Mua sắm tập trung là gì? Danh mục, đơn vị mua sắm tập trung, thỏa thuận khung và quy trình thực hiện

Mua sắm tập trung là cách tổ chức lựa chọn nhà thầu trong đó đơn vị mua sắm tập trung của bộ, cơ quan trung ương hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh gom nhu cầu của nhiều cơ quan, đơn vị để đấu thầu một lần, rồi ký hợp đồng trực tiếp hoặc ký thỏa thuận khung làm cơ sở cho từng đơn vị ký hợp đồng. Chỉ áp dụng khi hàng hóa, dịch vụ vừa có số lượng lớn, chủng loại tương tự, vừa thuộc danh mục do cấp có thẩm quyền ban hành (Điều 53 Luật Đấu thầu). Thỏa thuận khung tối đa 36 tháng (Điều 54); quy trình tại Điều 89–92 Nghị định 214/2025/NĐ-CP.

Ở cơ quan, trường học, bệnh viện, mua sắm tập trung hay gây lúng túng vì quy định nằm rải rác: Luật nêu nguyên tắc, Nghị định 214 hướng dẫn quy trình, còn danh mục do Bộ Y tế, Bộ Tài chính, các bộ và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành riêng. Có người hiểu nhầm cứ là máy tính, máy lạnh thì bắt buộc mua tập trung; có người lại cho rằng khoản mua dưới 100 triệu đồng được tự mua kể cả khi đã có thỏa thuận khung. Đơn vị sử dụng cũng hay bỏ sót nghĩa vụ gửi nhu cầu, công khai thông tin hợp đồng và chất lượng hàng hóa trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Bài viết này hướng dẫn mua sắm tập trung theo Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (bản hợp nhất, gồm sửa đổi của Luật số 57/2024/QH15 và Luật số 90/2025/QH15), Nghị định 214/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP) và Thông tư 79/2025/TT-BTC. Nội dung trả lời các câu hỏi: mua sắm tập trung là gì, gồm những gì, theo văn bản nào, đơn vị mua sắm tập trung là ai, máy lạnh có phải mua tập trung không, quy trình thực hiện ra sao và đơn vị sử dụng chịu trách nhiệm gì. Riêng mua sắm tập trung thuốc theo Thông tư 40/2025/TT-BYT đã có tại bài đấu thầu thuốc tại cơ sở y tế công lập; bài này chỉ nêu ranh giới.

Mua sắm tập trung là gì?

Luật Đấu thầu không định nghĩa mua sắm tập trung bằng một câu riêng ở Điều 4. Khái niệm được xác định qua điều kiện áp dụng và cách thức thực hiện tại Điều 53. Có thể tóm lại: mua sắm tập trung là việc nhu cầu mua sắm hàng hóa, dịch vụ của nhiều cơ quan, đơn vị được tổng hợp lại, giao cho một đơn vị mua sắm tập trung tổ chức lựa chọn nhà thầu, rồi ký hợp đồng hoặc ký thỏa thuận khung với nhà thầu được chọn. Vì vậy, khoản 15 Điều 4 Luật mô tả gói thầu có thể là “khối lượng mua sắm cho một thời kỳ đối với dự toán mua sắm, mua sắm tập trung”.

Hai điều kiện phải đáp ứng cùng lúc

Khoản 1 Điều 53 Luật Đấu thầu yêu cầu đáp ứng đủ hai điều kiện:

1. Số lượng và chủng loại: hàng hóa, dịch vụ cần mua với số lượng lớn, chủng loại tương tự ở một hoặc nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị. Riêng thuốc hiếm, thuốc cần mua với số lượng ít có thể mua sắm tập trung để bảo đảm có đủ thuốc.
2. Danh mục: hàng hóa, dịch vụ thuộc danh mục áp dụng mua sắm tập trung do cấp có thẩm quyền ban hành theo khoản 2 Điều 53.

Điều kiện thứ hai mang tính quyết định. Mặt hàng mua nhiều nhưng chưa có trong danh mục thì chưa phải mua sắm tập trung theo Điều 53. Ngược lại, đơn vị chỉ cần một chiếc máy in nhưng mặt hàng đã thuộc danh mục có thỏa thuận khung thì vẫn phải ký hợp đồng theo kết quả mua sắm tập trung (khoản 2 Điều 89 Nghị định 214).

Mua sắm tập trung được thực hiện ở những cấp nào?

Khoản 4 Điều 53 quy định mua sắm tập trung được thực hiện ở cấp quốc gia, Bộ, cơ quan trung ương, địa phương. Mỗi cấp có danh mục và đơn vị mua sắm tập trung riêng. Mặt hàng đã thuộc danh mục cấp quốc gia thì bộ, tỉnh không đưa vào danh mục của mình (điểm c khoản 2 Điều 53). Cụm từ “doanh nghiệp” trong khoản 4 Điều 53 đã được bỏ theo khoản 48 Điều 1 Luật số 90/2025/QH15, có hiệu lực từ 01/7/2025.

Mua sắm tập trung khác gộp gói thầu như thế nào?

Khoản 5 Điều 53 cho phép: với hàng hóa, dịch vụ không thuộc danh mục nhưng nhiều đơn vị có nhu cầu mua cùng loại, các đơn vị có thể gộp thành một gói thầu. Một đơn vị trong số đó đứng ra mua, hoặc giao đơn vị có chức năng mua sắm tập trung thực hiện. Khác biệt nằm ở tính bắt buộc. Hàng thuộc danh mục thì đơn vị không được chọn cách mua. Gói gộp tự nguyện thì các đơn vị tự thỏa thuận ai làm chủ đầu tư, chia phần thế nào. Cách chia gói, chia phần xem bài cách chia gói thầu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

Văn bản không dùng thuật ngữ “mua sắm không tập trung”. Trong cách nói thông thường, đó là việc mỗi đơn vị tự lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu và tự mua trong dự toán của mình, xem bài kế hoạch lựa chọn nhà thầu của dự toán mua sắm và dự án đầu tư.

