Quy định lấy báo giá để xác định giá gói thầu nằm tại điểm d khoản 2 Điều 18 Nghị định 214/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP), áp dụng từ 09/9/2026: tối thiểu 01 báo giá; chủ đầu tư phải đăng yêu cầu báo giá trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia; đơn vị quan tâm gửi báo giá trên Hệ thống trong tối thiểu 03 ngày làm việc; có nhiều báo giá thì lấy giá trung bình, được loại báo giá lệch quá 30%. Riêng thuốc, hóa chất, vật tư xét nghiệm, thiết bị y tế: tối thiểu 10 ngày, được chọn báo giá cao nhất phù hợp.
Báo giá là căn cứ quen thuộc nhất khi kế toán, cán bộ mua sắm hay ban quản lý dự án lập giá gói thầu hàng hóa, dịch vụ. Trước đây, nhiều đơn vị gửi công văn cho vài cửa hàng quen, nhận báo giá qua email rồi lấy giá trung bình. Từ ngày 09/9/2026, cách làm đó không còn đáp ứng quy định: yêu cầu báo giá và báo giá đều phải qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
Thay đổi này kéo theo nhiều câu hỏi rất cụ thể. 03 ngày làm việc đếm thế nào khi đăng vào chiều thứ Sáu? Chỉ nhận được một báo giá thì có dùng được không? Báo giá thấp bất thường có được loại không? Hai báo giá chênh nhau quá xa thì xử lý ra sao? Khi lập dự toán xây dựng có phải đăng yêu cầu báo giá lên Hệ thống không? Nếu đơn vị báo giá nâng khống giá, chủ đầu tư có phải chịu trách nhiệm không?
Bài viết này hướng dẫn chi tiết quy định lấy báo giá theo Nghị định 214/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP), đối chiếu với bản gốc Nghị định 214 trước ngày 09/9/2026, Luật Đấu thầu (văn bản hợp nhất), Thông tư 40/2025/TT-BYT về đấu thầu thuốc và Nghị định 206/2026/NĐ-CP về quản lý chi phí đầu tư xây dựng. Bài có ví dụ tính toán từng bước, bảng tra và 16 tình huống thực tế cho chủ đầu tư, kế toán, ban quản lý dự án và nhà cung cấp.
Lấy báo giá là gì và nằm ở đâu trong căn cứ xác định giá gói thầu?
Giá gói thầu là giá trị của gói thầu được phê duyệt trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Giá gói thầu gồm toàn bộ chi phí để thực hiện gói thầu, kể cả chi phí dự phòng, phí, lệ phí và thuế (điểm a khoản 2 Điều 39 Luật Đấu thầu). Khoản 2 Điều 18 Nghị định 214 (đã sửa đổi) liệt kê bảy nhóm thông tin làm căn cứ lập giá gói thầu, ký hiệu từ điểm a đến điểm g. Báo giá là căn cứ thứ tư, tại điểm d.
Như vậy, “lấy báo giá” trong bài này là việc chủ đầu tư thu thập báo giá hàng hóa, dịch vụ để làm căn cứ xác định giá gói thầu, trước khi trình kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Đây chưa phải bước lựa chọn nhà thầu; đơn vị gửi báo giá chưa phải nhà thầu tham dự thầu.
Cần phân biệt lấy báo giá với ba khái niệm dễ nhầm:
- Chào hàng cạnh tranh, chào giá trực tuyến: đây là các hình thức lựa chọn nhà thầu. Nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu, được đánh giá và có thể trúng thầu. Xem thêm bài chào hàng cạnh tranh: điều kiện, hạn mức và quy trình.
- Tham vấn thị trường: theo khoản 3 Điều 17 Nghị định 214 (đã sửa đổi), với cách thức linh hoạt như nghiên cứu catalô, hội nghị, khảo sát đơn vị sản xuất. Tham vấn thị trường không thay thế thủ tục lấy báo giá theo điểm d.
- Báo giá khi lập dự toán xây dựng: là đầu vào xác định giá vật liệu, thiết bị theo Nghị định 206/2026/NĐ-CP, phân tích ở mục riêng bên dưới.
Bài tổng quan về bảy căn cứ, thành phần chi phí và cách cập nhật giá gói thầu đã có tại giá gói thầu là gì, cách xác định giá gói thầu. Bài này chỉ đi sâu vào căn cứ báo giá.
Căn cứ pháp lý hiện hành
- Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 57/2024/QH15, 90/2025/QH15, 116/2025/QH15, 133/2025/QH15, 142/2025/QH15 (văn bản hợp nhất): khoản 2 Điều 39 về giá gói thầu; Điều 16 về các hành vi bị cấm.
- Nghị định 214/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 165/2026/NĐ-CP, 170/2026/NĐ-CP và 349/2026/NĐ-CP (tra cứu theo Văn bản hợp nhất số 36/2026/VBHN-NĐ-BTC): Điều 18 (điểm d khoản 2 về báo giá), khoản 3 Điều 17 (tham vấn thị trường), Điều 23 (tài khoản trên Hệ thống), Điều 79, 80 (thuyết minh cơ cấu giá khi chỉ định thầu).
- Nghị định 349/2026/NĐ-CP ngày 09/9/2026, hiệu lực từ ngày ký: Điều 1 thay toàn bộ điểm d khoản 2 Điều 18; Điều 27 về chuyển tiếp.
- Thông tư 40/2025/TT-BYT quy định đấu thầu thuốc tại cơ sở y tế công lập: khoản 4 Điều 12 về giá gói thầu thuốc.
- Nghị định 206/2026/NĐ-CP về quản lý chi phí đầu tư xây dựng, hiệu lực từ 01/7/2026 (thay Nghị định 10/2021/NĐ-CP, đã hết hiệu lực): báo giá là một nguồn xác định giá xây dựng, giá thiết bị khi lập dự toán.
Lưu ý: chúng tôi đã rà toàn văn Thông tư 79/2025/TT-BTC (đăng tải thông tin, mẫu hồ sơ trên Hệ thống) và Thông tư 134/2026/TT-BTC, không thấy điều khoản riêng về đăng tải yêu cầu báo giá. Thao tác cụ thể thực hiện theo chức năng và tài liệu hướng dẫn sử dụng của Hệ thống tại thời điểm đăng tải.
Các điểm mới khác của Nghị định 349 có tại bài Nghị định 349/2026/NĐ-CP: toàn bộ điểm mới về lựa chọn nhà thầu.
Quy định lấy báo giá từ 09/9/2026: so sánh trước và sau Nghị định 349
Điều 1 Nghị định 349/2026/NĐ-CP thay toàn bộ điểm d khoản 2 Điều 18. Theo Văn bản hợp nhất 36/2026/VBHN-NĐ-BTC, điều này chỉ được Nghị định 349 sửa đổi. Vì vậy, “trước đây” trong bảng dưới là bản gốc Nghị định 214, áp dụng từ 04/8/2025 đến trước ngày 09/9/2026.
