Mua sắm trực tiếp là gì? Điều kiện, quy trình và 16 tình huống theo Luật Đấu thầu

Mua sắm trực tiếp là hình thức lựa chọn nhà thầu cho phép chủ đầu tư mua thêm hàng hóa tương tự từ nhà thầu đã trúng thầu một gói thầu trước đó qua đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế, mà không phải tổ chức đấu thầu lại (Điều 25 Luật Đấu thầu). Chỉ được áp dụng khi đủ cả bốn điều kiện: nhà thầu đã trúng thầu qua đấu thầu rộng rãi hoặc hạn chế và đã ký hợp đồng; chỉ áp dụng một lần, khối lượng từng hạng mục nhỏ hơn 130% hạng mục tương ứng của hợp đồng trước; đơn giá không vượt đơn giá hợp đồng trước và phù hợp giá thị trường; từ ngày ký hợp đồng trước đến ngày phê duyệt kết quả mua sắm trực tiếp không quá 12 tháng. Mua sắm trực tiếp không có hạn mức giá, chỉ áp dụng cho hàng hóa, không yêu cầu bảo đảm dự thầu và không phải thẩm định hồ sơ yêu cầu, kết quả lựa chọn nhà thầu.

Một bệnh viện vừa mua 10 máy xét nghiệm qua đấu thầu rộng rãi, vài tháng sau khoa mới thành lập cần thêm 5 máy cùng loại. Một trường học mua bàn ghế đợt 1, học kỳ sau cần thêm cho các lớp mở mới. Tổ chức đấu thầu lại mất nhiều tháng, trong khi giá, chất lượng, nhà thầu đều vừa được kiểm chứng qua cạnh tranh. Mua sắm trực tiếp sinh ra cho đúng những trường hợp này.

Nhưng đây cũng là hình thức dễ bị áp dụng sai: dùng cho gói thầu trước là chào hàng cạnh tranh, mua đúng 130% khối lượng, tính 12 tháng sai mốc, lặp lại nhiều lần, hoặc tin rằng “mua sắm trực tiếp là mua dưới 50 triệu”. Bài viết này hướng dẫn đầy đủ mua sắm trực tiếp theo Luật Đấu thầu (đã sửa đổi, bổ sung bởi Luật 57/2024/QH15 và Luật 90/2025/QH15), Nghị định 214/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP) và Thông tư 134/2026/TT-BTC, kèm 16 tình huống có số liệu cụ thể.

Trả lời nhanh

• Áp dụng cho: gói thầu mua sắm hàng hóa tương tự, thuộc dự án, dự toán mua sắm của cùng chủ đầu tư hoặc chủ đầu tư khác.
• Gói thầu trước: nhà thầu trúng qua đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế, đã ký hợp đồng.
• Khối lượng: từng hạng mục nhỏ hơn 130% hạng mục tương ứng của hợp đồng trước (không tính tùy chọn mua thêm).
• Đơn giá: không vượt đơn giá hợp đồng trước và phù hợp giá thị trường khi hoàn thiện hợp đồng.
• Thời gian: từ ngày ký hợp đồng trước đến ngày phê duyệt kết quả mua sắm trực tiếp không quá 12 tháng.
• Số lần: một lần cho các hàng hóa của gói thầu, trong thời gian thực hiện dự án hoặc một năm ngân sách của dự toán mua sắm.
• Không cần: bảo đảm dự thầu; thẩm định hồ sơ yêu cầu và kết quả; bắt buộc đấu thầu trên Hệ thống.
• Vẫn phải: có trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu, lập và phê duyệt hồ sơ yêu cầu, đánh giá, phê duyệt và công khai kết quả, bảo đảm thực hiện hợp đồng (trừ trường hợp được miễn).

Cập nhật 01/10/2026: đã đối chiếu Luật Đấu thầu (Văn bản hợp nhất), Nghị định 214/2025/NĐ-CP theo Văn bản hợp nhất 36/2026/VBHN-NĐ-BTC (gồm sửa đổi của Nghị định 349/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ 09/9/2026) và Thông tư 134/2026/TT-BTC (hiệu lực từ 09/9/2026, thay Thông tư 80/2025/TT-BTC). Điều 82 về quy trình mua sắm trực tiếp không thuộc các điều được Nghị định 349 sửa đổi. Điểm thay đổi liên quan bài: Thông tư 134 không còn quy định chủ đầu tư chỉnh sửa mẫu hồ sơ yêu cầu cho gói mua sắm trực tiếp như Thông tư 80; khoản 2 Điều 35 (cập nhật tiến độ thực tế thực hiện hợp đồng) được sửa đổi; hạn mức chỉ định thầu tại khoản 4 Điều 78 (căn cứ miễn bảo đảm thực hiện hợp đồng) được nâng. Gói thầu đã phát hành hồ sơ yêu cầu trước ngày 09/9/2026 tiếp tục thực hiện theo quy định trước đó (khoản 2 Điều 27 Nghị định 349; khoản 1 Điều 7 Thông tư 134). Nghị định 24/2024/NĐ-CP đã hết hiệu lực.

Mua sắm trực tiếp là gì?