Mua sắm tập trung theo văn bản nào? Căn cứ pháp lý hiện hành

Đến ngày 14/10/2026, quy định về mua sắm tập trung trong lĩnh vực đấu thầu nằm ở các văn bản sau:

Với hàng hóa là tài sản công, điểm a khoản 1 Điều 91 Nghị định 214 dẫn chiếu sang pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công để xác định khối lượng mua sắm tập trung. Bài viết này không trích các văn bản đó. Đơn vị cần đối chiếu thêm quy định về tài sản công và hướng dẫn của bộ, ngành, địa phương mình, nhất là về tiêu chuẩn, định mức và cách đăng ký nhu cầu.

Theo bản hợp nhất hiện hành, khoản 1 Điều 89 Nghị định 214 đã được sửa bởi khoản 2 Điều 19 Nghị định 349/2026/NĐ-CP, bỏ cụm từ “, cơ quan thuộc Chính phủ”.

Hàng hóa nào phải mua sắm tập trung? Danh mục và thẩm quyền ban hành

Hàng hóa, dịch vụ phải mua sắm tập trung là những mặt hàng có tên trong danh mục do cấp có thẩm quyền ban hành. Luật không lập sẵn danh mục mà chỉ phân thẩm quyền tại khoản 2 Điều 53:

Ngoài danh mục cấp quốc gia, không có danh mục chung cho cả nước: cùng là máy tính để bàn, tỉnh này có thể đưa vào danh mục, tỉnh khác thì không. Danh mục còn có thể quy định riêng đơn vị thực hiện, ngưỡng áp dụng và thường được sửa đổi, thay thế. Vì vậy, câu hỏi “mua sắm tập trung gồm những gì” chỉ có một câu trả lời chính xác: theo danh mục do cấp có thẩm quyền công bố cho cấp mà cơ quan, đơn vị trực thuộc, còn hiệu lực tại thời điểm mua. Bài viết không liệt kê danh mục của tỉnh hay bộ cụ thể nào.

Danh mục “phải áp dụng” khác hàng hóa “được khuyến khích”

Khoản 2 Điều 90 Nghị định 214 nêu các hàng hóa, dịch vụ được khuyến khích mua sắm tập trung: thiết bị công nghệ thông tin đã được chuẩn hóa (máy tính để bàn, máy in…); thiết bị văn phòng (điện thoại để bàn, giấy in, bàn, ghế, tủ…); thiết bị chiếu sáng, điều hòa không khí; dịch vụ bảo vệ, vệ sinh; hàng hóa, dịch vụ khác.

Danh sách này là định hướng để cơ quan có thẩm quyền cân nhắc khi ban hành danh mục. Chữ “khuyến khích” khác với “danh mục phải áp dụng mua sắm tập trung” tại khoản 2 Điều 89. Theo cách hiểu của chúng tôi, mặt hàng nằm trong khoản 2 Điều 90 nhưng chưa có trong danh mục của cấp có thẩm quyền thì đơn vị vẫn tự tổ chức mua sắm theo quy trình thông thường.

Máy lạnh, máy tính, máy in, máy scan có phải mua sắm tập trung không?

Chỉ phải mua sắm tập trung khi mặt hàng đó có trong danh mục còn hiệu lực của cấp mà đơn vị trực thuộc. Điều hòa, máy tính để bàn, máy in thuộc nhóm “được khuyến khích”, nên nhiều nơi đưa vào danh mục, nhưng Nghị định không tự biến chúng thành hàng bắt buộc ở mọi nơi. Cán bộ phụ trách mua sắm nên kiểm tra theo thứ tự:

1. Đơn vị thuộc cấp nào: cơ quan trung ương, bộ, hay địa phương nào.
2. Quyết định danh mục còn hiệu lực của cấp đó, cùng danh mục cấp quốc gia nếu liên quan.
3. Tên hàng, chủng loại, thông số, ngưỡng áp dụng (nếu có).
4. Thỏa thuận khung đang còn hiệu lực hay đang ở kỳ tổng hợp nhu cầu, hỏi trực tiếp đơn vị mua sắm tập trung.

Với ô tô và tài sản có tiêu chuẩn, định mức riêng, cần đối chiếu thêm pháp luật về tài sản công. Khoản 2 Điều 93 Nghị định 214 yêu cầu giá đề nghị trúng thầu từng hàng hóa thuộc danh mục do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ quy định tiêu chuẩn, định mức không vượt mức giá theo tiêu chuẩn, định mức đó.

Đơn vị mua sắm tập trung là gì, thuộc cơ quan nào?

Đơn vị mua sắm tập trung là đơn vị được giao tổng hợp nhu cầu và tổ chức lựa chọn nhà thầu cho hàng hóa, dịch vụ thuộc danh mục. Theo khoản 1 Điều 89 Nghị định 214, đơn vị này thuộc bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan khác ở trung ương, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Trường hợp không đủ năng lực, đơn vị mua sắm tập trung thuê tư vấn đấu thầu. Tên đơn vị cụ thể thường ghi trong quyết định danh mục hoặc văn bản giao nhiệm vụ của cấp có thẩm quyền.

Khoản 2 Điều 4 Luật Đấu thầu xếp “đơn vị mua sắm tập trung” vào khái niệm chủ đầu tư. Khoản 1 Điều 90 Nghị định 214 giao đơn vị này thực hiện trách nhiệm của chủ đầu tư tại Điều 78 Luật. Cụ thể: phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu, hồ sơ mời thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu; tổ chức thẩm định (nếu có); thành lập tổ chuyên gia, xử lý tình huống, giải quyết kiến nghị; ký kết, hoàn thiện và quản lý thỏa thuận khung (khoản 3, khoản 13 Điều 78); lưu trữ, báo cáo công tác đấu thầu hằng năm.

Đơn vị mua sắm tập trung lựa chọn nhà thầu trên cơ sở nhiệm vụ được giao hoặc hợp đồng ký với các đơn vị có nhu cầu (khoản 6 Điều 53 Luật). Theo khoản 3 Điều 12 Thông tư 79/2025/TT-BTC, đơn vị này công khai thông tin chủ yếu của thỏa thuận khung trên Hệ thống chậm nhất 05 ngày làm việc kể từ ngày thỏa thuận khung có hiệu lực. Thông tin gồm số hiệu, giá trị, loại hợp đồng, thời hạn hiệu lực, phạm vi công việc.

