Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng hiện hành là Phụ lục 4B (gói hàng hóa, xây lắp, phi tư vấn, EPC, EP, EC, PC) và Phụ lục 4C (gói dịch vụ tư vấn) ban hành kèm theo Thông tư 79/2025/TT-BTC. Biên bản chỉ lập khi gói thầu áp dụng thương thảo: gói tư vấn, gói hai giai đoạn, một số gói một giai đoạn hai túi hồ sơ, đấu thầu quốc tế, đấu thầu hạn chế. Nguyên tắc: không thương thảo nội dung đã chào đúng yêu cầu, không đổi đơn giá đã đánh giá (khoản 3 Điều 45 Nghị định 214). Biên bản đã ký là tài liệu trình thẩm định và căn cứ phê duyệt kết quả (Điều 31 Thông tư 79).
Lỗi thường gặp là lấy bản Word của gói năm trước sửa tên rồi ký, mời thương thảo cả gói một túi hồ sơ trong nước để đề nghị giảm giá, hoặc nhà thầu ký mà không đối chiếu E-HSDT.
Bài viết trích nguyên văn Phụ lục 4B, 4C, hướng dẫn điền từng mục, kèm ví dụ đã điền, căn cứ Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (Văn bản hợp nhất số 74), Nghị định 214/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP) theo Văn bản hợp nhất số 36/2026, Thông tư 79/2025/TT-BTC và Thông tư 134/2026/TT-BTC. Khái niệm và kỹ năng chuẩn bị thương thảo xem bài thương thảo hợp đồng trong đấu thầu.
Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng hiện hành là mẫu nào?
Thông tư 79/2025/TT-BTC có hiệu lực từ 04/8/2025, thay Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT (đã hết hiệu lực). Điểm e, điểm g khoản 15 Điều 4 Thông tư 79 quy định hai mẫu:
| Phụ lục | Dùng cho | Danh mục nội dung |
|---|---|---|
| 4B | Gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, phi tư vấn, EPC, EP, EC, PC | 7 điểm a–g |
| 4C | Gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn | 9 điểm a–i |
Phụ lục 4A (đối chiếu tài liệu) là văn bản khác. Theo rà soát của chúng tôi đến 15/10/2026, Phụ lục 4B, 4C chưa bị sửa đổi; Thông tư 134/2026/TT-BTC chỉ thay Mẫu 04A, 04B (bảo lãnh dự thầu). Tổng quan các phụ lục xem bài Thông tư 79/2025/TT-BTC.
Các tên gọi “phụ lục 6A” hay “phụ lục 2B mẫu biên bản thương thảo” không khớp văn bản hiện hành: Phụ lục 6 Thông tư 79 là Mẫu Bản cam kết, Phụ lục 2B Thông tư 134 là Biên bản mở hồ sơ đề xuất về kỹ thuật.
Đấu thầu không qua mạng, chỉ định thầu dùng mẫu nào?
Điều 2 Thông tư 134/2026/TT-BTC quy định với gói đấu thầu không qua mạng, chủ đầu tư chỉnh sửa các mẫu tương ứng trong Phụ lục Thông tư 79, gồm cả biên bản thương thảo hợp đồng (nếu có), bảo đảm không trái Luật Đấu thầu và Nghị định 214. Gói không qua mạng vẫn dùng Phụ lục 4B, 4C làm khung.
Với chỉ định thầu, thương thảo diễn ra khi đánh giá hồ sơ đề xuất (điểm c khoản 3 Điều 79 Nghị định 214) hoặc khi hoàn thiện hợp đồng ở quy trình rút gọn (điểm b khoản 3 Điều 80); Thông tư 134 không có mẫu biên bản riêng. Theo cách hiểu của chúng tôi, nên ghi nội dung thương thảo giá trong biên bản hoàn thiện hợp đồng (điểm a khoản 2 Điều 65 Luật Đấu thầu), mượn cấu trúc Phụ lục 4B hoặc 4C. Quy trình xem bài chỉ định thầu.
Khi nào phải lập biên bản thương thảo hợp đồng?
