Các lỗi thường gặp khi lập và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Kế hoạch lựa chọn nhà thầu là “bản thiết kế” của toàn bộ hoạt động mua sắm — một sai sót ở đây kéo theo hệ quả ở mọi bước sau. Bài này tổng hợp các lỗi thường gặp khi lập và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu theo 14 nhóm, mỗi lỗi trình bày đủ bốn phần: biểu hiện, rủi ro, cách kiểm tra và cách khắc phục. Dùng bài này như một “bộ lọc” rà soát kế hoạch trước khi trình, phê duyệt hoặc đăng tải. Khung pháp lý áp dụng: Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 57/2024/QH15 và Luật số 90/2025/QH15), Nghị định 214/2025/NĐ-CP và Thông tư 79/2025/TT-BTC.

1. Căn cứ chưa đầy đủ

• Biểu hiện: lập kế hoạch khi thiếu quyết định phê duyệt dự án, chưa có kế hoạch bố trí vốn, hoặc thiếu điều ước/thỏa thuận vay với dự án ODA.
• Rủi ro: kế hoạch không có cơ sở pháp lý, bị trả lại hoặc bị kết luận khi kiểm tra.
• Cách kiểm tra: đối chiếu với bộ căn cứ Điều 38 (dự án) hoặc khoản 2 Điều 38 (dự toán mua sắm).
• Khắc phục: bổ sung đủ căn cứ; phần chưa đủ điều kiện tách vào mục d hồ sơ trình duyệt. Xem căn cứ lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

2. Tên gói không rõ phạm vi

• Biểu hiện: tên chung chung (“Gói thầu số 1”, “Mua sắm trang thiết bị”), gói nhiều phần nhưng không nêu từng phần.
• Rủi ro: nhà thầu khó xác định năng lực; đoàn kiểm tra soi kỹ; trái khoản 1 Điều 39.
• Cách kiểm tra: đọc tên gói, tự hỏi “nhà thầu có biết ngay gói này làm gì không”.
• Khắc phục: đặt tên thể hiện tính chất, nội dung, phạm vi; gói nhiều phần nêu tên từng phần.

3. Chia gói thiếu cơ sở hoặc chia để lách

• Biểu hiện: tách một khối công việc thuần nhất thành nhiều gói dưới ngưỡng chỉ định thầu, hoặc gộp khác bản chất thành gói lớn hạn chế nhà thầu.
• Rủi ro: vi phạm điểm l khoản 6 Điều 16 (chia nhỏ nhằm chỉ định thầu, hạn chế nhà thầu); kết quả có thể bị hủy.
• Cách kiểm tra: phép thử “gộp lại” — nếu gộp thành khối thuần nhất thì việc tách có lý do ngoài hạn mức không.
• Khắc phục: chia theo tính chất kỹ thuật, trình tự, đồng bộ. Xem cách chia gói thầu.

4. Giá gói thầu chưa cập nhật hoặc thiếu căn cứ

• Biểu hiện: lấy giá cũ, không cập nhật khi thị trường biến động; chỉ ghi con số không lưu tài liệu chứng minh.
• Rủi ro: giá quá thấp gây không có nhà thầu tham dự; quá cao gây lãng phí, khó giải trình.
• Cách kiểm tra: mỗi giá gói có căn cứ (báo giá, kết quả tương tự, thẩm định giá) lưu kèm không; có cập nhật trong 28 ngày trước mở thầu không.
• Khắc phục: xác định giá theo 7 nhóm căn cứ Điều 18 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, tính đủ dự phòng, thuế, phí. Xem giá gói thầu và cách xác định.

5. Sai nguồn vốn

• Biểu hiện: nhầm nhánh vốn (ghi kế hoạch bố trí vốn trong khi dự án thuộc vốn đầu tư công trung hạn hoặc ngược lại); vốn ODA không ghi tên nhà tài trợ, cơ cấu vốn.
• Rủi ro: sai cơ chế thanh toán, sai điều kiện áp dụng hình thức.
• Cách kiểm tra: đối chiếu nguồn vốn từng gói với căn cứ vốn tại điểm c, d, đ khoản 1 Điều 38.
• Khắc phục: xác định đúng nhánh vốn; ghi rõ theo khoản 3 Điều 39.

