Mua sắm thường xuyên là cách gọi quen của việc mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động hằng năm; Luật Đấu thầu không định nghĩa cụm từ này mà dùng khái niệm “dự toán mua sắm” (khoản 7 Điều 4). Khoản mua dùng ngân sách hoặc nguồn thu hợp pháp của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc phạm vi Luật Đấu thầu (khoản 1 Điều 2), trừ trường hợp tự quyết tại khoản 7, 8, 9 Điều 3. Nhưng không phải lúc nào cũng đấu thầu rộng rãi: gói không quá 100 triệu đồng do thủ trưởng tự quyết, không quá 01 tỷ đồng được chỉ định thầu, lớn hơn thì chào hàng cạnh tranh hoặc đấu thầu rộng rãi.
Đầu năm ngân sách, phòng hành chính – tài chính của một trường học, bệnh viện hay trung tâm thường nhận về cùng một loạt việc: văn phòng phẩm, mực in, vật tư tiêu hao, bảo dưỡng xe, thuê vệ sinh, thay vài chục bộ máy tính. Mỗi việc không lớn, kinh phí nằm trong dự toán chi thường xuyên được giao, nên nhiều nơi cho rằng mua sắm thường xuyên “không phải đấu thầu”: cần lúc nào mua lúc đó, lấy hóa đơn là xong.
Đến khi kiểm tra, kiểm toán, hồ sơ thường vướng ở ba chỗ: không có kế hoạch lựa chọn nhà thầu cho phần mua sắm vượt 100 triệu đồng; gói thầu cả năm bị cắt thành nhiều lần mua nhỏ; hình thức lựa chọn nhà thầu không khớp giá gói. Hạn mức lại vừa thay đổi từ ngày 09/9/2026, nên nhiều quy chế nội bộ và mẫu tờ trình cũ không còn đúng.
Bài viết này hướng dẫn kế toán, phòng hành chính – tài chính của cơ quan, đơn vị sự nghiệp xác định khoản mua sắm thường xuyên có thuộc phạm vi Luật Đấu thầu hay không, cách tính dự toán mua sắm, lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu và chọn hình thức theo giá gói thầu. Căn cứ là Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (bản hợp nhất), Nghị định 214/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP) theo Văn bản hợp nhất số 36/2026 và Thông tư 79/2025/TT-BTC.
Mua sắm thường xuyên là gì?
Viện đã rà soát Luật Đấu thầu (bản hợp nhất) và Nghị định 214 (đã sửa đổi): hai văn bản này không có điều khoản nào định nghĩa “mua sắm thường xuyên”. Đây là cách gọi trong quản lý tài chính để chỉ việc mua hàng hóa, dịch vụ bằng kinh phí chi thường xuyên, phân biệt với mua sắm thuộc dự án đầu tư. Khi áp dụng pháp luật đấu thầu, phải chuyển cách gọi này sang khái niệm mà luật dùng.
Khái niệm pháp lý tương ứng: dự toán mua sắm
Khoản 7 Điều 4 Luật Đấu thầu quy định: “Dự toán mua sắm là dự kiến nguồn kinh phí để mua sắm trong phạm vi dự toán ngân sách nhà nước được cấp có thẩm quyền phê duyệt đối với cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức, cá nhân khác; dự kiến nguồn kinh phí để mua sắm trong phạm vi nguồn tài chính hợp pháp của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập.”
Từ định nghĩa này có ba ý cần nhớ:
- Dự toán mua sắm gắn với dự toán ngân sách được giao hoặc nguồn tài chính hợp pháp của đơn vị (ví dụ nguồn thu sự nghiệp), không gắn với quyết định phê duyệt dự án.
- Đó là phần kinh phí dùng để mua sắm, không phải toàn bộ dự toán chi; tiền lương, công tác phí không nằm trong đó.
- Gói thầu thuộc dự toán mua sắm có thể là “khối lượng mua sắm một lần, khối lượng mua sắm cho một thời kỳ” (khoản 15 Điều 4), nên pháp luật cho phép gộp nhu cầu cả năm của một loại hàng thành một gói.
Theo cách hiểu của chúng tôi, “mua sắm thường xuyên” tương ứng với gói thầu thuộc dự toán mua sắm không hình thành dự án — cụm từ mà khoản 4 Điều 78 Nghị định 214 (đã sửa đổi) dùng khi quy định hạn mức chỉ định thầu. Khi soạn tờ trình, quyết định, nên dùng cụm từ của văn bản.
Dấu hiệu nhận biết khoản mua thuộc dự toán mua sắm
| Dấu hiệu | Dự toán mua sắm (mua sắm thường xuyên) | Gói thầu thuộc dự án |
|---|---|---|
| Văn bản gốc | Quyết định giao dự toán; kế hoạch thu – chi nguồn tài chính hợp pháp | Quyết định phê duyệt dự án, báo cáo kinh tế – kỹ thuật |
| Căn cứ lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu | Khoản 2 Điều 38: tiêu chuẩn, định mức sử dụng tài sản công (nếu có); dự toán mua sắm; văn bản pháp lý liên quan | Khoản 1 Điều 38: quyết định phê duyệt dự án, kế hoạch vốn… |
| “Trần” tổng giá trị | Không vượt dự toán mua sắm (điểm đ khoản 1 Điều 41) | Không vượt tổng mức đầu tư (điểm đ khoản 1 Điều 40) |
| Hạn mức chỉ định thầu | Không quá 01 tỷ đồng, mọi lĩnh vực | Tư vấn không quá 03 tỷ; phi tư vấn, hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp không quá 05 tỷ |
Không phải cứ mua máy móc, thiết bị là mua sắm thường xuyên: thiết bị nằm trong một dự án đã phê duyệt thì gói thầu thuộc nhóm dự án. Cách phân loại hồ sơ chi tiết xem bài kế hoạch lựa chọn nhà thầu của dự toán mua sắm và dự án đầu tư.
Còn “Thông tư 58 về mua sắm thường xuyên” thì sao?
Nhiều người vẫn tìm “thông tư 58 về mua sắm thường xuyên” — cách gọi quen của văn bản hướng dẫn mua sắm để duy trì hoạt động thường xuyên ban hành từ thời Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13. Luật này đã hết hiệu lực từ ngày 01/01/2024 (khoản 2 Điều 95 Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15). Kho văn bản Viện dùng cho bài viết không lưu văn bản hướng dẫn đó nên chúng tôi không trích nội dung. Theo cách hiểu của chúng tôi, mua sắm thường xuyên hiện nay phải căn cứ Luật Đấu thầu (bản hợp nhất), Nghị định 214 (đã sửa đổi) và các thông tư hướng dẫn hiện hành; quy chế nội bộ còn viện dẫn văn bản thời Luật 2013 nên được rà soát, và khi cần, tra cứu tình trạng hiệu lực trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật.