Khoản 7 Điều 98 Nghị định 214 (đã sửa đổi) dẫn chiếu các trường hợp thương thảo khi đấu thầu qua mạng:
| Gói thầu, phương thức | Thương thảo? | Căn cứ |
|---|---|---|
| Hàng hóa, xây lắp, phi tư vấn, đấu thầu rộng rãi trong nước, một giai đoạn một túi | Không, chỉ hoàn thiện hợp đồng | Khoản 4 Điều 24, khoản 6 Điều 32, Điều 34 NĐ 214 |
| Như trên nhưng đấu thầu quốc tế, gói hỗn hợp, đấu thầu hạn chế (khoản 1 Điều 22 Luật) | Có, nếu áp dụng (4B) | Khoản 4 Điều 24, khoản 6 Điều 32 NĐ 214 |
| Một giai đoạn hai túi: hỗn hợp quốc tế, hạn chế, thuốc, vật tư và thiết bị y tế, công nghệ cao, phương pháp dựa trên kỹ thuật | Có, nếu áp dụng (4B) | Khoản 5, 10 Điều 36 NĐ 214; Điều 31, khoản 3a Điều 58 Luật |
| Hai giai đoạn một túi, hai giai đoạn hai túi | Có (4B) | Điều 52, Điều 60 NĐ 214 |
| Dịch vụ tư vấn, nhà thầu là tổ chức | Có (4C) | Khoản 5 Điều 61, Điều 71 NĐ 214 |
| Tư vấn cá nhân | Có, theo điều khoản tham chiếu; không có mẫu riêng | Khoản 4 Điều 75 NĐ 214 |
Gói “nếu áp dụng” chốt từ E-HSMT, ví dụ dòng E-BDL Mục 33.1 E-CDNT Mẫu 4B: “Thương thảo hợp đồng:____ [ghi “Áp dụng” hoặc “Không áp dụng”. Đối với phương pháp dựa trên kỹ thuật, ghi “Áp dụng”]”.
Về thứ tự, khoản 1 Điều 31 Thông tư 79 yêu cầu chủ đầu tư tổ chức đối chiếu tài liệu, thương thảo hợp đồng (nếu có) trên cơ sở báo cáo đánh giá. Mục 32.3 E-CDNT Mẫu 4B ghi: “Trường hợp áp dụng thương thảo hợp đồng theo quy định tại Mục 33 E-CDNT, việc đối chiếu tài liệu diễn ra khi thương thảo hợp đồng.” Hai việc có thể cùng buổi nhưng lập hai biên bản riêng.
Nguyên tắc Nghị định 214 mà biên bản phải tuân thủ
Ghi chú (1) ở cuối hai mẫu nhắc: “Nguyên tắc thương thảo hợp đồng phải tuân thủ theo quy định trong E-HSMT, Luật Đấu thầu, Nghị định số 214/2025/NĐ-CP.” Khoản 3 Điều 45 Nghị định 214 (đã sửa đổi): “a) Không thương thảo các nội dung mà nhà thầu đã chào thầu theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu; b) Không được làm thay đổi đơn giá đã xác định tại bước đánh giá về tài chính, trừ trường hợp gói thầu áp dụng phương pháp dựa trên kỹ thuật.”
Căn cứ thương thảo là báo cáo đánh giá, hồ sơ dự thầu, hồ sơ mời thầu (khoản 2 Điều 45); kết quả là dự thảo hợp đồng được hoàn thiện (khoản 5 Điều 45).
Với gói tư vấn, khoản 1 Điều 71 chỉ dẫn chiếu khoản 2 và điểm a khoản 3 Điều 45, còn điểm đ khoản 2 Điều 71 cho thương thảo “các chi phí liên quan đến dịch vụ tư vấn trên cơ sở phù hợp với yêu cầu của gói thầu và điều kiện thực tế”. Theo cách hiểu của chúng tôi, gói tư vấn được thương thảo chi phí trong giới hạn này, còn gói còn lại bị khóa đơn giá.
Nhân sự chỉ được thay khi đánh giá kéo dài hơn kế hoạch hoặc do bất khả kháng, người thay tương đương hoặc cao hơn, giá dự thầu không đổi (điểm c khoản 4 Điều 45, điểm c khoản 2 Điều 71).
