Chủ đầu tư thao tác trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia qua bốn khâu nối tiếp. Đầu tiên là phân quyền tài khoản nghiệp vụ. Tiếp theo là xử lý E-HSMT sau khi phát hành (sửa đổi, làm rõ, gia hạn), rồi mở thầu, và cuối cùng là tổ chức đánh giá E-HSDT. Mỗi khâu có thời hạn riêng. Nhiều đơn vị vẫn áp mốc của đấu thầu giấy, chẳng hạn “24 giờ đăng biên bản mở thầu”. Bài viết đối chiếu từng mốc với Luật Đấu thầu, Nghị định 214/2025/NĐ-CP (bản hợp nhất sau Nghị định 349/2026/NĐ-CP) và Thông tư 79/2025/TT-BTC.
Tên nút, menu theo Hướng dẫn sử dụng trên Hệ thống và có thể đổi theo phiên bản; bài chỉ mô tả việc phải làm và căn cứ.
Vì sao bài dùng “chủ đầu tư” thay cho “bên mời thầu”
Tài liệu cũ thường gọi chủ thể thao tác trên Hệ thống là “bên mời thầu”. Luật số 90/2025/QH15 đã thay cụm từ này bằng “chủ đầu tư” trong các quy định về lựa chọn nhà thầu (khoản 50 Điều 1) và bãi bỏ khoản 1 Điều 79 Luật Đấu thầu (điểm a khoản 39 Điều 1). Tên gọi cũ nay chỉ còn dùng cho lựa chọn nhà đầu tư.
Vì vậy, khi lựa chọn nhà thầu qua mạng, chủ đầu tư phê duyệt E-HSMT, trả lời làm rõ, yêu cầu nhà thầu làm rõ E-HSDT và phê duyệt kết quả (Điều 78 Luật Đấu thầu). Tổ chuyên gia do chủ đầu tư thành lập hoặc giao nhiệm vụ, hoặc do đơn vị tư vấn thành lập khi được thuê (khoản 1 Điều 19 Luật Đấu thầu).
Bản đồ thao tác của chủ đầu tư trên Hệ thống
Văn bản điện tử gửi thành công trên Hệ thống có giá trị pháp lý, là cơ sở đối chiếu khi thanh tra, kiểm tra (Điều 8 TT 79). Trình tự các việc:
| Khâu | Việc trên Hệ thống | Mốc cần nhớ | Căn cứ |
|---|---|---|---|
| 1. Tài khoản | Tạo, phân quyền, khóa tài khoản nghiệp vụ; đăng ký chứng thư số | Xong trước khi lập E-HSMT | Điều 7, khoản 6 Điều 22 TT 79 |
| 2. Lập, phê duyệt E-HSMT | Tổ chuyên gia lập, trình; chủ đầu tư thẩm định (nếu có), phê duyệt | Thẩm định E-HSMT không bắt buộc | Điều 26 TT 79; Điều 27, khoản 8 Điều 98 NĐ 214 |
| 3. Mời thầu | Đăng E-TBMT, phát hành E-HSMT | Chuẩn bị E-HSDT tối thiểu 18 ngày (trong nước) hoặc 09 ngày (gói nhỏ) | Điều 17 TT 79; điểm a khoản 2 Điều 28 NĐ 214 |
| 4. Làm rõ, sửa đổi, gia hạn | Trả lời làm rõ; đăng quyết định sửa đổi; gia hạn đóng thầu | Làm rõ: 02 ngày làm việc; sửa đổi: 10 ngày hoặc 03 ngày làm việc trước đóng thầu | Điều 18, 19 TT 79; điểm b khoản 2 Điều 28 NĐ 214 |
| 5. Mở thầu | Mở thầu, công khai biên bản | Trong 02 giờ kể từ đóng thầu | Điều 29 TT 79 |
| 6. Đánh giá | Quy trình 01 hoặc 02; làm rõ, sửa lỗi qua Hệ thống | Nhà thầu trả lời sửa lỗi trong 03 ngày làm việc | Điều 30 TT 79; Điều 29–31, 98 NĐ 214 |
| 7. Kết quả | Đính kèm scan báo cáo; đối chiếu tài liệu; thẩm định; phê duyệt | Thông báo nhà thầu trong 05 ngày làm việc từ ngày phê duyệt | Điều 30, 31 TT 79; Điều 33 NĐ 214 |
Các trường hợp không đấu thầu trên Hệ thống nằm tại khoản 11 Điều 98 Nghị định 214; xem bài gói thầu phải đấu thầu qua mạng. Khái niệm cơ bản xem bài E-HSMT và E-HSDT là gì.
Phân công tài khoản nghiệp vụ cho người lập, người phê duyệt, tổ chuyên gia
Thông tư 79 phân biệt hai lớp tài khoản (khoản 9, khoản 10 Điều 3):
- Tài khoản tham gia Hệ thống: Trung tâm Đấu thầu qua mạng quốc gia cấp cho tổ chức theo vai trò;
- Tài khoản nghiệp vụ: do tài khoản tham gia Hệ thống tạo ra để thực hiện nghiệp vụ.