| Nội dung | Bản gốc Nghị định 214 (trước 09/9/2026) | Nghị định 214 (đã sửa đổi), từ 09/9/2026 |
|---|---|---|
| Số lượng báo giá | Tối thiểu 01, khuyến khích nhiều hơn | Không đổi: tối thiểu 01, khuyến khích nhiều hơn |
| Kênh lấy báo giá hàng hóa, dịch vụ thông thường | “Được” đăng tải trên Hệ thống hoặc tổ chức lấy báo giá theo cách thức khác | Chủ đầu tư phải đăng tải yêu cầu báo giá trên Hệ thống; đơn vị quan tâm phải gửi báo giá trên Hệ thống |
| Thời hạn gửi báo giá (thông thường) | Tối thiểu 05 ngày kể từ ngày đăng tải trên Hệ thống | Tối thiểu 03 ngày làm việc kể từ ngày đăng tải |
| Cách tính khi có nhiều báo giá | Được lấy giá trung bình | Được lấy giá trung bình; có quyền loại báo giá hoặc hạng mục có giá cao hoặc thấp hơn 30% giá trung bình |
| Thuốc, hóa chất, vật tư xét nghiệm, thiết bị y tế; linh kiện, phụ kiện, vật tư thay thế cho thiết bị y tế | Phải đăng trên Hệ thống; “nhà thầu quan tâm” gửi báo giá tối thiểu 10 ngày; có từ 02 báo giá được chọn báo giá cao nhất phù hợp | Giữ cơ chế: phải đăng trên Hệ thống; “đơn vị quan tâm” gửi báo giá tối thiểu 10 ngày; có từ 02 báo giá được chọn báo giá cao nhất phù hợp khả năng tài chính và yêu cầu chuyên môn |
| Trách nhiệm | Chủ đầu tư bảo đảm công khai, minh bạch; đơn vị báo giá không vi phạm pháp luật về cạnh tranh, bán phá giá, nâng khống giá | Giữ nguyên và bổ sung: chủ đầu tư đã tuân thủ đầy đủ quy định thì không phải chịu trách nhiệm về việc đơn vị cung cấp vi phạm quy định về cung cấp báo giá |
Tóm lại, quy định lấy báo giá mới chặt hơn ở kênh tiếp nhận nhưng nhanh hơn về thời gian, kèm công cụ loại báo giá bất thường và câu miễn trách khi chủ đầu tư làm đúng quy trình.
Sáu quy tắc cốt lõi khi lấy báo giá hàng hóa, dịch vụ thông thường
Nguyên văn đoạn đầu điểm d khoản 2 Điều 18 Nghị định 214 (đã sửa đổi):
“d) Tối thiểu 01 báo giá của hàng hóa, dịch vụ; khuyến khích thu thập nhiều hơn 01 báo giá. Chủ đầu tư phải đăng tải yêu cầu báo giá trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, đơn vị quan tâm phải gửi báo giá trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trong thời hạn tối thiểu 03 ngày làm việc kể từ ngày đăng tải yêu cầu báo giá. Trường hợp có nhiều hơn 01 báo giá thì được lấy giá trung bình của các báo giá; khi xác định giá trung bình, trường hợp có báo giá hoặc hạng mục trong báo giá có giá cao hoặc thấp hơn 30% giá trung bình, chủ đầu tư có quyền loại trừ các báo giá này để xác định giá trung bình.”
Từ đoạn văn này, có thể rút ra sáu quy tắc.
1. Tối thiểu 01 báo giá, khuyến khích nhiều hơn
Một báo giá đã đủ làm căn cứ theo điểm d, dù văn bản “khuyến khích thu thập nhiều hơn 01 báo giá”. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, khi chỉ có một báo giá, nên đối chiếu thêm một căn cứ khác như giá niêm yết hoặc kết quả lựa chọn nhà thầu tương tự.
Quan niệm “phải có 3 báo giá” không có trong Nghị định 214 (đã sửa đổi). Nếu quy chế nội bộ của đơn vị đặt yêu cầu cao hơn, anh/chị thực hiện theo quy chế đó.
2. Bắt buộc đăng tải và nhận báo giá trên Hệ thống
Câu chữ dùng hai lần chữ “phải”. Chủ đầu tư phải đăng tải yêu cầu báo giá trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Đơn vị quan tâm phải gửi báo giá trên Hệ thống. Cụm “hoặc tổ chức lấy báo giá theo cách thức khác” của bản gốc đã bị bỏ.
Hệ quả: báo giá nhận qua email, bưu điện, Zalo hay nộp trực tiếp không đáp ứng điểm d. Theo cách hiểu của chúng tôi, chúng chỉ nên dùng làm thông tin tham khảo thị trường (khoản 3 Điều 17), không đưa vào phép tính giá trung bình.
Đơn vị muốn gửi báo giá cần có tài khoản trên Hệ thống. Việc đăng ký thực hiện theo Điều 23 Nghị định 214 (đã sửa đổi). Hồ sơ đăng ký được xử lý trong tối đa 02 ngày làm việc kể từ khi nhận yêu cầu trên Hệ thống (khoản 3 Điều 23). Vì vậy, nhà cung cấp nên đăng ký sớm, không chờ đến khi thấy yêu cầu báo giá. Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ có tại bài chuẩn bị thông tin để tạo tài khoản trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
3. Thời hạn tối thiểu 03 ngày làm việc
Thời hạn được tính “kể từ ngày đăng tải yêu cầu báo giá”. Văn bản không định nghĩa riêng cách đếm. Theo cách hiểu của chúng tôi, nên áp dụng an toàn như sau:
- Không tính ngày đăng tải. Ngày thứ nhất là ngày làm việc liền sau ngày đăng.
- Không tính thứ Bảy, Chủ nhật và ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định.
- Hạn nhận báo giá đặt không sớm hơn hết ngày làm việc thứ ba.
Ví dụ: đăng yêu cầu báo giá vào thứ Sáu ngày 09/10/2026. Ba ngày làm việc là thứ Hai 12/10, thứ Ba 13/10 và thứ Tư 14/10. Hạn sớm nhất nên là hết ngày 14/10/2026.
“Tối thiểu” nghĩa là chủ đầu tư được để thời hạn dài hơn. Với hàng hóa có cấu hình phức tạp, cần nhà cung cấp hỏi hãng, thời hạn 05–07 ngày làm việc thường cho kết quả tốt hơn.
4. Có nhiều báo giá thì được lấy giá trung bình
Văn bản dùng chữ “được lấy giá trung bình”. Theo cách hiểu của chúng tôi, đây là cách an toàn nhất với hàng hóa, dịch vụ thông thường; nếu chọn cách khác (ví dụ báo giá thấp nhất), tờ trình cần giải thích rõ. Cơ chế “chọn báo giá cao nhất” chỉ được nêu cho nhóm thuốc, thiết bị y tế.
Giá trung bình ở đây là trung bình cộng của các báo giá hợp lệ, sau khi đã đưa về cùng mặt bằng (cùng cấu hình, cùng điều kiện giao hàng, cùng tình trạng thuế, phí).
5. Được loại báo giá cao hoặc thấp hơn 30% giá trung bình
Đây là điểm hoàn toàn mới. Có bốn chi tiết cần đọc kỹ:
- Hai chiều: loại được cả báo giá quá cao lẫn báo giá quá thấp.
- Mốc so sánh: 30% của giá trung bình. Theo cách hiểu của chúng tôi, giá trung bình dùng để so sánh là trung bình của tất cả báo giá hợp lệ trước khi loại.
- Cấp độ loại: loại được cả báo giá hoặc chỉ loại “hạng mục trong báo giá”. Báo giá nhiều mặt hàng có thể chỉ bị loại ở mặt hàng bất thường.
- Quyền, không phải nghĩa vụ: câu chữ là “có quyền loại trừ”. Chủ đầu tư được cân nhắc giữ lại báo giá lệch nếu có lý do hợp lý, nhưng nên ghi lý do vào hồ sơ.
6. Công khai, minh bạch và lưu hồ sơ
“Chủ đầu tư chịu trách nhiệm thu thập báo giá bảo đảm công khai, minh bạch.” Theo kinh nghiệm của chúng tôi, hồ sơ lấy báo giá nên lưu cùng hồ sơ kế hoạch lựa chọn nhà thầu, gồm: bản yêu cầu báo giá đã đăng, thời điểm đăng và hạn nhận, toàn bộ báo giá nhận được (kể cả báo giá bị loại), bảng tính giá trung bình và lý do loại hoặc giữ từng báo giá.
Cách tính giá trung bình và loại báo giá lệch quá 30%: ví dụ từng bước
Quy tắc 30% nghe đơn giản nhưng dễ tính sai khi có báo giá thấp bất thường, báo giá nhiều hạng mục hoặc chỉ có hai báo giá. Ba ví dụ dưới đây dùng số liệu minh họa.
