Ba khoản mục này cộng lại thường không lớn bằng chi phí xây dựng, nhưng lại là nơi tranh luận nhiều nhất khi thẩm tra. Lý do: ranh giới giữa chúng không nằm ở loại chi phí mà nằm ở bản chất công việc, và cùng một đầu việc có thể được tổ chức theo nhiều cách khác nhau.
Cơ sở pháp lý của ba khoản mục
Khoản 1 Điều 5 Nghị định số 206/2026/NĐ-CP xác định:
- Điểm d — chi phí quản lý dự án: gồm các chi phí cần thiết để tổ chức quản lý việc thực hiện và thực hiện các công việc quản lý dự án từ giai đoạn chuẩn bị dự án, giai đoạn thực hiện dự án đến giai đoạn kết thúc xây dựng. Chi tiết quy định tại Điều 25 Nghị định 206.
- Điểm đ — chi phí tư vấn xây dựng: gồm các chi phí cần thiết để thực hiện các công việc tư vấn đầu tư xây dựng từ giai đoạn chuẩn bị dự án, giai đoạn thực hiện dự án đến giai đoạn kết thúc xây dựng. Chi tiết quy định tại Điều 26 Nghị định 206.
- Điểm e — chi phí khác: gồm các khoản chi phí cần thiết để thực hiện dự án đầu tư xây dựng không thuộc các khoản mục chi phí quy định tại các điểm a, b, c, d và đ khoản này.
Hai điểm cần rút ra ngay. Thứ nhất, cả chi phí quản lý dự án và chi phí tư vấn đều trải trên ba giai đoạn — chuẩn bị dự án, thực hiện dự án, kết thúc xây dựng — nên không thể chỉ tính cho giai đoạn thi công. Thứ hai, chi phí khác được định nghĩa bằng phép loại trừ, nghĩa là chỉ xếp vào đây sau khi đã loại được năm khoản mục trước.
Ranh giới giữa quản lý dự án và tư vấn
Đây là ranh giới gây tranh luận nhiều nhất. Cách phân định sai phổ biến là dựa vào ai làm: việc do ban quản lý dự án làm thì tính vào chi phí quản lý dự án, việc thuê ngoài thì tính vào chi phí tư vấn. Cách này sai vì cùng một công việc quản lý dự án có thể tự thực hiện hoặc thuê tư vấn quản lý dự án.
Cách phân định đúng dựa vào bản chất công việc:
| Câu hỏi | Nếu trả lời “có” |
|---|---|
| Đây có phải công việc tổ chức, điều hành, kiểm soát việc thực hiện dự án không? | Thuộc phạm vi chi phí quản lý dự án, dù tự làm hay thuê ngoài |
| Đây có phải công việc tư vấn đầu tư xây dựng tạo ra sản phẩm chuyên môn (khảo sát, thiết kế, thẩm tra, hồ sơ mời thầu, báo cáo giám sát…) không? | Thuộc phạm vi chi phí tư vấn xây dựng |
| Không thuộc hai nhóm trên, cũng không thuộc bồi thường, xây dựng, thiết bị? | Thuộc chi phí khác |
Trường hợp thuê tư vấn quản lý dự án là chỗ dễ nhầm nhất. Công việc vẫn mang bản chất quản lý dự án; việc thuê ngoài chỉ thay đổi hình thức tổ chức thực hiện. Điều cần bảo đảm là khối lượng công việc đó chỉ được tính một lần trong tổng mức đầu tư — không tính đủ định mức chi phí quản lý dự án rồi lại tính thêm trọn gói hợp đồng tư vấn quản lý dự án cho cùng phạm vi.
Hai cách xác định chi phí quản lý dự án
Mục 4 Phần II Phụ lục I Thông tư số 36/2026/TT-BXD nêu chi phí quản lý dự án được xác định theo định mức tỷ lệ phần trăm hoặc bằng cách lập dự toán.