Mua sắm trực tiếp là một trong các hình thức lựa chọn nhà thầu của Luật Đấu thầu, thuộc nhóm hình thức “áp dụng theo điều kiện riêng” cùng với chỉ định thầu, lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt, đặt hàng. Khoản 1 Điều 25 Luật Đấu thầu: mua sắm trực tiếp được áp dụng đối với gói thầu mua sắm hàng hóa tương tự thuộc dự án, dự toán mua sắm của cùng một chủ đầu tư hoặc chủ đầu tư khác và đáp ứng các điều kiện tại khoản 2 Điều 25.

Bản chất của mua sắm trực tiếp là tái sử dụng kết quả cạnh tranh: giá, chất lượng hàng hóa và năng lực nhà thầu đã được sàng lọc qua một cuộc đấu thầu rộng rãi hoặc hạn chế còn “mới” (trong 12 tháng). Chủ đầu tư được mua thêm một lần với khối lượng giới hạn, đơn giá không cao hơn, mà không phải tổ chức lại toàn bộ quy trình đấu thầu.

Tài liệu dùng trong mua sắm trực tiếp là hồ sơ yêu cầu — toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, đàm phán giá, làm căn cứ để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất (khoản 22 Điều 4 Luật Đấu thầu). Không dùng hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu như đấu thầu rộng rãi.

Phân biệt với những khái niệm dễ nhầm

Căn cứ pháp lý hiện hành

Trong Văn bản hợp nhất Luật Đấu thầu, Điều 25 về mua sắm trực tiếp không có ghi chú sửa đổi bởi Luật 57/2024/QH15 hay Luật 90/2025/QH15. Quy trình chi tiết hiện áp dụng theo Điều 82 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, văn bản thay thế Nghị định 24/2024/NĐ-CP (đã hết hiệu lực); Điều 82 không thuộc các điều được Nghị định 349/2026/NĐ-CP sửa đổi.

Bốn điều kiện áp dụng mua sắm trực tiếp

Khoản 2 Điều 25 Luật Đấu thầu yêu cầu đáp ứng đủ bốn điều kiện. Thiếu một điều kiện là không được áp dụng.

Điều kiện a: gói thầu trước phải là đấu thầu rộng rãi hoặc hạn chế

Luật chỉ cho tái sử dụng kết quả của hai hình thức cạnh tranh đầy đủ nhất. Nếu gói trước chọn nhà thầu bằng chào hàng cạnh tranh, chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, đàm phán giá hay các hình thức khác, thì không có “nền” để mua sắm trực tiếp. Gói trước cũng phải đã ký hợp đồng — kết quả lựa chọn nhà thầu vừa phê duyệt nhưng chưa ký hợp đồng chưa đủ điều kiện.

Điều kiện “hàng hóa tương tự”

Mua sắm trực tiếp chỉ áp dụng cho gói thầu mua sắm hàng hóa. Gói xây lắp, dịch vụ phi tư vấn, dịch vụ tư vấn không thuộc phạm vi. Nhà thầu được đề nghị trúng thầu phải chào hàng hóa có cùng hãng sản xuất, xuất xứ, ký mã hiệu, nhãn hiệu với hàng hóa trúng thầu trước đó (điểm c khoản 5 Điều 82 Nghị định 214). Vì vậy “tương tự” trong thực tế nghĩa là cùng một sản phẩm, không phải “cùng loại, khác hãng”.

Điều kiện c: đơn giá — hai giới hạn cùng lúc

Nhiều đơn vị chỉ kiểm tra “không vượt đơn giá cũ” mà quên vế thứ hai: phù hợp giá thị trường tại thời điểm hoàn thiện hợp đồng. Khi giá thị trường của hàng hóa đã giảm (thiết bị điện tử, máy tính thường giảm giá theo thời gian), giữ nguyên đơn giá cũ là không phù hợp giá thị trường. Hồ sơ nên có tài liệu khảo sát giá, báo giá hoặc thông tin giá để chứng minh.

Khi thuế giá trị gia tăng thay đổi: đơn giá hàng hóa (đã gồm thuế) của gói mua sắm trực tiếp không được vượt giá trị trước thuế của hàng hóa trong hợp đồng đã ký cộng với thuế giá trị gia tăng tại thời điểm áp dụng mua sắm trực tiếp (điểm b khoản 5 Điều 82 Nghị định 214). Nói cách khác, trần đơn giá được tính lại theo thuế suất mới trên nền giá trước thuế cũ.

“Chỉ được áp dụng một lần” hiểu thế nào?

Khoản 1 Điều 82 Nghị định 214 cụ thể hóa điều kiện “một lần”:

Điều này chặn cách làm “đấu thầu một lần, mua sắm trực tiếp nhiều lần” để né cạnh tranh.

Cách tính 130% và 12 tháng

Mốc 130% tính cho từng hạng mục, và phải nhỏ hơn

Khối lượng từng hạng mục của gói mua sắm trực tiếp phải nhỏ hơn 130% khối lượng hạng mục tương ứng của hợp đồng trước; không tính khối lượng tùy chọn mua thêm (nếu có). Không lấy tổng giá trị để so.

Bảng tính minh họa; khối lượng cụ thể còn phụ thuộc nhu cầu thực tế và dự toán được duyệt.

