Buổi bàn giao bị lùi lại hai tuần, không phải vì công trình chưa xong. Phần xây dựng đã hoàn thiện, biên bản nghiệm thu hoàn thành đã ký đủ chữ ký, nhưng khi bên tiếp nhận rà lại tập hồ sơ thì thiếu văn bản chấp thuận đấu nối hạ tầng kỹ thuật, thiếu danh mục bản vẽ kèm theo bộ bản vẽ hoàn công, thiếu chứng nhận hợp quy của một lô thiết bị lắp đặt vào công trình. Không có lỗi kỹ thuật nào, nhưng hồ sơ chưa đủ thì chưa bàn giao được, và dòng tiền quyết toán cũng dừng theo.
Tình huống này lặp lại ở rất nhiều dự án vì một lý do đơn giản: hồ sơ hoàn thành công trình không phải là việc “gom giấy tờ cuối dự án”, mà là một danh mục có cấu trúc pháp lý rõ ràng, trải dài từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến khi nghiệm thu xong. Từ ngày 01/7/2026, danh mục này được quy định tại Điều 28 và Phụ lục VII Nghị định 207/2026/NĐ-CP ngày 15/6/2026 của Chính phủ quy định chi tiết một số nội dung về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình xây dựng.
Bài viết này đóng vai trò checklist thực hành: hồ sơ hoàn thành công trình là gì, lập ở thời điểm nào, ai chịu trách nhiệm về phần nào, ba nhóm thành phần theo Phụ lục VII gồm những gì, yêu cầu về bản gốc và bản sao điện tử, cách phân biệt với hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng công trình theo Phụ lục X, và những lỗi khiến hồ sơ bị trả lại khi bàn giao. Bối cảnh pháp lý tổng thể của nghị định này được trình bày trong bài Nghị định 207/2026/NĐ-CP về quản lý chất lượng công trình.
Hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng là gì
Theo khoản 1 Điều 28 Nghị định 207/2026/NĐ-CP, chủ đầu tư phải tổ chức lập hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng sau khi tổ chức nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình xây dựng, theo danh mục quy định tại Phụ lục VII của nghị định, và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của hồ sơ này.
Định nghĩa ngắn gọn cho người làm hiện trường: hồ sơ hoàn thành công trình là bộ hồ sơ tổng hợp toàn bộ vòng đời đầu tư xây dựng của công trình, chứng minh công trình được đầu tư đúng chủ trương, thiết kế đúng quy trình, thi công đúng thiết kế và nghiệm thu đúng quy định. Nó không chỉ gồm giấy tờ thi công. Nhìn vào cấu trúc Phụ lục VII sẽ thấy rõ: nhóm đầu tiên bắt đầu từ quyết định chủ trương đầu tư, tức là từ thời điểm công trình còn chưa có bản vẽ nào.
Hai đặc điểm khiến bộ hồ sơ này khác với các tập tài liệu khác trên công trường:
- Tính tổng hợp: hồ sơ hoàn thành gom cả ba trục — pháp lý đầu tư và hợp đồng, khảo sát và thiết kế, quản lý thi công — trong khi hồ sơ nghiệm thu công việc hay hồ sơ hiện trường chỉ phản ánh một lát cắt.
- Tính chứng minh: đây là bộ tài liệu để trả lời câu hỏi “căn cứ vào đâu khẳng định công trình đủ điều kiện đưa vào sử dụng”, nên mỗi thành phần phải tra được, khớp được với thành phần khác, không mâu thuẫn nhau về mốc thời gian.
Về ngôn ngữ, khoản 2 Điều 28 quy định các văn bản, tài liệu, thành phần hồ sơ hoàn thành công trình phải được lập bằng tiếng Việt. Trường hợp chủ đầu tư hoặc các chủ thể tham gia hoạt động xây dựng công trình có yếu tố nước ngoài thì ngôn ngữ sử dụng do các bên thỏa thuận thêm trong văn bản, tài liệu, hồ sơ là tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài khác. Nghĩa là bản tiếng Việt là bắt buộc, bản ngoại ngữ là phần thỏa thuận thêm chứ không thay thế.
Thời điểm tổ chức lập hồ sơ hoàn thành
Đây là điểm nhiều đơn vị hiểu chưa chính xác. Khoản 1 Điều 28 xác định mốc rất rõ: chủ đầu tư tổ chức lập hồ sơ hoàn thành sau khi tổ chức nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình xây dựng. Tức là công tác nghiệm thu hoàn thành theo Điều 24 phải diễn ra trước, hồ sơ hoàn thành là bước tập hợp, hệ thống hóa sau đó.