Tài khoản tham gia Hệ thống tạo, phân quyền, khóa, mở khóa và thiết lập xác thực cho tài khoản nghiệp vụ (khoản 1 Điều 7). Chủ đầu tư “quản lý và chịu trách nhiệm trong việc phân quyền cho các Tài khoản nghiệp vụ tương ứng với vai trò của mình” (khoản 6 Điều 22).
Đăng ký tài khoản tham gia Hệ thống theo Điều 23 Nghị định 214, hồ sơ xử lý tối đa 02 ngày làm việc. Giấy tờ cần chuẩn bị xem bài tạo tài khoản chủ đầu tư trên Hệ thống. Đơn vị mới xem thêm mới sử dụng đấu thầu qua mạng cần lưu ý gì.
Ma trận vai trò, nhiệm vụ và điểm kiểm soát
Văn bản không quy định tên quyền cụ thể; bảng dưới phân nhóm theo nhiệm vụ, khi cấu hình đối chiếu với Hướng dẫn sử dụng.
| Vai trò | Nhiệm vụ trên Hệ thống | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|
| Quản trị tài khoản tham gia Hệ thống | Tạo, phân quyền, khóa tài khoản nghiệp vụ; quản lý chứng thư số | Rà soát định kỳ; không cấp quyền rộng hơn nhiệm vụ |
| Người lập (tổ chuyên gia) | Lập E-HSMT, dự thảo trả lời làm rõ, báo cáo đánh giá | Không phê duyệt nội dung mình lập |
| Tổ trưởng tổ chuyên gia | Trình E-HSMT; đính kèm scan báo cáo đánh giá | Chịu trách nhiệm bản scan khớp bản giấy (khoản 3 Điều 30 TT 79) |
| Người phê duyệt | Phê duyệt E-HSMT, quyết định sửa đổi, kết quả | Tách bạch với người lập; ký bằng chứng thư số đã đăng ký |
| Đầu mối đăng tải | Đăng E-TBMT, làm rõ, gia hạn, mở thầu | Bám mốc; kiểm tra phản hồi gửi thành công |
| Tổ thẩm định (nếu có) | Thẩm định E-HSMT, kết quả | Độc lập với tổ chuyên gia (Điều 81 Luật Đấu thầu) |
Lịch sử giao dịch trên Hệ thống là căn cứ giải quyết tranh chấp (khoản 4 Điều 51 Luật Đấu thầu; khoản 4 Điều 8 TT 79). Dùng chung tài khoản thì nhật ký không chỉ ra được ai đã làm.
Nguyên tắc cấp quyền và các trường hợp điều chỉnh
- Mỗi người một tài khoản nghiệp vụ; không chia sẻ mật khẩu, mã OTP, mã PIN thiết bị ký số.
- Cấp quyền vừa đủ theo nhiệm vụ thực tế, không theo chức danh; ghi nhận ai được cấp quyền gì, từ ngày nào.
- Nhân sự mới: tạo tài khoản riêng, không mượn tài khoản người cũ.
- Nhân sự nghỉ việc, nghi lộ mật khẩu, mất thiết bị xác thực: khóa ngay, xử lý sau.
- Cấp nhầm vai trò: điều chỉnh, rồi tra lịch sử giao dịch xem đã phát sinh thao tác bằng quyền cấp nhầm chưa.
Phía nhà thầu xem bài cách phân quyền tài khoản nghiệp vụ trên Hệ thống.
Thuê tư vấn đấu thầu: tư vấn không đăng tải thay chủ đầu tư
Theo khoản 5 Điều 23 Nghị định 214, tư vấn đấu thầu “không được thay chủ đầu tư đăng tải các nội dung thuộc trách nhiệm đăng tải của chủ đầu tư”. Tư vấn, tổ chức, cá nhân dùng tài khoản của mình để đăng thay thì bị khóa tài khoản 06 tháng kể từ ngày phát hiện. Tư vấn vẫn soạn E-HSMT, dự thảo trả lời làm rõ và báo cáo đánh giá, nhưng việc đăng tải phải đi từ tài khoản của chủ đầu tư.
Điều kiện của thành viên tổ chuyên gia, tổ thẩm định
Trước khi cấp quyền, chủ đầu tư rà điều kiện tại khoản 1 Điều 21 Nghị định 214:
- Có chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu, trừ trường hợp tại khoản 2 Điều 21;
- Tốt nghiệp đại học trở lên (gói thầu lĩnh vực an ninh, quốc phòng, giáo dục: chủ đầu tư quyết định người có năng lực phù hợp);
- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự;
- Có tối thiểu 03 năm công tác liên quan đến nội dung pháp lý, kỹ thuật, tài chính của gói thầu.
Ngoại lệ: khoản 2 (Nghị định 349/2026 sửa đổi) miễn điểm a và d cho gói thầu thuộc dự án khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo, dự án công nghệ cao, công nghệ mới, dự toán mua sắm không hình thành dự án, trừ tư vấn cá nhân hoặc cá nhân thuộc tổ chức tư vấn đấu thầu. Khoản 2a miễn chứng chỉ cho chuyên gia chuyên ngành được huy động từ bên ngoài; khoản 3 dành cho lĩnh vực y tế. Hồ sơ thành lập tổ xem bài tổ chuyên gia đấu thầu.
