Mua sắm dưới 100 triệu là cách gọi quen thuộc của cơ chế tại khoản 4 Điều 80 Nghị định 214/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP): với gói thầu hoặc nội dung mua sắm có giá không quá 100 triệu đồng, thủ trưởng cơ quan, đơn vị mua sắm tự quyết định việc mua sắm, bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả và tự chịu trách nhiệm; không phải đáp ứng điều kiện tại khoản 2 Điều 79 (kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt, kế hoạch vốn, dự toán gói thầu), không phải làm quy trình chỉ định thầu rút gọn, nhưng phải có hóa đơn, chứng từ đầy đủ theo quy định của pháp luật. Đơn vị vẫn được chọn làm theo quy trình chỉ định thầu rút gọn nếu muốn chặt chẽ hơn. Ngưỡng này áp dụng từ 09/9/2026; bản gốc Nghị định 214 là 50 triệu đồng.
Ở cơ quan, trường học, bệnh viện, phần lớn các lần chi tiền mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị nhỏ: hộp mực in, bộ bàn ghế, thay máy bơm, sửa mái tôn, thuê xe đưa đón đoàn công tác. Khi ngưỡng tăng gấp đôi, câu hỏi kế toán và bộ phận hành chính đặt ra ngay là: từ nay mọi khoản dưới 100 triệu đồng có “thoát” khỏi Luật Đấu thầu không, có phải lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu không, cần giữ những giấy tờ gì để khi thanh tra, kiểm toán hỏi đến thì giải trình được, và chia một nhu cầu lớn thành nhiều lần mua nhỏ có được không.
Thực tế, khoản 4 Điều 80 chỉ là một câu quy định, nhưng trong câu đó có năm ý khác nhau, và mỗi ý gắn với một rủi ro riêng. Nhiều đơn vị hiểu “tự quyết” là “không cần giấy tờ”, hoặc hiểu “dưới 100 triệu” là chia nhỏ thế nào cũng được. Cả hai cách hiểu đều có thể dẫn tới sai phạm.
Bài viết này hướng dẫn chi tiết cơ chế mua sắm dưới 100 triệu theo Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (văn bản hợp nhất, đã gồm các luật sửa đổi Luật 57/2024/QH15, Luật 90/2025/QH15 và các luật liên quan năm 2025), Nghị định 214/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP) và Thông tư 134/2026/TT-BTC: phạm vi áp dụng, có phải đấu thầu không, có phải lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu không, khi nào nên chọn quy trình chỉ định thầu rút gọn, hồ sơ chứng từ nên lưu, ranh giới của hành vi chia nhỏ, kèm 16 tình huống có số liệu minh họa để cơ quan, đơn vị sự nghiệp và kế toán áp dụng.
Trả lời nhanh
- Ngưỡng: giá không quá 100 triệu đồng (gồm cả 100 triệu đồng), tính đủ thuế, phí. Trước 09/9/2026 là 50 triệu đồng.
- Ai quyết định: thủ trưởng cơ quan, đơn vị mua sắm; tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
- Có phải đấu thầu không: không phải tổ chức đấu thầu rộng rãi, chào hàng cạnh tranh hay quy trình chỉ định thầu; nhưng vẫn thuộc phạm vi Luật Đấu thầu, vẫn chịu các hành vi bị cấm tại Điều 16 Luật.
- Có phải lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu không: không bắt buộc có kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt trước khi mua (được miễn điều kiện khoản 2 Điều 79). Khi lập kế hoạch cho toàn bộ dự toán mua sắm, nên phản ánh các khoản này theo mẫu tờ trình.
- Bắt buộc phải có: hóa đơn, chứng từ đầy đủ theo quy định của pháp luật.
- Muốn chặt chẽ hơn: được chọn quy trình chỉ định thầu rút gọn (khoản 3 Điều 80), thực hiện trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
- Không được: chia nhỏ dự toán mua sắm thành các gói thầu nhằm mục đích chỉ định thầu (điểm l khoản 6 Điều 16 Luật Đấu thầu).
Cập nhật 01/10/2026: đối chiếu Văn bản hợp nhất 36/2026/VBHN-NĐ-BTC (Nghị định 214/2025/NĐ-CP hiện hành, đã gồm sửa đổi của Nghị định 165/2026, 170/2026 và 349/2026), Nghị định 349/2026/NĐ-CP, Luật Đấu thầu văn bản hợp nhất 74 và Thông tư 134/2026/TT-BTC. Thông tư 80/2025/TT-BTC đã hết hiệu lực từ 09/9/2026.
Mua sắm dưới 100 triệu là gì? Đọc đúng khoản 4 Điều 80
“Mua sắm dưới 100 triệu” không phải là tên một hình thức lựa chọn nhà thầu. Luật Đấu thầu chỉ có các hình thức tại khoản 1 Điều 20: chỉ định thầu, lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt, đặt hàng, mua sắm trực tiếp; đấu thầu rộng rãi, chào hàng cạnh tranh, đấu thầu hạn chế; tự thực hiện, tham gia thực hiện của cộng đồng, đàm phán giá. Cơ chế cho các khoản mua nhỏ nằm trong điều quy định quy trình chỉ định thầu rút gọn của Nghị định 214, tức là một nhánh của chế định chỉ định thầu (điểm e khoản 1 Điều 23 Luật Đấu thầu: “thuộc hạn mức áp dụng chỉ định thầu theo quy định của Chính phủ”).
Nguyên văn quy định hiện hành
Khoản 4 Điều 80 Nghị định 214 (đã sửa đổi), theo khoản 4 Điều 6 Nghị định 349/2026/NĐ-CP:
“4. Đối với gói thầu hoặc nội dung mua sắm có giá không quá 100 triệu đồng, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị mua sắm chịu trách nhiệm quyết định việc mua sắm bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình, không phải đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 79 của Nghị định này, không phải thực hiện quy trình quy định tại khoản 3 Điều này nhưng phải bảo đảm chế độ hóa đơn, chứng từ đầy đủ theo quy định của pháp luật hoặc được thực hiện theo quy trình chỉ định thầu rút gọn quy định tại khoản 3 Điều này.”
Bản gốc Nghị định 214/2025/NĐ-CP (trước khi sửa đổi) có câu chữ gần như giống hệt, chỉ khác con số: “không quá 50 triệu đồng”. Như vậy Nghị định 349 không thay đổi bản chất cơ chế, mà nâng ngưỡng gấp đôi.
Năm ý cần tách ra từ một câu quy định
| Ý trong khoản 4 Điều 80 | Nghĩa thực tế | Rủi ro nếu hiểu sai |
|---|---|---|
| 1. “Gói thầu hoặc nội dung mua sắm có giá không quá 100 triệu đồng” | Ngưỡng xét theo giá của gói thầu hoặc nội dung mua sắm, không xét theo từng hóa đơn hay từng mặt hàng | Tách hóa đơn, tách mặt hàng để lọt ngưỡng |
| 2. “Thủ trưởng cơ quan, đơn vị mua sắm chịu trách nhiệm quyết định … tự chịu trách nhiệm” | Thẩm quyền quyết định thuộc người đứng đầu; trách nhiệm cá nhân gắn với quyết định | Cấp phó, trưởng phòng tự mua mà không có ủy quyền, phân công hợp lệ |
| 3. “Bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả” | Tiêu chí để đánh giá quyết định mua, kể cả khi không qua quy trình | Mua giá cao hơn mặt bằng thị trường mà không có lý do |
| 4. “Không phải đáp ứng điều kiện khoản 2 Điều 79, không phải thực hiện quy trình khoản 3 Điều 80” | Không bắt buộc có kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt, kế hoạch bố trí vốn, dự toán gói thầu được duyệt; không phải gửi dự thảo hợp đồng trên Hệ thống | Hiểu thành “không cần bất kỳ giấy tờ nào” |
| 5. “Phải bảo đảm chế độ hóa đơn, chứng từ đầy đủ … hoặc được thực hiện theo quy trình chỉ định thầu rút gọn” | Điều kiện bắt buộc duy nhất được nêu đích danh; đồng thời mở quyền chọn quy trình rút gọn | Mua của nơi không xuất được hóa đơn, chứng từ hợp lệ |
“Dưới 100 triệu” hay “không quá 100 triệu”?
Người làm thực tế quen nói “mua sắm dưới 100 triệu”, nhưng văn bản dùng cụm “không quá 100 triệu đồng”. Không quá nghĩa là nhỏ hơn hoặc bằng. Một nội dung mua sắm có giá đúng 100.000.000 đồng vẫn thuộc khoản 4 Điều 80; còn 100.000.001 đồng thì không.
