Chi phí dự phòng là khoản mục bị hiểu sai nhiều nhất trong tổng mức đầu tư. Nó không phải khoản “để dành cho chắc”, cũng không phải chỗ chứa những gì chưa tính được. Văn bản quy định rõ hai thành phần, cách tính từng thành phần và một trần tỷ lệ.
Hai thành phần và công thức
Điểm g khoản 1 Điều 5 Nghị định số 206/2026/NĐ-CP xác định chi phí dự phòng gồm chi phí dự phòng cho khối lượng, công việc phát sinh và chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá trong thời gian thực hiện dự án.
Mục 6 Phần II Phụ lục I Thông tư số 36/2026/TT-BXD diễn đạt thành:
GDP = GDP1 + GDP2
Trong đó GDP1 là dự phòng cho khối lượng, công việc phát sinh và GDP2 là dự phòng cho yếu tố trượt giá. Hai thành phần có bản chất, cơ sở tính và cách kiểm soát hoàn toàn khác nhau — không nên gộp thành một tỷ lệ chung.
Dự phòng cho khối lượng, công việc phát sinh
GDP1 = (GBT,TĐC + GXD + GTB + GQLDA + GTV + GK) × kps
Hai điểm cần nắm:
- Cơ sở tính là tổng của sáu khoản mục còn lại — tức toàn bộ tổng mức đầu tư trước dự phòng. Không phải chỉ tính trên chi phí xây dựng.
- kps ≤ 10%. Đây là trần do văn bản quy định. Tỷ lệ cụ thể trong phạm vi trần do người lập xác định căn cứ mức độ chắc chắn của hồ sơ, và phải giải trình được.
Vì cơ sở tính là sáu khoản mục và đây là bước cuối, nên mọi sai sót ở các khoản mục trước đều được khuếch đại vào dự phòng. Đây là lý do thứ tự xác định các khoản mục không thể đảo.
Dự phòng không thay thế việc tính đúng
Dự phòng cho khối lượng, công việc phát sinh nhằm xử lý những phát sinh không lường trước được ở thời điểm lập. Nó không phải chỗ để bù cho các khoản mục bị bỏ sót một cách có thể tránh — ví dụ quên công trình tạm, quên phần chi phí chưa được tính trong suất chi phí, quên vốn lưu động ban đầu. Những khoản này phải nằm đúng khoản mục của chúng.
Dự phòng cho yếu tố trượt giá
Thành phần này phức tạp hơn vì phụ thuộc thời gian và kế hoạch giải ngân. Công thức tại mục 6:
GDP2 = Σt=1..T (Vt − LVayt) × [(IXDCTbq + ΔIXDCT)t − 1]
| Biến | Ý nghĩa |
|---|---|
| T | Độ dài thời gian thực hiện dự án đầu tư xây dựng, T > 1 (năm) |
| t | Khoảng thời gian tương ứng theo năm theo kế hoạch dự kiến thực hiện dự án, t = 1 đến T |
| Vt | Vốn đầu tư trước dự phòng theo kế hoạch thực hiện trong năm thứ t |
| LVayt | Chi phí lãi vay của vốn đầu tư thực hiện theo kế hoạch trong năm thứ t |
| IXDCTbq | Chỉ số giá xây dựng dùng để tính dự phòng trượt giá |
| ΔIXDCT | Mức biến động của chỉ số giá |
Ba điểm quan trọng của công thức này:
Thứ nhất — lãi vay bị trừ khỏi cơ sở tính. Biểu thức là (Vt − LVayt), không phải Vt. Lãi vay không chịu trượt giá xây dựng nên không đưa vào cơ sở tính dự phòng trượt giá. Đây là chi tiết dễ bỏ sót khi lập bảng tính.
Thứ hai — phải có kế hoạch giải ngân theo năm. Công thức cộng dồn theo từng năm t, với Vt là vốn thực hiện trong năm đó. Không thể tính dự phòng trượt giá nếu chưa có kế hoạch phân bổ vốn theo tiến độ. Dự án dồn vốn vào năm cuối sẽ có dự phòng trượt giá khác hẳn dự án giải ngân đều.
Thứ ba — số mũ t phản ánh thời gian tích lũy. Phần vốn thực hiện càng muộn thì chịu trượt giá càng nhiều. Đây là cơ chế toán học khiến việc kéo dài tiến độ làm tăng chi phí dự phòng trượt giá theo cấp số nhân, chứ không tuyến tính.