Khóa học hỗ trợ hệ thống kiến thức, luyện tập và ôn thi phục vụ kỳ thi sát hạch chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu do cơ quan có thẩm quyền tổ chức theo quy định.
Ví dụ 1: Người lập E-HSMT nghỉ việc khi gói thầu đang mời thầu
Còn 7 ngày đến đóng thầu một gói xây lắp, thành viên tổ chuyên gia phụ trách trả lời làm rõ xin nghỉ việc. Người quản trị khóa ngay tài khoản nghiệp vụ của người này. Chủ đầu tư ra văn bản bổ sung thành viên đáp ứng khoản 1 Điều 21, rồi tạo tài khoản nghiệp vụ riêng cho người mới. Cách sai hay gặp là đổi mật khẩu tài khoản cũ rồi giao cho người mới: lịch sử giao dịch gộp hai người vào một tài khoản, khi có kiến nghị không chứng minh được ai đã gửi văn bản nào.
Phê duyệt và phát hành E-HSMT: kiểm gì trước khi đăng
Tổ chuyên gia lập E-HSMT trên Hệ thống và trình chủ đầu tư thẩm định (nếu có), phê duyệt (khoản 1 Điều 26 TT 79). Thẩm định hồ sơ mời thầu không bắt buộc. Nếu có yêu cầu thì thẩm định theo Điều 135 trước khi phê duyệt (khoản 1 Điều 27 NĐ 214). Xem bài thẩm định E-HSMT và hướng dẫn lập E-HSMT trên Hệ thống.
Bốn điểm có hệ quả pháp lý trực tiếp:
- Webform: với gói hàng hóa, xây lắp, phi tư vấn, EPC, EP, EC, PC, máy đặt, máy mượn, bảng dữ liệu và tiêu chuẩn hợp lệ, năng lực, kinh nghiệm phải số hóa dạng webform. Yêu cầu để ở file đính kèm “không được coi là một phần của E-HSMST, E-HSMT và nhà thầu không phải đáp ứng các yêu cầu này” (khoản 3 Điều 26 TT 79).
- Đủ thông tin: E-HSMT thiếu thiết kế, bản vẽ hoặc không rõ ràng thì không hợp lệ, phải sửa đổi và đăng lại (khoản 2 Điều 26 TT 79).
- File đọc được: file E-HSMT không mở được thì phải đăng và phát hành lại toàn bộ E-HSMT (khoản 2 Điều 5 TT 79).
- Thời gian chuẩn bị E-HSDT: tối thiểu 18 ngày (đấu thầu trong nước). Gói xây lắp, hỗn hợp không quá 20 tỷ đồng và gói hàng hóa, phi tư vấn không quá 10 tỷ đồng: tối thiểu 09 ngày (điểm a khoản 2 Điều 28, được khoản 2 Điều 98 NĐ 214 dẫn chiếu).
Hồ sơ mời thầu bản giấy không có giá trị pháp lý (khoản 1 Điều 18 TT 79). Đăng E-TBMT xem bài đăng tải thông báo mời thầu qua mạng, nội dung, thời hạn thông báo mời thầu. Checklist theo loại gói: E-HSMT xây lắp, E-HSMT hàng hóa.
Sửa đổi, làm rõ và gia hạn E-HSMT: chọn đúng cơ chế, đúng thời hạn
Sau phát hành, chủ đầu tư có ba công cụ: làm rõ, sửa đổi, gia hạn. Lỗi hay gặp là dùng văn bản làm rõ để đổi yêu cầu đã duyệt. Nội dung làm rõ “không được trái với nội dung” của E-HSMT đã phê duyệt (điểm c khoản 3 Điều 18 TT 79).
| Sự kiện | Cơ chế | Mốc tối thiểu | Căn cứ |
|---|---|---|---|
| Nhà thầu hỏi, câu trả lời không đổi E-HSMT | Trả lời làm rõ | Nhà thầu hỏi trước 03 ngày làm việc; chủ đầu tư trả lời trước 02 ngày làm việc | Khoản 3 Điều 18 TT 79 |
| Phải đổi yêu cầu, khối lượng, tiêu chuẩn | Sửa đổi E-HSMT | 10 ngày; gói nhỏ 03 ngày làm việc trước ngày đóng thầu | Khoản 2 Điều 18 TT 79; điểm b khoản 2 Điều 28 NĐ 214 |
| Không còn đủ thời gian sau sửa đổi | Gia hạn đóng thầu | Bảo đảm lại thời gian tối thiểu | Điểm b khoản 2 Điều 28 NĐ 214 |
| Đóng thầu không có hoặc chỉ có 01 nhà thầu | Xử lý tình huống | Gia hạn tối thiểu 05 ngày làm việc hoặc 10 ngày | Khoản 4, 5 Điều 140 NĐ 214 |
| Hệ thống sự cố | Hệ thống tự gia hạn | 06 giờ sau khi khắc phục xong | Điều 6 TT 79 |
| Sai thông tin E-TBMT | Sửa đổi, hủy E-TBMT | Chỉ trước thời điểm đóng thầu | Điều 17 TT 79 |
Sửa đổi E-HSMT: đăng gì và khi nào
Qua mạng, chủ đầu tư phải đăng đủ: quyết định sửa đổi kèm những nội dung sửa đổi, và E-HSMT đã sửa đổi (điểm b khoản 2 Điều 18 TT 79). Lựa chọn “một trong hai cách” ở điểm a chỉ dành cho đấu thầu không qua mạng.