6. Chọn sai hình thức lựa chọn

• Biểu hiện: chỉ định thầu/chào hàng cạnh tranh/đấu thầu hạn chế mà không đủ điều kiện; dùng hạn mức cũ.
• Rủi ro: hạn chế cạnh tranh, dễ bị kiến nghị và kết luận vi phạm.
• Cách kiểm tra: mỗi hình thức khác đấu thầu rộng rãi có căn cứ điểm, khoản cụ thể không; hạn mức có theo Nghị định 214/2025/NĐ-CP không.
• Khắc phục: chọn theo trình tự (rộng rãi mặc định). Xem các hình thức lựa chọn nhà thầu.

7. Chọn sai phương thức

• Biểu hiện: gói tư vấn ghi một túi; gói đơn giản ghi hai giai đoạn; ghép cặp hình thức – phương thức không hợp lệ.
• Rủi ro: hồ sơ bị trả lại; nếu lọt thì tổ chức lựa chọn sai cấu trúc.
• Cách kiểm tra: đối chiếu cặp hình thức – phương thức với Điều 30–33.
• Khắc phục: ghép đúng theo bài các phương thức lựa chọn nhà thầu và cách ghi hình thức – phương thức trong kế hoạch.

8. Nhầm hình thức với phương thức

• Biểu hiện: ghi “hình thức: một giai đoạn hai túi hồ sơ” — sai phạm trù.
• Rủi ro: bị trả lại ngay từ khâu thẩm định.
• Cách kiểm tra: ô hình thức chỉ chứa tên hình thức (Điều 20–29b); ô phương thức chỉ chứa tên phương thức (Điều 30–33).
• Khắc phục: tách đúng hai phạm trù.

9. Ghi nhầm thời gian

• Biểu hiện: nhầm thời gian thực hiện gói thầu với thời gian tổ chức; tính thời gian bắt đầu từ ngày phê duyệt kế hoạch thay vì từ phát hành hồ sơ mời thầu; gộp bảo hành vào thời gian thực hiện.
• Rủi ro: lệch tiến độ, hiểu sai mốc.
• Cách kiểm tra: đối chiếu ba mốc với khoản 5, 7 Điều 39 và khoản 7 Điều 18 Nghị định 214/2025/NĐ-CP.
• Khắc phục: ghi đúng ba trường riêng biệt. Xem thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu.

10. Loại hợp đồng không phù hợp

• Biểu hiện: ghi trọn gói cho gói khối lượng khó chốt, hoặc theo đơn giá cho gói phạm vi đã rõ ràng.
• Rủi ro: rủi ro dồn về khâu thanh toán, điều chỉnh giá; tranh chấp hợp đồng.
• Cách kiểm tra: loại hợp đồng có phù hợp bản chất gói và Điều 64 của Luật không.
• Khắc phục: chọn loại hợp đồng theo tính chất khối lượng và mức độ chắc chắn của phạm vi công việc.

11. Tổng giá trị không khớp

• Biểu hiện: tổng các phần công việc (đã thực hiện + không áp dụng hình thức + thuộc kế hoạch + chưa đủ điều kiện) vượt tổng mức đầu tư/dự toán mua sắm.
• Rủi ro: kế hoạch không hợp lệ; là phép thử số học đầu tiên của mọi đoàn kiểm tra.
• Cách kiểm tra: tự cộng tổng giá trị theo điểm đ khoản 1 Điều 40/41 và so với tổng mức đầu tư/dự toán.
• Khắc phục: rà lại giá từng gói; loại phần trùng; bảo đảm tổng không vượt.

12. Không giải trình phần công việc chưa đủ điều kiện

• Biểu hiện: ép mọi công việc vào kế hoạch dù chưa đủ căn cứ, thay vì tách riêng phần d.
• Rủi ro: gói không đủ điều kiện vẫn “chạy”, dễ vướng khi tổ chức.
• Cách kiểm tra: có phần công việc nào chưa đủ căn cứ mà vẫn đưa vào các gói của kế hoạch không.
• Khắc phục: tách phần chưa đủ điều kiện vào mục d hồ sơ trình duyệt (Điều 40/41), nêu rõ nội dung và giá trị.