Phụ lục 4B: trích nguyên văn mẫu biên bản thương thảo hợp đồng và cách điền
Phụ lục 4B
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
_____, ngày___ tháng___năm___
BIÊN BẢN THƯƠNG THẢO HỢP ĐỒNG
(đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, phi tư vấn, EPC, EP, EC, PC)
Gói thầu: ____[ghi tên gói thầu]
Số: ________/__________
Căn cứ pháp lý: [nêu các căn cứ pháp lý liên quan đến gói thầu như: Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 được sửa đổi bổ sung tại Luật số 57/2024/QH15 và Luật số 90/2025/QH15; Nghị định…/2025-NĐ-CP và văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức; văn bản phê duyệt dự án, KHLCNT; các văn bản liên quan đến gói thầu…].
Hôm nay, ngày ___/___/___ tại địa chỉ: _________, chúng tôi, đại diện cho các bên thương thảo hợp đồng, gồm có:
Chủ đầu tư: _________ [ghi tên Chủ đầu tư]
Nhà thầu: _________ [ghi tên nhà thầu]
Hai bên đã thương thảo(1) và thống nhất những nội dung trong hợp đồng như sau:
a) Thương thảo về những nội dung chưa đủ chi tiết, chưa rõ hoặc chưa phù hợp, thống nhất giữa E-HSMT và E-HSDT, giữa các nội dung khác nhau trong E-HSDT có thể dẫn đến các phát sinh, tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng;
b) Thương thảo về các đề xuất thay đổi hoặc phương án kỹ thuật thay thế của nhà thầu nếu trong E-HSMT có quy định cho phép nhà thầu chào phương án kỹ thuật thay thế tại Mục 12.1 E-BDL;
c) Nhân sự chủ chốt;
d) Các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu (nếu có) nhằm mục tiêu hoàn thiện các nội dung chi tiết của gói thầu;
đ) Thương thảo về giá trong trường hợp giá đề nghị trúng thầu vượt giá gói thầu được duyệt đối với phương pháp dựa trên kỹ thuật để làm cơ sở xét duyệt trúng thầu theo quy định tại Điều 61 của Luật Đấu thầu;
e) Thương thảo về các sai sót không nghiêm trọng;
g) Thương thảo về các nội dung cần thiết khác.
Trích Phụ lục 4B ban hành kèm theo Thông tư 79/2025/TT-BTC (lược các dòng đại diện, chức vụ, địa chỉ, điện thoại, fax của mỗi bên và phần ký).
Cách điền từng mục của Phụ lục 4B
| Mục trong mẫu | Nội dung mẫu yêu cầu (trích) | Cách điền / lưu ý |
|---|---|---|
| Số, ngày, địa điểm | “Số: ________/__________” | Số theo sổ văn bản chủ đầu tư; ngày trong thời gian hiệu lực của E-HSDT. Thương thảo qua mạng vì bất khả kháng (Mục 33.7 E-CDNT Mẫu 4B) thì ghi rõ. |
| Căn cứ pháp lý | “Luật Đấu thầu …; Nghị định…/2025-NĐ-CP” | Ghi “Nghị định số 214/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 349/2026/NĐ-CP)”, Thông tư 79, quyết định phê duyệt KHLCNT, E-HSMT, báo cáo đánh giá, biên bản đối chiếu tài liệu. |
| Thành phần | “Chủ đầu tư”; “Nhà thầu”; đại diện, chức vụ | Liên danh ghi đủ thành viên. Người ký được ủy quyền phải nộp bản gốc giấy ủy quyền khi đối chiếu tài liệu, thương thảo (ghi chú Giấy ủy quyền, Mẫu 4B). |
| Điểm a | Nội dung chưa rõ, chưa thống nhất | Từng điểm: vị trí trong E-HSMT, trong E-HSDT, nội dung thống nhất. |
| Điểm b | Phương án thay thế “tại Mục 12.1 E-BDL” | Không cho chào thì ghi “Không có”. Mẫu 4B dẫn Mục 12.1 E-CDNT; ghi đúng số mục trong E-HSMT của gói. |
| Điểm c | “Nhân sự chủ chốt” | Giữ nguyên, hoặc nêu lý do thay, người thay, căn cứ tương đương, “giá dự thầu không thay đổi”. |
| Điểm d | Vấn đề phát sinh | Ví dụ đổi vị trí lắp đặt, điều chỉnh mốc tiến độ do đánh giá kéo dài. Không thêm khối lượng mới. |
| Điểm đ | Giá vượt giá gói thầu, phương pháp dựa trên kỹ thuật | Gói khác ghi “Không áp dụng”. |
| Điểm e | Sai sót không nghiêm trọng | Đối chiếu Mục 29 E-CDNT (Mẫu 4B): tài liệu bổ sung “không được liên quan đến bất kỳ yếu tố nào của giá dự thầu”. |
| Điểm g | Nội dung cần thiết khác | Hàng nhập khẩu: ghi thuế, phí nhập khẩu, VAT theo điểm e Mục 33.4 E-CDNT (4B không có dòng thuế riêng). Nên ghi giá hợp đồng sau thương thảo. |
Điểm b Phụ lục 4B không nhắc “các sai lệch do nhà thầu đã phát hiện và đề xuất” như điểm b khoản 4 Điều 45; theo cách hiểu của chúng tôi, nội dung này vẫn ghi vào điểm b hoặc g.