Mốc 12 tháng tính đến ngày phê duyệt kết quả

Thời gian tính từ khi ký hợp đồng của gói thầu trước đến ngày phê duyệt kết quả mua sắm trực tiếp — không phải đến ngày lập kế hoạch, ngày phát hành hồ sơ yêu cầu hay ngày ký hợp đồng mới. Ví dụ: hợp đồng trước ký ngày 15/11/2025 thì kết quả mua sắm trực tiếp phải được phê duyệt chậm nhất trong 12 tháng tính từ ngày này; nếu đến tháng 12/2026 mới phê duyệt được kết quả thì đã quá hạn.

Thực tế, cần trừ lùi thời gian lập, phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu (hoặc điều chỉnh kế hoạch), lập hồ sơ yêu cầu, nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất, đánh giá, thương thảo. Nếu nhu cầu mua thêm xuất hiện ở tháng thứ 10–11 kể từ khi ký hợp đồng cũ, rủi ro không kịp là rất lớn.

Hàng hóa có phiên bản mới thì xử lý thế nào?

Nhà thầu phải chào hàng hóa cùng hãng, xuất xứ, ký mã hiệu, nhãn hiệu với hàng hóa trúng thầu trước. Trường hợp hàng hóa đã có phiên bản sản xuất, năm sản xuất mới so với hàng hóa ghi trong hợp đồng, xử lý theo khoản 27 Điều 140 Nghị định 214 (điểm c khoản 5 Điều 82). Theo khoản 27 Điều 140, chủ đầu tư được chấp thuận khi đáp ứng đủ:

1. Nhà thầu thông báo bằng văn bản cho chủ đầu tư;
2. Hàng hóa thay thế và hàng hóa ghi trong hợp đồng thuộc cùng hãng sản xuất, cùng xuất xứ;
3. Hàng hóa thay thế có tính năng kỹ thuật, cấu hình, thông số tương đương hoặc tốt hơn;
4. Phù hợp nhu cầu sử dụng;
5. Đơn giá không vượt đơn giá ghi trong hợp đồng.

Nếu hãng đã ngừng sản xuất và thay bằng dòng sản phẩm khác hãng, khác xuất xứ, thì không còn điều kiện mua sắm trực tiếp — phải tổ chức lựa chọn nhà thầu bằng hình thức khác.

Khi nhà thầu cũ không thể hoặc không muốn thực hiện

Mặc định, hồ sơ yêu cầu được phát hành cho nhà thầu đã được lựa chọn trước đó (khoản 3 Điều 82 Nghị định 214). Nếu nhà thầu này không có khả năng tiếp tục thực hiện hoặc không đồng ý thực hiện gói mua sắm trực tiếp, chủ đầu tư lựa chọn theo thứ tự ưu tiên:

1. Nhà thầu có tên trong danh sách xếp hạng của gói thầu trước đó;
2. Nhà thầu khác nếu đáp ứng đủ yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật và giá theo hồ sơ mời thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu trước đó (khoản 3 Điều 25 Luật Đấu thầu).

Với nhà thầu khác nhà thầu trúng thầu trước, thủ tục chặt hơn: hồ sơ yêu cầu phải có tiêu chuẩn đánh giá về tư cách hợp lệ, năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật theo Điều 26 Nghị định 214 (điểm a khoản 2 Điều 82), và tổ chuyên gia phải đánh giá tư cách hợp lệ, năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu đó theo Điều 32 Nghị định 214 (điểm a khoản 5 Điều 82). Các điều kiện về hàng hóa (cùng hãng, xuất xứ, ký mã hiệu), khối lượng, đơn giá, thời gian vẫn giữ nguyên.

Quy trình mua sắm trực tiếp 7 bước (Điều 82 Nghị định 214)

Mẫu hồ sơ yêu cầu dùng mẫu nào?

Thông tư 134/2026/TT-BTC (hiệu lực từ 09/9/2026, thay Thông tư 80/2025/TT-BTC đã hết hiệu lực) ban hành mẫu hồ sơ yêu cầu cho hình thức chỉ định thầu trong nước theo quy trình thông thường (Mẫu số 1A xây lắp, 1B hàng hóa, 1C phi tư vấn, 1D tư vấn, 1E EP, 1G EC, 1H PC, 1I EPC). Khác Thông tư 80, khoản 1 Điều 2 Thông tư 134 không còn quy định chủ đầu tư chỉnh sửa mẫu hồ sơ yêu cầu cho gói thầu mua sắm trực tiếp; việc chỉnh sửa mẫu tại khoản này chỉ nêu cho chỉ định thầu quốc tế và chỉ định thầu có yêu cầu bảo vệ bí mật nhà nước (theo Phụ lục 8). Mua sắm trực tiếp chỉ còn được nhắc tại khoản 3 Điều 2, về việc chỉnh sửa Mẫu báo cáo thẩm định.

Như vậy, Thông tư 134 không quy định mẫu hồ sơ yêu cầu riêng cho mua sắm trực tiếp. Nội dung hồ sơ yêu cầu vẫn phải đủ theo điểm a khoản 2 Điều 82 Nghị định 214 (bảng quy trình ở trên), kèm tiêu chuẩn đánh giá theo Điều 26 nếu áp dụng với nhà thầu khác. Theo cách hiểu của chúng tôi, chủ đầu tư có thể tham khảo Mẫu số 1B (hàng hóa) của Thông tư 134, chỉnh sửa phù hợp các phần: căn cứ áp dụng mua sắm trực tiếp, yêu cầu cùng hàng hóa với hợp đồng trước, trần đơn giá, yêu cầu cập nhật năng lực, bảo đảm không trái Luật Đấu thầu và Nghị định 214. Gói thầu đã phát hành hồ sơ yêu cầu trước ngày 09/9/2026 tiếp tục thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 134.

