Trước khi đặt bút lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, câu hỏi đầu tiên phải trả lời là: căn cứ lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu gồm những gì? Lập kế hoạch khi chưa đủ căn cứ là lỗi gốc kéo theo hàng loạt hệ quả — kế hoạch bị trả lại, gói thầu phải tổ chức lại, thậm chí phát sinh trách nhiệm khi bị kiểm tra. Trả lời ngắn: căn cứ được quy định tại Điều 38 Luật Đấu thầu (đã được sửa đổi, bổ sung), khác nhau giữa dự án và dự toán mua sắm, và với gói thầu thực hiện trước khi phê duyệt dự án thì có căn cứ riêng. Bài viết liệt kê đầy đủ từng loại căn cứ, cách xử lý khi thiếu và hồ sơ cần lưu.
Vì sao “đủ căn cứ” là điều kiện tiên quyết?
Kế hoạch lựa chọn nhà thầu không phải bản dự kiến tùy ý mà là văn bản pháp lý ràng buộc: nó quyết định gói thầu được tổ chức bằng hình thức nào, giá bao nhiêu, theo lịch nào. Mỗi nội dung trong kế hoạch phải “neo” vào một căn cứ có thật — quyết định phê duyệt dự án cho biết phạm vi và tổng mức đầu tư, kế hoạch bố trí vốn cho biết tiền ở đâu, dự toán cho biết giá trị từng phần việc. Thiếu một mắt xích, nội dung tương ứng của kế hoạch trở thành “treo” và không thể giải trình. Đây cũng là lý do Điều 37 cho phép: chưa đủ điều kiện lập cho toàn bộ dự án thì chỉ lập cho một hoặc một số gói để thực hiện trước — thà lập từng phần đủ căn cứ còn hơn lập cả gói thiếu cơ sở.
Căn cứ pháp lý
Toàn bộ căn cứ lập kế hoạch được quy định tập trung tại Điều 38 Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 57/2024/QH15 và Luật số 90/2025/QH15; tra cứu theo Văn bản hợp nhất số 74/VBHN-VPQH), bổ trợ bởi nguyên tắc lập tại Điều 37 và quy định về kế hoạch tổng thể tại Điều 16–17 Nghị định 214/2025/NĐ-CP. Bài này bám sát chính văn Điều 38 — không thêm, không bớt căn cứ.
Căn cứ lập kế hoạch đối với dự án (khoản 1 Điều 38)
| # | Căn cứ | Ghi chú áp dụng |
|---|---|---|
| a | Quyết định phê duyệt dự án và tài liệu liên quan | Trừ gói cần thực hiện trước khi phê duyệt dự án. Với gói tư vấn lập quy hoạch và gói phục vụ lập quy hoạch: quyết định phê duyệt nhiệm vụ quy hoạch và tài liệu liên quan |
| b | Kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu (nếu có) | Khi dự án đã lập kế hoạch tổng thể thì kế hoạch lựa chọn nhà thầu phải phù hợp |
| c | Dự án đã được giao kế hoạch đầu tư công trung hạn | Trừ dự án đầu tư công khẩn cấp theo pháp luật về đầu tư công |
| d | Kế hoạch bố trí vốn thực hiện dự án hoặc nguồn vốn thực hiện dự án | Áp dụng với dự án không thuộc trường hợp điểm c (không dùng vốn đầu tư công trung hạn) |
| đ | Điều ước quốc tế, thỏa thuận vay | Với dự án sử dụng vốn ODA, vốn vay ưu đãi nước ngoài; trừ trường hợp đấu thầu trước (Điều 42) |
| e | Văn bản pháp lý có liên quan | Các văn bản khác chi phối phạm vi, kỹ thuật, tài chính của dự án |
Điểm cần nắm: căn cứ về vốn được tách theo hai nhánh — dự án dùng vốn đầu tư công trung hạn thì căn cứ là văn bản giao kế hoạch trung hạn (điểm c); dự án khác thì căn cứ là kế hoạch bố trí vốn hoặc nguồn vốn (điểm d). Xác định sai nhánh dẫn đến ghi sai nguồn vốn trong kế hoạch.
