Bạn được giao lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu cho một dự án hoặc khoản dự toán mua sắm và cần một lộ trình làm việc cụ thể? Bài hướng dẫn lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu này đi theo đúng trình tự thực hành 11 bước: từ tập hợp căn cứ, phân chia gói thầu, xác định giá, chọn hình thức – phương thức, đến hoàn thiện bảng kế hoạch, phê duyệt và đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Mỗi bước nêu rõ căn cứ pháp lý, sản phẩm đầu ra và điểm hay vấp. Khung pháp lý áp dụng: Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 57/2024/QH15 và Luật số 90/2025/QH15) và Nghị định 214/2025/NĐ-CP — theo đó chủ đầu tư tự lập và tự phê duyệt kế hoạch.
Cần chuẩn bị gì trước khi bắt tay vào lập?
- Bộ căn cứ đầu vào theo Điều 38 của Luật (chi tiết ở Bước 0 dưới đây) — thiếu căn cứ thì chưa lập, đây là nguyên tắc cứng;
- Người và nguồn lực: nhân sự nắm được cả ba mảng pháp lý – kỹ thuật – tài chính của dự án; nếu đã lập kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu thì dùng nó làm khung định hướng;
- Dữ liệu thị trường: kết quả tham vấn thị trường, báo giá, kết quả lựa chọn nhà thầu của hàng hóa – dịch vụ tương tự trong 12 tháng gần nhất (dùng cho bước định giá);
- Khung mẫu: Tờ trình và Quyết định phê duyệt KHLCNT theo Mẫu 02A, 02B ban hành kèm Thông tư 79/2025/TT-BTC.
Nếu bạn chưa vững khái niệm nền (kế hoạch gồm 8 nội dung gì, ai phê duyệt, khác kế hoạch tổng thể ra sao), hãy đọc trước bài kế hoạch lựa chọn nhà thầu là gì rồi quay lại đây.
Căn cứ pháp lý của toàn bộ quy trình
| Bước công việc | Căn cứ chính |
|---|---|
| Căn cứ lập, nguyên tắc lập | Điều 37, 38 Luật Đấu thầu (sđ,bs) |
| Nội dung 8 thành phần của kế hoạch | Điều 39 Luật |
| Giá gói thầu, thời gian tổ chức | Điều 18 Nghị định 214/2025/NĐ-CP |
| Hồ sơ trình duyệt, thẩm quyền phê duyệt | Điều 40, 41 Luật |
| Đăng tải kế hoạch | Điều 8 Luật; Điều 13 Thông tư 79/2025/TT-BTC |
Bước 0 — Tập hợp và kiểm tra căn cứ
Với dự án: quyết định phê duyệt dự án và tài liệu liên quan (hoặc quyết định phê duyệt nhiệm vụ quy hoạch với gói tư vấn quy hoạch); kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu nếu có; văn bản giao kế hoạch đầu tư công trung hạn (trừ dự án khẩn cấp); kế hoạch bố trí vốn hoặc nguồn vốn; điều ước quốc tế/thỏa thuận vay nếu dùng vốn ODA; các văn bản pháp lý liên quan. Với dự toán mua sắm: tiêu chuẩn, định mức sử dụng tài sản công (nếu có); dự toán mua sắm; văn bản pháp lý liên quan. Danh mục đầy đủ và cách xử lý khi thiếu — xem bài căn cứ lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu gồm những gì.
Điểm hay vấp: gói cần thực hiện trước khi phê duyệt dự án (khảo sát, lập báo cáo nghiên cứu khả thi…) không cần chờ quyết định phê duyệt dự án — căn cứ là quyết định của người đứng đầu chủ đầu tư hoặc đơn vị chuẩn bị dự án; đừng “ngâm” các gói này chờ đủ bộ căn cứ của gói thi công.
Bước 1 — Xác định phạm vi công việc của toàn bộ dự án/dự toán
Liệt kê mọi phần việc, phân loại theo bản chất: dịch vụ tư vấn, phi tư vấn, hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp. Sau đó tách thành bốn nhóm theo cấu trúc hồ sơ trình duyệt của Điều 40/41: (a) phần đã thực hiện; (b) phần không áp dụng được hình thức lựa chọn nhà thầu (ví dụ chi phí giải phóng mặt bằng do tổ chức làm nhiệm vụ bồi thường thực hiện); (c) phần hình thành các gói thầu của kế hoạch; (d) phần chưa đủ điều kiện lập kế hoạch — nêu rõ nội dung và giá trị. Bảng phân loại này chính là “khung xương” của tờ trình sau này.