Cách 1 — theo định mức tỷ lệ phần trăm
GQLDA = N × (GXDtt + GTBtt)
| Biến | Ý nghĩa | Nguồn |
|---|---|---|
| N | Định mức tỷ lệ phần trăm dùng để tính chi phí quản lý dự án trong tổng mức đầu tư được duyệt | Thông tư ban hành định mức xây dựng — tức Phụ lục VIII Thông tư 38 |
| GXDtt | Chi phí xây dựng trước thuế giá trị gia tăng trong tổng mức đầu tư | Kết quả xác định chi phí xây dựng |
| GTBtt | Chi phí thiết bị trước thuế giá trị gia tăng trong tổng mức đầu tư | Kết quả xác định chi phí thiết bị |
Hai chi tiết dễ sai: cơ sở tính là chi phí trước thuế, không phải sau thuế; và cơ sở chỉ gồm chi phí xây dựng và chi phí thiết bị, không gồm chi phí bồi thường hay các khoản mục khác. Vì vậy hai khoản mục này phải được xác định xong trước.
Cách 2 — bằng cách lập dự toán
Dự toán chi phí quản lý dự án được xác định trên cơ sở thời gian thực hiện dự án, hình thức tổ chức quản lý dự án, quy mô, đặc điểm công việc quản lý dự án và các chế độ chính sách có liên quan. Nội dung gồm các chi phí quy định tại khoản 2 Điều 25 Nghị định 206:
| Thành phần | Nội dung | Cách xác định |
|---|---|---|
| Chi phí tiền lương (Clg) | Tiền lương của cán bộ quản lý dự án; tiền công trả cho người lao động theo hợp đồng; các khoản phụ cấp lương, tiền thưởng, phúc lợi tập thể; các khoản đóng góp (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn, trích nộp khác theo quy định đối với cá nhân được hưởng lương từ dự án); các chi phí khác có liên quan đến tiền lương | Theo số lượng nhân sự, thời gian làm việc, mức lương do cơ quan có thẩm quyền công bố hoặc tham khảo trong các hợp đồng lao động có tính chất tương tự, phù hợp chức năng nhiệm vụ, vị trí việc làm, phân công công việc và yêu cầu về năng lực, trình độ, kinh nghiệm của nhân sự dự kiến |
| Chi phí khác (Ck) | Các khoản ngoài chi phí tiền lương: ứng dụng khoa học công nghệ; đào tạo nâng cao năng lực cán bộ quản lý dự án; thanh toán các dịch vụ công cộng; vật tư văn phòng phẩm và các nội dung tương tự | Theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền, theo báo giá của đơn vị sản xuất, cung cấp phù hợp yêu cầu để thực hiện công việc quản lý dự án |
Cách lập dự toán phù hợp khi dự án có đặc thù về thời gian hoặc mô hình tổ chức khiến định mức tỷ lệ phần trăm không phản ánh đúng khối lượng công việc — ví dụ dự án kéo dài nhiều năm với giá trị xây lắp không lớn.
Bốn cách xác định chi phí tư vấn và chi phí khác
Mục 5 Phần II Phụ lục I Thông tư 36 nêu chi phí tư vấn xây dựng và chi phí khác được xác định theo định mức tỷ lệ phần trăm, hoặc bằng cách lập dự toán, hoặc từ dữ liệu của các dự án tương tự đã thực hiện, hoặc ước tính.
| Cách | Phù hợp khi | Cần ghi trong thuyết minh |
|---|---|---|
| Định mức tỷ lệ phần trăm | Công việc tư vấn thông dụng, có định mức tại Phụ lục VIII Thông tư 38 | Tên định mức áp dụng và cơ sở tính |
| Lập dự toán | Công việc không có định mức, hoặc có đặc thù về khối lượng, thời gian | Nhân sự, thời gian, đơn giá và căn cứ |
| Từ dữ liệu dự án tương tự | Có dự án tương tự đủ gần về quy mô, tính chất | Tên dự án, thời điểm, các khác biệt đã hiệu chỉnh |
| Ước tính | Chưa đủ ba cơ sở trên | Ghi rõ là ước tính và nêu căn cứ ước tính |
Bốn cách này không xếp hạng ưu tiên trong văn bản, nhưng trên thực tế nên đi từ trên xuống: có định mức thì dùng định mức; không có thì lập dự toán; không đủ dữ liệu lập dự toán thì mới dùng dự án tương tự hoặc ước tính. Quan trọng nhất là ghi rõ đã dùng cách nào.