Căn cứ lập kế hoạch đối với dự toán mua sắm (khoản 2 Điều 38)
| # | Căn cứ | Ghi chú |
|---|---|---|
| a | Tiêu chuẩn, định mức sử dụng tài sản công của cơ quan, tổ chức, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động (nếu có) | Áp dụng khi mua sắm tài sản thuộc diện có tiêu chuẩn, định mức |
| b | Dự toán mua sắm | Căn cứ trung tâm — xác định “trần” giá trị của kế hoạch |
| c | Văn bản pháp lý có liên quan | Quy định ngành, lĩnh vực chi phối gói thầu |
So với dự án, bộ căn cứ của dự toán mua sắm gọn hơn — nhưng bù lại đòi hỏi xác định đúng dự toán mua sắm. Cách xác định dự toán mua sắm (kinh phí được cấp trừ phần đã thực hiện và phần không dùng để mua sắm) được quy định chi tiết tại khoản 5 Điều 18 Nghị định 214/2025/NĐ-CP; giá trị này là căn cứ và cũng là “trần” mà tổng các gói không được vượt.
Trường hợp đặc biệt: gói thầu thực hiện trước khi phê duyệt dự án
Điểm a khoản 1 Điều 38 nêu rõ ngoại lệ: với gói thầu cần thực hiện trước khi phê duyệt dự án, căn cứ không phải quyết định phê duyệt dự án (vì chưa có) mà là quyết định của người đứng đầu chủ đầu tư, hoặc người đứng đầu đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án trong trường hợp chưa xác định được chủ đầu tư. Đây là các gói khảo sát, lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi/khả thi, lập nhiệm vụ quy hoạch… Đừng “ngâm” các gói chuẩn bị này để chờ đủ bộ căn cứ của gói thi công.
Đấu thầu trước: một bộ căn cứ riêng
Với gói thầu đấu thầu trước theo Điều 42 (thực hiện trước khi ký điều ước quốc tế/thỏa thuận vay với dự án ODA, hoặc trước khi phê duyệt dự án để đẩy nhanh tiến độ), khoản 7 Điều 42 quy định một ngoại lệ quan trọng: việc lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu không phải căn cứ các nội dung tại khoản 1 Điều 38. Nghĩa là bộ căn cứ 6 điểm ở bảng dự án không áp dụng cho gói đấu thầu trước — thay vào đó, các thủ tục (lập, phê duyệt kế hoạch; xác định danh sách ngắn; lập, phê duyệt hồ sơ mời thầu; đánh giá; xét duyệt trúng thầu) được thực hiện theo Điều 42, còn việc ký hợp đồng chỉ tiến hành sau khi dự án được phê duyệt đầu tư. Nhầm lẫn hai chế độ căn cứ này là lỗi khá phổ biến ở dự án ODA.
Quan hệ với kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu
Nếu dự án đã lập kế hoạch tổng thể (Điều 36 của Luật, Điều 16–17 Nghị định 214/2025/NĐ-CP), thì kế hoạch tổng thể vừa là căn cứ (điểm b khoản 1 Điều 38) vừa là “kim chỉ nam”: kế hoạch lựa chọn nhà thầu phải phù hợp với kế hoạch tổng thể về chia gói, hình thức – phương thức, loại hợp đồng, tiến độ. Trường hợp có nội dung khác kế hoạch tổng thể, chủ đầu tư báo cáo người có thẩm quyền xem xét, quyết định mà không phải trình, phê duyệt lại kế hoạch tổng thể (khoản 4 Điều 16 Nghị định 214/2025/NĐ-CP). Phân biệt hai loại kế hoạch — xem bài kế hoạch lựa chọn nhà thầu là gì.
Từ căn cứ đến nội dung kế hoạch: mối liên hệ
Mỗi căn cứ “nuôi” một hoặc vài nội dung của kế hoạch — nắm mối liên hệ này giúp không bỏ sót:
| Căn cứ | Quyết định nội dung nào của kế hoạch |
|---|---|
| Quyết định phê duyệt dự án + tài liệu kỹ thuật | Phạm vi, tên gói, tính chất kỹ thuật → cách chia gói |
| Dự toán, kết quả thẩm định giá, báo giá | Giá gói thầu |
| Kế hoạch đầu tư công trung hạn / bố trí vốn / điều ước, thỏa thuận vay | Nguồn vốn |
| Kế hoạch tổng thể (nếu có), phân tích thị trường | Hình thức, phương thức, loại hợp đồng |
| Tiến độ dự án | Thời gian tổ chức, thời gian thực hiện gói thầu |
Từ đây có thể chuyển tiếp tự nhiên sang hai công việc kế cận: cách chia gói thầu trong kế hoạch và cách xác định giá gói thầu.