Nhưng “lập sau” không đồng nghĩa với “làm sau”. Phần lớn thành phần trong Phụ lục VII là tài liệu phát sinh trong quá trình thực hiện dự án và chỉ có giá trị nếu được lập đúng thời điểm phát sinh: biên bản nghiệm thu công việc phải lập trước khi che lấp, kết quả thí nghiệm phải có trước khi đưa vật liệu vào sử dụng, nhật ký thi công phải ghi theo ngày. Khoản 8 Điều 15 Nghị định 207/2026/NĐ-CP nêu thẳng nguyên tắc này: hồ sơ quản lý chất lượng của các công việc xây dựng phải phù hợp với thời gian thực hiện thực tế tại công trường.
Cách hiểu đúng vì vậy là: tài liệu được tạo ra liên tục trong suốt quá trình, việc “lập hồ sơ hoàn thành” là thao tác tập hợp và kiểm tra tính đầy đủ ở cuối. Nếu để đến khi nghiệm thu xong mới bắt đầu đi tìm tài liệu thì việc bổ sung hồi tố vừa mất thời gian vừa dễ tạo ra mâu thuẫn ngày tháng giữa các văn bản.
Trước mốc lập hồ sơ, cần lưu ý các điều kiện nghiệm thu hoàn thành tại khoản 1 Điều 24: các công việc xây dựng đã được thi công đầy đủ theo hồ sơ thiết kế được phê duyệt; công tác nghiệm thu công việc, bộ phận, giai đoạn trong quá trình thi công được thực hiện đầy đủ theo Điều 22 và Điều 23; kết quả thí nghiệm, quan trắc, kiểm tra, kiểm định, thử nghiệm, chạy thử bảo đảm yêu cầu kỹ thuật theo thiết kế; tuân thủ quy định pháp luật về phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ, bảo vệ môi trường trong thi công và pháp luật chuyên ngành khác có liên quan. Bốn điều kiện này cũng chính là bốn nhóm bằng chứng phải hiện diện trong bộ hồ sơ.
Lập một bộ chung hay lập riêng từng hạng mục
Khoản 3 Điều 28 cho phép lựa chọn theo thực tế khai thác. Hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng được lập một lần chung cho toàn bộ dự án đầu tư xây dựng công trình nếu các công trình, hạng mục công trình thuộc dự án được đưa vào khai thác, sử dụng cùng một thời điểm. Trường hợp các công trình, hạng mục công trình của dự án được đưa vào khai thác, sử dụng ở thời điểm khác nhau thì có thể lập hồ sơ hoàn thành riêng cho từng công trình, hạng mục công trình đó.
Với dự án nhiều hạng mục bàn giao theo đợt — khu đô thị, nhà máy nhiều phân xưởng, trường học có khối chức năng đưa vào dùng sớm — nên xác định phương án tách hồ sơ ngay từ đầu và thiết kế mã hồ sơ theo hạng mục. Tách muộn thường dẫn đến tình trạng một biên bản dùng chung cho nhiều hạng mục, đến lúc bàn giao từng phần thì không tách được.
Chủ thể chịu trách nhiệm về hồ sơ hoàn thành
Nghị định 207/2026/NĐ-CP phân trách nhiệm theo nguyên tắc “ai lập thì chịu trách nhiệm về phần mình lập, chủ đầu tư chịu trách nhiệm tổ chức và về tính chính xác, trung thực của cả bộ hồ sơ”.
Khoản 1 Điều 28 quy định hai vế song song: chủ đầu tư tổ chức lập hồ sơ và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của hồ sơ này; các nhà thầu tham gia hoạt động xây dựng công trình chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của các thành phần hồ sơ do mình lập. Đây là điểm cần nhấn mạnh trong nội bộ dự án, vì thực tế nhiều nhà thầu vẫn coi hồ sơ là “việc của ban quản lý dự án”.
Bổ trợ cho vế nhà thầu là khoản 17 Điều 15: nhà thầu thi công xây dựng có trách nhiệm tổ chức lập và lưu trữ hồ sơ quản lý thi công xây dựng công trình đối với phần việc do mình thực hiện. Kết hợp với khoản 13 Điều 15 (lập nhật ký thi công xây dựng công trình và bản vẽ hoàn công theo quy định tại Phụ lục II Nghị định này), có thể thấy nhà thầu thi công là chủ thể tạo ra khối lượng tài liệu lớn nhất trong nhóm hồ sơ thi công của Phụ lục VII.
Việc chủ đầu tư nghiệm thu không làm giảm trách nhiệm của nhà thầu. Khoản 3 Điều 4 Nghị định 207/2026/NĐ-CP nêu rõ nhà thầu chịu trách nhiệm trực tiếp, toàn diện trước pháp luật, trước chủ đầu tư và trước nhà thầu chính nếu là nhà thầu phụ; nhà thầu chính chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư về công việc do nhà thầu phụ thực hiện; việc nghiệm thu của chủ đầu tư không thay thế và không làm giảm trách nhiệm của nhà thầu. Áp vào hồ sơ: một biên bản đã được chủ đầu tư ký nghiệm thu vẫn không “rửa” được sai lệch số liệu do nhà thầu lập ra trong biên bản đó.