Cách xác định chỉ số giá bình quân
Mục 6 quy định IXDCTbq được xác định bằng cách tính bình quân các chỉ số giá xây dựng liên hoàn theo loại công trình của tối thiểu 3 năm gần nhất so với thời điểm tính toán, không tính đến những thời điểm có biến động bất thường về giá nguyên liệu, nhiên liệu và vật liệu xây dựng. Số năm dùng để xác định phải thỏa mãn T ≥ 3.
Ba ràng buộc rút ra: dữ liệu tối thiểu ba năm; phải là chỉ số giá theo loại công trình tương ứng; và phải loại trừ các thời điểm biến động bất thường. Ràng buộc thứ ba đòi hỏi người lập phải nhận diện và giải trình được đâu là biến động bất thường — không thể lấy trung bình cơ học toàn bộ chuỗi số liệu.
Phương pháp xác định chỉ số giá xây dựng nằm ở Phụ lục V Thông tư số 37/2026/TT-BXD.
Lãi vay trong thời gian xây dựng
Lãi vay trong thời gian xây dựng được nêu tại mục 5 Phần II Phụ lục I Thông tư 36, trong nhóm chi phí tư vấn xây dựng và chi phí khác: căn cứ điều kiện cụ thể, tiến độ thực hiện dự kiến của dự án để xác định lãi vay trong thời gian xây dựng đối với dự án có sử dụng vốn vay.
Vị trí trong cơ cấu: lãi vay trong thời gian xây dựng nằm ở nhóm chi phí tư vấn và chi phí khác, không phải một khoản mục riêng thứ tám, và không nằm trong chi phí dự phòng.
Không tính lãi trên toàn bộ vốn ngay từ ngày đầu
Lãi vay phát sinh theo dòng giải ngân thực tế, không theo tổng hạn mức tín dụng. Nếu kế hoạch giải ngân trải đều bốn năm, việc tính lãi trên toàn bộ vốn vay ngay từ năm thứ nhất sẽ cho con số cao hơn nhiều so với thực tế và làm sai lệch cả tổng mức đầu tư lẫn các chỉ tiêu hiệu quả.
Trình tự đúng: lập kế hoạch giải ngân theo năm (hoặc theo kỳ ngắn hơn nếu có dữ liệu) → xác định dư nợ bình quân từng kỳ → tính lãi theo lãi suất và điều kiện vay thực tế → cộng dồn. Cùng bảng kế hoạch giải ngân này được dùng lại cho Vt trong công thức dự phòng trượt giá, nên nên lập một lần và dùng chung.
Phân biệt năm khái niệm hay bị dùng lẫn
| Khái niệm | Bản chất | Thời điểm | Nằm ở đâu |
|---|---|---|---|
| Dự phòng | Khoản dự trù trong tổng mức đầu tư cho phát sinh và trượt giá | Lập cùng tổng mức đầu tư | Khoản mục chi phí dự phòng |
| Phát sinh | Khối lượng, công việc thực tế xuất hiện trong quá trình thực hiện | Trong quá trình thực hiện | Xử lý bằng dự phòng nếu còn, hoặc theo quy định về điều chỉnh |
| Điều chỉnh tổng mức đầu tư | Thủ tục pháp lý thay đổi giá trị đã phê duyệt | Khi có căn cứ điều chỉnh | Theo Điều 10 Nghị định 206 và Điều 5 Thông tư 36 |
| Lãi vay trong thời gian xây dựng | Chi phí tài chính phát sinh trong giai đoạn đầu tư | Trong thời gian xây dựng | Nhóm chi phí tư vấn và chi phí khác |
| Chi phí tài chính vận hành | Chi phí tài chính sau khi công trình đưa vào khai thác | Giai đoạn vận hành | Không thuộc tổng mức đầu tư; thuộc dòng tiền vận hành |
Hai dòng cuối là ranh giới quan trọng khi lập mô hình tài chính: chỉ lãi vay trong thời gian xây dựng mới thuộc tổng mức đầu tư. Lãi vay sau khi vận hành thuộc chi phí hoạt động, không đưa vào tổng mức đầu tư.
Tình huống 1 — dự án chậm 12 tháng
Bối cảnh. Dự án dự kiến thực hiện 3 năm, kế hoạch giải ngân chia đều. Do vướng mặt bằng, tiến độ kéo dài thành 4 năm, phần lớn khối lượng dồn về hai năm cuối.