Ví dụ 1: Loại báo giá thấp bất thường
Một trường trung học cơ sở cần xác định giá gói thầu mua 120 bộ bàn ghế học sinh cùng một quy cách. Yêu cầu báo giá đăng trên Hệ thống, bốn đơn vị gửi báo giá đúng hạn (đơn giá một bộ, đã gồm thuế giá trị gia tăng, vận chuyển và lắp đặt):
- Đơn vị A: 1,85 triệu đồng.
- Đơn vị B: 2,05 triệu đồng.
- Đơn vị C: 2,20 triệu đồng.
- Đơn vị D: 1,10 triệu đồng.
| Bước | Cách tính | Kết quả |
|---|---|---|
| 1. Giá trung bình của tất cả báo giá | (1,85 + 2,05 + 2,20 + 1,10) / 4 | 1,80 triệu đồng |
| 2. Biên độ 30% | 1,80 × 30% = 0,54 | Khoảng chấp nhận: 1,26 – 2,34 triệu đồng |
| 3. Đối chiếu từng báo giá | D = 1,10 < 1,26 | Chủ đầu tư có quyền loại báo giá D |
| 4. Giá trung bình sau khi loại D | (1,85 + 2,05 + 2,20) / 3 | Khoảng 2,033 triệu đồng/bộ |
| 5. Giá trị theo căn cứ báo giá | 2,033 × 120 bộ | Khoảng 244 triệu đồng |
Nếu giữ báo giá D, giá trị chỉ còn 1,80 × 120 = 216 triệu đồng, thấp hơn khoảng 28 triệu đồng, có thể khiến không nhà thầu nào chào được giá trong giá gói thầu. Trước khi loại, anh/chị nên kiểm tra vì sao D rẻ (xem tình huống 6).
Ví dụ 2: Loại một hạng mục trong báo giá nhiều mặt hàng
Một sở cần trang bị thiết bị cho phòng họp trực tuyến. Ba đơn vị gửi báo giá trên Hệ thống (triệu đồng):
| Hạng mục | Đơn vị A | Đơn vị B | Đơn vị C | Trung bình ban đầu | Khoảng ±30% | Xử lý |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Màn hình tương tác 86 inch (01 chiếc) | 62 | 65 | 68 | 65 | 45,5 – 84,5 | Giữ cả ba, trung bình 65 |
| Hệ thống micro hội nghị (01 bộ) | 48 | 52 | 95 | 65 | 45,5 – 84,5 | Có quyền loại hạng mục của C; trung bình (48 + 52) / 2 = 50 |
| Loa hội trường (04 chiếc, đơn giá) | 7,5 | 8,0 | 8,5 | 8,0 | 5,6 – 10,4 | Giữ cả ba; 8,0 × 4 = 32 |
Tổng giá trị theo căn cứ báo giá: 65 + 50 + 32 = 147 triệu đồng. Nếu không loại hạng mục micro của C, tổng là 65 + 65 + 32 = 162 triệu đồng.
Câu chữ “báo giá hoặc hạng mục trong báo giá” cho phép chỉ loại phần bất thường; màn hình và loa của C vẫn được tính.
Ví dụ 3: Chỉ có hai báo giá
Với hai báo giá, mỗi báo giá luôn lệch khỏi giá trung bình một khoảng bằng nhau. Phép tính cho thấy: khi báo giá cao gấp khoảng 1,86 lần báo giá thấp trở lên, cả hai báo giá đều nằm ngoài biên độ 30%.
- Báo giá 40 và 70 triệu đồng: trung bình 55, khoảng chấp nhận 38,5 – 71,5. Cả hai nằm trong khoảng, giá trung bình là 55 triệu đồng.
- Báo giá 30 và 70 triệu đồng: trung bình 50, khoảng chấp nhận 35 – 65. Cả hai cùng nằm ngoài khoảng.
Loại cả hai thì không còn căn cứ. Theo cách hiểu của chúng tôi, không nên dùng quyền loại trừ theo cách đó; hướng xử lý ở tình huống 7 bên dưới.
Một câu hỏi hay gặp: sau khi loại báo giá lệch và tính lại, có phải so 30% thêm lần nữa với giá trung bình mới không? Văn bản không quy định việc lặp lại. Theo cách hiểu của chúng tôi, chỉ cần đối chiếu một lần với giá trung bình của toàn bộ báo giá hợp lệ ban đầu. Cách làm này nên thống nhất trong quy chế nội bộ.
Lấy báo giá thuốc, hóa chất, vật tư xét nghiệm, thiết bị y tế
Điểm d có một đoạn riêng cho nhóm hàng y tế. Nguyên văn:
“Đối với gói thầu mua thuốc; hóa chất, vật tư xét nghiệm, thiết bị y tế; linh kiện, phụ kiện, vật tư thay thế sử dụng cho thiết bị y tế: trên cơ sở yêu cầu chuyên môn, chủ đầu tư quyết định các tiêu chí kỹ thuật và tổ chức lấy báo giá. Chủ đầu tư phải đăng tải yêu cầu báo giá trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia; khuyến khích đăng tải trên Cổng thông tin điện tử hoặc Trang thông tin điện tử của chủ đầu tư hoặc Cổng thông tin điện tử của Bộ Y tế hoặc Cổng dịch vụ công trực tuyến về quản lý thiết bị y tế; đơn vị quan tâm gửi báo giá trong thời hạn tối thiểu 10 ngày kể từ ngày đăng tải yêu cầu báo giá trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Trường hợp có từ 02 báo giá trở lên, chủ đầu tư được lựa chọn báo giá cao nhất phù hợp với khả năng tài chính và yêu cầu chuyên môn.”
So với hàng hóa thông thường, nhóm hàng y tế khác ở bốn điểm: chủ đầu tư tự quyết định tiêu chí kỹ thuật trên cơ sở yêu cầu chuyên môn; ngoài Hệ thống còn được khuyến khích đăng thêm trên trang của chủ đầu tư, Cổng thông tin Bộ Y tế hoặc Cổng dịch vụ công về quản lý thiết bị y tế; thời hạn tối thiểu 10 ngày thay vì 03 ngày làm việc; có từ 02 báo giá thì được chọn báo giá cao nhất phù hợp, thay vì lấy giá trung bình.
Ba điểm cần lưu ý khi áp dụng
Thứ nhất, cách đếm 10 ngày. Văn bản ghi “10 ngày”, không ghi “ngày làm việc”. Theo cách hiểu của chúng tôi, đây là 10 ngày theo lịch, không tính ngày đăng tải. Đăng thứ Hai 19/10/2026 thì hạn sớm nhất nên là hết ngày 29/10/2026.
Thứ hai, kênh gửi báo giá. Đoạn dành cho hàng y tế bắt buộc chủ đầu tư đăng trên Hệ thống. Tuy nhiên, câu về đơn vị quan tâm chỉ nói “gửi báo giá trong thời hạn tối thiểu 10 ngày kể từ ngày đăng tải… trên Hệ thống”, không lặp lại chữ “phải gửi trên Hệ thống” như đoạn hàng thông thường. Văn bản chưa nói rõ điểm này. Để thống nhất và dễ chứng minh tính công khai, chúng tôi khuyến nghị nhận báo giá trên Hệ thống. Nếu cho phép nhận qua kênh khác, yêu cầu báo giá cần ghi rõ kênh và thời điểm nhận.
Thứ ba, “báo giá cao nhất phù hợp”. Đây là quyền, không phải nghĩa vụ. Theo cách hiểu của chúng tôi, chủ đầu tư loại trước các báo giá không đáp ứng yêu cầu chuyên môn hoặc vượt khả năng tài chính, rồi mới chọn báo giá cao nhất trong số còn lại. Văn bản không nói rõ quy tắc loại 30% có áp dụng cho nhóm hàng y tế không; nếu dùng giá trung bình, nên ghi rõ phương pháp trong tờ trình.