Ba nhóm hồ sơ theo Phụ lục VII
Phụ lục VII Nghị định 207/2026/NĐ-CP tổ chức danh mục hồ sơ hoàn thành thành ba phần lớn, đặt theo trình tự vòng đời dự án: hồ sơ chuẩn bị đầu tư xây dựng và hợp đồng; hồ sơ khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng công trình; hồ sơ quản lý thi công xây dựng công trình. Nắm ba nhóm này là nắm được xương sống của bộ hồ sơ, vì mỗi nhóm gắn với một giai đoạn khác nhau và do những chủ thể khác nhau tạo ra.
Nhóm A — Hồ sơ chuẩn bị đầu tư xây dựng và hợp đồng
Đây là nhóm trả lời câu hỏi “công trình này được phép làm trên cơ sở nào”. Thành phần chính gồm quyết định chủ trương đầu tư xây dựng và báo cáo nghiên cứu tiền khả thi (nếu có); quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình kèm báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc báo cáo kinh tế – kỹ thuật; nhiệm vụ thiết kế và các văn bản thẩm định, tham gia ý kiến của cơ quan liên quan trong thẩm định dự án và thiết kế cơ sở.
Tiếp đó là nhóm giấy tờ về đất và mặt bằng: phương án đền bù giải phóng mặt bằng và xây dựng tái định cư (nếu có); quyết định giao đất, cho thuê đất của cơ quan có thẩm quyền hoặc hợp đồng thuê đất đối với trường hợp không được cấp đất; giấy phép xây dựng, trừ những trường hợp được miễn giấy phép xây dựng.
Phụ lục VII cũng yêu cầu tập hợp các văn bản của tổ chức, cơ quan nhà nước có thẩm quyền (nếu có) về thỏa thuận quy hoạch; thỏa thuận hoặc chấp thuận sử dụng, đấu nối với công trình kỹ thuật bên ngoài hàng rào; đánh giá tác động môi trường; bảo đảm an toàn giao thông, an toàn cho công trình lân cận và các văn bản khác có liên quan. Đây chính là nhóm hay thiếu nhất, vì nó thường nằm rải rác ở bộ phận chuẩn bị đầu tư chứ không ở ban điều hành công trường.
Khép lại nhóm A là phần lựa chọn nhà thầu và hợp đồng: quyết định chỉ định thầu hoặc phê duyệt kết quả lựa chọn các nhà thầu, hợp đồng xây dựng giữa chủ đầu tư với các nhà thầu, các tài liệu chứng minh năng lực của nhà thầu theo quy định, và các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư xây dựng.
Nhóm B — Hồ sơ khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng công trình
Nhóm này chứng minh “công trình được thiết kế trên cơ sở dữ liệu khảo sát nào và thiết kế đã qua thủ tục gì”. Về khảo sát, Phụ lục VII yêu cầu có nhiệm vụ khảo sát, phương án kỹ thuật khảo sát và báo cáo kết quả khảo sát xây dựng; kèm theo văn bản phê duyệt báo cáo kết quả khảo sát xây dựng đối với trường hợp không phê duyệt trực tiếp lên báo cáo khảo sát.
Về thiết kế, cần có kết quả thẩm tra, thẩm định thiết kế xây dựng và quyết định phê duyệt thiết kế xây dựng công trình, kèm theo hồ sơ thiết kế xây dựng công trình đã được phê duyệt (có danh mục bản vẽ kèm theo) và chỉ dẫn kỹ thuật; văn bản thông báo chấp thuận nghiệm thu thiết kế xây dựng công trình; cùng các văn bản, tài liệu, hồ sơ khác có liên quan đến giai đoạn khảo sát, thiết kế.
Chi tiết dễ bị bỏ qua trong nhóm B là cụm từ “có danh mục bản vẽ kèm theo”. Một tập bản vẽ dày nhưng không có danh mục để đối chiếu số hiệu, số tờ, lần sửa đổi thì bên tiếp nhận rất khó xác nhận đủ. Danh mục bản vẽ nên lập song song với việc đóng tập, không nên làm sau.
Nhóm C — Hồ sơ quản lý thi công xây dựng công trình
Đây là nhóm lớn nhất, sinh ra hằng ngày tại công trường, và cũng là nhóm quyết định thời gian hoàn tất bộ hồ sơ. Có thể chia thành bốn tuyến nhỏ để dễ kiểm soát.
Tuyến thay đổi thiết kế và bản vẽ hoàn công: danh mục các thay đổi thiết kế trong quá trình thi công xây dựng công trình cùng các văn bản thẩm định, phê duyệt của cấp có thẩm quyền; bản vẽ hoàn công có danh mục bản vẽ kèm theo. Cách lập và đóng dấu bản vẽ hoàn công theo Phụ lục II Nghị định 207/2026/NĐ-CP; nội dung này được trình bày kỹ trong bài hồ sơ hoàn công công trình xây dựng gồm những gì.