Về việc ngưỡng 100 triệu đồng đã gồm thuế hay chưa, khoản 4 Điều 80 không nói riêng. Tuy nhiên, khoản 2 Điều 39 Luật Đấu thầu quy định giá gói thầu “bao gồm toàn bộ chi phí để thực hiện gói thầu, kể cả chi phí dự phòng, phí, lệ phí và thuế”, và khoản 1 Điều 18 Nghị định 214 (đã sửa đổi) cũng yêu cầu giá gói thầu được “tính đúng, tính đủ” kể cả thuế. Theo cách hiểu của chúng tôi, “giá” trong khoản 4 Điều 80 nên được xác định theo cùng nguyên tắc đó, tức là đã gồm thuế giá trị gia tăng, chi phí vận chuyển, lắp đặt (nếu có). Đây là cách hiểu an toàn: nếu đơn vị so ngưỡng bằng giá chưa thuế, nhiều khoản mua sát ngưỡng sẽ thực chất vượt 100 triệu đồng.
Căn cứ pháp lý hiện hành của cơ chế mua sắm dưới 100 triệu
| Văn bản | Quy định liên quan | Ghi chú |
|---|---|---|
| Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (văn bản hợp nhất 74) | Điều 2 (đối tượng áp dụng), khoản 7 Điều 3 (trường hợp tự quyết định mua sắm), Điều 9 (lưu trữ hồ sơ), Điều 16 (hành vi bị cấm), Điều 23 (chỉ định thầu), Điều 37, 38, 41 (kế hoạch lựa chọn nhà thầu), Điều 87 (xử lý vi phạm) | Khung chung, không nêu con số 100 triệu |
| Nghị định 214/2025/NĐ-CP, hiện hành theo Văn bản hợp nhất 36/2026/VBHN-NĐ-BTC | Khoản 4 Điều 78 (hạn mức chỉ định thầu), khoản 2 Điều 79 (điều kiện), Điều 80 (quy trình rút gọn, ngưỡng 100 triệu, quyền chọn quy trình) | Quy định trực tiếp |
| Nghị định 349/2026/NĐ-CP ngày 09/9/2026 | Khoản 4 Điều 6 (sửa khoản 4 Điều 80: 50 → 100 triệu đồng), khoản 5 Điều 6 (bổ sung khoản 6 Điều 80), khoản 2 Điều 27 (chuyển tiếp) | Hiệu lực từ ngày ký 09/9/2026 (khoản 1 Điều 28) |
| Thông tư 134/2026/TT-BTC ngày 09/9/2026 | Điểm c khoản 3 Điều 6: thay “50 triệu đồng” thành “100 triệu đồng” tại ghi chú (1) Bảng số 01 Mục III và ghi chú (1) Bảng số 02 Mục IV Mẫu số 2A ban hành kèm Thông tư 79/2025/TT-BTC | Đồng bộ ngưỡng vào biểu mẫu; thay Thông tư 80/2025/TT-BTC (đã hết hiệu lực) |
Để xem toàn bộ thay đổi của đợt sửa đổi này, anh/chị có thể đọc bài tổng hợp Nghị định 349/2026/NĐ-CP: toàn bộ điểm mới về lựa chọn nhà thầu.
Trước và sau ngày 09/9/2026
| Nội dung | Nghị định 214 bản gốc | Nghị định 214 (đã sửa đổi bởi Nghị định 349) |
|---|---|---|
| Ngưỡng thủ trưởng tự quyết (khoản 4 Điều 80) | Không quá 50 triệu đồng | Không quá 100 triệu đồng |
| Hạn mức chỉ định thầu gói thuộc dự toán mua sắm (khoản 4 Điều 78) | Không quá 500 triệu đồng | Không quá 01 tỷ đồng |
| Quyền chọn quy trình khi gói thuộc cả hai trường hợp thông thường và rút gọn | Chưa có | Có (khoản 6 Điều 80 mới) |
Chuyển tiếp: khoản mua đang làm dở thì theo ngưỡng nào?
Khoản 2 Điều 27 Nghị định 349 chỉ quy định chuyển tiếp cho gói thầu đã phát hành hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, hoặc đã gửi dự thảo hợp đồng với gói chỉ định thầu rút gọn trước ngày 09/9/2026 (điểm a: tiếp tục theo quy định trước đó), và gói thầu đã duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu nhưng chưa phát hành hồ sơ (điểm b: được điều chỉnh kế hoạch để thực hiện theo quy định mới). Cơ chế thủ trưởng tự quyết không có bước “phát hành hồ sơ”, nên văn bản không có mốc chuyển tiếp riêng.
Theo cách hiểu của chúng tôi, mốc nên dùng là ngày thủ trưởng ký quyết định mua sắm. Quyết định ký từ 09/9/2026 trở đi được áp dụng ngưỡng 100 triệu đồng. Quyết định ký trước ngày này đã được kiểm soát theo ngưỡng 50 triệu đồng; nếu việc mua chưa triển khai, đơn vị có thể ban hành quyết định mới để áp dụng quy định mới, và nên ghi rõ lý do trong hồ sơ.
Ai được áp dụng cơ chế mua sắm dưới 100 triệu?
Khoản 4 Điều 80 chỉ có ý nghĩa với các khoản mua sắm thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Đấu thầu. Theo khoản 1 Điều 2 Luật, đó là hoạt động lựa chọn nhà thầu sử dụng vốn ngân sách nhà nước, vốn từ nguồn thu hợp pháp của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập để thực hiện dự án đầu tư, dự toán mua sắm của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, đơn vị sự nghiệp công lập và tổ chức, cá nhân khác; trừ các trường hợp tại các khoản 7, 8 và 9 Điều 3.
| Đơn vị, nguồn kinh phí | Có thuộc phạm vi Luật Đấu thầu? | Cơ chế mua sắm dưới 100 triệu |
|---|---|---|
| Cơ quan hành chính, UBND cấp xã, sở, ngành mua bằng dự toán ngân sách được giao | Có (khoản 1 Điều 2 Luật) | Áp dụng khoản 4 Điều 80 |
| Trường học, bệnh viện công lập mua bằng ngân sách hoặc nguồn thu hợp pháp (học phí, viện phí…) | Có, trừ khi thuộc khoản 7 Điều 3 | Áp dụng khoản 4 Điều 80 |
| Đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư; đơn vị tự bảo đảm chi thường xuyên không sử dụng ngân sách nhà nước | Thuộc trường hợp được tự quyết định mua sắm (điểm d khoản 7 Điều 3 Luật) | Không phụ thuộc ngưỡng 100 triệu; tự quyết trên cơ sở công khai, minh bạch, hiệu quả, trách nhiệm giải trình (thường qua quy chế nội bộ) |
| Gói thầu sử dụng vốn tài trợ trong nước mà nhà tài trợ yêu cầu không áp dụng Luật; thuê, mua trụ sở, tài sản gắn liền với đất; hàng hóa có giá do Nhà nước định giá cụ thể | Thuộc các điểm a, c, e khoản 7 Điều 3 Luật | Tự quyết theo khoản 7 Điều 3, không cần viện dẫn khoản 4 Điều 80 |
| Phần kinh phí khoán chi của nhiệm vụ khoa học, công nghệ | Khoản 8 Điều 3 Luật | Tổ chức, cá nhân chủ trì tự quyết định |
| Doanh nghiệp tư nhân, tổ chức không dùng vốn nhà nước | Không bắt buộc (khoản 4 Điều 2 Luật: được tự chọn áp dụng) | Không cần áp dụng |
Một câu hỏi hay gặp: gói thầu nhỏ thuộc dự án đầu tư có dùng được khoản 4 Điều 80 không? Câu chữ “gói thầu hoặc nội dung mua sắm” không loại trừ dự án. Tuy nhiên, đối với dự án, kế hoạch lựa chọn nhà thầu phải được lập cho toàn bộ dự án, ghi rõ số lượng và nội dung từng gói thầu (khoản 1, khoản 3 Điều 37 Luật), và tổng giá trị các phần công việc không được vượt tổng mức đầu tư (điểm đ khoản 1 Điều 40 Luật). Theo cách hiểu của chúng tôi, với dự án, các khoản dưới 100 triệu đồng thường đã nằm trong cơ cấu gói thầu của kế hoạch lựa chọn nhà thầu dự án, nên cần được thể hiện trong kế hoạch đó trước khi thủ trưởng quyết định mua. Bài viết này tập trung vào trường hợp phổ biến hơn: mua sắm từ dự toán mua sắm của cơ quan, đơn vị. Sự khác nhau giữa hai loại kế hoạch được phân tích kỹ trong bài phân biệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu của dự toán mua sắm và dự án đầu tư.
Mua sắm dưới 100 triệu có phải đấu thầu không?