Ví dụ đã điền Phụ lục 4B
Ví dụ minh họa, tên đơn vị và số liệu giả định. Trung tâm Quan trắc môi trường tỉnh A đấu thầu hạn chế gói “Mua sắm hệ thống quang phổ phát xạ plasma” (yêu cầu kỹ thuật đặc thù), một giai đoạn hai túi, E-BDL ghi thương thảo “Áp dụng”. Công ty B xếp thứ nhất, giá sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch, trừ giảm giá 6.480.000.000 đồng.
Gói thầu: Mua sắm hệ thống quang phổ phát xạ plasma
Số: 15/2026/BB-TTHĐ
Căn cứ pháp lý: Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 và các luật sửa đổi, bổ sung; Nghị định số 214/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 349/2026/NĐ-CP); Thông tư 79/2025/TT-BTC; quyết định phê duyệt KHLCNT, E-HSMT; báo cáo đánh giá E-HSDT ngày 02/10/2026; biên bản đối chiếu tài liệu ngày 08/10/2026.
a) E-HSDT ghi đào tạo vận hành 05 ngày ở bảng kỹ thuật, 03 ngày ở bảng tiến độ. Thống nhất 05 ngày, đúng E-HSMT; giá không thay đổi.
b) Không có.
c) Giữ nguyên kỹ sư ứng dụng, kỹ thuật viên lắp đặt đã đề xuất.
d) Vị trí lắp đặt chuyển từ phòng 204 sang phòng 305 cùng tòa nhà; nhà thầu không phát sinh chi phí.
đ) Không áp dụng.
e) Nhà thầu bổ sung catalogue bộ tiêm mẫu tự động đã chào; không liên quan giá dự thầu.
g) Giá hợp đồng 6.480.000.000 đồng, đã gồm thuế nhập khẩu, VAT; thuế suất, giá trị thuế ghi tại E-ĐKCT.
Việc thương thảo hợp đồng kết thúc vào 16 giờ 30 ngày 08/10/2026. Biên bản lập thành 06 bản, Chủ đầu tư giữ 04 bản, nhà thầu giữ 02 bản.
Phụ lục 4C: trích nguyên văn và cách điền cho gói tư vấn
Phần đầu Phụ lục 4C giống 4B, khác ở dòng “(đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn)” và danh mục nội dung:
Hai bên đã thương thảo(1) và thống nhất những nội dung trong hợp đồng như sau:
a) Thảo luận về điều khoản tham chiếu, phương pháp luận được đề xuất, điều kiện cụ thể của hợp đồng và hoàn thiện phần “Mô tả dịch vụ” của hợp đồng với điều kiện không làm thay đổi đáng kể phạm vi dịch vụ ban đầu theo điều khoản tham chiếu hay điều khoản của hợp đồng;
b) Kế hoạch công tác và bố trí nhân sự;
c) Tiến độ;
d) Giải quyết thay đổi nhân sự (nếu có);
đ) Bố trí điều kiện làm việc;
e) Chi phí dịch vụ tư vấn trên cơ sở phù hợp với yêu cầu của gói thầu và điều kiện thực tế, bao gồm việc xác định rõ các khoản thuế nhà thầu phải nộp theo quy định của pháp luật về thuế (nếu có), phương thức nộp thuế (nhà thầu trực tiếp nộp thuế hoặc Chủ đầu tư giữ lại một khoản tiền tương đương với giá trị thuế để nộp thay cho nhà thầu theo quy định của pháp luật hiện hành), giá trị nộp thuế và các vấn đề liên quan khác đến nghĩa vụ nộp thuế phải được nêu cụ thể trong hợp đồng;
g) Thương thảo về các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu (nếu có) nhằm mục tiêu hoàn thiện các nội dung chi tiết của gói thầu;
h) Thương thảo về các sai lệch do nhà thầu đã phát hiện và đề xuất trong E-HSDT (nếu có), bao gồm cả các đề xuất thay đổi hoặc phương án thay thế của nhà thầu nếu trong E-HSMT có quy định cho phép nhà thầu chào phương án thay thế;
i) Thương thảo về các nội dung cần thiết khác.