Căn cứ pháp lý hiện hành về mua sắm thường xuyên
- Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 57/2024/QH15, Luật số 90/2025/QH15 và các luật sửa đổi năm 2025 (Văn bản hợp nhất số 74): Điều 2, 3, 4, 16, 20–25, 29b, 37–41, 53.
- Nghị định 214/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 165/2026/NĐ-CP, Nghị định 170/2026/NĐ-CP và Nghị định 349/2026/NĐ-CP (Văn bản hợp nhất số 36/2026): Điều 13, 18, 78–82, 89, 99–104, 132. Nghị định 349/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày ký 09/9/2026; Điều 27 quy định chuyển tiếp.
- Thông tư 79/2025/TT-BTC: Mẫu số 02A, 02B (Điều 4) và đăng tải kế hoạch lựa chọn nhà thầu (Điều 13).
Khoản mua sắm thường xuyên còn chịu điều chỉnh của pháp luật về ngân sách, tài sản công (tiêu chuẩn, định mức, thẩm quyền quyết định mua sắm tài sản) và chế độ kế toán, hóa đơn. Bài viết chỉ phân tích phần lựa chọn nhà thầu.
Mua sắm thường xuyên có phải đấu thầu không?
Nên đi qua ba bước theo đúng thứ tự của Luật Đấu thầu: hai bước đầu xác định khoản mua có thuộc phạm vi điều chỉnh hay không; bước ba xác định “phải lựa chọn nhà thầu” cụ thể là làm gì.
Bước 1: Xác định nguồn tiền và chủ thể mua
Khoản 1 Điều 2 Luật Đấu thầu (sửa đổi bởi điểm a khoản 1 Điều 1 Luật số 90/2025/QH15) áp dụng với “hoạt động lựa chọn nhà thầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng vốn ngân sách nhà nước theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước, vốn từ nguồn thu hợp pháp theo quy định của pháp luật của các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, trừ trường hợp quy định tại các khoản 7, 8 và 9 Điều 3”, để thực hiện dự án đầu tư, dự toán mua sắm (điểm a) và để mua thuốc, hóa chất, vật tư xét nghiệm, thiết bị y tế, cung cấp sản phẩm, dịch vụ công (điểm b).
Như vậy, khoản mua sắm thường xuyên của trường học, bệnh viện công lập, cơ quan hành chính bằng ngân sách được giao, hoặc bằng nguồn thu hợp pháp (học phí, nguồn thu dịch vụ sự nghiệp) của đơn vị sự nghiệp công lập, đều thuộc phạm vi Luật Đấu thầu — trừ khi rơi vào bước 2.
Bước 2: Kiểm tra các trường hợp được tự quyết định việc mua sắm
Khoản 7 Điều 3 Luật Đấu thầu cho phép “tự quyết định việc mua sắm trên cơ sở bảo đảm công khai, minh bạch, hiệu quả và trách nhiệm giải trình”. Với cơ quan, đơn vị sự nghiệp, các trường hợp hay gặp là:
- Điểm a: vốn tài trợ trong nước mà nhà tài trợ yêu cầu không áp dụng Luật Đấu thầu; gói thầu của đơn vị sự nghiệp công lập dùng nguồn vốn vay (trừ vốn tín dụng đầu tư của nhà nước, vốn vay lại từ vốn ODA, vốn vay ưu đãi nước ngoài).
- Điểm c: thuê, mua, thuê mua nhà, trụ sở, tài sản gắn liền với đất.
- Điểm d: đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư; đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm chi thường xuyên không sử dụng ngân sách nhà nước.
- Điểm e: hàng hóa, dịch vụ có giá bán do Nhà nước định giá cụ thể.
Khoản 8, 9 Điều 3 bổ sung hai trường hợp gắn với nhiệm vụ khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo. “Tự quyết” không có nghĩa là không có nghĩa vụ: nhóm điểm d chịu giám sát của cơ quan giám sát thường xuyên và phải định kỳ hằng quý cập nhật thông tin về hoạt động lựa chọn nhà thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (điểm b khoản 2, điểm a khoản 5 Điều 132 Nghị định 214).
Bước 3: “Phải lựa chọn nhà thầu” không đồng nghĩa với đấu thầu rộng rãi
Điều 20 Luật Đấu thầu liệt kê ba nhóm hình thức: (a) chỉ định thầu, lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt, đặt hàng, mua sắm trực tiếp; (b) đấu thầu rộng rãi, chào hàng cạnh tranh, đấu thầu hạn chế; (c) tự thực hiện, tham gia thực hiện của cộng đồng, đàm phán giá. Vì vậy câu hỏi “mua sắm thường xuyên có phải đấu thầu không” nên đặt lại thành: khoản mua này phải áp dụng hình thức nào? Khoản 2 Điều 29b còn cho phép gói đủ điều kiện hình thức nhóm (a) hoặc (c) được áp dụng hình thức nhóm (b) “mà không phải tuân thủ điều kiện của hình thức tương ứng”. Đơn vị luôn được chọn hình thức cạnh tranh hơn; không được chọn hình thức ít cạnh tranh hơn khi gói không đủ điều kiện.
| Nguồn tiền / chủ thể | Thuộc phạm vi Luật Đấu thầu? | Căn cứ |
|---|---|---|
| Cơ quan hành chính mua bằng ngân sách được giao | Có | Điểm a khoản 1 Điều 2 |
| Trường học, bệnh viện công lập mua bằng nguồn thu sự nghiệp | Có, trừ đơn vị thuộc điểm d khoản 7 Điều 3 | Khoản 1 Điều 2 |
| Đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư | Được tự quyết định việc mua sắm | Điểm d khoản 7 Điều 3 |
| Đơn vị tự bảo đảm chi thường xuyên, khoản mua có dùng ngân sách nhà nước | Theo cách hiểu của chúng tôi: phần dùng ngân sách vẫn thuộc phạm vi | Điểm d chỉ loại trừ trường hợp “không sử dụng ngân sách nhà nước” |
| Thuê trụ sở; hàng hóa có giá do Nhà nước định giá cụ thể | Được tự quyết định | Điểm c, e khoản 7 Điều 3 |
Lập dự toán mua sắm theo khoản 5 Điều 18 Nghị định 214
Các câu hỏi “dự toán mua sắm thường xuyên là gì”, “lập, phê duyệt dự toán mua sắm thường xuyên” đều có lời đáp tại khoản 5 Điều 18 Nghị định 214 (đã sửa đổi). Hồ sơ trình kế hoạch lựa chọn nhà thầu thuộc dự toán mua sắm phải nêu:
- (a) Dự toán ngân sách được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo niên độ (hoặc dự kiến dự toán khi mua cho năm sau, nhiều năm); dự kiến nguồn tài chính hợp pháp trong năm tài chính;
- (b) Giá trị phần mua sắm đã thực hiện trong năm;
- (c) Phần kinh phí không dùng để mua sắm;
- (d) Dự toán mua sắm = (a) − (b) − (c).