Câu trả lời ngắn: không phải tổ chức đấu thầu theo nghĩa thông thường (đấu thầu rộng rãi, chào hàng cạnh tranh), cũng không bắt buộc làm quy trình chỉ định thầu. Nhưng cần phân biệt hai điều thường bị gộp làm một:
- Không phải đấu thầu nghĩa là không phải lập hồ sơ mời thầu, mời nhiều nhà thầu cạnh tranh, mở thầu, đánh giá, thẩm định.
- Không có nghĩa là nằm ngoài Luật Đấu thầu. Khoản mua vẫn sử dụng vốn thuộc phạm vi Điều 2 Luật, vẫn là một nhánh của chỉ định thầu, nên các hành vi bị cấm tại Điều 16 Luật (hối lộ, lợi dụng chức vụ, chia nhỏ dự toán mua sắm nhằm chỉ định thầu…) và chế tài tại Điều 87 Luật vẫn áp dụng.
Ngoài cơ chế tự quyết, với một nhu cầu dưới 100 triệu đồng, chủ đầu tư còn có nhiều lựa chọn hợp pháp khác. Bảng dưới giúp so sánh:
| Phương án | Căn cứ | Điều kiện chính | Khi nào phù hợp |
|---|---|---|---|
| Thủ trưởng tự quyết, có hóa đơn chứng từ | Khoản 4 Điều 80 Nghị định 214 (đã sửa đổi) | Giá không quá 100 triệu đồng | Hàng hóa, dịch vụ thông dụng, nhu cầu phát sinh riêng lẻ, cần nhanh |
| Chỉ định thầu theo quy trình rút gọn | Khoản 3, khoản 4 Điều 80 | Gửi dự thảo hợp đồng, công khai kết quả trên Hệ thống; nhà thầu có tư cách hợp lệ | Muốn có hợp đồng chặt chẽ, có dấu vết trên Hệ thống, nhà cung cấp đã đăng ký trên Hệ thống |
| Chào giá trực tuyến theo quy trình rút gọn | Điểm a khoản 3 Điều 99 | Gói hàng hóa, phi tư vấn, xây lắp thuộc dự toán mua sắm không quá 02 tỷ đồng | Hàng thông dụng, muốn có cạnh tranh về giá |
| Mua sắm trực tuyến | Khoản 1 Điều 103 | Phải được phê duyệt trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu; gói thuộc dự toán mua sắm không quá 500 triệu đồng; hàng hóa, dịch vụ có trong danh mục từ kết quả mua sắm tập trung | Hàng đã có kết quả mua sắm tập trung trên Hệ thống |
| Chào hàng cạnh tranh, đấu thầu rộng rãi | Điều 21, 24 Luật; khoản 2 Điều 29b Luật | Gói đáp ứng điều kiện chỉ định thầu nhưng chủ đầu tư quyết định không áp dụng thì được dùng hình thức nhóm b mà không phải tuân thủ điều kiện của hình thức đó | Muốn tối đa hóa cạnh tranh, hoặc gộp nhiều nhu cầu nhỏ thành một gói |
Lưu ý về khái niệm dễ nhầm: “mua sắm trực tiếp” là hình thức tại Điều 25 Luật Đấu thầu, chỉ áp dụng khi đã có gói thầu trước trúng qua đấu thầu rộng rãi hoặc hạn chế, không liên quan tới ngưỡng giá. Nhiều văn bản nội bộ gọi khoản mua nhỏ là “mua sắm trực tiếp dưới 100 triệu” là gọi sai tên; xem thêm bài mua sắm trực tiếp là gì để phân biệt.
Mua sắm dưới 100 triệu có phải lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu không?
Đây là câu hỏi gây tranh luận nhiều nhất, vì có hai tầng quy định cần đọc cùng nhau.
Tầng 1: không bắt buộc có kế hoạch được duyệt trước khi mua
Khoản 2 Điều 79 Nghị định 214 (đã sửa đổi) yêu cầu chỉ định thầu phải đáp ứng đủ ba điều kiện: a) có kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt; b) có kế hoạch bố trí vốn để thực hiện gói thầu (trừ đấu thầu trước); c) có dự toán gói thầu được phê duyệt đối với trường hợp pháp luật quản lý ngành, lĩnh vực có quy định về việc lập dự toán. Khoản 4 Điều 80 nói rõ: khoản mua sắm không quá 100 triệu đồng “không phải đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 79”. Vì vậy, thủ trưởng có thể quyết định mua mà không cần chờ kế hoạch lựa chọn nhà thầu riêng cho khoản đó được phê duyệt.
Tầng 2: kế hoạch lựa chọn nhà thầu được lập cho toàn bộ dự toán mua sắm
Khoản 1 Điều 37 Luật Đấu thầu quy định: “Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được lập cho toàn bộ dự án, dự toán mua sắm”. Khi trình kế hoạch cho dự toán mua sắm, hồ sơ trình theo khoản 1 Điều 41 Luật phải gồm phần công việc đã thực hiện, phần công việc không áp dụng được một trong các hình thức lựa chọn nhà thầu, phần công việc thuộc kế hoạch, phần chưa đủ điều kiện lập kế hoạch, và phần tổng hợp giá trị không được vượt dự toán mua sắm. Khoản 5 Điều 18 Nghị định 214 (đã sửa đổi) còn yêu cầu hồ sơ trình kế hoạch lựa chọn nhà thầu của dự toán mua sắm nêu “giá trị phần công việc mua sắm đã thực hiện trong năm tài chính, năm ngân sách”.
Cùng với Nghị định 349, Thông tư 134/2026/TT-BTC (điểm c khoản 3 Điều 6) đã thay “50 triệu đồng” thành “100 triệu đồng” tại ghi chú (1) của Bảng số 01 Mục III và Bảng số 02 Mục IV Mẫu số 2A ban hành kèm Thông tư 79/2025/TT-BTC. Theo Điều 4 Thông tư 79, mẫu tờ trình kế hoạch lựa chọn nhà thầu là Mẫu số 02A. Điều này cho thấy ngưỡng 100 triệu đồng đã được đồng bộ vào biểu mẫu kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Kho văn bản Viện dùng để đối chiếu chưa có toàn văn phụ lục mẫu, nên chúng tôi không trích nội dung ghi chú; khi lập tờ trình, anh/chị nên mở bản mẫu chính thức và đọc kỹ hai ghi chú (1) này để trình bày các khoản mua nhỏ đúng hướng dẫn.
Kết luận thực hành
Theo cách hiểu của chúng tôi:
- Không bắt buộc lập, trình, phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu riêng cho từng khoản mua sắm dưới 100 triệu trước khi mua.
- Khi đơn vị lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu cho dự toán mua sắm của năm, nên dự kiến hoặc tổng hợp các khoản mua nhỏ này theo mẫu tờ trình hiện hành, để tổng giá trị các phần không vượt dự toán mua sắm và để cơ quan kiểm tra thấy được bức tranh đầy đủ.
- Nhu cầu đã biết trước từ đầu năm với giá trị lớn (ví dụ văn phòng phẩm cả năm) nên được đưa vào kế hoạch thành gói thầu, không để “rơi” thành nhiều khoản tự quyết nhỏ.
- Dù không cần điều kiện “kế hoạch bố trí vốn”, khoản chi vẫn phải nằm trong dự toán, nguồn kinh phí hợp pháp của đơn vị. Điều này thuộc pháp luật ngân sách, tài chính, không phải pháp luật đấu thầu.
Hướng dẫn lập kế hoạch đầy đủ, xem hướng dẫn lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu từng bước.
Thủ trưởng tự quyết hay chọn chỉ định thầu rút gọn?
Khoản 4 Điều 80 cho đơn vị hai con đường. Bảng so sánh dưới đây giúp thủ trưởng và kế toán chọn cho từng khoản mua.
| Tiêu chí | Tự quyết, bảo đảm hóa đơn chứng từ | Quy trình chỉ định thầu rút gọn (khoản 3 Điều 80) |
|---|---|---|
| Thực hiện trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia | Không bắt buộc | Có: gửi dự thảo hợp đồng trên Hệ thống; công khai kết quả theo khoản 5 Điều 33 |
| Tư cách hợp lệ của nhà cung cấp | Văn bản không đặt điều kiện riêng; đơn vị tự kiểm tra (khuyến nghị) | Phải đáp ứng các điểm a, b, c, d, e, g, i khoản 1 Điều 5 Luật (tổ chức) hoặc điểm d, e khoản 1 và điểm a, b khoản 2 Điều 5 (hộ kinh doanh), trong đó có điều kiện có tên trên Hệ thống |
| Văn bản thể hiện kết quả | Quyết định mua sắm của thủ trưởng (khuyến nghị), hợp đồng hoặc đơn hàng | Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, hợp đồng ký phù hợp với quyết định |
| Thương thảo giá | Không quy định; khuyến khích | Bắt buộc thương thảo, bảo đảm giá đề nghị trúng thầu tiết kiệm, hiệu quả |
| Quản lý hợp đồng | Theo hợp đồng và pháp luật dân sự, tài chính | Theo Điều 35 Nghị định 214 (đã sửa đổi) |
| Thời gian | Nhanh, có thể trong vài ngày | Lâu hơn, phụ thuộc thao tác trên Hệ thống |
| Mức độ chứng minh khi thanh tra, kiểm toán | Phụ thuộc vào hồ sơ nội bộ đơn vị tự lưu | Cao: dấu vết điện tử, kết quả công khai |
Khi nào nên chọn quy trình rút gọn để chặt chẽ hơn?