Sau sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh, khoản 7 Điều 144 Nghị định 214 cho phép tỉnh mới dùng thỏa thuận khung, đơn giá của các tỉnh cũ. Nguyên tắc là áp dụng thỏa thuận khung có số lượng nhiều nhất hoặc thời hạn hiệu lực còn dài nhất, không giới hạn số lượng, cho đến khi có kết quả mua sắm tập trung mới.

Hai cách thức: ký hợp đồng trực tiếp hay ký thỏa thuận khung

Khoản 4 Điều 53 Luật Đấu thầu cho phép chọn một trong hai cách thức. Kế hoạch lựa chọn nhà thầu và hồ sơ mời thầu phải xác định ngay từ đầu:

Khoản 1 Điều 67 Luật cho phép một gói thầu mua sắm tập trung được thực hiện theo nhiều hợp đồng, tương ứng với một hoặc một số phần, khác với nguyên tắc “một gói thầu, một hợp đồng”.

Thỏa thuận khung trong mua sắm tập trung

Theo khoản 1, 2 Điều 54 Luật Đấu thầu, thỏa thuận khung là thỏa thuận giữa đơn vị mua sắm tập trung với một hoặc nhiều nhà thầu được lựa chọn, áp dụng cho gói không chia phần hoặc một phần của gói chia phần. Thỏa thuận quy định nội dung và điều kiện làm cơ sở mua sắm theo từng hợp đồng cụ thể. Nói cách khác, giá, chủng loại, điều kiện giao hàng, bảo hành được “chốt” trước. Từng đơn vị không đấu thầu lại mà chỉ ký hợp đồng theo số lượng của mình.

Thời hạn và điều kiện ký kết

• Thời hạn thỏa thuận khung được quy định trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu nhưng không quá 36 tháng. Khi ký, hồ sơ dự thầu của nhà thầu phải còn hiệu lực (khoản 3 Điều 54).
• Khi từng đơn vị ký hợp đồng, thỏa thuận khung phải còn hiệu lực (khoản 1 Điều 66 Luật).
• Với nhà thầu liên danh, tất cả thành viên ký, đóng dấu (nếu có) vào thỏa thuận khung (khoản 4 Điều 54). Hợp đồng với đơn vị có nhu cầu có thể do tất cả thành viên ký, hoặc thành viên ký theo phân công tại thỏa thuận liên danh (khoản 3 Điều 67). Xem thêm bài liên danh trong đấu thầu.
• Nhà thầu trúng nhiều phần hoặc nhiều gói phải nộp bản cam kết đủ năng lực, kinh nghiệm hoàn thành công việc; bản cam kết là một phần của hợp đồng (điểm e khoản 1 Điều 91 Nghị định 214).

Nội dung chủ yếu của thỏa thuận khung (Điều 92 Nghị định 214)

Đơn vị mua sắm tập trung quy định chi tiết thỏa thuận khung trong hồ sơ mời thầu, nhưng phải có tối thiểu các nội dung tại khoản 2 Điều 92:

• a) phạm vi cung cấp hàng hóa, dịch vụ;
• b) thời gian, địa điểm giao hàng, cung cấp dịch vụ dự kiến;
• c) điều kiện bàn giao; tạm ứng, thanh toán, thanh lý hợp đồng;
• d) mức giá tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ;
• đ) điều kiện bảo hành, bảo trì; đào tạo, hướng dẫn sử dụng;
• e) trách nhiệm của nhà thầu, gồm ký kết, thực hiện hợp đồng và bảo đảm thực hiện hợp đồng với đơn vị có nhu cầu;
• g) trách nhiệm của đơn vị có nhu cầu trong việc ký kết hợp đồng, sử dụng hàng hóa, dịch vụ;
• h) trách nhiệm của đơn vị mua sắm tập trung;
• i) thời hạn có hiệu lực của thỏa thuận khung;
• k) xử phạt, bồi thường thiệt hại do vi phạm hợp đồng;
• l) các nội dung liên quan khác.

Trước khi ký hợp đồng, đơn vị có nhu cầu nên kiểm tra địa điểm giao hàng, đơn giá đã gồm vận chuyển, lắp đặt chưa, ngày hết hiệu lực và mức phạt chậm giao.

Quy trình mua sắm tập trung áp dụng đấu thầu rộng rãi

Khoản 3 Điều 89 Nghị định 214 quy định mua sắm tập trung thực hiện qua đấu thầu rộng rãi, theo quy trình tại Điều 24 hoặc Điều 36 Nghị định. Khoản 1 Điều 91 cụ thể hóa thành 8 bước.

Bước 1 — Xác định khối lượng mua sắm

Theo điểm a khoản 1 Điều 91, khối lượng được xác định căn cứ danh mục hàng hóa, dịch vụ các đơn vị có nhu cầu gửi đến. Đơn vị mua sắm tập trung cũng có thể tự xác định căn cứ số lượng sử dụng thực tế của kỳ trước. Với tài sản công (trừ thuốc, hóa chất, vật tư xét nghiệm, thiết bị y tế), khối lượng căn cứ nhu cầu gửi đến theo pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công. Với nhóm y tế, đơn vị mua sắm tập trung còn tổng hợp nhu cầu của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh tư nhân và cơ sở y tế công lập tự chủ (nếu có). Nhu cầu gửi thiếu hoặc trễ thì đơn vị có thể thiếu hàng suốt thời hạn thỏa thuận khung.