Tác động lên ba nhóm chi phí:
- Dự phòng trượt giá tăng, vì hai lý do cộng hưởng: T tăng từ 3 lên 4, và cơ cấu Vt dịch về các năm sau — nơi số mũ t lớn hơn. Đây là tác động phi tuyến.
- Lãi vay trong thời gian xây dựng tăng, vì thời gian vay kéo dài và dư nợ duy trì lâu hơn.
- Chi phí quản lý dự án có thể tăng nếu xác định bằng cách lập dự toán, vì cơ sở tính gồm thời gian thực hiện dự án. Nếu xác định theo định mức tỷ lệ phần trăm thì không tự động tăng theo thời gian.
Việc cần làm. Không xử lý bằng cách nâng tỷ lệ kps, vì chậm tiến độ không phải “khối lượng phát sinh”. Cần lập lại bảng kế hoạch giải ngân theo tiến độ mới, tính lại GDP2 và lãi vay, rồi đối chiếu với giá trị tổng mức đầu tư đã phê duyệt để xác định có thuộc trường hợp phải điều chỉnh hay không.
Tình huống 2 — chỉ số giá thực tế cao hơn giả định
Bối cảnh. Dự phòng trượt giá được tính trên chỉ số giá bình quân ba năm gần nhất. Sang năm thứ hai, giá vật liệu chủ đạo tăng mạnh, vượt xa mức bình quân đã dùng.
Phân tích. Đây không phải lỗi của phương pháp. Công thức dùng bình quân lịch sử tối thiểu ba năm và có thêm số hạng ΔIXDCT là mức biến động, đồng thời yêu cầu tính đến xu hướng biến động của các yếu tố chi phí, giá cả trong khu vực và quốc tế. Nghĩa là văn bản đã dự liệu việc bình quân lịch sử không đủ và cho phép xét thêm xu hướng.
Việc cần làm khi lập. Ghi rõ trong thuyết minh: chuỗi chỉ số giá đã dùng, các thời điểm biến động bất thường đã loại trừ và lý do, mức biến động đã xét, và cơ sở của nhận định về xu hướng. Khi thực tế vượt giả định, phần thuyết minh này là căn cứ để xử lý tiếp theo quy định về điều chỉnh.
Ma trận biến đầu vào
| Biến đầu vào | Ảnh hưởng tới | Nguồn dữ liệu |
|---|---|---|
| Sáu khoản mục chi phí trước dự phòng | Cơ sở tính GDP1 | Kết quả xác định các khoản mục |
| Tỷ lệ kps (≤ 10%) | GDP1 | Do người lập xác định trong trần, có giải trình |
| Độ dài thời gian thực hiện T | Số kỳ cộng dồn của GDP2 | Kế hoạch thực hiện dự án |
| Vốn đầu tư trước dự phòng theo năm Vt | GDP2 | Kế hoạch giải ngân theo tiến độ |
| Lãi vay theo năm LVayt | Trừ khỏi cơ sở tính GDP2; đồng thời là khoản mục riêng | Điều kiện vay; kế hoạch giải ngân |
| Chỉ số giá xây dựng theo loại công trình | IXDCTbq | Cơ quan công bố; phương pháp tại Phụ lục V Thông tư 37 |
| Nhận định xu hướng biến động giá | ΔIXDCT | Phân tích của người lập, có thuyết minh |
Checklist kiểm tra chi phí dự phòng
Khuyến nghị quản trị:
- Chi phí dự phòng có đủ hai thành phần, tách riêng, không gộp thành một tỷ lệ.
- Cơ sở tính GDP1 là tổng sáu khoản mục còn lại, không phải riêng chi phí xây dựng.
- Tỷ lệ kps không vượt 10% và có giải trình mức đã chọn.
- Đã có bảng kế hoạch giải ngân theo năm làm đầu vào cho Vt.
- Đã trừ lãi vay khỏi cơ sở tính dự phòng trượt giá.
- Chỉ số giá dùng là chỉ số theo loại công trình, tối thiểu ba năm gần nhất.
- Đã loại trừ các thời điểm biến động bất thường và ghi rõ lý do.
- Đã xét xu hướng biến động trong khu vực và quốc tế, có thuyết minh.
- Lãi vay trong thời gian xây dựng nằm ở nhóm chi phí tư vấn và chi phí khác, không nằm trong dự phòng.
- Không dùng dự phòng để bù cho khoản mục bị bỏ sót có thể tránh được.