Bước 2 — Phân chia gói thầu
Từ nhóm (c), gom công việc thành các gói theo nguyên tắc Điều 37: căn cứ tính chất kỹ thuật, trình tự thực hiện, bảo đảm tính đồng bộ và quy mô gói hợp lý — tham chiếu thêm kết quả phân tích thị trường nếu đã lập kế hoạch tổng thể (Điều 17 Nghị định 214/2025/NĐ-CP). Ranh giới pháp lý tuyệt đối: không chia nhỏ nhằm chỉ định thầu hoặc hạn chế nhà thầu (điểm l khoản 6 Điều 16 của Luật). Tiêu chí thực hành, ví dụ và vùng xám — xem bài cách chia gói thầu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Đầu ra của bước: danh mục gói thầu với tên gói phản ánh đúng tính chất, nội dung, phạm vi (khoản 1 Điều 39).
Bước 3 — Xác định giá gói thầu
Với từng gói, xác định giá theo một hoặc một số căn cứ tại khoản 2 Điều 18 Nghị định 214/2025/NĐ-CP: dự toán được duyệt; thống kê dự án tương tự; kết quả lựa chọn nhà thầu của hàng hóa, dịch vụ tương tự trong 12 tháng; tối thiểu một báo giá (nhiều báo giá lấy trung bình); kết quả thẩm định giá; giá niêm yết; giá kê khai. Giá gói thầu tính đủ mọi chi phí kể cả dự phòng, phí, lệ phí, thuế; gói chia phần ghi giá từng phần; giá trị tùy chọn mua thêm không tính vào giá gói. Cách chọn căn cứ theo loại gói, hồ sơ chứng minh và thời điểm cập nhật — xem bài giá gói thầu là gì, cách xác định.
Bước 4 — Xác định nguồn vốn
Ghi rõ nguồn vốn đã được xác định hoặc phê duyệt cho từng gói (khoản 3 Điều 39): vốn đầu tư công theo kế hoạch được giao, nguồn thu hợp pháp, hay vốn ODA (ghi tên nhà tài trợ, cơ cấu vốn tài trợ – đối ứng). Với dự toán mua sắm cho gói dài hơn 1 năm, nguồn vốn được xác định trên cơ sở dự toán năm hiện tại và dự kiến các năm tiếp theo — chủ đầu tư chịu trách nhiệm bố trí đủ kinh phí thanh toán từng năm (khoản 5 Điều 18 Nghị định 214/2025/NĐ-CP). Sai nguồn vốn là lỗi “khó chữa” nhất vì kéo theo cả hình thức lựa chọn và cơ chế thanh toán.
Bước 5 — Chọn hình thức lựa chọn nhà thầu
Trình tự tư duy an toàn: mặc định đấu thầu rộng rãi → gói đơn giản, thông dụng ≤10 tỷ cân nhắc chào hàng cạnh tranh → gói thuộc 9 nhóm trường hợp Điều 23 (kể cả hạn mức 500 triệu/800 triệu/2 tỷ) mới xét chỉ định thầu → kỹ thuật đặc thù chỉ một số nhà thầu đáp ứng mới xét đấu thầu hạn chế. Mỗi lựa chọn khác “rộng rãi” phải ghi căn cứ điểm, khoản cụ thể ngay trong kế hoạch. Bản đồ đầy đủ 10 hình thức: bài các hình thức lựa chọn nhà thầu theo quy định hiện hành.
Bước 6 — Chọn phương thức và kênh tổ chức
Ghép phương thức hợp lệ với hình thức đã chọn: tư vấn → một giai đoạn hai túi hồ sơ; phi tư vấn, hàng hóa, xây lắp thông thường → một giai đoạn một túi; gói được chọn hai túi (y tế, công nghệ cao) cân nhắc theo nhu cầu chấm kỹ thuật độc lập; gói chưa chốt được yêu cầu kỹ thuật → hai giai đoạn. Đồng thời ghi rõ: trong nước hay quốc tế, qua mạng hay không qua mạng — nhớ nguyên tắc 100% qua mạng với đấu thầu rộng rãi, hạn chế, chào hàng cạnh tranh trong nước (trừ hai giai đoạn). Chi tiết: bài cách xác định hình thức và phương thức trong kế hoạch.