Văn bản không đặt tiêu chí, việc chọn hoàn toàn thuộc quyền của đơn vị. Kinh nghiệm thực tế cho thấy nên chọn quy trình rút gọn khi:
- Giá trị sát ngưỡng 100 triệu đồng và có khả năng phát sinh khối lượng.
- Hàng hóa có yêu cầu kỹ thuật, bảo hành, lắp đặt, đào tạo sử dụng, cần hợp đồng ràng buộc rõ.
- Nhà cung cấp lần đầu giao dịch với đơn vị, chưa có lịch sử thực hiện.
- Đơn vị đang trong kỳ thanh tra, kiểm toán hoặc đã từng bị nhắc nhở về mua sắm nhỏ.
- Khoản mua có tính chất nhạy cảm (liên quan người nhà cán bộ, nhà cung cấp quen thuộc nhiều năm).
Các bước chỉ định thầu rút gọn khi áp dụng cho khoản mua dưới 100 triệu
- Chuẩn bị và gửi dự thảo hợp đồng trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia cho nhà thầu được dự kiến có khả năng thực hiện. Dự thảo gồm phạm vi, nội dung công việc, thời gian thực hiện, chất lượng cần đạt, giá trị tương ứng và các nội dung cần thiết khác (điểm a khoản 3 Điều 80).
- Kiểm tra tư cách hợp lệ của nhà thầu theo Điều 5 Luật như bảng trên. Nhà cung cấp chưa có tên trên Hệ thống thì phải đăng ký trước khi phê duyệt kết quả (điểm d khoản 1 Điều 5 Luật).
- Hoàn thiện hợp đồng và thương thảo giá, bảo đảm giá đề nghị trúng thầu tiết kiệm, hiệu quả. Với hàng hóa thiếu dữ liệu tham chiếu giá, có thể yêu cầu nhà thầu thuyết minh cơ cấu giá (điểm b khoản 3 Điều 80).
- Phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu theo khoản 5 Điều 33 Nghị định 214 (đã sửa đổi).
- Ký kết và quản lý thực hiện hợp đồng phù hợp với quyết định phê duyệt kết quả (điểm c khoản 3 Điều 80, Điều 35).
Văn bản không nói rõ khi chọn quy trình rút gọn cho khoản dưới 100 triệu thì có phải có kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt hay không. Theo cách hiểu của chúng tôi, việc miễn điều kiện khoản 2 Điều 79 tại khoản 4 Điều 80 vẫn được giữ nguyên dù đơn vị chọn quy trình nào. Tuy nhiên, do quy trình rút gọn được thực hiện trên Hệ thống, gói thầu thường cần được khai báo trên Hệ thống theo kế hoạch lựa chọn nhà thầu; đơn vị nên kiểm tra thao tác thực tế trên Hệ thống trước khi chọn con đường này. Quy trình rút gọn nói chung được trình bày chi tiết tại bài chỉ định thầu: điều kiện, hạn mức và quy trình thực hiện.
Quy trình mua sắm dưới 100 triệu theo cơ chế thủ trưởng tự quyết
Văn bản không quy định các bước cho cơ chế tự quyết. Các bước dưới đây là quy trình nội bộ Viện khuyến nghị, đúc kết từ yêu cầu “tiết kiệm, hiệu quả”, “tự chịu trách nhiệm” và “hóa đơn, chứng từ đầy đủ”. Đơn vị nên cụ thể hóa thành quy chế chi tiêu nội bộ hoặc quy chế mua sắm để mọi bộ phận làm thống nhất.
- Đề xuất nhu cầu. Bộ phận sử dụng lập phiếu đề xuất: tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng; yêu cầu kỹ thuật cơ bản; lý do; thời điểm cần.
- Kiểm tra điều kiện trước khi mua. Bộ phận hành chính – kế toán kiểm tra: nhu cầu có nằm trong dự toán, nguồn kinh phí; có trùng với gói thầu đã có trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu không; có thuộc danh mục mua sắm tập trung không; có phù hợp tiêu chuẩn, định mức (nếu có) không; tổng giá trị nhu cầu cùng loại trong năm là bao nhiêu.
- Khảo sát giá. Tham khảo giá thị trường từ báo giá, giá niêm yết, kết quả mua sắm tương tự. Khoản 4 Điều 80 không bắt buộc số lượng báo giá; nhiều đơn vị quy định tối thiểu 02 hoặc 03 nguồn tham khảo trong quy chế nội bộ.
- Trình thủ trưởng quyết định. Tờ trình nêu nhu cầu, giá dự kiến, nhà cung cấp đề xuất và lý do chọn. Thủ trưởng ký quyết định hoặc phê duyệt trực tiếp vào tờ trình.
- Ký hợp đồng hoặc xác nhận đơn hàng. Với khoản mua đơn giản, giao ngay, có thể dùng đơn đặt hàng; với hàng có bảo hành, lắp đặt, nên ký hợp đồng.
- Giao nhận, nghiệm thu. Lập biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu ghi số lượng, chủng loại, tình trạng, chữ ký người nhận.
- Nhận hóa đơn, thanh toán. Kiểm tra hóa đơn khớp với hợp đồng, biên bản; thanh toán theo quy định tài chính của đơn vị.
- Lưu hồ sơ và theo dõi. Lưu đủ bộ hồ sơ; ghi vào sổ theo dõi mua sắm để cộng dồn giá trị theo từng loại nhu cầu trong năm.
Bước 2 và bước 8 là hai bước nhiều đơn vị bỏ qua, nhưng chính chúng giúp đơn vị tự phát hiện nguy cơ chia nhỏ trước khi cơ quan kiểm tra phát hiện.
Hồ sơ, chứng từ cần lưu khi mua sắm dưới 100 triệu
Khoản 4 Điều 80 chỉ nêu đích danh yêu cầu “bảo đảm chế độ hóa đơn, chứng từ đầy đủ theo quy định của pháp luật”. Cụ thể chứng từ gì do pháp luật về kế toán, hóa đơn, ngân sách quy định; kho văn bản dùng cho bài này không bao gồm các văn bản đó, nên bảng dưới tách rõ phần nào là yêu cầu nêu tại khoản 4 Điều 80, phần nào là khuyến nghị của Viện để đơn vị đối chiếu với quy chế tài chính và hướng dẫn của cơ quan tài chính, Kho bạc nơi giao dịch.
| Tài liệu | Mục đích | Tính chất |
|---|---|---|
| Hóa đơn, chứng từ thanh toán | Chứng minh giao dịch, làm căn cứ thanh toán, quyết toán | Bắt buộc (khoản 4 Điều 80), hình thức cụ thể theo pháp luật kế toán, hóa đơn |
| Phiếu đề xuất nhu cầu | Chứng minh nhu cầu có thật, phát sinh khi nào | Khuyến nghị |
| Tài liệu khảo sát giá (báo giá, ảnh chụp giá niêm yết, kết quả mua tương tự) | Chứng minh “tiết kiệm, hiệu quả” | Khuyến nghị |
| Tờ trình và quyết định (hoặc phê duyệt) của thủ trưởng | Chứng minh thẩm quyền và thời điểm quyết định | Khuyến nghị mạnh, vì khoản 4 Điều 80 gắn trách nhiệm cá nhân với “quyết định” |
| Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng | Xác định quyền, nghĩa vụ, bảo hành | Khuyến nghị; nên có với hàng có bảo hành, lắp đặt, dịch vụ kéo dài |
| Biên bản giao nhận, nghiệm thu | Chứng minh hàng hóa, dịch vụ đã được cung cấp đúng | Khuyến nghị; thường là chứng từ kèm theo khi thanh toán |
| Giấy tờ pháp lý của nhà cung cấp (đăng ký kinh doanh, mã số thuế) | Kiểm tra nhà cung cấp có tồn tại, đúng ngành nghề | Khuyến nghị |
| Sổ theo dõi mua sắm theo loại nhu cầu | Cộng dồn giá trị, phát hiện nguy cơ chia nhỏ | Khuyến nghị |
Lưu trữ bao lâu?