Ba nhóm nội dung đặc thù trong chi phí tư vấn và chi phí khác
Mục 5 Phần II Phụ lục I Thông tư 36 nêu ba nhóm cần xác định căn cứ điều kiện cụ thể và tiến độ thực hiện dự kiến của dự án:
- Vốn lưu động ban đầu (VLĐ) — đối với các dự án sản xuất, kinh doanh.
- Lãi vay trong thời gian xây dựng (LVay) — đối với dự án có sử dụng vốn vay.
- Các chi phí cần thiết khác (nếu có) theo quy định của điều ước quốc tế, thỏa thuận vốn ODA, vốn ưu đãi đã được ký kết, quy định của pháp luật theo phương thức đối tác công tư hoặc theo các quy định pháp luật khác.
Nhóm 1 và nhóm 2 là hai khoản hay bị bỏ sót nhất trong toàn bộ tổng mức đầu tư, vì chúng không gắn với hạng mục vật lý nào. Nhóm 3 chỉ áp dụng cho dự án có nguồn vốn hoặc phương thức đặc thù.
Ngoài ra, mục 5 còn có một quy tắc quan trọng về ranh giới: đối với các nội dung công việc có cấu phần xây dựng — ví dụ bảo trì các công trình giao thông hiện hữu trong quá trình cải tạo, nâng cấp; hoàn trả hạ tầng kỹ thuật do bị ảnh hưởng khi thi công xây dựng — thì chi phí được xác định như chi phí xây dựng. Nghĩa là một khoản nghe như “chi phí khác” nhưng nếu có cấu phần xây dựng thì phải tính theo cách của chi phí xây dựng.
Ma trận phân loại công việc
| # | Công việc | Khoản mục |
|---|---|---|
| 1 | Lập nhiệm vụ khảo sát; giám sát khảo sát | Tư vấn |
| 2 | Khảo sát xây dựng | Tư vấn |
| 3 | Lập Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, Báo cáo đề xuất chủ trương đầu tư | Tư vấn |
| 4 | Lập Báo cáo nghiên cứu khả thi, Báo cáo kinh tế – kỹ thuật | Tư vấn |
| 5 | Thiết kế xây dựng các bước | Tư vấn |
| 6 | Thẩm tra thiết kế, thẩm tra dự toán | Tư vấn |
| 7 | Lập hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu | Tư vấn |
| 8 | Giám sát thi công xây dựng, giám sát lắp đặt thiết bị | Tư vấn |
| 9 | Tư vấn quản lý dự án (thuê ngoài) | Bản chất là quản lý dự án — bảo đảm không trùng với phần tự thực hiện |
| 10 | Áp dụng mô hình thông tin công trình (BIM) | Tư vấn |
| 11 | Kiểm định xây dựng phục vụ công tác của chủ đầu tư | Tư vấn |
| 12 | Quan trắc công trình phục vụ thi công | Tư vấn |
| 13 | Tổ chức bộ máy điều hành dự án; tiền lương cán bộ quản lý dự án | Quản lý dự án |
| 14 | Lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, điều phối các bên | Quản lý dự án |
| 15 | Nghiệm thu, thanh toán, quản lý hợp đồng do chủ đầu tư thực hiện | Quản lý dự án |
| 16 | Đào tạo nâng cao năng lực cán bộ quản lý dự án; ứng dụng khoa học công nghệ trong quản lý dự án | Quản lý dự án — chi phí khác trong dự toán quản lý dự án |
| 17 | Văn phòng phẩm, dịch vụ công cộng phục vụ bộ máy quản lý dự án | Quản lý dự án — chi phí khác trong dự toán quản lý dự án |
| 18 | Bảo hiểm công trình trong thời gian xây dựng | Chi phí khác |
| 19 | Kiểm toán, quyết toán | Chi phí khác |
| 20 | Rà phá bom mìn, vật nổ | Chi phí khác |
| 21 | Lãi vay trong thời gian xây dựng | Chi phí khác (nhóm tư vấn và chi phí khác theo Phụ lục I) |
| 22 | Vốn lưu động ban đầu cho dự án sản xuất, kinh doanh | Chi phí khác (nhóm tư vấn và chi phí khác theo Phụ lục I) |
| 23 | Hoàn trả hạ tầng kỹ thuật bị ảnh hưởng khi thi công | Xác định như chi phí xây dựng |
| 24 | Bảo trì công trình giao thông hiện hữu trong quá trình cải tạo, nâng cấp | Xác định như chi phí xây dựng |
Hai dòng cuối là ví dụ được nêu trực tiếp trong Phụ lục I. Chúng cho thấy nguyên tắc: có cấu phần xây dựng thì tính như chi phí xây dựng, bất kể tên gọi của đầu việc.