Cùng khoản này quy định “Chủ đầu tư không phải thẩm định, phê duyệt dự toán mua sắm”; nếu có sẵn kinh phí để mua sắm trong năm và không dùng nguồn thu dự kiến thì dự toán mua sắm là khoản kinh phí có sẵn đó. Theo cách hiểu của chúng tôi, văn bản thể hiện dự toán mua sắm là phần thuyết minh trong tờ trình kế hoạch lựa chọn nhà thầu (Mẫu số 02A Thông tư 79); trong kho văn bản đấu thầu Viện đã đối chiếu, chúng tôi không thấy “mẫu dự toán mua sắm thường xuyên” riêng.
Minh họa cách tính dự toán mua sắm
Một bệnh viện huyện (đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm một phần chi thường xuyên) được giao dự toán chi thường xuyên năm 2027 là 18,6 tỷ đồng, dự kiến nguồn thu sự nghiệp dùng cho chi thường xuyên 6,4 tỷ đồng. Lương, phụ cấp, công tác phí, điện nước và các khoản chi không mua sắm là 19,1 tỷ đồng. Đến tháng 01 chưa mua sắm khoản nào.
| Khoản | Giá trị (tỷ đồng) | Căn cứ |
|---|---|---|
| (a) Dự toán được giao + dự kiến nguồn tài chính hợp pháp | 18,6 + 6,4 = 25,0 | Điểm a khoản 5 Điều 18 |
| (b) Phần mua sắm đã thực hiện | 0 | Điểm b |
| (c) Phần kinh phí không dùng để mua sắm | 19,1 | Điểm c |
| (d) Dự toán mua sắm | 25,0 − 0 − 19,1 = 5,9 | Điểm d |
Con số 5,9 tỷ đồng là “trần” của kế hoạch lựa chọn nhà thầu năm 2027: tổng giá trị các phần công việc không được vượt dự toán mua sắm (điểm đ khoản 1 Điều 41 Luật Đấu thầu). Dự toán bổ sung giữa năm được lập kế hoạch bổ sung (xem Ví dụ 7).
Mua sắm cho nhiều năm và mua trước cho năm sau
Mua sắm thường xuyên không bắt buộc gói gọn trong một năm ngân sách. Kế hoạch lựa chọn nhà thầu của dự toán mua sắm có thể lập trên cơ sở dự toán năm hiện tại và dự kiến dự toán các năm tiếp theo (khoản 1 Điều 37 Luật Đấu thầu); gói dài hơn 01 năm phải nêu giá gói trên cơ sở toàn bộ thời gian thực hiện (khoản 2 Điều 37) và nguồn vốn có thể xác định theo dự toán năm nay và dự kiến các năm sau (khoản 3 Điều 39). Khoản 6 Điều 18 Nghị định 214 cho phép tổ chức lựa chọn nhà thầu trong năm này để mua sắm cho các năm tiếp theo nhằm bảo đảm cung ứng không gián đoạn; chủ đầu tư chịu trách nhiệm bố trí đủ kinh phí thanh toán từng năm (đoạn cuối khoản 5 Điều 18). Với dịch vụ vệ sinh, bảo vệ, bảo trì, cơ chế này giúp tránh việc hợp đồng hết hạn ngày 31/12 mà gói thầu năm mới chưa có kết quả.
Tiêu chuẩn, định mức sử dụng tài sản công
Điểm a khoản 2 Điều 38 Luật Đấu thầu đặt “tiêu chuẩn, định mức sử dụng tài sản công” (nếu có) làm căn cứ đầu tiên của kế hoạch lựa chọn nhà thầu thuộc dự toán mua sắm. Kho văn bản dùng cho bài viết không gồm Luật Quản lý, sử dụng tài sản công, nên Viện chỉ khuyến nghị: trước khi đưa máy tính, máy photocopy, xe, bàn ghế vào kế hoạch, kế toán kiểm tra tiêu chuẩn, định mức và thẩm quyền quyết định mua sắm tài sản theo phân cấp của bộ, ngành, địa phương.
Kế hoạch lựa chọn nhà thầu cho dự toán mua sắm
Kế hoạch lựa chọn nhà thầu quyết định chia gói, giá gói và hình thức cho từng gói; nhiều hình thức đặt điều kiện “có kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt” (điểm a khoản 2 Điều 79 Nghị định 214, áp dụng cả cho chỉ định thầu rút gọn theo khoản 2 Điều 80).
Lập cho toàn bộ dự toán mua sắm
Kế hoạch được lập cho toàn bộ dự toán mua sắm; chưa đủ điều kiện thì lập cho một hoặc một số gói để thực hiện trước (khoản 1 Điều 37 Luật Đấu thầu), sau khi có hoặc đồng thời với quá trình lập dự toán mua sắm (khoản 5 Điều 37), ghi rõ số lượng và nội dung từng gói (khoản 3 Điều 37). Dự toán mua sắm không lập kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu; kế hoạch tổng thể tại Điều 36 Luật Đấu thầu và Điều 16, 17 Nghị định 214 chỉ dành cho dự án.
Hồ sơ trình theo khoản 1 Điều 41 gồm: phần công việc đã thực hiện; phần không áp dụng được hình thức lựa chọn nhà thầu; phần thuộc kế hoạch (các gói thầu); phần chưa đủ điều kiện lập kế hoạch; và bảng tổng hợp — tổng giá trị không được vượt dự toán mua sắm. Với từng gói, Điều 39 yêu cầu nêu tên gói, giá gói (gồm dự phòng, phí, lệ phí, thuế), nguồn vốn, hình thức và phương thức, qua mạng hay không, thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu (theo tháng hoặc quý), loại hợp đồng, thời gian thực hiện và tùy chọn mua thêm (nếu có).
Ai phê duyệt, có phải thẩm định, đăng tải ở đâu?