Trích Phụ lục 4C ban hành kèm theo Thông tư 79/2025/TT-BTC.
| Mục trong mẫu | Nội dung mẫu yêu cầu (trích) | Cách điền / lưu ý |
|---|---|---|
| Điểm a | “không làm thay đổi đáng kể phạm vi dịch vụ ban đầu” | Ghi chi tiết làm rõ điều khoản tham chiếu; không thêm hạng mục mới. |
| Điểm b, c | Kế hoạch công tác, nhân sự, tiến độ | Gắn từng vị trí với thời gian huy động và mốc nộp sản phẩm. |
| Điểm d | “Giải quyết thay đổi nhân sự (nếu có)” | Chỉ khi đánh giá kéo dài hoặc bất khả kháng; người thay tương đương, giá không đổi. |
| Điểm đ | “Bố trí điều kiện làm việc” | Bên nào bố trí văn phòng, phương tiện, tài liệu đầu vào. |
| Điểm e | Chi phí, thuế, phương thức nộp thuế | Chi phí sau thương thảo; loại thuế; nhà thầu tự nộp hay chủ đầu tư giữ lại nộp thay; giá trị thuế. |
| Điểm g, h, i | Phát sinh; sai lệch, phương án thay thế; nội dung khác | Ghi cụ thể hoặc “Không có”. |
Ví dụ đã điền Phụ lục 4C
Ví dụ minh họa, số liệu giả định. Gói “Tư vấn giám sát thi công trường trung học cơ sở D” giá 1,2 tỷ đồng; công ty tư vấn E xếp thứ nhất, chào 1.150.000.000 đồng (gồm 36.000.000 đồng thuê văn phòng hiện trường). Đánh giá kéo dài hơn kế hoạch 04 tháng, giám sát trưởng đề xuất đã chuyển công tác.
b) 01 giám sát trưởng, 02 giám sát viên thường trú từ ngày khởi công đến nghiệm thu hoàn thành.
c) Báo cáo giám sát hằng tháng, nộp trước ngày 05 tháng sau.
d) Thay giám sát trưởng do thời gian đánh giá E-HSDT kéo dài hơn dự kiến trong KHLCNT; người thay có chứng chỉ hành nghề cùng lĩnh vực, hạng tương đương, kinh nghiệm cao hơn; giá dự thầu không thay đổi.
đ) Chủ đầu tư bố trí 01 phòng làm việc tại nhà điều hành công trường.
e) Do chủ đầu tư bố trí phòng làm việc, không tính khoản thuê văn phòng 36.000.000 đồng. Chi phí sau thương thảo 1.114.000.000 đồng, đã gồm VAT; nhà thầu trực tiếp kê khai, nộp thuế.
h) Không có.
Khoản giảm 36 triệu đồng dựa trên điểm đ khoản 2 Điều 71 và có lý do khách quan. Theo cách hiểu của chúng tôi, không có thay đổi điều kiện như vậy thì không dùng thương thảo để cắt chi phí đã chào đúng yêu cầu, vì điểm a khoản 3 Điều 45 vẫn áp dụng cho gói tư vấn.
Phụ lục 4B và 4C khác nhau thế nào?
| Tiêu chí | Phụ lục 4B | Phụ lục 4C |
|---|---|---|
| Giá | Không đổi đơn giá, trừ phương pháp dựa trên kỹ thuật | Thương thảo chi phí phù hợp điều kiện thực tế |
| Thuế | Không có dòng riêng (ghi điểm g) | Điểm e |
| Riêng có | Sai sót không nghiêm trọng | Mô tả dịch vụ, điều kiện làm việc |
Gói tư vấn giám sát ký theo 4B sẽ thiếu thuế và điều kiện làm việc; gói xây lắp dùng 4C dễ bị hiểu là được đổi đơn giá.