Tuyến kiểm soát chất lượng vật liệu, thiết bị: các kế hoạch, biện pháp kiểm tra, kiểm soát chất lượng thi công xây dựng công trình; các chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa, nhãn mác hàng hóa, tài liệu công bố tiêu chuẩn áp dụng đối với sản phẩm, hàng hóa; chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy, thông báo tiếp nhận hồ sơ công bố hợp quy của cơ quan chuyên ngành; chứng nhận hợp chuẩn (nếu có) theo quy định của Luật Chất lượng sản phẩm hàng hóa; hồ sơ quản lý chất lượng của thiết bị lắp đặt vào công trình.
Tuyến thí nghiệm, quan trắc và nghiệm thu: các kết quả quan trắc (nếu có), đo đạc, thí nghiệm trong quá trình thi công; các biên bản nghiệm thu công việc xây dựng, nghiệm thu bộ phận hoặc giai đoạn công trình (nếu có); các kết quả thí nghiệm đối chứng, kiểm định chất lượng công trình, thử nghiệm khả năng chịu lực kết cấu xây dựng (nếu có); biên bản nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình xây dựng.
Tuyến văn bản chấp thuận chuyên ngành và xử lý phát sinh: văn bản thỏa thuận, chấp thuận, xác nhận của các tổ chức, cơ quan nhà nước có thẩm quyền (nếu có) về di dân vùng lòng hồ và khảo sát di tích lịch sử, văn hóa; an toàn phòng cháy, chữa cháy; an toàn môi trường; an toàn lao động, an toàn vận hành hệ thống thiết bị công trình, thiết bị công nghệ; thực hiện giấy phép xây dựng đối với trường hợp phải có giấy phép; cho phép đấu nối với công trình hạ tầng kỹ thuật và các công trình khác có liên quan. Cùng nhóm này còn có hồ sơ giải quyết sự cố công trình (nếu có) và phụ lục các tồn tại cần sửa chữa, khắc phục (nếu có) sau khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng.
Nhóm C khép lại bằng nhóm tài liệu liên quan đến khâu kiểm tra của cơ quan nhà nước: văn bản của cơ quan chuyên môn về xây dựng, quản lý phát triển đô thị về việc hoàn thành các công trình hạ tầng kỹ thuật có liên quan của dự án theo kế hoạch xây dựng nêu tại báo cáo nghiên cứu khả thi đã được thẩm định, phê duyệt; văn bản thông báo của cơ quan có thẩm quyền quy định tại khoản 4 Điều 57 Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 (nếu có); các hồ sơ, tài liệu có liên quan trong quá trình thực hiện kiểm tra công tác nghiệm thu; và các hồ sơ, văn bản, tài liệu khác có liên quan trong giai đoạn thi công xây dựng và nghiệm thu công trình xây dựng. Ngoài ra, quy trình vận hành, khai thác công trình (nếu có) và quy trình bảo trì công trình cũng thuộc danh mục nhóm này.
Checklist rà soát hồ sơ hoàn thành theo Phụ lục VII
Bảng dưới đây diễn giải danh mục Phụ lục VII thành các đầu mục kiểm tra, gom nhóm để dùng được ngay khi rà soát trước bàn giao. Cột “điểm dễ thiếu” ghi lại các lỗi hay gặp trong thực tế. Đây là công cụ rà soát, khi áp dụng cho một công trình cụ thể vẫn cần đối chiếu lại nguyên văn Phụ lục VII và đặc thù pháp luật chuyên ngành của công trình đó.