Với thuốc, khoản 4 Điều 12 Thông tư 40/2025/TT-BYT cho phép cơ sở y tế công lập căn cứ thêm thông tin giá trúng thầu theo nhóm tiêu chí kỹ thuật của các cơ sở y tế công lập hoặc trúng thầu tập trung cấp địa phương trong 12 tháng trước ngày trình kế hoạch, kết quả trúng thầu tập trung cấp quốc gia, đàm phán giá còn hiệu lực. Vì vậy, với thuốc, báo giá thường chỉ là một trong nhiều nguồn. Quy trình đấu thầu thuốc đầy đủ xem bài đấu thầu thuốc.
Trách nhiệm của chủ đầu tư và đơn vị cung cấp báo giá
Đoạn cuối điểm d phân định rõ trách nhiệm hai phía và bổ sung câu miễn trách cho chủ đầu tư.
Chủ đầu tư: bảo đảm công khai, minh bạch
“Chủ đầu tư chịu trách nhiệm thu thập báo giá bảo đảm công khai, minh bạch.” Theo cách hiểu của chúng tôi, “công khai” là đăng yêu cầu báo giá trên Hệ thống để mọi đơn vị quan tâm đều tiếp cận được; “minh bạch” là yêu cầu rõ ràng, thời hạn đủ, cách tính có lý do và hồ sơ lưu đầy đủ. Nên tránh tiết lộ báo giá của đơn vị này cho đơn vị khác trước khi hết hạn, hoặc chỉ “mời” riêng vài đơn vị quen.
Đơn vị cung cấp báo giá: giá phải thật
“Đơn vị cung cấp báo giá chịu trách nhiệm cung cấp thông tin về giá của hàng hóa, dịch vụ phù hợp với khả năng cung cấp của mình và phải bảo đảm việc cung cấp báo giá không vi phạm quy định của pháp luật về cạnh tranh, bán phá giá hoặc nâng khống giá.” Có ba yêu cầu:
- Phù hợp khả năng cung cấp: chỉ báo giá hàng hóa, dịch vụ mình thực sự cung cấp được, với giá mình sẵn sàng bán.
- Không nâng khống giá: không báo giá cao bất hợp lý để đẩy giá gói thầu lên.
- Không vi phạm pháp luật cạnh tranh, bán phá giá: không thỏa thuận với đơn vị khác để cùng đưa ra mức giá định sẵn; không báo giá thấp bất thường nhằm loại đối thủ.
Nghị định 214 (đã sửa đổi) không quy định chế tài riêng đối với đơn vị báo giá sai; việc xử lý (nếu có) theo pháp luật chuyên ngành về cạnh tranh, giá.
Khi nào chủ đầu tư được miễn trách?
Câu mới do Nghị định 349 bổ sung: “Trường hợp chủ đầu tư đã tuân thủ đầy đủ quy định về tổ chức thu thập báo giá, bảo đảm công khai, minh bạch thì chủ đầu tư không phải chịu trách nhiệm đối với việc đơn vị cung cấp vi phạm quy định về cung cấp báo giá tại điểm này.”
Điều kiện để được miễn trách là “tuân thủ đầy đủ”. Theo cách hiểu của chúng tôi, chủ đầu tư cần chứng minh được ít nhất các việc sau: đã đăng yêu cầu báo giá trên Hệ thống; thời hạn không ngắn hơn mức tối thiểu; chỉ dùng báo giá nhận đúng kênh, đúng hạn; cách tính giá trung bình và việc loại báo giá có ghi nhận; không có dấu hiệu dàn xếp với đơn vị báo giá. Thiếu một trong các yếu tố này, câu miễn trách khó được viện dẫn.
Câu miễn trách chỉ bao phủ vi phạm của đơn vị cung cấp. Nếu chính chủ đầu tư lập yêu cầu báo giá thiên vị, tính sai hoặc bỏ qua bước đăng tải, trách nhiệm vẫn thuộc chủ đầu tư.
Cách lấy báo giá đúng quy định: quy trình 7 bước
Quy trình dưới đây là gợi ý nghiệp vụ của Viện dựa trên điểm d khoản 2 Điều 18, không phải trình tự bắt buộc do văn bản quy định.
- Xác định nhu cầu và phạm vi: danh mục hàng hóa, dịch vụ, số lượng, thời gian cần. Kiểm tra trước gói thầu có thuộc nhóm thuốc, thiết bị y tế hay không để chọn đúng thời hạn.
- Lập yêu cầu báo giá: theo các nội dung ở bảng dưới. Yêu cầu càng rõ, báo giá nhận về càng dễ so sánh.
- Đăng tải trên Hệ thống: dùng tài khoản của chủ đầu tư; ghi nhận thời điểm đăng tải.
- Đặt hạn nhận báo giá: không ngắn hơn 03 ngày làm việc (hàng thông thường) hoặc 10 ngày (nhóm y tế), tính theo cách thận trọng đã nêu.
- Tổng hợp báo giá sau hạn: lập danh sách tất cả báo giá nhận trên Hệ thống; kiểm tra mặt bằng (cấu hình, thuế, vận chuyển, bảo hành, hiệu lực báo giá).
- Tính giá: giá trung bình, kiểm tra biên độ ±30%, quyết định loại hoặc giữ (hàng thông thường); hoặc chọn báo giá cao nhất phù hợp (nhóm y tế).
- Lập biên bản hoặc bảng tổng hợp và đưa vào tờ trình kế hoạch lựa chọn nhà thầu: nêu căn cứ, phương pháp tính, lý do loại hoặc giữ báo giá; lưu bản trích xuất từ Hệ thống.
Nội dung nên có trong yêu cầu báo giá
| Nội dung | Gợi ý ghi | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Thông tin chủ đầu tư, dự án hoặc dự toán mua sắm | Tên đơn vị, tên nhiệm vụ mua sắm; nêu rõ mục đích là xác định giá gói thầu | Đơn vị báo giá hiểu đây chưa phải mời thầu |
| Danh mục, số lượng, đơn vị tính | Bảng danh mục có số thứ tự, đơn vị tính thống nhất | Tránh báo giá theo bộ, theo chiếc lẫn lộn |
| Yêu cầu kỹ thuật tối thiểu | Mô tả theo tính năng, thông số; hạn chế nêu nhãn hiệu, xuất xứ | Mở rộng số đơn vị báo giá; giữ giá gói thầu không gắn với một hãng |
| Điều kiện cung cấp | Địa điểm giao hàng, vận chuyển, lắp đặt, chạy thử, đào tạo, bảo hành | Bảo đảm giá tính đúng, tính đủ (khoản 1 Điều 18) |
| Cơ cấu giá | Đơn giá, thành tiền; ghi rõ đã gồm thuế giá trị gia tăng, phí, lệ phí hay chưa | Đưa các báo giá về cùng mặt bằng |
| Hiệu lực báo giá | Ví dụ tối thiểu 60 hoặc 90 ngày | Giá còn giá trị khi trình và phê duyệt kế hoạch |
| Thời hạn và cách gửi | Gửi trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trước thời điểm ghi rõ ngày, giờ | Đáp ứng điểm d; tránh tranh cãi về báo giá muộn |
| Mẫu bảng báo giá | Đính kèm mẫu có cột để đơn vị điền | Dễ tổng hợp, dễ áp dụng quy tắc loại theo hạng mục |
Về nhãn hiệu, xuất xứ: điểm i khoản 6 Điều 16 Luật Đấu thầu cấm nêu yêu cầu cụ thể về nhãn hiệu, xuất xứ trong hồ sơ mời thầu ở một số hình thức (trừ trường hợp luật cho phép). Quy định này không trực tiếp áp dụng cho yêu cầu báo giá. Theo cách hiểu của chúng tôi, giá gói thầu dựng từ báo giá của một nhãn hiệu sẽ khiến hồ sơ mời thầu khó trung lập, nên mô tả trung lập ngay từ yêu cầu báo giá.