Nếu doanh nghiệp đang được mời thương thảo nhưng thấy dự thảo hợp đồng hoặc yêu cầu của chủ đầu tư khác E-HSDT đã nộp, anh/chị có thể liên hệ Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ qua Hotline 0904 889 859 (Ms. Hoa) để được rà soát biên bản, dự thảo hợp đồng trước khi ký và tư vấn đấu thầu.
Thương thảo không thành công hoặc nhà thầu không ký biên bản
- Mất bảo đảm dự thầu: điểm d khoản 9 Điều 14 Luật Đấu thầu áp dụng khi nhà thầu không thương thảo “trong thời hạn 05 ngày làm việc đối với đấu thầu trong nước và 10 ngày đối với đấu thầu quốc tế kể từ ngày nhận được thông báo mời thương thảo hợp đồng hoặc đã thương thảo hợp đồng nhưng từ chối hoàn thiện, ký kết biên bản thương thảo hợp đồng, trừ trường hợp bất khả kháng”. Nhà thầu còn bị loại (khoản 6 Điều 45 Nghị định 214); xem bài bảo lãnh dự thầu.
- Bị đánh giá uy tín: điểm b khoản 1 Điều 20 Nghị định 214. Theo khoản 2 Điều 20, gói không phải tư vấn: trong 02 năm phải nộp bảo đảm dự thầu gấp 03 lần; gói tư vấn: dùng để đánh giá kỹ thuật (nếu có). Xem bài uy tín nhà thầu.
- Nhà thầu được từ chối: nếu chủ đầu tư không thương thảo đúng nguyên tắc, nội dung, nhà thầu được từ chối và được hoàn trả bảo đảm dự thầu (khoản 7 Điều 45).
- Mời nhà thầu tiếp theo, có thể hủy thầu: khoản 8 Điều 45, khoản 16 Điều 140 Nghị định 214; thương thảo căn cứ hồ sơ và giá dự thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch, trừ giảm giá của chính nhà thầu được mời; tất cả không thành công thì xem xét hủy thầu theo khoản 1 Điều 17 Luật (bài hủy thầu).
Thông tư 79 không có mẫu biên bản thương thảo hợp đồng không thành công. Theo cách hiểu của chúng tôi, chủ đầu tư nên lập biên bản ghi nhận nội dung chưa thống nhất, việc nhà thầu không ký (nếu có), kèm thông báo mời thương thảo trên Hệ thống.
Sau khi ký: biên bản thương thảo đi vào hồ sơ nào?
- Thẩm định: tổ thẩm định kiểm tra sự phù hợp của kết quả thương thảo với hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu (điểm a, b khoản 4 Điều 136 Nghị định 214).
- Phê duyệt: chủ đầu tư phê duyệt theo Phụ lục 5 trên cơ sở báo cáo đánh giá, biên bản đối chiếu tài liệu, biên bản thương thảo, báo cáo thẩm định (khoản 2 Điều 31 Thông tư 79). Xem bài thẩm định và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
- Hồ sơ hợp đồng: điểm b khoản 2 Điều 65 Luật; hợp đồng phải phù hợp kết quả thương thảo (khoản 2 Điều 67 Luật).
- Hợp đồng điện tử: E-ĐKCT phải gồm cả nội dung hiệu chỉnh, bổ sung, làm rõ khi thương thảo (điểm b khoản 2 Điều 32 Thông tư 79); đã đưa vào E-ĐKCT thì không chép lại vào văn bản hợp đồng (khoản 4 Điều 32).
Các loại hợp đồng xem bài hợp đồng trong đấu thầu.
Ví dụ thực tế khi dùng mẫu biên bản thương thảo hợp đồng
Các ví dụ là tình huống giả định, số liệu chỉ để minh họa.