Khi phê duyệt kết quả, văn bản phải có tên nhà thầu trúng thầu, giá trúng thầu, loại hợp đồng, thời gian thực hiện gói thầu và các nội dung cần lưu ý (khoản 3 Điều 33 Nghị định 214); sau đó đăng tải kết quả và thông báo cho nhà thầu (khoản 5 Điều 33).

Những việc không phải làm và những việc vẫn phải làm

Không bảo đảm dự thầu, không thẩm định không có nghĩa là “làm nhanh, làm gọn tùy ý”: mọi điều kiện của Điều 25 vẫn phải chứng minh bằng hồ sơ, và hồ sơ này sẽ là đối tượng kiểm tra, thanh tra, kiểm toán sau này.

So sánh mua sắm trực tiếp, tùy chọn mua thêm, chỉ định thầu và sửa đổi hợp đồng

Khi cần mua thêm hàng hóa đã từng mua, chủ đầu tư có thể cân nhắc bốn con đường. Chọn sai con đường là lỗi phổ biến nhất.

Nguyên tắc chọn nhanh: nếu kế hoạch lựa chọn nhà thầu và hợp đồng cũ đã có tùy chọn mua thêm, hợp đồng còn hiệu lực, khối lượng cần thêm không quá 30% — dùng tùy chọn mua thêm (không phải lập gói thầu mới). Nếu không có tùy chọn mua thêm, hợp đồng đã kết thúc hoặc cần nhiều hơn 30% nhưng dưới 130%, gói trước là đấu thầu rộng rãi hoặc hạn chế, còn trong 12 tháng — xem xét mua sắm trực tiếp. Không đáp ứng cả hai — tổ chức lựa chọn nhà thầu mới bằng hình thức phù hợp; tham khảo chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh hoặc tổng quan các hình thức lựa chọn nhà thầu.

Đưa mua sắm trực tiếp vào kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Gói mua sắm trực tiếp phải có trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu với đủ nội dung của Điều 39 Luật: tên gói thầu, giá gói thầu, nguồn vốn, hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu, thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu, loại hợp đồng, thời gian thực hiện gói thầu. Một số lưu ý:

• Tên gói thầu nên thể hiện là mua bổ sung hàng hóa tương tự của gói thầu nào, để thuận tiện đối chiếu.
• Giá gói thầu lập trên cơ sở khối lượng (dưới 130%) nhân đơn giá không vượt đơn giá cũ, có đối chiếu giá thị trường.
• Thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu phải tính ngược từ mốc 12 tháng.
• Kế hoạch đã duyệt hình thức khác, nay muốn chuyển sang mua sắm trực tiếp → thực hiện điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu; xem điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Với dự toán mua sắm, xem thêm phân biệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu của dự toán mua sắm và dự án đầu tư.

Chuyển tiếp: gói thầu mua sắm trực tiếp đã phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu nhưng đến ngày Nghị định 214 có hiệu lực (04/8/2025) chưa phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu thì chủ đầu tư được điều chỉnh kế hoạch để thực hiện theo quy định mới (khoản 1 Điều 144 Nghị định 214). Với Nghị định 349/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 09/9/2026): gói thầu đã phát hành hồ sơ yêu cầu trước ngày này tiếp tục thực hiện theo quy định trước đó; gói đã phê duyệt kế hoạch nhưng chưa phát hành hồ sơ yêu cầu và có nội dung không phù hợp thì chủ đầu tư được điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu (khoản 2 Điều 27 Nghị định 349).

Góc nhà thầu: cơ hội và nghĩa vụ

• Cơ hội: nhà thầu đã trúng gói đấu thầu rộng rãi hoặc hạn chế có thể nhận thêm hợp đồng không qua cạnh tranh mới, nếu chủ đầu tư có nhu cầu trong 12 tháng. Nhà thầu xếp hạng sau trong gói trước cũng có cơ hội nếu nhà thầu trúng thầu không thực hiện.
• Nghĩa vụ về giá: không được chào cao hơn đơn giá hợp đồng cũ; chủ đầu tư có quyền thương thảo xuống nếu giá thị trường đã giảm.
• Nghĩa vụ về hàng hóa: cùng hãng, xuất xứ, ký mã hiệu, nhãn hiệu; phiên bản mới chỉ được chấp thuận khi đáp ứng khoản 27 Điều 140 Nghị định 214.
• Cập nhật năng lực: hồ sơ đề xuất phải cập nhật tư cách hợp lệ, năng lực, kinh nghiệm — nhà thầu đang bị hạn chế tham dự thầu hoặc suy giảm năng lực có thể không đáp ứng.
• Quyền từ chối: nhà thầu có thể không đồng ý thực hiện gói mua sắm trực tiếp (ví dụ khi chi phí đầu vào đã tăng, không thể giữ đơn giá cũ); khi đó chủ đầu tư chuyển sang nhà thầu xếp hạng tiếp theo hoặc nhà thầu khác (khoản 3 Điều 82). Vì mua sắm trực tiếp không có bảo đảm dự thầu, nhà thầu nên cân nhắc trước khi nộp hồ sơ đề xuất thay vì rút lui ở bước hoàn thiện hợp đồng: nhà thầu được lựa chọn mà không hoàn thiện, không ký hợp đồng có thể bị đánh giá về uy tín theo điểm c khoản 1 Điều 20 Nghị định 214.