Bước 7 — Xác định loại hợp đồng
Chọn loại hợp đồng theo Điều 64 của Luật phù hợp bản chất gói: trọn gói cho phạm vi đã rõ, ít biến động; theo đơn giá cố định/điều chỉnh cho khối lượng khó chốt; theo thời gian cho một số gói tư vấn; các loại khác theo quy định. Loại hợp đồng ghi trong kế hoạch là căn cứ lập hồ sơ mời thầu và ký kết — chọn sai ở đây, rủi ro dồn về khâu thanh toán, điều chỉnh giá sau này.
Bước 8 — Xác định trục thời gian
Hai trường bắt buộc theo khoản 5, khoản 7 Điều 39: thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu (kèm thời điểm bắt đầu — tính từ phát hành hồ sơ mời thầu/hồ sơ yêu cầu, ghi theo tháng hoặc quý; gói có sơ tuyển/mời quan tâm tính từ phát hành hồ sơ mời sơ tuyển/mời quan tâm) và thời gian thực hiện gói thầu (từ hiệu lực hợp đồng đến nghiệm thu, không gồm bảo hành). Chủ đầu tư tự quyết định tổng thời gian tổ chức của mỗi gói trên cơ sở tiến độ (khoản 7 Điều 18 Nghị định 214/2025/NĐ-CP). Phân biệt các mốc và cách ghi — xem bài thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu được xác định thế nào.
Bước 9 — Hoàn thiện bảng kế hoạch và hồ sơ trình duyệt
Tổng hợp thành bảng kế hoạch: mỗi dòng một gói thầu, đủ 8 cột nội dung; kèm tùy chọn mua thêm nếu áp dụng (ghi khối lượng, giá trị ước tính). Hồ sơ trình duyệt lập theo cấu trúc 6 phần của Điều 40/41, trong đó phần tổng hợp giá trị (a+b+c+d) không vượt tổng mức đầu tư/dự toán mua sắm — hãy tự cộng kiểm trước khi trình, đây là phép thử số học mà mọi đoàn kiểm tra đều làm đầu tiên. Tờ trình soạn theo Mẫu 02A Thông tư 79/2025/TT-BTC.
Bước 10 — Phê duyệt
Chủ đầu tư xem xét tờ trình và ký quyết định phê duyệt (Mẫu 02B). Với gói đấu thầu trước hoặc gói cần thực hiện trước khi phê duyệt dự án mà chưa xác định chủ đầu tư: người đứng đầu đơn vị được giao chuẩn bị dự án phê duyệt. Người ký chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ nội dung — nên yêu cầu bộ phận tham mưu trình kèm bản thuyết minh căn cứ cho các gói không dùng đấu thầu rộng rãi.
Bước 11 — Đăng tải trên Hệ thống
Trong 5 ngày làm việc kể từ ngày ban hành quyết định (khoản 4 Điều 8 của Luật), chủ đầu tư đăng tải kế hoạch trên Hệ thống bằng tài khoản nghiệp vụ: nhập thông tin từng gói khớp quyết định, đính kèm quyết định phê duyệt, đăng đồng thời thông tin cơ bản về dự án (Điều 13 Thông tư 79/2025/TT-BTC). Trình tự thao tác, dữ liệu chuẩn bị và lỗi khi đăng — xem bài cách đăng tải kế hoạch lựa chọn nhà thầu trên Hệ thống.
Ví dụ giả định xuyên suốt
Một trung tâm y tế huyện có dự toán mua sắm 6,8 tỷ đồng cho năm ngân sách: nâng cấp phần mềm quản lý khám chữa bệnh (ước 900 triệu), mua 2 xe cứu thương (ước 3,4 tỷ), mua vật tư văn phòng cả năm (ước 400 triệu), sửa chữa khoa khám bệnh đã có thiết kế bản vẽ thi công (ước 2,1 tỷ). Vận dụng 11 bước: căn cứ là dự toán được giao + tiêu chuẩn định mức tài sản công; chia 4 gói theo bản chất công việc (không gộp phần mềm với xe để “đủ to”, không tách vật tư thành 8 gói nhỏ theo quý để “lọt” cơ chế ≤50 triệu); giá từng gói lấy từ báo giá đăng tải trên Hệ thống (riêng thiết bị y tế đăng yêu cầu báo giá tối thiểu 10 ngày) và dự toán sửa chữa được duyệt; cả 4 gói dùng vốn dự toán mua sắm; hình thức: gói xe 3,4 tỷ và gói sửa chữa 2,1 tỷ — chào hàng cạnh tranh (hàng hóa thông dụng/xây lắp đơn giản, dưới 10 tỷ); gói phần mềm 900 triệu — cân nhắc giữa chào hàng cạnh tranh và đấu thầu rộng rãi (phần mềm đặt hàng riêng khó coi là “thông dụng”), chọn rộng rãi cho an toàn giải trình; gói vật tư 400 triệu — đủ hạn mức chỉ định thầu (≤500 triệu, dự toán mua sắm) nhưng chọn chào giá trực tuyến rút gọn để có cạnh tranh; phương thức: các gói một giai đoạn một túi hồ sơ, qua mạng; hợp đồng trọn gói; thời gian bắt đầu tổ chức ghi theo quý; bảng tổng hợp 4 gói + phần công việc đã thực hiện = 6,8 tỷ, không vượt dự toán. Giám đốc trung tâm (chủ đầu tư) phê duyệt và kế hoạch được đăng tải trong 5 ngày làm việc.
