Lưu trữ hồ sơ đấu thầu là nghĩa vụ của chủ đầu tư giữ lại hồ sơ của quá trình lựa chọn nhà thầu để phục vụ thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và giải ngân. Theo Điều 9 Luật Đấu thầu, hồ sơ được lưu tối thiểu 05 năm kể từ ngày quyết toán hợp đồng; gói thầu bị hủy thì lưu 05 năm kể từ ngày quyết định hủy thầu; hồ sơ quyết toán, hoàn công lưu theo pháp luật về lưu trữ. Văn bản điện tử trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia có giá trị pháp lý; thanh tra, kiểm toán, Kho bạc không được đòi bản giấy khi tra cứu được trên Hệ thống (Điều 8, Điều 10 Thông tư 79/2025/TT-BTC).
Nhiều đơn vị nghĩ “Hệ thống đã lưu hết” nên không giữ gì thêm; đến khi đoàn kiểm tra hỏi bản báo cáo đánh giá có chữ ký hay bộ tài liệu nhà thầu xuất trình lúc đối chiếu thì không ai biết nằm ở đâu. Có đơn vị lại in toàn bộ E-HSDT ra giấy mà vẫn thiếu đúng những tài liệu chỉ có bản giấy.
Bài viết này hướng dẫn chủ đầu tư, ban quản lý dự án, tổ chuyên gia và nhà thầu cách xác định thời hạn, tính mốc, phân biệt phần Hệ thống đã lưu với phần đơn vị phải tự giữ. Căn cứ là Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (Văn bản hợp nhất số 74), Nghị định 214/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP) và Thông tư 79/2025/TT-BTC cùng các mẫu kèm theo.
Lưu trữ hồ sơ đấu thầu là gì, ai chịu trách nhiệm?
Luật Đấu thầu không định nghĩa riêng cụm từ này; Điều 9 Luật có tên “Xử lý và lưu trữ hồ sơ trong quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư”. Theo cách hiểu của chúng tôi, lưu trữ hồ sơ đấu thầu gồm ba việc: giữ đủ hồ sơ từng gói thầu, giữ đúng thời hạn và xuất trình được khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
- Chủ đầu tư chịu trách nhiệm chính: “Lưu trữ thông tin liên quan trong quá trình lựa chọn nhà thầu theo quy định của pháp luật về lưu trữ và quy định của Luật này” (khoản 8 Điều 78 Luật), đồng thời cung cấp tài liệu, giải trình khi thanh tra, kiểm tra yêu cầu (khoản 11 Điều 78).
- Tổ chuyên gia, tổ thẩm định bảo mật, cung cấp tài liệu và giải trình khi được yêu cầu (khoản 3, 4 Điều 80, 81); xong việc nên bàn giao tài liệu về chủ đầu tư.
- Nhà thầu cung cấp tài liệu, giải trình theo yêu cầu (khoản 2 Điều 82); Luật không đặt thời hạn lưu riêng cho nhà thầu.
- Tổ chức vận hành Hệ thống bảo đảm toàn vẹn hồ sơ, truy xuất được lịch sử giao dịch (khoản 4 Điều 51, khoản 2, 3 Điều 52). Việc này không chuyển trách nhiệm lưu trữ khỏi chủ đầu tư.
Căn cứ pháp lý hiện hành
Trục chính là Điều 9 Luật Đấu thầu (thời hạn), khoản 3 Điều 50 Luật và Điều 8, Điều 10 Thông tư 79/2025/TT-BTC (giá trị văn bản điện tử), khoản 3 Điều 30 Thông tư 79 (bản giấy báo cáo đánh giá). Thông tư 79 hiệu lực từ 04/8/2025, thay Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT đã hết hiệu lực. Danh mục đầy đủ ở cuối bài. Chỗ nào Luật dẫn sang pháp luật về lưu trữ, kế toán, bài chỉ nêu nguyên tắc; đơn vị cần đối chiếu quy định chuyên ngành và quy chế lưu trữ của mình.