Kết hợp báo giá với các căn cứ khác của khoản 2 Điều 18
Khoản 2 Điều 18 viết: “Giá gói thầu được lập căn cứ theo một trong các thông tin sau”. Một căn cứ là đủ, nhưng kết hợp hai căn cứ giúp giá gói thầu sát thị trường và dễ bảo vệ hơn.
| Điểm | Căn cứ | Khi nào phù hợp | Quan hệ với báo giá |
|---|---|---|---|
| a | Dự toán gói thầu được duyệt (nếu có) | Gói xây lắp, tư vấn xây dựng, lĩnh vực có định mức, đơn giá | Báo giá là đầu vào của dự toán (xem mục về dự toán xây dựng) |
| b | Nội dung, phạm vi công việc, số lượng và mức lương chuyên gia | Gói tư vấn | Ít dùng báo giá |
| c | Kết quả lựa chọn nhà thầu hàng hóa, dịch vụ tương tự trong tối đa 12 tháng | Hàng hóa phổ biến, mua lặp lại | Dùng để đối chiếu báo giá; được điều chỉnh theo khối lượng, giá thị trường |
| d | Báo giá | Hàng hóa, dịch vụ có nhiều nhà cung cấp trên thị trường | — |
| đ | Kết quả thẩm định giá | Tài sản giá trị lớn, đặc thù; khi báo giá phân tán hoặc quá ít | Thay thế hoặc kiểm chứng báo giá |
| e | Giá niêm yết của nhà sản xuất, nhà nhập khẩu, đại lý, nhà phân phối, nhà cung ứng, doanh nghiệp | Hàng có bảng giá công bố | Đối chiếu nhanh mức báo giá |
| g | Giá kê khai do cơ quan, đơn vị có chức năng, thẩm quyền công bố hoặc cung cấp | Mặt hàng thuộc diện kê khai giá | Mốc tham chiếu chính thức |
Bốn quy định liên quan cần nhớ khi kết hợp:
- Gói thầu chia phần (khoản 3 Điều 18): mỗi phần có thể dùng một căn cứ khác nhau.
- Cập nhật giá gói thầu (khoản 1 Điều 18): giá gói thầu được cập nhật trong thời hạn 28 ngày trước ngày mở thầu nếu cần thiết; lấy báo giá mới để cập nhật vẫn phải theo thủ tục điểm d.
- Tham vấn thị trường (khoản 3 Điều 17): dùng để điều chỉnh kết quả lựa chọn nhà thầu tương tự theo giá thị trường (điểm c), khác với điểm d.
- Chỉ định thầu (điểm c khoản 3 Điều 79, điểm b khoản 3 Điều 80): với gói mua sắm hàng hóa hoặc gói hỗn hợp EP, PC, EPC “không có đủ dữ liệu để tham chiếu giá theo quy định tại các điểm a, c, đ, e và g khoản 2 Điều 18” hoặc khi thấy cần thiết, chủ đầu tư yêu cầu nhà thầu thuyết minh cơ cấu giá để làm cơ sở thương thảo. Danh sách này không có điểm d. Theo cách hiểu của chúng tôi, nếu giá gói chỉ định thầu chỉ dựa vào báo giá, chủ đầu tư nên yêu cầu nhà thầu thuyết minh cơ cấu giá. Xem thêm bài chỉ định thầu.
Báo giá khi lập dự toán xây dựng: Nghị định 206 quy định gì?
Nhiều người tìm “quy định lấy báo giá khi lập dự toán” hoặc “lấy 3 báo giá lập dự toán”. Đây là vùng giao giữa pháp luật đấu thầu và pháp luật xây dựng.
Báo giá là một nguồn thông tin giá trong Nghị định 206
Nghị định 206/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/7/2026) nhắc đến báo giá ở nhiều chỗ:
- Điểm đ khoản 5 Điều 6: giá xây dựng, giá vật liệu, nhân công, máy thi công, giá thiết bị được xác định trên cơ sở xem xét, đánh giá từ các nguồn: cơ sở dữ liệu trên Hệ thống thông tin, Cơ sở dữ liệu quốc gia về hoạt động xây dựng, công bố giá của địa phương, báo giá của nhà cung cấp, sản xuất trên thị trường, dữ liệu giá công trình tương tự. Từ các nguồn này, người lập “lựa chọn giá hoặc tính toán giá bình quân”, bảo đảm phù hợp tiêu chuẩn, chỉ dẫn kỹ thuật, xuất xứ, yêu cầu chất lượng và giá thị trường. Không có giá hoặc có nhưng không phù hợp thì chủ đầu tư được thuê tổ chức thẩm định giá.
- Khoản 3 Điều 12: giá mua thiết bị xác định theo điểm đ khoản 5 Điều 6; chi phí gia công, chế tạo thiết bị có thể căn cứ báo giá của đơn vị sản xuất, cung ứng.
- Điểm a, c khoản 1 Điều 22: giá công tác xây dựng, giá bộ phận, đơn vị kết cấu công trình có thể xác định trên cơ sở báo giá của đơn vị thi công, nhà sản xuất, nhà cung cấp.
- Khoản 3 Điều 30: nhà thầu tư vấn xác định, thẩm tra chi phí chịu trách nhiệm toàn diện về “tính chính xác, căn cứ của các báo giá” được sử dụng.
Có phải đăng yêu cầu báo giá lên Hệ thống khi lập dự toán xây dựng?
Nghị định 206 không quy định thủ tục đăng yêu cầu báo giá trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, không quy định thời hạn 03 ngày làm việc và cũng không quy định số lượng 03 báo giá. Theo cách hiểu của chúng tôi:
- Khi báo giá chỉ là dữ liệu đầu vào để tư vấn lập dự toán theo Nghị định 206, việc thu thập theo quy định của pháp luật xây dựng. Giá gói thầu xây lắp khi đó thường căn cứ điểm a khoản 2 Điều 18 (dự toán gói thầu được duyệt), không phải điểm d.
- Khi chủ đầu tư dùng trực tiếp báo giá làm căn cứ giá gói thầu theo điểm d (ví dụ gói mua sắm thiết bị tách riêng, không lập dự toán chi tiết), thủ tục lấy báo giá phải theo điểm d: đăng trên Hệ thống, tối thiểu 03 ngày làm việc.
- “03 báo giá” không phải yêu cầu của Nghị định 206 hay Nghị định 214, dù cụm “lựa chọn giá hoặc tính toán giá bình quân” cho thấy nên có nhiều nguồn để so sánh.
Cách lập, thẩm định, phê duyệt dự toán gói thầu và quan hệ với giá gói thầu được phân tích tại bài dự toán gói thầu là gì, khác giá gói thầu thế nào.
Góc nhà cung cấp: gửi báo giá thế nào cho đúng và có lợi
Quy định lấy báo giá mới cũng thay đổi cách nhà cung cấp tiếp cận khách hàng khu vực công:
- Có tài khoản và theo dõi Hệ thống thường xuyên, vì thời hạn chỉ 03 ngày làm việc.
- Báo giá đúng mẫu, đúng mặt bằng: ghi rõ đã gồm thuế, phí, vận chuyển, lắp đặt hay chưa.
- Báo giá thật. Báo giá lệch xa mặt bằng chung có thể bị loại theo quy tắc 30% và có nguy cơ vi phạm pháp luật về cạnh tranh, giá.
- Đã gửi báo giá vẫn có thể dự thầu. Điểm đ khoản 6 Điều 16 Luật Đấu thầu cấm nhà thầu tham dự gói mua sắm hàng hóa, xây lắp, phi tư vấn khi chính nhà thầu đó cung cấp dịch vụ tư vấn lập, thẩm tra, thẩm định dự toán, thiết kế, hồ sơ mời thầu cho gói đó. Gửi báo giá không phải là cung cấp dịch vụ tư vấn. Theo cách hiểu của chúng tôi, đơn vị đã gửi báo giá vẫn được tham dự thầu nếu đáp ứng tư cách hợp lệ và các điều kiện khác.
- Báo giá không ràng buộc giá dự thầu, nhưng nên nhất quán: báo giá rất cao rồi dự thầu rất thấp sẽ khó giải thích nếu có kiểm tra.
Báo giá thu trước và sau 09/9/2026: áp dụng quy định nào?