| Mã | Đầu mục cần có | Điểm dễ thiếu |
|---|---|---|
| A1 | Chủ trương đầu tư, quyết định phê duyệt dự án, báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc báo cáo kinh tế – kỹ thuật | Thiếu bản phê duyệt điều chỉnh dự án |
| A2 | Nhiệm vụ thiết kế, văn bản thẩm định và ý kiến cơ quan liên quan về dự án, thiết kế cơ sở | Chỉ lưu quyết định, không lưu văn bản thẩm định |
| A3 | Phương án đền bù giải phóng mặt bằng, tái định cư (nếu có) | Bỏ qua vì cho rằng không thuộc hồ sơ kỹ thuật |
| A4 | Quyết định giao đất, cho thuê đất hoặc hợp đồng thuê đất | Bản sao không hợp pháp hóa |
| A5 | Giấy phép xây dựng (trừ trường hợp được miễn) | Thiếu giấy phép điều chỉnh |
| A6 | Văn bản thỏa thuận quy hoạch, đấu nối ngoài hàng rào, môi trường, an toàn giao thông, an toàn công trình lân cận | Nhóm thiếu nhiều nhất khi bàn giao |
| A7 | Kết quả lựa chọn nhà thầu, hợp đồng xây dựng, tài liệu chứng minh năng lực nhà thầu | Thiếu phụ lục hợp đồng, thiếu hồ sơ năng lực thầu phụ |
| B1 | Nhiệm vụ khảo sát, phương án kỹ thuật khảo sát, báo cáo kết quả khảo sát | Thiếu nhiệm vụ khảo sát bổ sung |
| B2 | Văn bản phê duyệt báo cáo kết quả khảo sát (nếu không phê duyệt trực tiếp lên báo cáo) | Không xác định được hình thức phê duyệt |
| B3 | Kết quả thẩm tra, thẩm định thiết kế; quyết định phê duyệt thiết kế kèm hồ sơ thiết kế đã duyệt và chỉ dẫn kỹ thuật | Thiếu chỉ dẫn kỹ thuật, thiếu danh mục bản vẽ |
| B4 | Văn bản thông báo chấp thuận nghiệm thu thiết kế xây dựng công trình | Nhầm với biên bản nghiệm thu nội bộ |
| C1 | Danh mục thay đổi thiết kế trong thi công kèm văn bản thẩm định, phê duyệt của cấp có thẩm quyền | Có thay đổi thực tế nhưng không có danh mục tổng hợp |
| C2 | Bản vẽ hoàn công (có danh mục bản vẽ kèm theo) | Không cập nhật theo thay đổi, thiếu danh mục |
| C3 | Kế hoạch, biện pháp kiểm tra, kiểm soát chất lượng thi công | Không có bản được chủ đầu tư chấp thuận |
| C4 | Chứng từ xuất xứ, nhãn mác, công bố tiêu chuẩn áp dụng, chứng nhận và công bố hợp quy, chứng nhận hợp chuẩn (nếu có) | Chứng từ không truy được về lô vật liệu đã dùng |
| C5 | Kết quả quan trắc (nếu có), đo đạc, thí nghiệm trong quá trình thi công | Ngày thí nghiệm sau ngày thi công |
| C6 | Biên bản nghiệm thu công việc xây dựng, nghiệm thu bộ phận hoặc giai đoạn (nếu có) | Thiếu biên bản công việc bị che khuất |
| C7 | Kết quả thí nghiệm đối chứng, kiểm định chất lượng, thử nghiệm khả năng chịu lực kết cấu (nếu có) | Có yêu cầu nhưng không lưu kết quả |
| C8 | Hồ sơ quản lý chất lượng của thiết bị lắp đặt vào công trình | Chỉ có catalogue, thiếu hồ sơ chất lượng |
| C9 | Quy trình vận hành, khai thác (nếu có); quy trình bảo trì công trình | Chưa lập quy trình bảo trì tại thời điểm bàn giao |
| C10 | Văn bản chấp thuận chuyên ngành: phòng cháy chữa cháy, môi trường, an toàn lao động, vận hành thiết bị, đấu nối hạ tầng, thực hiện giấy phép xây dựng | Thiếu văn bản của một chuyên ngành |
| C11 | Hồ sơ giải quyết sự cố công trình (nếu có) | Xử lý xong nhưng không lập hồ sơ |
| C12 | Phụ lục các tồn tại cần sửa chữa, khắc phục (nếu có) sau khi đưa vào sử dụng | Nghiệm thu có điều kiện nhưng không có phụ lục tồn tại |
| C13 | Biên bản nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình xây dựng | Thiếu chữ ký của một thành phần theo khoản 6 Điều 24 |
| C14 | Văn bản thông báo của cơ quan có thẩm quyền và tài liệu trong quá trình kiểm tra công tác nghiệm thu (nếu có) | Chỉ lưu bản điện tử, không lưu bản gốc |
Nhóm A6 và C10 là hai ô hay để trống nhất trên bảng rà soát, vì tài liệu nằm ở nhiều đầu mối ngoài công trường. Với nhóm giấy tờ pháp lý đầu vào như thông báo khởi công, giấy phép xây dựng và dữ liệu công trình, trình tự thực hiện và các mốc phải nộp được trình bày trong bài thông báo khởi công, giấy phép xây dựng và dữ liệu công trình.
Hồ sơ bản gốc và bản sao điện tử
Khoản 4 Điều 28 Nghị định 207/2026/NĐ-CP đặt ra ba yêu cầu về lưu trữ mà nhiều dự án chưa chuẩn bị kịp.
Thứ nhất, về số bộ và người giữ: chủ đầu tư tổ chức lập và lưu trữ một bộ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng; các chủ thể tham gia hoạt động đầu tư xây dựng công trình lưu trữ các hồ sơ liên quan đến phần việc do mình thực hiện. Như vậy hồ sơ hoàn thành không “biến mất” khỏi nhà thầu sau khi nộp cho chủ đầu tư — mỗi bên vẫn giữ phần của mình.