Khoản 2 Điều 41 Luật Đấu thầu (sửa đổi bởi điểm b khoản 23 Điều 1 Luật số 90/2025/QH15) dẫn chiếu khoản 2 Điều 40: chủ đầu tư tổ chức lập và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Khoản 3 Điều 41 về thẩm định đã được bãi bỏ (điểm c khoản 23 Điều 1 Luật số 90/2025/QH15), nên từ ngày 01/7/2025 kế hoạch không còn qua bước thẩm định. Trong mua sắm thường xuyên, “chủ đầu tư” là đơn vị sử dụng ngân sách, đơn vị dự toán trực tiếp sử dụng dự toán mua sắm (khoản 2 Điều 4) — thường chính là trường, bệnh viện, cơ quan đang mua sắm. Xem thêm bài thẩm quyền lập, phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
Tờ trình lập theo Mẫu số 02A, quyết định theo Mẫu số 02B (khoản 2 Điều 4 Thông tư 79); khi điều chỉnh chỉ lập, trình, phê duyệt phần thay đổi. Kế hoạch phải đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia chậm nhất 05 ngày làm việc kể từ ngày ban hành (điểm a khoản 1 Điều 7, khoản 4 Điều 8 Luật Đấu thầu) — thao tác xem bài cách đăng tải kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
Giá gói thầu và báo giá trong mua sắm thường xuyên
Hạn mức hình thức luôn so với giá gói thầu. Khoản 1 Điều 18 Nghị định 214: giá gói thầu tính đúng, tính đủ toàn bộ chi phí, kể cả dự phòng, phí, lệ phí và thuế; gói ngắn, ít rủi ro thì dự phòng trượt giá bằng không. Báo giá “chưa gồm VAT” phải cộng thuế trước khi so với mốc 100 triệu đồng hay 01 tỷ đồng.
Khoản 2 Điều 18 cho phép lập giá gói căn cứ dự toán gói thầu được duyệt (khi pháp luật chuyên ngành yêu cầu, ví dụ sửa chữa công trình), kết quả lựa chọn nhà thầu tương tự trong 12 tháng trước ngày trình kế hoạch, báo giá, kết quả thẩm định giá, giá niêm yết hoặc giá kê khai. Với báo giá (điểm d khoản 2 Điều 18): tối thiểu 01 báo giá; chủ đầu tư đăng tải yêu cầu báo giá trên Hệ thống, đơn vị quan tâm gửi trong tối thiểu 03 ngày làm việc; nhiều báo giá thì lấy trung bình, được loại báo giá lệch quá 30%. Riêng thuốc, hóa chất, vật tư xét nghiệm, thiết bị y tế: thời hạn tối thiểu 10 ngày; có từ 02 báo giá thì được chọn báo giá cao nhất phù hợp khả năng tài chính và yêu cầu chuyên môn. Các tình huống báo giá xem bài quy định lấy báo giá xác định giá gói thầu.
Chia gói thầu mua sắm thường xuyên: hợp lý hay chia nhỏ?
Mua sắm thường xuyên có rủi ro chia nhỏ cao nhất vì nhu cầu lặp lại và dự báo được. Điểm l khoản 6 Điều 16 Luật Đấu thầu cấm “chia nhỏ dự án, dự toán mua sắm thành các gói thầu nhằm mục đích chỉ định thầu; chia dự án, dự toán mua sắm nhằm hạn chế sự tham gia của các nhà thầu”. Khoản 4 Điều 37 yêu cầu phê duyệt kế hoạch căn cứ tính chất kỹ thuật, trình tự thực hiện và tính đồng bộ của dự toán mua sắm.
Cách kiểm tra Viện thường gợi ý: hai lần mua có cùng tính chất kỹ thuật, cùng nhóm nhà cung cấp và nhu cầu đã biết từ đầu năm thì về nguyên tắc nên nằm trong một gói (có thể giao hàng theo đợt). Nhu cầu đột xuất, không dự báo được, hoặc khác hẳn tính chất kỹ thuật thì tách gói là hợp lý, nhưng cần lưu tài liệu chứng minh. Muốn tạo cơ hội cho nhiều nhà thầu nhỏ, có thể chia gói thành nhiều phần, mỗi phần nêu giá ước tính (khoản 1 Điều 18 Nghị định 214). Nguyên tắc chi tiết xem bài cách chia gói thầu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
Chọn hình thức lựa chọn nhà thầu theo giá gói thầu
Đây là phần trả lời trực tiếp câu hỏi “mua sắm thường xuyên bao nhiêu phải đấu thầu”. Các mốc dưới đây áp dụng cho gói thầu thuộc dự toán mua sắm, theo Nghị định 214 (đã sửa đổi) hiện hành từ ngày 09/9/2026.
| Giá gói thầu | Hình thức có thể áp dụng | Căn cứ | Điểm chính về thủ tục |
|---|---|---|---|
| Không quá 100 triệu đồng | Thủ trưởng cơ quan, đơn vị tự quyết định; hoặc chỉ định thầu rút gọn | Khoản 4 Điều 80 NĐ 214 | Không phải đáp ứng điều kiện khoản 2 Điều 79, không phải theo quy trình khoản 3 Điều 80; phải đủ hóa đơn, chứng từ |
| Không quá 01 tỷ đồng | Chỉ định thầu rút gọn | Khoản 4 Điều 78; khoản 2, 3 Điều 80 | Có kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt, kế hoạch bố trí vốn; gửi dự thảo hợp đồng trên Hệ thống; hoàn thiện hợp đồng, thương thảo giá; phê duyệt, công khai kết quả |
| Không quá 500 triệu đồng, hàng hóa, dịch vụ đã có kết quả mua sắm tập trung trên Hệ thống | Mua sắm trực tuyến | Khoản 4 Điều 2; Điều 103, 104 | Phải được phê duyệt trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu; đặt hàng trên Hệ thống; nhà thầu xác nhận trong 03 ngày làm việc |
| Không quá 02 tỷ đồng (hàng hóa, phi tư vấn, xây lắp) | Chào giá trực tuyến theo quy trình rút gọn | Điểm a khoản 3 Điều 99; Điều 102 | Đăng tải thông báo mời thầu tối thiểu 03 ngày làm việc (gói dưới 02 tỷ đồng) trước khi chào giá; chào giá tối thiểu 24 giờ; không yêu cầu bảo đảm dự thầu |
| Không quá 10 tỷ đồng (hàng hóa thông dụng, phi tư vấn đơn giản, xây lắp đơn giản) | Chào hàng cạnh tranh | Khoản 1 Điều 24 Luật; Điều 81 NĐ 214 | Hồ sơ mời thầu không phải thẩm định; chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu 07 ngày làm việc; không phải thẩm định kết quả |
| Mọi giá gói thầu | Đấu thầu rộng rãi | Điều 21 Luật; Điều 24–35 NĐ 214 | Thẩm định hồ sơ mời thầu không bắt buộc; chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu 09 ngày (hàng hóa, phi tư vấn không quá 10 tỷ đồng) hoặc 18 ngày; kết quả được thẩm định trước khi phê duyệt |
Bảng là “trần” của từng hình thức, không phải nghĩa vụ dùng hình thức thấp nhất: theo khoản 2 Điều 29b Luật Đấu thầu và khoản 2 Điều 13 Nghị định 214, gói đủ điều kiện chỉ định thầu, chào giá trực tuyến rút gọn hay mua sắm trực tuyến vẫn được đưa ra chào hàng cạnh tranh hoặc đấu thầu rộng rãi. Gói trên 01 tỷ đồng không thuộc trường hợp chỉ định thầu khác tại Điều 78 thì phải qua một hình thức cạnh tranh.
