Khi chuẩn bị mời thầu, câu hỏi thực tế của bên mời thầu là: thông báo mời thầu gồm những trường thông tin nào, điền ra sao và cần rà soát gì trước khi công khai. Bài viết này giải thích các trường của thông báo mời thầu (E-TBMT), kèm ví dụ minh họa bằng dữ liệu giả định và ba bộ checklist — pháp lý, nghiệp vụ, kỹ thuật — để rà soát trước khi đăng tải.
Một điểm cần làm rõ ngay: mẫu chính thức của thông báo mời thầu là biểu mẫu điện tử E-TBMT trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, được quy định tại Thông tư số 79/2025/TT-BTC. Các bảng và ví dụ trong bài chỉ là công cụ minh họa và rà soát, không phải “mẫu chính thức” và không thay thế biểu mẫu trên Hệ thống. Nội dung bắt buộc và thời hạn của thông báo mời thầu xem bài thông báo mời thầu: nội dung, thời hạn đăng tải và cách kiểm tra; thao tác đăng tải xem bài hướng dẫn đăng tải thông báo mời thầu qua mạng. Tổng quan quy trình xem bài đấu thầu qua mạng là gì.
Các nhóm trường thông tin trong thông báo mời thầu
E-TBMT được thiết lập theo Thông tư 79/2025/TT-BTC, phần lớn dữ liệu kế thừa từ kế hoạch lựa chọn nhà thầu và thông tin gói thầu. Có thể nhóm các trường thông tin như sau:
- Nhóm định danh: tên gói thầu, số hiệu thông báo, số hiệu gói thầu, thuộc kế hoạch lựa chọn nhà thầu nào.
- Nhóm chủ thể: tên và thông tin liên hệ của chủ đầu tư, bên mời thầu.
- Nhóm phân loại gói thầu: lĩnh vực, loại gói thầu (xây lắp, mua sắm hàng hóa, dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, hỗn hợp); hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu; hình thức dự thầu qua mạng.
- Nhóm tài chính: giá gói thầu, nguồn vốn.
- Nhóm thời gian: thời điểm đăng tải, thời điểm đóng thầu, thời điểm mở thầu, thời gian thực hiện gói thầu.
- Nhóm hồ sơ: hồ sơ mời thầu (E-HSMT) phát hành kèm theo.
Mỗi trường phải thống nhất với kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã đăng tải và với E-HSMT phát hành cùng thời điểm.
Ví dụ minh họa (dữ liệu giả định)
Bảng dưới đây minh họa cách điền các trường bằng dữ liệu giả định, không phải một gói thầu có thật:
| Trường | Ví dụ giả định |
|---|---|
| Tên gói thầu | Gói thầu số 03: Thi công xây dựng nhà làm việc 3 tầng |
| Thuộc KHLCNT | Kế hoạch lựa chọn nhà thầu dự án A (đã đăng tải) |
| Chủ đầu tư/Bên mời thầu | Ban Quản lý dự án X (thông tin liên hệ kèm theo) |
| Loại gói thầu | Xây lắp |
| Hình thức / phương thức | Đấu thầu rộng rãi qua mạng / một giai đoạn một túi hồ sơ |
| Giá gói thầu / nguồn vốn | 15 tỷ đồng / vốn ngân sách |
| Thời điểm đóng thầu | Bảo đảm ≥ 09 ngày kể từ ngày phát hành E-HSMT (gói xây lắp ≤ 20 tỷ) |
| E-HSMT kèm theo | Đã phê duyệt, phát hành đồng thời |
Ví dụ chỉ để hình dung cách điền; số liệu và mốc thời gian của gói thầu thực tế phải lấy từ kế hoạch lựa chọn nhà thầu và quy định hiện hành. Cấu trúc và nội dung của hồ sơ mời thầu đi kèm xem bài hồ sơ mời thầu gồm những nội dung nào.
Ba bộ checklist rà soát trước khi công khai
Checklist pháp lý
- Kế hoạch lựa chọn nhà thầu chứa gói thầu này đã được đăng tải.
- Hình thức, phương thức lựa chọn nhà thầu đúng quy định và đúng loại gói thầu.
- Thời điểm đóng thầu bảo đảm thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu (Điều 28 Nghị định 214/2025/NĐ-CP: 18 ngày, hoặc 09 ngày với gói xây lắp ≤ 20 tỷ đồng, hàng hóa/phi tư vấn ≤ 10 tỷ đồng).
- Không có nội dung dẫn tới hạn chế cạnh tranh.
- Trách nhiệm đăng tải và ký số đúng thẩm quyền (Điều 8 Luật Đấu thầu).
Checklist nghiệp vụ
- Tên gói thầu, số hiệu, giá gói thầu, nguồn vốn khớp kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
- Thông tin thông báo nhất quán với E-HSMT phát hành kèm theo.
- Thời gian thực hiện gói thầu và các mốc thời gian chính xác.
- Thông tin liên hệ của chủ đầu tư/bên mời thầu đầy đủ.
Checklist kỹ thuật
- E-HSMT đã gắn kèm và tải được.
- Chứng thư số hợp lệ để ký số khi công khai.
- Tài khoản nghiệp vụ được phân quyền đủ để đăng tải.
- Sau đăng tải: E-TBMT hiển thị công khai, thông tin đúng như đã nhập.
Những lỗi khiến nhà thầu hiểu sai hoặc làm giảm cạnh tranh
Một số nội dung điền không cẩn thận có thể khiến nhà thầu hiểu sai hoặc vô tình hạn chế cạnh tranh:
- Mô tả loại, phương thức không rõ ràng khiến nhà thầu không biết chuẩn bị hồ sơ theo hướng nào.