Thời hạn lưu trữ hồ sơ đấu thầu theo Điều 9 Luật Đấu thầu
“Hồ sơ đấu thầu lưu trữ bao nhiêu năm” không có một con số chung. Điều 9 chia năm nhóm:
| Nhóm hồ sơ | Thời hạn / cách xử lý | Mốc tính | Căn cứ |
|---|---|---|---|
| Hồ sơ đề xuất tài chính của nhà thầu không qua bước kỹ thuật | Trả lại nguyên trạng | Gói tư vấn: 10 ngày kể từ ngày ký hợp đồng; gói khác: khi hoàn trả, giải tỏa bảo đảm dự thầu hoặc khi đăng tải kết quả | Khoản 1 |
| Hồ sơ tài chính quá hạn nhà thầu không nhận | Chủ đầu tư quyết định hủy, bảo đảm không lộ thông tin | Sau hạn trả lại | Khoản 3 |
| Hồ sơ gói thầu bị hủy thầu | Trong thời hạn 05 năm | Ngày ban hành quyết định hủy thầu | Khoản 4 |
| Hồ sơ quyết toán, hồ sơ hoàn công, tài liệu liên quan đến nhà thầu trúng thầu | Theo pháp luật về lưu trữ | Theo pháp luật về lưu trữ | Khoản 5 |
| Toàn bộ hồ sơ còn lại của quá trình lựa chọn nhà thầu | Tối thiểu 05 năm | Ngày quyết toán hợp đồng | Khoản 6 |
Khoản 6 dùng chữ “tối thiểu”: 05 năm là mức sàn. Khoản 6 loại trừ hồ sơ thuộc các khoản 1, 2, 4 và 5, nên mỗi tài liệu chỉ thuộc một nhóm.
Cách tính mốc “kể từ ngày quyết toán hợp đồng”
Mốc không phải ngày phê duyệt kết quả hay ngày ký hợp đồng. Gói xây lắp ký hợp đồng năm 2025, quyết toán năm 2028 thì hồ sơ lựa chọn nhà thầu giữ ít nhất đến năm 2033.
Luật không định nghĩa “ngày quyết toán hợp đồng”; Nghị định 214 chỉ quy định thanh lý hợp đồng (Điều 121). Theo cách hiểu của chúng tôi, nên lấy ngày của văn bản cuối cùng xác nhận giá trị quyết toán giữa hai bên, ghi lên bìa hồ sơ và thống nhất trong quy chế lưu trữ.
Khoản 5 không giải thích “tài liệu liên quan đến nhà thầu trúng thầu”. Theo cách hiểu của chúng tôi, nên xếp vào nhóm này E-HSDT của nhà thầu trúng thầu, hồ sơ hợp đồng theo Điều 65 Luật, bảo lãnh thực hiện hợp đồng và văn bản điều chỉnh hợp đồng. Thành phần hồ sơ hoàn công xem bài hồ sơ hoàn công công trình xây dựng gồm những gì.
Hồ sơ gói thầu bị hủy thầu
Gói bị hủy không có hợp đồng nên lấy ngày ban hành quyết định hủy thầu làm mốc. Ngoài E-HSMT, biên bản mở thầu, báo cáo đánh giá (nếu có), cần giữ quyết định hủy thầu và bằng chứng đã đăng trên Hệ thống trong 05 ngày làm việc kể từ ngày ký (điểm b khoản 1 Điều 21 Thông tư 79). Các trường hợp hủy thầu có ở bài hủy thầu: trường hợp, thẩm quyền, trình tự đăng tải; trường hợp không có nhà thầu tham dự xem bài không có nhà thầu tham dự.
Hủy E-TBMT trên Hệ thống (Điều 19 Thông tư 79) khác quyết định hủy thầu; theo cách hiểu của chúng tôi, hồ sơ trường hợp này nên giữ cùng hồ sơ lần mời thầu sau.
Hồ sơ đề xuất tài chính của nhà thầu bị loại về kỹ thuật
Với đấu thầu qua mạng hai túi, điểm c Mục 22.2 E-CDNT Mẫu số 4B ghi: “Nhà thầu có E-HSĐXKT không đáp ứng sẽ không được mở E-HSĐXTC để đánh giá.” Theo cách hiểu của chúng tôi, gói qua mạng không có việc trả lại bản giấy; E-HSĐXTC chưa mở vẫn nằm trên Hệ thống. Khoản 1, 3 Điều 9 chủ yếu áp dụng cho gói không qua mạng như đấu thầu quốc tế, gói hai giai đoạn (điểm a khoản 11 Điều 98 Nghị định 214): túi tài chính trả lại nguyên trạng; nhà thầu không nhận thì chủ đầu tư quyết định hủy, nên lập biên bản ghi tình trạng niêm phong và lưu biên bản này.