Theo điểm b khoản 2 Điều 28 NĐ 214, việc sửa đổi thực hiện tối thiểu 10 ngày trước ngày có thời điểm đóng thầu. Với gói xây lắp, hỗn hợp không quá 20 tỷ đồng, gói hàng hóa, phi tư vấn không quá 10 tỷ đồng, mốc là 03 ngày làm việc. “Trường hợp không bảo đảm đủ thời gian thì phải gia hạn thời điểm đóng thầu”. Quyết định sửa đổi và văn bản làm rõ là một phần của hồ sơ mời thầu (điểm d khoản 2 Điều 28). Sửa sát hạn mà không gia hạn là căn cứ để nhà thầu kiến nghị.
Làm rõ E-HSMT: mốc 03 ngày và 02 ngày làm việc
Theo khoản 3 Điều 18 TT 79, khi đấu thầu qua mạng, nhà thầu gửi đề nghị làm rõ tối thiểu 03 ngày làm việc trước ngày có thời điểm đóng thầu. Chủ đầu tư trả lời trên Hệ thống tối thiểu 02 ngày làm việc trước ngày đó. Ngoài ra:
- Văn bản làm rõ không nêu tên nhà thầu đề nghị (điểm c khoản 2 Điều 28 NĐ 214).
- Làm rõ dẫn đến phải sửa E-HSMT thì chuyển sang thủ tục sửa đổi.
- Hội nghị tiền đấu thầu (nếu tổ chức): đăng giấy mời trên Hệ thống; biên bản đăng trong tối đa 02 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc hội nghị (điểm d khoản 3 Điều 18 TT 79) và được coi là văn bản làm rõ.
Trả lời làm rõ là trách nhiệm của chủ đầu tư (khoản 1a Điều 78 Luật Đấu thầu). Với đề nghị gửi muộn hơn mốc 03 ngày làm việc, nếu câu hỏi chỉ ra lỗi thật của E-HSMT thì vẫn nên xử lý bằng sửa đổi kèm gia hạn. Phía nhà thầu xem bài cách gửi yêu cầu làm rõ E-HSMT.
Gia hạn thời điểm đóng thầu: ba nguồn phát sinh
Thao tác theo Hướng dẫn sử dụng (Điều 19 TT 79); việc gia hạn phát sinh từ ba nguồn:
- Sửa đổi không đủ thời gian: gia hạn sao cho còn đủ 10 ngày hoặc 03 ngày làm việc.
- Xử lý tình huống khi đóng thầu: không có nhà thầu thì chủ đầu tư có thể chỉ định thầu theo điểm e1 khoản 2 Điều 78, mời thầu lại hoặc gia hạn. Gia hạn tối thiểu 05 ngày làm việc với gói đang mời quan tâm, mời sơ tuyển, gói nhỏ, gói tư vấn đơn giản, tư vấn cấp bách trong nước; tối thiểu 10 ngày với gói khác (khoản 4 Điều 140 NĐ 214). Chỉ có 01 nhà thầu thì mở thầu ngay hoặc gia hạn theo khoản 5 Điều 140.
- Sự cố Hệ thống: tự động gia hạn theo Điều 6 TT 79 (xem Ví dụ 4).
Xem thêm bài gia hạn thời điểm đóng thầu và không có nhà thầu tham dự. Khác với gia hạn hiệu lực E-HSDT sau đóng thầu: nhà thầu phải gia hạn tương ứng bảo đảm dự thầu; từ chối thì hồ sơ bị loại, được hoàn trả bảo đảm trong 14 ngày (khoản 6 Điều 14 Luật Đấu thầu; bài gia hạn hiệu lực hồ sơ dự thầu).
Ví dụ 2: Gói xây lắp 15 tỷ đồng phát hiện sai khối lượng sát hạn
Gói xây lắp 15 tỷ đồng đóng thầu 9 giờ sáng thứ Hai. Chiều thứ Năm tuần trước, tổ chuyên gia phát hiện bảng khối lượng thiếu một hạng mục. Việc này phải xử lý bằng sửa đổi. Gói không quá 20 tỷ đồng nên mốc là 03 ngày làm việc trước ngày đóng thầu. Đăng vào thứ Sáu thì chỉ còn một ngày làm việc, không đủ. Chủ đầu tư đăng đồng thời quyết định sửa đổi, nội dung sửa đổi, E-HSMT đã sửa đổi và gia hạn đóng thầu sang thứ Năm tuần sau trở đi. Như vậy có trọn thứ Hai, thứ Ba, thứ Tư làm việc. Nên để dư thêm một ngày nếu có ngày nghỉ lễ xen giữa.