Bước 2 — Lập, phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Thực hiện theo Điều 37, 38, 39 và 41 Luật Đấu thầu. Các điểm cần chú ý:

• Giá gói thầu gồm cả dự phòng, phí, lệ phí, thuế. Gói chia phần ghi giá ước tính từng phần (khoản 2 Điều 39).
• Tùy chọn mua thêm (nếu có) phải ghi rõ khối lượng, giá trị ước tính, và không tính vào giá gói thầu. Khi thực hiện, khối lượng mua thêm không vượt 30% khối lượng hạng mục tương ứng trong hợp đồng, đơn giá không vượt đơn giá hợp đồng, chỉ áp dụng trong thời gian hợp đồng có hiệu lực (khoản 8 Điều 39).
• Nguồn vốn của dự toán mua sắm kéo dài hơn 01 năm có thể xác định theo dự toán năm hiện tại và dự kiến dự toán các năm sau (khoản 3 Điều 39).
• Cách thức (hợp đồng trực tiếp hay thỏa thuận khung), số nhà thầu trúng thầu trong một phần, thời hạn thỏa thuận khung.

Theo khoản 2 Điều 41 dẫn chiếu khoản 2 Điều 40 Luật, chủ đầu tư lập và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Với mua sắm tập trung, đó là đơn vị mua sắm tập trung. Kế hoạch lựa chọn nhà thầu không còn phải thẩm định từ 01/7/2025.

Bước 3, 4, 5 — Tổ chức lựa chọn, đánh giá, phê duyệt kết quả

• Tổ chức lựa chọn nhà thầu theo Điều 28, 40 Nghị định 214. Cần chọn nhiều hơn 01 nhà thầu trúng thầu trong một phần thì hồ sơ mời thầu phải quy định điều kiện chào thầu, phương pháp đánh giá, xếp hạng (điểm c khoản 1 Điều 91). Mẫu số 4A, 4B, 4C của Thông tư 79 dùng cho gói hàng hóa, bao gồm cả mua sắm tập trung (khoản 4 Điều 4). Cách lập xem bài E-HSMT mua sắm hàng hóa qua mạng.
• Đánh giá hồ sơ dự thầu theo Điều 29–32 hoặc Điều 41–45 Nghị định 214. Gói chọn nhà thầu theo khả năng cung cấp đánh giá bảo đảm dự thầu, doanh thu, hợp đồng tương tự, năng lực sản xuất ở bước đánh giá về tài chính (điểm a khoản 1 Điều 30 Thông tư 79).
• Thẩm định, phê duyệt, công khai kết quả theo Điều 33, 46 Nghị định 214, gồm giải thích lý do nhà thầu không trúng thầu khi được yêu cầu.

Bước 6 — Hoàn thiện, ký kết thỏa thuận khung

Đơn vị mua sắm tập trung và nhà thầu hoàn thiện thỏa thuận khung theo Điều 92. Nhà thầu từ chối hoàn thiện thỏa thuận khung trong 10 ngày (đấu thầu trong nước) kể từ ngày nhận thông báo trúng thầu thì không được hoàn trả bảo đảm dự thầu. Từ chối ký trong 10 ngày kể từ ngày hoàn thiện cũng vậy, trừ bất khả kháng (điểm đ, e khoản 9 Điều 14 Luật).

Bước 7 — Hoàn thiện, ký kết và thực hiện hợp đồng

Đơn vị mua sắm tập trung ký hợp đồng trực tiếp thì không phải ký thỏa thuận khung. Trường hợp có thỏa thuận khung, điểm g khoản 1 Điều 91 quy định:

• nhà thầu thực hiện bảo đảm thực hiện hợp đồng cho đơn vị có nhu cầu trước hoặc cùng thời điểm hợp đồng có hiệu lực, cho từng đơn vị hoặc cho tổng số phần ký hợp đồng. Giá trị bảo đảm do hồ sơ mời thầu quy định trong khoảng 2% đến 10% giá hợp đồng (khoản 4 Điều 68 Luật). Xem bài bảo lãnh thực hiện hợp đồng;
• đơn vị có nhu cầu thông báo cho đơn vị mua sắm tập trung khi nhà thầu không ký hợp đồng;
• nhà thầu đã ký thỏa thuận khung, được yêu cầu ký hợp đồng mà không ký hoặc không thực hiện bảo đảm thực hiện hợp đồng, trừ bất khả kháng, bị khóa tài khoản trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia 06 tháng kể từ ngày đơn vị mua sắm tập trung công khai tên nhà thầu.

Bước 8 — Quyết toán, thanh lý hợp đồng

Bên nào ký hợp đồng thì bên đó nghiệm thu, thanh toán, quyết toán, thanh lý. Với cách thức thỏa thuận khung, đó là từng đơn vị có nhu cầu.

Có được dùng hình thức khác đấu thầu rộng rãi không?

Có, trong phạm vi khoản 3 Điều 89. Hàng hóa thuộc danh mục, nếu đáp ứng điều kiện, được áp dụng:

• chỉ định thầu theo khoản 1 Điều 23 Luật và khoản 1 Điều 78 Nghị định 214 (gói cấp bách, khẩn cấp: quốc phòng, an ninh, thiên tai, dịch bệnh, duy trì hoạt động cơ sở khám bệnh, chữa bệnh…);
• chào hàng cạnh tranh theo khoản 1 Điều 24 Luật và Điều 81 Nghị định 214 (hàng thông dụng, tiêu chuẩn hóa; giá gói thầu không quá 10 tỷ đồng), xem bài chào hàng cạnh tranh;
• đàm phán giá theo khoản 1 Điều 28 Luật (biệt dược gốc, sinh phẩm tham chiếu; thuốc, thiết bị y tế, vật tư xét nghiệm chỉ có 01 hoặc 02 hãng sản xuất);
• lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt theo Điều 29 Luật, Điều 84 Nghị định 214.

Khoản 3 Điều 89 chỉ dẫn chiếu khoản 1 Điều 78, không dẫn chiếu khoản 4 Điều 78 (hạn mức chỉ định thầu 01 tỷ đồng với dự toán mua sắm). Theo cách hiểu của chúng tôi, không nên lấy hạn mức này làm căn cứ chỉ định thầu cho gói mua sắm tập trung. Khi có vướng mắc, nên xin ý kiến cơ quan quản lý nhà nước về đấu thầu.

Chọn nhiều nhà thầu trúng thầu trong một phần

Khoản 3 Điều 91 cho phép hồ sơ mời thầu chọn một trong hai cách:

Ở cả hai cách, nhà thầu vi phạm bị phạt hợp đồng, không được hoàn trả bảo đảm thực hiện hợp đồng và bị công khai kết quả thực hiện hợp đồng trên Hệ thống.