Văn bản điện tử trên Hệ thống: giá trị pháp lý khi thanh tra, kiểm toán, Kho bạc
Khoản 3 Điều 50 Luật Đấu thầu: văn bản điện tử trên Hệ thống “có giá trị theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, làm cơ sở đối chiếu, so sánh, xác thực thông tin phục vụ công tác đánh giá, thẩm định, thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và giải ngân”. Thông tư 79 cụ thể hóa ở ba điểm.
Văn bản nào là văn bản điện tử
Khoản 4 Điều 3 Thông tư 79: văn bản điện tử là “văn bản, thông tin được gửi, nhận và lưu trữ thành công trên Hệ thống”, gồm từ kế hoạch lựa chọn nhà thầu, E-HSMT, E-HSDT, biên bản mở thầu, báo cáo đánh giá, quyết định phê duyệt đến hợp đồng điện tử (điểm a đến điểm p). Điều kiện then chốt là gửi thành công: thời điểm gửi, nhận theo thời gian thực ghi trên Hệ thống, Hệ thống phản hồi thành công hay không, và lịch sử giao dịch dùng để giải quyết tranh chấp (khoản 2, 3, 4 Điều 8). Chủ đầu tư nên lưu thông báo gửi thành công của các bước phê duyệt, đăng tải quan trọng.
Không được đòi bản giấy khi tra cứu được trên Hệ thống
Khoản 1 Điều 8 Thông tư 79 khẳng định văn bản điện tử có giá trị pháp lý cho đánh giá, thẩm định, thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và giải ngân. Khoản 5 Điều 8 quy định:
“Tổ chức, cá nhân thực hiện việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và giải ngân không được yêu cầu cung cấp văn bản giấy khi việc tra cứu, truy xuất văn bản điện tử tương ứng có thể thực hiện được trên Hệ thống, trừ trường hợp cần kiểm tra, xác nhận bằng văn bản gốc.”
Hệ quả: không cần in E-HSMT, E-HSDT, biên bản mở thầu để lưu kho; E-HSMT bản giấy còn “không có giá trị pháp lý để lập, đánh giá hồ sơ dự thầu” (khoản 1 Điều 18). Văn bản không liệt kê trường hợp “cần kiểm tra, xác nhận bằng văn bản gốc”; theo cách hiểu của chúng tôi, đó là tài liệu mà bản trên Hệ thống chỉ là bản scan, hoặc khi có nghi vấn về tính xác thực. Đây là phần đơn vị phải tự lưu.
Hồ sơ thanh quyết toán gửi Kho bạc qua Hệ thống
Điều 10 Thông tư 79: hồ sơ thanh quyết toán gửi Kho bạc Nhà nước “được thực hiện trên Hệ thống theo Hướng dẫn sử dụng thông qua việc kết nối với Hệ thống thông tin về quản lý ngân sách và kho bạc. Nhà thầu không phải cung cấp thông tin, tài liệu cho Kho bạc Nhà nước đối với các thông tin, tài liệu được lưu trữ trên Hệ thống”.
Hợp đồng của gói đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh, chào giá trực tuyến, mua sắm trực tuyến thanh toán qua Kho bạc phải ký trên Hệ thống (khoản 1 Điều 32), nên không phải nộp lại. Chứng từ phát sinh ngoài Hệ thống (biên bản nghiệm thu…) vẫn theo pháp luật về kiểm soát chi.
Những hồ sơ giấy vẫn phải giữ khi đã đấu thầu qua mạng
Các đoàn kiểm tra thường hỏi đúng những tài liệu dưới đây.