- Thời điểm đóng thầu, mở thầu ghi không nhất quán giữa thông báo và hồ sơ mời thầu.
- Đưa yêu cầu đặc thù mang tính chỉ định (nhãn hiệu, xuất xứ cụ thể không cần thiết) dẫn tới chỉ một số ít nhà thầu đáp ứng — rủi ro hạn chế cạnh tranh và có thể bị kiến nghị.
- Thông tin gói thầu lệch với kế hoạch lựa chọn nhà thầu, buộc phải sửa đổi hoặc hủy.
Nguyên tắc lập hồ sơ mời thầu để hạn chế các sai sót này được phân tích trong bài nguyên tắc lập hồ sơ mời thầu hạn chế sai sót.
Bảng tự kiểm tra nhanh trước khi công khai
| Hạng mục | Đạt / Chưa đạt |
|---|---|
| Gói thầu có trong KHLCNT đã đăng tải | |
| Hình thức, phương thức đúng loại gói thầu | |
| Giá gói thầu, nguồn vốn khớp KHLCNT | |
| Thời điểm đóng thầu đủ thời gian chuẩn bị HSDT tối thiểu | |
| E-HSMT gắn kèm, tải được, nhất quán với thông báo | |
| Không có nội dung hạn chế cạnh tranh | |
| Chứng thư số hợp lệ, tài khoản đủ quyền |
Sau khi rà soát đạt toàn bộ, bên mời thầu tiến hành ký số và công khai E-TBMT. Doanh nghiệp cần hỗ trợ rà soát hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu có thể liên hệ để được kiểm tra tính nhất quán trước khi công khai.
Phân biệt thông báo mời thầu với các thông báo khác
Trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia có nhiều loại thông báo dễ nhầm, cần phân biệt để chọn đúng biểu mẫu. Thông báo mời quan tâm và thông báo mời sơ tuyển (E-TBMQT, E-TBMST) áp dụng cho các gói thầu có bước mời quan tâm hoặc sơ tuyển để lập danh sách ngắn; chúng đứng trước thông báo mời thầu trong quy trình. Thông báo mời thầu (E-TBMT) là thông báo phát hành hồ sơ mời thầu để nhà thầu chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu. Sau khi có kết quả, chủ đầu tư đăng tải kết quả lựa chọn nhà thầu — một loại thông tin khác. Điền nhầm loại biểu mẫu hoặc nhầm bước trong quy trình sẽ dẫn tới phải hủy và làm lại, ảnh hưởng tiến độ gói thầu.
Với đa số gói thầu thông dụng áp dụng đấu thầu rộng rãi qua mạng theo phương thức một giai đoạn, quy trình đi thẳng từ đăng tải thông báo mời thầu kèm hồ sơ mời thầu đến đóng thầu và mở thầu, không qua bước mời quan tâm hay sơ tuyển. Việc xác định đúng gói thầu có hay không có bước sơ tuyển, mời quan tâm phải được quyết định ngay từ kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
Vì sao tính nhất quán giữa thông báo, kế hoạch và hồ sơ mời thầu lại quan trọng
Thông báo mời thầu không phải một văn bản độc lập mà là một mắt xích trong chuỗi: kế hoạch lựa chọn nhà thầu → thông báo mời thầu → hồ sơ mời thầu. Ba tài liệu này phải nhất quán về tên gói thầu, giá gói thầu, hình thức, phương thức và các mốc thời gian. Khi nhà thầu tra cứu, họ đọc thông báo để nắm mốc thời gian và loại gói thầu, rồi tải hồ sơ mời thầu để chuẩn bị. Nếu thông báo ghi một đằng, hồ sơ mời thầu ghi một nẻo, nhà thầu sẽ gửi hàng loạt yêu cầu làm rõ, hoặc chuẩn bị hồ sơ sai hướng dẫn tới bị loại — cả hai đều bất lợi cho tính cạnh tranh của gói thầu.
Đó là lý do khâu rà soát trước khi công khai — với ba bộ checklist pháp lý, nghiệp vụ, kỹ thuật ở trên — không nên bị bỏ qua vì áp lực tiến độ. Một vài phút đối chiếu chéo giữa thông báo, kế hoạch và hồ sơ mời thầu giúp tránh việc phải sửa đổi, gia hạn hoặc hủy thông báo về sau. Sau khi công khai đúng và đủ, bên mời thầu chuyển sang tiếp nhận, mở và đánh giá hồ sơ dự thầu; toàn bộ hành trình được đặt trong bức tranh chung tại bài quy trình thực hành đấu thầu qua mạng cho bên mời thầu và nhà thầu.
Văn bản sử dụng trong bài
- Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (sửa đổi, bổ sung theo Luật số 57/2024/QH15 và Luật số 90/2025/QH15): Điều 7; Điều 8; khoản 1 Điều 45.
- Nghị định số 214/2025/NĐ-CP: Điều 28 (thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu).
- Thông tư số 79/2025/TT-BTC: Điều 17 (thông báo mời thầu, E-TBMT); các biểu mẫu, phụ lục kèm theo.
Các bảng và ví dụ trong bài là công cụ minh họa, rà soát; không phải mẫu chính thức và không thay thế biểu mẫu điện tử trên Hệ thống. Số liệu ví dụ là giả định. Hotline hỗ trợ nghiệp vụ: 0904.889.859 (Ms. Hoa).
