Trước mỗi lần nộp E-HSDT hay định kỳ hằng năm, nhà thầu nên kiểm tra xem đơn vị mình còn nghĩa vụ chi phí nào chưa hoàn thành, khoản nào đã được Hệ thống ghi nhận. Kiểm tra sớm giúp tránh bị tạm ngừng tài khoản đúng lúc cần giao dịch. Bài viết này hướng dẫn cách tra cứu tình trạng thanh toán, theo Nghị định số 214/2025/NĐ-CP.
Cơ sở pháp lý của việc kiểm tra: theo khoản 10 Điều 14 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, nếu hết thời hạn thanh toán mà nhà thầu không nộp thì tài khoản bị chuyển sang trạng thái tạm ngừng và không giao dịch được cho đến khi hoàn thành. Vì vậy, chủ động tra cứu là cách phòng ngừa.
Tên menu, tên trạng thái cụ thể lấy theo giao diện hiện hành của Hệ thống; bài viết không tự đặt tên. Kiểm tra nội dung: 30/7/2026.
Chuẩn bị trước khi tra cứu
- Đăng nhập đúng tổ chức (đúng tài khoản của đơn vị, không nhầm sang đơn vị khác);
- Đúng vai trò có quyền xem thông tin chi phí;
- Xác định khoản cần kiểm tra: chi phí duy trì (định kỳ) hay chi phí nộp E-HSDT (theo gói).
Các bước tra cứu tình trạng thanh toán
- Vào khu vực thông tin tài khoản/khu vực quản lý chi phí của tổ chức trên Hệ thống;
- Xem danh sách nghĩa vụ chi phí của đơn vị;
- Đối chiếu từng khoản với trạng thái Hệ thống ghi nhận;
- Đối chiếu mã khoản thu, số tiền và thời gian với chứng từ đã nộp;
- Xuất hoặc lưu bằng chứng (ảnh màn hình đã che dữ liệu nhạy cảm, chứng từ).
Nếu có khoản hiển thị chưa hoàn thành, đối chiếu xem đã thanh toán chưa; trường hợp đã thanh toán nhưng vẫn ghi nhận nợ, xem bài đã thanh toán nhưng Hệ thống vẫn ghi nhận nợ chi phí.
Hiểu các nhóm trạng thái nghĩa vụ
Trạng thái nghĩa vụ chi phí thường thuộc một trong các nhóm: chưa thanh toán, đang xử lý, đã được ghi nhận và có thể có quá hạn (nếu Hệ thống hiển thị). Tên gọi cụ thể của từng trạng thái lấy theo giao diện hiện hành. Cần đối chiếu trạng thái với thực tế đã thanh toán để phát hiện sớm sai lệch.
Khi phát hiện sai lệch
- Lưu lại bằng chứng: chứng từ, biên lai, ảnh trạng thái (đã che tài khoản, mã số thuế, mã giao dịch);
- Đối chiếu mã khoản thu, tổ chức nộp, số tiền, thời gian;
- Nếu là giao dịch mới, có thể Hệ thống cần thời gian ghi nhận; nếu quá thời gian hợp lý mà chưa cập nhật, chuẩn bị hồ sơ đối soát.
Dấu hiệu đã kiểm tra xong
- Đã xem đầy đủ danh sách nghĩa vụ của đơn vị;
- Mỗi khoản đối chiếu được với chứng từ;
- Không còn khoản quá hạn ngoài dự kiến;
- Đã lưu bằng chứng cho các khoản quan trọng.
Để không bỏ lỡ nghĩa vụ chi phí, tài khoản và phân quyền cần được thiết lập đúng. Trường hợp cần hỗ trợ thiết lập, quản lý tài khoản tổ chức, tham khảo dịch vụ tạo tài khoản mạng đấu thầu quốc gia. Liên hệ Hotline 0904.889.859 (Ms.Hoa). Danh mục các khoản chi phí xem bài các khoản chi phí khi sử dụng Hệ thống; tổng hợp hướng dẫn xem trung tâm hỗ trợ đấu thầu qua mạng.
Vì sao nên kiểm tra định kỳ, không chỉ khi cần nộp
Nhiều đơn vị chỉ kiểm tra chi phí khi sắp nộp E-HSDT, dẫn tới bị động nếu phát hiện tài khoản đang tạm ngừng do quên chi phí duy trì. Nên đưa việc kiểm tra nghĩa vụ chi phí vào lịch định kỳ (đầu mỗi năm cho chi phí duy trì, và trước mỗi lần dự thầu cho chi phí nộp hồ sơ), giao cho một người phụ trách theo dõi. Kiểm tra sớm giúp còn thời gian xử lý nếu có sai lệch giữa thực tế thanh toán và trạng thái Hệ thống ghi nhận.
Văn bản sử dụng trong bài
- Nghị định số 214/2025/NĐ-CP: khoản 9 Điều 14 (các khoản chi phí), khoản 10 Điều 14 (tạm ngừng tài khoản nếu không nộp đúng hạn).
Nội dung mang tính hướng dẫn tham khảo; giao diện quản lý chi phí trên Hệ thống có thể thay đổi. Kiểm tra nội dung: 30/7/2026.