Bản giấy báo cáo đánh giá có chữ ký tổ chuyên gia
Khoản 3 Điều 30 Thông tư 79: tổ trưởng tổ chuyên gia đính kèm “bản scan báo cáo đánh giá E-HSDT (có chữ ký của tất cả thành viên trong tổ chuyên gia)” và “chịu trách nhiệm về sự thống nhất giữa bản báo cáo đánh giá E-HSDT scan đính kèm trên Hệ thống và bản báo cáo đánh giá E-HSDT bằng giấy có chữ ký của các thành viên”. Như vậy có hai bản; bản giấy là văn bản gốc. Phần ký được quy định trong mẫu:
IV. Ý KIẾN BẢO LƯU
Trường hợp có ý kiến bảo lưu thì cần nêu rõ các thông tin: nội dung đánh giá, ý kiến bảo lưu, lý do và đề nghị thành viên có ý kiến bảo lưu ký tên theo bảng dưới đây:
Stt | Nội dung đánh giá | Ý kiến bảo lưu | Lý do | Ký tên
[Trường hợp không có nội dung này thì ghi KHÔNG CÓ]
Báo cáo đánh giá này được lập bởi:
____________________
____________________
[Tất cả các thành viên của tổ chuyên gia ghi rõ họ tên và ký, kể cả thành viên có ý kiến bảo lưu (nếu có)].
Trích Mẫu số 14A (Báo cáo đánh giá E-HSDT, quy trình số 01, một giai đoạn một túi) ban hành kèm theo Thông tư 79/2025/TT-BTC.
Ví dụ đã điền (minh họa, số liệu giả định): tổ chuyên gia 5 người, gói thiết bị phòng thí nghiệm 3,2 tỷ đồng; một thành viên bảo lưu: “1 | Đánh giá kỹ thuật, tiêu chí bảo hành của Nhà thầu B | Đề nghị không đạt | Chào bảo hành 12 tháng, E-HSMT yêu cầu 18 tháng | [chữ ký]”. Phần “được lập bởi” có đủ 5 họ tên, 5 chữ ký. Bản giấy này được đóng vào hồ sơ gói thầu cùng quyết định thành lập tổ chuyên gia và Bản cam kết (Phụ lục 6).
Tài liệu nhà thầu xuất trình khi đối chiếu
Đối chiếu tài liệu diễn ra ngoài Hệ thống, và các mẫu đều nói rõ tài liệu này để chủ đầu tư lưu:
| Mục trong mẫu | Nội dung mẫu yêu cầu (trích) | Ý nghĩa khi lưu trữ |
|---|---|---|
| Mục 16.1 E-CDNT, Mẫu số 4A (câu tương tự ở 3A, 5A, 8A, 9A, 10A…) | “Trường hợp được mời vào đối chiếu tài liệu, nhà thầu phải chuẩn bị sẵn sàng các tài liệu để đối chiếu với thông tin nhà thầu kê khai trong E-HSDT và để Chủ đầu tư lưu trữ.” | Căn cứ giữ lại tài liệu của nhà thầu |
| Mẫu số 14A, Mục III.4 | “Nhà thầu được mời vào đối chiếu tài liệu phải nộp một bộ tài liệu chứng minh tính hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm, kỹ thuật (nếu có) cho chủ đầu tư” | Bộ tài liệu thuộc hồ sơ gói thầu, không trả lại sau đối chiếu |
| Phụ lục 4A, ghi chú (1) | “Chủ đầu tư, tổ chuyên gia phải lưu trữ tài liệu của nhà thầu để phục vụ công tác thẩm định, thanh tra, kiểm tra…” | Đóng biên bản đối chiếu cùng tài liệu nhà thầu |
| Phụ lục 6 (Bản cam kết) | “Bảo mật các thông tin và hồ sơ, tài liệu trong quá trình đánh giá E-HSDT theo đúng quy định của pháp luật” | Hạn chế người tiếp cận hồ sơ khi chưa công khai kết quả |
Trích các mẫu, phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 79/2025/TT-BTC.
Bảo lãnh dự thầu giấy và gói không qua mạng
Nhà thầu nộp bản gốc thư bảo lãnh dự thầu giấy khi được mời đối chiếu (Mục 18.5 E-CDNT Mẫu số 4A); bản gốc được hoàn trả theo Mục 18.4. Theo cách hiểu của chúng tôi, nên giữ bản chụp kèm văn bản giao trả có ký nhận. Mẫu bảo lãnh hiện dùng bản do Thông tư 134/2026/TT-BTC thay thế; xem bài bảo lãnh dự thầu.