Nghị định 349 có hiệu lực từ ngày ký, 09/9/2026 (khoản 1 Điều 28). Khoản 2 Điều 27 quy định chuyển tiếp theo mốc phát hành hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu. Không có quy định chuyển tiếp riêng cho việc lấy báo giá. Danh sách dưới đây là cách hiểu và khuyến nghị của chúng tôi; anh/chị nên đối chiếu thêm hướng dẫn của cơ quan quản lý nếu có.
- Đã phát hành hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu (hoặc đã gửi dự thảo hợp đồng với chỉ định thầu rút gọn) trước 09/9/2026: tiếp tục theo quy định trước đó (điểm a khoản 2 Điều 27). Giá gói thầu đã duyệt từ báo giá thu theo bản gốc không phải làm lại.
- Đã duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu trước 09/9/2026, chưa phát hành hồ sơ: kế hoạch vẫn có giá trị; nếu có nội dung không phù hợp quy định mới, chủ đầu tư được điều chỉnh kế hoạch (điểm b khoản 2 Điều 27).
- Đã thu báo giá trước 09/9/2026 theo cách cũ (ngoài Hệ thống), chưa trình kế hoạch: văn bản không nói rõ. Để an toàn, chúng tôi khuyến nghị đăng yêu cầu báo giá lại trên Hệ thống theo quy định mới trước khi trình.
- Đăng yêu cầu báo giá trên Hệ thống trước 09/9/2026, hạn nhận rơi sau ngày này: báo giá nhận trên Hệ thống có thể sử dụng; nên kiểm tra số ngày làm việc thực tế đã đủ 03 ngày chưa.
- Lấy báo giá từ 09/9/2026: áp dụng điểm d khoản 2 Điều 18 đã sửa đổi.
Cách điều chỉnh kế hoạch khi cần được hướng dẫn tại bài điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
16 tình huống lấy báo giá thường gặp
Các tình huống dưới đây dùng số liệu minh họa, ngày tháng giả định trong năm 2026. Phần “Cách xử lý” dẫn điều khoản theo Nghị định 214 (đã sửa đổi), trừ khi ghi văn bản khác.
Nhóm 1 — Đăng tải, thời hạn và kênh nhận báo giá
Tình huống 1: Xin báo giá qua email cho nhanh
Ngày 22/9/2026, một ủy ban nhân dân xã cần mua 02 máy photocopy. Cán bộ văn phòng gửi email cho ba cửa hàng quen và nhận ba báo giá trong ngày: 68, 72 và 75 triệu đồng/máy. Kế toán định lấy giá trung bình để trình kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
Cách xử lý: từ 09/9/2026, điểm d khoản 2 Điều 18 yêu cầu chủ đầu tư “phải” đăng yêu cầu báo giá trên Hệ thống và đơn vị quan tâm “phải” gửi báo giá trên Hệ thống. Ba báo giá qua email không đáp ứng điểm d. Xã cần đăng yêu cầu báo giá trên Hệ thống, để tối thiểu 03 ngày làm việc. Ba báo giá email có thể lưu làm thông tin tham khảo thị trường. Nếu ba cửa hàng muốn báo giá chính thức, họ phải gửi lại trên Hệ thống.
Tình huống 2: Đăng chiều thứ Sáu, đặt hạn sáng thứ Hai
Một trung tâm y tế cần mua văn phòng phẩm và giấy in cho năm 2027. Cán bộ đăng yêu cầu báo giá lúc 16 giờ thứ Sáu 09/10/2026 và đặt hạn nhận báo giá 10 giờ thứ Hai 12/10/2026.
Cách xử lý: văn phòng phẩm là hàng hóa thông thường, thời hạn tối thiểu 03 ngày làm việc kể từ ngày đăng tải. Hạn 12/10 mới được khoảng nửa ngày làm việc. Theo cách đếm thận trọng (không tính ngày đăng, không tính thứ Bảy, Chủ nhật), hạn sớm nhất là hết ngày thứ Tư 14/10/2026. Trung tâm cần lùi hạn nhận báo giá trên Hệ thống trước khi hết hạn (nếu chức năng Hệ thống cho phép), hoặc đăng lại yêu cầu báo giá với thời hạn đúng. Báo giá nhận theo hạn 12/10 không nên dùng làm căn cứ theo điểm d.
Tình huống 3: Hết hạn mà không có báo giá nào
Một viện nghiên cứu đăng yêu cầu báo giá một thiết bị đo chuyên dụng. Sau 05 ngày làm việc, không đơn vị nào gửi báo giá trên Hệ thống.
Cách xử lý: không có báo giá thì không có căn cứ theo điểm d. Văn bản không quy định bước tiếp theo cho trường hợp này. Theo cách hiểu của chúng tôi, viện có ba hướng: rà lại yêu cầu báo giá (yêu cầu kỹ thuật quá hẹp, thời hạn quá ngắn) rồi đăng lại; dùng căn cứ khác của khoản 2 Điều 18 như giá niêm yết của hãng (điểm e) hoặc thuê thẩm định giá (điểm đ); hoặc kết hợp tham vấn thị trường (khoản 3 Điều 17) để hiểu vì sao không có đơn vị quan tâm.
Tình huống 4: Đơn vị tư vấn đấu thầu đề nghị đăng thay
Một ban quản lý dự án thuê công ty tư vấn đấu thầu. Công ty đề nghị dùng tài khoản của mình để đăng yêu cầu báo giá thiết bị cho nhanh.
Cách xử lý: điểm d giao cho “chủ đầu tư” đăng tải yêu cầu báo giá. Khoản 5 Điều 23 quy định tư vấn đấu thầu không được thay chủ đầu tư đăng tải các nội dung thuộc trách nhiệm đăng tải của chủ đầu tư theo Điều 7 và Điều 8 Luật Đấu thầu; tổ chức, cá nhân dùng tài khoản của mình đăng thay có thể bị khóa tài khoản 06 tháng. Yêu cầu báo giá không được nêu trực tiếp trong khoản này, nhưng theo cách hiểu của chúng tôi, đây là nghĩa vụ đăng tải của chủ đầu tư nên ban quản lý dự án đăng bằng tài khoản của mình; tư vấn soạn nội dung và tổng hợp báo giá.
Nhóm 2 — Tính giá trung bình và loại báo giá
Tình huống 5: Chỉ nhận được 01 báo giá cho phần mềm chuyên dụng
Một bệnh viện cần nâng cấp phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự (không phải thiết bị y tế). Yêu cầu báo giá đăng 05 ngày làm việc, chỉ một đơn vị gửi báo giá 380 triệu đồng. Gói thầu dự kiến chỉ định thầu.
Cách xử lý: “tối thiểu 01 báo giá” nên một báo giá vẫn là căn cứ hợp lệ theo điểm d. Bệnh viện nên đối chiếu thêm kết quả lựa chọn nhà thầu phần mềm tương tự trích xuất từ Hệ thống (điểm c). Khi chỉ định thầu, theo điểm c khoản 3 Điều 79 và điểm b khoản 3 Điều 80, bệnh viện nên yêu cầu nhà thầu thuyết minh cơ cấu giá để có cơ sở thương thảo.
Tình huống 6: Báo giá thấp bất thường do khác chất liệu
Trong ví dụ 120 bộ bàn ghế, đơn vị D báo 1,10 triệu đồng/bộ, dưới mức 1,26 triệu đồng của khoảng chấp nhận; đọc kỹ thì D chào gỗ ép thay vì gỗ tự nhiên.
Cách xử lý: báo giá D không cùng mặt bằng nên có cơ sở không đưa vào phép tính; kể cả đúng chất liệu, D vẫn ngoài biên độ 30% và chủ đầu tư “có quyền loại trừ”. Tờ trình ghi rõ lý do; giá trị sau khi loại khoảng 244 triệu đồng.
Tình huống 7: Hai báo giá chênh nhau quá xa
Một trung tâm giáo dục nghề nghiệp lấy báo giá một mô hình thực hành điện công nghiệp. Hai báo giá: 30 triệu và 70 triệu đồng.