Ví dụ 1: Gói xây lắp một túi hồ sơ, chủ đầu tư muốn thương thảo để giảm giá
Gói xây lắp trụ sở xã 12 tỷ đồng, đấu thầu rộng rãi trong nước, một giai đoạn một túi; nhà thầu thứ nhất chào 11,4 tỷ đồng. Chủ đầu tư muốn lập biên bản theo Phụ lục 4B để đề nghị giảm thêm 3%.
Cách xử lý: Gói này không thuộc diện thương thảo (khoản 4 Điều 24, khoản 6 Điều 32 Nghị định 214). Sau phê duyệt kết quả, các bên hoàn thiện hợp đồng theo Điều 34. Nhà thầu có thể tự nguyện giảm giá (khoản 2 Điều 34); yêu cầu không phù hợp hồ sơ thì nhà thầu được từ chối hoàn thiện, không bị đánh giá uy tín, được hoàn trả bảo đảm dự thầu (khoản 4 Điều 34).
Ví dụ 2: Gói hai giai đoạn, chủ đầu tư đề nghị hạ đơn giá thép
Gói xây lắp nhà máy xử lý nước, hai giai đoạn hai túi. Khi thương thảo, chủ đầu tư đề nghị hạ 5% đơn giá thép vì giá thị trường giảm, ghi vào điểm g Phụ lục 4B.
Cách xử lý: Điều 60 Nghị định 214 dẫn sang Điều 45; điểm b khoản 3 Điều 45 cấm đổi đơn giá đã đánh giá. Nhà thầu được từ chối thương thảo và được hoàn trả bảo đảm dự thầu (khoản 7 Điều 45). Biến động giá khi thực hiện xử lý theo điều khoản điều chỉnh giá trong hồ sơ mời thầu.
Ví dụ 3: Phương pháp dựa trên kỹ thuật, giá vượt giá gói thầu
Gói thiết bị công nghệ chiến lược, giá gói thầu 18 tỷ đồng; nhà thầu điểm kỹ thuật cao nhất chào 18,9 tỷ đồng.
Cách xử lý: Dùng điểm đ Phụ lục 4B (điểm đ khoản 4 Điều 45 Nghị định 214); giá đề nghị trúng thầu tối đa 18 tỷ đồng (điểm e khoản 1 Điều 61 Luật). Không thành công thì mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo mở hồ sơ tài chính để thương thảo (điểm a khoản 2 Điều 43 Nghị định 214).
Ví dụ 4: Nhà thầu nhận thông báo nhưng không đến ký biên bản
Gói thiết bị đo kiểm chuyên dụng, đấu thầu hạn chế, có thương thảo, bảo đảm dự thầu 45 triệu đồng. Nhà thầu thứ nhất nhận thông báo nhưng không đến, không có lý do bất khả kháng.
Cách xử lý: Quá 05 ngày làm việc, bảo đảm dự thầu 45 triệu đồng không được hoàn trả (điểm d khoản 9 Điều 14 Luật). Chủ đầu tư đăng tải tên nhà thầu trong 07 ngày làm việc (khoản 2 Điều 20 Nghị định 214) và mời nhà thầu thứ hai; E-HSDT của nhà thầu thứ hai hết hiệu lực thì yêu cầu gia hạn trước khi thương thảo (khoản 16 Điều 140).
Ví dụ 5: Chỉ định thầu rút gọn gói xây lắp tương tự
Gói mở rộng nhà lớp học 4,2 tỷ đồng, chỉ định thầu theo điểm e khoản 2 Điều 78 Nghị định 214.
Cách xử lý: Điểm b khoản 3 Điều 80 yêu cầu thương thảo giá khi hoàn thiện hợp đồng, “bảo đảm tiết kiệm tối thiểu 5% giá gói thầu”: 4,2 tỷ × 95% = 3,99 tỷ đồng là mức tối đa. Theo cách hiểu của chúng tôi, ghi nội dung này trong biên bản hoàn thiện hợp đồng theo cấu trúc Phụ lục 4B, làm căn cứ phê duyệt kết quả và ký hợp đồng.
Nếu đơn vị đang soạn biên bản cho gói chỉ định thầu, gói tư vấn hoặc gói hai giai đoạn mà chưa chắc nội dung nào được thương thảo, anh/chị có thể liên hệ Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ qua Hotline 0904 889 859 (Ms. Hoa) để được hướng dẫn hồ sơ và đồng hành trong quá trình lựa chọn nhà thầu.