Gói không đấu thầu qua mạng (khoản 11 Điều 98 Nghị định 214) lưu như hồ sơ truyền thống; nội dung làm rõ hồ sơ dự thầu “được chủ đầu tư bảo quản như một phần của hồ sơ dự thầu” (khoản 4 Điều 30 Nghị định 214).
Nếu ban quản lý dự án đang chuẩn bị đón đoàn kiểm tra mà hồ sơ gói thầu thiếu bản giấy báo cáo đánh giá có chữ ký, thiếu biên bản đối chiếu hoặc không xác định được tài liệu nào đã có trên Hệ thống, anh/chị có thể liên hệ Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ qua Hotline 0904 889 859 (Ms. Hoa) để được hướng dẫn rà soát, lập danh mục hồ sơ và tư vấn nghiệp vụ đấu thầu.
Bảng tra: loại hồ sơ – nơi lưu – thời hạn – căn cứ
Sắp theo trình tự một gói đấu thầu rộng rãi qua mạng có ký hợp đồng. Thời hạn là mức tối thiểu theo pháp luật đấu thầu.
| Loại hồ sơ | Nơi lưu | Thời hạn | Căn cứ |
|---|---|---|---|
| Kế hoạch lựa chọn nhà thầu, E-HSMT, tờ trình, quyết định phê duyệt, sửa đổi, làm rõ | Hệ thống | 05 năm từ quyết toán hợp đồng | K6 Đ9 Luật; điểm b, đ, l k4 Đ3 TT 79 |
| E-HSDT, biên bản mở thầu | Hệ thống | 05 năm; của nhà thầu trúng thầu theo pháp luật về lưu trữ | K5, k6 Đ9; điểm đ, g k4 Đ3 |
| Quyết định thành lập tổ chuyên gia, Bản cam kết | Đơn vị (giấy) | 05 năm từ quyết toán hợp đồng | K6 Đ9; Phụ lục 6 |
| Báo cáo đánh giá E-HSDT | Bản scan trên Hệ thống + bản giấy có chữ ký | 05 năm từ quyết toán hợp đồng | K6 Đ9; k3 Đ30 TT 79 |
| Biên bản đối chiếu, bộ tài liệu nhà thầu nộp | Đơn vị (giấy) | 05 năm; của nhà thầu trúng thầu theo pháp luật về lưu trữ | K5, k6 Đ9; Phụ lục 4A |
| Quyết định phê duyệt kết quả, hợp đồng điện tử, biên bản thương thảo (nếu có) | Hệ thống; biên bản thương thảo bản giấy | Theo pháp luật về lưu trữ | Đ65 Luật; k5 Đ9; Đ32 TT 79 |
| Hồ sơ thanh toán, quyết toán, hoàn công | Hệ thống (phần gửi Kho bạc) + đơn vị | Theo pháp luật về lưu trữ | K5 Đ9; Đ10 TT 79 |
| Hồ sơ gói thầu bị hủy thầu | Hệ thống + đơn vị | 05 năm từ ngày ban hành quyết định hủy thầu | K4 Đ9; điểm b k1 Đ21 |
Xếp tài liệu của nhà thầu trúng thầu vào nhóm khoản 5 là cách hiểu của chúng tôi; quy chế đơn vị xếp khác thì thời hạn vẫn không ngắn hơn 05 năm từ quyết toán.
Góc nhà thầu: doanh nghiệp nên giữ những gì?
Nhà thầu chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin đã đăng tải và phải cung cấp tài liệu khi được yêu cầu (khoản 2, điểm b khoản 3 Điều 82 Luật). Theo cách hiểu của chúng tôi, doanh nghiệp nên giữ:
- Bản sao bộ tài liệu đã nộp khi đối chiếu, vì bản nộp thuộc hồ sơ của chủ đầu tư.
- Bản gốc hồ sơ năng lực (hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý, hóa đơn). Hệ thống lưu tài liệu đính kèm và các phiên bản chỉnh sửa (điểm b, c khoản 2 Điều 11 Thông tư 79), nhưng bản gốc giấy vẫn ở doanh nghiệp.