Khoản 6 Điều 9 Luật Đấu thầu quy định toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu được lưu trữ tối thiểu 05 năm kể từ ngày quyết toán hợp đồng; khoản 5 Điều 9 quy định hồ sơ quyết toán, hồ sơ hoàn công và tài liệu liên quan đến nhà thầu trúng thầu được lưu trữ theo pháp luật về lưu trữ. Với khoản mua tự quyết, không có “quá trình lựa chọn nhà thầu” theo nghĩa thủ tục, nhưng theo cách hiểu của chúng tôi, đơn vị nên áp dụng tối thiểu mốc 05 năm cho bộ hồ sơ nêu trên, đồng thời tuân thủ thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán theo pháp luật kế toán nếu dài hơn.
Có được chia nhỏ để mua sắm dưới 100 triệu không?
Không, nếu việc chia nhằm mục đích né quy trình. Điểm l khoản 6 Điều 16 Luật Đấu thầu xếp vào nhóm hành vi “không bảo đảm công bằng, minh bạch” hành vi: “Chia nhỏ dự án, dự toán mua sắm thành các gói thầu nhằm mục đích chỉ định thầu; chia dự án, dự toán mua sắm nhằm hạn chế sự tham gia của các nhà thầu.” Cơ chế tự quyết dưới 100 triệu đồng là một nhánh của chỉ định thầu, nên chia nhỏ để đưa khoản mua về dưới 100 triệu đồng chính là trường hợp điển hình mà điểm l hướng tới.
Hậu quả không chỉ là bị nhắc nhở. Theo Điều 87 Luật, tổ chức, cá nhân vi phạm pháp luật về đấu thầu, tùy tính chất, mức độ, bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, phải bồi thường nếu gây thiệt hại; người thực hiện hành vi bị cấm còn có thể bị cấm tham gia hoạt động đấu thầu từ 06 tháng đến 05 năm.
Chia gói hợp lý và chia nhỏ khác nhau ở đâu?
Luật không cấm việc mua nhiều lần trong năm. Thứ bị cấm là chia một nhu cầu thống nhất “nhằm mục đích” chỉ định thầu. Vì “mục đích” khó chứng minh trực tiếp, cơ quan kiểm tra thường nhìn vào các dấu hiệu khách quan. Bảng dưới là tổng hợp kinh nghiệm thực tế, không phải tiêu chí do văn bản quy định:
| Dấu hiệu | Dễ bị xem là chia nhỏ | Thường được chấp nhận là tách hợp lý |
|---|---|---|
| Thời điểm biết nhu cầu | Nhu cầu đã biết đầy đủ từ đầu năm, khi lập dự toán | Nhu cầu phát sinh đột xuất, không dự báo được (hỏng hóc, sự cố) |
| Tính chất hàng hóa, dịch vụ | Cùng chủng loại, cùng đặc tính, có thể mua một lần | Khác chủng loại, khác thị trường cung cấp |
| Khoảng cách thời gian | Các lần mua sát nhau (vài ngày, vài tuần) | Cách xa nhau, gắn với các sự kiện khác nhau |
| Nhà cung cấp | Cùng một nhà cung cấp cho tất cả các lần | Nhà cung cấp khác nhau do thị trường khác nhau |
| Giá trị từng lần | Đều “vừa khít” dưới 100 triệu đồng (95, 98, 99 triệu) | Giá trị phản ánh đúng nhu cầu từng lần |
| Hồ sơ | Không giải thích vì sao không mua gộp | Có phiếu đề xuất ghi rõ thời điểm, lý do phát sinh |
Khi một nhu cầu lớn hơn 100 triệu đồng là có thật, cách làm đúng là đưa vào kế hoạch lựa chọn nhà thầu thành gói thầu (có thể chia phần), rồi chọn hình thức phù hợp: chỉ định thầu rút gọn nếu trong hạn mức 01 tỷ đồng của gói thuộc dự toán mua sắm và đáp ứng điều kiện khoản 2 Điều 79, chào hàng cạnh tranh, chào giá trực tuyến rút gọn, hoặc đấu thầu rộng rãi. Nguyên tắc chia gói được trình bày tại bài cách chia gói thầu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu; hình thức chào hàng xem thêm bài chào hàng cạnh tranh: điều kiện, hạn mức và quy trình.
Mua sắm thường xuyên, sửa chữa, tài sản công dưới 100 triệu
Bộ gợi ý tìm kiếm cho thấy ba nhóm nhu cầu được hỏi nhiều nhất. Dưới đây là cách áp dụng khoản 4 Điều 80 cho từng nhóm.
Mua sắm thường xuyên (văn phòng phẩm, mực in, vật tư tiêu hao)
Đây là nhóm có rủi ro chia nhỏ cao nhất, vì nhu cầu lặp lại và dự báo được. Nếu tổng nhu cầu cả năm của một loại hàng vượt 100 triệu đồng, nên lập gói thầu cả năm (có thể giao hàng theo đợt) thay vì mua từng quý theo cơ chế tự quyết. Khoản 6 Điều 18 Nghị định 214 (đã sửa đổi) còn cho phép tổ chức lựa chọn nhà thầu trong năm này để mua sắm cho các năm tiếp theo nhằm bảo đảm cung ứng không bị gián đoạn. Khi tổng nhu cầu cả năm thực sự không quá 100 triệu đồng, đơn vị có thể mua một lần hoặc nhiều lần theo cơ chế tự quyết, miễn cộng dồn không vượt ngưỡng.
Sửa chữa nhỏ (trụ sở, thiết bị, phương tiện)
Hỏng hóc đột xuất là trường hợp điển hình phù hợp cơ chế tự quyết: nhu cầu không dự báo trước, cần xử lý nhanh. Câu chữ “gói thầu hoặc nội dung mua sắm” không giới hạn lĩnh vực hàng hóa, nên theo cách hiểu của chúng tôi, dịch vụ sửa chữa và công việc sửa chữa nhỏ có tính chất xây lắp cũng thuộc phạm vi. Với sửa chữa công trình, ngoài pháp luật đấu thầu, đơn vị còn phải tuân thủ pháp luật về xây dựng và quy định quản lý tài chính đối với chi phí sửa chữa (hồ sơ khối lượng, dự toán, nghiệm thu…), bài viết này không đi sâu phần đó. Với kế hoạch sửa chữa định kỳ đã biết trước, nên đưa vào kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
Mua sắm tài sản (máy móc, thiết bị, đồ dùng)
Khoản 4 Điều 80 chỉ giải quyết câu hỏi “chọn nhà cung cấp thế nào”, không thay thế các quy định về tiêu chuẩn, định mức sử dụng tài sản công và thẩm quyền quyết định mua sắm tài sản. Luật Đấu thầu ghi nhận “tiêu chuẩn, định mức sử dụng tài sản công” là một căn cứ lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu đối với dự toán mua sắm (điểm a khoản 2 Điều 38). Kho văn bản dùng cho bài này không bao gồm Luật Quản lý, sử dụng tài sản công và văn bản hướng dẫn, nên Viện chỉ khuyến nghị: trước khi mua tài sản, dù dưới 100 triệu đồng, đơn vị kiểm tra tài sản có trong tiêu chuẩn, định mức không và ai có thẩm quyền quyết định mua theo quy định về tài sản công, phân cấp của bộ, ngành, địa phương.
Hàng hóa thuộc danh mục mua sắm tập trung
Theo Điều 53 Luật Đấu thầu, mua sắm tập trung áp dụng với hàng hóa, dịch vụ số lượng lớn, chủng loại tương tự và thuộc danh mục do Bộ Y tế, Bộ Tài chính, bộ, ngành, UBND cấp tỉnh ban hành. Theo cách hiểu của chúng tôi, nếu mặt hàng đơn vị cần mua đã thuộc danh mục mua sắm tập trung của cấp mình, đơn vị cần thực hiện theo cơ chế mua sắm tập trung (ví dụ ký hợp đồng theo thỏa thuận khung, mua sắm trực tuyến) theo quy định của cơ quan ban hành danh mục, trước khi tính tới cơ chế tự quyết. Đơn vị nên kiểm tra danh mục hiện hành của bộ, ngành, địa phương mình.
Phân công trách nhiệm trong cơ quan, đơn vị
Cơ chế tự quyết dồn trách nhiệm vào người đứng đầu, nhưng các bộ phận khác vẫn có vai trò. Gợi ý phân công để đưa vào quy chế nội bộ:
- Thủ trưởng: quyết định mua sắm, ban hành quy chế mua sắm nội bộ, quyết định khi nào chọn quy trình rút gọn; nếu ủy quyền thì phải có văn bản ủy quyền hợp lệ.
- Bộ phận sử dụng: đề xuất nhu cầu đúng, đủ, đúng thời điểm; không đề xuất nhỏ giọt một nhu cầu đã biết trước.