Gói thầu không quá 100 triệu đồng
Khoản 4 Điều 80 Nghị định 214 (sửa đổi bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP): với “gói thầu hoặc nội dung mua sắm có giá không quá 100 triệu đồng”, thủ trưởng quyết định việc mua sắm, tự chịu trách nhiệm, không phải đáp ứng điều kiện khoản 2 Điều 79, không phải theo quy trình rút gọn nhưng phải bảo đảm hóa đơn, chứng từ đầy đủ; hoặc chọn chỉ định thầu rút gọn. Các truy vấn “mua sắm thường xuyên dưới 5, 10, 20, 50 triệu” đều nằm trong ngưỡng này; Nghị định 214 không đặt mốc nào thấp hơn, mốc thấp hơn (nếu có) do quy chế nội bộ đặt ra. Ranh giới với chia nhỏ và hồ sơ cần lưu xem bài mua sắm dưới 100 triệu.
Gói thầu trên 100 triệu đến 01 tỷ đồng: chỉ định thầu rút gọn
Khoản 4 Điều 78 Nghị định 214: “Gói thầu thuộc dự toán mua sắm không hình thành dự án có giá gói thầu không quá 01 tỷ đồng” được chỉ định thầu, không phân biệt hàng hóa, phi tư vấn, tư vấn hay xây lắp. Khoản 2 Điều 80 áp dụng quy trình rút gọn, kèm điều kiện tại khoản 2 Điều 79: có kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt, có kế hoạch bố trí vốn, có dự toán gói thầu được duyệt nếu pháp luật chuyên ngành yêu cầu. Quy trình (khoản 3 Điều 80): gửi dự thảo hợp đồng trên Hệ thống cho nhà thầu dự kiến; hoàn thiện hợp đồng, thương thảo giá; phê duyệt, công khai kết quả; ký và quản lý hợp đồng. Chi tiết xem bài chỉ định thầu.
Chào hàng cạnh tranh: gói thông dụng không quá 10 tỷ đồng
Áp dụng cho gói có giá không quá 10 tỷ đồng (Điều 81 Nghị định 214) là dịch vụ phi tư vấn thông dụng, đơn giản; hàng hóa thông dụng, sẵn có, tiêu chuẩn hóa; xây lắp công trình đơn giản đã có thiết kế bản vẽ thi công (khoản 1 Điều 24 Luật Đấu thầu). Đây là hình thức phù hợp nhất với phần lớn mua sắm thường xuyên vượt 01 tỷ đồng: hồ sơ mời thầu không phải thẩm định, gói phi tư vấn không yêu cầu tiêu chuẩn năng lực, kinh nghiệm, thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu 07 ngày làm việc, không phải thẩm định kết quả (khoản 1, 2, 4 Điều 81). Xem bài chào hàng cạnh tranh.
Chào giá trực tuyến và mua sắm trực tuyến
Chào giá trực tuyến rút gọn áp dụng cho gói hàng hóa, phi tư vấn, xây lắp thuộc dự toán mua sắm không quá 02 tỷ đồng (điểm a khoản 3 Điều 99). Điểm c khoản 2 Điều 99 nêu nhóm hàng hóa, dịch vụ thường dùng chào giá trực tuyến: máy tính, hộp mực, giấy in, vật tư đơn giản, phần mềm thương mại, nhiên liệu, dịch vụ vận chuyển, vệ sinh, bảo trì; hình thức này chỉ dùng cho gói đánh giá theo giá thấp nhất (khoản 2 Điều 100). Nhà thầu xếp thứ nhất từ chối hoặc không xác nhận chấp thuận trao hợp đồng trong 03 ngày làm việc bị khóa chức năng chào giá trực tuyến 06 tháng (điểm c khoản 5 Điều 102). Mua sắm trực tuyến là mua trực tiếp trên Hệ thống từ nhà thầu đã trúng thầu qua mua sắm tập trung (khoản 4 Điều 2), cho gói thuộc dự toán mua sắm không quá 500 triệu đồng, phải được phê duyệt trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu (khoản 1 Điều 103). Cả hai đều không bắt buộc (khoản 2 Điều 13).
Đấu thầu rộng rãi, mua sắm trực tiếp, mua sắm tập trung
Đấu thầu rộng rãi (Điều 21 Luật Đấu thầu) áp dụng cho mọi gói, và là lựa chọn thực tế khi gói vượt 10 tỷ đồng hoặc vượt 01 tỷ đồng mà không đủ điều kiện chào hàng cạnh tranh. Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu trong nước tối thiểu 18 ngày; gói hàng hóa, phi tư vấn không quá 10 tỷ đồng tối thiểu 09 ngày (điểm a khoản 2 Điều 28 Nghị định 214); thẩm định hồ sơ mời thầu không bắt buộc (khoản 1 Điều 27), kết quả được thẩm định trước khi phê duyệt (khoản 1 Điều 33). Xem bài đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế. Mua sắm trực tiếp (Điều 25 Luật Đấu thầu, Điều 82 Nghị định 214) dùng khi mua thêm hàng hóa tương tự từ nhà thầu đã trúng đấu thầu rộng rãi, hạn chế trong 12 tháng. Hàng hóa thuộc danh mục mua sắm tập trung (khoản 2 Điều 53 Luật Đấu thầu) thực hiện theo cơ chế mua sắm tập trung (xem Ví dụ 8).
Quy trình mua sắm thường xuyên trong một năm ngân sách
- Tổng hợp nhu cầu (quý IV năm trước), đối chiếu tiêu chuẩn, định mức và tài sản hiện có.
- Xác định dự toán mua sắm khi có quyết định giao dự toán (khoản 5 Điều 18 Nghị định 214).
- Chia gói thầu, gộp nhu cầu cả năm của cùng loại hàng; xác định gói cần ký nhiều năm.
- Xác định giá gói thầu: báo giá trên Hệ thống (03 ngày làm việc; thiết bị y tế, hóa chất, vật tư xét nghiệm 10 ngày) hoặc kết quả tương tự trong 12 tháng.
- Chọn hình thức cho từng gói theo bảng tra.