- Bằng chứng nộp E-HSDT thành công, văn bản làm rõ, thông báo kết quả để dùng khi kiến nghị (khoản 2, 4 Điều 8 Thông tư 79).
- Chứng từ chi phí trên Hệ thống; xem bài cách lấy hóa đơn đấu thầu qua mạng.
Cách lập và quản lý hồ sơ lưu trữ một gói thầu
Luật không có mẫu danh mục hồ sơ lưu trữ. Viện gợi ý năm bước:
- Mở hồ sơ khi phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu: mỗi gói một mã theo mã gói trên Hệ thống.
- Lập mục lục hai cột: “Có trên Hệ thống” (mã, ngày đăng) và “Bản giấy tại đơn vị”.
- Đối chiếu bản giấy với bản scan trước khi đính kèm báo cáo đánh giá.
- Thu hồi tài liệu từ tổ chuyên gia, đơn vị tư vấn đấu thầu; ghi nghĩa vụ bàn giao trong hợp đồng tư vấn.
- Đóng hồ sơ khi quyết toán hợp đồng: ghi ngày quyết toán (hoặc ngày quyết định hủy thầu), tính hạn; khi đổi nhân sự, bàn giao hồ sơ giấy cùng tài khoản nghiệp vụ (xem bài tài khoản nghiệp vụ chủ đầu tư: phân vai và bàn giao).
Khi lưu cần bảo mật: tiết lộ nội dung hồ sơ dự thầu trước khi công khai kết quả là hành vi bị cấm (khoản 7 Điều 16 Luật); hủy hoại, che giấu chứng cứ nhằm ngăn chặn việc làm rõ vi phạm, cản trở thanh tra, kiểm tra, kiểm toán là hành vi cản trở (điểm a, c khoản 5 Điều 16).
Ví dụ thực tế về lưu trữ hồ sơ đấu thầu
Các ví dụ là tình huống giả định; số liệu chỉ để minh họa.
Ví dụ 1: Đoàn kiểm tra đề nghị in toàn bộ E-HSDT của 7 nhà thầu
Đoàn kiểm tra gói thiết bị 8,4 tỷ đồng của một bệnh viện (qua mạng, năm 2025) đề nghị in toàn bộ E-HSDT của 7 nhà thầu, khoảng 2.400 trang.
Cách xử lý: Bệnh viện phải phối hợp, cung cấp tài liệu kịp thời, đầy đủ (điểm a, b khoản 1 Điều 124 Nghị định 214). Với E-HSDT, khoản 5 Điều 8 Thông tư 79 không cho yêu cầu bản giấy khi tra cứu được trên Hệ thống; bệnh viện đề xuất cung cấp danh mục mã E-TBMT, bố trí máy để đoàn xem trực tiếp. Báo cáo đánh giá, biên bản đối chiếu, tài liệu nhà thầu xếp thứ nhất thì xuất trình bản giấy gốc. Nếu đoàn vẫn cần in một số trang, nên đáp ứng phần cần thiết; quy định nhằm giảm giấy tờ, không để từ chối phối hợp.
Ví dụ 2: Gói thầu bị hủy rồi tổ chức lại
Ban quản lý dự án ra quyết định hủy thầu gói xây lắp 12 tỷ đồng ngày 18/3/2026 vì tất cả E-HSDT không đáp ứng. Gói được mời thầu lại, ký hợp đồng tháng 7/2026, dự kiến quyết toán năm 2028.
Cách xử lý: Hai bộ, hai mốc. Bộ cuộc thầu bị hủy lưu 05 năm kể từ ngày ban hành quyết định hủy thầu, tức đến 18/3/2031 (khoản 4 Điều 9 Luật); bộ cuộc thầu lại lưu tối thiểu 05 năm kể từ ngày quyết toán hợp đồng (khoản 6 Điều 9). Theo cách hiểu của chúng tôi, nên đóng chung và giữ đến mốc muộn hơn, vì lý do hủy thầu là căn cứ để chỉnh E-HSMT lần sau.