- Hành chính – quản trị: khảo sát giá, liên hệ nhà cung cấp, giao nhận; lưu bằng chứng khảo sát giá.
- Kế toán: kiểm tra dự toán, nguồn kinh phí, hóa đơn, chứng từ; theo dõi cộng dồn và cảnh báo khi cùng loại nhu cầu tiến gần 100 triệu đồng.
- Người nghiệm thu: nên khác người đề xuất mua (khuyến nghị), để có kiểm tra chéo.
Góc nhà cung cấp: cửa hàng, hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ
Với nhà cung cấp, cơ chế mua sắm dưới 100 triệu là cơ hội bán hàng cho khu vực công mà không phải dự thầu. Để được chọn và được thanh toán suôn sẻ, nên chuẩn bị:
- Khả năng xuất hóa đơn đúng quy định, vì đây là điều kiện bắt buộc phía người mua.
- Báo giá rõ ràng: đơn giá, thuế, chi phí vận chuyển, bảo hành, thời hạn hiệu lực báo giá.
- Đăng ký trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, nếu muốn tham gia cả các khoản mua mà người mua chọn quy trình chỉ định thầu rút gọn (điểm d khoản 1 Điều 5 Luật).
- Tuyệt đối không đưa, hứa hẹn lợi ích cho người quyết định mua: hành vi đưa, nhận, môi giới hối lộ bị cấm tại khoản 1 Điều 16 Luật, áp dụng cả với khoản mua nhỏ.
16 tình huống mua sắm dưới 100 triệu
Các tình huống dưới đây dùng số liệu minh họa, phản ánh những câu hỏi Viện thường nhận từ học viên là kế toán, cán bộ hành chính, ban giám hiệu và phòng vật tư bệnh viện.
Nhóm 1 — Xác định có thuộc ngưỡng 100 triệu đồng hay không
Tình huống 1: Nội dung mua sắm đúng 100 triệu đồng
Bối cảnh: UBND xã mua 01 máy phát điện dự phòng, giá chào đã gồm thuế giá trị gia tăng, vận chuyển, lắp đặt là 100.000.000 đồng.
Cách xử lý: Khoản 4 Điều 80 dùng cụm “không quá 100 triệu đồng”, tức là nhỏ hơn hoặc bằng. Khoản mua đúng 100 triệu đồng thuộc cơ chế thủ trưởng tự quyết. Nên ký hợp đồng có điều khoản bảo hành, lắp đặt, và lập biên bản nghiệm thu chạy thử. Vì giá trị chạm ngưỡng, nếu sau đó phát sinh thêm phụ kiện (tủ chuyển nguồn, dây cáp), cần cân nhắc: nếu là một phần của cùng nhu cầu lắp đặt máy phát điện thì cộng dồn sẽ vượt ngưỡng; tốt nhất xác định đủ phạm vi ngay từ đầu.
Tình huống 2: Báo giá 95 triệu đồng “chưa bao gồm thuế”
Bối cảnh: Trường tiểu học nhận báo giá bàn ghế giáo viên 95.000.000 đồng chưa thuế, giả định thuế suất thuế giá trị gia tăng 10%. Kế toán cho rằng 95 triệu đồng dưới ngưỡng nên hiệu trưởng được tự quyết.
Cách xử lý: Giá phải trả là 95 + 9,5 = 104,5 triệu đồng. Theo khoản 2 Điều 39 Luật và khoản 1 Điều 18 Nghị định 214 (đã sửa đổi), giá gói thầu bao gồm cả thuế; theo cách hiểu của chúng tôi, ngưỡng 100 triệu đồng tại khoản 4 Điều 80 cũng nên so với giá đã gồm thuế. Khoản mua 104,5 triệu đồng vượt ngưỡng. Trường có hai hướng: (1) đưa vào kế hoạch lựa chọn nhà thầu và áp dụng chỉ định thầu rút gọn (trong hạn mức 01 tỷ đồng của gói thuộc dự toán mua sắm, đáp ứng điều kiện khoản 2 Điều 79) hoặc hình thức khác; (2) nếu nhu cầu thực sự chỉ cần ít hơn, điều chỉnh số lượng theo nhu cầu thật, không cắt chỉ để lọt ngưỡng.
Tình huống 3: Quyết định mua ký ngày 05/9/2026
Bối cảnh: Ngày 05/9/2026, giám đốc trung tâm y tế ký quyết định mua máy lọc nước 80 triệu đồng theo cơ chế tự quyết. Đến 15/9/2026 mới ký hợp đồng.
Cách xử lý: Ngày 05/9/2026 ngưỡng còn là 50 triệu đồng (Nghị định 214 bản gốc). Quyết định tự quyết 80 triệu đồng tại thời điểm đó không có căn cứ. Nghị định 349 có hiệu lực từ 09/9/2026, không có điều khoản chuyển tiếp riêng cho cơ chế này. Theo cách hiểu của chúng tôi, trung tâm nên ban hành quyết định mới (thay thế quyết định ngày 05/9) sau ngày 09/9/2026, áp dụng khoản 4 Điều 80 đã sửa đổi, rồi mới ký hợp đồng; hồ sơ nên ghi rõ lý do ban hành lại. Nếu hợp đồng đã ký và đã thanh toán trước ngày 09/9, cần rà soát, báo cáo cấp có thẩm quyền theo quy định.
Tình huống 4: Một khoản mua gồm ba nhóm hàng, tổng 105 triệu đồng
Bối cảnh: Để trang bị phòng họp mới, văn phòng sở cần máy chiếu 40 triệu đồng, bàn ghế 35 triệu đồng, rèm và thảm 30 triệu đồng, tổng 105 triệu đồng. Có ý kiến đề xuất tách thành ba lần mua, mỗi lần dưới 100 triệu đồng.
Cách xử lý: Ba nhóm hàng phục vụ cùng một mục tiêu (trang bị phòng họp), phát sinh cùng thời điểm, nguồn kinh phí chung. Tách ba lần để từng lần dưới ngưỡng có dấu hiệu chia nhỏ dự toán mua sắm nhằm chỉ định thầu (điểm l khoản 6 Điều 16 Luật). Cách làm phù hợp: lập một gói thầu chia ba phần trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu, áp dụng chỉ định thầu rút gọn (gói 105 triệu đồng nằm trong hạn mức 01 tỷ đồng) hoặc chào giá trực tuyến rút gọn. Nếu thật sự ba nhóm hàng do ba bộ phận đề xuất ở ba thời điểm khác nhau cho ba mục đích khác nhau, đơn vị cần có hồ sơ chứng minh điều đó.
Nhóm 2 — Chia nhỏ và cộng dồn
Tình huống 5: Văn phòng phẩm cả năm 240 triệu đồng chia bốn quý
Bối cảnh: Một sở có nhu cầu văn phòng phẩm, mực in cả năm khoảng 240 triệu đồng, đã thể hiện trong dự toán. Phòng văn phòng đề xuất mỗi quý mua 60 triệu đồng theo cơ chế tự quyết, cùng một nhà sách.
Cách xử lý: Nhu cầu đã biết trước từ khi lập dự toán, cùng chủng loại, cùng nhà cung cấp, chia đều theo quý: đây là các dấu hiệu rõ của chia nhỏ. Sở nên lập gói thầu văn phòng phẩm cả năm (giao hàng theo quý hoặc theo đơn đặt hàng) trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Gói 240 triệu đồng có thể chỉ định thầu rút gọn (trong hạn mức 01 tỷ đồng, đáp ứng điều kiện khoản 2 Điều 79), chào giá trực tuyến rút gọn hoặc chào hàng cạnh tranh. Phần phát sinh ngoài dự kiến trong năm, nếu nhỏ và đột xuất, mới dùng cơ chế tự quyết.
Tình huống 6: Mua 30 máy tính, chia cho bốn phòng
Bối cảnh: Đơn vị sự nghiệp cần thay 30 máy tính, đơn giá 12 triệu đồng, tổng 360 triệu đồng. Để “nhanh”, đơn vị cho bốn phòng tự mua, mỗi phòng 7–8 máy, mỗi lần khoảng 84–96 triệu đồng.
Cách xử lý: Đây là một nhu cầu thống nhất (thay máy tính toàn đơn vị), được chia theo phòng để từng phần dưới 100 triệu đồng. Đơn vị không phải là bốn “đơn vị mua sắm” riêng; người quyết định vẫn là thủ trưởng đơn vị. Theo điểm l khoản 6 Điều 16 Luật, cách làm này có rủi ro cao. Máy tính là hàng hóa thông dụng, đã chuẩn hóa, nên phù hợp với chào giá trực tuyến (điểm c khoản 2 Điều 99 nêu rõ máy tính trong nhóm hàng có thể chào giá trực tuyến) hoặc chỉ định thầu rút gọn trong hạn mức.