- Lập tờ trình (Mẫu 02A), phê duyệt (Mẫu 02B); đăng tải trong 05 ngày làm việc.
- Tổ chức lựa chọn nhà thầu theo tiến độ; phê duyệt, công khai kết quả; ký và quản lý hợp đồng.
- Khoản phát sinh không quá 100 triệu đồng: thủ trưởng quyết định, lưu đủ chứng từ.
- Giữa năm: lập, trình, phê duyệt phần bổ sung, điều chỉnh của kế hoạch.
- Cuối năm: đối chiếu với dự toán mua sắm; lựa chọn nhà thầu trước cho dịch vụ cần liên tục năm sau (khoản 6 Điều 18).
Góc kế toán, phòng hành chính – tài chính: hồ sơ cần lưu
Kiểm tra, kiểm toán thường đối chiếu chuỗi hồ sơ từ dự toán đến thanh toán. Bảng dưới đây là danh mục tối thiểu Viện gợi ý theo từng hình thức; quy chế nội bộ có thể yêu cầu thêm.
| Hình thức | Hồ sơ cần lưu |
|---|---|
| Chung cho mọi gói | Quyết định giao dự toán; bảng xác định dự toán mua sắm; tài liệu tiêu chuẩn, định mức; tờ trình và quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu, bản đăng tải; tài liệu xác định giá gói thầu (báo giá trên Hệ thống, kết quả tương tự, thẩm định giá) |
| Thủ trưởng tự quyết (không quá 100 triệu đồng) | Đề xuất mua, văn bản quyết định của thủ trưởng, báo giá, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, hóa đơn, biên bản giao nhận, nghiệm thu, chứng từ thanh toán |
| Chỉ định thầu rút gọn | Dự thảo hợp đồng gửi trên Hệ thống, biên bản hoàn thiện hợp đồng (thương thảo giá), quyết định phê duyệt kết quả, bản công khai kết quả, hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý |
| Chào hàng cạnh tranh, đấu thầu rộng rãi | Hồ sơ mời thầu và quyết định phê duyệt, biên bản mở thầu, báo cáo đánh giá của tổ chuyên gia, báo cáo thẩm định (đấu thầu rộng rãi), quyết định phê duyệt và thông báo kết quả, hợp đồng, bảo đảm thực hiện hợp đồng (nếu có) |
| Chào giá trực tuyến rút gọn, mua sắm trực tuyến | Thông báo mời thầu được phê duyệt hoặc đơn hàng trên Hệ thống, kết quả chào giá do Hệ thống ghi nhận, xác nhận chấp thuận trao hợp đồng hoặc xác nhận đơn hàng, quyết định phê duyệt kết quả, hợp đồng |
Ví dụ thực tế về mua sắm thường xuyên
Các ví dụ dưới đây dùng số liệu minh họa, giá đã gồm thuế. Hạn mức áp dụng theo Nghị định 214 (đã sửa đổi) cho gói thầu phát hành từ ngày 09/9/2026.
Ví dụ 1: Văn phòng phẩm cả năm 186 triệu đồng của trường trung học cơ sở
Trường THCS công lập dự kiến nhu cầu năm 2027: giấy in, bút, sổ, hồ sơ, mực in, tổng 186 triệu đồng. Kế toán định chia mua theo bốn quý, mỗi quý khoảng 46,5 triệu đồng, để hiệu trưởng tự quyết.
Cách xử lý: nhu cầu biết trước từ đầu năm, cùng tính chất, cùng nhóm nhà cung cấp, nên gộp thành một gói thầu cho “khối lượng mua sắm cho một thời kỳ” (khoản 15 Điều 4 Luật Đấu thầu), giao hàng theo đợt. Theo cách hiểu của chúng tôi, chia bốn lần để mỗi lần dưới 100 triệu đồng có nguy cơ bị xem là chia nhỏ dự toán mua sắm (điểm l khoản 6 Điều 16). Gói 186 triệu đồng không quá 01 tỷ đồng nên được chỉ định thầu rút gọn (khoản 4 Điều 78, khoản 2, 3 Điều 80 Nghị định 214) sau khi kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt; nếu muốn cạnh tranh giá, trường có thể chọn chào giá trực tuyến rút gọn (gói hàng hóa thuộc dự toán mua sắm không quá 02 tỷ đồng, điểm a khoản 3 Điều 99; giấy in, vật tư đơn giản cũng thuộc nhóm nêu tại điểm c khoản 2 Điều 99).
Ví dụ 2: Bảo dưỡng định kỳ và hai lần sửa chữa đột xuất xe ô tô
Một cơ quan có ba xe ô tô. Bảo dưỡng định kỳ cả năm ước 132 triệu đồng. Tháng 3, một xe hỏng hộp số, sửa 58 triệu đồng; tháng 8, xe khác va chạm nhẹ, sửa 41 triệu đồng.
Cách xử lý: bảo dưỡng định kỳ là dịch vụ phi tư vấn (khoản 5 Điều 4 Luật Đấu thầu) biết trước, nên đưa vào kế hoạch lựa chọn nhà thầu đầu năm thành một gói 132 triệu đồng, áp dụng chỉ định thầu rút gọn (khoản 4 Điều 78). Hai lần sửa chữa đột xuất không dự báo được, mỗi lần là một nội dung mua sắm riêng có giá không quá 100 triệu đồng, thủ trưởng quyết định theo khoản 4 Điều 80, lưu biên bản hư hỏng, báo giá, hóa đơn. Theo cách hiểu của chúng tôi, đây không phải chia nhỏ vì nhu cầu phát sinh độc lập; nhưng nếu nhiều lần “sửa chữa đột xuất” thực chất là hạng mục bảo dưỡng định kỳ thì sẽ khó giải trình.
Ví dụ 3: Mua 25 bộ máy tính trị giá 400 triệu đồng
Một sở mua 25 bộ máy tính để bàn, đơn giá 16 triệu đồng, tổng 400 triệu đồng từ kinh phí chi thường xuyên, trong tiêu chuẩn, định mức đã được cấp có thẩm quyền chấp thuận.
Cách xử lý: giá gói xác định từ tối thiểu 01 báo giá lấy trên Hệ thống trong 03 ngày làm việc, hoặc kết quả lựa chọn nhà thầu máy tính tương tự trong 12 tháng (điểm c, d khoản 2 Điều 18). Gói 400 triệu đồng có bốn lựa chọn hợp lệ: chỉ định thầu rút gọn (khoản 4 Điều 78); chào giá trực tuyến rút gọn vì giá gói dưới 02 tỷ đồng (điểm a khoản 3 Điều 99) — thông báo mời thầu đăng tối thiểu 03 ngày làm việc, chào giá tối thiểu 24 giờ (khoản 2 Điều 102); chào hàng cạnh tranh; hoặc mua sắm trực tuyến nếu máy tính đã có kết quả mua sắm tập trung trên Hệ thống (khoản 1 Điều 103). Với hàng thông dụng có nhiều nhà cung cấp, Viện thường khuyến nghị chọn hình thức cạnh tranh để dễ giải trình hiệu quả kinh tế.