16 tình huống mua sắm trực tiếp

Các tình huống dưới đây là giả định minh họa; tên đơn vị, số liệu, thuế suất do người viết đặt ra để giải thích cách áp dụng quy định.

Nhóm 1 — Đủ hay không đủ điều kiện

Tình huống 1: Bệnh viện mua thêm máy xét nghiệm sau 8 tháng

Bối cảnh: Bệnh viện A mua 10 máy xét nghiệm sinh hóa qua đấu thầu rộng rãi, ký hợp đồng ngày 10/01/2026, đơn giá 1,2 tỷ đồng/máy. Tháng 9/2026, khoa mới thành lập cần thêm 5 máy cùng model. Nhà thầu đồng ý giữ đơn giá; khảo sát cho thấy giá thị trường của model này không giảm.

Kiểm tra: (a) gói trước là đấu thầu rộng rãi, đã ký hợp đồng — đạt; (b) chưa mua sắm trực tiếp lần nào; 5 máy nhỏ hơn 130% của 10 máy (13 máy) — đạt; (c) đơn giá ≤ 1,2 tỷ và phù hợp giá thị trường — đạt; (d) nếu kết quả được phê duyệt trước khi tròn 12 tháng kể từ ngày 10/01/2026 — đạt.

Kết luận: đủ điều kiện mua sắm trực tiếp. Bệnh viện cần đưa gói vào kế hoạch lựa chọn nhà thầu (hoặc điều chỉnh kế hoạch), lập hồ sơ yêu cầu và bảo đảm tiến độ để phê duyệt kết quả trong thời hạn.

Tình huống 2: Mua đúng 130%

Bối cảnh: Trường B mua 100 bộ bàn ghế qua đấu thầu hạn chế. Học kỳ sau cần thêm 130 bộ cho các lớp mới, trường định mua sắm trực tiếp toàn bộ.

Áp dụng: Khối lượng từng hạng mục phải nhỏ hơn 130% (điểm b khoản 2 Điều 25 Luật). 130 bộ bằng đúng 130% → không đạt. Tối đa mua sắm trực tiếp 129 bộ; nhu cầu còn lại phải tổ chức lựa chọn nhà thầu bằng hình thức khác.

Tình huống 3: Gói nhiều hạng mục, một hạng mục vượt ngưỡng

Bối cảnh: Hợp đồng trước gồm 40 máy tính, 10 máy in, 5 máy chiếu. Nhu cầu mới: 30 máy tính, 8 máy in, 8 máy chiếu.

Áp dụng: So từng hạng mục: máy tính 30 < 52 (130% của 40) — đạt; máy in 8 < 13 — đạt; máy chiếu 8 so với ngưỡng 6,5 — vượt. Hạng mục máy chiếu chỉ được mua sắm trực tiếp tối đa 6 chiếc; 2 chiếc còn lại phải mua bằng hình thức khác. Không được lấy tổng giá trị gói để “bù” giữa các hạng mục.

Tình huống 4: Quá 12 tháng

Bối cảnh: Hợp đồng gói trước ký ngày 01/9/2025. Đơn vị bắt đầu lập hồ sơ mua sắm trực tiếp tháng 8/2026, dự kiến phê duyệt kết quả ngày 15/10/2026.

Áp dụng: Từ 01/9/2025 đến 15/10/2026 đã hơn 12 tháng → không đạt điểm d khoản 2 Điều 25. Việc đơn vị bắt đầu lập hồ sơ trong 12 tháng không có ý nghĩa, vì mốc tính là ngày phê duyệt kết quả.

Bài học: nhu cầu mua thêm cần được phát hiện và triển khai sớm; nếu đã quá 12 tháng, tổ chức lựa chọn nhà thầu mới.

Tình huống 5: Gói trước là chào hàng cạnh tranh

Bối cảnh: Đơn vị C mua 20 điều hòa qua chào hàng cạnh tranh, nay cần thêm 10 chiếc cùng loại, muốn mua sắm trực tiếp vì “nhà thầu đã quen”.

Áp dụng: Điều kiện a yêu cầu nhà thầu trúng thầu qua đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế. Chào hàng cạnh tranh không đáp ứng → không được mua sắm trực tiếp. Đơn vị xem xét hình thức phù hợp khác theo giá trị và tính chất gói thầu.

Tình huống 6: Dùng kết quả đấu thầu của chủ đầu tư khác

Bối cảnh: Sở A tổ chức đấu thầu rộng rãi mua thiết bị phòng họp trực tuyến, ký hợp đồng tháng 3/2026. Tháng 7/2026, Sở B (chủ đầu tư khác) cần trang bị cùng loại thiết bị.