Tình huống — một công việc vừa mang tính quản lý vừa mang tính tư vấn
Bối cảnh. Chủ đầu tư ký hợp đồng với một đơn vị để “tư vấn quản lý dự án và giám sát thi công”. Phạm vi hợp đồng gồm: điều phối tiến độ giữa các nhà thầu; kiểm soát khối lượng nghiệm thu; và giám sát thi công xây dựng.
Phân tích. Hợp đồng này chứa hai bản chất khác nhau. Hai đầu việc đầu — điều phối tiến độ và kiểm soát khối lượng nghiệm thu — mang bản chất quản lý dự án. Đầu việc thứ ba — giám sát thi công xây dựng — là công việc tư vấn có sản phẩm chuyên môn riêng.
Cách xử lý. Tách giá trị hợp đồng theo hai bản chất:
- Phần công việc quản lý dự án: đưa vào khoản mục chi phí quản lý dự án. Nếu chủ đầu tư đã tính chi phí quản lý dự án theo định mức tỷ lệ phần trăm cho toàn bộ khối lượng công việc quản lý, thì phần thuê ngoài này nằm trong giá trị đó, không cộng thêm.
- Phần giám sát thi công: đưa vào khoản mục chi phí tư vấn xây dựng.
Điều cần tránh. Đưa toàn bộ giá trị hợp đồng vào chi phí tư vấn trong khi vẫn tính đủ chi phí quản lý dự án theo định mức. Đây chính là dạng tính trùng phổ biến nhất giữa hai khoản mục.
Nếu hồ sơ chưa đủ thông tin để tách — ví dụ hợp đồng chưa ký, chưa có phạm vi chi tiết — thì chưa kết luận. Cần làm rõ phạm vi trước, không tự chia theo tỷ lệ ước đoán.
Trách nhiệm và dữ liệu đầu vào
| Khoản mục | Dữ liệu cần | Chủ thể cung cấp |
|---|---|---|
| Quản lý dự án — theo định mức | Chi phí xây dựng và chi phí thiết bị trước thuế; định mức tỷ lệ tại Phụ lục VIII Thông tư 38 | Tư vấn lập chi phí |
| Quản lý dự án — lập dự toán | Thời gian thực hiện dự án; hình thức tổ chức quản lý; số lượng nhân sự, vị trí việc làm, mức lương; danh mục chi phí khác | Chủ đầu tư; ban quản lý dự án |
| Tư vấn xây dựng | Danh mục công việc tư vấn theo từng giai đoạn; định mức hoặc dữ liệu dự án tương tự | Chủ đầu tư; tư vấn lập chi phí |
| Chi phí khác | Danh mục khoản chi còn lại; điều kiện vốn vay và kế hoạch giải ngân; nhu cầu vốn lưu động; điều ước quốc tế hoặc thỏa thuận ODA nếu có | Chủ đầu tư; bộ phận tài chính |
Checklist chống tính trùng
Khuyến nghị quản trị:
- Đã lập danh mục công việc quản lý dự án theo Điều 25 Nghị định 206 và đánh dấu công việc nào tự thực hiện, công việc nào thuê ngoài.
- Nếu tính chi phí quản lý dự án theo định mức tỷ lệ phần trăm: đã kiểm tra phần thuê tư vấn quản lý dự án không bị cộng thêm ngoài định mức.
- Cơ sở tính định mức là chi phí xây dựng và thiết bị trước thuế, không phải sau thuế.
- Đã tách các hợp đồng tư vấn có phạm vi hỗn hợp theo bản chất từng đầu việc.