Tình huống 7: Hai lần sửa chữa đột xuất trong năm
Bối cảnh: Tháng 3, máy bơm nước của bệnh viện huyện hỏng, thay mới 45 triệu đồng. Tháng 8, mái tôn khu điều trị bị dột sau bão, sửa 70 triệu đồng. Tổng hai lần 115 triệu đồng. Thanh tra hỏi đây có phải chia nhỏ không.
Cách xử lý: Hai nhu cầu khác nhau về tính chất (thiết bị và công trình), phát sinh đột xuất ở hai thời điểm cách nhau năm tháng, không dự báo được khi lập dự toán. Việc mỗi lần áp dụng khoản 4 Điều 80 là có cơ sở; không có dấu hiệu “chia” một nhu cầu thống nhất. Điều quan trọng là bệnh viện lưu được biên bản ghi nhận sự cố, phiếu đề xuất có ngày tháng, khảo sát giá và hóa đơn của từng lần.
Tình huống 8: Cùng mua máy chiếu từ hai nguồn kinh phí
Bối cảnh: Trường trung học cơ sở cần 10 máy chiếu, mỗi máy 15 triệu đồng. Năm máy dùng kinh phí chi thường xuyên, năm máy dùng nguồn kinh phí một chương trình hỗ trợ. Trường định làm hai lần mua, mỗi lần 75 triệu đồng.
Cách xử lý: Văn bản không quy định việc tách theo nguồn kinh phí. Theo cách hiểu của chúng tôi, khác nguồn kinh phí chưa đủ để coi là hai nhu cầu khác nhau khi hàng hóa giống hệt, mua cùng lúc, cho cùng mục đích. Kế hoạch lựa chọn nhà thầu cho phép ghi rõ nguồn vốn cho mỗi gói thầu (khoản 3 Điều 39 Luật), và gói thầu chia phần có thể ghi giá ước tính từng phần. Phương án an toàn là một gói 150 triệu đồng chia hai phần theo nguồn, áp dụng chỉ định thầu rút gọn hoặc chào giá trực tuyến rút gọn. Nếu hai nguồn được giao ở hai thời điểm cách xa nhau và nhu cầu thật sự phát sinh theo từng đợt, trường cần lưu văn bản giao kinh phí để chứng minh.
Nhóm 3 — Chọn quy trình, hồ sơ và xung đột lợi ích
Tình huống 9: Trường học mua 98 triệu đồng, hiệu trưởng muốn làm chặt chẽ
Bối cảnh: Trường trung học phổ thông mua bộ thiết bị thí nghiệm 98 triệu đồng gồm lắp đặt, hướng dẫn sử dụng, bảo hành 24 tháng. Nhà cung cấp lần đầu làm việc với trường. Hiệu trưởng muốn có căn cứ chặt chẽ.
Cách xử lý: Khoản 4 Điều 80 cho phép chọn quy trình chỉ định thầu rút gọn theo khoản 3 Điều 80. Trường gửi dự thảo hợp đồng trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, nêu rõ danh mục, yêu cầu kỹ thuật, tiến độ, bảo hành; kiểm tra tư cách hợp lệ của nhà cung cấp theo Điều 5 Luật (trong đó có tên trên Hệ thống); thương thảo giá; phê duyệt và công khai kết quả theo khoản 5 Điều 33; ký hợp đồng. Đổi lại thời gian dài hơn, trường có hồ sơ điện tử đầy đủ và hợp đồng ràng buộc bảo hành.
Tình huống 10: Chỉ có một báo giá
Bối cảnh: Kế toán bệnh viện từ chối thanh toán khoản thay màn hình điều khiển thang máy 60 triệu đồng vì “phải có ba báo giá”.
Cách xử lý: Khoản 4 Điều 80 không quy định số lượng báo giá. Quy định “tối thiểu 01 báo giá” và đăng tải yêu cầu báo giá trên Hệ thống tại điểm d khoản 2 Điều 18 Nghị định 214 (đã sửa đổi) là một trong các căn cứ để xác định giá gói thầu khi lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, không phải điều kiện của cơ chế tự quyết. Yêu cầu “ba báo giá”, nếu có, đến từ quy chế nội bộ của bệnh viện hoặc quy định tài chính khác; kế toán cần chỉ ra căn cứ cụ thể. Với linh kiện thang máy thường chỉ hãng hoặc đại lý cung cấp, việc chỉ có một báo giá là dễ hiểu; nên lưu văn bản giải thích lý do và tài liệu tham chiếu giá (giá niêm yết, lần mua trước).
Tình huống 11: Nhà cung cấp không xuất được hóa đơn
Bối cảnh: Trường mầm non vùng cao mua rau, củ giống và vật tư làm vườn trường 18 triệu đồng của hộ dân trong xã, hộ dân không có hóa đơn.
Cách xử lý: Khoản 4 Điều 80 đặt điều kiện “phải bảo đảm chế độ hóa đơn, chứng từ đầy đủ theo quy định của pháp luật”. Việc mua của người không có hóa đơn có thể được lập chứng từ thay thế hay không là vấn đề của pháp luật về hóa đơn, kế toán, không thuộc Luật Đấu thầu; kho văn bản dùng cho bài này không có các văn bản đó. Viện khuyến nghị trường hỏi ý kiến cơ quan tài chính, Kho bạc nơi giao dịch về loại chứng từ được chấp nhận trước khi mua; nếu không bảo đảm được chứng từ hợp lệ, nên chọn nhà cung cấp có khả năng xuất hóa đơn.
Tình huống 12: Nhà cung cấp là công ty của người thân thủ trưởng
Bối cảnh: Giám đốc một trung tâm định mua thiết bị âm thanh 85 triệu đồng của công ty do em ruột mình làm giám đốc, với lý do “giá rẻ hơn thị trường”.
Cách xử lý: Điểm d khoản 6 Điều 16 Luật cấm người có thẩm quyền, người đứng đầu chủ đầu tư tham gia đối với gói thầu do người có quan hệ gia đình đứng tên dự thầu hoặc là người đại diện hợp pháp của nhà thầu tham dự thầu. Cơ chế tự quyết không có thủ tục “dự thầu”, nhưng theo cách hiểu của chúng tôi, tinh thần của quy định về công bằng, minh bạch vẫn áp dụng, và “tự chịu trách nhiệm” tại khoản 4 Điều 80 sẽ rất khó giải trình. Viện khuyến nghị không mua của doanh nghiệp người thân; nếu buộc phải mua (ví dụ duy nhất có hàng tại địa phương), cần báo cáo cấp trên, giao người khác quyết định và lưu hồ sơ so sánh giá đầy đủ.
Nhóm 4 — Đơn vị và nội dung mua sắm đặc thù
Tình huống 13: Bệnh viện mua vật tư y tế ngoài kế hoạch
Bối cảnh: Bệnh viện tỉnh cần gấp một lô vật tư tiêu hao 85 triệu đồng do lượng bệnh nhân tăng, gói thầu vật tư của năm chưa có kết quả.
Cách xử lý: Trước hết, kiểm tra mặt hàng có thuộc danh mục mua sắm tập trung (Điều 53 Luật) và có thỏa thuận khung còn hiệu lực không; nếu có, mua theo cơ chế tập trung. Nếu không, khoản 4 Điều 80 có thể áp dụng vì giá không quá 100 triệu đồng. Thời hạn báo giá 10 ngày và quyền chọn báo giá cao nhất với thuốc, thiết bị y tế tại điểm d khoản 2 Điều 18 là quy định để xác định giá gói thầu, không bắt buộc cho khoản tự quyết. Nếu tình trạng thiếu vật tư kéo dài, mua nhiều lô 85 triệu đồng liên tiếp sẽ là chia nhỏ; khi đó cần xem xét chỉ định thầu theo khoản 1 Điều 78 (nếu đáp ứng điều kiện cấp bách) hoặc đẩy nhanh gói thầu chính.
Tình huống 14: Đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư
Bối cảnh: Một viện nghiên cứu là đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư, mua thiết bị văn phòng 300 triệu đồng bằng nguồn thu sự nghiệp. Phòng kế toán hỏi có phải áp dụng ngưỡng 100 triệu đồng không.
Cách xử lý: Điểm d khoản 7 Điều 3 Luật Đấu thầu cho phép đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư được tự quyết định việc mua sắm “trên cơ sở bảo đảm công khai, minh bạch, hiệu quả và trách nhiệm giải trình”. Ngưỡng 100 triệu đồng của khoản 4 Điều 80 không phải là giới hạn với đơn vị này. Viện nghiên cứu nên ban hành quy chế mua sắm nội bộ (ngưỡng, quy trình, hồ sơ) và thực hiện theo quy chế đó. Lưu ý: nếu khoản mua sử dụng vốn ngân sách nhà nước (ví dụ nhiệm vụ được giao có kinh phí ngân sách), cần xem xét lại phạm vi áp dụng.