13. Đăng tải chậm hoặc sai dữ liệu

• Biểu hiện: đăng tải quá 5 ngày làm việc kể từ ngày ký quyết định; dữ liệu trên Hệ thống lệch quyết định; quên đính kèm quyết định phê duyệt.
• Rủi ro: vi phạm thời hạn công khai; thông tin không thống nhất với văn bản đã duyệt.
• Cách kiểm tra: đối chiếu từng trường trên Hệ thống với quyết định; kiểm tra ngày đăng so với ngày ký.
• Khắc phục: đăng đúng hạn, đúng dữ liệu, đúng tài khoản chủ đầu tư. Xem cách đăng tải kế hoạch trên Hệ thống.

14. Dùng căn cứ pháp lý cũ và không điều chỉnh khi dữ liệu thay đổi

• Biểu hiện: lập kế hoạch theo Nghị định 24/2024/NĐ-CP (đã hết hiệu lực) hoặc theo cơ chế “người có thẩm quyền phê duyệt kế hoạch” cũ; không điều chỉnh kế hoạch khi giá gói, nguồn vốn thay đổi.
• Rủi ro: sai thẩm quyền, sai căn cứ; tổ chức lựa chọn trên nền kế hoạch lỗi thời.
• Cách kiểm tra: căn cứ viện dẫn có phải Luật sửa đổi 2025 + Nghị định 214/2025/NĐ-CP không; có phát sinh nào cần điều chỉnh mà chưa xử lý không.
• Khắc phục: cập nhật khung pháp lý hiện hành; điều chỉnh kịp thời khi phát sinh. Xem điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu và Nghị định 214/2025/NĐ-CP.

Vì sao lỗi ở kế hoạch tốn kém hơn lỗi ở các bước sau?

Lỗi trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu có đặc điểm riêng khiến nó tốn kém hơn lỗi ở các bước sau: nó là lỗi gốc và thường được phát hiện muộn. Một sai sót nhỏ trong đánh giá hồ sơ dự thầu có thể được sửa ngay trong bước đó; nhưng một sai lầm về hình thức lựa chọn hay cách chia gói chỉ bộc lộ khi gói đã tổ chức xong, thậm chí đã ký hợp đồng — lúc đó khắc phục đồng nghĩa hủy kết quả, tổ chức lại, và có thể phát sinh trách nhiệm với người phê duyệt. Đó là lý do rà soát kế hoạch kỹ trước khi trình không phải là “thủ tục thừa” mà là khoản đầu tư phòng ngừa rủi ro hiệu quả nhất trong cả chu trình đấu thầu.

Ba nhóm lỗi có hậu quả nặng nhất theo kinh nghiệm kiểm tra thực tế: (1) chia nhỏ gói thầu nhằm chỉ định thầu — vi phạm điều cấm, kết quả có thể bị hủy; (2) chọn sai hình thức không đủ căn cứ — dẫn tới kiến nghị và kết luận vi phạm; (3) dùng căn cứ pháp lý cũ, sai thẩm quyền phê duyệt — làm toàn bộ kế hoạch đứng trên nền pháp lý sai. Ba nhóm này nên được ưu tiên soi kỹ nhất khi rà soát.

Quy trình tự kiểm ba lớp trước khi trình

Để không bỏ sót, nên rà soát theo ba lớp từ tổng thể đến chi tiết:

1. Lớp pháp lý: căn cứ có đủ và còn hiệu lực không? Khung áp dụng có phải Luật sửa đổi 2025 + Nghị định 214/2025/NĐ-CP không? Thẩm quyền phê duyệt có đúng là chủ đầu tư không?
2. Lớp số học: tổng giá trị các phần công việc có vượt tổng mức đầu tư/dự toán mua sắm không? Giá từng gói có căn cứ và tính đủ chi phí không?
3. Lớp logic từng gói: cách chia gói có cơ sở không? Cặp hình thức – phương thức có hợp lệ và kèm căn cứ không? Ba mốc thời gian có đúng và khớp tiến độ không? Loại hợp đồng có phù hợp không?