Thứ hai, về hình thức: hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng phải được lưu trữ bằng bản gốc và bản sao điện tử theo quy định của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Trường hợp không có bản gốc thì được thay thế bằng bản chính hoặc bản sao hợp pháp. Đây là điểm cần lưu ý khi lập kế hoạch số hóa: bản scan không thay thế bản gốc, hai hình thức tồn tại song song.
Thứ ba, về định dạng: đối với các thành phần hồ sơ thuộc danh mục tài liệu phải cập nhật lên cơ sở dữ liệu quốc gia về hoạt động xây dựng, định dạng của các tài liệu này phải tuân thủ quy định của Chính phủ về điều kiện năng lực hoạt động xây dựng, hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu quốc gia về hoạt động xây dựng. Thực tế nghĩa là: quét tài liệu tùy tiện mỗi bộ phận một kiểu sẽ phải làm lại. Nên thống nhất quy ước đặt tên tệp, độ phân giải, định dạng và cấu trúc thư mục ngay từ khi khởi công, gắn mã tệp theo đúng mã đầu mục trong danh mục Phụ lục VII.
Phân biệt với hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng công trình
Đây là chỗ nhầm lẫn phổ biến nhất và cũng là nội dung dễ gây tranh cãi khi bàn giao. Nghị định 207/2026/NĐ-CP quy định hai bộ hồ sơ khác nhau: hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng theo Điều 28 và Phụ lục VII; hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng công trình xây dựng theo khoản 5 Điều 30 và Phụ lục X. Hai bộ có phần trùng nhau về thành phần nhưng khác nhau về mục đích, thời điểm, người giữ và cách dùng.
Theo khoản 5 Điều 30, chủ đầu tư tổ chức lập 01 bộ hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng công trình xây dựng theo quy định tại Phụ lục X, bàn giao cho chủ sở hữu hoặc chủ quản lý, sử dụng công trình khi tổ chức bàn giao hạng mục công trình, công trình xây dựng; thời hạn lưu trữ hồ sơ này theo quy định tại khoản 2 Điều 42 Luật Xây dựng số 135/2025/QH15.
| Tiêu chí | Hồ sơ hoàn thành công trình (Phụ lục VII) | Hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng (Phụ lục X) |
|---|---|---|
| Căn cứ | Điều 28 và Phụ lục VII Nghị định 207/2026/NĐ-CP | Khoản 5 Điều 30 và Phụ lục X Nghị định 207/2026/NĐ-CP |
| Mục đích | Chứng minh toàn bộ quá trình đầu tư, thiết kế, thi công và nghiệm thu là hợp lệ | Cung cấp thông tin để vận hành, khai thác và bảo trì công trình sau khi đưa vào sử dụng |
| Thời điểm | Lập sau khi tổ chức nghiệm thu hoàn thành | Lập và bàn giao khi tổ chức bàn giao công trình |
| Ai lập | Chủ đầu tư tổ chức lập, các nhà thầu lập phần việc của mình | Chủ đầu tư tổ chức lập 01 bộ |
| Ai lưu | Chủ đầu tư lưu 01 bộ; mỗi chủ thể lưu phần việc của mình | Chủ sở hữu hoặc chủ quản lý, sử dụng công trình |
| Phạm vi | Rộng: pháp lý đầu tư, hợp đồng, khảo sát, thiết kế, toàn bộ hồ sơ thi công và nghiệm thu | Hẹp hơn: tài liệu cần cho vận hành, bảo trì, xử lý sự cố |
| Dùng cho việc gì | Kiểm tra công tác nghiệm thu, quyết toán, thanh tra, kiểm toán, giải trình về sau | Lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa, thay thế thiết bị, đánh giá an toàn công trình |
Đọc kỹ Phụ lục X sẽ thấy điểm giao nhau: bản vẽ hoàn công, hồ sơ quản lý chất lượng thiết bị lắp đặt vào công trình, quy trình vận hành và quy trình bảo trì, hồ sơ giải quyết sự cố (nếu có), biên bản nghiệm thu hoàn thành kèm phụ lục tồn tại xuất hiện ở cả hai danh mục. Nhưng Phụ lục X còn có những thành phần mang tính khai thác mà Phụ lục VII không nhấn: hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công đã được chủ đầu tư xác nhận kèm danh mục bản vẽ và các thay đổi thiết kế; danh mục các thiết bị, phụ tùng, vật tư dự trữ thay thế; các hồ sơ, tài liệu khác phục vụ bảo trì và quản lý, sử dụng công trình.
Sai lầm thường gặp là chủ đầu tư sao một bộ hồ sơ hoàn thành rồi giao cho đơn vị quản lý vận hành, coi như đã xong nghĩa vụ theo khoản 5 Điều 30. Hệ quả là đơn vị vận hành nhận một tập rất dày nhưng thiếu đúng thứ họ cần: danh mục vật tư dự trữ thay thế và quy trình bảo trì. Ở chiều ngược lại, có dự án chỉ lập bộ Phụ lục X rồi cho rằng không cần bộ Phụ lục VII — cách làm này bỏ trống nghĩa vụ tại Điều 28.