- Kế hoạch giải ngân dùng cho lãi vay và cho dự phòng trượt giá là cùng một bảng.
Người làm công việc này cần thực hiện ngay những gì
- Lập một bảng kế hoạch giải ngân theo năm và dùng chung cho cả lãi vay lẫn dự phòng trượt giá.
- Tách bạch hai thành phần dự phòng trong bảng tính, mỗi thành phần một cơ sở tính riêng.
- Giải trình tỷ lệ kps đã chọn theo mức độ chắc chắn của hồ sơ, trong trần 10%.
- Thu thập chuỗi chỉ số giá tối thiểu ba năm theo đúng loại công trình và đánh dấu các thời điểm bất thường.
- Kiểm tra công thức trượt giá đã trừ lãi vay khỏi cơ sở tính.
- Không nâng dự phòng để xử lý chậm tiến độ — đây là trường hợp phải xem xét theo quy định về điều chỉnh.
Trình tự lập bảng tính dự phòng
Vì hai thành phần dự phòng có cơ sở tính khác nhau và đều phụ thuộc kết quả của các khoản mục trước, trình tự lập bảng tính nên theo thứ tự sau:
- Hoàn tất sáu khoản mục trước dự phòng: bồi thường hỗ trợ tái định cư, xây dựng, thiết bị, quản lý dự án, tư vấn, chi phí khác. Chưa chốt sáu khoản này thì chưa tính được dự phòng.
- Lập kế hoạch thực hiện dự án theo năm, xác định T là độ dài thời gian thực hiện.
- Phân bổ vốn đầu tư trước dự phòng theo từng năm để có Vt. Việc phân bổ căn cứ tiến độ thi công dự kiến, không chia đều cơ học.
- Tính lãi vay theo năm trên cơ sở dư nợ thực tế theo kế hoạch giải ngân, được LVayt.
- Thu thập chuỗi chỉ số giá xây dựng theo loại công trình, tối thiểu ba năm gần nhất; đánh dấu và loại trừ các thời điểm biến động bất thường.
- Xác định chỉ số giá bình quân và mức biến động, có xét xu hướng trong khu vực và quốc tế.
- Tính GDP2 theo từng năm rồi cộng dồn, nhớ trừ lãi vay khỏi cơ sở tính mỗi năm.
- Xác định tỷ lệ kps trong trần 10% và tính GDP1 trên tổng sáu khoản mục.
- Cộng hai thành phần và kiểm tra lại toàn bảng.
Bước 3 là bước quyết định chất lượng của cả phần dự phòng trượt giá. Một kế hoạch giải ngân chia đều cơ học sẽ cho kết quả khác hẳn so với kế hoạch bám tiến độ thi công thực tế, trong khi công thức có số mũ theo năm khiến sai lệch này bị khuếch đại.
Vì sao tách hai thành phần lại quan trọng
Nhiều hồ sơ gộp dự phòng thành một tỷ lệ duy nhất trên tổng chi phí. Cách này có ba vấn đề:
- Mất khả năng giải trình. Người thẩm tra không thể kiểm tra riêng phần trượt giá có khớp với chỉ số giá và tiến độ hay không.
- Không phản ánh thời gian. Dự phòng trượt giá phụ thuộc T và cơ cấu giải ngân; một tỷ lệ phẳng bỏ qua toàn bộ yếu tố này.
- Khó xử lý khi tiến độ thay đổi. Khi dự án kéo dài, chỉ phần trượt giá cần tính lại; nếu đã gộp thì phải làm lại toàn bộ.
Ngược lại, khi tách rõ, mỗi thành phần có đường kiểm chứng riêng: GDP1 kiểm tra qua tỷ lệ và cơ sở tính; GDP2 kiểm tra qua bảng giải ngân và chuỗi chỉ số giá.
Trách nhiệm và dữ liệu đầu vào
| Dữ liệu | Chủ thể cung cấp | Dùng cho |
|---|---|---|
| Kế hoạch thực hiện dự án theo năm; tiến độ thi công dự kiến | Chủ đầu tư; tư vấn thiết kế | T và phân bổ Vt |
| Điều kiện vay: hạn mức, lãi suất, thời điểm giải ngân, thời gian ân hạn | Chủ đầu tư; bộ phận tài chính; tổ chức tín dụng | LVayt |
| Chỉ số giá xây dựng theo loại công trình, theo khu vực | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền công bố | IXDCTbq |
| Nhận định về biến động bất thường trong chuỗi số liệu | Tư vấn lập chi phí | Loại trừ khi tính bình quân |
| Mức độ chắc chắn của hồ sơ thiết kế | Tư vấn thiết kế | Căn cứ xác định kps |
Bảng kế hoạch giải ngân xuất hiện ở hai dòng đầu và được dùng cho cả lãi vay lẫn dự phòng trượt giá. Đây là lý do nên lập một bảng duy nhất và dùng chung — nếu lập hai bảng riêng, chúng sẽ lệch nhau và không ai phát hiện.