Rà theo thứ tự này giúp bắt lỗi nghiêm trọng (pháp lý, số học) trước khi mất công soi chi tiết từng gói — nếu nền pháp lý sai thì mọi chi tiết bên trên đều phải làm lại.

Checklist rà soát tổng hợp trước khi trình

Bảng có tính chất hỗ trợ tra cứu; việc áp dụng cần căn cứ hồ sơ, tính chất gói thầu, nguồn vốn và quy định pháp luật tại thời điểm thực hiện.

Tình huống minh họa: một kế hoạch bị trả lại

Một đơn vị lập kế hoạch cho dự toán mua sắm 4 tỷ đồng gồm nhiều nhóm thiết bị. Kế hoạch trình lên có ba vấn đề cùng lúc: (1) tách nhóm máy tính đồng loạt thành 5 gói nhỏ mỗi gói dưới 500 triệu để chỉ định thầu; (2) mẫu tờ trình vẫn ghi “trình người có thẩm quyền phê duyệt kế hoạch”; (3) một số gói ghi “hình thức: một giai đoạn một túi hồ sơ”. Cả ba đều là lỗi thuộc các nhóm nêu trên: lỗi 1 vi phạm điểm l khoản 6 Điều 16 (chia nhỏ để chỉ định thầu); lỗi 2 sai thẩm quyền theo Luật sửa đổi 2025 (chủ đầu tư phê duyệt); lỗi 3 nhầm hình thức với phương thức. Nếu áp quy trình tự kiểm ba lớp, lỗi 2 (pháp lý) và lỗi 3 (logic) được phát hiện ngay từ vòng soát đầu, còn lỗi 1 lộ ra khi rà cách chia gói. Khắc phục: gộp máy tính thành một gói, tổ chức chào hàng cạnh tranh qua mạng; sửa mẫu tờ trình theo thẩm quyền chủ đầu tư; tách đúng ô hình thức và ô phương thức. Sau khi sửa, kế hoạch mới đủ điều kiện phê duyệt.

Câu hỏi thường gặp

Nội dung liên quan

• Kế hoạch lựa chọn nhà thầu là gì? Nội dung, căn cứ và cách lập — bài tổng quan;
• Hướng dẫn lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu từng bước — quy trình chuẩn để đối chiếu;
• Căn cứ lập · Chia gói · Giá gói thầu · Hình thức – phương thức;
• Thời gian tổ chức · Điều chỉnh kế hoạch · Đăng tải kế hoạch.

Ngày kiểm tra pháp lý: 17/7/2026. Bài viết đối chiếu trực tiếp Điều 16, 37–41, 64 Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 57/2024/QH15, Luật số 90/2025/QH15 — tra cứu theo Văn bản hợp nhất số 74/VBHN-VPQH), Điều 18, 140 Nghị định số 214/2025/NĐ-CP và Điều 4, 13 Thông tư số 79/2025/TT-BTC. Nội dung mang tính tham khảo; việc áp dụng cần căn cứ hồ sơ, tính chất gói thầu, nguồn vốn và quy định pháp luật tại thời điểm thực hiện. Viện tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ và ôn thi; chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu do cơ quan, kỳ thi có thẩm quyền cấp theo quy định.

Rà soát kế hoạch trước khi trình để tránh sai sót

Một kế hoạch “sạch” là kết quả của thói quen rà soát có hệ thống. Nếu bạn muốn luyện kỹ năng phát hiện và khắc phục lỗi qua tình huống thực tế, tham khảo khóa học bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu, xem lịch khai giảng hoặc liên hệ để được tư vấn.

VIỆN NGHIÊN CỨU ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ
Hotline: 0904 889 859
Email: info@viendaotaocanbo.edu.vn
Website: https://viendaotaocanbo.edu.vn