Ví dụ 3: Câu hỏi làm rõ cho thấy thông số hạn chế cạnh tranh
Gói hàng hóa 25 tỷ đồng, còn 6 ngày làm việc trước đóng thầu. Một nhà thầu hỏi vì thông số “tốc độ xử lý tối thiểu” chỉ một hãng đáp ứng. Tổ chuyên gia thấy cần nới thông số theo khoản 3 Điều 44 Luật Đấu thầu. Thay đổi yêu cầu đã duyệt nên phải sửa đổi chứ không chỉ trả lời làm rõ. Gói trên 10 tỷ đồng nên mốc sửa đổi là 10 ngày, trong khi chỉ còn khoảng 8 ngày theo lịch. Chủ đầu tư phải gia hạn đóng thầu. Văn bản trả lời không nêu tên nhà thầu đã hỏi. Nếu không sửa, tiêu chí vi phạm khoản 3 Điều 44 cũng không được dùng làm căn cứ đánh giá (khoản 5 Điều 26 TT 79).
Mở thầu điện tử: chủ đầu tư làm gì trong 02 giờ sau đóng thầu
Điều 29 Thông tư 79 quy định:
- Một giai đoạn một túi hồ sơ: chủ đầu tư “phải tiến hành mở thầu và công khai biên bản mở thầu trên Hệ thống trong thời hạn 02 giờ kể từ thời điểm đóng thầu”.
- Một giai đoạn hai túi hồ sơ: mở E-HSĐXKT và công khai biên bản trong 02 giờ. Sau khi danh sách nhà thầu đáp ứng kỹ thuật được phê duyệt, chủ đầu tư đăng danh sách kèm bản scan văn bản phê duyệt. Chỉ sau đó mới mở E-HSĐXTC và công khai biên bản.
Mốc “24 giờ đăng biên bản mở thầu” chỉ dành cho đấu thầu không qua mạng (điểm b khoản 4 Điều 28 NĐ 214; điểm a khoản 1 Điều 21 TT 79).
Trình tự mở thầu và lưu chứng cứ
| Mốc | Việc cần làm | Căn cứ |
|---|---|---|
| Trước đóng thầu | Phân công người mở thầu; kiểm tra tài khoản, chứng thư số, máy tính | Điều 9, khoản 6 Điều 22 TT 79 |
| Thời điểm đóng thầu | Hệ thống không nhận thêm E-HSDT | Khoản 5 Điều 51 Luật Đấu thầu |
| Trong 02 giờ | Mở thầu (hoặc E-HSĐXKT), công khai biên bản | Điều 29 TT 79 |
| Trong 05 ngày làm việc | Nhận hàng mẫu nộp bổ sung (nếu E-HSMT yêu cầu) | Điều 28 TT 79 |
| Sau mở thầu | Chuyển tổ chuyên gia đánh giá; lưu biên bản, lịch sử giao dịch | Điều 30 TT 79 |
Thông tư 79 không liệt kê riêng các trường của biên bản mở thầu qua mạng; tổ chuyên gia có thể đối chiếu theo danh mục tại điểm a khoản 4 Điều 28 NĐ 214 (tên nhà thầu, giá dự thầu, giảm giá, hiệu lực hồ sơ, bảo đảm dự thầu…). Nếu chỉ 01 nhà thầu nộp, chủ đầu tư quyết định mở thầu ngay hoặc gia hạn theo khoản 5 Điều 140 NĐ 214 trước khi hết 02 giờ. Thông tin trong E-HSDT được bảo mật, trừ phần đã công khai khi mở thầu (khoản 7 Điều 78, khoản 3 Điều 80 Luật Đấu thầu).
Phía nhà thầu xem bài cách đọc biên bản mở thầu điện tử. Lỗi ký số xem bài Hệ thống không nhận chữ ký số, VNeGP Client Agent không hoạt động.
Khi Hệ thống gặp sự cố quanh thời điểm đóng thầu
Theo khoản 1, khoản 2 Điều 6 TT 79, gói thầu có thời điểm đóng thầu hoặc hết hạn làm rõ rơi vào khoảng từ khi sự cố đến 02 giờ sau khắc phục được tự động gia hạn đến 06 giờ sau khắc phục. Thời điểm mới rơi vào sau 17 giờ 00 và trước 11 giờ 00 hôm sau thì gia hạn đến 11 giờ 00 hôm sau. Việc đánh giá dựa trên “thời điểm đóng thầu nêu trong E-TBMQT, E-TBMST, E-TBMT trước thời điểm Hệ thống gặp sự cố hoặc thời điểm đóng thầu mà Hệ thống tự động gia hạn” (khoản 3). Chủ đầu tư không tự xử lý ngoài quy trình, chỉ theo dõi thông báo vận hành và lưu ghi nhận.
Ví dụ 4: Sự cố làm dời đóng thầu sang sáng hôm sau
Hệ thống sự cố từ 8 giờ 30, khắc phục xong lúc 13 giờ 00, nên khoảng ảnh hưởng kéo dài đến 15 giờ 00. Gói thầu đóng lúc 14 giờ 00 được gia hạn đến 19 giờ 00. Mốc này nằm trong khung 17 giờ 00 – 11 giờ 00, nên tiếp tục dời đến 11 giờ 00 hôm sau. Chủ đầu tư bố trí mở thầu và công khai biên bản trong 02 giờ kể từ 11 giờ 00 hôm sau.