Tình huống 15: Sửa chữa nhà vệ sinh trường học 92 triệu đồng
Bối cảnh: Đầu năm học, trường tiểu học cần sửa chữa, thay thiết bị khu vệ sinh học sinh, dự toán 92 triệu đồng đã gồm thuế.
Cách xử lý: Theo cách hiểu của chúng tôi, “gói thầu hoặc nội dung mua sắm” bao gồm cả công việc sửa chữa nhỏ có tính chất xây lắp, nên hiệu trưởng được tự quyết lựa chọn đơn vị thi công. Tuy nhiên, khoản 4 Điều 80 chỉ miễn thủ tục lựa chọn nhà thầu; các yêu cầu khác của pháp luật về xây dựng và quản lý chi phí sửa chữa (hồ sơ khối lượng, dự toán, nghiệm thu, bảo hành) vẫn phải tuân thủ theo quy định của ngành và địa phương. Vì là công trình phục vụ học sinh, trường nên ký hợp đồng có điều khoản bảo hành và lập biên bản nghiệm thu có đại diện ban đại diện cha mẹ học sinh hoặc tổ chức đoàn thể (khuyến nghị).
Tình huống 16: Máy photocopy 99 triệu đồng vượt tiêu chuẩn, định mức
Bối cảnh: Phòng giáo dục muốn mua thêm 01 máy photocopy 99 triệu đồng, trong khi số máy hiện có đã bằng tiêu chuẩn, định mức được duyệt.
Cách xử lý: Khoản 4 Điều 80 không thay thế quy định về tiêu chuẩn, định mức sử dụng tài sản công. Luật Đấu thầu coi tiêu chuẩn, định mức là căn cứ lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu đối với dự toán mua sắm (điểm a khoản 2 Điều 38). Giá trị dưới ngưỡng không làm cho khoản mua vượt định mức trở thành hợp lệ. Viện khuyến nghị phòng giáo dục kiểm tra lại tiêu chuẩn, định mức và thẩm quyền theo quy định về tài sản công, đề nghị cấp có thẩm quyền điều chỉnh nếu nhu cầu là có thật, hoặc cân nhắc thuê dịch vụ in sao thay vì mua tài sản.
Checklist trước khi thủ trưởng ký quyết định mua sắm dưới 100 triệu
- Khoản mua thuộc phạm vi Luật Đấu thầu, hay thuộc trường hợp tự quyết theo khoản 7 Điều 3 Luật?
- Giá đã gồm thuế, vận chuyển, lắp đặt có không quá 100.000.000 đồng?
- Nhu cầu cùng loại trong năm (cộng dồn) có vượt 100 triệu đồng không? Nếu có, vì sao không đưa vào kế hoạch lựa chọn nhà thầu?
- Nhu cầu có trùng với gói thầu đã có trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt?
- Mặt hàng có thuộc danh mục mua sắm tập trung, có thỏa thuận khung còn hiệu lực?
- Có trong dự toán, nguồn kinh phí hợp pháp; có phù hợp tiêu chuẩn, định mức (nếu có)?
- Đã khảo sát giá và lưu bằng chứng?
- Nhà cung cấp có xuất được hóa đơn, chứng từ hợp lệ?
- Có quan hệ gia đình, lợi ích giữa người quyết định và nhà cung cấp?
- Có cần chọn quy trình chỉ định thầu rút gọn để chặt chẽ hơn không?
- Đã có hợp đồng hoặc đơn hàng, kế hoạch nghiệm thu, người nghiệm thu độc lập?
- Bộ hồ sơ được lưu ở đâu, ai chịu trách nhiệm lưu, tối thiểu bao lâu?
Những sai lầm thường gặp khi mua sắm dưới 100 triệu
- Hiểu “tự quyết” là “không cần giấy tờ”. Văn bản bắt buộc hóa đơn, chứng từ; và trách nhiệm cá nhân chỉ giải trình được bằng hồ sơ.
- So ngưỡng bằng giá chưa thuế. Khoản mua 95 triệu đồng chưa thuế có thể thành hơn 100 triệu đồng khi tính thuế.
- Chia nhỏ nhu cầu đã biết trước theo quý, theo phòng, theo nguồn kinh phí để từng lần dưới ngưỡng.
- Gọi sai tên hình thức: ghi “mua sắm trực tiếp dưới 100 triệu” trong tờ trình, dễ bị đánh giá là áp dụng sai Điều 25 Luật.
- Vẫn áp dụng ngưỡng 50 triệu đồng trong quy chế nội bộ, hoặc ngược lại áp dụng 100 triệu đồng cho quyết định ký trước 09/9/2026.
- Quên kiểm tra danh mục mua sắm tập trung và thỏa thuận khung còn hiệu lực.
- Coi ngưỡng giá thay cho tiêu chuẩn, định mức tài sản công.
- Đòi “ba báo giá” như điều kiện pháp lý mà không có căn cứ trong quy chế nội bộ, làm chậm cả những khoản mua khẩn cấp.
- Người đề xuất, người mua, người nghiệm thu là một. Không có ai kiểm tra chéo.
- Không có sổ theo dõi cộng dồn, chỉ phát hiện chia nhỏ khi đã bị thanh tra kết luận.
Bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu cho cơ quan, đơn vị sự nghiệp
Khoản mua dưới 100 triệu đồng tưởng đơn giản nhưng nằm ở giao điểm của pháp luật đấu thầu, ngân sách, kế toán và tài sản công. Cán bộ làm công tác mua sắm, kế toán, ban giám hiệu, phòng vật tư bệnh viện cần nắm chắc ranh giới giữa tự quyết, chỉ định thầu và các hình thức cạnh tranh để vừa làm nhanh, vừa an toàn. Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ tổ chức các khóa học đấu thầu cập nhật Nghị định 214 (đã sửa đổi), Nghị định 349 và Thông tư 134, theo hình thức học trực tiếp, online hoặc đào tạo đấu thầu tại đơn vị với tình huống lấy từ chính hồ sơ của cơ quan.
Sau khi hoàn thành khóa học, học viên được cấp chứng nhận hoàn thành khóa học theo tên khóa học đã tham gia. Chứng nhận hoàn thành khóa học không phải chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu; chứng chỉ này do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định hiện hành.
Cần rà soát quy chế mua sắm nội bộ hoặc bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ? Viện hỗ trợ học trực tiếp, học online và tổ chức đào tạo tại đơn vị, bám theo văn bản quy phạm pháp luật hiện hành.
VIỆN NGHIÊN CỨU ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ
- Hotline / Zalo: 0904 889 859 (Ms. Hoa)
- Email: daotao@viendaotaocanbo.edu.vn
- Địa chỉ: BT164 Central St, Khu Sunrise L, KDT The Manor Central Park, Phường Định Công, TP. Hà Nội
- Website: https://viendaotaocanbo.edu.vn
Văn bản sử dụng trong bài
- Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15, văn bản hợp nhất 74 (đã gồm sửa đổi, bổ sung của Luật số 57/2024/QH15, 90/2025/QH15, 116/2025/QH15, 133/2025/QH15, 142/2025/QH15) — Điều 2, 3, 5, 9, 16, 20, 23, 25, 29b, 37, 38, 39, 40, 41, 53, 87.
- Nghị định 214/2025/NĐ-CP ngày 04/8/2025, hiện hành theo Văn bản hợp nhất 36/2026/VBHN-NĐ-BTC (đã gồm sửa đổi của Nghị định 165/2026/NĐ-CP, 170/2026/NĐ-CP, 349/2026/NĐ-CP) — Điều 18, 33, 35, 78, 79, 80, 99, 103.
- Nghị định 349/2026/NĐ-CP ngày 09/9/2026 — khoản 4, khoản 5 Điều 6; khoản 2 Điều 27; khoản 1 Điều 28.
- Thông tư 134/2026/TT-BTC ngày 09/9/2026 — điểm c khoản 3 Điều 6; Thông tư 79/2025/TT-BTC — khoản 2 Điều 4.
Nội dung được biên soạn bởi Ban Đào tạo – Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ trên cơ sở đối chiếu Luật Đấu thầu (văn bản hợp nhất 74), Nghị định 214/2025/NĐ-CP (Văn bản hợp nhất 36/2026/VBHN-NĐ-BTC), Nghị định 349/2026/NĐ-CP và Thông tư 134/2026/TT-BTC tại thời điểm 01/10/2026. Bài viết mang tính tham khảo; các nội dung về hóa đơn, chứng từ kế toán và tài sản công là khuyến nghị chung, đơn vị cần đối chiếu văn bản chuyên ngành và hướng dẫn của cơ quan tài chính nơi giao dịch. Nghiêm cấm sao chép nội dung khi chưa được phép.