Cũng cần lưu ý khoản 2 Điều 30: trước khi bàn giao công trình xây dựng, nhà thầu thi công xây dựng và nhà thầu cung ứng thiết bị phải bàn giao cho chủ đầu tư các tài liệu bao gồm bản vẽ hoàn công, quy trình vận hành (nếu có), quy trình bảo trì công trình, danh mục các thiết bị, phụ tùng, vật tư dự trữ thay thế và các tài liệu cần thiết khác có liên quan. Đây là nguồn đầu vào để chủ đầu tư lập được bộ Phụ lục X, nên cần đưa thành điều khoản cụ thể trong hợp đồng thay vì nhắc miệng ở cuối dự án. Với trường hợp đưa công trình vào sử dụng từng phần, khoản 6 Điều 30 yêu cầu chủ đầu tư tổ chức lập hồ sơ quản lý thi công, lập và bàn giao hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng đối với phần công trình được đưa vào khai thác, sử dụng.
Bảng người lập, người ký và nơi lưu
Bảng dưới đây quy về ba câu hỏi thực dụng khi phân công: tài liệu này ai làm ra, ai ký xác nhận, và sau cùng nằm ở đâu. Nội dung mang tính định hướng tổ chức công việc; phân công cụ thể còn phụ thuộc hợp đồng xây dựng và mô hình quản lý dự án của từng chủ đầu tư.
| Nhóm tài liệu | Người lập | Người ký, xác nhận | Nơi lưu |
|---|---|---|---|
| Hồ sơ chuẩn bị đầu tư, hợp đồng (A) | Chủ đầu tư, ban quản lý dự án | Người có thẩm quyền quyết định đầu tư, chủ đầu tư | Chủ đầu tư |
| Khảo sát xây dựng (B1, B2) | Nhà thầu khảo sát | Chủ đầu tư phê duyệt | Chủ đầu tư và nhà thầu khảo sát |
| Thiết kế, chỉ dẫn kỹ thuật (B3, B4) | Nhà thầu thiết kế | Chủ đầu tư phê duyệt; cơ quan thẩm định theo thẩm quyền | Chủ đầu tư và nhà thầu thiết kế |
| Nhật ký thi công, bản vẽ hoàn công (C2) | Nhà thầu thi công | Nhà thầu thi công, tư vấn giám sát xác nhận | Chủ đầu tư và nhà thầu thi công |
| Vật liệu, thiết bị, thí nghiệm (C4, C5, C8) | Nhà thầu thi công, nhà thầu cung ứng, đơn vị thí nghiệm | Tư vấn giám sát, chủ đầu tư khi nghiệm thu | Chủ đầu tư và nhà thầu liên quan |
| Biên bản nghiệm thu công việc, bộ phận, giai đoạn (C6) | Nhà thầu thi công lập, giám sát cùng ký | Thành phần theo Điều 22, Điều 23 | Chủ đầu tư và nhà thầu thi công |
| Biên bản nghiệm thu hoàn thành (C13) | Chủ đầu tư tổ chức | Thành phần ký theo khoản 6 Điều 24 | Chủ đầu tư, các bên ký biên bản |
| Quy trình vận hành, bảo trì (C9) | Nhà thầu thiết kế, nhà thầu cung ứng thiết bị | Chủ đầu tư tiếp nhận | Chủ đầu tư; bàn giao cho đơn vị quản lý, sử dụng |
| Hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng (Phụ lục X) | Chủ đầu tư tổ chức lập | Chủ đầu tư và bên tiếp nhận khi bàn giao | Chủ sở hữu hoặc chủ quản lý, sử dụng |
Với vai trò tư vấn giám sát, phần lớn các ô ở cột “người ký, xác nhận” đều có mặt giám sát viên. Danh mục tài liệu mà vị trí này cần kiểm soát hằng ngày được liệt kê trong bài danh mục hồ sơ cần nắm khi làm tư vấn giám sát xây dựng.
Lỗi thường gặp khi bàn giao hồ sơ
- Lẫn hai bộ hồ sơ. Giao bản sao hồ sơ hoàn thành thay cho bộ hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng, hoặc ngược lại. Hai bộ có căn cứ và mục đích khác nhau, cần lập tách bạch.
- Thiếu danh mục bản vẽ kèm theo. Phụ lục VII nhắc yêu cầu này ở cả hồ sơ thiết kế đã phê duyệt và bản vẽ hoàn công, nhưng thực tế nhiều bộ hồ sơ chỉ có tập bản vẽ rời.
- Mâu thuẫn mốc thời gian. Ngày trên kết quả thí nghiệm sau ngày nghiệm thu công việc, ngày biên bản trước ngày nhật ký ghi nhận. Đây là lỗi khó sửa vì phải sửa dây chuyền nhiều tài liệu.