Ví dụ 5: Gói tư vấn hai túi, cán bộ quen mốc 24 giờ
Gói tư vấn giám sát lập theo Mẫu 6A (một giai đoạn hai túi), đóng thầu 9 giờ 00. Cán bộ quen quy trình giấy định “đăng biên bản trong 24 giờ”. Cách đúng là mở E-HSĐXKT và công khai biên bản trước 11 giờ 00. E-HSĐXTC chỉ được mở sau khi danh sách đáp ứng kỹ thuật được phê duyệt và đăng kèm bản scan quyết định.
Đánh giá E-HSDT: quy trình tổ chuyên gia thực hiện trên Hệ thống
Khoản 3 Điều 98 NĐ 214 dẫn chiếu các nguyên tắc tại khoản 1, 2, 3, 4, 6, 7, 8 Điều 29. Đánh giá phải căn cứ tiêu chuẩn và yêu cầu trong hồ sơ mời thầu, E-HSDT đã nộp và tài liệu làm rõ. Tổ chuyên gia phải “trung thực, khách quan trong triển khai thực hiện nhiệm vụ” (khoản 1a Điều 80 Luật Đấu thầu). Tổng quan xem bài đánh giá hồ sơ dự thầu, kỹ năng đánh giá theo tiêu chí đã công bố.
Quy trình 01 và quy trình 02
| Tiêu chí | Quy trình 01 | Quy trình 02 |
|---|---|---|
| Phạm vi | Mọi gói thầu | Hàng hóa, phi tư vấn, máy đặt, máy mượn; một giai đoạn một túi; giá thấp nhất; không có ưu đãi |
| Trình tự | Hợp lệ → năng lực, kinh nghiệm → kỹ thuật → tài chính | Hệ thống tự xếp hạng theo giá sau giảm giá; đánh giá nhà thầu xếp thứ nhất; không đáp ứng thì xét nhà thầu kế tiếp |
| Không dùng khi | — | Từ 02 nhà thầu trở lên cùng xếp thứ nhất |
| Mẫu báo cáo | 14A | 14B |
Gói một túi do tổ chuyên gia chọn quy trình, nhưng quy trình 02 “chỉ thực hiện khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện” (điểm c khoản 1 Điều 30 TT 79). Gói hai túi dùng Mẫu 14C hoặc 14D (tư vấn) theo khoản 14 Điều 4 TT 79. Chỉ 01 nhà thầu tham dự hoặc chỉ 01 nhà thầu qua bước kỹ thuật thì không cần xếp hạng (khoản 2 Điều 30).
Chuỗi kiểm soát và quy tắc dừng
- Hợp lệ: nhà thầu không bị tạm ngừng, chấm dứt tham gia Hệ thống (khoản 2 Điều 98 NĐ 214). File không đọc được thì không được xem xét (khoản 3 Điều 5 TT 79).
- Năng lực, kinh nghiệm: theo webform. Số liệu tài chính từ năm 2021 được Hệ thống tự trích xuất (khoản 1 Điều 27 TT 79).
- Kỹ thuật: theo tiêu chuẩn và phương pháp trong E-HSMT.
- Tài chính: sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch, trừ giảm giá, xác định ưu đãi (nếu có).
Theo khoản 7 Điều 29, hồ sơ có sai khác, đặt điều kiện, bỏ sót nội dung cơ bản thì không đánh giá tiếp. Không đáp ứng một tiêu chí cụ thể thì không đánh giá tiếp các tiêu chí còn lại. Sai sót không cơ bản có thể chấp nhận hoặc yêu cầu bổ sung tài liệu, miễn không liên quan đến giá (điểm b, c khoản 6 Điều 29).
Làm rõ E-HSDT qua Hệ thống
Làm rõ thực hiện “thông qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia” theo khoản 1, 3, 4, 5 Điều 30 (khoản 4 Điều 98 NĐ 214):
- Thiếu tài liệu về tư cách hợp lệ, hợp đồng tương tự, năng lực sản xuất, báo cáo tài chính, thuế, nhân sự, thiết bị thì chủ đầu tư yêu cầu làm rõ, bổ sung.
- Không thay đổi bản chất nhà thầu, nội dung cơ bản của hồ sơ, giá dự thầu.
- Làm rõ bằng văn bản, bảo quản như một phần của hồ sơ; nghi ngờ tài liệu thì được xác minh.
Khác đấu thầu không qua mạng, khoản 4 Điều 98 không dẫn chiếu khoản 2 Điều 30 (nhà thầu tự gửi tài liệu), và khoản 2 Điều 98 chỉ ngoại trừ “tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của chủ đầu tư”. Tổ chuyên gia nên chủ động đề xuất phát yêu cầu làm rõ. Chi tiết xem bài xử lý yêu cầu làm rõ E-HSDT sau đóng thầu.
Nhân sự chủ chốt, thiết bị và hợp đồng tương tự
Khoản 2 Điều 29 NĐ 214 tách hai nhóm:
- Gói thầu nói chung: nhân sự chủ chốt, thiết bị chủ yếu không đáp ứng thì được bổ sung, thay thế một lần cho mỗi vị trí.