Áp dụng: Khoản 1 Điều 25 cho phép mua sắm trực tiếp đối với gói thầu mua sắm hàng hóa tương tự thuộc dự án, dự toán mua sắm của cùng một chủ đầu tư hoặc chủ đầu tư khác. Sở B có thể áp dụng nếu đáp ứng đủ 4 điều kiện, trong đó khối lượng từng hạng mục so với hợp đồng của Sở A, đơn giá không vượt đơn giá trong hợp đồng của Sở A. Sở B cần có hợp đồng, kết quả lựa chọn nhà thầu của Sở A làm căn cứ.

Tình huống 7: Gói xây lắp hoặc dịch vụ

Bối cảnh: Đơn vị D muốn “mua sắm trực tiếp” gói sửa chữa nhà làm việc với nhà thầu vừa thi công gói tương tự, và gói dịch vụ vệ sinh với nhà thầu cũ.

Áp dụng: Mua sắm trực tiếp chỉ áp dụng cho gói thầu mua sắm hàng hóa (khoản 1 Điều 25). Xây lắp, dịch vụ không thuộc phạm vi → phải dùng hình thức khác.

Nhóm 2 — Giá và hàng hóa

Tình huống 8: Giá thị trường đã giảm

Bối cảnh: Hợp đồng trước mua máy tính xách tay đơn giá 25 triệu đồng/chiếc. Sau 9 tháng, giá thị trường của cùng model giảm còn khoảng 21 triệu đồng. Nhà thầu chào lại 25 triệu với lý do “không vượt đơn giá cũ”.

Áp dụng: Đơn giá phải không vượt đơn giá cũ đồng thời phù hợp giá thị trường tại thời điểm hoàn thiện hợp đồng (điểm c khoản 2 Điều 25). 25 triệu không phù hợp mặt bằng giá hiện tại → chủ đầu tư thương thảo, làm rõ về đơn giá (điểm b khoản 5 Điều 82 Nghị định 214). Nếu nhà thầu không chấp nhận đơn giá phù hợp thị trường, chủ đầu tư chuyển sang nhà thầu theo thứ tự ưu tiên hoặc hình thức khác.

Tình huống 9: Thuế giá trị gia tăng thay đổi

Bối cảnh: Giả sử hợp đồng trước có giá trước thuế 200 triệu đồng/thiết bị, áp dụng thuế suất 10% (đơn giá sau thuế 220 triệu). Tại thời điểm mua sắm trực tiếp, thuế suất áp dụng cho mặt hàng này là 8%.

Áp dụng: Trần đơn giá (đã gồm thuế) = giá trước thuế trong hợp đồng + thuế giá trị gia tăng tại thời điểm áp dụng = 200 + 16 = 216 triệu đồng (điểm b khoản 5 Điều 82 Nghị định 214). Nhà thầu không được giữ mức 220 triệu. Ngược lại, nếu thuế suất tăng, trần đơn giá sau thuế được tính theo thuế suất mới trên nền giá trước thuế cũ.

Tình huống 10: Hãng ra model mới

Bối cảnh: Máy siêu âm trong hợp đồng trước là model X-2025; nay hãng chỉ còn sản xuất X-2026, cấu hình cao hơn, cùng hãng, cùng xuất xứ. Nhà thầu chào X-2026 với đơn giá bằng đơn giá cũ.

Áp dụng: Điểm c khoản 5 Điều 82 dẫn chiếu khoản 27 Điều 140 Nghị định 214: chấp thuận khi nhà thầu thông báo bằng văn bản; cùng hãng, cùng xuất xứ; tính năng, cấu hình, thông số tương đương hoặc tốt hơn; phù hợp nhu cầu; đơn giá không vượt đơn giá hợp đồng. Trường hợp này đáp ứng → có thể chấp thuận. Nếu model mới do hãng khác sản xuất hoặc khác xuất xứ → không đáp ứng.

Nhóm 3 — Nhà thầu và số lần áp dụng

Tình huống 11: Nhà thầu cũ từ chối

Bối cảnh: Nhà thầu trúng gói trước từ chối thực hiện gói mua sắm trực tiếp vì chi phí nhập khẩu tăng. Gói trước có danh sách xếp hạng: nhà thầu E xếp thứ hai.

Áp dụng: Chủ đầu tư phát hành hồ sơ yêu cầu cho E (nhà thầu có tên trong danh sách xếp hạng). E không đồng ý hoặc không đáp ứng → xét nhà thầu khác đáp ứng yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật và giá theo hồ sơ mời thầu và kết quả trước đó (khoản 3 Điều 82 Nghị định 214; khoản 3 Điều 25 Luật). Với nhà thầu khác nhà thầu trúng thầu cũ, hồ sơ yêu cầu phải có tiêu chuẩn đánh giá tư cách hợp lệ, năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật và tổ chuyên gia phải đánh giá đầy đủ. Hàng hóa chào vẫn phải cùng hãng, xuất xứ, ký mã hiệu với hàng hóa trúng thầu trước.

Tình huống 12: Hợp đồng trước đã áp dụng tùy chọn mua thêm

Bối cảnh: Hợp đồng trước 100 bộ thiết bị, kế hoạch lựa chọn nhà thầu có tùy chọn mua thêm; chủ đầu tư đã mua thêm 20 bộ trong thời gian hợp đồng có hiệu lực. Hợp đồng kết thúc, nay cần thêm thiết bị cùng loại.