Trách nhiệm của đơn vị có nhu cầu mua sắm

Cơ quan, trường học, bệnh viện thường là “đơn vị có nhu cầu mua sắm”. Đơn vị không tổ chức đấu thầu nhưng vẫn có nhiều nghĩa vụ:

Không được ký với nhà thầu khác khi thỏa thuận khung còn hiệu lực

Đây là quy định quan trọng nhất với đơn vị sử dụng. Khoản 2 Điều 89 Nghị định 214 quy định: với hàng hóa, dịch vụ thuộc danh mục phải áp dụng mua sắm tập trung sử dụng thỏa thuận khung, đơn vị có nhu cầu phải ký hợp đồng với nhà thầu đã được lựa chọn qua mua sắm tập trung. Thỏa thuận khung còn hiệu lực mà ký với nhà thầu khác thì không được thanh toán.

Chỉ có hai ngoại lệ, đều thuộc tình huống nhà thầu vi phạm. Khoản 22 Điều 140 áp dụng khi thành viên liên danh vi phạm hợp đồng, không còn năng lực tiếp tục. Khoản 23 Điều 140 áp dụng khi nhà thầu vi phạm hợp đồng bị chấm dứt; phần việc chưa thực hiện được chỉ định thầu cho nhà thầu khác, chủ đầu tư đăng tải thông tin trong 05 ngày làm việc. Cách áp dụng xem bài xử lý tình huống trong đấu thầu.

Khoản mua dưới 100 triệu đồng có thoát khỏi mua sắm tập trung không?

Khoản 4 Điều 80 Nghị định 214 cho phép thủ trưởng tự quyết khoản mua không quá 100 triệu đồng. Tuy nhiên, khoản 2 Điều 89 là quy định riêng cho hàng thuộc danh mục có thỏa thuận khung, và khoản 4 Điều 80 không loại trừ quy định này. Theo cách hiểu của chúng tôi, khi thỏa thuận khung còn hiệu lực, đơn vị vẫn phải ký với nhà thầu trúng thầu mua sắm tập trung dù giá trị nhỏ. Cách hiểu này thống nhất với bài mua sắm dưới 100 triệu. Quyết định danh mục của từng cấp có thể có quy định riêng về ngưỡng, nên cần đọc kỹ.

Nhà thầu trúng thầu mua sắm tập trung: nghĩa vụ và chế tài

Đơn vị có nhu cầu nên biết các chế tài này để xử lý khi nhà thầu không hợp tác:

• Khóa tài khoản 06 tháng khi đã ký thỏa thuận khung mà không ký hợp đồng, không thực hiện bảo đảm thực hiện hợp đồng (điểm g khoản 1 Điều 91).
• Bị đánh giá uy tín khi trúng thầu mà từ chối hoàn thiện, ký thỏa thuận khung, hoặc đã ký thỏa thuận khung mà không hoàn thiện, không ký hợp đồng (điểm c, d khoản 1 Điều 20). Với gói không phải tư vấn, nhà thầu phải nộp bảo đảm dự thầu gấp 03 lần trong 02 năm (khoản 2 Điều 20). Xem bài uy tín nhà thầu.
• Mất bảo đảm dự thầu khi từ chối hoàn thiện, ký thỏa thuận khung đúng hạn (điểm đ, e khoản 9 Điều 14 Luật).
• Muốn giảm giá so với thỏa thuận khung, hợp đồng đã ký thì phải thông báo cho đơn vị mua sắm tập trung và Hệ thống tối thiểu 05 ngày trước (Điều 105 Nghị định 214).

Nhà thầu được quyền từ chối hoàn thiện hợp đồng mà không bị đánh giá uy tín nếu chủ đầu tư đưa ra yêu cầu không phù hợp hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu, quyết định phê duyệt kết quả (khoản 4 Điều 34 Nghị định 214). Vì vậy, đơn vị có nhu cầu không nên “cài” thêm điều kiện vượt thỏa thuận khung vào hợp đồng.

Mua sắm trực tuyến từ kết quả mua sắm tập trung

Mua sắm trực tuyến là việc mua trực tiếp trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia từ nhà thầu đã trúng thầu mua sắm tập trung. Các điểm chính tại Điều 103–104 Nghị định 214:

• Điều kiện: phải được phê duyệt trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu; giá gói thầu không quá 500 triệu đồng (dự toán mua sắm) hoặc 01 tỷ đồng (gói hàng hóa, dịch vụ thuộc dự án).
• Thời gian áp dụng: bằng thời gian hiệu lực của thỏa thuận khung; nếu không ký thỏa thuận khung thì bằng thời gian thực hiện hợp đồng nhưng không quá 24 tháng.
• Quy trình: Hệ thống tự trích xuất kết quả mua sắm tập trung vào danh mục mua sắm trực tuyến. Chủ đầu tư đặt hàng, ghi số lượng, đơn giá, vận chuyển, thanh toán, địa điểm. Nhà thầu xác nhận hoặc từ chối trong 03 ngày làm việc. Sau đó các bên ký và quản lý hợp đồng theo Điều 34, 35.

Theo cách hiểu của chúng tôi, mua sắm trực tuyến là một kênh đặt hàng với chính nhà thầu đã trúng thầu mua sắm tập trung, không phải ngoại lệ của khoản 2 Điều 89. Đơn vị muốn dùng kênh này cần đưa vào kế hoạch lựa chọn nhà thầu ngay từ đầu năm.