- Gói xây lắp, PC, phần xây lắp của EC đấu thầu trong nước: đánh giá theo cam kết trong đơn dự thầu. Sau đánh giá tài chính, chỉ nhà thầu xếp thứ nhất được đánh giá chi tiết theo kê khai. Không đáp ứng thì làm rõ để bổ sung, thay đổi, tối đa 02 lần. Vẫn không đáp ứng thì bị loại, bị đánh giá uy tín và bị khóa tài khoản 03 tháng kể từ ngày chủ đầu tư công khai tên.
Cố ý kê khai không trung thực thì không được thay thế và bị coi là gian lận. Hợp đồng tương tự không đáp ứng thì được bổ sung, thay thế hợp đồng khác (khoản 3 Điều 29).
Sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch
Theo Điều 31 NĐ 214 (khoản 5 Điều 98 dẫn chiếu):
- Đơn giá và thành tiền không khớp: lấy đơn giá; đơn giá lệch bất thường do hệ thập phân (10, 100, 1.000 lần): lấy thành tiền.
- Giá bằng số và bằng chữ không khớp: lấy giá bằng chữ, trừ khi giá bằng chữ không có nghĩa.
- Có thư giảm giá: sửa lỗi trên giá chưa trừ giảm giá.
Chủ đầu tư thông báo bằng văn bản; nhà thầu có 03 ngày làm việc để chấp thuận. Không đồng ý thì bị loại, trừ khi việc sửa lỗi không chính xác (khoản 5 Điều 31). Xem thêm bài giá dự thầu trên Hệ thống khác file đính kèm.
Trọng tâm đánh giá theo loại gói
| Loại gói | Mẫu E-HSMT | Lưu ý chính |
|---|---|---|
| Hàng hóa | 4A (một túi), 4B (hai túi) | Thông số, xuất xứ; kiểm điều kiện quy trình 02 |
| Xây lắp | 3A, 3B | Nhân sự, thiết bị theo cam kết; chi tiết với nhà thầu xếp thứ nhất |
| Phi tư vấn | 5A, 5B | Có thể dùng quy trình 02 nếu đủ điều kiện |
| Tư vấn | 6A (một giai đoạn hai túi) | Kỹ thuật trước, tài chính sau; báo cáo Mẫu 14D |
| EP, EC, PC, EPC | 7A–10B | Nhân sự phần tư vấn (E) không đánh giá theo cam kết |
Báo cáo đánh giá, đối chiếu tài liệu, phê duyệt kết quả
Báo cáo đánh giá lập theo khoản 5 Điều 32 NĐ 214 (kết quả từng hồ sơ, xếp hạng, nhà thầu bị loại và lý do, nhận xét về cạnh tranh, nội dung E-HSMT chưa phù hợp). Tiếp theo:
- Tổ trưởng đính kèm bản scan báo cáo có chữ ký của tất cả thành viên (khoản 3 Điều 30 TT 79).
- Chủ đầu tư đối chiếu tài liệu với nhà thầu (khoản 6 Điều 98 NĐ 214; Phụ lục 4A TT 79).
- Tổ thẩm định thẩm định; chủ đầu tư phê duyệt theo Phụ lục 5 TT 79 trên Hệ thống (Điều 31 TT 79; khoản 8 Điều 98 NĐ 214).
- Thông báo kết quả cho nhà thầu trong 05 ngày làm việc kể từ ngày phê duyệt. Nhà thầu đề nghị giải thích lý do không trúng thầu thì trả lời trong 02 ngày làm việc (khoản 5 Điều 33 NĐ 214).
Xem bài đăng tải kết quả lựa chọn nhà thầu và đề nghị cung cấp lý do không trúng thầu.
Những điều tổ chuyên gia không được làm
- Đổi tiêu chí sau khi phát hành E-HSMT, dùng tiêu chí ngoài E-HSMT;
- Làm rõ theo hướng thay đổi nội dung cơ bản hoặc giá dự thầu;
- Tiết lộ thông tin E-HSDT của nhà thầu này cho nhà thầu khác, trừ thông tin đã công khai khi mở thầu.
Ví dụ 6: Hai nhà thầu cùng giá thấp nhất ở gói hàng hóa
Gói hàng hóa 3 tỷ đồng, một giai đoạn một túi, giá thấp nhất, không có ưu đãi. Tổ chuyên gia định dùng quy trình 02. Sau mở thầu, hai nhà thầu có cùng giá sau giảm giá ở vị trí thứ nhất. Theo điểm b khoản 1 Điều 30 TT 79, trường hợp này phải đánh giá theo quy trình 01 và lập báo cáo theo Mẫu 14A thay vì 14B.
Ví dụ 7: Chỉ huy trưởng của nhà thầu xếp thứ nhất không đáp ứng
Gói xây lắp trong nước 18 tỷ đồng. Sau đánh giá tài chính, nhà thầu A xếp thứ nhất. Khi đánh giá chi tiết, chỉ huy trưởng của A thiếu số năm kinh nghiệm theo E-HSMT. Chủ đầu tư gửi yêu cầu làm rõ qua Hệ thống để A bổ sung hoặc thay đổi người, tối đa 02 lần. Hai lần vẫn không đáp ứng thì A bị loại, bị đánh giá uy tín và bị khóa tài khoản 03 tháng; tổ chuyên gia chuyển sang nhà thầu kế tiếp. Nếu A cố ý kê khai gian dối thì bị loại ngay, không được thay thế.