Checklist trước khi ký biên bản thương thảo
- Gói thuộc diện thương thảo hoặc E-BDL ghi “Áp dụng”.
- Đúng mẫu: 4B cho hàng hóa, xây lắp, phi tư vấn, hỗn hợp; 4C cho tư vấn.
- Biên bản đối chiếu tài liệu đã lập, kết luận thống nhất.
- Không đổi nội dung đã chào đúng, không đổi đơn giá (trừ phương pháp dựa trên kỹ thuật).
- Người ký có thẩm quyền hoặc giấy ủy quyền bản gốc còn hiệu lực.
- Ngày ký trong thời gian hiệu lực E-HSDT, bảo đảm dự thầu.
Những sai lầm thường gặp khi dùng mẫu biên bản thương thảo hợp đồng
- Lập biên bản cho gói không áp dụng thương thảo để giảm giá.
- Dùng bản Word cũ, danh mục khác Phụ lục 4B, 4C, căn cứ văn bản đã hết hiệu lực.
- Ghi chung chung “hai bên đã thống nhất toàn bộ nội dung”.
- Thay nhân sự chủ chốt không có căn cứ hoặc kèm đổi giá.
- Bỏ trống phần thuế ở gói tư vấn hoặc hàng nhập khẩu.
- Nhà thầu không đến, không ký, dẫn tới mất bảo đảm dự thầu và bị đánh giá uy tín.
- Không chuyển nội dung thương thảo vào E-ĐKCT.
Cần rà soát hồ sơ trước buổi thương thảo, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ tư vấn hồ sơ đấu thầu hoặc trang dịch vụ đấu thầu của Viện.
Cần hỗ trợ soạn biên bản, thương thảo hoặc đào tạo đấu thầu
Nếu doanh nghiệp có gói thầu sắp được mời thương thảo, hoặc đã thương thảo nhưng hai bên chưa thống nhất nội dung biên bản, anh/chị có thể liên hệ Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ qua Hotline 0904 889 859 (Ms. Hoa) để được tư vấn, rà soát hồ sơ theo quy định. Ban quản lý dự án, tổ chuyên gia có thể đăng ký đào tạo đấu thầu tại đơn vị hoặc khóa học đấu thầu cơ bản.
Sau khi hoàn thành khóa học, học viên được cấp chứng nhận hoàn thành khóa học theo tên khóa học đã tham gia. Chứng nhận hoàn thành khóa học không phải chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu; chứng chỉ này do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định hiện hành.
VIỆN NGHIÊN CỨU ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ
- Hotline / Zalo: 0904 889 859 (Ms. Hoa)
- Email: daotao@viendaotaocanbo.edu.vn
- Địa chỉ: DVTM T3-27A, Tòa A1, Chung cư Phương Đông Green Park, số 1 Trần Thủ Độ, Phường Yên Sở, Thành phố Hà Nội
- Website: https://viendaotaocanbo.edu.vn
Để lại thông tin, Viện sẽ liên hệ tư vấn rà soát hồ sơ dự thầu, dự thảo hợp đồng và biên bản thương thảo cho gói thầu của doanh nghiệp.
Văn bản sử dụng trong bài
- Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 và các luật sửa đổi, bổ sung (Văn bản hợp nhất số 74).
- Nghị định 214/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 165/2026/NĐ-CP, 170/2026/NĐ-CP, 349/2026/NĐ-CP (Văn bản hợp nhất số 36/2026).
- Thông tư 79/2025/TT-BTC — Điều 4, 31, 32; Phụ lục 4B, 4C; Mẫu số 4B.
- Thông tư 134/2026/TT-BTC — Điều 2.
Nội dung được biên soạn bởi Ban Đào tạo – Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ trên cơ sở đối chiếu Luật Đấu thầu (Văn bản hợp nhất số 74), Nghị định 214/2025/NĐ-CP (Văn bản hợp nhất số 36/2026), Thông tư 79/2025/TT-BTC và Thông tư 134/2026/TT-BTC tại thời điểm 15/10/2026. Bài viết mang tính tham khảo; với gói thầu cụ thể, chủ đầu tư và nhà thầu căn cứ E-HSMT, E-HSDT và văn bản hiện hành tại thời điểm thương thảo. Nghiêm cấm sao chép nội dung khi chưa được phép.