Mua sắm tập trung thuốc, thiết bị y tế: ranh giới cần biết

Phần chung (Điều 53, 54 Luật; Điều 89–92 Nghị định 214) áp dụng cho mọi hàng hóa, kể cả thuốc, thiết bị y tế. Nhóm y tế có thêm quy định riêng:

• Danh mục: Bộ Y tế ban hành danh mục cấp quốc gia với thuốc, và với thiết bị y tế, vật tư xét nghiệm khi cần thiết. Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành danh mục thuộc phạm vi quản lý (khoản 2 Điều 53 Luật).
• Chưa có kết quả hoặc thỏa thuận khung hết hiệu lực: cơ sở khám bệnh, chữa bệnh được mua theo thông báo của đơn vị mua sắm tập trung, tối đa không quá 12 tháng, bằng các hình thức tại khoản 1 Điều 95 Nghị định 214. Khi có kết quả mua sắm tập trung, cơ sở được tiếp tục mua theo hợp đồng đã ký.
• Cơ sở tư nhân, đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ: được gửi nhu cầu cho đơn vị mua sắm tập trung nơi đặt trụ sở. Mua qua kênh này thì phải ký hợp đồng với đơn vị mua sắm tập trung; không gửi nhu cầu thì tự tổ chức mua (Điều 96).
• Gói dịch vụ kỹ thuật (máy đặt, máy mượn): cơ sở khám bệnh, chữa bệnh được tổng hợp nhu cầu của cơ sở khác để hình thành gói thầu (khoản 3 Điều 94; khoản 11 Điều 4 Thông tư 79). Đây là gộp gói, không phải mua sắm tập trung theo danh mục.

Quy trình tổng hợp nhu cầu, điều tiết và tỷ lệ sử dụng tối thiểu với thuốc theo Thông tư 40/2025/TT-BYT xem tại bài đấu thầu thuốc.

Ví dụ thực tế về mua sắm tập trung

Các ví dụ dùng số liệu minh họa và tên đơn vị giả định. Khi áp dụng, anh/chị đối chiếu danh mục, thỏa thuận khung và hướng dẫn của cấp mình.

Ví dụ 1: Trường học cần 30 máy điều hòa — có phải mua sắm tập trung?

Trường THPT A thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh B cần 30 máy điều hòa, dự toán khoảng 420 triệu đồng. Kế toán cho rằng “điều hòa có trong Nghị định nên bắt buộc mua tập trung”; hiệu trưởng muốn tự chào hàng cạnh tranh.

Cách xử lý: Điều hòa chỉ thuộc nhóm “được khuyến khích” (điểm c khoản 2 Điều 90 Nghị định 214). Trường cần tra danh mục còn hiệu lực của tỉnh B (điểm c khoản 2 Điều 53 Luật).

• Có trong danh mục và có thỏa thuận khung còn hiệu lực: ký hợp đồng với nhà thầu trúng thầu (khoản 2 Điều 89). Có thể đặt mua trực tuyến nếu kế hoạch của trường có nội dung này, vì giá gói thầu không quá 500 triệu đồng (khoản 1 Điều 103).
• Có trong danh mục nhưng đang kỳ tổng hợp nhu cầu: gửi nhu cầu đúng hạn cho đơn vị mua sắm tập trung.
• Không có trong danh mục: trường tự lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Với 420 triệu đồng thuộc dự toán mua sắm, có thể chỉ định thầu (không quá 01 tỷ đồng theo khoản 4 Điều 78), chào hàng cạnh tranh hoặc đấu thầu rộng rãi.

Ví dụ 2: Thỏa thuận khung máy tính còn hiệu lực, cửa hàng khác báo giá rẻ hơn 8%

Sở C cần 12 máy tính để bàn đúng chủng loại trong thỏa thuận khung cấp tỉnh, đơn giá 15,5 triệu đồng/máy, tổng 186 triệu đồng. Thỏa thuận khung còn hiệu lực 9 tháng. Một cửa hàng báo giá 14,26 triệu đồng/máy, thấp hơn 8%, nên lãnh đạo Sở muốn mua của cửa hàng.

Cách xử lý: Không được ký với cửa hàng. Thỏa thuận khung còn hiệu lực mà ký với nhà thầu khác thì không được thanh toán; báo giá thấp hơn không thuộc ngoại lệ tại khoản 22, 23 Điều 140 (khoản 2 Điều 89). Sở ký hợp đồng 186 triệu đồng với nhà thầu trúng thầu. Đồng thời, Sở gửi thông tin giá thị trường cho đơn vị mua sắm tập trung để đơn vị này cân nhắc khi quản lý thỏa thuận khung và chuẩn bị kỳ sau (khoản 13 Điều 78 Luật). Nếu nhà thầu tự giảm giá, nhà thầu phải thông báo trước tối thiểu 05 ngày (Điều 105).

Ví dụ 3: Mua 01 máy in 6,5 triệu đồng thuộc danh mục — thủ trưởng có được tự quyết?

Một trạm y tế cần gấp 01 máy in laser giá 6,5 triệu đồng. Máy in loại này thuộc danh mục của tỉnh, thỏa thuận khung còn hiệu lực. Kế toán đề xuất áp dụng khoản 4 Điều 80 (không quá 100 triệu đồng) để mua ngay ở cửa hàng.

Cách xử lý: Theo cách hiểu của chúng tôi, khoản 4 Điều 80 không loại trừ khoản 2 Điều 89, nên trạm y tế ký hợp đồng (hoặc đặt mua trực tuyến nếu đã có trong kế hoạch) với nhà thầu trúng thầu. Nếu nhà thầu không ký vì số lượng nhỏ, trạm thông báo bằng văn bản cho đơn vị mua sắm tập trung (điểm g khoản 1 Điều 91). Nhà thầu đã ký thỏa thuận khung mà từ chối thì đối diện chế tài khóa tài khoản 06 tháng. Trạm cũng nên kiểm tra quyết định danh mục có quy định ngưỡng riêng cho khoản mua nhỏ hay không.

Ví dụ 4: Nhà thầu đã ký thỏa thuận khung từ chối ký hợp đồng với trung tâm y tế

Đơn vị mua sắm tập trung tỉnh D ký thỏa thuận khung giấy in A4 với hai nhà thầu theo cách lựa chọn căn cứ khả năng cung cấp: nhà thầu E xếp thứ nhất, nhà thầu G xếp thứ hai. Trung tâm y tế H đề nghị ký hợp đồng 1.200 ram, trị giá 84 triệu đồng. Sau 15 ngày, nhà thầu E gửi văn bản từ chối vì “chi phí vận chuyển xa”.