Ví dụ 3: Tính hạn lưu cho hợp đồng xây lắp quyết toán năm 2028
Gói thi công 46 tỷ đồng: phê duyệt kết quả 05/10/2025, hợp đồng điện tử hiệu lực 20/10/2025, biên bản quyết toán hợp đồng ký 15/3/2028. Phòng hành chính hỏi năm nào được hủy hồ sơ.
Cách xử lý: Hồ sơ lựa chọn nhà thầu lưu tối thiểu đến 15/3/2033 (khoản 6 Điều 9 Luật). Hồ sơ quyết toán, hoàn công, tài liệu liên quan đến nhà thầu trúng thầu lưu theo pháp luật về lưu trữ (khoản 5 Điều 9), phải tra thêm thời hạn bảo quản của ngành, đơn vị. Nếu tính nhầm từ ngày ký hợp đồng sẽ ra tháng 10/2030, sớm gần hai năm rưỡi.
Ví dụ 4: Bản scan báo cáo đánh giá không khớp bản giấy
Bản scan trên Hệ thống có 4 chữ ký; bản giấy có 5 chữ ký và một con số bị sửa tay.
Cách xử lý: Khoản 3 Điều 30 Thông tư 79 yêu cầu bản scan có chữ ký của tất cả thành viên và giao tổ trưởng chịu trách nhiệm về sự thống nhất hai bản. Đơn vị cần làm rõ bằng văn bản: ai sửa, khi nào, có ảnh hưởng xếp hạng không. Theo cách hiểu của chúng tôi, nếu nội dung thay đổi thì lập lại báo cáo đủ chữ ký, xử lý trên Hệ thống theo Hướng dẫn sử dụng, kèm giải trình. Trình tự làm việc của tổ chuyên gia xem bài tổ chuyên gia đánh giá E-HSDT qua mạng.
Ví dụ 5: Kho bạc đề nghị nhà thầu nộp bản giấy quyết định phê duyệt kết quả và hợp đồng
Gói chào hàng cạnh tranh qua mạng cung cấp vật tư cho một trường đại học công lập, hợp đồng 2,7 tỷ đồng ký trên Hệ thống. Khi thanh toán đợt 1 qua Kho bạc, nhà thầu được đề nghị nộp bản giấy quyết định phê duyệt kết quả và hợp đồng.
Cách xử lý: Hợp đồng này bắt buộc ký trên Hệ thống (khoản 1 Điều 32 Thông tư 79); quyết định phê duyệt kết quả và hợp đồng điện tử là văn bản điện tử (điểm l, o khoản 4 Điều 3). Điều 10 cho phép nhà thầu không cung cấp cho Kho bạc tài liệu đã lưu trên Hệ thống. Theo cách hiểu của chúng tôi, hai bên nên trao đổi với Kho bạc, dẫn Điều 10 và khoản 5 Điều 8, gửi mã hợp đồng để tra cứu; biên bản nghiệm thu đợt vẫn nộp theo hướng dẫn kiểm soát chi.
Checklist lưu trữ hồ sơ đấu thầu
- Mỗi gói thầu một hồ sơ, mục lục chia “Có trên Hệ thống” và “Bản giấy tại đơn vị”.
- Đã lưu thông báo gửi thành công của các bước phê duyệt, đăng tải (khoản 2, 3 Điều 8 Thông tư 79).
- Có bản giấy báo cáo đánh giá đủ chữ ký, khớp bản scan (khoản 3 Điều 30).
- Có quyết định thành lập tổ chuyên gia, Bản cam kết, biên bản đối chiếu và tài liệu nhà thầu, chứng từ bảo lãnh giấy.
- Đã ghi ngày quyết toán hợp đồng hoặc ngày quyết định hủy thầu và tính hạn lưu (khoản 4, 6 Điều 9 Luật).
- Đã tách nhóm quyết toán, hoàn công, tài liệu nhà thầu trúng thầu để lưu theo pháp luật về lưu trữ (khoản 5 Điều 9).
Những sai lầm thường gặp khi lưu trữ hồ sơ đấu thầu
- Tính hạn 05 năm từ ngày ký hợp đồng thay vì từ ngày quyết toán hợp đồng.
- Cho rằng Hệ thống đã lưu tất cả, không giữ bản giấy báo cáo đánh giá, biên bản đối chiếu, tài liệu nhà thầu.