Cách xử lý: giá trung bình 50 triệu đồng, khoảng chấp nhận 35 – 65 triệu đồng. Cả hai báo giá cùng nằm ngoài khoảng. Loại cả hai thì không còn căn cứ. Theo cách hiểu của chúng tôi, trung tâm nên kiểm tra hai báo giá có cùng cấu hình không; nếu cùng, nên đăng lại để có thêm báo giá hoặc dùng kết quả thẩm định giá (điểm đ). Không nên tự chọn một trong hai mức mà không có lý do.
Tình huống 8: Báo giá trọn gói nhiều mặt hàng, một mặt hàng bất thường
Một sở lấy báo giá thiết bị phòng họp gồm màn hình, micro, loa. Đơn vị C báo micro 95 triệu đồng, gần gấp đôi hai đơn vị còn lại.
Cách xử lý: điểm d cho phép loại “báo giá hoặc hạng mục trong báo giá”. Sở loại riêng hạng mục micro của C, kết quả 147 triệu đồng thay vì 162 triệu đồng (ví dụ 2). Muốn làm được, yêu cầu báo giá phải có mẫu bảng tách từng hạng mục.
Tình huống 9: Báo giá chưa cùng mặt bằng thuế, vận chuyển
Ba báo giá máy phát điện dự phòng: A 420 triệu đồng đã gồm thuế giá trị gia tăng, vận chuyển, lắp đặt; B 390 triệu đồng chưa gồm thuế; C 405 triệu đồng đã gồm thuế nhưng chưa gồm vận chuyển, lắp đặt.
Cách xử lý: khoản 1 Điều 18 yêu cầu giá gói thầu tính đúng, tính đủ, kể cả phí, lệ phí và thuế. Trước khi tính trung bình, cần đưa ba báo giá về cùng mặt bằng: cộng thuế cho B theo thuế suất áp dụng, đề nghị C làm rõ hoặc cộng chi phí vận chuyển, lắp đặt có căn cứ. Phần nào không xác định được thì nên ghi nhận và cân nhắc không đưa báo giá đó vào phép tính. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, cách phòng ngừa tốt nhất là ghi rõ cơ cấu giá ngay trong yêu cầu báo giá.
Nhóm 3 — Thuốc, hóa chất, vật tư xét nghiệm, thiết bị y tế
Tình huống 10: Máy siêu âm, chọn báo giá cao nhất phù hợp
Một bệnh viện huyện cần mua 01 máy siêu âm tổng quát. Nguồn kinh phí khả dụng 1,5 tỷ đồng. Đăng yêu cầu báo giá thứ Hai 19/10/2026, hạn hết ngày 29/10/2026. Ba báo giá đáp ứng tiêu chí kỹ thuật: 1,25 tỷ; 1,48 tỷ; 1,62 tỷ đồng.
Cách xử lý: máy siêu âm là thiết bị y tế, thời hạn tối thiểu 10 ngày đã đáp ứng. Có từ 02 báo giá trở lên, bệnh viện “được lựa chọn báo giá cao nhất phù hợp với khả năng tài chính và yêu cầu chuyên môn”. Báo giá 1,62 tỷ vượt khả năng tài chính. Theo cách hiểu của chúng tôi, báo giá cao nhất phù hợp là 1,48 tỷ đồng. Bệnh viện cũng có thể dùng mức thấp hơn nếu thấy hợp lý, vì đây là quyền lựa chọn. Tờ trình nên nêu rõ lý do chọn.
Tình huống 11: Gói thầu lẫn hàng y tế và hàng thông thường
Một bệnh viện tỉnh lập kế hoạch cho khoa xét nghiệm, gồm: vật tư xét nghiệm, linh kiện thay thế cho máy xét nghiệm sinh hóa và 30 ghế chờ cho khu lấy mẫu.
Cách xử lý: vật tư xét nghiệm và linh kiện thay thế cho thiết bị y tế thuộc nhóm có thời hạn tối thiểu 10 ngày. Ghế chờ là hàng hóa thông thường, thời hạn 03 ngày làm việc. Theo cách hiểu của chúng tôi, nếu đăng chung một yêu cầu báo giá, nên để thời hạn 10 ngày cho toàn bộ để đáp ứng cả hai quy tắc. Khi tính giá, áp dụng cách chọn giá tương ứng với từng nhóm hàng. Bệnh viện cũng nên xem lại việc phân chia gói thầu, vì hàng y tế và hàng thông thường thường có yêu cầu năng lực nhà thầu khác nhau.
Tình huống 12: Giá kế hoạch thuốc generic
Một trung tâm y tế lập kế hoạch mua thuốc generic. Có báo giá của hai nhà phân phối và có kết quả trúng thầu tập trung cấp địa phương 8 tháng trước.
Cách xử lý: thuốc thuộc nhóm báo giá 10 ngày tại điểm d. Ngoài ra, điểm c khoản 4 Điều 12 Thông tư 40/2025/TT-BYT cho phép căn cứ giá trúng thầu tập trung cấp địa phương trong 12 tháng trước ngày trình kế hoạch. Trung tâm có thể kết hợp hai nguồn, đồng thời kiểm tra nguyên tắc giá kế hoạch giữa các nhóm thuốc tại điểm d khoản 4 Điều 12 Thông tư 40/2025/TT-BYT. Chọn báo giá cao nhất chỉ là quyền; giá kế hoạch vẫn phải bảo đảm các nguyên tắc nhóm đó.
Nhóm 4 — Trách nhiệm, chuyển tiếp và dự toán xây dựng
Tình huống 13: Phát hiện đơn vị báo giá nâng khống
Một sở lấy báo giá 50 bộ máy tính. Bốn đơn vị gửi báo giá trên Hệ thống, thời hạn 04 ngày làm việc, giá trung bình được tính đúng. Sau khi phê duyệt kế hoạch, cơ quan kiểm tra phát hiện hai trong bốn đơn vị có quan hệ sở hữu và cùng nâng giá.
Cách xử lý: nếu sở chứng minh đã “tuân thủ đầy đủ quy định về tổ chức thu thập báo giá, bảo đảm công khai, minh bạch”, câu mới tại điểm d cho phép sở không phải chịu trách nhiệm về vi phạm của đơn vị cung cấp. Hai đơn vị báo giá chịu trách nhiệm theo pháp luật về cạnh tranh, giá. Theo cách hiểu của chúng tôi, nếu chưa phát hành hồ sơ mời thầu, sở nên xác định lại giá gói thầu bằng căn cứ tin cậy hơn và điều chỉnh kế hoạch.
Tình huống 14: Báo giá thu từ tháng 8/2026 theo cách cũ
Tháng 8/2026, một trường đại học thu 03 báo giá thiết bị phòng thí nghiệm qua công văn giấy. Do chờ bố trí vốn, đến ngày 15/10/2026 trường mới trình kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
Cách xử lý: theo bản gốc Nghị định 214, việc lấy báo giá theo cách thức khác là được phép trước 09/9/2026. Khoản 2 Điều 27 Nghị định 349 không có quy định chuyển tiếp riêng cho báo giá. Theo cách hiểu của chúng tôi, vì kế hoạch được trình và phê duyệt sau 09/9/2026, trường nên đăng lại yêu cầu báo giá trên Hệ thống theo quy định hiện hành. Việc này vừa đúng thủ tục mới, vừa cập nhật giá sau hơn hai tháng.
Tình huống 15: Báo giá vật liệu khi lập dự toán gói xây lắp
Ban quản lý dự án lập dự toán gói thi công một nhà lớp học. Hệ cửa nhôm cách âm theo thiết kế không có trong công bố giá của địa phương. Tư vấn lập dự toán thu báo giá của ba nhà sản xuất.