Xử lý khi chưa đủ căn cứ
- Thiếu căn cứ cho một số gói, đủ cho gói khác: lập kế hoạch cho các gói đã đủ điều kiện để thực hiện trước (khoản 1 Điều 37); phần chưa đủ điều kiện đưa vào mục d của hồ sơ trình duyệt (Điều 40/41), nêu rõ nội dung và giá trị;
- Chưa có quyết định phê duyệt dự án nhưng gói cần làm gấp: kiểm tra gói có thuộc diện “thực hiện trước khi phê duyệt dự án” hoặc “đấu thầu trước” không — nếu có, dùng bộ căn cứ tương ứng;
- Chưa có dự toán được duyệt cho gói: theo khoản 2 Điều 140 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, một số gói có thể phê duyệt kế hoạch trước rồi duyệt dự toán sau, nhưng dự toán được duyệt phải đăng tải trước thời điểm đóng thầu theo thời hạn quy định.
Căn cứ lập kế hoạch tổng thể — nếu dự án áp dụng
Với dự án có lập kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu, bộ căn cứ để lập kế hoạch tổng thể (khoản 2 Điều 16 Nghị định 214/2025/NĐ-CP) hơi khác bộ căn cứ của kế hoạch lựa chọn nhà thầu: quyết định chủ trương đầu tư chương trình, dự án; quyết định phê duyệt dự án (nếu có); điều ước quốc tế, thỏa thuận vay với dự án ODA (nếu có); kế hoạch bố trí vốn hoặc nguồn vốn (nếu có); văn bản pháp lý liên quan (nếu có). Điểm khác biệt đáng chú ý: kế hoạch tổng thể được lập sớm hơn — thậm chí đồng thời hoặc trước khi có quyết định phê duyệt dự án, dựa trên quyết định chủ trương đầu tư — vì mục tiêu của nó là định hướng chiến lược cho cả dự án. Sau khi kế hoạch tổng thể được phê duyệt, nó trở thành căn cứ (điểm b khoản 1 Điều 38) cho kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
Kiểm tra hiệu lực của căn cứ
Một khía cạnh dễ bị bỏ qua: căn cứ không chỉ cần “có” mà còn cần “còn hiệu lực”. Quyết định phê duyệt dự án có thể đã được điều chỉnh; kế hoạch bố trí vốn có thể đã thay đổi qua các năm; văn bản pháp lý ngành có thể đã được sửa đổi. Trước khi dùng một tài liệu làm căn cứ, cần xác minh đó là phiên bản mới nhất, còn hiệu lực. Đặc biệt với văn bản quy phạm pháp luật: bộ khung hiện hành là Luật Đấu thầu 22/2023/QH15 (sđ,bs Luật 57/2024, Luật 90/2025) và Nghị định 214/2025/NĐ-CP — không dùng Nghị định 24/2024/NĐ-CP đã hết hiệu lực làm căn cứ. Thói quen kiểm tra hiệu lực này là “phản xạ nghề nghiệp” giúp tránh lỗi căn cứ lỗi thời.
Hồ sơ căn cứ cần lưu
Toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu được lưu trữ tối thiểu 5 năm kể từ ngày quyết toán/chấm dứt hợp đồng (Điều 9 của Luật). Riêng bộ căn cứ lập kế hoạch, nên lưu thành tập riêng: bản sao quyết định phê duyệt dự án/dự toán mua sắm; văn bản giao vốn; điều ước, thỏa thuận vay (nếu có); kế hoạch tổng thể (nếu có); tài liệu chứng minh giá gói; văn bản pháp lý chuyên ngành. Khi bị kiểm tra, đây là tập hồ sơ được yêu cầu xuất trình đầu tiên.
Ví dụ giả định
Một ban quản lý dự án chuẩn bị dự án xây dựng trường học dùng vốn đầu tư công. Tại thời điểm lập kế hoạch: đã có quyết định phê duyệt dự án và thiết kế cơ sở; dự án đã được giao trong kế hoạch đầu tư công trung hạn; chưa lập kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu. Bộ căn cứ đúng gồm: điểm a (quyết định phê duyệt dự án + tài liệu), điểm c (giao kế hoạch đầu tư công trung hạn) và điểm e (văn bản pháp lý liên quan) khoản 1 Điều 38. Không cần điểm b (chưa lập tổng thể), không cần điểm đ (không dùng vốn ODA); điểm d không áp dụng vì đã có căn cứ theo điểm c. Riêng gói tư vấn khảo sát – lập thiết kế kỹ thuật cần triển khai sớm: vì thiết kế kỹ thuật chỉ thực hiện sau khi dự án được phê duyệt, gói này lập theo căn cứ thông thường; còn nếu có gói khảo sát phải làm trước khi phê duyệt dự án thì căn cứ là quyết định của người đứng đầu chủ đầu tư.
Checklist căn cứ trước khi lập
- Xác định đúng loại kế hoạch: dự án hay dự toán mua sắm?