Cấu trúc hồ sơ trình duyệt kế hoạch
Sản phẩm cuối của quá trình lập không chỉ là “bảng kế hoạch” mà là một bộ hồ sơ trình duyệt có cấu trúc chuẩn theo Điều 40 (dự án) hoặc Điều 41 (dự toán mua sắm). Hiểu đúng sáu phần này giúp không bỏ sót và không bị trả lại:
| Phần | Nội dung | Lưu ý |
|---|---|---|
| a | Phần công việc đã thực hiện | Nội dung, giá trị và căn cứ pháp lý của các gói đã thực hiện trước (gói chuẩn bị dự án…) |
| b | Phần công việc không áp dụng được hình thức lựa chọn nhà thầu | Ví dụ chi phí bồi thường, giải phóng mặt bằng do tổ chức làm nhiệm vụ thực hiện |
| c | Phần công việc thuộc kế hoạch lựa chọn nhà thầu | Các gói thầu áp dụng một trong các hình thức tại Điều 21–29a — đây là “ruột” của kế hoạch |
| d | Phần công việc chưa đủ điều kiện lập kế hoạch (nếu có) | Nêu rõ nội dung và giá trị; sẽ lập bổ sung khi đủ điều kiện |
| đ | Tổng hợp giá trị (a+b+c+d) | Không được vượt tổng mức đầu tư/dự toán mua sắm |
| e | Nội dung khác có liên quan | Thuyết minh căn cứ chọn hình thức, tài liệu chứng minh giá gói… |
Nhiều người lập kế hoạch chỉ tập trung phần c (các gói thầu) mà quên phần b và d — dẫn tới hoặc ép công việc chưa đủ điều kiện vào gói, hoặc bỏ sót phần không áp dụng được hình thức lựa chọn. Bộ hồ sơ đủ sáu phần mới là hồ sơ trình duyệt hoàn chỉnh.
Ai thực hiện từng bước: phân vai trong đơn vị
Lập kế hoạch là công việc phối hợp, hiếm khi do một người làm trọn. Phân vai điển hình: bộ phận kỹ thuật/chuyên môn xác định phạm vi công việc và cách chia gói (Bước 1–2); bộ phận tài chính – kế toán phối hợp xác định giá gói, nguồn vốn (Bước 3–4); người phụ trách đấu thầu (có chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu) chọn hình thức, phương thức, loại hợp đồng, thời gian và tổng hợp hồ sơ (Bước 5–9); chủ đầu tư phê duyệt (Bước 10); cán bộ được phân công đăng tải (Bước 11). Việc phân vai rõ ràng ngay từ đầu giúp không “tắc” ở khâu giá gói — khâu thường cần dữ liệu từ nhiều bộ phận. Với đơn vị thiếu nhân sự đủ năng lực, có thể thuê tư vấn lập kế hoạch, nhưng trách nhiệm phê duyệt và tính chính xác vẫn thuộc chủ đầu tư.
Checklist hồ sơ trước khi trình phê duyệt
- Bộ căn cứ Điều 38 đầy đủ, còn hiệu lực, có bản lưu;
- Bảng phân loại 4 phần công việc (a-b-c-d) theo Điều 40/41;
- Danh mục gói thầu: tên gói rõ phạm vi; không dấu hiệu chia nhỏ trái quy định;
- Mỗi gói đủ 8 nội dung Điều 39; tài liệu chứng minh giá gói kèm theo;
- Căn cứ điểm, khoản cụ thể cho mọi gói không dùng đấu thầu rộng rãi;
- Phép cộng tổng giá trị ≤ tổng mức đầu tư/dự toán mua sắm;
- Tờ trình theo Mẫu 02A; dự thảo quyết định theo Mẫu 02B;
- Kế hoạch khớp kế hoạch tổng thể (nếu có) — điểm khác biệt đã báo cáo người có thẩm quyền;
- Phân công người đăng tải và hạn 5 ngày làm việc.