- Các khoản xếp vào chi phí khác đã được loại trừ khỏi năm khoản mục trước.
- Đã xét vốn lưu động ban đầu với dự án sản xuất, kinh doanh.
- Đã xét lãi vay trong thời gian xây dựng với dự án có vốn vay.
- Các nội dung có cấu phần xây dựng đã được xác định như chi phí xây dựng, không để trong chi phí khác.
- Với dự án ODA hoặc PPP: đã rà các chi phí cần thiết khác theo điều ước, thỏa thuận đã ký.
Người làm công việc này cần thực hiện ngay những gì
- Lập danh mục công việc theo bản chất, không theo đơn vị thực hiện.
- Chọn cách xác định chi phí quản lý dự án — định mức tỷ lệ hay lập dự toán — và ghi rõ căn cứ lựa chọn.
- Kiểm tra cơ sở tính là giá trị trước thuế khi dùng định mức tỷ lệ phần trăm.
- Rà các hợp đồng tư vấn có phạm vi hỗn hợp và tách theo bản chất công việc.
- Đưa vốn lưu động ban đầu và lãi vay trong thời gian xây dựng thành dòng riêng để không bị bỏ quên.
- Đối chiếu các đầu việc có cấu phần xây dựng và chuyển sang cách tính của chi phí xây dựng.
Ba giai đoạn và khối lượng công việc tương ứng
Cả điểm d và điểm đ khoản 1 Điều 5 Nghị định 206 đều mô tả phạm vi trải trên ba giai đoạn: chuẩn bị dự án, thực hiện dự án, kết thúc xây dựng. Việc rà theo giai đoạn giúp phát hiện các đầu việc bị bỏ quên — thường là ở giai đoạn đầu và giai đoạn cuối.
| Giai đoạn | Công việc quản lý dự án điển hình | Công việc tư vấn điển hình |
|---|---|---|
| Chuẩn bị dự án | Tổ chức lập, trình hồ sơ chủ trương đầu tư; tổ chức lập Báo cáo nghiên cứu khả thi; điều phối các bên trong bước chuẩn bị | Khảo sát; lập Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, Báo cáo đề xuất chủ trương đầu tư; lập Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo kinh tế – kỹ thuật; thẩm tra |
| Thực hiện dự án | Tổ chức lựa chọn nhà thầu; quản lý hợp đồng; theo dõi tiến độ, chất lượng, chi phí; tổ chức nghiệm thu, thanh toán | Thiết kế các bước; thẩm tra thiết kế và dự toán; lập hồ sơ mời thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu; giám sát thi công và lắp đặt thiết bị; kiểm định, quan trắc phục vụ thi công |
| Kết thúc xây dựng | Tổ chức nghiệm thu hoàn thành; bàn giao đưa vào sử dụng; tổ chức quyết toán | Hoàn công; kiểm toán; các công việc tư vấn phục vụ bàn giao và quyết toán |
Hai vùng hay bị bỏ sót: các công việc tư vấn ở giai đoạn chuẩn bị dự án — nhất là khi hồ sơ chủ trương đã do một đơn vị khác lập từ trước; và công việc ở giai đoạn kết thúc xây dựng — kiểm toán, quyết toán, hoàn công thường được nhớ muộn.
Khi nào nên chọn lập dự toán thay vì định mức tỷ lệ
Định mức tỷ lệ phần trăm lấy chi phí xây dựng và thiết bị làm cơ sở, nên nó phản ánh tốt các dự án mà khối lượng công việc quản lý tỷ lệ thuận với giá trị xây lắp. Khi giả định đó không đúng, nên cân nhắc lập dự toán:
| Đặc điểm dự án | Vì sao định mức tỷ lệ có thể không phù hợp |
|---|---|
| Thời gian thực hiện kéo dài nhiều năm nhưng giá trị xây lắp không lớn | Bộ máy quản lý phải duy trì suốt thời gian, chi phí thực tế theo thời gian chứ không theo giá trị |
| Dự án nhiều gói thầu nhỏ, nhiều đầu mối | Khối lượng công việc điều phối lớn hơn nhiều so với dự án một gói thầu cùng giá trị |
| Dự án có phần bồi thường, giải phóng mặt bằng chiếm tỷ trọng lớn | Cơ sở tính định mức không gồm chi phí bồi thường, trong khi công việc quản lý phần này vẫn phát sinh |
| Dự án theo tuyến, trải trên địa bàn rộng | Chi phí đi lại, hiện trường, nhân sự tăng theo phạm vi địa lý |
Trong mọi trường hợp, chỉ chọn một cách cho một dự án và ghi rõ căn cứ lựa chọn trong thuyết minh. Không tính theo định mức rồi bổ sung thêm bằng dự toán cho phần thấy thiếu.
