh họa: chuẩn bị hồ sơ nghiệm thu một công việc điển hình
Lấy công việc “lắp đặt cốt thép dầm sàn tầng 3” làm ví dụ để thấy một bộ hồ sơ nghiệm thu công việc đầy đủ trông như thế nào. Trước khi lắp cốp pha và đổ bê tông — tức trước khi cốt thép bị che khuất — người phụ trách kỹ thuật thi công của nhà thầu phát hành phiếu yêu cầu nghiệm thu, kèm bản vẽ thi công cốt thép được duyệt và chỉ dẫn kỹ thuật tương ứng. Chứng chỉ xuất xưởng và kết quả thí nghiệm kéo, uốn của lô thép đã được gắn đúng vào hồ sơ. Nhật ký thi công ghi ngày lắp dựng, tổ đội thực hiện, điều kiện thời tiết. Giám sát của chủ đầu tư kiểm tra hiện trường: đường kính, số lượng, khoảng cách, chiều dài neo, lớp bảo vệ; chụp ảnh làm bằng chứng công việc che khuất. Khi các nội dung đạt yêu cầu, hai bên ký biên bản nghiệm thu công việc, ghi rõ kết luận cho phép chuyển bước lắp cốp pha và đổ bê tông.
Nếu công việc do nhà thầu phụ thực hiện, nhà thầu chính phải kiểm tra công tác thi công của nhà thầu phụ theo khoản 11 Điều 15 trước khi trình giám sát nghiệm thu, và vẫn chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư về phần việc này. Bộ hồ sơ hoàn chỉnh sau đó được xếp ngay vào đúng vị trí trong cây hồ sơ, không để đến cuối công trình mới đi tìm — đó là cách hồ sơ nghiệm thu công việc trở thành nền tảng vững chắc cho hồ sơ hoàn thành công trình về sau.
Văn bản sử dụng trong bài
- Nghị định 207/2026/NĐ-CP: khoản 3 Điều 4; khoản 11, khoản 13 Điều 15; Điều 20; Điều 22; Điều 23; Điều 24; Điều 28; Điều 8; Phụ lục IIa; Phụ lục IIb; Phụ lục VII.
- Nghị định 06/2021/NĐ-CP: đã hết hiệu lực từ ngày 01/7/2026 theo Điều 52 Nghị định 207/2026/NĐ-CP; chỉ nhắc để đối chiếu với hồ sơ lập theo hệ thống cũ.
Nội dung mang tính hệ thống hóa và hướng dẫn tham khảo; việc áp dụng cần căn cứ hồ sơ, loại công trình, nguồn vốn và quy định chuyên ngành của từng trường hợp. Hotline hỗ trợ nghiệp vụ: 0904 889 859.