Cách xử lý:

1. Trung tâm y tế thông báo cho đơn vị mua sắm tập trung, kèm văn bản đề nghị và văn bản từ chối (điểm g khoản 1 Điều 91).
2. “Vận chuyển xa” không phải bất khả kháng; địa điểm giao hàng là nội dung bắt buộc của thỏa thuận khung (điểm b khoản 2 Điều 92). Nhà thầu E bị khóa tài khoản 06 tháng kể từ ngày đơn vị mua sắm tập trung công khai tên. Hành vi này cũng thuộc điểm d khoản 1 Điều 20 về uy tín nhà thầu.
3. Trung tâm y tế được ký với nhà thầu xếp hạng liền kề là G, theo đơn giá và điều kiện trong thỏa thuận khung của G (điểm a khoản 3 Điều 91).
4. Phạt, bồi thường đối với E thực hiện theo điểm k khoản 2 Điều 92 và nội dung thỏa thuận khung.

Ví dụ 5: Bốn trường cùng mua bàn ghế học sinh không thuộc danh mục

Bốn trường tiểu học trên cùng địa bàn cần tổng 1.600 bộ bàn ghế, đơn giá ước tính 1,5 triệu đồng/bộ, tổng 2,4 tỷ đồng. Bàn ghế học sinh không có trong danh mục mua sắm tập trung của tỉnh. Các hiệu trưởng muốn gộp lại để được giá tốt.

Cách xử lý: Đây là gộp gói tự nguyện theo khoản 5 Điều 53 Luật, không phải mua sắm tập trung theo danh mục. Các trường thống nhất bằng văn bản trường nào làm chủ đầu tư, phân bổ kinh phí, ai ký hợp đồng. Có thể chia gói thành 4 phần để mỗi trường ký một hợp đồng (khoản 1 Điều 67 Luật). Giá gói thầu 2,4 tỷ đồng vượt hạn mức chỉ định thầu 01 tỷ đồng của dự toán mua sắm (khoản 4 Điều 78). Nếu bàn ghế là hàng thông dụng, tiêu chuẩn hóa thì có thể chào hàng cạnh tranh (không quá 10 tỷ đồng theo Điều 81), hoặc đấu thầu rộng rãi. Không chia nhỏ thành nhiều gói dưới 01 tỷ đồng chỉ để chỉ định thầu.

Ví dụ 6: Xác định khối lượng khi có đơn vị không gửi nhu cầu

Đơn vị mua sắm tập trung tỉnh K tổng hợp nhu cầu mực in cho kỳ 24 tháng. Trong 86 đơn vị, 9 đơn vị không gửi nhu cầu đúng hạn; kỳ trước 9 đơn vị này dùng 3.600 hộp. 77 đơn vị còn lại gửi tổng 28.000 hộp. Đơn vị mua sắm tập trung muốn có phần dự phòng cho đơn vị mới thành lập.

Cách xử lý:

• Đơn vị mua sắm tập trung được tự xác định khối lượng theo số lượng sử dụng thực tế kỳ trước (điểm a khoản 1 Điều 91). Theo cách hiểu của chúng tôi, có thể lấy 3.600 hộp cho 9 đơn vị chưa gửi, ghi rõ căn cứ trong tờ trình kế hoạch lựa chọn nhà thầu và tuân thủ hướng dẫn của tỉnh (nếu có).
• Phần dự phòng nên thiết kế thành tùy chọn mua thêm: khối lượng chính 31.600 hộp, tùy chọn mua thêm ghi rõ khối lượng, giá trị ước tính, tối đa 30% khối lượng hạng mục tương ứng trong hợp đồng; giá gói thầu không gồm phần này (điểm c khoản 2, khoản 8 Điều 39 Luật).
• Gói 24 tháng qua hai năm ngân sách thì xác định nguồn vốn theo dự toán năm hiện tại và dự kiến dự toán năm sau (khoản 3 Điều 39).

Ví dụ 7: Tỉnh mới sau sắp xếp có hai thỏa thuận khung máy tính

Tỉnh M hình thành từ tỉnh M1 và M2. Tỉnh M1 có thỏa thuận khung máy tính xách tay 5.000 máy, còn hiệu lực 8 tháng. Tỉnh M2 có thỏa thuận khung cùng chủng loại 2.000 máy, còn hiệu lực 14 tháng. Một sở (trước thuộc M2) cần 40 máy và hỏi được ký theo thỏa thuận khung nào.

Cách xử lý: Theo khoản 7 Điều 144 Nghị định 214, tỉnh mới dùng thỏa thuận khung có số lượng nhiều nhất hoặc thời hạn hiệu lực còn dài nhất, không giới hạn số lượng, cho đến khi có kết quả mới. Ở đây hai tiêu chí cho hai kết quả khác nhau: M1 nhiều số lượng hơn, M2 còn hạn dài hơn. Theo cách hiểu của chúng tôi, Ủy ban nhân dân tỉnh M hoặc đơn vị mua sắm tập trung nên có văn bản thống nhất chọn thỏa thuận nào để các đơn vị áp dụng giống nhau; sở không tự chọn theo đơn giá thấp hơn.

Checklist mua sắm tập trung

Với đơn vị có nhu cầu mua sắm

• Đã tra danh mục còn hiệu lực của cấp mình và danh mục cấp quốc gia (nếu liên quan); biết đơn vị mua sắm tập trung và lịch tổng hợp nhu cầu.
• Nhu cầu gửi đúng chủng loại, số lượng, có căn cứ (số lượng kỳ trước, tiêu chuẩn, định mức).
• Kế hoạch lựa chọn nhà thầu không lập gói riêng cho mặt hàng đã có thỏa thuận khung; có nội dung mua sắm trực tuyến nếu định đặt hàng trên Hệ thống.
• Trước khi ký: thỏa thuận khung còn hiệu lực, đúng nhà thầu, đơn giá không vượt, không thêm điều kiện vượt thỏa thuận khung.
• Đã nhận bảo đảm thực hiện hợp đồng; đã đăng thông tin hợp đồng trong 05 ngày làm việc.
• Lưu biên bản giao nhận, nghiệm thu, sự cố để công khai kết quả thực hiện hợp đồng và chất lượng hàng hóa.