Cách xử lý: đây là báo giá dùng để xác định giá vật liệu khi lập dự toán theo Nghị định 206/2026/NĐ-CP (điểm đ khoản 5 Điều 6, khoản 1 Điều 12). Nghị định 206 không yêu cầu đăng trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia hay thời hạn 03 ngày làm việc. Tư vấn lựa chọn giá hoặc tính giá bình quân, bảo đảm phù hợp chỉ dẫn kỹ thuật, xuất xứ, chất lượng, và chịu trách nhiệm về tính chính xác, căn cứ của các báo giá (khoản 3 Điều 30). Giá gói thầu xây lắp sau đó căn cứ dự toán gói thầu được duyệt (điểm a khoản 2 Điều 18 Nghị định 214).
Tình huống 16: Đơn vị đã gửi báo giá có được dự thầu?
Công ty X gửi báo giá trên Hệ thống cho gói mua 15 máy chiếu của một trường. Khi trường phát hành hồ sơ mời thầu chào hàng cạnh tranh, công ty X muốn tham dự.
Cách xử lý: điểm đ khoản 6 Điều 16 Luật Đấu thầu chỉ cấm nhà thầu tham dự gói thầu mà chính nhà thầu đó cung cấp dịch vụ tư vấn như lập, thẩm tra, thẩm định dự toán, lập, thẩm định hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu. Gửi báo giá không phải dịch vụ tư vấn. Theo cách hiểu của chúng tôi, công ty X được tham dự nếu đáp ứng tư cách hợp lệ và các yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Trường hợp khác: nếu công ty X được thuê lập dự toán hoặc hồ sơ mời thầu cho chính gói này, X không được tham dự.
Checklist lấy báo giá trước khi trình kế hoạch lựa chọn nhà thầu
- Đã xác định gói thầu thuộc nhóm hàng thông thường (03 ngày làm việc) hay nhóm thuốc, thiết bị y tế (10 ngày).
- Yêu cầu báo giá có danh mục, số lượng, đơn vị tính, yêu cầu kỹ thuật trung lập, điều kiện giao hàng, bảo hành, cơ cấu giá, hiệu lực báo giá.
- Yêu cầu báo giá đã đăng trên Hệ thống bằng tài khoản của chủ đầu tư; đã lưu thời điểm đăng.
- Hạn nhận báo giá không ngắn hơn mức tối thiểu, tính theo cách thận trọng.
- Chỉ dùng báo giá nhận trên Hệ thống, đúng hạn cho phép tính theo điểm d.
- Các báo giá đã đưa về cùng mặt bằng (cấu hình, thuế, phí, vận chuyển, lắp đặt).
- Đã tính giá trung bình, kiểm tra biên độ ±30%, ghi lý do loại hoặc giữ từng báo giá, từng hạng mục.
- Với nhóm y tế: đã ghi rõ báo giá được chọn và lý do phù hợp khả năng tài chính, yêu cầu chuyên môn.
- Đã đối chiếu thêm ít nhất một căn cứ khác của khoản 2 Điều 18 khi chỉ có ít báo giá.
- Bộ hồ sơ lấy báo giá (yêu cầu, báo giá, bảng tính, biên bản) đã lưu cùng hồ sơ kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
- Với gói đã thu báo giá trước 09/9/2026: đã rà soát và quyết định có lấy lại báo giá hay không.
Quy trình lập và trình kế hoạch đầy đủ có tại bài hướng dẫn lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
Những sai lầm thường gặp
- Tiếp tục xin báo giá qua email, công văn sau ngày 09/9/2026 với hàng hóa thông thường.
- Đếm 03 ngày theo lịch thay vì ngày làm việc, đặc biệt khi đăng vào cuối tuần.
- Nhầm thời hạn 10 ngày của nhóm y tế với 03 ngày làm việc của hàng thông thường, hoặc ngược lại.
- Tin rằng phải có đủ 3 báo giá, rồi trì hoãn kế hoạch hoặc “xin” thêm báo giá cho đủ số. Văn bản chỉ yêu cầu tối thiểu 01.
- Tính trung bình khi các báo giá khác mặt bằng: chỗ gồm thuế, chỗ chưa gồm; chỗ có lắp đặt, chỗ không.
- Loại báo giá lệch mà không ghi lý do, hoặc loại ở gói này nhưng giữ ở gói khác trong cùng tình huống.
- Mô tả yêu cầu kỹ thuật theo catalô một hãng, khiến chỉ một đơn vị báo giá được.
- Không lưu báo giá bị loại, nên khi bị kiểm tra không chứng minh được việc tuân thủ đầy đủ để viện dẫn câu miễn trách.
- Áp thủ tục điểm d cho mọi báo giá khi lập dự toán xây dựng, hoặc ngược lại, bỏ qua điểm d khi dùng báo giá trực tiếp làm giá gói thầu.
Bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu và lập dự toán
Lấy báo giá là bước đầu của chuỗi lập giá gói thầu, kế hoạch lựa chọn nhà thầu và hồ sơ mời thầu; sai ở bước này thường kéo theo sai ở các bước sau. Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ tổ chức các khóa đấu thầu cơ bản và lập dự toán, cập nhật theo Nghị định 214 (đã sửa đổi) và Nghị định 206/2026/NĐ-CP, theo hình thức học trực tiếp, online hoặc đào tạo đấu thầu tại đơn vị cho cơ quan, bệnh viện, trường học, ban quản lý dự án.
Sau khi hoàn thành khóa học, học viên được cấp chứng nhận hoàn thành khóa học theo tên khóa học đã tham gia. Chứng nhận hoàn thành khóa học không phải chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu; chứng chỉ này do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định hiện hành.
Nếu đơn vị cần hỗ trợ rà soát hồ sơ lấy báo giá, lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu hoặc hồ sơ mời thầu, anh/chị có thể tham khảo dịch vụ tư vấn hồ sơ đấu thầu của Viện.
VIỆN NGHIÊN CỨU ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ
- Hotline / Zalo: 0904 889 859 (Ms. Hoa)
- Email: daotao@viendaotaocanbo.edu.vn
- Địa chỉ: BT164 Central St, Khu Sunrise L, KDT The Manor Central Park, Phường Định Công, TP. Hà Nội
- Website: https://viendaotaocanbo.edu.vn
Văn bản sử dụng trong bài
- Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (văn bản hợp nhất) — Điều 16 (điểm đ, i khoản 6), Điều 39 (khoản 2).
- Nghị định 214/2025/NĐ-CP (Văn bản hợp nhất số 36/2026/VBHN-NĐ-BTC) — Điều 17 (khoản 3), Điều 18 (khoản 1, 2, 3), Điều 23, Điều 79 (điểm c khoản 3), Điều 80 (điểm b khoản 3); bản gốc dùng để so sánh điểm d khoản 2 Điều 18.
- Nghị định 349/2026/NĐ-CP ngày 09/9/2026 — Điều 1, Điều 27 (khoản 2), Điều 28.
- Thông tư 40/2025/TT-BYT ngày 25/10/2025 quy định đấu thầu thuốc tại cơ sở y tế công lập — khoản 4 Điều 12.
- Nghị định 206/2026/NĐ-CP ngày 15/6/2026 về quản lý chi phí đầu tư xây dựng — Điều 6 (điểm đ khoản 5), Điều 12, Điều 15, Điều 22 (khoản 1), Điều 30 (khoản 3).
- Thông tư 79/2025/TT-BTC và Thông tư 134/2026/TT-BTC — đã rà soát, không có điều khoản riêng về đăng tải yêu cầu báo giá.
Nội dung được biên soạn bởi Ban Đào tạo – Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ trên cơ sở đối chiếu Luật Đấu thầu (văn bản hợp nhất), Nghị định 214/2025/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP (Văn bản hợp nhất 36/2026/VBHN-NĐ-BTC), bản gốc Nghị định 214/2025/NĐ-CP, Thông tư 40/2025/TT-BYT và Nghị định 206/2026/NĐ-CP tại thời điểm 01/10/2026. Bài viết mang tính tham khảo; các nội dung ghi “theo cách hiểu của chúng tôi” là diễn giải nghiệp vụ, với gói thầu cụ thể anh/chị nên đối chiếu văn bản hiện hành và hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền. Nghiêm cấm sao chép nội dung khi chưa được phép.