Ví dụ 4: Thuê dịch vụ vệ sinh bệnh viện 24 tháng, 1,2 tỷ đồng
Bệnh viện tỉnh thuê vệ sinh 24 tháng từ 01/01/2027, 50 triệu đồng mỗi tháng. Phòng hành chính đề xuất tách thành hai gói theo năm, mỗi gói 600 triệu đồng để chỉ định thầu.
Cách xử lý: gói thầu dài hơn 01 năm có giá gói thầu tính trên toàn bộ thời gian thực hiện (khoản 2 Điều 37 Luật Đấu thầu), tức 1,2 tỷ đồng; nguồn vốn nêu dự toán năm 2027 và dự kiến dự toán năm 2028 (khoản 3 Điều 39; đoạn cuối khoản 5 Điều 18 Nghị định 214). Tách đôi chỉ để đưa giá xuống dưới 01 tỷ đồng nhằm chỉ định thầu là hành vi bị cấm tại điểm l khoản 6 Điều 16. Gói vượt 01 tỷ đồng nên không chỉ định thầu theo hạn mức; bệnh viện chọn chào hàng cạnh tranh (dịch vụ phi tư vấn thông dụng, không yêu cầu tiêu chuẩn năng lực, kinh nghiệm), chào giá trực tuyến rút gọn (không quá 02 tỷ đồng) hoặc đấu thầu rộng rãi. Để không gián đoạn, nên tổ chức lựa chọn nhà thầu từ quý IV/2026 theo khoản 6 Điều 18.
Ví dụ 5: Bệnh viện mua hóa chất, vật tư xét nghiệm 850 triệu đồng
Khoa xét nghiệm cần hóa chất, vật tư xét nghiệm cho máy sinh hóa hiện có, nhu cầu 12 tháng ước 850 triệu đồng. Phòng vật tư lấy báo giá trong 03 ngày làm việc như hàng hóa thông thường.
Cách xử lý: với hóa chất, vật tư xét nghiệm, thiết bị y tế, thời hạn gửi báo giá trên Hệ thống tối thiểu là 10 ngày; chủ đầu tư quyết định tiêu chí kỹ thuật; có từ 02 báo giá trở lên thì được chọn báo giá cao nhất phù hợp khả năng tài chính và yêu cầu chuyên môn (đoạn 2 điểm d khoản 2 Điều 18 Nghị định 214). Cách thức lựa chọn nhà thầu cung cấp hóa chất, vật tư xét nghiệm để vận hành thiết bị y tế đã có được ghi nhận tại điểm đ khoản 1 Điều 55 Luật Đấu thầu. Gói 850 triệu đồng thuộc hạn mức chỉ định thầu dự toán mua sắm (khoản 4 Điều 78); bệnh viện cũng có thể chọn chào hàng cạnh tranh. Mua thuốc có quy định riêng của Bộ Y tế, xem bài đấu thầu thuốc tại cơ sở y tế công lập.
Ví dụ 6: Trường đại học tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư
Trường đại học công lập tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư dùng nguồn thu học phí mua thiết bị phòng thí nghiệm 3,2 tỷ đồng. Kế toán hỏi có phải đấu thầu rộng rãi không.
Cách xử lý: trường thuộc điểm d khoản 7 Điều 3 Luật Đấu thầu nên được tự quyết định việc mua sắm trên cơ sở bảo đảm công khai, minh bạch, hiệu quả và trách nhiệm giải trình. Trường vẫn chịu giám sát của cơ quan giám sát thường xuyên và phải định kỳ hằng quý cập nhật thông tin về hoạt động lựa chọn nhà thầu theo mẫu trên Hệ thống (điểm b khoản 2, điểm a khoản 5 Điều 132 Nghị định 214). Theo cách hiểu của chúng tôi, trường nên ban hành quy chế mua sắm nội bộ, trong đó có thể chọn áp dụng các quy trình của Luật Đấu thầu. Nếu khoản mua có nguồn ngân sách nhà nước cấp cho nhiệm vụ cụ thể, phần đó không còn thuộc trường hợp tự quyết và phải áp dụng Luật Đấu thầu.
Ví dụ 7: Dự toán được bổ sung giữa năm 650 triệu đồng
Tháng 7, một trung tâm văn hóa được bổ sung 650 triệu đồng để mua hệ thống âm thanh, ánh sáng. Kế hoạch lựa chọn nhà thầu đầu năm đã duyệt và đã thực hiện xong phần lớn.
Cách xử lý: không cần lập lại toàn bộ kế hoạch. Khoản 1 Điều 37 Luật Đấu thầu cho phép lập kế hoạch cho một hoặc một số gói thầu; khoản 2 Điều 4 Thông tư 79 hướng dẫn chỉ lập, trình, phê duyệt phần có thay đổi, điều chỉnh hoặc phần công việc mới đủ điều kiện; theo cách hiểu của chúng tôi, phần kinh phí bổ sung được xử lý theo cùng cách. Tờ trình nêu phần công việc đã thực hiện (điểm a khoản 1 Điều 41), giá trị gói mới, và tổng giá trị không vượt dự toán mua sắm sau bổ sung (điểm đ). Gói 650 triệu đồng được chỉ định thầu rút gọn hoặc chào hàng cạnh tranh; kế hoạch bổ sung được đăng tải trong 05 ngày làm việc kể từ ngày phê duyệt (khoản 4 Điều 8 Luật Đấu thầu).
Ví dụ 8: Máy photocopy thuộc danh mục mua sắm tập trung của tỉnh
Một sở cần ba máy photocopy, tổng 270 triệu đồng. Máy photocopy thuộc danh mục mua sắm tập trung do UBND tỉnh ban hành, thỏa thuận khung còn hiệu lực. Văn phòng sở định tự lấy báo giá và chỉ định thầu.
Cách xử lý: với hàng hóa thuộc danh mục phải áp dụng mua sắm tập trung sử dụng thỏa thuận khung, đơn vị có nhu cầu phải ký hợp đồng với nhà thầu đã được lựa chọn thông qua mua sắm tập trung; thỏa thuận khung còn hiệu lực mà ký với nhà thầu khác thì không được thanh toán, trừ trường hợp tại khoản 22, 23 Điều 140 (khoản 2 Điều 89 Nghị định 214). Nếu mặt hàng đã có kết quả mua sắm tập trung trên Hệ thống và giá gói không quá 500 triệu đồng, sở có thể đưa hình thức mua sắm trực tuyến vào kế hoạch lựa chọn nhà thầu (khoản 1 Điều 103) và đặt hàng trực tiếp trên Hệ thống (Điều 104).