Với đơn vị mua sắm tập trung

• Văn bản giao nhiệm vụ hoặc hợp đồng với đơn vị có nhu cầu rõ ràng; đủ nhân sự hoặc đã thuê tư vấn (khoản 1 Điều 89).
• Kế hoạch ghi rõ cách thức, thời hạn thỏa thuận khung không quá 36 tháng, tùy chọn mua thêm, chia phần.
• Hồ sơ mời thầu theo Mẫu 4A/4B, quy định cách chọn nhiều nhà thầu nếu cần; thỏa thuận khung đủ 11 nội dung tại khoản 2 Điều 92.
• Công khai thỏa thuận khung trong 05 ngày làm việc; công khai tên nhà thầu từ chối ký hợp đồng.
• Lập kế hoạch kỳ mới trước khi thỏa thuận khung hết hiệu lực.

Những sai lầm thường gặp khi thực hiện mua sắm tập trung

1. Coi danh sách “khuyến khích” tại khoản 2 Điều 90 là danh mục bắt buộc.
2. Tra nhầm danh mục: đơn vị thuộc bộ lại tra danh mục của tỉnh, hoặc dùng quyết định đã bị thay thế.
3. Ký với nhà thầu khác vì báo giá rẻ hơn khi thỏa thuận khung còn hiệu lực, dẫn tới không được thanh toán.
4. Dùng cơ chế dưới 100 triệu đồng cho mặt hàng đã có thỏa thuận khung.
5. Không gửi nhu cầu hoặc gửi trễ, đến khi cần thì không có số lượng phân bổ.
6. Ký hợp đồng khi thỏa thuận khung đã hết hiệu lực, trái khoản 1 Điều 66 Luật.
7. Không công khai thông tin hợp đồng, kết quả thực hiện, chất lượng hàng hóa. Đây là nghĩa vụ của đơn vị có nhu cầu, không phải của đơn vị mua sắm tập trung.
8. Nhầm gộp gói tự nguyện với mua sắm tập trung, hoặc viện dẫn hạn mức chỉ định thầu 01 tỷ đồng cho gói mua sắm tập trung.

Bồi dưỡng nghiệp vụ mua sắm tập trung cho cơ quan, đơn vị

Làm mua sắm tập trung cần nắm cùng lúc quy trình đấu thầu, quản lý hợp đồng và thao tác trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Viện tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu học trực tiếp, học online và đào tạo đấu thầu tại đơn vị. Nội dung điều chỉnh theo nhu cầu của sở, ngành, bệnh viện. Cơ quan, đơn vị cần hỗ trợ thủ tục, rà soát hồ sơ có thể tham khảo dịch vụ đấu thầu. Viện hướng dẫn, đồng hành theo quy định hiện hành, không thay cơ quan, đơn vị quyết định việc mua sắm.

Sau khi hoàn thành khóa học, học viên được cấp chứng nhận hoàn thành khóa học theo tên khóa học đã tham gia. Chứng nhận hoàn thành khóa học không phải chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu; chứng chỉ này do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định hiện hành.

Cần tổ chức lớp bồi dưỡng về mua sắm tập trung, quản lý hợp đồng theo thỏa thuận khung cho đơn vị mình? Liên hệ Viện để được tư vấn chương trình phù hợp.

VIỆN NGHIÊN CỨU ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ

• Hotline / Zalo: 0904 889 859 (Ms. Hoa)
• Email: daotao@viendaotaocanbo.edu.vn
• Địa chỉ: DVTM T3-27A, Tòa A1, Chung cư Phương Đông Green Park, số 1 Trần Thủ Độ, Phường Yên Sở, Thành phố Hà Nội
• Website: https://viendaotaocanbo.edu.vn

Văn bản sử dụng trong bài

• Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 57/2024/QH15 và Luật số 90/2025/QH15 (bản hợp nhất) — Điều 4 (khoản 2, khoản 15), Điều 8 (khoản 4), Điều 14 (khoản 9), Điều 23, 24, 28, 29, Điều 39, 40, 41, Điều 53, 54, Điều 66, 67, 68, Điều 78; Luật số 90/2025/QH15 — khoản 30, khoản 48 Điều 1.
• Nghị định 214/2025/NĐ-CP ngày 04/8/2025 (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 165/2026/NĐ-CP, Nghị định 170/2026/NĐ-CP và Nghị định 349/2026/NĐ-CP) — Điều 20, 34, 78, 80, 81, 84, Điều 89, 90, 91, 92, 93, 94, 95, 96, Điều 103, 104, 105, Điều 140 (khoản 16, 22, 23), Điều 144 (khoản 7).
• Nghị định 349/2026/NĐ-CP — khoản 2 Điều 19 (bỏ cụm từ “, cơ quan thuộc Chính phủ” tại khoản 1 Điều 89 Nghị định 214).
• Thông tư 79/2025/TT-BTC ngày 04/8/2025 — Điều 4 (khoản 4, khoản 11), Điều 11 (khoản 4, 5, 6), Điều 12 (khoản 2, 3), Điều 30 (khoản 1).
• Thông tư 40/2025/TT-BYT — dẫn chiếu cho mua sắm tập trung thuốc (chi tiết tại bài đấu thầu thuốc).

Nội dung được biên soạn bởi Ban Đào tạo – Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ trên cơ sở đối chiếu Luật Đấu thầu (bản hợp nhất), Nghị định 214/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 349/2026/NĐ-CP) và Thông tư 79/2025/TT-BTC tại thời điểm 14/10/2026. Bài viết mang tính tham khảo; danh mục mua sắm tập trung, đơn vị mua sắm tập trung và thỏa thuận khung cụ thể do cấp có thẩm quyền của từng bộ, ngành, địa phương công bố. Cơ quan, đơn vị căn cứ các văn bản đó và quy định về quản lý, sử dụng tài sản công khi thực hiện. Nghiêm cấm sao chép nội dung khi chưa được phép.