- Để tài liệu ở đơn vị tư vấn đấu thầu, đến khi kiểm tra mới đi xin lại.
- Hủy hồ sơ gói bị hủy thầu sau một, hai năm vì nghĩ không có hợp đồng thì không phải lưu.
- Áp mốc 05 năm cho hồ sơ hoàn công, quyết toán, trong khi khoản 5 Điều 9 dẫn sang pháp luật về lưu trữ.
Xem thêm bài giám sát hoạt động đấu thầu; khoản mua tự quyết xem bài mua sắm dưới 100 triệu.
Nếu doanh nghiệp đang được mời đối chiếu tài liệu mà hồ sơ năng lực lưu rải rác, thiếu bản gốc hợp đồng tương tự hoặc biên bản nghiệm thu đã kê khai trong E-HSDT, anh/chị có thể liên hệ Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ qua Hotline 0904 889 859 (Ms. Hoa) để được hỗ trợ rà soát bộ tài liệu trước buổi đối chiếu; thông tin dịch vụ tại trang dịch vụ tư vấn hồ sơ đấu thầu.
Cần hỗ trợ chuẩn hóa lưu trữ hồ sơ đấu thầu hoặc đào tạo cho đơn vị?
Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu cho chủ đầu tư, ban quản lý dự án, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp theo hình thức học trực tiếp, online hoặc đào tạo đấu thầu tại đơn vị, có phần lập danh mục hồ sơ gói thầu và chuẩn bị hồ sơ khi thanh tra, kiểm tra. Nếu đơn vị có nhiều gói thầu chưa quyết toán mà chưa thống nhất cách lưu, chưa biết tính hạn từ mốc nào, Viện có thể đồng hành rà soát quy trình nội bộ cùng đơn vị.
Sau khi hoàn thành khóa học, học viên được cấp chứng nhận hoàn thành khóa học theo tên khóa học đã tham gia. Chứng nhận hoàn thành khóa học không phải chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu; chứng chỉ này do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định hiện hành.
VIỆN NGHIÊN CỨU ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ
- Hotline / Zalo: 0904 889 859 (Ms. Hoa)
- Email: daotao@viendaotaocanbo.edu.vn
- Địa chỉ: DVTM T3-27A, Tòa A1, Chung cư Phương Đông Green Park, số 1 Trần Thủ Độ, Phường Yên Sở, Thành phố Hà Nội
- Website: https://viendaotaocanbo.edu.vn
Để lại thông tin, Viện sẽ liên hệ tư vấn chương trình đào tạo đấu thầu tại đơn vị, gồm cả nội dung lưu trữ hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ khi thanh tra, kiểm tra.
Văn bản sử dụng trong bài
- Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (Văn bản hợp nhất số 74) — Điều 9, 16, 50, 51, 52, 65, 78, 80, 81, 82.
- Nghị định 214/2025/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 165, 170, 349/2026/NĐ-CP (Văn bản hợp nhất số 36/2026) — Điều 30, 98, 121, 124.
- Thông tư 79/2025/TT-BTC — Điều 3, 8, 10, 11, 18, 19, 21, 30, 32; Mẫu số 4A, 4B, 14A; Phụ lục 4A, Phụ lục 6.
- Thông tư 134/2026/TT-BTC — khoản 3 Điều 6 (thay mẫu bảo lãnh dự thầu 04A, 04B).
Nội dung được biên soạn bởi Ban Đào tạo – Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ trên cơ sở đối chiếu Luật Đấu thầu (Văn bản hợp nhất số 74), Nghị định 214/2025/NĐ-CP (Văn bản hợp nhất số 36/2026), Nghị định 349/2026/NĐ-CP, Thông tư 79/2025/TT-BTC và các mẫu ban hành kèm theo, Thông tư 134/2026/TT-BTC tại thời điểm 15/10/2026. Bài viết mang tính tham khảo; thời hạn lưu trữ hồ sơ quyết toán, hoàn công và chứng từ kế toán còn phải đối chiếu pháp luật về lưu trữ, kế toán và quy chế của đơn vị. Nghiêm cấm sao chép nội dung khi chưa được phép.