Lỗi thường gặp
- Tính cơ sở định mức trên giá trị sau thuế. Công thức dùng chi phí xây dựng và thiết bị trước thuế giá trị gia tăng.
- Đưa chi phí bồi thường vào cơ sở tính định mức quản lý dự án. Cơ sở chỉ gồm chi phí xây dựng và chi phí thiết bị.
- Tính đủ định mức quản lý dự án rồi cộng thêm trọn gói hợp đồng tư vấn quản lý dự án cho cùng phạm vi công việc.
- Bỏ sót công việc tư vấn giai đoạn chuẩn bị dự án vì hồ sơ chủ trương do đơn vị khác lập.
- Bỏ sót kiểm toán, quyết toán ở giai đoạn kết thúc xây dựng.
- Xếp hoàn trả hạ tầng kỹ thuật vào chi phí khác trong khi nội dung này có cấu phần xây dựng và phải xác định như chi phí xây dựng.
- Quên vốn lưu động ban đầu với dự án sản xuất, kinh doanh.
- Dùng chi phí khác như thùng chứa cho mọi khoản chưa phân loại được, thay vì xác định đúng khoản mục.
Phân biệt nghĩa vụ pháp lý và khuyến nghị quản trị
| Nội dung | Tính chất |
|---|---|
| Phạm vi ba khoản mục theo điểm d, đ, e khoản 1 Điều 5 Nghị định 206 | Theo quy định pháp luật |
| Chi phí quản lý dự án xác định theo định mức tỷ lệ phần trăm hoặc lập dự toán | Theo quy định pháp luật — mục 4 Phần II Phụ lục I Thông tư 36 |
| Cơ sở tính định mức là chi phí xây dựng và thiết bị trước thuế giá trị gia tăng | Theo quy định pháp luật |
| Thành phần dự toán chi phí quản lý dự án gồm chi phí tiền lương và chi phí khác | Theo quy định pháp luật — khoản 2 Điều 25 Nghị định 206 |
| Chi phí tư vấn và chi phí khác xác định theo bốn cách | Theo quy định pháp luật — mục 5 Phần II Phụ lục I Thông tư 36 |
| Nội dung công việc có cấu phần xây dựng thì xác định như chi phí xây dựng | Theo quy định pháp luật — mục 5 Phần II Phụ lục I Thông tư 36 |
| Ma trận phân loại 24 công việc nêu trong bài | Khuyến nghị quản trị — cách tổ chức rà soát, danh mục cụ thể tùy dự án |
| Bảng tiêu chí chọn giữa định mức tỷ lệ và lập dự toán | Khuyến nghị quản trị |
Văn bản sử dụng trong bài
- Nghị định số 206/2026/NĐ-CP — Điều 5 (khoản 1, điểm d, điểm đ, điểm e); Điều 25 (khoản 2); Điều 26.
- Thông tư số 36/2026/TT-BXD ngày 26/6/2026 — Điều 14; Phụ lục I Phần II (mục 4, mục 5).
- Thông tư số 38/2026/TT-BXD ngày 26/6/2026 — Phụ lục VIII (định mức chi phí quản lý dự án và tư vấn xây dựng).
Đọc thêm: cấu trúc bảy khoản mục của tổng mức đầu tư và bản đồ hệ thống quản lý chi phí từ 01/7/2026.
Nội dung được hệ thống hóa nhằm hỗ trợ tra cứu và áp dụng trong công việc. Việc xử lý hồ sơ cụ thể cần căn cứ loại dự án, nguồn vốn, giai đoạn thực hiện, hợp đồng và văn bản pháp luật liên quan đang có hiệu lực.