Checklist và hồ sơ cần lưu theo từng khâu
Khi chủ đầu tư thao tác trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, mỗi lần ký số gắn với trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của thông tin (khoản 15 Điều 78 Luật Đấu thầu). Chủ đầu tư phải lưu trữ và giải trình khi được yêu cầu (khoản 8, 11 Điều 78).
| Khâu | Dấu hiệu đã làm đúng | Hồ sơ cần lưu |
|---|---|---|
| Tài khoản | Không dùng chung; không ai vừa lập vừa duyệt; quyền người nghỉ đã khóa | Quyết định thành lập tổ; danh sách tài khoản được cấp |
| E-HSMT | Đúng cơ chế; đủ 10 ngày / 03 ngày làm việc; làm rõ trước 02 ngày làm việc, không nêu tên nhà thầu | Tờ trình, quyết định phê duyệt, quyết định sửa đổi, văn bản làm rõ, gia hạn |
| Mở thầu | Mở và công khai biên bản trong 02 giờ; đúng trình tự hai túi | Biên bản mở thầu; ghi nhận sự cố (nếu có) |
| Đánh giá | Đúng quy trình 01/02; làm rõ qua Hệ thống; sửa lỗi đã thông báo | Yêu cầu, trả lời làm rõ; thông báo sửa lỗi; báo cáo bản giấy và bản scan |
| Kết quả | Phê duyệt trên Hệ thống; thông báo trong 05 ngày làm việc | Biên bản đối chiếu tài liệu, báo cáo thẩm định, quyết định phê duyệt |
Quyết định hủy thầu (nếu có) phải đăng trong 05 ngày làm việc kể từ ngày ký (khoản 4 Điều 33 NĐ 214). Lỗi thao tác khác xem lỗi nghiệp vụ thường gặp trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, quy trình thực hành đấu thầu qua mạng và trung tâm hỗ trợ đấu thầu qua mạng.
Viện hỗ trợ chủ đầu tư và tổ chuyên gia như thế nào
Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ hỗ trợ chủ đầu tư, ban quản lý dự án:
- Hỗ trợ thủ tục, hướng dẫn thao tác tài khoản, đăng tải: dịch vụ tạo tài khoản mạng đấu thầu quốc gia, dịch vụ hỗ trợ đấu thầu;
- Rà soát E-HSMT, văn bản sửa đổi, làm rõ, báo cáo đánh giá: dịch vụ tư vấn hồ sơ đấu thầu;
- Bồi dưỡng tổ chuyên gia tại cơ quan: đào tạo đấu thầu tại đơn vị.
Cán bộ cần thực hành các thao tác trên có thể tham gia khóa học đấu thầu qua mạng. Sau khi hoàn thành khóa học, học viên được cấp chứng nhận hoàn thành khóa học theo tên khóa học đã tham gia. Chứng nhận này không thay thế chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu do cơ quan có thẩm quyền tổ chức thi, cấp theo quy định.
Bài chuyên sâu cùng chủ đề
- Tổ chuyên gia đánh giá E-HSDT qua mạng: trình tự làm việc từ mở thầu đến báo cáo đánh giá
- Quy trình mở thầu điện tử của chủ đầu tư: chuẩn bị, 02 giờ sau đóng thầu và lưu chứng cứ
- Sửa đổi E-HSMT hay trả lời làm rõ: chủ đầu tư chọn cơ chế và tính mốc thế nào
- Tài khoản nghiệp vụ chủ đầu tư: phân vai, ma trận quyền và bàn giao khi đổi nhân sự
VIỆN NGHIÊN CỨU ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ
- Hotline / Zalo: 0904 889 859 (Ms. Hoa)
- Email: daotao@viendaotaocanbo.edu.vn
- Địa chỉ: DVTM T3-27A, Tòa A1, Chung cư Phương Đông Green Park, số 1 Trần Thủ Độ, Phường Yên Sở, Thành phố Hà Nội
- Website: https://viendaotaocanbo.edu.vn
Văn bản sử dụng trong bài
- Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15, sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 57/2024/QH15 và Luật số 90/2025/QH15: Điều 14, 19, 44, 51, 78, 80, 81; khoản 50 và điểm a khoản 39 Điều 1 Luật 90/2025.
- Nghị định số 214/2025/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 349/2026/NĐ-CP (Văn bản hợp nhất số 36/2026/VBHN-NĐ-BTC): Điều 21, 23, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 98, 140.
- Thông tư số 79/2025/TT-BTC: Điều 3–9, 17–19, 21, 22, 26–31.
Ban Đào tạo – Viện Nghiên Cứu Đào Tạo Bồi Dưỡng Cán Bộ biên soạn; đối chiếu văn bản ngày 14/10/2026. Tên chức năng trên giao diện theo Hướng dẫn sử dụng hiện hành của Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