Áp dụng: Theo câu chữ điểm b khoản 2 Điều 25, ngưỡng 130% so với khối lượng hạng mục của gói thầu đã ký hợp đồng trước đó, không bao gồm khối lượng tùy chọn mua thêm. Cơ sở so sánh là 100 bộ, không phải 120 bộ → mua sắm trực tiếp tối đa 129 bộ (nếu các điều kiện khác đều đạt).

Tình huống 13: Dự toán mua sắm nhiều năm

Bối cảnh: Gói thầu cung cấp vật tư tiêu hao của dự toán mua sắm có thời gian thực hiện 3 năm. Năm thứ hai đơn vị đã mua sắm trực tiếp một lần; năm thứ ba lại phát sinh nhu cầu.

Áp dụng: Với gói thầu của dự toán mua sắm có thời gian thực hiện dài hơn một năm, chỉ được mua sắm trực tiếp một lần đối với các hàng hóa thuộc gói thầu đó trong tất cả các năm của dự toán mua sắm (khoản 1 Điều 82 Nghị định 214) → năm thứ ba không được mua sắm trực tiếp nữa.

Nhóm 4 — Những hiểu nhầm thường gặp

Tình huống 14: “Mua sắm trực tiếp dưới 50 triệu”

Bối cảnh: Kế toán đơn vị F đề xuất “mua sắm trực tiếp” một lô văn phòng phẩm 45 triệu đồng từ cửa hàng gần cơ quan vì “dưới 50 triệu được mua trực tiếp”.

Áp dụng: Luật Đấu thầu không quy định mua sắm trực tiếp theo hạn mức giá. Điều kiện duy nhất là 4 điều kiện tại khoản 2 Điều 25, trong đó bắt buộc phải có gói trước trúng qua đấu thầu rộng rãi hoặc hạn chế với cùng hàng hóa. Lô văn phòng phẩm mua lần đầu từ cửa hàng không có gói trước → không phải mua sắm trực tiếp. Đơn vị cần xác định hình thức lựa chọn nhà thầu phù hợp khác theo quy định. Với khoản mua có giá không quá 100 triệu đồng như lô hàng này, đơn vị có thể xem xét cơ chế thủ trưởng tự quyết định mua sắm tại khoản 4 Điều 80 Nghị định 214/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP) — xem bài mua sắm dưới 100 triệu.

Tình huống 15: Có cần bảo lãnh dự thầu, đấu thầu qua mạng, thẩm định?

Bối cảnh: Chủ đầu tư G lần đầu làm mua sắm trực tiếp, hỏi có phải làm như đấu thầu rộng rãi không.

Áp dụng:

• Bảo đảm dự thầu: không (khoản 2 Điều 14 Luật không áp dụng cho mua sắm trực tiếp). Xem thêm bảo lãnh dự thầu.
• Đấu thầu trên Hệ thống: không thuộc diện phải đấu thầu trên Hệ thống (điểm b khoản 11 Điều 98 Nghị định 214).
• Thẩm định hồ sơ yêu cầu, kết quả: không (điểm b khoản 2, khoản 6 Điều 82).
• Vẫn phải: có trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu; lập, phê duyệt hồ sơ yêu cầu; đánh giá; phê duyệt, công khai kết quả theo Điều 33; bảo đảm thực hiện hợp đồng (trừ gói có giá thuộc hạn mức chỉ định thầu — điểm c khoản 2 Điều 68 Luật).

Tình huống 16: Cần thêm 20% khi hợp đồng cũ còn hiệu lực

Bối cảnh: Hợp đồng mua 50 máy in đang thực hiện; đơn vị cần thêm 10 máy (20%).

Áp dụng:

• Nếu kế hoạch lựa chọn nhà thầu và hợp đồng có tùy chọn mua thêm, gói trước qua đấu thầu rộng rãi (hoặc đàm phán giá), có dự toán được duyệt cho 10 máy, đơn giá không vượt hợp đồng → dùng tùy chọn mua thêm, thực hiện trong hợp đồng đang có hiệu lực (khoản 8 Điều 39 Luật). Không cần lập gói thầu mới.
• Nếu không có tùy chọn mua thêm → xem xét mua sắm trực tiếp (gói thầu mới) khi đủ 4 điều kiện của Điều 25; 10 máy nhỏ hơn 130% của 50 máy.

Bài học: khi lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu cho hàng hóa có khả năng phát sinh nhu cầu, dự liệu tùy chọn mua thêm từ đầu sẽ gọn hơn nhiều so với mua sắm trực tiếp sau này.