Lỗi thường gặp khi lập theo từng bước
- Bỏ Bước 0, lập kế hoạch khi căn cứ chưa đủ rồi “bổ sung sau”;
- Chia gói theo… số tiền mong muốn thay vì theo tính chất kỹ thuật và trình tự thực hiện;
- Giá gói thầu chỉ ghi con số, không lưu tài liệu căn cứ;
- Chọn hình thức trước rồi mới “tìm” điều kiện — trình tự ngược;
- Ghi thiếu “qua mạng/không qua mạng” hoặc “trong nước/quốc tế” ở cột hình thức – phương thức;
- Thời gian tổ chức các gói xếp chồng lên nhau vượt năng lực nhân sự của chính chủ đầu tư;
- Quên đăng tải trong 5 ngày làm việc sau phê duyệt.
Phân tích đầy đủ 14 nhóm lỗi kèm cách kiểm tra, khắc phục — xem bài các lỗi thường gặp khi lập và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
Câu hỏi thường gặp
Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu có bắt buộc thuê tư vấn không?
Không bắt buộc. Chủ đầu tư tự lập nếu có nhân sự đủ năng lực; trường hợp nhân sự không đủ năng lực thì được thuê tư vấn lập (tương tự cơ chế cho kế hoạch tổng thể tại khoản 2 Điều 16 Nghị định 214/2025/NĐ-CP). Dù thuê tư vấn, thẩm quyền phê duyệt và trách nhiệm về tính chính xác vẫn thuộc chủ đầu tư.
Có thể lập kế hoạch cho một phần dự án rồi bổ sung sau không?
Có. Khoản 1 Điều 37 cho phép: khi chưa đủ điều kiện lập cho toàn bộ, được lập kế hoạch cho một hoặc một số gói thầu để thực hiện trước. Phần chưa đủ điều kiện đưa vào mục d hồ sơ trình duyệt và lập bổ sung khi đủ điều kiện — chỉ lập cho phần bổ sung, không làm lại phần đã duyệt.
Sau khi phê duyệt, bao lâu phải đăng tải kế hoạch?
Chậm nhất 5 ngày làm việc kể từ ngày ban hành quyết định phê duyệt (khoản 4 Điều 8 của Luật), đính kèm quyết định phê duyệt và đăng đồng thời thông tin cơ bản về dự án.
Nội dung liên quan
- Kế hoạch lựa chọn nhà thầu là gì? Nội dung, căn cứ và cách lập — bài tổng quan của cụm;
- Căn cứ lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu · Cách chia gói thầu · Giá gói thầu;
- Hình thức và phương thức trong kế hoạch · Thời gian tổ chức · Điều chỉnh kế hoạch;
- Đăng tải kế hoạch trên Hệ thống · Lỗi thường gặp.
Ngày kiểm tra pháp lý: 17/7/2026. Bài viết đối chiếu trực tiếp Điều 16, 37–42 Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 57/2024/QH15, Luật số 90/2025/QH15 — tra cứu theo Văn bản hợp nhất số 74/VBHN-VPQH), Điều 16–18 Nghị định số 214/2025/NĐ-CP và Điều 4, 13 Thông tư số 79/2025/TT-BTC. Nội dung mang tính tham khảo; việc áp dụng cần căn cứ hồ sơ, tính chất gói thầu, nguồn vốn và quy định pháp luật tại thời điểm thực hiện. Viện tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ và ôn thi; chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu do cơ quan, kỳ thi có thẩm quyền cấp theo quy định.
Thực hành lập kế hoạch cùng giảng viên
Lập một kế hoạch “sạch” đòi hỏi phối hợp cả pháp lý, kỹ thuật lẫn tài chính — cách nhanh nhất để thành thạo là làm thử trên tình huống thực có người sửa. Tham khảo khóa học bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu, xem lịch khai giảng hoặc liên hệ để được tư vấn.
VIỆN NGHIÊN CỨU ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ
Hotline: 0904 889 859
Email: info@viendaotaocanbo.edu.vn
Website: https://viendaotaocanbo.edu.vn