Timeline giải ngân giả định
Ví dụ minh họa — dùng để thấy cơ chế, không phải số liệu của dự án cụ thể. Giả định dự án thực hiện trong 3 năm, vốn đầu tư trước dự phòng phân bổ theo tiến độ thi công:
| Năm t | Nội dung công việc chính | Tỷ trọng vốn trước dự phòng | Ảnh hưởng tới dự phòng trượt giá |
|---|---|---|---|
| 1 | Bồi thường, giải phóng mặt bằng; chuẩn bị; khởi công phần ngầm | Thấp đến trung bình | Số mũ t nhỏ nên hệ số trượt giá nhỏ nhất |
| 2 | Thi công phần thân; mua sắm thiết bị chính | Cao nhất | Chiếm phần lớn giá trị dự phòng trượt giá |
| 3 | Hoàn thiện; lắp đặt, chạy thử; nghiệm thu bàn giao | Trung bình | Hệ số trượt giá lớn nhất nhưng khối lượng vốn nhỏ hơn năm 2 |
Điểm rút ra: giá trị dự phòng trượt giá không tỷ lệ thuận đơn giản với tổng vốn, mà phụ thuộc tích của khối lượng vốn và thời điểm giải ngân. Hai dự án cùng tổng mức đầu tư, cùng thời gian thực hiện, nhưng cơ cấu giải ngân khác nhau sẽ có dự phòng trượt giá khác nhau.
Phân biệt nghĩa vụ pháp lý và khuyến nghị quản trị
| Nội dung | Tính chất |
|---|---|
| Chi phí dự phòng gồm hai thành phần theo điểm g khoản 1 Điều 5 Nghị định 206 | Theo quy định pháp luật |
| Công thức GDP = GDP1 + GDP2 và cơ sở tính từng thành phần | Theo quy định pháp luật — mục 6 Phần II Phụ lục I Thông tư 36 |
| kps ≤ 10% | Theo quy định pháp luật — trần do văn bản quy định |
| Chỉ số giá bình quân lấy tối thiểu 3 năm gần nhất, theo loại công trình, loại trừ thời điểm biến động bất thường | Theo quy định pháp luật |
| Phải tính đến xu hướng biến động của các yếu tố chi phí, giá cả trong khu vực và quốc tế | Theo quy định pháp luật |
| Lãi vay trong thời gian xây dựng xác định căn cứ điều kiện cụ thể và tiến độ thực hiện dự kiến | Theo quy định pháp luật — mục 5 Phần II Phụ lục I Thông tư 36 |
| Mức kps cụ thể trong trần 10% | Do người lập xác định và giải trình |
| Trình tự chín bước lập bảng tính nêu trong bài | Khuyến nghị quản trị |
| Dùng chung một bảng kế hoạch giải ngân cho lãi vay và dự phòng trượt giá | Khuyến nghị quản trị |
| Bảng timeline giải ngân ba năm nêu trên | Ví dụ minh họa — không phải số liệu quy định |
Văn bản sử dụng trong bài
- Nghị định số 206/2026/NĐ-CP — Điều 5 (khoản 1, điểm e, điểm g); Điều 10.
- Thông tư số 36/2026/TT-BXD ngày 26/6/2026 — Điều 5; Điều 13; Phụ lục I Phần II (mục 5, mục 6).
- Thông tư số 37/2026/TT-BXD ngày 26/6/2026 — Phụ lục V (phương pháp xác định chỉ số giá xây dựng).
Đọc thêm: cấu trúc bảy khoản mục của tổng mức đầu tư; chi phí quản lý dự án, tư vấn xây dựng và chi phí khác.
Nội dung được hệ thống hóa nhằm hỗ trợ tra cứu và áp dụng trong công việc. Việc xử lý hồ sơ cụ thể cần căn cứ loại dự án, nguồn vốn, giai đoạn thực hiện, hợp đồng và văn bản pháp luật liên quan đang có hiệu lực.