Checklist trước khi trình kế hoạch mua sắm thường xuyên
- Đã xác định nguồn tiền và kiểm tra khoản 7, 8, 9 Điều 3 Luật Đấu thầu (có thuộc trường hợp tự quyết không).
- Đã có quyết định giao dự toán; dự toán mua sắm tính theo khoản 5 Điều 18 Nghị định 214, có thuyết minh (a), (b), (c), (d).
- Đã đối chiếu tiêu chuẩn, định mức sử dụng tài sản công và thẩm quyền quyết định mua sắm tài sản.
- Đã gộp nhu cầu cả năm của cùng loại hàng; không có gói nào bị tách chỉ để xuống dưới 100 triệu đồng hoặc 01 tỷ đồng.
- Giá gói thầu gồm thuế, phí, dự phòng; tài liệu xác định giá đính kèm (báo giá trên Hệ thống, kết quả tương tự).
- Hình thức của từng gói phù hợp bảng tra; gói trên 01 tỷ đồng dùng hình thức cạnh tranh.
- Gói dài hơn 01 năm nêu giá trên toàn bộ thời gian và dự kiến dự toán các năm sau.
- Mặt hàng thuộc danh mục mua sắm tập trung đã được tách ra và xử lý theo cơ chế mua sắm tập trung.
- Tổng giá trị các phần công việc không vượt dự toán mua sắm.
- Tờ trình Mẫu 02A, quyết định Mẫu 02B; có kế hoạch đăng tải trong 05 ngày làm việc.
- Quy chế nội bộ đã cập nhật hạn mức áp dụng từ ngày 09/9/2026.
Những sai lầm thường gặp khi mua sắm thường xuyên
- Cho rằng mua sắm thường xuyên “không phải đấu thầu”. Khoản mua dùng ngân sách hoặc nguồn thu hợp pháp của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc phạm vi Luật Đấu thầu, trừ trường hợp tại khoản 7, 8, 9 Điều 3.
- So hạn mức với tổng dự toán thay vì giá từng gói. Hạn mức áp cho giá gói thầu; dự toán mua sắm là trần của cả kế hoạch.
- Chia mua theo quý, theo phòng đối với hàng hóa có nhu cầu biết trước — rủi ro vi phạm điểm l khoản 6 Điều 16.
- Bỏ qua thời hạn báo giá: lấy báo giá ngoài Hệ thống, hoặc chỉ cho 03 ngày làm việc với thiết bị y tế, hóa chất, vật tư xét nghiệm (phải tối thiểu 10 ngày).
- Vẫn trình thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu hoặc trình cấp trên phê duyệt theo cơ chế cũ, làm chậm tiến độ; từ ngày 01/7/2025 chủ đầu tư tự lập, phê duyệt.
- So giá chưa gồm thuế với ngưỡng, dẫn tới chọn sai hình thức.
- Tách gói dịch vụ nhiều năm thành từng năm để chỉ định thầu, hoặc để hợp đồng cũ hết hạn rồi mới bắt đầu lựa chọn nhà thầu.
- Tự mua mặt hàng thuộc danh mục mua sắm tập trung khi thỏa thuận khung còn hiệu lực, dẫn tới không được thanh toán.
Bồi dưỡng nghiệp vụ mua sắm, đấu thầu cho cơ quan, đơn vị
Phần lớn sai sót trong mua sắm thường xuyên không đến từ việc cố tình vi phạm, mà từ việc quy chế, mẫu biểu và thói quen làm việc chưa theo kịp các lần sửa đổi năm 2025–2026. Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu cho cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, trường học, bệnh viện theo hình thức học trực tiếp, học online hoặc đào tạo đấu thầu tại đơn vị, với nội dung bám sát công việc của kế toán, phòng hành chính – tài chính: lập dự toán mua sắm, kế hoạch lựa chọn nhà thầu, chọn hình thức, thao tác trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và lưu trữ hồ sơ.
Sau khi hoàn thành khóa học, học viên được cấp chứng nhận hoàn thành khóa học theo tên khóa học đã tham gia. Chứng nhận hoàn thành khóa học không phải chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu; chứng chỉ này do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định hiện hành.
Cần tổ chức lớp nghiệp vụ mua sắm, đấu thầu cho bộ phận hành chính – tài chính? Liên hệ Viện để nhận chương trình và phương án tổ chức phù hợp với kế hoạch đào tạo của đơn vị.
VIỆN NGHIÊN CỨU ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ
- Hotline / Zalo: 0904 889 859 (Ms. Hoa)
- Email: daotao@viendaotaocanbo.edu.vn
- Địa chỉ: DVTM T3-27A, Tòa A1, Chung cư Phương Đông Green Park, số 1 Trần Thủ Độ, Phường Yên Sở, Thành phố Hà Nội
- Website: https://viendaotaocanbo.edu.vn
Văn bản sử dụng trong bài
- Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 57/2024/QH15, Luật số 90/2025/QH15 và các luật sửa đổi năm 2025 (Văn bản hợp nhất số 74) — Điều 2, 3, 4, 7, 8, 16, 20, 21, 24, 25, 29b, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 53, 55, 95.
- Nghị định 214/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 165/2026/NĐ-CP, Nghị định 170/2026/NĐ-CP và Nghị định 349/2026/NĐ-CP (Văn bản hợp nhất số 36/2026) — Điều 2, 13, 16, 17, 18, 27, 28, 33, 78, 79, 80, 81, 82, 89, 99, 100, 102, 103, 104, 132.
- Nghị định 349/2026/NĐ-CP — Điều 27 (chuyển tiếp), Điều 28 (hiệu lực).
- Thông tư 79/2025/TT-BTC — Điều 4 (Mẫu số 02A, 02B), Điều 13.
Nội dung được biên soạn bởi Ban Đào tạo – Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ trên cơ sở đối chiếu Luật Đấu thầu (Văn bản hợp nhất số 74), Nghị định 214/2025/NĐ-CP (Văn bản hợp nhất số 36/2026), Nghị định 349/2026/NĐ-CP và Thông tư 79/2025/TT-BTC tại thời điểm 14/10/2026. Bài viết mang tính tham khảo; với khoản mua sắm cụ thể, cơ quan, đơn vị căn cứ nguồn kinh phí, quy định về tài sản công, quy chế nội bộ và hướng dẫn của cơ quan quản lý cấp trên. Nghiêm cấm sao chép nội dung khi chưa được phép.