- Bỏ trống nhóm văn bản chấp thuận chuyên ngành. Phòng cháy chữa cháy, môi trường, đấu nối hạ tầng thường do bộ phận khác theo dõi và không được chuyển về đầu mối lưu hồ sơ.
- Không có phụ lục tồn tại khi nghiệm thu có điều kiện. Khoản 3 Điều 24 yêu cầu nêu rõ các tồn tại cần khắc phục và thời gian hoàn thành; thiếu phụ lục này thì bộ hồ sơ không phản ánh đúng trạng thái công trình.
- Chỉ có bản scan. Khoản 4 Điều 28 yêu cầu lưu trữ bằng bản gốc và bản sao điện tử; số hóa không thay thế được bản gốc.
- Nhà thầu không lưu phần của mình. Khoản 17 Điều 15 buộc nhà thầu thi công tổ chức lập và lưu trữ hồ sơ quản lý thi công đối với phần việc do mình thực hiện. Khi có tranh chấp hoặc kiểm tra về sau, việc không còn hồ sơ đặt nhà thầu vào thế bất lợi.
Cách phòng ngừa hiệu quả nhất không nằm ở khâu cuối. Nếu bảng checklist ở trên được mở ra từ tuần đầu thi công, gán người phụ trách cho từng mã đầu mục và rà lại hằng tháng, thì đến khi nghiệm thu hoàn thành, việc lập hồ sơ chỉ còn là đóng tập và kiểm tra chéo.
Lưu ý về chuyển tiếp
Trước ngày 01/7/2026, danh mục hồ sơ hoàn thành công trình được áp dụng theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP — văn bản này đã hết hiệu lực từ 01/7/2026 theo Điều 52 Nghị định 207/2026/NĐ-CP (cùng với các nghị định sửa đổi, bổ sung là Nghị định 35/2023/NĐ-CP, Nghị định 175/2024/NĐ-CP, Nghị định 14/2026/NĐ-CP và Nghị định 67/2026/NĐ-CP). Các biểu mẫu, danh mục và cách gọi tên nhóm hồ sơ lấy theo nghị định cũ cần được rà soát lại theo Phụ lục VII hiện hành.
Với công trình đang thi công vắt qua mốc 01/7/2026, việc xử lý hồ sơ đã lập trước đó cần đối chiếu quy định chuyển tiếp tại Điều 53 Nghị định 207/2026/NĐ-CP và điều kiện cụ thể của từng dự án, không nên áp dụng một cách máy móc cho mọi trường hợp.
Văn bản sử dụng trong bài
- Nghị định 207/2026/NĐ-CP ngày 15/6/2026 của Chính phủ, hiệu lực từ 01/7/2026: khoản 3 Điều 4; khoản 8, khoản 13, khoản 17 Điều 15; Điều 22, Điều 23; Điều 24; Điều 28; Điều 30; Điều 52; Điều 53.
- Phụ lục VII Nghị định 207/2026/NĐ-CP — Danh mục hồ sơ hoàn thành công trình.
- Phụ lục X Nghị định 207/2026/NĐ-CP — Danh mục hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng công trình xây dựng.
- Phụ lục II Nghị định 207/2026/NĐ-CP — Nhật ký thi công xây dựng công trình và bản vẽ hoàn công.
- Luật Xây dựng số 135/2025/QH15: khoản 2 Điều 42; khoản 4 Điều 57; Điều 58.
- Nghị định 06/2021/NĐ-CP (đã hết hiệu lực từ 01/7/2026 theo Điều 52 Nghị định 207/2026/NĐ-CP) — chỉ dùng để đối chiếu chuyển tiếp.
Nội dung trên mang tính hướng dẫn nghiệp vụ. Khi áp dụng cho một công trình cụ thể, đơn vị cần đối chiếu nguyên văn Phụ lục VII, quy mô và loại công trình, cùng pháp luật chuyên ngành có liên quan.
Nâng cao năng lực quản lý hồ sơ dự án
Lập hồ sơ hoàn thành đúng danh mục Phụ lục VII và tách bạch với hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng là kỹ năng tổ chức công việc, không chỉ là hiểu biết pháp lý. Viện Nghiên cứu Đào tạo Bồi dưỡng Cán bộ tổ chức các chương trình đào tạo, bồi dưỡng và cập nhật kiến thức về quản lý dự án, quản lý chất lượng thi công và nghiệp vụ hồ sơ cho chủ đầu tư, ban quản lý dự án, tư vấn giám sát và nhà thầu.
Học viên hoàn thành khóa học được cấp chứng nhận hoàn thành khóa học theo tên chương trình đã tham gia. Để được tư vấn lộ trình học hoặc tổ chức đào tạo theo yêu cầu tại đơn vị, anh/chị liên hệ hotline 0904 889 859.