Checklist trước khi trình mua sắm trực tiếp

1. Gói thầu là mua sắm hàng hóa.
2. Gói trước chọn nhà thầu bằng đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế; có quyết định phê duyệt kết quả.
3. Hợp đồng gói trước đã ký; ghi rõ ngày ký.
4. Các hàng hóa này chưa từng được mua sắm trực tiếp trong thời gian thực hiện dự án / năm ngân sách / các năm của dự toán mua sắm.
5. Bảng so sánh khối lượng từng hạng mục: mới < 130% cũ (không tính tùy chọn mua thêm).
6. Bảng so sánh đơn giá: mới ≤ cũ; có tài liệu giá thị trường; tính lại theo thuế giá trị gia tăng hiện hành nếu thay đổi.
7. Hàng hóa cùng hãng, xuất xứ, ký mã hiệu, nhãn hiệu; phiên bản mới đáp ứng khoản 27 Điều 140.
8. Mốc phê duyệt kết quả dự kiến còn trong 12 tháng kể từ ngày ký hợp đồng cũ.
9. Gói đã có trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu với hình thức mua sắm trực tiếp (hoặc đã điều chỉnh kế hoạch).
10. Hồ sơ yêu cầu đủ nội dung theo khoản 2 Điều 82; có tiêu chuẩn đánh giá đầy đủ nếu mời nhà thầu khác.
11. Nhà thầu cũ đồng ý thực hiện (hoặc đã xử lý theo thứ tự ưu tiên).
12. Dự kiến bảo đảm thực hiện hợp đồng, kế hoạch công khai kết quả.

Những sai lầm thường gặp

1. Hiểu mua sắm trực tiếp là mua theo hạn mức giá (“dưới 50 triệu”).
2. Áp dụng khi gói trước là chào hàng cạnh tranh, chỉ định thầu.
3. Áp dụng cho xây lắp, dịch vụ.
4. Mua đúng 130% hoặc so bằng tổng giá trị thay vì từng hạng mục.
5. Tính 12 tháng đến ngày lập hồ sơ thay vì ngày phê duyệt kết quả.
6. Giữ nguyên đơn giá cũ khi giá thị trường đã giảm; không tính lại theo thuế giá trị gia tăng mới.
7. Mua sắm trực tiếp nhiều lần cho cùng hàng hóa trong một dự án hoặc các năm của dự toán mua sắm.
8. Chấp nhận hàng hóa khác hãng với lý do “tương đương”.
9. Bỏ qua kế hoạch lựa chọn nhà thầu vì nghĩ mua sắm trực tiếp không cần kế hoạch.
10. Nhầm với tùy chọn mua thêm — lập gói thầu mới trong khi hợp đồng cũ đã có tùy chọn mua thêm còn hiệu lực, hoặc ngược lại.

Bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu cho chủ đầu tư, bên mời thầu

Mua sắm trực tiếp tưởng đơn giản nhưng đòi hỏi kiểm soát chặt từng điều kiện và lưu hồ sơ đầy đủ. Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ tổ chức các khóa đấu thầu cơ bản, đấu thầu qua mạng và ôn thi chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu, cập nhật theo Luật Đấu thầu sửa đổi, Nghị định 214/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP), Thông tư 79/2025/TT-BTC và Thông tư 134/2026/TT-BTC, theo hình thức học trực tiếp, online hoặc đào tạo tại đơn vị.

Sau khi hoàn thành khóa học, học viên được cấp chứng nhận hoàn thành khóa học theo tên khóa học đã tham gia. Chứng nhận hoàn thành khóa học không phải chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu; chứng chỉ này do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định hiện hành.

Cần bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu cho cán bộ của đơn vị? Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ hỗ trợ học trực tiếp, học online và tổ chức đào tạo tại đơn vị, bám theo văn bản quy phạm pháp luật hiện hành.

VIỆN NGHIÊN CỨU ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ

• Hotline / Zalo: 0904 889 859 (Ms. Hoa)
• Email: daotao@viendaotaocanbo.edu.vn
• Địa chỉ: BT164 Central St, Khu Sunrise L, KDT The Manor Central Park, Phường Định Công, TP. Hà Nội
• Website: https://viendaotaocanbo.edu.vn

Văn bản sử dụng trong bài

• Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 57/2024/QH15 và Luật số 90/2025/QH15 (Văn bản hợp nhất) — Điều 4, 14, 23, 25, 39, 61, 68, 70.
• Nghị định 214/2025/NĐ-CP ngày 04/8/2025, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP (Văn bản hợp nhất 36/2026/VBHN-NĐ-BTC ngày 23/9/2026) — Điều 20, 26, 32, 33, 34, 35, 78, 82, 98, 140, 144.
• Nghị định 349/2026/NĐ-CP ngày 09/9/2026 — Điều 3 (khoản 2 Điều 35), Điều 4 (Điều 78), Điều 27 (chuyển tiếp).
• Thông tư 134/2026/TT-BTC ngày 09/9/2026 quy định chi tiết mẫu hồ sơ yêu cầu áp dụng hình thức chỉ định thầu, báo cáo đánh giá, báo cáo thẩm định, kiểm tra, giám sát, báo cáo tình hình thực hiện hoạt động đấu thầu — Điều 2, 6, 7.
• Thông tư 80/2025/TT-BTC ngày 08/8/2025 (đã hết hiệu lực từ 09/9/2026) — khoản 1 Điều 2, dùng để đối chiếu.

Nội dung được biên soạn bởi Ban Đào tạo – Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ trên cơ sở đối chiếu Luật Đấu thầu (Văn bản hợp nhất), Nghị định 214/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP; Văn bản hợp nhất 36/2026/VBHN-NĐ-BTC) và Thông tư 134/2026/TT-BTC tại thời điểm 01/10/2026. Bài viết mang tính tham khảo; với gói thầu cụ thể, chủ đầu tư căn cứ hồ sơ, kế hoạch lựa chọn nhà thầu và quy định hiện hành. Nghiêm cấm sao chép nội dung khi chưa được phép.