- Dự án: có đủ quyết định phê duyệt dự án (hoặc căn cứ thay thế cho gói làm trước)?
- Xác định đúng nhánh vốn: đầu tư công trung hạn (điểm c) hay bố trí vốn/nguồn vốn (điểm d)?
- Dùng vốn ODA: đã có điều ước, thỏa thuận vay (trừ đấu thầu trước)?
- Đã lập kế hoạch tổng thể chưa? Nếu có, kế hoạch sắp lập có phù hợp?
- Dự toán mua sắm: đã xác định đúng giá trị dự toán làm “trần”?
- Có gói nào thuộc diện “làm trước khi phê duyệt dự án” hoặc “đấu thầu trước” cần bộ căn cứ riêng?
- Phần chưa đủ căn cứ đã được tách riêng để đưa vào mục d hồ sơ trình duyệt?
- Hồ sơ căn cứ đã lưu thành tập, có bản sao đầy đủ?
Lỗi thường gặp về căn cứ
- Lập khi thiếu căn cứ rồi hợp thức hóa sau — sai gốc, dễ bị kết luận khi kiểm tra;
- Nhầm nhánh vốn (ghi điểm d trong khi dự án thuộc điểm c hoặc ngược lại) dẫn đến ghi sai nguồn vốn;
- Áp bộ căn cứ Điều 38 cho gói đấu thầu trước — trong khi khoản 7 Điều 42 loại trừ;
- Bỏ quên kế hoạch tổng thể đã được duyệt, lập kế hoạch lệch với định hướng tổng thể;
- Không tách phần chưa đủ điều kiện, ép mọi công việc vào kế hoạch;
- Dùng căn cứ theo Nghị định 24/2024/NĐ-CP đã hết hiệu lực thay vì Luật sửa đổi 2025 và Nghị định 214/2025/NĐ-CP.
Toàn bộ nhóm lỗi khi lập và phê duyệt kế hoạch — kèm cách kiểm tra, khắc phục — xem bài các lỗi thường gặp khi lập và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
Câu hỏi thường gặp
Chưa có quyết định phê duyệt dự án thì có lập được kế hoạch không?
Với gói thầu cần thực hiện trước khi phê duyệt dự án (khảo sát, lập báo cáo nghiên cứu khả thi…), căn cứ là quyết định của người đứng đầu chủ đầu tư hoặc người đứng đầu đơn vị được giao chuẩn bị dự án (điểm a khoản 1 Điều 38), không cần chờ quyết định phê duyệt dự án. Các gói khác phải chờ đủ căn cứ tương ứng.
Gói đấu thầu trước có dùng bộ căn cứ Điều 38 không?
Không. Khoản 7 Điều 42 quy định việc lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu đối với gói đấu thầu trước không phải căn cứ các nội dung tại khoản 1 Điều 38 — gói đấu thầu trước theo chế độ riêng của Điều 42, việc ký hợp đồng chỉ thực hiện sau khi dự án được phê duyệt đầu tư.
Nội dung liên quan
- Kế hoạch lựa chọn nhà thầu là gì? Nội dung, căn cứ và cách lập — bài tổng quan;
- Hướng dẫn lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu từng bước — quy trình 11 bước;
- Cách chia gói thầu · Giá gói thầu và cách xác định;
- Nghị định 214/2025/NĐ-CP — nguồn của quy định về giá gói thầu và kế hoạch tổng thể.
Ngày kiểm tra pháp lý: 17/7/2026. Bài viết đối chiếu trực tiếp Điều 9, 37, 38, 42 Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 57/2024/QH15, Luật số 90/2025/QH15 — tra cứu theo Văn bản hợp nhất số 74/VBHN-VPQH) và Điều 16–18, 140 Nghị định số 214/2025/NĐ-CP. Nội dung mang tính tham khảo; việc áp dụng cần căn cứ hồ sơ, tính chất gói thầu, nguồn vốn và quy định pháp luật tại thời điểm thực hiện. Viện tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ và ôn thi; chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu do cơ quan, kỳ thi có thẩm quyền cấp theo quy định.
Nắm chắc căn cứ để lập kế hoạch không bị trả lại
Đủ và đúng căn cứ là “vòng loại đầu tiên” của một kế hoạch đạt yêu cầu. Muốn thành thạo cách xác định căn cứ cho từng loại dự án, dự toán, bạn có thể tham khảo khóa học bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu, xem lịch khai giảng hoặc liên hệ để được tư vấn.
VIỆN NGHIÊN CỨU ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ
Hotline: 0904 889 859
Email: info@viendaotaocanbo.edu.vn
Website: https://viendaotaocanbo.edu.vn
